UPSI/BEN/B/597 26 DISEMBER 2006 5 ZULHIJJAH 1427H Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Pendidikan Sultan Idris Tuan/Puan PEKELILING BENDAHARI BIL. 6/2006 GARIS PANDUAN PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI ASET/ INVENTORI 1. TUJUAN Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) mengenai garis panduan pemeriksaan dan verifikasi aset/ inventori Universiti. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Jabatan Audit Negara melalui auditannya ke atas pengurusan aset Universiti dalam tahun 2005 telah menyarankan agar UPSI melaksanakan verifikasi ke atas aset dan inventorinya. Selaras dengan saranan tersebut, jawatankuasa pemverifikasi perlu ditubuhkan oleh setiap pusat tanggungjawab bagi tujuan membuat pemeriksaan dan memastikan kewujudan aset/inventori di pusat tanggungjawab masing-masing. 3. PROSEDUR/TATACARA PELAKSANAAN 3.1 Ketua PTj perlu mewujudkan Jawatankuasa Pemverifikasi Aset/Inventori dengan keahlian sekurang-kurangnya tiga orang. Jawatankuasa ini akan bertanggungjawab untuk memeriksa dan mengesahkan aset/inventori sepertimana di dalam Senarai Daftar Aset/Inventori di PTj setiap dua (2) kali setahun. 3.2 Garis panduan lengkap ke atas pemeriksaan dan verifikasi aset/inventori adalah seperti di Lampiran A.
4. TARIKH BERKUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa dari tarikh ianya dikeluarkan. Diharap mendapat kerjasama semua ketua PTj untuk memaklumkan penguatkuasaan pekeliling ini kepada pegawai-pegawai di bawah tanggungjawab masing-masing. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Yang menjalankan tugas (KHADIJAH BT HAMDAN) Bendahari s.k. Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Pengantarabangsaan) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan, Pengkomersilan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Ketua, Unit Audit Dalam
GARIS PANDUAN PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI ASET/INVENTORI UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS 1.0 TAFSIRAN VERIFIKASI ASET/INVENTORI Verifikasi adalah satu tindakan untuk memeriksa rekod dan barang-barang yang terdapat di pusat tanggungjawab (PTj) dan dilakukan oleh pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan inventori. 2.0 OBJEKTIF VERIFIKASI ASET/INVENTORI 2.1 Mengesahkan ketepatan rekod-rekod 2.2 Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan pengurusan aset/inventori 2.3 Mengenalpasti barang-barang yang tidak boleh guna, rosak, usang dan sebagainya serta mengesyorkan tindakan-tindakan ke atas barang-barang berkenaan 2.4 Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan 2.5 Menentukan samada pengurusan barang-barang dijalankan dengan betul dan mendedahkan apa-apa kelemahan dalam sistem mengurus aset/inventori. 3.0 PERLANTIKAN JAWATANKUASA PEMVERIFIKASI 3.1 Ketua Jabatan perlu melantik minimum tiga (3) pegawai yang boleh menjalankan tanggungjawab sebagai pemverifikasi dan salah seorang perlulah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Pegawai yang dilantik seeloknya tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan inventori tersebut. 3.2 Sebarang pertukaran ahli jawatankuasa pemverifikasi hendaklah dimaklumkan ke Jabatan Bendahari dan Ketua Audit Dalam.
4.0 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMVERIFIKASI 4.1 Memeriksa dan mengesahkan aset/inventori sepertimana di dalam Senarai Daftar Aset/Inventori di PTj dua (2) kali setahun. 4.2 Memantau tahap pengurusan aset dan inventori di PTj 4.3 Menyediakan laporan verifikasi aset dan inventori dengan disokong butirbutir berikut:- a) Salinan pengesahan Senarai Daftar Aset/Inventori yang telah diperiksa dan disahkan/diperakui kewujudannya. b) Senarai aset yang tidak boleh digunakan atau rosak beserta syor-syor pemverifikasi aset bagi tiap-tiap barang. 5.0 PROSEDUR VERIFIKASI 5.1 Ketua PTj melantik minimum tiga (3) pegawai bagi setiap PTj dan perlantikan ini perlu dimaklumkan kepada pihak Unit Audit Dalam dan Unit Aset Jabatan Bendahari. (rujuk contoh di Lampiran 1-1 dan 1-2). 5.2 Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi yang dilantik perlu membuat verifikasi dua (2) kali setahun. 5.3 Sebelum verifikasi dijalankan, ahli jawatankuasa perlu membuat salinan Senarai Daftar Aset/Inventori (rujuk Lampiran 2) yang boleh diperolehi dari sistem IMS-FIS dan sertakan bersama Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori (rujuk Lampiran 3). 5.4 Ahli Jawatankuasa perlu membuat semakan aset/inventori yang terdapat di Senarai Daftar Aset dan di lokasi. 5.5 Jika aset/inventori tiada di lokasi, rosak atau tidak boleh digunakan lagi, ahli jawatankuasa perlu menyenaraikan aset/inventori tersebut dalam Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori. Sekiranya semua aset/inventori berada dalam keadaan baik, Jawatankuasa Verifikasi perlu juga mengesahkannya dalam Borang Laporan Verifkasi Aset dan Inventori. 5.6 Setelah pemeriksaan selesai, Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi perlu melengkapkan Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori dan perlu menandatangani/memperakukan borang tersebut.
