S.O.P PENERIMAAN MAHASISWA BARU AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN 1. Memberikan panduan dalam pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru program Diploma III Akademi Farmasi IKIFA agar terlaksana secara transparan dan akuntabel 2. Menjamin program studi agar dapat memperoleh input calon mahasiswa yang bermutu. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses pendaftaran, seleksi melalui tes online dan kesehatan serta pemilihan kelas. C. DEFINISI 1. Calon Mahasiswa Program Diploma III Akademi Farmasi IKIFA adalah Warga Negara Indonesia atau Asing lulusan sekolah menengah atas (SMF/SMKF/SMK/SMA/Sederajat) yang memenuhi syarat untuk masuk atau pindah ke Akademi Farmasi IKIFA. 2. Calon mahasiswa pindahan dari Perguruan Tinggi (PT) lain adalah mahasiswa yang berasal dari PT lain yang mendaftar untuk pindah ke program pendidikan diploma III Akademi Farmasi IKIFA. 3. Mahasiswa baru Akademi Farmasi IKIFA adalah mahasiswa yang untuk pertama kali mengikuti pendidikan di Akademi Farmasi IKIFA 4. Registrasi awal adalah registrasi yang wajib dilakukan pada saat pertama kali mendaftar di Akademi Farmasi IKIFA. 5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) adalah panitia yang dibentuk oleh Akademi IKIFA untuk mengkoordinasikan proses administrasi dalam penerimaan mahasiswa baru. D. URAIAN PROSEDUR 1. Persiapan PMB a. BAU menerbitkan SK Direktur tentang Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB). b. Rapat Penerimaan Mahasiswa Baru.
2. Pelaksanaan PMB a. Calon mahasiswa yang memenuhi persyaratan dapat mendaftar ke BAU atau mendaftar secara online melalui website ikifa.ac.id. b. Calon mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan akan memperoleh Bukti Pendaftaran dengan membayar uang pendaftaran ke BAK sesuai dengan ketentuan dan yang bersangkutan berhak mengikuti Seleksi PMB. c. Calon mahasiswa mengikuti tes online melalui CBT. d. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS tes online dapat melanjutkan tes kesehatan dengan melakukan daftar ulang dan membayar tes kesehatan sesuai dengan ketentuan. e. Calon mahasiswa mengikuti tes kesehatan. f. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS Tes Kesehatan dan telah melakukan daftar ulang dinyatakan sebagai Mahasiswa Baru Akademi Farmasi IKIFA dan dapat menentukan pilihan kelas sesuai dengan ketentuan yang ada di Akademi Farmasi IKIFA. 3. Pelaporan PMB Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan PMB dilaporkan oleh Penanggung Jawab kepada Direktur. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur Penerimaan termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur). F. LAMPIRAN 1. Berita Acara Rapat PMB 2. SK Direktur tentang Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Form/Kwitansi Pendaftaran 4. Dokumentasi kegiatan PMB G. CATATAN -
H. BAGAN ALIR Bagan alir PMB Persiapan PMB Kegiatan BAU Wadir III Ket. SK Dir. Rapat PMB 1 2 Tentang PMB Pelaksanaan dan Pelaporan PMB Kegiatan MABA BAU BAK Wadir III Diektur Ket. Pendaftaran Calon MABA Pembayaran Uang Pendaftaran Calon MABA Tes Masuk Calon MABA 1 2 4 5 3 Bukti Pembayaran Pendaftaran Tes Online CBT (LULUS) Tes Kesehatan (LULUS) Daftar Ulang MABA 6 LPJ PMB 7 8 Dokumen LPJ PMB
S.O.P REGISTRASI MAHASISWA AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN Agar pelaksanaan kegiatan registrasi mahasiswa berjalan dengan baik, proses maupun produknya efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini merupakan panduan untuk pelaksanaan registrasi mahasiswa di lingkungan Akademi Farmasi IKIFA. C. DEFINISI 1. Registrasi Mahasiswa adalah pendaftaran mahasiswa pada awal semester untuk mengikuti semester berikutnya baik secara administrasi dan akademik. 