0
ALUR BUKU Manual Book Sarana Pengaduan dan Aspirasi Kementerian Dalam Negeri (SAPA Kemendagri) ini diperuntukkan untuk Operator (Admin Utama dan Petugas) SAPA Kemendagri baik dilingkungan komponen Kemendagri maupun oleh Lingkungan Perangkat Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota di Indonesia. Manual book terdiri atas 3 bagian; A. Panduan Penggunaan Untuk Admin Utama. Bagian ini menjelaskan bagaimana cara pengoperasian Panel Admin sebagai halaman untuk memanipulasi (tambah/ ubah/ hapus) isi konten website serta melakukan moderasi, disposisi dan menindaklanjuti pengaduan dan aspirasi yang masuk. B. Panduan Penggunaan Untuk Petugas Komponen Kemendagri dan Perangkat Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota. Bagian ini akan menjelaskan bagaimana cara pengoperasian Panel Operator Komponen Kemendagri maupun oleh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah (Provinsi/ Kabupaten/Kota) sebagai halaman untuk memanipulasi (tambah/ubah/hapus) serta untuk merespon pengaduan dan pelayanan aduan C. Panduan Setting Server SAPA Kemendagri. Menjelaskan bagaimana setting server SAPA Kemendagri dilakukan oleh administrator pemerintah derah sehingga akan menghasilkan SAPA Kemendagri dengan nama domain http://sapa.namadaerah.go.id. 1
2
PANDUAN PENGGUNAAN UNTUK ADMIN UTAMA Bagian ini menjelaskan bagaimana cara pengoperasian Panel Admin sebagai halaman untuk memanipulasi (tambah/ubah/hapus) isi konten website serta melakukan disposisi dan menindaklanjuti pengaduan dan aspirasi yang masuk. Admin Utama SAPA Kemendagri, yang ada di tingkat Kemendagri maupun tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota. Selain itu bagian ini menjelaskan cara pengaturan manajemen user yang baik. Fungsi utama manajemen user adalah untuk menambah, mengatur dan menentukan jumlah administrator yang telah ditunjuk oleh institusi. Administrator memiliki kontrol penuh terhadap aplikasi Panel Admin, oleh sebab itu diharapkan hanya orang-orang tertentu saja yang mengetahui username dan password dari Panel Admin. Halaman ini secara teknis disebut juga sebagai Back End Page. A. HALAMAN LOGIN Menu ini merupakan langkah awal bagi administrator untuk masuk ke dalam halaman Panel Admin, mengakses dan melakukan perubahan serta memanajemen informasi berupa teks dan gambar di halaman utama website. Berikut tampilannya ; Gambar. Halaman Login Tahapan untuk melakukan log in adalah sebagai berikut: 1. Buka browser pilihan anda (tidak disarankan menggunakan internet explorer). 2. Ketikkan http://sapa.namadaerah.go.id pada URL address browser anda, yang dimana namadaerah.go.id bisa diganti dengan nama domain anda yang terpasang aplikasi ini 3. Masukkan Email pada field pertama dan Password pada field kedua. 4. Tekan tombol LOGIN. Apabila proses login berhasil, maka anda akan masuk ke halaman dashboard administrator. 3
B. HALAMAN PANEL ADMIN Halaman Panel Admin merupakan halaman yang tampil setelah proses login berhasil Gambar. Halaman Admin C. DOWNLOAD PANDUAN Pada menu ini admin dapat melakukan unduh atau download panduan penggunaan aplikasi D. PENGADUAN Modul ini berfungsi untuk dapat melihat daftar pengaduan yang masuk kedalam Aplikasi SAPA. Modul ini bisa diakses melalui samping kiri. Gambar. Modul Pengaduan 4
