Komunikasi Organisasi

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN Komunikasi Organisasi Budaya Organisasi Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Fakultas Ilmu Komunikasi Public Relations Drs.Gufroni Sakaril, MM Abstract Mempelajari budaya organisasi meliputi: organisasi sebagai budaya, konsep budaya organisasi, budaya organisasi dan public relations Kompetensi Mahasiswa memiliki pengetahuan dan pemahaman tentang berbagai pandangan dan perkembangan teori budaya, serta berbagai implikasinya 131

2 Pengantar Pembahasan dalam modul ini berisi uraian tentang organisasi sebagai budaya, konsep budaya organisasi, dan budaya organisasi dan PR. Pendekatan Organisasi sebagai Kultur Dikemukakan oleh Michael Paconowsky dan Nock o Donnel Trujillo yang memandang organisasi sebagai suatu kultur, dalam arti bahwa komunikasi organisasi merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya. Menurut Pacanowsky dan Trujillo ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu: a) Ritual yaitu merupakan bentuk penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktuvutas yang dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin. Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting karena secara tetap akan memperbarui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan. b) Hasrat yaitu bagaimana para karyawan dapat mengubah pekerjaan-pekerjaan rutin dan membosankan menjadi menarik dan merangsang minat. Cara yang biasa digunakan adalah dengan penuturan pengalaman pribadi, rekan sekerja ataupun pengalaman yang diorganisasi ataupun perusahaan tempat ia bekerja. c) Sosialitas yaitu bentuk penampilan yang memperkuat suatu pengertian bersama mengeni kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi, seperti kata susila dan sopan santun. Aspek lain dari sosialitas adalah privacy, yaitu penampilan sosialitas yang dikomunikasikan dengan penuh perasaan dan bersifat sangat pribadi seperti pengakuan, memberi nasihat dan penyampaian kritik. d) Politik organisasi yaitu merupakan bentuk penampilan yang menciptakan dan memperkuat minat terhadap kekuasaan dan pengaruh, seperti memperlihatkan kakuatan diri, kekuatan untuk mengadakan proses tawar menawar (bargaining power) dan sebagainya. e) Enkulturasi yaitu proses mengajarkan budaya kepada para anggota organisasi. Contoh bentuk penampilan ini adalah learning theropes yang terdiri dari uruturutan penampilan ketika orang mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengerjakan sesuatu. 132

3 Konsep Budaya Organisasi Budaya organisasi itu didasarkan pada suatu konsep bangunan pada tiga tingkatan, yaitu: Tingkatan Asumsi Dasar (Basic Assumption), kemudian Tingkatan Nilai (Value), dan Tingkatan Artifact yaitu sesuatu yang ditinggalkan. Tingkatan asumsi dasar itu merupakan hubungan manusia dengan apa yang ada di lingkungannya, alam, tumbuh-tumbuhan, binatang, manusia, hubungan itu sendiri, dan hal ini, asumsi dasar bisa diartikan suatu philosophy, keyakinan, yaitu suatu yang tidak bisa dilihat oleh mata tapi ditanggung bahwa itu ada. Tingkatan yang berikutnya Value, Value itu dalam hubungannya dengan perbuatan atau tingkah laku, untuk itu, value itu bisa diukur (ditest) dengan adanya perubahanperubahan atau dengan melalui konsensus sosial. Sedangkan artifact adalah sesuatu yang bisa dilihat tetapi sulit untuk ditirukan, bisa dalam bentuk tehnologi, seni, atau sesuatu yang bisa didengar (Schein, 1991: 14). Budaya organisasi merupakan bentuk keyakinan, nilai, cara yang bisa dipelajari untuk mengatasi dan hidup dalam organisasi, budaya organisasi itu cenderung untuk diwujudkan oleh anggota organisasi (Brown, 1998: 34). Robbins, (2003: 525) menjelaskan bahwa budaya organisasi itu merupakan suatu system nilai yang dipegang dan dilakukan oleh anggota organisasi, sehingga hal yang sedemikian tersebut bisa membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lainnya. Sistem nilai tersebut dibangun oleh 7 karakteristik sebagai sari (essence) dari budaya organisasi, 7 karakteristik adalah: 1. Inovasi dan pengambilan risiko (Innovation and risk taking). Tingkatan dimana para karyawan terdorong untuk berinovasi dan mengambil risiko. 2. Perhatian yang rinci (Attention to detail). Suatu tingkatan dimana para karyawan diharapkan memperlihatkan kecermatan (precision), analisis dan perhatian kepada rincian. 3. Orientasi hasil (Outcome orientation). Tingkatan dimana manajemen memusatkan perhatian pada hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil. 4. Orientasi pada manusia (People orientation). Suatu tingkatan dimana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil hasil pada orang orang anggota organisasi itu. 5. Orientasi tim (Team orientation). Suatu tingkatan dimana kegiatan kerja diorganisir di sekitar tim tim, bukannya individu individu. 6. Keagresifan (Aggressiveness). Suatu tingkatan dimana orang orang (anggota organisasi) itu memiliki sifat agresif dan kompetitif dan bukannya santai santai. 133

