1
Halaman Login Alamat Sistem Penilaian Kinerja Pegawai (SPKP) di http://spkp.uajy.ac.id/. Aplikasi SPKP sudah menggunakan fitur single sign on. Pegawai dapat login menggunakan account sama SIKEU atau SIMKA dengan Username NPP (Nomor Pokok Pegawai) dan password default NPP (jika belum menggantinya. Setelah berhasil login maka akan menampilkan halaman: 1
1. Kependidikan A. Menu Presensi Kependidikan a. Submenu Presensi PerPegawai Halaman ini digunakan untuk melihat presensi pegawai kependidikan. Langkah-langkah : Pilih Unit Pilih NPP (Nomor Pokok Pegawai) Pilih Bulan dan Tahun 2
Pada tombol Data Mesin berisikan data presensi yang belum diolah: b. Submenu Presensi PresensiPerUnit Halaman ini digunakan untuk melihat presensi per fakultas. Langkah-langkah: Pilih Unit Pilih Bulan dan Tahun 3
Pada kolom nama merupakan link jika diklik akan menuju halaman pada presensi pegawai bersangkutan. c. Submenu Presensi Universitas Halaman ini digunakan untuk melihat keseluruhan presensi unit. Langkah langkah: Pilih Bulan dan Tahun Pada kolom nama merupakan link jika diklik akan menuju halaman pada presensi per unit bersangkutan. d. Input lembur Halaman ini digunakan untuk menginputkan lembur oleh pegawai. Langkah-langkah: Pilih Unit 4
Pilih NPP (Nomor Pokok Pegawai) Pada kolom approve lembur dapat dipilih (radio button) apakah kegiatan yang over time merupakan lembur atau tidak. Jika iya tombol Input Lembur dapat diklik untuk memunculkan kolom untuk menginputkan keterangan lembur Klik OK Halaman input lembur : 5
e. Approve Lembur Halaman ini digunakan untuk meng-approve atau menyetujui lembur yang diinputkan oleh pegawai. Approve dilakukan oleh atasan langsung. Langkah-langkah: Login akan secara otomatis menampilkan pegawai yang menjadi staffnya. Pilih NPP dan Nama Pegawai Pilih Bulan dan Tahun Beri tanda (V) pada kolom Approve Lembur Klik Approve Lembur 6
f. Presensi Susulan Halaman ini digunakan untuk menginputkan presensi susulan jika ada kendala dalam mesin presensi. Yang diberikan otoritas dalam peninputkan presensi susulan adalah kepala unit jika merupakan unit dan dekan jika merupakan fakultas. Langkah-langkah: Jika kepala unit/dekan login akan secara otomatis menampilkan staffnya. Pilih NPP dan Nama Karywan Masukkan tanggal presensi susulan Masukkan jam masuk dan jam pulang dengan format Jam: Menit:Detik dengan memilih combobox. Masukkan Keterangan jika diperlukan Klik tombol Input. 7
2. Administrator A. Menu Rekap ACH Perdosen Halaman ini digunakan untuk melihat penilaian hadir kuliah ACH perdosen Langkah-langkah: Pilih Tahun akademik, semeseter, unit dan NPP dosen Klik Tampil Klik tab untuk melihat ACH lainnya. B. Menu Presensi Perfakultas Halaman ini digunakan untuk melihat data presensi semua mata kuliah perdosen dan dapat menginput manual presensi dosen Langkah-langkah: Pilih Unit, Tahun akademik, semeseter Klik Tampil Klik nama dosen untuk melihat lebih detail. 8
Halaman ini ialah tampilan transaksi presensi. Disini terdapat fitur entry input manual. Langkah-langkah: Cek baris pertemuan matakuliah yang akan di entry. Muncul Popup entry tanggal, jam masuk dan jam keluar presensi dosen 9
C. Menu Pengelolaan Ijin dan Kuliah Pengganti Halaman ini digunakan untuk pengelolaan input ijin dosen mengajar, ganti ruang perkuliahan dan input pengganti kuliah. Yang diberikan otoritas dalam pengelolaan adalah bagian perkuliahan. Langkah-langkah: Pilih Unit/Fakultas Pilih Tahun Akademik dan Semester Klik Nama Dosen yang dipilih, juga dapat melakukan pencarian dengan memasukkan nama dosen Klik Nama Matakuliah yang dipilih 10