Pada modul Pengaduan di samping kiri terdapat 7 pilihan menu, yaitu: 1. Pengaduan Terbaru Tombol ini berfungsi untuk mengakses pengaduan terbaru yang masuk kedalam aplikasi SAPA. Gambar. Halaman Pengaduan Terbaru Tahapan untuk moderasi pengaduan yang baru masuk a) Pilih salah satu pengaduan yang masuk : b) Setelah memilih pengaduan tersebut, maka akan muncul tampilan berikut: 1) Pada tampilan halaman akan muncul Data Pengirim, Judul Aduan, Lampiran, Tanggapan serta Menu Tindakan. Admin dapat memilih 3 (tiga) menu dibawahnya sesuai dengan tindakan pengaduan, yaitu Tindaklanjuti, Disposisikan atau Hapus pengaduan. 5
2) Jika memilih menu Tindaklanjuti, maka pengaduan akan diproses dan ditindaklanjuti. admin dapat memberikan tanggapan atau respon terhadap aduan tersebut. 3) Jika memilih menu Disposisikan, maka pengaduan akan didisposisikan kepada pihak terkait atau instansi dibawahnya yang berkaitan langsung dengan aduan tersebut. 4) Jika memilih menu Hapus, maka aduan yang masuk jika tidak sesuai verifikasi maka dapat dihapus oleh admin. 6
2. Belum Ditanggapi Tombol ini berfungsi melihat daftar pengaduan dari masyarakat yang belum ditanggapi oleh admin. Gambar. Halaman Belum Ditanggapi Tahapan untuk menindaklanjuti aduan: a) Pilih salah satu pengaduan dan klik b) Setelah masuk ke pengaduan tersebut admin dapat memberikan tanggapan dan jawaban terhadap pengaduan tersebut Gambar. Halaman tindak lanjut pengaduan belum ditanggapi 7
3. Pengaduan Selesai Tombol ini berfungsi untuk melihat daftar pengaduan yang sudah selesai. Gambar. Halaman Pengaduan Selesai Tahapan untuk melihat rincian aduan: a) Pilih salah satu pengaduan dan klik b) Setelah masuk ke pengaduan tersebut admin dapat melihat rincian aduan yang sudah selesai. halaman tersebut menampilkan Judul Aduan, Data Pengirim, Detil Pengaduan, Lampiran, Tanggapan. Admin juga dapat memilih menu tindakan Hapus apabila ingin menghapus pengaduan yang sudah selesai tersebut. Gambar. Halaman Rincian Pengaduan Selesai 8
4. Semua Pengaduan Tombol ini berfungsi untuk melihat seluruh pengaduan yang masuk melalui Aplikasi SAPA. Pada menu ini admin dapat melakukan pencarian pengaduan berdasarkan Tema, Komponen, Tanggal, dan Status pengaduan, serta dapat melakukan pencetakan pengaduan-pengaduan tersebut dalam bentuk file/dokumen. Gambar. Halaman Semua Pengaduan Gambar. Halaman Pencarian Semua Pengaduan Gambar. Halaman Cetak Semua Pengaduan 9
5. Pengaduan Dihapus Tombol ini berfungsi untuk melihat pengaduan yang dihapus melalui aplikasi SAPA. Pada menu ini admin dapat melihat Data Pengadu, Detil Pengaduan, Judul Aduan, Lampiran, dan Tanggapan. Tahapan moderasi untuk melihat rincian pengaduan dihapus: a) pilih salah satu pengaduan yang ingin dilihat kemudian klik ; b) setelah itu akan muncul tampilan berikut ; Gambar. Rincian Pengaduan Dihapus 10
6. Tingkat Kepuasan Pada menu ini admin utama dapat melihat tingkat kepuasan masyarakat terhadap alikasi SAPA Kemendagri. 7. Data Pengadu Tombol ini berfungsi untuk melihat daftar pengadu yang sudah melakukan pengaduan melalui aplikasi SAPA Kemendagri. Pada menu ini admin dapat melihat rincian data pengadu, melakukan pencarian berdasarkan Tanggal pengaduan, serta dapat melakukan pencetakan pengaduan-pengaduan tersebut dalam bentuk file/dokumen. Gambar. Tampilan Halaman Data Pengadu Tahapan moderasi untuk melihat rincian pengaduan dihapus: a) pilih salah satu data pengadu yang ingin dilihat kemudian klik ; b) selanjutnya akan muncul halaman rincian data pengadu sebagai berikut ; 11
