025/SOP-PP/P2M/2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI DAN DOSEN 1. Penerimaan pegawai dilaksanakan menurut pertimbangan keperluan dan rasio dosen-mahasiswa STKIP PGRI. Sebagai acuan dalam penerimaan dosen STKIP PGRI 1. Dilaksankan oleh TIM Penerimaan Pegawai STKIP PGRI. 1. Jurusan/Program Studi/Unit terkait menganalisa kebutuhan dosen ataupun pegawai 2. Jurusan/Program Studi/Unit membuat rekomendasi hasil analisa 3. Jurusan/Program Studi/Unit menyampaikan hasil rekomendasi kepada Wakil Ketua II 4. Wakil Ketua II menyampaiakan rekomendasi kepada Ketua 5. Sidang Senat dan mempuat Putusan terhadap rekomendasi 6. Ketua membentuk TIM Seleksi 7. Tim Seleksi melaksanakan penerimaan karyawan dan dosen. 1. Laporan analisis situasi Unit Terkait - Jurusan - Waket II 58
026/POS-PG/P2M/2012 PELATIHAN PEGAWAI Pelatihan pada pegawai/dosen ditetapkan melalui Surat Tugas Ketua STKIP PGRI. Sebagai acuan dalam memberikan pelatihan kepada pegawai/dosen STKIP PGRI 1. Berlaku untuk seluruh pegawai dan dosen di lingkungan STKIP PGRI 2. Pusat Penjaminan Mutu/Jurusan/Program Studi/Unit terkait mengkaji kebutuhan terhadap pelattihan yang akan diikuti. 1. Pusat Penjaminan Mutu/Jurusan/Program Studi/Unit terkait mengidentifikasi kebutuhan pelatihan 2. Pusat Penjaminan Mutu/Jurusan/Program Studi/Unit mengajukan usulan mengikuti pelatihan kepada Waket II 3. Waket II menganalisa usulan dan meneruskan kepada Ketua 4. Ketua memberikan surat tugas. 1. Undangan pelatihan Unit Terkait - Pusat Penjaminan Mutu - WAKET II - BAU 59
027/POS-BR/P2M/2012 BAGIAN RUMAH TANGGA Pemberian pembayaran finansial kepada dosen sebagai balas jasa pengabdian yang dilaksanakan dan sebagai motivasi dalam mengajar. Terciptanya administrasi pengelolaan barang inventaris secara tertib di lingkungan STKIP PGRI 1. Berlaku untuk seluruh dosen STKIP PGRI 1. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan Cleaning Service 2. Mengawasi pelaksanaan tugas satuan pengamanan 3. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan petugas kebun/taman 4. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan petugas teknisi 5. Bertanggung jawab atas berfungsinya fasilitas kerja di lingkungan STKIP PGRI 6. Bertanggung jawab atas pemakaian OHP dan Wireless 7. Membantu kesulitan-kesulitan teknis dari para anggota yang menjadi tanggung jawabnya. 8. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan pimpinan 9. Melaporkan hasil pekerjaan pada atasan 1. SK Dosen Pengampu mata kuliah 2. Jurnal kegiatan belajar mengajar. Unit Terkait - Waket II - BAK - BAAK 60
028/POS-MT/P2M/2012 MUTASI TUGAS Memindahkan tenaga Dosen dan atau Tenaga Kependidikan dari satu satuan kerja/bagian ke satuan kerja/bagian lain di lingkungan STKIP PGRI. Menciptakan suasana kerja yang komunikatif, meningkatkan mutu Dosen dan Tenaga Kependidikan, pendayagunaan Dosen dan Tenaga Kependidikan 1. Dosen atau Tenaga Kependidikan memiliki syarat, keahlian dan ketrampilan sesuai dengan jabatan yang ada 2. Permintaan dari tenaga yang bersangkutan 3. Kebutuhan Dosen dan Tenaga Kependidikan 4. Permintaan Yayasan 5. Pengembangan institusi baru 1. Unit terkait menganalisis kebutuhan mutasi 2. Unit terkait menyampaikan rekomendasi kepada Waket II 3. Waket II menyampaiakan kepada Ketua 4. Ketua memberikan SK Mutasi Jabatan. 1. SK Mutasi Unit Terkait - Ketua - Waket II 61
