BAB III GAMBARAN UMUM PT KARYADINAMIKA GRAHA MANDIRI III.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT Karyadinamika Graha Mandiri didirikan pada tanggal 26 Juni 2005 oleh Bapak Suwito, Setiabudi, dan Harsono, yaitu pada tanggal akte pendirian oleh Notaris Harsono, S.H Nomor 62 dengan status perusahaan developer yang berkedudukan di Graha Raya Bintaro Blok G10 no 1A, Desa Paku Jaya, Kecamatan Serpong, Kabupaten Tanggerang. Pada mulanya, perusahaan ini hanya menerima jasa pembangunan rumah dari perusahaan pengembang berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK), dikarenakan perusahaan ingin mengembangkan usahanya maka perusahaan mencari alternatif lain dengan membeli sebidang tanah yang akan dibangunnya menjadi sebuah perumahan dan memasarkan sendiri rumah-rumah tersebut kepada customer. Perumahan yang dibangun merupakan sebuah perumahan sederhana yang di desain untuk pasangan baru. III.2. Bidang Usaha Perusahaan PT. Karyadinamika Graha Mandiri merupakan sebuah perusahaan developer yang membangun sebuah perumahan untuk dipasarkan dan dijual kepada masyarakat. Sistem pemasaran dan penjualannya dilakukan pada saat proyek sedang dalam proses pembangunan, dimana customer dapat melakukan pesanan ( indent ) berdasarkan tipe 28
dan lokasi rumah dengan membayarkan sejumlah Down Payment sebagai tanda jadi persetujuan pesanan. Perusahaan ini menggunakan tenaga manusia dan alat-alat berat dalam proses pembangunan proyek. Bahan baku yang digunakan dalam proses pembangunan proyek berupa bahan-bahan material, antara lain : h. Bahan baku non-fabrikasi yaitu : - Semen - Pasir - Kerikil - Beton - Paku - Batu bata - Cat - Keramik - Asbes - Genteng b. Bahan baku fabrikasi yaitu : - Kusen pintu dan jendela - Gipsum - Pipa air - Closet jongkok - Wastafel - Kran air 29
- Pagar Jenis Proyek ( perumahan ) yang dikerjakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Perumahan Graha Indah Ciseureuh Purwakarta, yaitu : a. Periode : 2005 2006 b. Tipe Rumah : T. 29 / 60 sebanyak 61 unit T. 29 / 72 sebanyak 29 unit 2. Perumahan Graha Indah Pamulang Tanggerang, yaitu : a. Periode : 2005 2007 b. Tipe Rumah : T. 29 / 60 sebanyak 128 unit 3. Perumahan Graha Mutiara Pamulang Tanggerang, yaitu : a. Periode : 2006 2007 b. Tipe Rumah : T. 22 / 60 sebanyak 51 unit 4. Perumahan Graha Marina Purwakarta, yaitu : a. Periode : 2006 2009 b. Tipe Rumah : T. 29 / 60 sebanyak 65 unit T. 22 / 60 sebanyak 45 unit 5. Perumahan Graha Indah Pamulang 2 Tanggerang a. Periode : 2006 2009 b. Tipe Rumah : T. 22 / 60 sebanyak 194 unit 30
6. Perumahan Pesona Pamulang Tanggerang a. Periode : 2008 2009 b. Tipe Rumah : T. 36 / 78 sebanyak 44 unit T. 29 / 72 sebanyak 77 unit III.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Adapun garis wewenang dan tanggung jawab yang terdapat pada struktur organisasi PT Karyadinamika Graha Mandiri adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama - Menetapkan kebijakan umum perusahaan, strategi untuk mencapai tujuan dan mengawasi pelaksanaannya. - Memimpin perusahaan, mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan bidang operasional secara umum kedalam suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. 2. Wakil Direktur - Bertanggung jawab atas kegiatan operasional harian yang terjadi di perusahaan. - Mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manager dibawahnya, serta memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada direktur utama. 31