4 7. Stabilitas (Stability). Suatu tingkatan dimana kegiatan organisasi menekankan di pertahankannya status quo daripada pertumbuhan. Realitas (dan budaya) organisasi juga sebagiannya ditentukan oleh simbol-simbol. simbol merupakan representasi untuk makna. Anggota-anggota organisasi menciptakan, menggunakan dan menginterpretasikan simbol setiap hari. Simbol-simbol ini, karenanya, sangat penting bagi budaya perusahaan. Simbol-simbol mencakup komunikasi verbal dan nonverbal di dalam organisasi. Sering kali, simbol-simbol ini mengomunikasikan nilai-nilai organisasi. Simbol dapat berupa slogan yang memiliki makna. Contohnya, perusahaanperusahaan memiliki slogan di masa lalu maupun di masa kini yang menyimbolkan nilainilai mereka, termasuk Motorola ("Intelligence Everywhere"), The New York Times ("AH News That's Fit to Print"), dan Disneyland ("The Happiest Place on Earth"). Sejauh mana simbolsimbol ini efektif bergantung tidak hanya pada media tetapi pada bagaimana karyawan perusahaan mempraktikkannya. Misalnya, keyakinan Disneyland bahwa ia adalah tempat paling bahagia di seluruh dunia akan menjadi aneh jika karyawannya tidak tersenyum, atau apabila mereka kasar dan tidak sopan. Simbol-simbol Budaya Organisasi Katagori Umum Simbol Fisik Simbol Perilaku Simbol Verbal Tipe/Contoh Spesifik seni/desain/logo bangunan/dekorasi pakaian/penampilan benda material upacara/ritual tradisi/kebiasaan penghargaan/hukuman anekdot/lelucon/jargon/nama/nam sebutan penjelasan kisah/mitos/sejarah metafora Pacanowsky dan O'Donnell Trujillo (1982) menyatakan bahwa anggota organisasi melakukan performa komunikasi tertentu yang berakibat pada munculnya budaya organisasi yang unik. Performa (performance) adalah metafora yang menggambarkan proses simbolik dari pemahaman akan perilaku manusia dalam sebuah organisasi. Performa 134

5 organisasi sering kali memiliki unsur teatrikal, di mana baik supervisor maupun karyawan memilih untuk mengambil peranan atau bagian tertentu dalam organisasi mereka. Tabel Performa Budaya dalam Organisasi Performa Ritual ritual personal ; mengecek pesan suara dan ; ritual tugasmengeluarkan tiket, menerima pembayaran; ritual social-acara kumpul karyawan; ritual organisasi rapat departemen, piknik perusahaan Performa Hasrat penceritaan kisah, metafora, dan pembicaraan yang berlebihan "ini adalah perusahaan yang paling tidak menghargai karyawan," "ikuti mata rantai perintah yang diberikan, jika tidak perintah itu akan membelit lehermu" Performa Sosiat tindakan santun dan sopan; perpanjangan etiket mengucapkan tarima kasih pada pelanggan, obrolan di dekat pendingin air, menjaga "muka" orang lain Performa Politis menjalankan kontrol, kekuasaan, dan pengaruh bos yang galak, ritual intimidasi, penggunaan informan, tawar-menawar Performa Enkulturasi Kompetensi yang didapat dari karir dalam organisasi-peranan belajar/mengajar, orientasi, wawancara 1. Performa Ritual Semua performa komunikasi yang terjadi secara teratur dan berulang disebut performa ritual (ritualperformance). Ritual terdiri atas empat jenis: personal, tugas, sosial, dan organisasi. Ritual personal (personal ritual) mencakup sernua hal yang Anda lakukan secara rutin di tempat kerja. Misalnya, banyak anggota organisasi secara teratur mengecek pesan suara atau mereka ketika mereka bekerja tiap hari. Ritual tugas (task ritual) adalah perilaku rutin yang dikaitkan dengan pekerjaan seseorang. Ritual tugas membantu menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, ritual tugas seorang karyawan di Departemen Kendaraan Bermotor termasuk mengeluarkan ujian mata dan tertulis, mengambil foto dari calon pengemudi, melaksanakan ujian mengemudi, memverifikasi asuransi mobil, dan menerima pembayaran. Ritual sosial (social ritual) adalah rutinitas verbal dan nonverbal yang biasanya mempertimbangkan interaksi dengan orang lain. Misalnya, beberapa anggota organisasi berkumpul bersama untuk menghabiskan waktu bersama di bar pada hari Jumat, merayakan akhir pekan. Mengenai ritual sosial Anda sendiri, ingatlah kembali rutinitas sosial di kelas Anda. Banyak dari Anda datang lebih awal untuk bertemu dengan teman sekelas dan bercerita mengenai apa yang telah terjadi 135