2. LRS (Lembar Rencana Studi) adalah lembar yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh mahasiswa dalam satu semester dengan persetujuan PA. 3. KRS (Kartu Rencana Studi) adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh mahasiswa dalam satu semester dan sudah disetujui oleh PA. D. URAIAN PROSEDUR Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa 1. BAA menetapkan jadwal cetak KRS dan pengisian KRS mengulang. 2. BAU dengan melibatkan dosen PA menginformasikan jadwal pengisian dan cetak KRS kepada mahasiswa. 3. Mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan ke BAK. 4. BAK merekap data keuangan mahasiswa sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan kepada BAAK. 5. BAAK membuka akses cetak LRS dan KRS bagi mahasiswa yang sudah menyelesaikan administrasi keuangan dan membuka akses pengisian KRS mengulang bagi mahasiswa yang telah mendaftar dan melakukan pembayaran untuk SKS mengulang. 6. Mahasiswa yang telah menyelesaikan administrasi keuangan, dapat melakukan cetak LRS/mengisi KRS tambahan bagi mahasiswa yang mengulang melalui SIA. 7. LRS yang telah dicetak diserahkan kepada Dosen PA masing-masing. 8. Dosen PA wajib mengecek kembali LRS yang telah di cetak oleh mahasiswa 9. LRS yang telah disetujui, ditandatangani dan disimpan oleh dosen PA.
10. Apabila LRS telah ditandatangani oleh Dosen PA, maka mahasiswa dapat mencetak KRS. 11. Dosen PA berhak menghapus/mengedit KRS mengulang apabila terjadi ketidaksesuaian antara jumlah SKS yang diisi dengan yang didaftarkan oleh mahasiswa ke bagian BAK. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing masing pihak sesuai dengan uraian prosedur di bagian D. F. LAMPIRAN 1. LRS 2. Bukti Pembayaran 3. KRS 4. Jadwal Cetak KRS G. CATATAN -
H. BAGAN ALIR Bagan Alir Registrasi Mahasiswa Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Perbaikkan/ Ket. Pelaksanaan Peningkatan Jadwal Cetak KRS & Pengisian KRS BAA BAU Ulang Pembayaran Adm. Mhs Log book Mengulang Keuangan& Mengisi Log Bukti Book mengulang BAK Pembayaran Pembukaan Akses Isi LRS/KRS BAAK Pengisian LRS Mhs Diperiksa dan didokumentasik -an oleh PA PA T Y PA LRS Pencetakkan KRS KRS MHS Prodi
S.O.P PRESENSI ONLINE (e-presensi) AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN Sebagai pedoman dalam pelaksanaan perkuliahan di Akademi Farmasi IKIFA agar tercapai tujuan instruksional umum yang telah ditetapkan pada setiap mata kuliah. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku pada seluruh mata kuliah program diploma yang diasuh secara internal di Akademi Farmasi IKIFA. C. DEFINISI 1. Kuliah adalah kegiatan tatap muka terjadwal antara dosen dengan mahasiswa yang dilakukan selama 170 menit per sks. 2. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah ukuran yang digunakan untuk menyatakan besarnya beban penyelenggaraan pendidikan dan beban studi mahasiswa dalam satu semester, sekaligus sebagai pembombot tingkat keberhasilan mahasiswa dalam kegiatan akademik selama satu semester. 3. Surat penunjukan/penugasan adalah Surat Keputusan Direktur Akademi Farmasi IKIFA yang berisi penugasan kepada dosen untuk melaksanakan perkuliahan pada suatu mata kuliah. 4. Lembar Evaluasi Proses Belajar Mengajar adalah lembar isian yang dikeluarkan oleh Akfar IKIFA untuk diisi oleh mahasiswa peserta suatu mata kuliah yang meliputi penilaian terhadap mata kuliah dan penilaian terhadap dosen. 5. Presensi adalah daftar kehadiran Dosen dan Mahasiswa dalam pelaksanaan perkuliahan pada setiap mata kuliah. D. URAIAN PROSEDUR 1. Direktur menetapkan SK tentang Beban Kerja Dosen setiap semester. 2. BAA membuat jadwal perkuliahan. 3. BAU mengumumkan jadwal perkuliahan. 4. Mahasiswa merencanakan jadwal perkuliahan yang akan diikuti untuk 1 minggu kedepan,. 5. Mahasiswa dapat merubah pilihan kelas paling lambat 30 menit sebelum perkuliahan dimulai. 6. Dosen menginformasikan kehadirannya kepada BAU dan mengambil kartu perkuliahan.