- Memberikan solusi atas hambatan-hambatan yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. 3. Manager Keuangan - Menerima, menyimpan dan membayar serta mencatat transaksi uang kas. - Mengotorisasikan pembayaran giro untuk berbagai macam pembelian material dan peralatan. - Memberikan pengarahan mengenai sistem anggaran, pengawasan akuntansi, administrasi. - Menerima dan mengecek laporan secara berkala dari accounting dan administrasi. Manager Keuangan membawahi : a. Accounting - Memeriksa semua kelengkapan data dan kebenaran data akuntansi atau laporan-laporan manajemen. - Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan, yang meliputi pembuatan laporan keuangan. - Memberikan laporan secara berkala kepada manager keuangan. b. Administrasi - Mengatur pembayaran gaji karyawan. - Pemotongan upah karyawan karena karyawan tidak masuk tanpa alasan. - Mengatur kas kecil perusahaan untuk keperluan lain-lain. 32
- Melaporkan pembayaran gaji kepada manajer keuangan. - Memberikan laporan secara berkala kepada manajer keuangan. - Menerima dan mengecek laporan penerimaan bahan material beserta surat jalan untuk dibuatkan tagihan. 4. Manager Pembelian - Menerima permintaan pembelian material dan peralatan dari bagian yang membutuhkan. - Mengecek dan mengidentifikasikan setiap kebutuhan material. - Meminta dan menerima daftar harga material dari masing-masing pemasok. - Melakukan proses pemilihan pemasok material. - Mengkoordinasikan pelaksanaan pembelian secara efektif, efisien, dan ekonomis. - Mengecek kualitas material yang diterima dengan kualitas material yang dipesan. 5. Manager Proyek - Mengkoordinasikan dan menyiapkan rencana proyek - Membuat surat perintah kerja ke bagian proyek. - Mengkoordinir dan memantau pelaksanaan proyek. - Bertanggung jawab secara langsung atas kemajuan proyek 33
Manager Proyek membawahi : a. Supervisor ( Pelaksana ) - Menerima dan mengecek material yang dikirim langsung dari pemasok ke lokasi proyek. - Menyimpan material dan mengkoordinasikan penggunaannya. - Menjaga agar material yang disimpan di lokasi proyek selalu dalam kondisi yang baik dan aman. - Menjaga keamanan dan pemeliharan peralatan-peralatan proyek. - Melakukan evaluasi terhadap kemajuan pekerjaan dibandingkan dengan standar yang ada. - Mengawasi secara langsung teknis pekerjaan di lapangan. b. Mandor Tugas dan tanggung jawabnya : - Mengawasi secara langsung tenaga kerja di lapangan - Bekerja sama dengan supervisor menetapkan jumlah pesanan material dan peralatan yang digunakan. 6. Manager Perencanaan ( Plant Manager ) - Merencanakan gambar-gambar dan membuat anggaran biaya konstruksi. - Merencanakan gambar-gambar kerja yang meliputi tenaga pelaksana yang mengawasi pekerjaan di lapangan. 34
7. Manager Marketing - Menentukan kebijakan penjualan kredit. - Membuat strategi pemasaran produk yang efektif. - Membuat target atau sasaran penjualan yang diharapkan. - Menginformasikan setiap keluhan-keluhan dari customer kepada wakil direktur. - Mengecek setiap transaksi penjualan yang terjadi dibandingkan dengan target penjualan yang diharapkan. Manager Marketing membawahi : Staff Marketing Tugas dan tanggung jawabnya : - Mempresentasikan kepada customer mengenai produk yang dihasilkan. - Menerima setiap keluhan-keluhan dari customer dan menyampaikannya kepada manager marketing. - Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada customer - Menerima order dari customer - Melakukan transaksi penjualan kredit. - Melaporkan transaksi penjualan secara berkala. 8. Personalia dan umum - Menangani urusan-urusan tenaga kerja yang berhubungan dengan departemen tenaga kerja, perburuhan. 35