6 selama Anda tidak bertemu dan kemudian Anda akan meneruskan ritual sosial ini baik selama waktu istirahat atau setelah kelas usai. Ritual sosial juga dapat mencakup perilaku nonverbal di dalam organisasi, termasuk Jumat kasual dan penghargaan karyawan terbaik bulan ini. Yang terakhir, yaitu ritual organisasi (organizational ritual) adalah kegiatan perusahaan yang sering dilakukan seperti rapat divisi, rapat fakultas, dan bahkan piknik perusahaan. 2. Performa Hasrat Kisah-kisah mengenai organisasi yang sering kali diceritakan secara antusias oleh para anggota organisasi dengan orang lain disebut performa hasrat (passion performance). Sering kali, orang dalam organisasi menjadi begitu menggebu-gebu dalam bercerita. 3. Performa Sosial Jika performa hasrat memiliki sedikit kepedulian mengenai orang yang menjadi inti cerita, performa sosial (socialperformance) merupakan perpanjangan sikap santun dan kesopanan untuk mendorong kerja sama di antara anggota organisasi. Pepatah yang mengakatan "hal kecil memulai hal yang besar" berhubungan langsung dengan performa ini. Baik dengan senyuman atau sapaan "selamat pagi," menciptakan suatu rasa kekeluargaan sering kali merupakan bagian dari budaya organisasi. Akan tetapi, sering kali sangat sulit untuk bersikap sopan. Ketika suasana sedang tegang, sungguh merupakan hal yang sulit dan terkadang menjadi tidak tulus untuk tersenyum dan mengucapkan "selamat pagi" pada orang lain. Kebanyakan organisasi menginginkan untuk mempertahankan perilaku yang profesional, bahkan di masa yang sulit, dan performa sosial membantu tercapainya hal ini. 4. Performa Politis Ketika budaya organisasi mengomunikasikan performa politis (political performance), budaya ini sedang menjalankan kekuasaan atau kontrol. Mendapatkan dan mempertahankan kekuasaan dan kontrol merupakan ciri dari kehidupan korporat di Amerika Serikat. Walaupun demikian, karena kebanyak organisasi bersifat hierarkis: Harus ada seseorang dengan kekuasaan untuk mencapai segala sesuatu dan memiliki cukup kontrol untuk mempertahankan dasar-dasar yang ada. 5. Performa Enkulturasi Tipe performa yang kelima yang diidentifikasi oleh Pacanowsky dan O'Donnell Trujillo disebut sebagai performa enkulturasi. Performa enkulturasi (enculturation performance) merujukpada bagaimana anggota mendapatkan pengetahuan dan keahlian untuk dapat menjadi anggota organisasi yang mampu berkontribusi. Peforma-performa ini dapat berupa 136

7 sesuatu yang berani maupun hati-hati, dan performa ini mendemonstrasikan kompetensi seorang anggota dalam sebuah organisasi. Budaya Organisasi dan PR Berkaitan dengan dimensi komunikasi dalam kegiatan Public Relations (selanjutnya disebut PR), Ruslan (1997:15-16) mengatakan bahwa kegiatan komunikasi secara sederhana tidak hanya menyampaikan informasi, tetapi juga mengandung unsur persuasi, yakni agar orang lain bersedia menerima suatu pemahaman dan pengaruh, mau melakukan suatu perintah, bujukan, dan sebagainya. PR dalam menjalankan tugas dan fungsinya harus selalu berusaha memenuhi keinginan perusahaan, lembaga maupun individu yang diwakilinya, apa dan bagaimana aktivitas komunikasi tersebut harus diinformasikan, temanya apa, untuk berapa lama, sejauhmana dukungan dana, manajemen dan fasilitas, serta dapatkah memenuhi keinginan dan mencapai target? Dalam konteks yang lebih umum, Kasali (1992:190) mendefinisikan PR adalah bentuk komunikasi persuasif dan terencana yang ditujukan untuk mempengaruhi publik yang berarti. Kata kuncinya adalah terencana, artinya, PR bukan hanya dilakukan sewaktuwaktu saat dibutuhkan saja, dan persuasif, karena dalam hal ini satu pihak menginginkan satu pihak lain untuk melakukan atau mempercayai sesuatu. Dan itu dilakukan lewat komunikasi. Sedang pihak lain tadi adalah publik yang berarti, yaitu orang-orang yang terlibat dan berkepentingan terhadap aktivitas pihak lainnya. PR harus mahir dalam berkomunikasi untuk tercapainya komunikasi yang efektif, efisien, dan tepat sasaran. Pada dasarnya kegiatan PR merupakan bagian dari teknik berkomunikasi dengan ciri khas komunikasi dua arah (two way traffic communication). PR dalam hal ini berperan sebagai jembatan (bridge of communication) antara perusahaan atau organisasi yang diwakilinya dengan publiknya, demikian pula sebaliknya. Artinya, PR dapat dikatakan berfungsi sebagai media. Bila kita ingin agar terlihat sebagai perusahaan atau organisasi yang inovatif, maka aliran informasi mengenai keinovatifan tersebut harus terus berjalan sesuai perkembangan perusahaan atau organisasi beserta produk atau jasa yang dihasilkannya. Selain itu, membidik publik yang lebih spesifik dengan program yang terencana akan mengangkat nilai aktivitas ke-pr-annya. Kasali (1993:191) menegaskan bahwa PR lebih ditekankan sebagai komunikasi dua arah bagi kepentingan bersama, dengan membentuk suatu saling pengertian atas konflik kepentingan yang timbul. Berdasarkan saling pengertian itu, hubungan antara perusahaan dan publiknya diharapkan akan dapat selalu dipelihara sehingga kedua belah pihak dapat mengambil manfaatnya. Namun begitu, Ruslan (1997:16) mengutip pernyataan Newton dan 137