5.7 Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori yang telah diperakui perlu diserahkan kepada Ketua PTj dan satu salinan perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari dalam tempoh 2 minggu dari tarikh verifikasi dibuat. (Unit Aset up: Cik Noor Hafizah Bt Abd Gani, ext 6336) 6.0 DOKUMEN YANG BERKAITAN 6.1 Surat perlantikan Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi (Lampiran 1-1) 6.2 Memo pemberitahuan perlantikan Jawatankuasa Pemverifikasi kepada Audit Dalam (Lampiran 1-2) 6.3 Senarai Daftar Aset/Inventori boleh diperolehi melalui sistem IMS - FIS (Lampiran 2) 6.4 Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori boleh dimuat turun daripada laman web Bendahari (Lampiran 3)
CARTA ALIR VERIFIKASI ASET DAN INVENTORI Ketua PTj melantik minimum 3 orang Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi (AJP) bagi membuat pengesahan aset dan inventori. Memberi salinan perlantikan kepada Ketua Audit Dalam dan Unit Aset, Jabatan Bendahari AJP perlu membuat salinan Senarai Daftar Aset dan sertakan bersama Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori. AJP perlu membuat semakan aset/inventori yang terdapat di Senarai Daftar Aset dan yang wujud dilokasi. Jika aset/inventori tiada di lokasi, tidak boleh digunakan lagi atau rosak, AJP perlu menyenaraikan aset/inventori tersebut dalam Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori. Sekiranya, semua aset/inventori dalam keadaan baik AJP perlu juga mengesahkan/memperakukan dalam Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori Setelah pemeriksaan selesai, AJP perlu melengkapkan Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori dan perlu menandatangani/memperakukan borang tersebut. Borang Laporan Verifikasi Aset dan Inventori yang telah diperakui perlu diserahkan kepada Ketua PTj dan satu salinan perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari (Unit Aset) dalam tempoh 2 minggu dari tarikh verifikasi dibuat.
Lampiran 1-1 Kepada : Daripada : Ketua PTj Rujukan Kami : Tarikh : Perlantikan Sebagai Jawatankuasa Pemverifikasi Aset Dan Inventori Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa tuan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi Aset dan Inventori bagi (sila nyatakan PTj) berkuatkuasa mulai (sila nyatakan tarikh) sehingga (sila nyatakan tarikh). 3. Sehubungan itu, tuan adalah bertanggungjawab untuk menjalankan tugas-tugas seperti berikut:- i) Memeriksa dan mengesahkan senarai daftar aset dan inventori di PTj berkenaan dua kali setahun. ii) Memantau tahap pengurusan aset dan inventori di PTj berkenaan. iii) Menyediakan laporan verifikasi aset dan inventori. 3. Adalah diharap dengan wujudnya jawatankuasa ini ianya dapat meningkatkan lagi tahap pengurusan aset dan inventori di Universiti. Sekian, terima kasih. (KETUA PTj) s.k Ketua Audit Dalam