7. Dosen yang berhalangan hadir, wajib memberikan materi atau tugas kepada mahasiswa melalui BAU. 8. BAU membukakan akses e-presensi atau menginformasikan materi/tugas yang diberikan dosen apabila dosen berhalangan hadir. 9. Dosen memastikan kehadiran mahasiswa melalui e-presensi paling lambat 15 menit sebelum perkuliahan berakhir melalui SIA IKIFA sesuai panduan e-presensi Dosen. 10. Ka. Prodi memonitoring dan mengevaluasi kehadiran dosen dan mahasiswa. 11. IT Support melakukan pengendalian. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur Penerimaan termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur). F. LAMPIRAN 1. Jadwal perkuliahan G. CATATAN 1. Presensi perkuliahan dapat dijadwalkan oleh mahasiswa untuk perkuliahan 1 minggu kedepan. 2. Perubahan/perpindahan kelas dapat dilakukan paling lambat 30 menit sebelum perkuliahan dimulai. 3. Dosen wajib mengkonfirmasi kehadiran mahasiswa paling lambat 15 menit sebelum perkuliahan selesai. 4. Mahasiswa yang sudah terdaftar di homebase / sudah mendaftar e-presensi pada kelas tertentu, akan tetapi tidak hadir tanpa keterangan maka dianggap tidak hadir dan tidak dapat mendaftar kembali di kelas lain hingga 1 minggu pertemuan mata kuliah yang bersangkutan selesai. 5. Presensi mahasiswa tetap terhitung kehadirannya apabila Dosen tidak hadir maksimal 2 kali tatap muka, dengan ketentuan Dosen memberikan tugas yang harus diselesaikan dan dikumpulkan oleh mahasiswa pada waktu yang sama sesuai dengan jadwal perkuliahan.
H. BAGAN ALIR Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pelaksanaan Pengendalian Perbaikkan/ Peningkatan Ket. Penetapan Beban Kerja Dosen (BKD) Direktur Pembuatan Jadwal Perkuliahan BAA Pengumuman Jadwal Perkuliahan Mahasiswa menetapkan kelas perkuliahan Menginformasikan kehadiran BAU Mhs Dosen Merencana kan 1 minggu kedepan Membuka akses e-presensi online / menginformasikan tugas Memastikan kehadiran mahasiswa BAU Dosen Maks 15 menit sebelum selesai Monitoring dan Evaluasi Kehadiran Dosen dan Mahasiswa Ka. Prodi IT Support
S.O.P PROSES PELAKSANAAN EVALUASI PEMBELAJARAN/UJIAN (UTS DAN UAS) AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN 1. Memberikan panduan bagi seluruh dosen dalam melaksanakan proses evaluasi pembelajaran/ujian bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA. 2. Memastikan bahwa pelaksanaan evaluasi pembelajaran dilaksanakan dan dikendalikan secara memadai. 3. Agar pelaksanaan kegiatan evaluasi pembelajaran bagi mahasiswa berjalan dengan efektif dan efisien baik proses maupun hasilnya sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini merupakan panduan untuk pelaksanaan pembelajaran teori, laboratorium dan praktik di lahan praktik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA. C. DEFINISI Proses Evaluasi Pembelajaran adalah dokumen akademik yang menjelaskan pokok kegiatan dosen dan mahasiswa dalam pelaksanaan evaluasi pembelajaran di kelas, laboratorium maupun di lahan praktik dalam mencapai sebuah kompetensi. D. URAIAN PROSEDUR 1. Persiapan Ujian a. BAA mengumumkan jadwal ujian dan jadwal pengawas ujian. b. BAU menyiapkan daftar hadir, daftar nilai, lembar jawaban, tata tertib ujian dan ruang ujian. c. Masing-masing dosen menyiapkan dan menyerahkan soal ujian yang akan digunakan dalam pelaksanaan ujian, 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan ujian berlangsung. d. BAU menggandakan soal ujian sesuai dengan jumlah mahasiswa. 2. Pelaksanaan Ujian a. Mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan ke BAK untuk dapat melakukan pencetakkan KPU secara online. b. BAK merekap administrasi keuangan mahasiswa dan melaporkannya ke BAAK. c. BAAK membukakan akses cetak KPU
