Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Majlis UPM dilaksanakan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan Majlis iaitu perancangan, persediaan, pelaksanaan, penilaian semula dan penambahbaikan Majlis UPM. 3.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Majlis ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PU/PS/AK030 Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti UPM/PU/PS/AK031 Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus. - Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014 - Buku Gerak Cara Majlis - Manual Pengurusan Acara - Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen - Minit Mesyuarat JK Tetap Ijazah Kehormat berkaitan penganugerahan Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus - Minit Mesyuarat JPU berkaitan kebenaran terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen - Minit Mesyuarat Senat mengesahkan mengambil maklum tarikh majlis konvokesyen - Minit Mesyuarat Senat berkaitan pengesahan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus - Minit Mesyuarat Senat berkaitan perakuan pemenang Hadiah Universiti - Minit Mesyuarat JPU berkaitan pindaan peruntukan kewangan
Halaman: 2/6 Majlis (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat JPU berkaitan kelulusan peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat Post-Mortem Majlis 5.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD : Bahagian Urus Tadbir Akademik FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi (Unit Pendidikan Luar) FEP : Fakulti Ekonomi dan Pengurusan (Unit Program Eksekutif) JKK Kerja : Jawatankuasa Kecil Kerja JK Induk : Jawatankuasa Induk Majlis JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik PT PNC : Pegawai Tadbir Pejabat Naib Canselor PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia UPMET : UPM Training and Education Sdn.Bhd UPMKB : Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu URUS SETIA : Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis WP : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PT PNC 6.2 Rancang Majlis 6.2 Rancang Majlis (a) Kemukakan cadangan tarikh pelaksanaan majlis ke Pejabat Naib Canselor sebelum 31 Januari tahun konvokesyen yang akan diadakan dengan mengambil kira perkara berikut: (i) Anggaran bilangan pelajar bergraduat daripada SPS, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB; (ii) Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa; (iii) Cuti umum; dan (iv) Majlis Khas (jika berkaitan) (b) (c) (d) (e) Dapatkan pengesahan kesesuain tarikh daripada Canselor. Dapatkan kelulusan Mesyuarat JPU terhadap tarikh majlis konvokesyen. Buat perubahan tarikh majlis konvokesyen pada Takwim Majlis berdasarkan kepada kelulusan/perkenan Canselor (jika berkenaan). Maklumkan Senat berkenaan tarikh Majlis yang telah diluluskan/diperkenankan Canselor. (f) Sediakan kertas permohonan mendapatkan peruntukan kewangan kepada JPU (jika berkenaan). 6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk 6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk (a) Keluarkan surat lantikan Ahli Jawatankuasa Induk yang ditandatangani oleh TNC(AA). (b) (c) Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk sekurang-kurangnya tiga (3) kali sebelum Majlis. Dapatkan senarai nama ahli jawatankuasa kerja dan anggaran peruntukkan perbelanjaan JK Induk daripada Pengerusi Jawatankuasa Kerja. A
Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.4 Laksana Mesyuarat 6.4 Laksana Mesyuarat (a) Laksana Mesyuarat berikut: (i) Mesyuarat JK Induk Majlis (ii) Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti (JKHU) Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti (UPM/PU/PS/ AK030) 6.5 Laksana Persediaan Majlis (iii) Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Ijazah Kehormat (JKTIK) 6.5 Laksana Persediaan Majlis Sediakan jadual kerja dan buat persiapan Majlis. Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profes or Emeritus (UPM/PU/PS/ AK031) Urus Setia 6.6 Laksana Majlis 6.6 Laksana Majlis Laksana Majlis pada tarikh, masa, tempat dan tatacara yang telah ditetapkan. 6.7 Nilai semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis 6.7 Nilai Semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis (a) Adakan Mesyuarat Post-Mortem untuk tujuan penambahbaikan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh akhir Majlis. (b) Buat tindakan penambahbaikan dan sahkan keberkesanan penambahbaikan. Minit mesyuarat Post-Mortem dan Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis 6.8 Tamat
Halaman: 5/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/27/1 JAWATANKUASA INDUK TAHUN 2016 Jawatankuasa Induk Surat panggilan Mesyuarat JK Induk Minit Mesyuarat JK Induk Surat lantikan Pengerusi JK Kerja Surat panggilan mesyuarat Pos- Mortem Minit mesyuarat Post-Mortem Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis Minit Pengesahan JPU Surat-menyurat berkaitan Takwim Majlis Takwim Majlis Jadual Kerja Majlis Surat-surat berkaitan Surat Menyurat Surat kepada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB mendapatkan anggaran pelajar bergraduat Surat jawapan anggaran pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB Surat pelantikan AJK Kerja Surat kelulusan/perkenan Canselor terhadap cadangan tarikh Majlis Surat-menyurat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod BAKD 3 Tahun Kuasa Melupus KPAA
Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00-02 01 32/2011 02 02 32/2011 02 03 3/2014 02 04 2/2015 02 05 2/2016 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Akademik 4/2011 (Khas) Akademik 4/2011 (Khas) Akademik 19/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016) TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 08/08/2011 TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 11/08/2014 TNCAA WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 18/08/2016