BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang JNB Bintaro merupakan salah satu Metro-NOC yang dimiliki PT XL Axiata. NOC merupakan suatu tempat yang dimiliki oleh operator seperti XL untuk menjalankan fungsi dan peran sebagai data center. Di dalam NOC inilah bekerja ribuan perangkat infrastruktur jaringan yang mendukung core business operator sebagai penyedia layanan telekomunikasi. JNB Bintaro tergolong Metro-NOC karena beroperasi di wilayah ibukota Jakarta. Terletak di Kawasan CBD Bintaro Sektor 7, Ciputat, Banten, XL JNB Bintaro merupakan satu dari dua NOC bersama XL JNB Cibitung yang bertanggung jawab atas interkoneksi dari ibukota ke seluruh wilayah lainnya yang tersebar di penjuru Indonesia. Untuk memastikan kegiatan operasional di JNB Bintaro berjalan sebagaimana mestinya, pihak manajemen perusahaan XL Axiata membentuk sebuah tim bernama Inbuilding. Tim Inbuilding yang terdiri dari sepuluh orang pegawai dan seorang manajer memiliki tugas untuk melakukan pengawasan dan pengelolaan terhadap seluruh perangkat yang ada di JNB Bintaro. Dengan jumlah perangkat yang mencapai ribuan, seluruhnya menjadi tugas dari tim Inbuilding untuk dikelola dan diawasi selama 24 jam penuh, dengan kata lain tugas dari tim Inbuilding adalah siaga secara realtime dalam melakukan manajemen dan monitoring seluruh perangkat infrastruktur jaringan yang ada di JNB Bintaro. Semuanya dilakukan demi memitigasi setiap resiko yang berpotensi memicu gangguan operasional data center yang berdampak kerugian finansial setiap detiknya. Dalam kegiatan operasional di XL JNB Bintaro, tim Inbuilding mendapat beberapa permasalahan dalam menjalankan tugasnya bahkan tidak jarang risiko yang terjadi menghasilkan dampak yang besar bagi perusahaan. Seluruh permasalahan yang terjadi merupakan hasil observasi langsung pada XL JNB Bintaro disertai dengan tinjauan kuantitatif berupa insiden yang terjadi selama observasi berlangsung. Berbagai hal tersebut akan menjadi tantangan yang akan dibuatkan solusinya sehingga dapat memperbaiki XL JNB Bintaro ke depannya. 1

2 Pertama, setiap harinya vendor akan membutuhkan usaha lebih untuk memastikan lokasi dan kondisi terakhir perangkat terutama apabila ada perubahan personil vendor maupun perubahan perangkat yang harus dikerjakan. Dampak berikutnya adalah hal yang paling tidak diinginkan untuk terjadi karena menimbulkan resiko kerugian yang paling besar yakni kegagalan operasi perangkat (hardware failure). Salah satu kejadian yang sempat dialami yakni kegagalan akibat vendor salah mencabut port yang bukan menjadi tujuannya dalam waktu yang cukup lama hingga menimbulkan kerugian yang ditaksir mencapai 2 miliar Rupiah sampai menyebabkan seorang VP (Vice President) pun turun ke lapangan melihat eskalasi untuk resiko sebesar ini begitu cepat. Akibat berikutnya waktu penangangan yang masih kurang baik mengingat belum adanya sistem informasi yang mendukung pekerjaan tim Inbuilding. Kemudian deliverables terkait informasi perangkat menjadi sangat sedikit mengingat dokumentasinya pun tidak bisa diharapkan sama sekali. Hal ini juga berakibat pada proses stock opname maupun kegiatan audit terkait perangkat yang ada di JNB Bintaro. Pada akhirnya, dalam setiap periode yang berjalan tidak ada informasi atau pengetahuan yang berharga untuk keperluan manajerial padahal isu strategis terkait pengambilan keputusan sudah menjadi hal yang krusial di masa sekarang. Sebagai isu tambahan yang tidak kalah penting adalah aspek kepatuhan terhadap pedoman keamanan TI (ISO series) dan data center (TIA 942) dimana merupakan standar bagi seluruh data center termasuk XL JNB Bintaro. Dalam salah satu klausulnya secara eksplisit dijelaskan bahwa keamanan dan integritas data pada seluruh sistem informasi yang ada harus terjamin dengan baik. Beberapa hal terkait isu tersebut adalah pembagian wewenang yang baik (segregation of duties), pelaporan insiden, pengamanan data maupun informasi yang beredar, dan sebagainya. Isu tersebut merupakan bagian dari klausul yang masih belum terpenuhi oleh pihak Inbuilding XL JNB Bintaro. Pada akhirnya isu ini menjadi salah satu pertimbangan yang harus ditambahkan kedalam solusi yang diberikan terhadap permasalahan yang ada pada XL JNB Bintaro. 2

