1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Memastikan proses pelantikan kakitangan akademik dan bukan akademik Universiti dibuat secara cekap dan berkesan bagi menjamin pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Prosedur ini diguna pakai dalam urusan pelantikan kakitangan bertaraf tetap yang dilantik oleh Universiti Pendidikan Sultan Idris (). 3.0 RUJUKAN 4.0 DEFINISI 3.1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 dan Pindaan (2017). 3.2 Pekeliling Perkhidmatan. 3.3 Surat Pekeliling Perkhidmatan. 3.4 Perlembagaan - Statut Universiti Pendidikan Sultan Idris (Jawatankuasa Pemilih dan Pihak Berkuasa Melantik) 2013. BIL PERKARA DEFINISI 4.1 Perakuan Perjawatan (waran perjawatan) 4.2 Pelantikan Surat kelulusan perjawatan yang diperakukan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Kementerian Pengajian Tiinggi (KPT). Pelantikan ke dalam perkhidmatan awam oleh Ketua Perkhidmatan secara tetap termasuklah pelantikan kali pertama dan pelantikan seseorang pegawai yang sedang berkhidmat di dalam mana-mana skim perkhidmatan di. 4.3 Skim Perkhidmatan Dokumen rasmi yang mengandungi perbekalanperbekalan yang meliputi klasifikasi dan kumpulan perkhidmatan, tarikh kuat kuasa, struktur gred dan jadual gaji, syarat lantikan, tempoh percubaan, latihan, peperiksaan perkhidmatan/kursus induksi, pengesahan dalam perkhidmatan, latihan, pergerakan gaji tahunan, kursus dan peluang kenaikan pangkat, kenaikan pangkat secara lantikan dan lain-lain perbekalan yang boleh dipinda dari
2/6 4.4 4.5 4.6 Jawatankuasa Pemilih University Integrated Management System (UIMS) MyJob semasa ke semasa. Panel temu duga bagi maksud pelantikan tetap sesuatu jawatan yang berkenaan. Sistem bersepadu atas talian yang diguna pakai dalam urusan pentadbiran universiti. Sistem atas talian yang dibangunkan untuk permohonan jawatan yang diiklankan. 5.0 SINGKATAN BIL PERKARA SINGKATAN 5.1 Ketua Bahagian Sumber Manusia Ketua BSM 5.2 Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua PTj 5.3 Timbalan Pendaftar Kanan TPK 5.4 Penolong Pendaftar Kanan 5.5 Penolong Pegawai Tadbir PPT 5.6 Pembantu Tadbir (P/O) Kanan PTK 5.7 Pembantu Tadbir (P/O) 5.8 Bahagian Sumber Manusia BSM 5.9 Pusat Tanggungjawab PTj 5.10 Jabatan Perkhidmatan Awam JPA 5.11 University Integrated Management System UIMS 5.12 Anggaran Belanja Mengurus (Perjawatan) ABM (P) 5.13 MyJob MyJob
3/6 6.0 PROSEDUR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN 6.1 Menerima perakuan perjawatan dari Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). 6.2 Mengeluarkan iklan kekosongan jawatan berdasarkan waran yang diluluskan. Rujuk : Arahan Kerja Pengiklanan Jawatan Kosong /AK01 -Proses permohonan untuk jawatan lantikan adalah mengikut Garis Panduan Penggunaan Sistem Permohonan Jawatan Online. Rujuk : Garis Panduan Penggunaan Sistem Permohonan Jawatan Online /GP01 6.3 Memastikan perkara-perkara berikut dilakukan sebelum, semasa dan selepas temu duga dibuat:- i. Menetapkan tarikh temu duga bersama panel temu duga ii. Mengeluarkan surat lantikan kepada panel temu duga iii. Menyediakan bahan/borang/instrumen temu duga yang diperlukan untuk temu duga iv. Memastikan panel temu duga dan calon hadir pada tarikh, masa dan tempat yang telah ditetapkan. v. Menyediakan laporan temu duga untuk perakuan Universiti. Pendaftar/ Ketua BSM Ketua BSM TPK PPT PTK Waran Perjawatan Iklan Kekosongan jawatan. UIMS MyJob Borang Permohonan Perjawatan Online Permohonan jawatan Instrumen Temu duga Surat lantikan panel temu duga Surat panggilan temu duga
4/6 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Rujuk : Arahan Kerja Mengurus Temu duga /AK02 6.4 Mengeluarkan surat tawaran jawatan kepada calon yang berjaya di dalam temu duga dan calon yang tidak berjaya akan dimaklumkan status permohonan di dalam sistem MyJob. 6.5 Menerima kakitangan melapor diri pada setiap 1hb setiap bulan atau hari berikutnya jika 1hb adalah hari tidak bekerja. Menyediakan surat penempatan kepada kakitangan yang melaporkan diri bagi kakitangan bukan akademik. 6.6 6.6.1 Mewujudkan fail peribadi kakitangan. 6.6.2 Memasukkan dokumen berkaitan kakitangan baru iaitu permohonan/ resume, surat tawaran, laporan perakuan universiti, surat penempatan dan lain-lain maklumat yang berkenaan. TPK PPT PTK TPK PPT PTK Surat tawaran Dokumen lapor diri kakitangan baru. Surat penempatan Fail peribadi
5/6 7.0 REKOD BIL REKOD TEMPOH TEMPAT 7.1 Waran Perjawatan 5 Tahun Bilik Fail BSM 7.2 Permohonan Jawatan 5 Tahun Sistem permohonan jawatan online 7.3 Laporan Jawatankuasa Temu duga 5 Tahun Bilik Fail Perbadi 7.4 Surat Penerimaan Tawaran Jawatan 5 Tahun Bilik Fail Perbadi 7.5 Borang Perakuan Universiti Sebagai PBM 5 Tahun Bilik Fail Perbadi 8.0 LAMPIRAN Tiada
6/6 9.0 CARTA ALIR Mula Menerima waran dari KPT Mengiklankan jawatan kosong Memohon jawatan kosong Menerima dan memproses permohonan perjawatan Lulus Tidak Lulus **Permohonan gagal Memproses urusan pelantikan dan penawaran Melaksanakan temu duga Lulus Mewujudkan dan merekodkan maklumat ke dalam fail peribadi Simpanan/ Tidak berjaya **Makluman tidak berjaya (My Job) Tamat
7/6