BAB IV PELAKSANAAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT BERCA SPORTINDO IV.1 Pelaksanaan Audit Dalam bab ini penulis membahas mengenai pelaksanaan audit pada PT Berca Sportindo. Dalam melaksanakan audit operasional diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal sehingga pada akhirnya penulis dapat memberikan rekomendasi mengenai efektifitas dan efisiensi operasi penjualan perusahaan. Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh penulis dalam melaksanakan audit operasional ini antara lain survei pendahuluan, penelahaan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen serta menyusun audit program yang merupakan kumpulan dari prosedur audit yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan audit. Tujuan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan pada PT Berca Sportindo secara terinci adalah sebagai berikut: Menilai ketaatan kegiatan penjualan terhadap prosedur dan kebijakan perusahaan yang berlaku sehingga dapat dinilai tingkat efektivitas operasionalnya. 40
Menilai efektifitas kegiatan penjualan Penjualan dapat dikatakan efektif jika barang yang dibutuhkan customer tersedia pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan permintaan pelanggan dan diterima ditempat yang tepat. Menilai efisiensi kegiatan penjualan Penjualan dikatakan efisien jika harga jual yang ditetapkan perusahaan sesuai dengan keuntungan yang ingin dicapai perusahaan dengan tetap menjaga kualitas barang yang dijual. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saran-saran serta rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan dalam kegiatan penjualan perusahaan. IV.1.1 Program Kerja Audit Program kerja audit atas fungsi penjualan adalah sebagai berikut: a. Survei pendahuluan, yaitu dengan tujuan untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan, mengenai operasi auditan, khususnya fungsi penjualan. b. Pengujian sistem pengendalian internal, tujuannya adalah untuk mengindentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal dan dampaknya bagi perusahaan. c. Pengembangan hasil temuan atau audit rinci yang lebih diarahkan kepada penilaian tingkat efektifitas dan efisiensi operasional penjualan serta 41
menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. IV.1.2 Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Suvei pendahuluan merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan. Survei pendahuluan ini dilakukan untuk mendapatkam gambaran awal mengenai perusahaan dan memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang dan operasi penjualan pada PT Berca Sportindo. Prosedur pemeriksaan yang dilakukan adalah: Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas bagian yang terkait dengan fungsi penjualan. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan. Melakukan wawancara terhadap pejabat perusahaan dan bagian terkait lainnya. Mempelajari prosedur proses penjualan. Melakukan pengamatan atas pelaksanaan fungsi penjualan yang berjalan dalam perusahaan. Hasil pemeriksaan dalam survei pendahuluan telah tersaji dalam bab sebelumnya. 42
IV.1.3 Evaluasi Pengendalian Intern Atas Fungsi Penjualan Penulis memperoleh data-data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi penjualan tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga melakukan pengamatan atas kegiatan operasi penjualan. Selain itu penulis membuat suatu daftar pertanyaan mengenai pengendalian intern yaitu internal control questionaires (ICQ) untuk membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data-data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan. Kuesioner dapat dijawab Ya atau Tidak. Jawaban Ya menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas fungsi penjualan dan yang dilakukan perusahaan. Jawaban Tidak menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas fungsi penjualan perusahaan. Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas penjualan yang selama ini ditetapkan oleh perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran untuk perbaikan. Daftar pertanyaan untuk pengendalian intern atas fungsi penjualan PT Berca Sportindo adalah sebagai berikut: 43
INTERNAL CONTROL QUESTIONER PROSES PENJUALAN PT BERCA SPORTINDO No Daftar Pertanyaan Ya Tidak Keterangan PENJUALAN 1. Apakah fungsi penjualan terpisah dari : a. Bagian finance? b. Bagian accounting? 2. Apakah perusahaan memiliki daftar harga produk (price list) secara tertulis? Bila ya : a. Apakah daftar harga produk diperbaharui secara berkala? b. Apakah setiap customer diberikan daftar harga produk yang sama? 3. Apakah perusahaan mempunyai pedoman dalam pemberian potongan harga / diskon yang jelas dan Pemberian potongan harga tergantung pada banyak barang dan jenis customer. tertulis? 44