Maka akan tertampil jumlah pertemuan Matakuliah tersebut. 11
a. Input Ijin Mengajar Klik Input Ijin pada table, maka akan menampilkan jendela baru. Pilih Jenis Ijin Masukkan keterangan ijin Klik Simpan Maka pada table akan berwarna merah b. Ganti Ruang Kuliah i. Klik Ganti Ruang pada table, maka akan menampilkan jendela baru. ii. Pilih Ruang yang sebagai penggantian ruang iii. Klik Simpan 12
c. Input Kuliah Pengganti Pada fasilitas input kuliah pengganti terdapat jenis penggantian yaitu tanggal kuliah, jenis penggantian bisa menggunakan sesi atau jam. Jika menggunakan sesi berarti mengikuti jam sesi yang telah disepakati fakultas tersebut. Sedangkan jika menggunakan jam harus memasukkan jam masuk dan jm pulang. Selanjutnya penggantian ruang kuliah. Terakir adalah jika terjadi penggantian dosen pengampu pada matakuliah tersebut. Langkah langkah : Klik Input Kuliah Pengganti pada table, maka akan menampilkan jendela baru. Inputkan tanggal pengganti kuliah Pilih jenis penggantian. Jika memilih sesi maka combo sesi akan dapat dipilih, jika pilih jam maka combo jam masuk dan jm pulang akan dapat dipilih. Pilih sesi, jika jenis penggantian meilih Sesi Pilih Jam Masuk dan Jam Pulang jika Jenis Penggantian memilih jam. Pilih Ruang pengganti Pilih Dosen pengganti jika dosen pengampu akan diganti. Klik Simpan 13
Jika berhasil maka pada table akan muncul tanda cek(v) hijau. Selanjutnya jika terdapat kekeliruan dapat di edit. D. Menu Kehadiran a. Ijin Kehadiran Halaman ini digunakan untuk menginputkan ijin tidak masuk kantor. Masukkan Tanggal ijin Pilih jenis ijin Masukkan keterangan ijin Klik Simpan 14
b. Cuti Halaman ini digunakan untuk menginputkan cuti. Masukkan Tanggal Cuti Masukkan jenis cuti Masukkan keterangan cuti Klik Simpan c. Rekap Ketidakhadiran Halaman ini digunakan oleh kepada unit atau pimpinan fakultas untuk melihat rekap ketidakhadiran staff. Langkah-langkahnya : Pilih Unit jika login sebagai admin, jika login kepala/ pimpinan universitas akan otomatis default unit. Pilih Bulan 15
d. Approve Cuti Halaman ini digunakan oleh kepada unit a untuk memberikan persetujuan mengenai cuti yang akan diambil oleh staffnya. Langkah-langkahnya : Pilih NPP Pilih Bulan Jika data ada akan tertampil pada table Berikan persetujuan dengan memilih Ya / Tidak e. Approve Ijin Dosen Halaman ini digunakan pimpinan fakultas untuk memberikan persetujuan mengenai ijin yang akan diambil oleh dosen pada fakultas tersebut. Langkah-langkahnya : Pilih NPP Jika data ada akan tertampil pada table Berikan persetujuan dengan memilih Ya / Tidak 16
E. Menu BKD / LKD a. Penilaian BKD LKD Halaman ini digunakan untuk memberikan penilaian mengenai laporan BKD LKD. Langkah-langkahnya : Pilih Tahun Akademik dan Semester Pilih Unit Pilih NPP Klik Tampil 17
Untuk memberikan penilaian, masukkan penilaian pada kolom angka dan klik Simpan. F. Menu Rekap Presensi Pendidik Halaman ini digunakan untuk melihat rekap seluruh dosen berdasarkan unit Langkah-langkah: Pilih Unit, Tahun akademik, semester Klik tombol Tampil. 18