3 Berbagai temuan diatas muncul dari kondisi eksisting pada JNB Bintaro sendiri yang belum bisa mengakomodasi proses bisnisnya dengan optimal. Untuk dukungan teknologi informasinya pun sangat terbatas dalam membantu kegiatan operasional JNB Bintaro dimana tercatat beberapa sistem informasi serta teknologi pendukung yang lebih condong kearah pengamanan perangkat sedangkan tidak ada sama sekali yang membantu kegiatan operasional data center itu sendiri. Ada sistem informasi alarm (notifikasi) yang memonitor secara realtime via IP dan hostname perangkat apabila terjadi perubahan kondisi yang abnormal (power down/no respond/overheat) sehingga respon terhadap masalah bisa cepat tanggap, sayangnya sistem tersebut tidak memberikan lokasi persis perangkat tersebut diantara ribuan perangkat lainnya yang beroperasi. Kemudian ada sistem informasi vendor log book yang berfungsi mendokumentasikan kegiatan vendor di dalam ruang data center. Vendor harus mengisikan setiap aktivitasnya guna dijadikan bukti apabila terjadi masalah yang disebabkan dari aktivitas vendor. Di luar kedua sistem informasi tersebut kebanyakan adalah teknologi yang digunakan mengacu standar TIA942 yang menjadi base practice untuk pembangunan data center. Sedangkan terkait pengelolaan perangkat infrastruktur jaringan sendiri masih berupa spreadsheet yang ditampilkan pada Gambar I.1 di bawah berisi entri data perangkat yang dijadikan dokumentasi satu-satunya, terlebih sifat dari spreadsheet yang begitu terbuka sehingga rentan dengan korupsi data maupun disintegrasi di dalamnya tanpa ada keterangan jelas siapa dan kegiatan apa yang telah dilakukan terhadap data sama sekali tidak bisa ditelusuri. Selain itu, ribuan entri tersebut cukup membuat masalah tersendiri untuk pengelolaannya karena semua ditampilkan secara sekaligus. Dengan kata lain bisa disimpulkan teknologi informasi yang diterapkan masih memiliki kekurangan besar karena belum adanya sistem informasi yang membantu kegiatan operasional tim Inbuilding dalam mengelola data center di XL JNB Bintaro. 3

4 Gambar I.1. Tampilan Spreadsheet Data Perangkat pada XL JNB Bintaro Oleh sebab itu, tim Inbuilding JNB Bintaro mengharapkan kehadiran suatu sistem informasi yang dapat memberikan pengaruh yang signifikan untuk membantu dan mempermudah tugas tim Inbuilding dalam melakukan kegiatan operasional terkait seluruh perangkat infrastruktur jaringan yang ada di XL JNB Bintaro sehingga berbagai masalah yang ada mampu ditangani dengan lebih cepat tanggap, mampu memitigasi risiko dengan lebih baik, serta kerugian baik materil maupun inmateril dapat ditekan seminimal mungkin. Aspek yang ingin diberikan sistem informasi ini nantinya antara lain kemudahan dari sisi pengoperasian dimana memberikan user experience dan interface yang menarik dan bersahabat. Selain itu juga mampu mempercepat segala pekerjaan tim Inbuilding sehingga mampu meningkatkan produktivitas dan performansi tim Inbuilding dalam bertugas. Terakhir, aspek keamanan pun menjadi isu yang tidak kalah pentingnya dalam menjaga kerahasiaan dan integritas data perangkat sehingga teruji kebenarannya dan dapat dijadikan referensi yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan di tingkat manajerial. Sistem informasi ini nantinya akan dikembangkan dengan metode Scrum. Scrum merupakan metodologi pengembangan perangkat lunak berdasarkan prinsip agile, yakni berfokus pada kemampuan adaptasi (adaptif) dan tuntutan waktu (deadline). Salah satu kelebihan utama dari Scrum adalah metode ini sangat komunikatif dimana baik user maupun developer terlibat aktif dalam 4