Bila ya : a. Apakah setiap customer diberikan diskon yang sama? b. Apakah diskon yang diberikan kepada customer diperbaharui secara berkala? 4. Apakah setiap penjualan diminta surat pesanan / purchase order dari customer? 5. Apakah setiap penjualan dibuat sales order oleh salesman? 6. Apakah setiap sales order dimintakan persetujuan ke customer? 7. Apakah setiap sales order harus disetujui oleh manager penjualan mengenai harga, syarat kredit, dan syarat lainnya? 8. Apakah sales order yang digunakan bernomor urut tercetak (prenumbered)? 9. Apakah sales order disimpan secara rapi sesuai nomor urutnya oleh 45
bagian penjualan? 10. Apakah tembusan dokumen penjualan / sales order selalu diberikan kepada bagian accounting? 11. Apakah setiap invoice dibuat berdasarkan sales order? 12. Apakah invoice dibuat oleh bagian billing and collection? 13. Apakah invoice: a. Terkontrol dengan bernomor urut tercetak (prenumbered)? b. Bagian accounting cukup mengawasi urutan invoice dan isinya? c. Bagian accounting and finance memeriksa: Jumlah kuantitas yang dikirim? Harga? Perhitungan? Syarat kredit? 14. Apakah invoice yang batal tersimpan 46
untuk pemeriksaan? 15. Apakah perusahaan selalu melakukan survei terhadap customer yang baru melakukan transaksi pertama kali dengan perusahaan? 16. Apakah perusahaan memiliki kebijakan retur penjualan? Bila ya : a. Apakah harus mendapat persetujuan dari manager penjualan? b. Apakah produk yang dikembalikan dibukukan dalam: Kartu gudang? Kartu persediaan? 17. Apakah setiap surat jalan dibuat berdasarkan sales order dan invoice? 18. Apakah surat jalan dibuat oleh bagian gudang? 19. Apakah surat jalan: a. Terkontrol dengan bernomor urut tercetak (prenumbered)? 47
b. Hanya manager penjualan yang berhak mengotorisasi? c. Bagian billing and accounting cukup mengawasi urutan surat jalan dan isinya? 20. Apakah bagian penjualan melakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap kesediaan persediaan barang sebelum dilakukan transaksi penjualan? 21. Apakah surat jalan telah diotorisasi oleh manager penjualan? 22. Apakah pengiriman barang didukung oleh surat jalan yang telah diotorisasi? 23. Apakah bagian pengiriman barang meminta tanda tangan customer sebagai tanda barang telah diterima oleh customer? 24. Apakah pesanan customer telah dikirim sesuai dengan waktu dan barang yang diinginkan customer? 48
25. Apakah bagian accounting melakukan jurnal atas penjualan secara periodic berdasarkan copy invoice yang sudah diotorisasi? 26. Apakah perusahaan selalu membuat laporan penjualan setiap bulan? 27. Apakah manager penjualan selalu mengevaluasi laporan penjualan dengan seksama? 28. Apakah perusahaan memiliki internal auditor? Bila ya : Apakah terdapat pengawasan terhadap pelaksanaan prosedur oleh internal auditor? 49
PIUTANG 29. Apakah dilakukan pengecekan terhadap status kredit customer sebelum melakukan transaksi penjualan? 30. Apakah terdapat kontrol yang ketat untuk memastikan pesanan customer disetujui sesuai dengan ketentuan kredit? 31. Apakah perusahaan menetapkan batas kredit tertentu bagi setiap customer? 32. Apakah limit kredit dan jangka waktu piutang direview secara teratur? 33. Apakah perusahaan memiliki kebijakan pembayaran piutang secara tertulis? Bila ya : a. Apakah customer dikenakan denda / sanksi pinalti bagi pembayaran piutang yang melewati tanggal jatuh 50
tempo? 34. Apakah perusahaan membuat kartu piutang? Bila ya : a. Apakah secara bulanan diadakan pencocokan saldo akun kontrol (buku besar piutang) dengan kartu piutang? b. Apakah hanya bagian billing and collection yang memegangnya? 35. Apakah setiap bulan perusahaan secara rutin mengirimkan surat tagihan / rekening koran kepada customer? 36. Apakah penagihan piutang dilakukan setiap jatuh tempo? 37. Apakah pelaksanaan penagihan dilakukan dengan cara pengiriman surat atau telepon? 38. Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi? 51
Bila ya : a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor urut tercetak? b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa terlebih dahulu ke bagian saldo masing-masing piutang? c. Apakah bagian accounting memperhatikan urutan 39. 40. 41. 42. nomornya? Apakah debt collector mengembalikan faktur yang tidak dapat tertagih setiap harinya kepada bagian billing and collection? Apakah penerimaan cek mundur / giro diberikan ke bagian finance? Apakah bagian accounting mengadakan jurnal khusus untuk penerimaan giro? Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada bagian kasir pada hari yang sama dan dalam jumlah yang seharusnya diterima? 52