Lampiran 1-2 Kepada : Ketua Audit Dalam (UP: Pn Noorul Azian Binti Mohd Razalli) Daripada : Ketua PTj Ruj. Kami : Tarikh : Penolong Bendahari (UP: Cik Noor Hafizah Binti Abd Gani) Perlantikan Jawatankuasa Pemeriksaan Dan Pemverifikasi Aset Dan Inventori Di (Sila nyatakan PTj) Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan bahawa satu jawatankuasa pemverifikasi aset/ inventori di (sila nyatakan PTj) telah ditubuhkan dan berkuatkuasa mulai (sila nyatakan tarikh) sehingga (sila nyatakan tarikh). Berikut adalah senarai jawatankuasa yang dilantik:- Nama Jawatan Jawatankuasa Ketua Pemverifikasi Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi Ahli Jawatankuasa Pemverifikasi 3. Turut dimaklumkan bahawa di antara tugas dan tanggungjawab jawatankuasa pemverifikasi ini adalah seperti berikut:- i) Memeriksa dan mengesahkan Senarai Daftar Aset dan Inventori di PTj dua kali setahun ii) Memantau tahap pengurusan aset dan inventori di PTj iii) Menyediakan laporan verifikasi aset dan inventori 1 /
-2-4. Adalah diharapkan dengan wujudnya jawatankuasa ini ianya dapat meningkatkan lagi tahap pengurusan aset dan inventori di jabatan ini. Sekian, terima kasih. (KETUA PTj)
Lampiran 3 UPSI/BEN/APK/97(APK-12) UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS LAPORAN VERIFIKASI ASET DAN INVENTORI Nama Pemilik : Lokasi : Tarikh : Bil. Senarai Aset/Inventori ID aset Alasan/Justifikasi Tindakan/Syor Ulasan Jawatankuasa Pemverifikasi : Adalah dengan ini disahkan bahawa semua aset dan inventori seperti di Senarai Daftar Aset telah diperiksa dan diperakukan. Tandatangan : Tandatangan : Nama Pemverifikasi : Nama Pemverifikasi : Jawatan : Jawatan : Tandatangan : Nama Pemverifikasi : Jawatan :
Contoh 1 Lokasi Yang Telah Diperiksa Tanpa Sebarang Kehilangan Atau Kerosakan UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS LAPORAN VERIFIKASI ASET DAN INVENTORI Nama Pemilik : Nazrul Azlan Bin Musa Lokasi : Bilik 2-2 Tarikh : 6/10/2006 Bil. Senarai Aset/Inventori ID aset Alasan/Justifikasi Tindakan/Syor Ulasan Jawatankuasa Pemverifikasi: Semua aset seperti disenarai daftar aset telah disahkan berada di lokasi ini dan berada dalam keadaan selamat dan baik. Adalah dengan ini disahkan bahawa semua aset dan inventori seperti di Senarai Daftar Aset telah diperiksa dan diperakukan. Tandatangan : x Tandatangan : x Nama Pemverifikasi :Wahidanoor Wahid Nama Pemverifikasi :Abu Bakar Ismail Jawatan :Penolong Bendahari Jawatan :Pemb. Akauntan Tandatangan : x Nama Pemverifikasi :Muhamad Nizam B. Abdul Hamid Jawatan :Penolong Akauntan
Contoh 2 Barang yang tiada dalam Senarai Daftar Aset dan rosak UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS LAPORAN VERIFIKASI ASET DAN INVENTORI Nama Pemilik : Nazrul Azlan Bin Musa Lokasi : Bilik 2-2 Tarikh : 6/10/2006 Bil. Senarai Aset/Inventori ID aset Alasan/Justifikasi Tindakan/Syor 1 Kerusi pelawat Tanpa lengan MBP 8B 003-2003121837- I00294 Tiada dilokasi/ Hilang Pihak pentadbiran perlu mencari barang tersebut. 2 Pedestal GF103 003-2002036- I00294 Rosak Pihak pentadbiran ambil tindakan Ulasan Jawatankuasa Pemverifikasi : Aset seperti disenarai daftar aset telah disahkan berada dilokasi walaubagaimanapun terdapat kerusi pelawat tiada dilokasi. Tindakan untuk mencari semula barang tersebut perlu diambil. Pedestal yang rosak perlu diambil tindakan untuk dibaiki. Adalah dengan ini disahkan bahawa semua aset dan inventori seperti di Senarai Daftar Aset telah diperiksa dan diperakukan. Tandatangan : x Tandatangan : x Nama Pemverifikasi :Wahidanoor Wahid Nama Pemverifikasi :Abu Bakar Ismail Jawatan :Penolong Bendahari Jawatan :Pemb. Akauntan Tandatangan : x Nama Pemverifikasi :Muhamad Nizam Bin Abdul Hamid Jawatan :Penolong Akauntan