d. Mahasiswa melakukan cetak KPU. 3. Pelaporan Ujian a. BAU mendistribusikan lembar jawaban mahasiswa kepada Dosen b. Dosen memeriksa hasil lembar jawaban ujian mahasiswa. c. Dosen melakukan penginputan nilai ujian maksimal 1 minggu setelah berkas diterima oleh Dosen yang bersangkutan E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur Proses Pelaksanaan Evaluasi Pembelajaran/Ujian (UTS dan UAS) termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur). F. LAMPIRAN 1. Blanko daftar hadir ujian. 2. Blanko daftar nilai. 3. Blanko lembar jawabanujian. 4. Tata Tertib Ujian. G. CATATAN 1. Mahasiswa wajib memiliki Kartu Peserta Ujian (KPU) 2. KPU dapat diunduh pada SIA IKIFA setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan 3. Lembar jawaban mahasiswa diditribusikan oleh BAU paling lambat 1 hari setelah mata kuliah diujikan 4. Penginputan nilai ujian mahasiswa paling lambat 1 minggu sejak Dosen yang bersangkutan menerima berkas lembar jawaban mahasiswa.
H. BAGAN ALIR Kegiatan Penetapan/ Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Perbaikkan/ Ket. persiapan Pelaksanaan Peningkatan Jadwal Ujian (UTS/UAS) BAA Menyerahkan Soal Ujian Dsn Persiapan perangkat ujian BAU Pembayaran Bukti Adm. Mhs Pembayaran Keuangan Merekap T Rekap Administrasi BAK Keuangan Keuangan Pembukaan Y Mahasiswa KPU Aksescetak KPU BAAK K Cetak KPU Mhs Pelaksanaan Ujian Mhs Perangkat Ujian Distribusi Lembar Lembar Jawaban BAU Jawaban Hasil Ujian Penilaian Hasil Ujian Dsn BAA Prodi
S.O.P UJIAN SUSULAN AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN Memberikan panduan dalam pelaksanaan Ujian Susulan di Akademi Farmasi IKIFA. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelayanan permohonan ijin ujian susulan mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA. C. DEFINISI Ujian susulan adalah prosedur yang memudahkan mahasiswa menjalani ujian UTS maupun UAS bila tidak bisa mengikuti ujian terjadwal karena kondisi tertentu yang diperbolehkan. D. URAIAN PROSEDUR 1. BAA mengumumkan jadwal pelaksanaan ujian susulan melalui BAU 2. Mahasiswa mengambil Log Book ujian susulan ke BAU dengan melampirkan surat keterangan yang menyatakan tidak bisa ikut ujian. 3. BAA merekap data mahasiswa yang mengikuti ujian susulan dan berkoordinasi dengan Ka. Prodi untuk menginformasikan ke dosen pengampu mata kuliah perihal jadwal pelaksanaan ujian susulan dan bentuk soal yang diujikan. 4. BAU menyiapkan absen ujian susulan, lembar jawaban susulan, dan menggandakan soal ujian susulan. 5. Mahasiswa melaksanakan ujian susulan sesuai jadwal yang ditetapkan. 6. BAU mendistribusikan lembar jawaban mahasiswa kepada dosen. 7. Dosen memeriksa hasil lembar jawaban mahasiswa. 8. Dosen melakukan penginputan nilai ujian susulan mahasiswa. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing masing pihak sesuai dengan uraian prosedur di bagian D.