43. Apakah perusahaan membuat penyisihan atas piutang yang tidak dapat ditagih? 44. Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang? 45. Apakah perusahaan sering melakukan perputaran / pergantian jabatan pada bagian accounting A/R (account receivable) 53
PENERIMAAN KAS 46. Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi penjualan? 47. Apakah pada saat penerimaan giro, cek dan kas langsung disetorkan ke bank pada hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya? 48. Apakah ada bagian khusus finance yang bertugas menyetorkan uang penerimaan kas ke bank? 49. Apakah seluruh transaksi penerimaan kas sudah dilaporkan dan dicatat seluruhnya? 50. Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntansi? 51. Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan oleh bank? 52. Apakah internal audit pernah melakukan perhitungan fisik atas saldo kas yang ada ditangan secara mendadak? Tabel IV.1 Internal Control Questioner Proses Penjualan 54
Berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari hasil internal control questioner yang telah diberikan kepada bagian finance and accounting, billing and collection dan penjualan, penulis mendapatkan beberapa kelemahan dalam aktivitas penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT Berca Sportindo adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan tidak mempunyai pedoman dalam pemberian potongan harga / diskon yang jelas dan tertulis untuk setiap customer dan emua pemberian harga harus disetujui oleh manager penjualan. Hal ini mengakibatkan kegiatan dalam melayani customer tidak dapat berjalan secara efektif dan customer dapat diberikan potongan harga yang tidak sesuai dengan kondisi customer. 2. Setiap penjualan tidak diminta surat pesanan / purchase order dari customer sehingga customer tidak mempunyai pegangan bukti pesanan bila suatu saat terjadi kesalahan dalam pemesanan produk.. 3. Setiap sales order tidak selalu dimintakan persetujuan ke customer sehingga kadang kala customer menerima jenis dan kuantitas produk yang tidak sesuai dengan pesanan. 4. Tidak terdapat kontrol yang ketat untuk memastikan pesanan customer disetujui sesuai dengan ketentuan kredit sehingga customer yang tidak layak mendapat kredit menjadi layak mendapat kredit. Hal tersebut dapat membuat arus kas perusahaan terganggu. 5. Perusahaan tidak menetapkan batas kredit tertentu bagi setiap customer sehingga piutang customer kian bertambah dan semakin menunggak. 55
6. Customer tidak dikenakan sanksi / denda atas keterlambatan pembayaran piutang yang melewati tanggal jatuh tempo sehingga banyak pembayaran dari customer yang melebihi jatuh tempo yang dapat mengakibatkan arus kas perusahaan tidak berjalan efektif dan efisien. 7. Perusahaan tidak membuat kuitansi untuk penagihan sehingga dapat menimbulkan potensi pegawai untuk melakukan penyimpangan terhadap penagihan. 8. Perusahaan tidak membuat penyisihan atas piutang yang tidak dapat ditagih sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian material dan piutang yang tercantum dalam laporan keuangan belum tentu dapat terealisasi. IV.2 Prosedur Audit Rinci atas Fungsi Penjualan IV.2.1 Prosedur atas Penerimaan Pesanan a. Tujuan Pemeriksaan Tujuan pemeriksaan prosedur atas penerimaan pesanan adalah untuk membuktikan bahwa pesanan produk merupakan pesanan dari customer kepada perusahaan yang dilengkapi dengan sales order / purchase order, serta untuk mengetahui apakah semua pesanan dari customer sudah dilakukan sesuai prosedur pemesanan, mulai dari tahap awal penerimaan pesanan sampai dengan pemenuhan pesanan tersebut. b. Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penerimaan pesanan dari customer, baik yang tertulis maupun tidak tertulis. 56
2. Pastikan bahwa salesman menggunakan daftar harga (price list) yang dikeluarkan oleh perusahaan. 3. Pastikan bahwa daftar harga telah disetujui oleh manager penjualan perusahaan. 4. Pastikan bahwa perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan secara tertulis. 5. Pastikan bahwa setiap penjualan dilengkapi purchase order / sales order 6. Pastikan bahwa purchase order / sales order harus disetujui oleh bagian penjualan perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit, dan syarat lainnya. 7. Pastikan bahwa setiap pesanan menggunakan purchase order / sales order yang terjamin kelengkapannya, seperti : Nomor dan tanggal surat pesanan Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang diterima Tanggal pengiriman yang diharapkan 8. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT Berca Sportindo. c. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur ini, ditemukan bahwa perusahaan telah cukup baik dalam menangani penerimaan pesanan dari customer yaitu dengan adanya sales order yang dibuat oleh salesman serta terkontrol dengan bernomor urut tercetak (prenumbered). Namun, penulis menemukan adanya kelemahan yang ada 57