Dibawah ini ialah hasil dari rekap dosen per fakultas G. Menu Raport SPKP Kependidikan Halaman ini digunakan untuk melihat raport pegawai kependidikan Langkah-langkah: Pilih Tahun akademik, semester dan unit Pilih NPP Klik tombol Tampil. Dibawah ini ialah data nilai komitmen terhadap institusi, klik sub butir untuk melihat nilai lebih detail dikolom nomor. Menu Raport SPKP Pendidik Halaman ini digunakan untuk melihat raport pegawai pendidik Langkahlangkah: 19
Pilih Tahun akademik, semester dan unit Pilih NPP Klik tombol Tampil. Dibawah ini ialah data nilai komitmen terhadap institusi, klik sub butir untuk melihat nilai lebih detail dikolom nomor. 20
I. Update Poin Halaman ini digunakan untuk melihat update nilai poin raport pegawai kependidikan dan pendidik Langkah-langkah: Pilih Tahun akademik, semester Klik tombol Update. 21
J. Menu Rekap Surat Keputusan dan Surat Tugas Halaman ini digunakan untuk melihat rekap surat keputusan dan surat tugas karyawan Langkah-langkah: Pilih Tahun akademik, semester Klik tombol Lihat. Klik Unit di datagrid. Jika sudah memilih Unit maka akan tampil data nama pegawai yang memiliki surat keterangan atau surat tugas 22
Ketika NPP di klik akan muncul data rekap berdasarkan NPP perorangan K. Menu Rekap EMI dan Rekap SPKO Halaman ini digunakan untuk melihat rekap surat keputusan dan surat tugas karyawan Langkah-langkah: Pilih Tahun akademik, semester Klik tombol Tampil. Ada dua tab yaitu Rekap EMI dan rekap SPKO 23
L. Menu RAPAT 1. Pengelolaan Kegiatan / Rapat Menu pengelolaan rapat dapat dilihat dengan mengakses menu rapat > Pengelolaan Kegiatan / Rapat, seperti pada gambar dibawah ini. Maka akan muncul tampilan halaman seperti dibawah ini 24
Halaman ini terdiri dari pembuatan kegiatan dan daftar kegiatan yang telah dibuat, link presensi peserta kegiatan, edit kegiatan, dan hapus kegiatan. Untuk membuat kegiatan atau rapat dapat diisi seperti pada gambar dibawah ini - Pilih jenis kegiatan ( rapat / acara resmi) - Isi nama rapat atau kegiatan - Tanggal mulai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Jam mulai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Tanggal selesai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Jam selesai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Pada pilihan fakultas / unit dan sub unit otomatis akan menyesuaikan login dari setiap user - Pilih tipe rapat / kegiatan (akademik / non akademik) - Tempat rapat dapat dipilih kampus bila diadakan didalam kampus atau dipilih luar bila diadakan diluar kampus - Tempat akan dapat diisi apabila pada pilihan tempat rapat dipilih luar (isi sesuai tempat luar yang dipakai rapat / kegiatan) 25
- Nama ruang dapat dipilih apabila pada pilihan tempat rapat dipilih kampus (pilih ruangan sesuai dengan ruangan yang dipakai rapat / kegiatan) - Propinsi dan kota dapat dipilih apabila rapat / kegiatan diadakan diluar kampus (pilih sesuai tempat pelaksanaan rapat / kegiatan) - Setelah selesai klik tombol simpan Untuk menambahkan peserta rapat / kegiatan dapat diklik tombol tambah peserta, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini 26
Halaman ini berisikan filter untuk pencarian data karyawan 1. Pilihan daftar unit 2. Pilihan daftar sub unit 3. Pencarian karyawan berdasarkan NPP atau NAMA Setelah mendapatkan nama yang dicari, untuk memasukkan kedalam peserta rapat / kegiatan dapat mencheck pada kolom disertakan Selain cara tersebut anda juga dapat memasukkan anggota rapat dari daftar tim yang telah dibuat sebelumnya. 1. Presensi Merupakan link untuk melakukan presensi peserta kegiatan, apabila di klik maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini Pada halaman ini berisi informasi detail rapat atau kegiatan dengan semua informasinya termasuk peserta dari rapat atau kegiatan tersebut dan ketidakhadirannya. 1. Apabila sudah dirasa semua data benar maka dapat dilakukan pencetakan dengan mengklik tombol cetak presensi, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini 27
