PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : VONI RIZKI UTAMI D1513097 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2016 to user i
ii
iii
MOTTO Ilmu pengetahuan tanpa agama lumpuh, agama tanpa ilmu pengetahuan buta. ( Albert Einstain ) Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan maka apabila kamu telah dengan sungguh - sungguh selesai ( urusan dunia ), kerjakanlah beribadah dan hanya kepada Allah-lah engkau berharap. ( Q.S Al Insyiroh : 6-8 ) Kesuksesan berawal dari pribadi diri sendiri bukan dari orang lain, yang paling penting untuk memperolehnya berawal dari niat, kemauan dan kemampuan untuk mencapai keberhasilan. iv
PERSEMBAHAN 1. Terimakasih untuk ayah dan ibuku tercinta yang tidak pernah berhenti memberikan semangat, dukungan, nasehat, doa dan restu, selama penyusunan tugas akhir ini. 2. Kakaku tersayang yang selalu mengingatkanku dan menyemangatiku salama penyusunan tugas akhir ini. 3. Saudara-saudaraku tersayang yang selalu menyemangati aku. 4. Sahabat-sahabatku tersayang yang selalu memberikan motivasi. 5. Semua teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013. v
vi
KATA PENGANTAR Allhamdulillahirobbil alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmad dan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI. Tugas Akhir disusun dan diajukan dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk menyelesaikan Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penyusun Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari beberapa pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Selesainya laporan tugas akhir ini tidak terlepas bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada : 1. Bapak Drs. H. Sakur, MS, selaku dosen pembimbing Tugas Akhir ini yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini. 2. Bapak Irsyadul Ibad, S,AB. M.Ed., M.Si, selaku dosen penguji dan pembimbing akademik yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III. Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penyususnan tugas akhir ini. 4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Segenap karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Sebelas Maret Surakarta telah membantu memperlancar administrasi. vii
6. Bapak H Setyo Wibowo, S.Sos. M.Si selaku Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan kuliah kerja atau magang di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. 7. Ibu Harni, SE selaku sub.bagian umum dan kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan data dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini. 8. Bapak Sarengat, SH selaku Kepala bidang ekonomi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini. 9. Seluruh staf Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini. 10. Kedua orang tua yang sangat saya sayangi, yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materil yang sangat membantu dalam memberikan semangat dalam Tugas Akhir ini. Penulisan sangat menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Surakarta, 26 Mei 2016 Penulis, Voni Rizki Utami viii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul... i Halaman Persetujuan... ii Halaman Pengesahan... iii Motto... iv Persembahan... v Pernyataan... vi Kata Pengantar... vii Daftar Isi... ix Daftar Tabel... xi Daftar Bagan... xii Abstrak... xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Pengelolaan, Arsip, Jenis Arsip... 5 2. Prosedur Pengelolaan Arsip... 8 a. Penerimaan dan Pencatatan... 8 b. Penyimpanan Arsip... 8 1. Sistem Penyimpanan Arsip... 9 2. Prosedur Penyimpanan... 10 3. Asas Penyimpanan... 12 c. Pemeliharaan Arsip... 14 ix
d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip... 15 e. Fasilitas Kearsipan... 18 f. Pegawai Kearsipan... 19 B. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan... 20 2. Jenis Pengamatan... 20 3. Sumber Pengamatan... 20 4. Teknik Penelitian Data... 22 BAB III DISKRIPSI INSTANSI A. Tugas dan Fungsi Bappeda... 24 B. Visi dan Misi Bappeda... 25 C. Struktur Organisasi Bappeda... 25 D. Karyawan Bappeda... 35 BAB IV PEMBAHASAN 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip... 36 a. Pengurusan Surat Masuk... 36 b. Pengurusan Surat Keluar... 40 2. Penyimpanan Arsip... 41 a. Asas Penyimpanan Arsip... 41 b. Penyimpanan Arsip... 42 3. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip... 43 4. Fasilitas Kearsipan... 44 5. Pegawai Kearsipan... 45 BAB V PENUTUP A. Kesempulan... 47 B. Saran... 49 DAFTAR PUSTAKA... 50 LAMPIRAN x
DAFTAR TABEL Tabel 3.2. Distribusi Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan... 34 Tabel 3.3. Distribusi Pegawai Menurkut Pangkat atau Golongan... 35 xi
DAFTAR BAGAN Bagan 3.1 Strukur Organisasi... 27 xii
ABSTRAK VONI RIZKI UTAMI, D1513097, PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI, Tugas Akhir, Jurusan DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2016. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Arsip sangat berpengaruh penting dalam kehidupan dan perkembangan disektor organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, arsip sangat bermanfaat untuk mengetahui dokumen-dokumen yang terlampau apabila dikelola dengan baik dan benar. Metode pengamatan menggunakan diskripsi kualitatif, yang dituangan dalam bentuk kalimat-kalimat berdasarkan fakta. Sumber data yang yang diperoleh berdasarkan dari informasi, tempat kejadian, dan dokumen. Pengamatan ini mengambil lokasi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali bahwa pengelolaan arsip meliputi : Pertama, pengendalian dan pencatatan arsip sudah dilakukan sesuai dengan prosedur pengelolaan yang sudah ditetapkan. Kedua, penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan dengan pemeliharaan fisik. Keempat, penyusutan dan pemusnahan arsip pernah dilakukan tetapi tidak langsung dimusnahkan oleh kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali melainkan diserahkan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Boyolali untuk ditinjak lanjuti. xiii