dalam prosedur ini yaitu perusahaan tidak mempunyai kebijakan pemberian potongan harga penjualan yang dituangkan secara tertulis. Hal ini membuat membuat transaksi penjualan menjadi tidak efektif dan efisien karena harus mengkonfirmasikan setiap perubahan harga kepada manajer penjualan. IV.2.2 Prosedur atas Persetujuan Kredit a. Tujuan Pemeriksaan Tujuan pemeriksaan prosedur atas persetujuan kredit adalah untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit yang terjadi mendapat persetujuan oleh bagian billing and collection mengenai persyaratan yang harus dipenuhi oleh customer. b. Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari pedoman prosedur penanganan persetujuan kredit yang telah ditetapkan. 2. Periksa apakah penanganan atas persetujuan kredit diotorisasi oleh bagian billing and collection. 3. Periksa apakah sales order mendapatkan persetujuan dan telah dilakukan analisa oleh bagian billing and collection sebelum persetujuan kredit dilakukan. 4. Periksa apakah perusahaan sudah melakukan analisa dalam menentukan kriteria kredibilitas customer dalam melunasi kewajibannya. 5. Periksa apakah perusahaan mempunyai dan memberlakukan batas kredit kepada setiap customer. 58
6. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT Berca Sportindo. c. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur ini, ditemukan kelemahan yaitu perusahaan tidak mempunyai batas kredit yang diberlakukan untuk setiap customer karena perusahaan beranggapan bahwa setiap customer mampu untuk membayar semua hutangnya dan perusahaan melihat dari historical customer yang selalu melakukan pembayaran. Dalam hal ini perusahaan tidak mempunyai pengendalian internal yang efektif terhadap proses kredit customer. Namun, disamping kelemahan tersebut perusahaan telah menerapkan prosedur persetujuan kredit dengan cukup baik dalam hal penanganan sales order yaitu dengan adanya keharusan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu oleh bagian billing and collection mengenai persetujuan kredit. IV.2.3 Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Invoice a. Tujuan Pemeriksaan Tujuan pemeriksaan prosedur dan pembuatan surat jalan dan invoce adalah untuk mengetahui apakah pembuatan surat jalan dan invoice sudah sesuai dengan sales order yang ada. b. Prosedur Pemeriksaan 1. Pelajari dengan seksama setiap ketentuan pelaksanaan prosedur pembuatan surat jalan dan invoice. 59
2. Periksa apakah surat jalan dan invoice tersebut dibuat berdasarkan sales order yang telah diotorisasi dan di dalam sales order tersebut terdapat beberapa hal, yaitu : Nama customer Jumlah pesanan customer Harga yang tercantum pada invoice telah sesuai dengan sales order yang telah disetujui oleh manager penjualan Tanggal pembuatan surat jalan dan invoice 3. Periksa apakah pemberian nomor pada surat jalan dan invoice sudah sesuai dengan sebagaimana mestinya. 4. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT Berca Sportindo. c. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur ini, ditemukan bahwa perusahaan telah cukup baik dalam menangani surat jalan dan invoice yang dibuat berdasarkan sales order yang telah diotorisasi. Perusahaan juga menggunakan surat jalan dan invoice yang bernomor urut tercetak (prenumbered). Hal ini dapat memudahkan perusahaan jika sewaktu-waktu surat jalan dan invoice tersebut diperlukan untuk pemeriksaan dan hal ini merupakan pengendalian yang efektif atas arus dokumen perusahaan. 60
IV.2.4 Prosedur Pengiriman Produk a. Tujuan Pemeriksaan Tujuan dari pemeriksaan prosedur atas pengiriman barang adalah untuk mengetahui bahwa semua pesanan telah dikirimkan kepada customer dengan jenis dan jumlah produk yang telah dicocokkan dengan sales order dan surat jalan. b. Prosedur Pemeriksaan 1. Pahami prosedur pengiriman produk yang telah diterapkan oleh perusahaan. 2. Pastikan bahwa surat jalan terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak. 3. Pastikan bahwa surat jalan diotorisasi oleh bagian gudang perusahaan. 4. Pastikan bahwa produk yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan surat jalan 5. Pastikan bahwa pengiriman produk didasarkan pada surat jalan. 6. Pastikan bahwa produk telah diterima oleh penerima produk dengan memberikan tanda tangan atau cap pada surat jalan. 7. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT Berca Sportindo. c. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur ini, ditemukan bahwa sudah terdapat pengendalian yang memadai yaitu dengan adanya surat jalan terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak dan diotorisasi oleh bagian gudang perusahaan. Bagian gudang juga selalu 61