F. LAMPIRAN 1. Log Book Ujian Susulan ; 2. Formulir Presensi Mahasiswa Ujian Susulan; dan 3. Lembar Jawaban Ujian. G. CATATAN -
H. BAGAN ALIR Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pelaksanaan Pengendalian Peningkatan Ket. Jadwal Pelaksanaan Ujian BAA BAU Susulan Pengisian Log Book Ujian MHS Susulan Menyerahkan soal ujian DOSEN susulan Persiapan perangkat BAU ujian susulan Pelaksanaan Ujian MHS Susulan Distribusi Lembar BAU Jawaban Penilaian dan penginputan nilai Dosen Ka. Prodi mahasiswa
S.O.P KULIAH SEMESTER PENDEK AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN Memberikan prosedur pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP) B. RUANG LINGKUP Prosedur ini merupakan panduan bagi mahasiswa untuk mengetahui tata cara pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP). C. DEFINISI Kuliah Semester Pendek adalah program perkuliahan yang bersifat remedial bagi mahasiswa yang memperoleh nilai C- dan D serta dilaksanakan di akhir semester. D. URAIAN PROSEDUR 1. BAA mengumumkan jadwal pendaftaran KSP melalui BAU. 2. Mahasiswa mendaftar dengan mengisi formulir ke BAU dengan melampirkan nilai akhir yang akan di SP kan. 3. Mahasiswa membawa formulir KSP ke Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapat arahan dan persetujuan mengikuti SP. 4. Mahasiswa membayar biaya KSP ke BAK sesuai dengan mata kuliah yang diambil. 5. Formulir KSP diserahkan ke BAA. 6. BAA merekap data mahasiswa yang mengikuti KSP dan berkoordinasi dengan Ka. Prodi untuk menetapkan dosen pengampu mata kuliah dan jadwal pelaksanaan KSP. 7. BAU membuat SK Direktur tentang Pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP). 8. KSP dilaksanakan sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku di Akademi Farmasi IKIFA. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN 1. Wadir I dan Tim membuat jadwal pendaftaran dan pelaksanaan KSP serta menentukan dosen pengampu mata kuliah KSP. 2. BAK merekap daftar nama mahasiswa yang mendaftar KSP serta membuatkan daftar hadir KSP.
F. LAMPIRAN 1. Jadwal Pendaftaran KSP. 2. SK Direktur tentang Pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP). 3. Log Book Pendaftaran KSP. 4. Formulir KSP. 5. Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa Pelaksanaan KSP. G. CATATAN -
12. BAGAN ALIR Bagan Alir Kuliah Semester Pendek (KSP) Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Perbaikkan/ Ket. Pelaksanaan Peningkatan Pengumuman Jadwal Pendaftaran KSP BAA BAU Pengisian KSP Form. Mhs Form & Log book KSP Pembayaran Bukti Biaya KSP dan Pembayaran memberikan bukti BAK pembayaran Pelaporan bukti pembayaran KSP Mhs Pembuatan SK, SK Direktur, jadwal dan perangkat KSP BAA jadwal KSP, perangkat KSP Presensi & Pelaksanaan KSP Mhs & Dsn Ka.Prodi BAA Prodi BAP
S.O.P PENCETAKKAN KHS MAHASISWA AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai prosedur penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa yang merupakan hasil proses pembelajaran. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini merupakan panduan untuk tata cara pencetakan dan penyerahan Kartu Hasil Studi (KHS) kepada mahasiswa. C. DEFINISI Kartu Hasil Studi (KHS) merupakan informasi tentang hasil studi mahasiswa pada setiap semester. D. URAIAN PROSEDUR 1. BAA menetapkan jadwal penginputan nilai dan cetak KHS. 2. BAU menginput presensi mahasiswa ke SIA IKIFA. 3. Dosen pengampu mata kuliah menginput nilai ke SIA IKIFA. 4. Mahasiswa dapat mencetak KHS pada SIA IKIFA secara online. 5. Mahasiswa menyerahkan salinan KHS kepada Dosen PA. 6. Dosen PA memonitor kemajuan belajar mahasiswa dan mendokumentasikan salinan KHS. 7. Perubahan nilai hanya dapat dilakukan oleh Dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing masing pihak sesuai dengan uraian prosedur di bagian D. F. LAMPIRAN 1. Jadwal 2. Nilai 3. Presensi 4. Bukti Pembayaran mahasiswa 5. Salinan KHS mahasiswa