2. Untuk melakukan presensi bagi peserta rapat dapat mengklik tanda centang pada kolom presensi 3. Untuk memberikan keterangan ketidakhadiran pada peserta yang berhalangan dapat mengklik link tidak hadir, dan akan muncul keterangan seperti gambar dibawah ini Pada pilihan NPP dan Nama Pegawai akan otomatis terisi sesuai dengan nama peserta yang dipilih sebelumnya, pada bagian jenis ijin dapat dipilih jenis ijin yang sesuai dengan ketidakhadiran. Pada bagian keterangan dapat ditambahkan alasan spesifik ketidakhadirannya. 4. Untuk melakukan penghapusan data peserta dapat mengklik link hapus, dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini 28
2. Edit Kegiatan / Rapat Pada link ini digunakan untuk melakukan edit kegiatan / rapat beserta peserta kegiatan / rapat, apabila di klik maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini - Ganti jenis kegiatan ( rapat / acara resmi) - Ganti nama rapat atau kegiatan - Ganti tanggal mulai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Ganti jam mulai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Ganti tanggal selesai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Ganti jam selesai rapat / kegiatan (sesuai format yang ditentukan) - Pada pilihan fakultas / unit dan sub unit otomatis akan menyesuaikan login dari setiap user - Ganti tipe rapat / kegiatan (akademik / non akademik) - Ganti tempat rapat,dapat dipilih kampus bila diadakan didalam kampus atau dipilih luar bila diadakan diluar kampus 29
- Ganti tempat, akan dapat diisi apabila pada pilihan tempat rapat dipilih luar (isi sesuai tempat luar yang dipakai rapat / kegiatan) - Ganti nama ruang, dapat dipilih apabila pada pilihan tempat rapat dipilih kampus (pilih ruangan sesuai dengan ruangan yang dipakai rapat / kegiatan) - Ganti propinsi dan kota, dapat dipilih apabila rapat / kegiatan diadakan diluar kampus (pilih sesuai tempat pelaksanaan rapat / kegiatan) - Setelah selesai klik tombol simpan Untuk merubah peserta rapat / kegiatan dapat diklik tombol tambah peserta, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini 30
Halaman ini berisikan filter untuk pencarian data karyawan 1. Pilihan daftar unit 2. Pilihan daftar sub unit 3. Pencarian karyawan berdasarkan NPP atau NAMA Setelah mendapatkan nama yang dicari, untuk memasukkan kedalam peserta rapat / kegiatan dapat mencheck pada kolom disertakan, untuk tidak menyertakan peserta dapat di uncheck pada kolom disertakan 3. Hapus Kegiatan / Rapat Pilihan ini dapat digunakan untuk menghapus kegiatan / rapat ( dengan catatan kegiatan / rapat tersebut sudah dikosongkan / dihapus pesertanya), apabila di klik maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini 31
4. Pengelolaan Tim Halaman ini digunakan untuk membuat tim yang dapat dipanggil pada saat pembuatan kegiatan / rapat. 2. Laporan Rapat Per Unit Pada menu ini berisi tentang laporan rapat dari setiap unit, untuk mengakses silakan klik menu Rapat >> Laporan rapat per unit seperti pada gambar dibawah ini 32
Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini 1. Untuk melakukan filtering data berdasarkan unit 2. Untuk melakukan filtering berdasarkan bulan dan tahun diadakannya rapat / kegiatan 3. Link detail yang memberikan informasi berkaitan dengan rapat / kegiatan, dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini apabila di klik 33
Pada halaman ini berisi informasi detail kegiatan / rapat, peserta kegiatan / rapat, jam kehadiran, keterlambatan, atau ketidakhadiran. 3. Informasi Undangan Menu informasi undangan berisi tentang informasi undangan yang tujukan pada pemilik login bersangkutan, untuk mengkasesnya dapat mengklik menu rapat >> informasi undangan, seperti pada gambar dibawah ini Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini 34
1. Pada tombol delegasi yang ditunjuk arah panah digunakan untuk melakukan pendelegasian apabila berhalangan menghadiri kegiatan / rapat, dengan memilih karyawan lain yang dapat menggantikan, seperti pada gambar dibawah ini 4. Laporan Rapat per Pegawai Menu laporan rapat per pegawai ini hampir sama dengan menu laporan per unit, tetapi pada menu ini lebih spesifik pada laporan per individu. Menu ini dapat diakses dengan masuk ke menu rapat >> laporan rapat per pegawai seperti pada gambar dibawah ini 35
Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini 1. Untuk filtering data berdasarkan unit 2. Untuk filtering data berdasarkan NPP dan nama pegawai 3. Untuk filtering berdasarkan bulan dan tahun 5. Laporan Rapat per Pegawai per Unit Menu laporan rapat per pegawai per unit ini berisi informasi rapat yang di ikuti oleh setiap pegawai dengan jumlah rapat berdasarkan level rapat, kehadiran, dan ketidak hadiran. Menu ini dapat diakses dengan mengklik menu rapat >> laporan rapat per pegawai per unit, seperti pada gambar dibawah ini 36
Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini, pada halaman ini juga tersedia filtering data berdasarkan unit, bulan, dan tahun seperti pada gambar dibawah ini G. Menu Perencanaan 1.1. Perencanaan Kependidikan Halaman ini disediakan untuk karyawan kependidikan untuk mengisikan perencanaan aktivitas dengan jangka waktu yang telah ditentukan ( setiap bulan ). 37
1.2. Perencanaan Pranata Halaman ini disediakan untuk karyawan pranata komputer untuk mengisikan perencanaan aktivitas dengan jangka waktu yang telah ditentukan ( setiap semester ). 1.3. Perencanaan Pustakawan Halaman ini disediakan untuk karyawan pustakawan untuk mengisikan perencanaan aktivitas dengan jangka waktu yang telah ditentukan ( setiap semester ). 38
2. Sub Menu Evaluasi 2.1. Evaluasi Kependidikan 2.2. Evaluasi Pranata Komputer 39
2.3. Evaluasi Pustakawan 3. Dosen A. Halaman dosen dan informasi jadwal mengajar kuliah, rapat, penelitian Halaman ini digunakan untuk melihat aktivitas dosen seperti informasi data diri, jadwal mengajar kuliah, agenda rapat dan penelitian Langkah-langkah: Klik tombol sub menu Home 40
Dosen dapat melihat mahasiswa dengan menggunakan klik Lihat Mahasiswa di datagrid Jadwal Kuliah hari ini. Data ini akan muncul berdasarkan hari. Jika dosen tersebut ada jadwal mengajar maka data ini akan muncul. 41
B. Menu Daftar Mata Kuliah Halaman ini digunakan untuk melihat daftar mata kuliah dosen. Langkahlangkah: Klik tombol sub menu Daftar Matakuliah Pilih tahun akademik, semester Klik tombol pilih Pilih tahun akademik dan semester lalu klik tampil maka akan muncul mata kuliah yang di ajar dosen. Klik mata kuliah tersebut untuk melihat data presensi dosen permatakuliah, setelah muncul di samping kanan judul presensi mahasiswa klik Lihat. 42