melakukan pengecekan kembali terhadap pemesanan produk sebelum dikirimkan yang didasarkan dan dicocokkan dengan surat jalan dan sales order yang ada. Hal ini membuat proses pengiriman produk berjalan dengan baik dan terkontrol dengan baik. IV.2.5 Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang a. Tujuan Pemeriksaan Tujuan Pemeriksaan atas prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang adalah untuk mengetahui apakah pencatatan penjualan dan penagihan piutang perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien serta untuk memastikan bahwa piutang dibayarkan tepat waktu oleh customer. b. Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan penjualan perusahaan. 2. Periksa apakah bagian billing and collection membuat daftar piutang dagang dan bagian billing and collection mengirimkan tagihan ke customer secara rutin. 3. Periksa apakah perusahaan membuat kartu piutang. 4. Periksa apakah bagian billing and collection mengirimkan rekening koran (statement of account) setiap akhir bulan dan dilakukan rekonsiliasi apabila terjadi perbedaan. 5. Periksa apakah ada customer yang belum melakukan pembayaran saat jatuh tempo. 62
6. Periksa apakah customer dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutangnya. 7. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT Berca Sportindo. c. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur ini, ditemukan kelemahan bahwa ada beberapa customer yang masih melakukan pembayaran yang melewati tanggal jatuh tempo, namun keterlambatan pembayaran tersebut tidak dikenakan sanksi / denda sesuai dengan kebijakan tertulis yang ada didalam perusahaan sehingga arus kas perusahaan menjadi terganggu dan ketepatan pembayaran customer menurun. Namun, disamping kelemahan pengendalian tersebut, proses pencatatan dan penagihan piutang berjalan dengan baik dan terkontrol dengan baik pula yang dapat dilihat dari bagian biling and collection selalu membuat daftar piutang dagang dan mengirimkan rekening koran ke customer secara rutin setelah akhir bulan. IV.2.6 Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas a. Tujuan Pemeriksaan Tujuan pemeriksaan prosedur atas pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas adalah untuk menilai apakah pemrosesan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat sesuai dengan ketentuan akuntansi dan dapat berjalan dengan efektif. 63
b. Prosedur Pemeriksaan 1. Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah berjalan secara efisien dan efektif. 2. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dicatat atau dipostingkan ke akun yang benar. 3. Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan invoice yang sesuai pesanan customer yang digunakan untuk penagihan. 4. Periksa apakah fungsi penerimaaan kas dan fungsi penagihan dipisahkan. 5. Periksa apakah ada review dokumentasi seperti ikhtisar kas harian, duplikasi slip setoran serta laporan bank (rekonsiliasi). 6. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT Berca Sportindo. c. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur ini, ditemukan bahwa semua hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan bukti penerimaan kas dan invoice. Perusahaan juga melakukan pemisahan fungsi antara penerimaaan kas dan fungsi penagihan sehingga tidak terdapat kekeliruan antar masing-masing fungsi sehingga pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. 64
IV.3 Hasil Penelitian Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan 1. Perusahaan tidak memberlakukan limit kredit kepada setiap customer Perusahaan tidak memiliki limit kredit yang diberlakukan untuk setiap customer. Setiap perusahaan harus mempunyai dan menerapkan sistem limit kredit kepada setiap customer untuk mempermudah perusahaan dalam menentukan kelayakan bagi customer untuk melakukan transaksi. Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap customer mampu untuk membayar semua hutangnya dan perusahaan dalam memberikan kredit melihat dari sejarah pembayaran customer yang selalu melakukan pembayaran. Hal ini dapat mengakibatkan kepercayaan perusahaan terhadap kemampuan pembayaran customer membuat perusahaan lengah atas semua piutang-piutang customer yang semakin menunggak yang akhirnya customer tersebut tidak mampu membayar. Seharusnya hal ini harus diatasi oleh perusahaan yaitu perusahaan harus mempunyai dan menerapkan limit kredit / batas kredit kepada setiap customer agar setiap customer dapat dibatasi sampai sejauh mana batas piutang yang diperbolehkan sesuai kebijakan dari perusahaan. 65
2. Perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis untuk potongan harga penjualan Dalam melakukan transaksi penjualan salesman diberi kebebesan untuk memberi potongan harga berapapun besarnya kepada customer selama mendapat persetujuan dari manajer penjualan. Dalam pelaksanaan sistem pengendalian internal yang baik, pedoman untuk potongan harga penjualan harus ada dan dituangkan secara tertulis. Pedoman potongan harga dibuat agar besaran potongan harga disesuaikan dengan kondisi customer. Kondisi ini terjadi karena perusahaan menyerahkan keputusan potongan harga kepada manajer penjualan. Kondisi ini dapat mengakibatkan kegiatan dalam melayani customer tidak dapat berjalan secara efektif, dikarenakan bagian penjualan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajer penjualan mengenai besarnya potongan harga penjualan yang akan diberikan kepada customer. Tidak adanya pedoman dalam pemberian potongan harga yang diberikan kepada setiap customer mengakibatkan customer dapat diberikan potongan harga yang tidak sesuai dengan kondisi customer tersebut. Sebaiknya kondisi ini diperbaiki perusahaan, dengan cara pimpinan perusahaan membuat pedoman secara tertulis dalam menentukan besarnya potongan harga penjualan yang akan diterapkan kepada customer. Dengan membuat pedoman tersebut, maka proses transaksi penjualan dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta customer dapat memperoleh informasi dengan cepat dan tepat. 66
3. Perusahaan tidak membuat penyisihan atas piutang Perusahaan tidak membuat penyisihan atas piutang dan ada beberapa customer yang piutangnya tidak terbayar lebih dari 1 bulan. Seharusnya perusahaan menetapkan jumlah piutang dagangnya yang diestimasikan dan ditaksirkan menjadi piutang tidak lancar. Penyisihan piutang berguna bagi perusahaan dalam merefleksikan nilai piutang yang lebih wajar. Hal ini disebabkan karena perusahaan berpikir optimis dan positif yang menganggap bahwa customer mampu membayar setiap piutangnya serta sehingga penyisihan atas piutang yang tidak lancar tidak perlu dibuat. Hal ini akan mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian material dan piutang yang tercantum dalam laporan keuangan belum tentu dapat terealisasi sepenuhnya serta jumlah piutang yang disajikan dalam neraca menjadi tidak efektif dan efisien. Hal ini harus ditanggapi dan diperbaiki perusahaan yaitu perusahaan sebaiknya membuat penyisihan atas piutang yang tidak lancar sehingga perusahaan dapat meminimalkan kerugian dengan adanya penyisihan atas piutang yang tidak lancar. Hal ini juga bermanfaat untuk mengetahui customer yang tingkat kolektibilitasnya kurang baik sehingga analisa kredit bagi customer tersebut dapat lebih akurat. 67
4. Perusahaan tidak menerapkan denda / sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang kepada customer sesuai dengan kebijakan pembayaran piutang secara tertulis yang dimiliki oleh perusahaan Perusahaan tidak menerapkan kebijakan mengenai denda / sanksi bagi customer atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo sesuai dengan kebijakan tertulis yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan harus menerapkan kebijakan denda / sanksi sesuai dengan kebijakan tertulis yang ada dalam perusahaan mengenai keterlambatan pembayaran piutang agar customer dapat membayar piutangnya tepat waktu. Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa customer yang telat dalam melakukan pembayaran adalah customer yang sedang mengalami kesulitan ekonomi, maka perusahaan tidak menerapkan denda / sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang customer. Hal ini akan mengakibatkan ketepatan pembayaran piutang customer menurun dan arus kas perusahaan menjadi terganggu sehingga keuangan perusahaan tidak berjalan dengan efektif dan efisien. Perusahaan seharusnya menerapkan kebijakan untuk pemberian denda / sanksi kepada customer atas keterlambatan pembayaran piutangnya. Kebijakan tersebut tidak hanya untuk dibuat tetapi harus diterapkan dan dijalankan dalam perusahaan secara konsisten. Dengan adanya penerapan kebijakan yang lebih ketat di perusahaan diharapkan keterlambatan pembayaran oleh customer berkurang sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan. 68
69