G. CATATAN - H. BAGAN ALIR Bagan Alir Pencetakkan KHS Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Perbaikkan/ Ket. Pelaksanaan Peningkatan Pengumuman Jadwal input nilai dan cetak KHS BAA Penginputan Presensi Presensi BAU Perkuliahan Perkuliahan Penginputan Nilai Mahasiswa Dsn T Nilai Mahasiswa Akses cetak KHS PA Cetak KHS Mhs Y KHS Lapor Salinan Salinan KHS KHS PA Prodi
S.O.P PEMBAYARAN SPP PERKULIAHAN AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai prosedur pembayaran SPP perkuliahan. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini merupakan panduan untuk tata cara pembayaran SPP perkuliahan oleh mahasiswa. C. DEFINISI Pembayaran SPP Perkuliahan merupakan kewajiban mahasiswa yang harus dilaksanakan setiap semester untuk keberlangsungan perkuliahan. D. URAIAN PROSEDUR 1. Mahasiswa mengisi formulir bukti pembayaran yang disediakan oleh BAK. 2. Mahasiswa membayar SPP sesuai ketentuan. 3. Mahasiswa mendapatkan formulir bukti pembayaran yang asli dan lembar copy bukti pembayaran diberikan kepada BAK. 4. BAK merekap bukti pembayaran mahasiswa dan mencatatnya di kartu bayaran. 5. BAK melaporkan hasil rekap pembayaran SPP mahasiswa ke Bendahara. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing masing pihak sesuai dengan uraian prosedur di bagian D F. LAMPIRAN 1. Bukti Pembayaran mahasiswa 2. Kartu Bayaran G. CATATAN -
H. BAGAN ALIR Bagan Alir Pembayaran SPP Perkuliahan Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Perbaikkan/ Ket. Pelaksanaan Peningkatan Form.Bukti Pembayaran BAK Pembayaran SPP MHS Rekap Bukti Pembayaran BAK Pelaporan Pembayaran SPP Bend. W. II
S.O.P KEGIATAN WISUDA AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN 1. Untuk memberikan jaminan bahwa proses kegiatan wisuda, pelantikan, dan angkat sumpah lulusan dilaksanakan dan dikendalikan secara memadai dan sesuai dengan persyaratan yang ada. 2. Agar pelaksanaan wisuda, pelantikan, dan angkat sumpah lulusan dilaksanakan efektif, efisien dan terkendali. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini memberikan panduan untuk melaksanakan kegiatan Wisuda, Pelantikan dan Angkat Sumpah bagi lulusan di Akademi Farmasi IKIFA. C. DEFINISI Wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan Akademi Farmasi IKIFA merupakan bagian kegiatan penyelenggaraan pendidikan yang diselenggarakan oleh Akademi Farmasi IKIFA dengan tujuan memberikan pengabsahan bahwa yang bersangkutan telah menyelesaikan program pendidikannya. D. URAIAN PROSEDUR 1. Wadir III mengusulkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah. 2. Wadir III memimpin rapat persiapan. 3. Wadir III mengusulkan waktu dan tempat pelaksanaan wisuda,pelantikan dan angkat sumpah. 4. Direktur mengesahkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan melalui penetapan surat keputusan direktur. 5. Direktur menyetujui tempat dan waktu pelaksanaan wisuda. 6. BAU menyiapkan Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan berprestasi) 7. BAU membuat surat-surat yang diperlukan. 8. Direktur menandatangani surat-surat keluar berkaitan dengan kegiatan wisuda, pelantikan dan angkat sumpah. 9. Staf. BAU menyiapkan buku wisuda. 10. Wadir III memantau kegiatan panitia pelaksana wisuda,pelantikan dan angkat sumpah.