Gambar. Halaman Rincian Data Pengadu Gambar. Halaman Pencarian Data Pengadu Gambar. Halaman Cetak Data Pengadu E. Pelaporan Modul ini berfungsi untuk melihat daftar dan rincian pengaduan yang masuk melalui aplikasi SAPA Kemendagri dari seluruh Komponen yang ada baik di tingkat Kemendagri, Provinsi, Kabupaten/Kota di Indonesia. Gambar. Modul Pelaporan Pada modul pelaporan disamping kiri terdapat 1 pilihan menu yaitu Pengaduan. 12
Tombol ini berfungsi untuk melihat daftar dan rincian pengaduan yang masuk melalui aplikasi SAPA Kemendagri dari seluruh Komponen yang ada baik di tingkat Kemendagri, Provinsi, Kabupaten/Kota di Indonesia. Pada Menu ini admin dapat melakukan pencarian berdasarkan Tema, Komponen, Tanggal, Status, Provinsi, Kabupaten/Kota. Gambar. Halaman Pengaduan Gambar. Halaman Pencarian 13
Gambar. Halaman Cetak Pengaduan F. Pengguna Modul ini berfungsi untuk melakukan tambah/ubah/hapus Pengguna Aplikasi SAPA fitur ini bisa diakses melalui samping kiri. Gambar. Modul Pengguna Pada modul Pengguna di samping kiri terdapat 3 pilihan menu, yaitu: a) Operasional/SKPD Tombol ini berfungsi untuk melakukan penambahan Komponen/Perangkat daerah. Admin juga dapat melakukan proses Ubah dan Hapus Komponen/SKPD. Gambar. Halaman Operasional/SKPD Tahapan moderasi untuk penambahan Operasional/SKPD: 1) Klik tombol Tambah Operasional 2) Kemudian lengkapi Form yang muncul seperti gambar dibawah ini 14
3) Kemudian pilih Simpan Tahapan untuk Ubah Komponen/SKPD : 1) Pilih salah satu Komponen/SKPD yang ingin di ubah 2) Kemudian isi Form sesuai data yang ingin di ubah dan Klik Simpan Gambar. Tahapan Edit Operasional/SKPD Tahapan moderasi untuk Hapus petugas : 1) Pilih Komponen/SKPD yang ingin dihapus 2) Kemudian akan muncul tampilan berikut, dan pilih Hapus 15 Gambar. Tahapan Hapus Operasional/SKPD
b) Petugas Tombol ini berfungsi untuk melakukan penambahan Petugas Komponen/ SKPD, sehingga hanya petugas yang sudah ditambahkanlah yang bisa melakukan akses ke dalam dashboard admin. Petugas yang ditambahkan berdasarkan jumlah Komponen/ SKPD yang ada, sehingga 1 (satu) Komponen/ Perangkat daerah mendapatkan 1 (satu) user dan password. Gambar. Halaman Petugas Tahapan untuk menambahkan Petugas : 1) Klik tombol Tambah Petugas 2) isi Nama dengan Nama Petugas Komponen/ Perangkat daerah 3) isi Email dengan Email Petugas Komponen/ Perangkat daerah 4) pilih Operasional 5) isi Alamat dengan Alamat Komponen/Perangkat daerah 6) isi Nomor Hp dengan No Hp Petugas Komponen/Perangkat daerah 7) isi Password 8) isi Konfirmasi Password 9) Kemudian klik Simpan Maka Komponen/Perangkat daerah sudah ditambahkan dan dapat mengakses dashboard masing-masing Komponen/Perangkat daerah. Untuk nomor handphone dan email wajib diisi dengan yang aktif agar admin SKPD mendapatkan notifikasi jika ada pengaduan dari masyarakat. 16 Gambar. Halaman Tambah Petugas
Tahapan untuk Ubah petugas : 1) Pilih salah satu Komponen/SKPD 2) isi Nama dengan Nama Petugas Komponen/ Perangkat daerah 3) isi Email dengan Email Petugas Komponen/ Perangkat daerah 4) pilih Operasional 5) isi Alamat dengan Alamat Komponen/Perangkat daerah 6) isi Nomor Hp dengan No Hp Petugas Komponen/Perangkat daerah 7) isi Password 8) isi Konfirmasi Password 9) Kemudian klik Simpan Gambar. Tahapan Ubah Petugas 17
Selain itu admin juga bisa mencetak daftar petugas melalui tombol Cetak Dokumen, dan melakukan pencarian dari menu Pencarian. Gambar. Proses Cetak Petugas G. Pengaturan Modul ini berfungsi untuk melakukan Pada modul yang ada disamping kiri terdapat menu Konfigurasi yang berfungsi untuk melakukan Ubah Logo, Ubah Background, dan Ubah Profil. 18 Gambar. Tampilan Menu Pengaturan Logo & Banner