029/POS-PK/P2M/2012 PERMINTAAN ATK Bahan operasional habis pakai (ATK, RT) merupakan bahan-bahan kebutuhan untuk proses belajar mengajar Sebagai acuan untuk memenuhi permintaan dan pengeluaran bahan habis pakai di lingkungan STKIP PGRI 1. Setiap unit dapat meminta keperluan ATK ke Bagian Rumah Tangga 1. Mengisi dan menandatangani buku pengambilan barang 2. Mengeluarkan barang-barang yang diminta berdasarkan permitaan yang telah disetujui. 3. Mengarsipkan bukti permintan dan pengeluaran barang. 1. Buku permintaan ATK Unit Terkait - Bagian Rumah Tangga 62
030/POS-PI/P2M/2012 PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS Barang inventaris milik STKIP PGRI baik yang dibeli maupun yang diperoleh dari hibah didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan. Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendistribusian barang inventaris yang baru diadakan oleh Bagian Rumah Tangga 1. Setiap unit dapat mengajukan kebutuhan barang inventaris 1. Petugas membuat berita acara penyerahan barang pada unit/ bagian yang meminta sesuai persetujuan Ketua. 2. Penerima menanda tangani Berita Acara penyerahan barang dan diketahui oleh Kepala Rumah Tangga / Wakil Ketua II. 3. Menyerahkan barang dan menambahkannya pada Daftar Inventaris yang bersangkutan. 1. Buku daftar inventaris Unit Terkait - Bagian Rumah Tangga - Waket II 63
031/POS-PV/P2M/2012 PERBAIKAN BARANG INVENTARIS Perbaikan barang inventaris milik STKIP PGRI baik yang dibeli maupun yang diperoleh dari hibah dilaksanakan oleh teknisi internal maupun eksternal Perbaikan barang inventaris milik STKIP PGRI baik yang dibeli maupun yang diperoleh dari hibah agar dapat digunakan kembali. 1. Pembelian barang baru sebaiknya dilakukan bila barang inventaris sudah tidak bisa diperbaiki 1. Unit terkait melaporkan kerusakan inventaris kepada Bagian Rumah Tangga - 2. Bagian Rumah Tangga mengirimkan teknisi internal/eksternal untuk mengidentifikasi kerusakan 3. Teknisi melaporkan hasil identifikasi kerusakan dengan rekomendasi: a. Rusak dapat diperbaiki b. Rusak dapat diperbaiki dengan penggantian suku cadang c. Rusak dapat diperbaiki melalui pihak ke tiga d. Rusak dan harus diganti 4. Waket II memberikan putusan tindakan penanganan berdasarkan rekomendasi tersebut. Unit Terkait - Kepala Rumah Tangga - Waket II 64
032/POS-SM/P2M/2012 SURAT MASUK Surat masuk baik internal maupun eksternal diproses sesuai standar Sebagai acuan penerapan langkah-langkah alur surat masuk baik internal maupun eksternal secara tertib dan teratur 1. Surat masuk dikelola oleh bagian Rumah Tangga 1. Bagian Rumah Tangga menerima surat masuk dan mencatatnya dalam buku agenda serta dilampiri dengan lembar disposisi 2. Surat dimasukkan ke Ketua untuk didisposisi 3. Setelah didisposisi Ketua surat tersebut disampaikan kepada Kepata Rumah Tangga 4. Kepala Rumah Tangga meneruskan surat tersebut ke Bagian yang terkait. 5. Surat di proses atau disimpan di unit terkait (fotocopy) dan Bagian Rumah Tangga 1. Buku log Surat masuk Unit Terkait - Kepala Rumah Tangga 65