11. Direktur memimpin sidang senat terbuka dan melakukan prosesi wisuda. 12. Direktur menyampaikan laporan pendidikan. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN 1. Direktur a. Mengesahkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan melalui penetapan surat keputusan direktur. b. Menyetujui tempat dan waktu pelaksanaan wisuda. c. Menandatangani surat-surat keluar berkaitan dengan kegiatan wisuda, pelantikan dan angkat sumpah. d. Memimpin sidang senat terbuka dan melakukan prosesi wisuda. e. Menyampaikan laporan pendidikan. 2. Wadir III a. Mengusulkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah. b. Memimpin rapat persiapan. c. Mengusulkan waktu dan tempat pelaksanaan wisuda, pelantikan dan angkat sumpah. d. Memantau kegiatan panitia pelaksana wisuda, pelantikan dan angkat sumpah. 3. BAU a. Menyiapkan Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan berprestasi). b. Membuat surat-surat yang diperlukan. c. Menyiapkan buku wisuda. F. LAMPIRAN 1. Surat Keluar Kegiatan Wisuda. 2. Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan berprestasi). 3. Buku Wisuda.
G. CATATAN - H. BAGAN ALIR Bagan Alir Kegiatan Wisuda Mahasiswa Pelaksanaan Wisuda BAK Direktur Mulai Pelaksanaan Wisuda, Pelatikan dan Angkat Sumpah Rapat Evaluasi Pelakasanaan Wisuda Pengumpulan Data Wisudawan dari Draf Laporan Peyusunan Laporan Kegiatan Pemeriksaan identitas wisudawan Data Identitas Alumni Selesai
S.O.P PELAYANAN CUTI AKADEMIK AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. TUJUAN 1. Memberikan panduan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA. 2. Agar pelaksanaan kegiatan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa berjalan dengan efektif dan efisien baik proses maupun produknya yang sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan. B. RUANG LINGKUP Prosedur ini merupakan panduan dalam pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA. C. DEFINISI Cuti Akademik adalah tidak mengikuti kegiatan akademik karena alasan tertentu, dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ijin yang diberikan. D. URAIAN PROSEDUR 1. Mahasiswa mengambil form cuti akademik di BAU. 2. BAU memberikan formulir permohonan cuti akademik kepada mahasiswa. 3. Mahasiswa mengisi formulir cuti akademik dan meminta persetujuan PA. 4. Mahasiswa membayar biaya cuti akademik ke BAK. 5. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran dan form cuti akademik ke BAA. 6. BAA melaporkan kepada Ka.Prodi dan Wakil Direktur I terkait permohonan cuti mahasiswa. 7. Ka. Prodi dan Wakil Direktur I menandatangani form cuti akademik mahasiswa. 8. BAA memproses status cuti akademik mahasiswa ke PDPT. E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN 1. BAA a. Membuat formulir permohonan cuti akademik. b. Memeriksa kelengkapan persyaratan cuti akademik mahasiswa. c. Mendokumentasikan surat cuti akademik mahasiswa.
2. Pembimbing Akademik Mengetahui surat permohonan cuti akademik mahasiswa bimbingannya. 3. Wakil Direktur II Mengetahui dan memeriksa surat permohonan cuti akademik mahasiswa. 4. Wakil Direktur I Mengesahkan surat permohonan cuti akademik mahasiswa. F. LAMPIRAN Formulir permohonan cuti akademik G. CATATAN -
H. BAGAN ALIR Bagan Alir Cuti Akademik Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Perbaikkan/ Ket. Pelaksanaan Peningkatan Persyaratan & Prosedur Cuti Akademik Prodi Pengisian Form. Form Cuti Cuti MHS T Akademik Persetujuan PA PA Pembayaran Biaya Cuti ke BAK MHS Y Kwitansi Pembayaran Pelaporan dan pengarsipan dokumen cuti BAA Menandatangani Form Cuti Mahasiswa W.I & Ka.Prodi Pelaporan PDPT Form Cuti dan pengarsipan BAA BAA Prodi Akademik