19
PANDUAN PENGGUNAAN UNTUK PETUGAS KOMPONEN DAN PERANGKAT DAERAH Bagian ini akan menjelaskan bagaimana cara pengoperasian Panel Petugas Komponen /Perangkat daerah sebagai halaman untuk memanipulasi (tambah/ubah/hapus) serta untuk merespon pengaduan dan pelayanan aduan. Disamping itu akan dijelaskan juga cara pengaturan manajemen user yang baik. Fungsi utama manajemen user adalah untuk menambah, mengatur dan merespon pengaduan dari masyarakat. Petugas komponen/perangkat daerah yang telah ditunjuk oleh institusi memiliki kontrol penuh terhadap aplikasi Panel Komponen/Perangkat daerah, oleh sebab itu diharapkan hanya orang-orang tertentu saja yang mengetahui username dan password dari Panel Admin Petugas Komponen/Perangkat daerah. Menu ini merupakan langkah awal bagi Petugas untuk masuk ke dalam halaman Panel Admin, mengakses dan melakukan respon terhadap pengaduan yang disampaikan oleh masyarakat melalui aplikasi SAPA. A. HALAMAN LOGIN Menu ini merupakan langkah awal bagi administrator untuk masuk ke dalam halaman Panel Admin, mengakses dan melakukan perubahan serta memanajemen informasi berupa teks dan gambar di halaman utama website. Berikut tampilannya Gambar. Halaman Login Tahapan untuk melakukan Login adalah sebagai berikut: 1. Buka browser pilihan anda (tidak disarankan menggunakan internet explorer). 2. Ketikkan http://sapa.namadaerah.go.id pada URL Address browser anda. Yang dimana contoh.go.id bisa diganti dengan nama domain anda yang terpasang aplikasi ini. 3. Masukkan Email pada field pertama dan Password pada field kedua. 20
4. Tekan tombol Login. Apabila proses login berhasil, maka anda akan masuk ke halaman dashboard administrator. B. HALAMAN PANEL PETUGAS Halaman Panel Admin merupakan halaman yang tampil setelah proses login berhasil. Gambar. Halaman Admin C. DOWNLOAD PANDUAN Pada menu ini admin dapat melakukan unduh atau download panduan penggunaan aplikasi. D. PENGADUAN Modul ini berfungsi untuk dapat melihat daftar pengaduan yang masuk kedalam aplikasi SAPA. Modul ini bisa diakses melalui samping kiri. Gambar. Modul Pengaduan Pada modul berita di samping kiri terdapat 4 pilihan menu, yaitu: a) Pengaduan Terbaru Tombol ini berfungsi untuk mengakses pengaduan terbaru yang masuk kedalam aplikasi SAPA 21
Gambar. Halaman Pengaduan Terbaru Tahapan untuk moderasi pengaduan yang baru masuk 1. Pilih salah satu pengaduan yang masuk (contoh): 2. Setelah memilih menu tersebut, maka akan muncul tampilan berikut: Pada tampilan halaman akan muncul Data Pengirim, Detil Pengaduan, Lampiran, Tanggapan serta Menu Tindakan. Jika memilih menu Tindaklanjuti, maka pengaduan akan diproses dan ditindaklanjuti, admin dapat memberikan tanggapan atau respon terhadap aduan tersebut. 22
Gambar. Proses Pengaduan Ditindaklanjuti b) Pengaduan Selesai Tombol ini berfungsi untuk melihat daftar pengaduan yang sudah selesai. Gambar. Halaman Pengaduan selesai c) Semua Pengaduan Tombol ini berfungsi untuk melihat seluruh pengaduan yang masuk melalui Aplikasi SAPA. Pada menu ini Admin dapat melakukan pencarian pengaduan berdasarkan nomor aduan, judul aduan, Komponen/SKPD, status pengaduan, serta dapat melakukan pencetakan dokumen-dokumen tersebut dalam bentuk file/dokumen. 23 Gambar. Halaman Semua Pengaduan
Gambar. Halaman Pencarian Pengaduan Gambar. Halaman Cetak Dokumen Pengaduan 24
25