033/POS-SL/P2M/2012 SURAT KELUAR Surat keluar baik internal maupun eksternal diproses sesuai standar Sebagai acuan penerapan langkah-langkah alur surat keluar baik internal maupun eksternal secara tertib dan teratur 1. Surat keluar dikelola oleh bagian Rumah Tangga 1. Bagian Tata Usaha membuat draf surat dan disampaikan kepada Ketua 2. Ketua memeriksa draf tersebut dan memberi paraf sebagai tanda telah diperiksa dan disetujui 3. Bagian Bagian Rumah Tangga memberi nomor surat, memberi amplop, menulis alamat, mencatat di buku surat keluar dan mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju. 4. Arsip surat disimpan di Bagian Rumah Tangga 1. Buku log Surat keluar Unit Terkait - Kepala Rumah Tangga 66
034/POS-CP/P2M/2012 CUTI PEGAWAI DAN DOSEN Setiap pegawai dan dosen memiliki hak cuti. Sebagai acuan penetapan pemberian cuti pegawai STKIP PGRI Cuti di lingkungan SKTIP PGRI meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti alasan penting, cuti melaksanakan ibadah. 1. Pegawai mengajukan permohonan cuti yang akan diambil dengan mengisi formulir yang telah disediakan dan ditujukan kepada Ketua setelah ditandatangani oleh yang bersangkutan. 2. Bagian Administrasi dan Kepegawaian meneliti cuti apa saja yang pernah/belum diambil. 3. Bagian Tata Usaha/Kepegawaian memproses dan meneruskan permohonan cuti tersebut kepada Ketua 4. Ketua menyetujui permohonan cuti tersebut dengan menandatangani surat tersebut 5. Surat cuti di kembalikan ke Bagian Kepegawaian 6. Bagian Kepegawaian mengarsipkan surat cuti 1. Surat cuti Unit Terkait - BAK 67
035/POS-PJ/P2M/2012 PEMBERIAN IJIN BELAJAR Proses kegiatan yang dimulai permohonan, perencanaan, penjadwalan sampai pelaksanaan ijin belajar. Sebagai acuan pemberian ijin belajar di lingkungan STKIP PGRI 1. Rencana Strategi STKIP PGRI. 2. Statuta STKIP PGRI 3. Peraturan Kepegawaian STKIP PGRI Penentuan ijin belajar ditetapkan berdasarkan formasi dan kebutuhan STKIP PGRI dengan mempertimbangkan: 1. Masa kerja 2. Jabatan 3. Kesediaan pegawai 4. Tingkat disiplin pegawai. 1. Fotokopi ijazah dan transkrip nilai 2. Daftar riwayat hidup 3. Berkas belajar dari universitas yang dituju Unit Terkait - - Waket I - Waket II - BAK 68
036/POS-KN/P2M/2012 KEBERSIHAN Menjaga Kebersihan dan Keindahan Ruangan dan Taman Memberikan kenyaman dan keindahan STKIP PGRI Petugas kebersihan dan taman harus dapat menjaga rasa nyaman di lingkungan STKIP PGRI. 1. Petugas kebersihan, melaksanakan tugas kebersihan ruangan dan lorong mulai pukul 07.00 s/d 17.00 Wita dan istirahat pukul 12.00 s/d 13.00 Wita. 2. Menyapu lantai ruangan, lorong, tangga dan mengepelnya dengan larutan disenfektan/karbol, membersihkan WC dengan larutan disenfektan/karbol setiap hari sesuai dengan jam dinas. 3. Membersihkan kaca, pintu, kosen jendela, meja, Kursi dan perabot lainnya. 4. Membersihkan dinding lubang angin (Ventilasi), pilar, dan lawa lawa satu minggu sekali. 5. Membuang sampah non medis/rumah Tangga yang ada di masing-masing ruangan ke tempat pembuangan sampah yang terletak di belakang gedung : 6. Menjaga/mengontrol setiap saat pada tempat-tempat yang sudah dibersihkan dan dibersihkan kembali apabila terlihat kotor atau lantai berair 7. Petugas taman, memelihara dan merawat taman dengan cara memangkas/memotong rumput atau pohon yang tidak perlu, menyiram tanaman dan memberi pupuk tanaman
8. Kegiatan perawatan/memangkas dapat dikerjakan setiap 2 (dua) minggu atau sebulan sekali 1. Jadwal dinas 2. Laporan kegiatan 3. Laporan pemakaian bahan habis pakai Unit Terkait - Bagian Tata Usaha - Petugas Taman - Petugas Kebersihan 70