5 pembangunan sistem karena pengembangan sistem dilakukan dengan pendekatan tingkat tinggi baik dari sisi konsep maupun teknis. Dengan mempertimbangkan kondisi di XL JNB Bintaro yang menuntut sistem informasi harus diterapkan secepat mungkin dengan risiko kegagalan minimal, metode Scrum dipilih sebagai metode pengembangan yang paling baik mengingat sifatnya yang adaptif serta ditujukan untuk jangka waktu yang sangat singkat yakni satu hingga dua bulan. Pemilihan metode Scrum ini diperkuat tabel I.2 berisi perbandingan Scrum dengan metode lainnya yang dikemukakan oleh Ken Schwaber (2009). Tabel I.1. Perbandingan Metode Pengembangan Perangkat Lunak Defined processes Final product Project cost Completion date Waterfall Spiral Iterative Scrum Required Required Required Planning & Closure only Determined Determined Set during Set during during during project project planning planning Determined Partially Set during Set during during variable project project planning Determined Partially Set during Set during during variable project project planning Responsiveness Planning only Planning At end of Throughout to environment primarily each iteration Team flexibility, Limited- Limited- Limited- Unlimited creativity cookbook cookbook cookbook during approach approach approach iterations Knowledge Training prior Training prior Training Teamwork transfer to project to project prior to during project project Probability of success Low Medium low Medium High sumber: Ken Schwaber, Scrum Development Process, Burlington, 2009, hal.11 5

6 I.2 Perumusan Masalah Rumusan masalah dari tugas akhir ini adalah: 1. bagaimana merancang dan menerapkan sistem informasi manajemen operasional data center dengan metode Scrum software development untuk pengelolaan perangkat infrastruktur jaringan yang lebih mudah, cepat, dan aman pada XL JNB Bintaro? 2. Bagaimana sistem tersebut mampu menghasilkan tingkatan informasi hingga ke level manajerial yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan? I.3 Tujuan Penelitian Tujuan umum dari tugas akhir ini adalah: 1. membangun dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen operasional data center dengan metode Scrum software development untuk pengelolaan perangkat infrastruktur jaringan yang lebih mudah, cepat, dan aman pada XL JNB Bintaro, 2. menghadirkan tingkatan informasi yang lebih tinggi dari sekedar operasional yakni pada level manajerial yang dibutuhkan bagi manajer. I.4 Manfaat Penelitian Manfaat dari tugas akhir ini adalah: 1. memudahkan tugas tim Inbuilding dalam mengelola dan mengawasi seluruh perangkat infrastruktur jaringan yang bekerja di lingkungan XL JNB Bintaro. 2. Mempercepat pencarian lokasi perangkat infrastruktur jaringan pada ruang data center XL JNB Bintaro yang berguna baik pihak internal maupun pihak eksternal seperti vendor maupun auditor. 3. Memudahkan pencarian data (spesifikasi, status, dan keterangan) dari berbagai perangkat infrastruktur jaringan yang bekerja di lingkungan XL JNB Bintaro. 4. Memberikan solusi dokumentasi yang jauh lebih lengkap dari sebelumnya. 5. Memastikan keamanan dan integritas data perangkat sehingga lebih dapat dipercaya dan diandalkan. 6

7 6. Memberikan informasi level manajerial yang berguna bagi pengambilan keputusan di tingkat manajerial. I.5 Batasan Masalah Batasan masalah dari tugas akhir ini adalah: 1. sistem informasi ini hanya mengelola dan mengawasi perangkat infrastruktur jaringan pada tingkatan primer, yakni perangkat yang dikelola secara langsung dengan batasan ruang data center, tidak termasuk perangkat infrastruktur lain seperti jaringan penghubung, atau berbagai perangkat eksternal yang terhubung pada XL JNB Bintaro namun berada diluar ruang data center yang sifatnya sekunder, 2. sistem ini tidak memiliki akses terhadap perangkat maupun memberikan informasi sekecil apapun mengenai data yang tersimpan di dalam perangkat semisal data pelanggan dan sejenisnya, 3. fokus tugas akhir ini berada pada pengembangan sistem informasi yang dibuat sebagai solusi permasalahan yang ada sehingga tingkat kepuasan dinilai secara kualitatif dan tidak ada analisis secara kuantitatif mengenai sejauh mana perbaikan dan kemajuan yang bisa diberikan, 4. kebutuhan sistem mencakup user interface, fungsionalitas, tools, dan sebagainya ditentukan sepenuhnya oleh pihak perusahaan dalam hal ini tim Inbuilding XL Jakarta Network Building Bintaro, 5. sistem ini tidak terintegrasi dengan sistem alarm (notifikasi), sistem vendor log book, maupun sistem informasi lainnya yang dimiliki PT XL Axiata, Tbk. 7