Dibawah ini merupakan presensi mahasiswa yang mengikuti kuliah dosen tersebut. Hasil yang ditampilkan terdiri dari npm mahasiswa, nama mahasiswa dan jam masuk presensi. C. Menu Penilaian Komitmen terhadap Institusi Halaman ini digunakan untuk mengisi penilaian komitmen terhadap institusi. 43
Langkah-langkah: Klik tombol sub menu Daftar Matakuliah Pilih tahun akademik, semester Pilih instrumen validasi Relationship Building (RB), Achievement Orientation (ACH), Relationship Building (RB), Integrity (ING ). Masingmasing satu kemudian pilih tahun akademik,semester dan isian pengalaman anda. Setelah semua terisi silakan simpan. 44
4. Kepala Unit / Dekan A. Menu Penilaian pegawai oleh Assesor ( Kepala Unit / Dekan ) Halaman ini digunakan kepala unit atau dekan untuk memberi penilaian komitmen terhadap pegawai bawahannya. Langkah-langkah: Pilih tahun akademik, semester dan npp Klik tombol tampil. Kemudian isi skor dan deskripsi dari assesor Klik simpan. B. Menu Penilaian terhadap rekan Menu penilaian terhadap rekan digunakan untuk menilai rekan sejawat dan bawahan. Untuk input penilaian : 1. NPP penilai akan terisi sesuai dengan login 2. Pilih tahun akademik 3. Pilih semester, 4. Pilih jenis penilaian, pilihan bawahan dan rekan sejawat. 5. Pilih karyawan yang akan dinilai, daftar karyawan tergantung dari jenis penilaian yang dipilih. 6. Pilih skor penilaian, skor antara 1 sampai 4 7. Isi deskripsi penilaian 8. Tekan tombol untuk menyimpan. Data yang tersimpan akan muncul di table histori penilaian terhadap rekan. 45
9. Tekan tombol jika akan mereset form. Untuk melakukan perubahan : 1. Tekan tombol pada daftar histori penilaian terhadap rekan sehingga form penilaian akan diisi sesuai data yang akan diperbaharui. 2. Tekan tombol untuk menyimpan. 46
C. Menu Penilaian Unit Digunakan oleh admin sebagai pengelolaan terhadap mapping penilaian unit. Unit akan menilai unit lain yang sesuai dengan inputan di menu ini. Menu mapping tampak pada gambar 1.3 Untuk membuat mapping : 1. Pilih unit 2. Pilih tahun akademik 3. Pilih semester 4. Centang unit yang akan dinilai, ketika centang otomatis akan tersimpan 47
D. Menu Penilaian Unit kerja Menu ini digunakan oleh kepala unit untuk menilai unit kerja lain, tergantung pada setting dari menu mapping penilaian unit yang dilakukan oleh admin. Input penilaian: 1. Secara default unit terisi sesuai unit login 2. Pilih tahun akademik 3. Pilih semester 4. Pilih unit yang akan dinilai 5. Pilih skor penilaian 6. Isi deskripsi penilaian 7. Tekan tombol, jika berhasil maka akan muncul pada table histori penilaian. 8. Tekan jika ingin mereset form 48
Melakukan perubahan penilaian: 1. Tekan tombol pada table di histori penilaian untuk mengisi form 2. Lakukan perubahan 3. Tekan tombol Edit 4. Tata Usaha A. Menu Tanggal Penyerahan Soal UTS, Nilai UTS, Soal UAS dan Nilai UAS Bagian Ujian dapat memasukkan tanggal penyerahan dengan mengklik check box kemudian arahkan ke textbox untuk mengisi tanggal. Jika ada dosen yang membuat soal bersama-sama dapat menggunakan entryan tanggal melalui link Grup dosen Soal. Maka akan muncul popup seperti dibawah 49
Bagian ujian memilih dosen mana saja yang satu soal banyak dose 50
51