- Menyiapkan data-data personil dari karyawan-karyawan yang bekerja. - Mengatur cuti karyawan III.4. Kebijakan dan Prosedur Pembelian Bahan Baku Sesuai dengan struktur organisasi di PT Karyadinamika Graha Mandiri, kegiatan pembelian bahan baku dilaksanakan oleh manager pembelian. Fungsi departemen pembelian yaitu merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dalam pembelian bahan material sesuai dengan sistem dan prosedur serta kebijakan umum yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Prosedur pembelian bahan material pada PT. Karyadinamika Graha Mandiri adalah sebagai berikut : a. Pelaksana proyek mengajukan permintaan pembelian material melalui telpon kepada fungsi pembelian. Permintaan pembelian tersebut dilakukan atas dasar persediaan yang telah mencapai titik minimum. b. Bagian pembelian kemudian meminta penawaran harga dari berbagai calon pemasok. c. Setelah menerima daftar penawaran harga dari pemasok, bagian pembelian mengidentifikasikan dan melakukan pemilihan pemasok yang dapat memberikan penawaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan, seperti harga yang lebih murah, kualitas yang lebih baik, jangka waktu pembayaran, serta bonafiditas pemasok. 36
d. Bagian pembelian kemudian melakukan pemesanan bahan baku berdasarkan pemasok yang dipilih dengan membuat surat order pembelian sebanyak empat rangkap. Surat order pembelian tersebut diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang lebih tinggi. Rangkap pertama diberikan ke pemasok, rangkap 2 diberikan ke bagian akuntansi, rangkap ketiga diberikan kepada supervisor lapangan, dan rangkap keempat diarsip sementara menurut nomor surat order pembelian. e. Setelah bahan baku tersebut sampai di gudang proyek, supervisor lapangan menerima barang dan surat jalan dari pemasok. Kemudian fisik barang dicocokkan dengan surat jalan dan surat order pembelian rangkap 3 mengenai spesifikasi produk yang dikirim. f. Jika telah sesuai dengan barang yang dipesan, maka supervisor menerima barang tersebut dan menandatangani surat jalan kemudian menyimpan barang di gudang proyek. Kemudian dibuatkan laporan penerimaan bahan baku sebanyak dua rangkap sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah sampai dan diterima di proyek. Supervisor juga mengarsip surat jalan. Laporan penerimaan bahan baku rangkap 1 diberikan seminggu sekali ke fungsi pembelian. Rangkap 2 diarsip sebagai kartu gudang. g. Setelah menerima laporan peneriman bahan baku rangkap 1 serta faktur dari pemasok, surat order pembelian yang diarsip sementara, kemudian dokumendokumen tersebut dicocokkan dan diperiksa ketepatannya oleh bagian pembelian. Jika telah sesuai surat order pembelian diarsip kembali. Laporan penerimaan bahan baku dan faktur diserahkan ke fungsi akuntansi. 37
h. Fungsi akuntansi ( utang ) memeriksa, mencocokkan, dan menghitung keakuratan antara dokumen yang diberikan oleh fungsi pembelian. Dokumen tersebut terdiri dari surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur. Jika telah sesuai, maka fungsi akuntansi membuat voucher sebanyak 2 rangkap. Atas dasar voucher tersebut kemudian dicatat kewajiban yang timbul atas transaksi pembelian. Voucher rangkap ke 2, surat order pembelian, laporan penerimaan barang diserahkan kepada fungsi akuntansi persediaan. Faktur dan voucher rangkap 1 diarsip sementara sebagai tagihan yang belum dibayar. i. Fungsi akuntansi persediaan mengecek ke 3 dokumen yang diberikan, kemudian meregister voucher tersebut ke kartu persediaan. Ketiga dokumen yang meliputi laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan voucher diarsip. 38
STRUKTUR ORGANISASI PT KARYADINAMIKA GRAHA MANDIRI DIREKTUR UTAMA Wakil Direktur MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER PERSONALIA KEUANGAN PEMBELIAN PROYEK PERENCANAAN MARKETING & UMUM Administrasi Accounting Supervisor Mandor Staff Marketing 39