8 Siegried, yaitu apapun bentuk pesan yang disampaikannya, yang terpenting dia harus tahu apa dan mengapa dari kata-kata serta kalimat yang akan diucapkannya. Dalam menjalankan peran PR tersebut, menurut Mahmudi (Desember 1999) PR perlu menyusun strategi PR baik ditujukan ke dalam (internal public) maupun ke luar (external public) organisasi/perusahaan. Dalam memberdayakan publik internal bahwa mereka dapat memberi pengaruh dan kontribusi terhadap citra positif atau pun citra negatif organisasi, PR mesti menanamkan budaya untuk menjunjung citra yang baik pada setiap anggota organisasi. Tiap anggota organisasi harus menyadari bahwa mereka merupakan PR tidak resmi organisasi di mana sikap, tingkah laku, perbuatan dan ucapannya akan selalu mendapat sorotan pihak luar yang dapat mempengaruhi organisasi. Menciptakan budaya organisasi bahwa tiap anggota organisasi adalah PR tidak resmi organisasi tidaklah mudah. Namun demikian, PR dapat memberikan perannya sebagai berikut: 1. Menumbuhkan perasaan committed pada diri tiap anggota bahwa mereka dapat memberikan sumbangan terbaiknya baik organisasi. 2. Menumbuhkan rasa percaya diri pada tiap anggota bahwa mereka dapat mewujudkan tujuan organisasi yang berkualitas. 3. Menumbuhkan rasa bangga pada tiap anggota bahwa mereka memiliki andil yang besar dalam mencapai tujuan organisasi. 4. Menumbuhkan rasa turut memiliki bahwa tiap anggota organisasi adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari organisasi. 5. Menumbuhkan rasa loyalitas yang tinggi pada tiap anggota bahwa mereka memperoleh perhatian yang layak dari pihak manajemen organisasi. Untuk keperluan tersebut, PR harus secara terus menerus melakukan pembinaan hubungan komunikasi yang harmonis dengan publik internalnya. Pembinaan hubungan komunikasi ini dapat dilakukan melalui pemberian informasi yang jujur dan terbuka dengan memandang publik internal sebagai bagian dari tujuan organisasi bukan sebagai alat untuk mencapai tujuan. Pola hubungan komunikasi ini berarti komunikasi yang dilakukan PR bersifat informatif dan persuasif. 138

9 Daftar Pustaka Abdurrahman, Oemi, 1990, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung: PT. Citra Aditya Bakti. Effendy, Onong Uchjana Ilmu,. Teori dan Filsafat Komunikasi, Bandung: Remadja Rosdakarya. Jefkins, Frank, 1988, Public Relations Techniques, London: Heinemann Professional Publishing Ltd Mahmudi, Marwan, Penerapan Marketing Public Relations, Jurnal Kampus Tercinta, IISIP Jakarta, No. 10 Tahun III, April Agustus , Peranan Public Relations dalam Menciptakan Citra Positif Organisasi, Majalah Ilmiah WIDYA, Kopertis Wilayah III Jakarta, No. 171 Tahun XVI, Desember 1999 Pace, R. Wayne & Don F. Faules, 2006,, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, cetakan keenam, penerjemah: Deddy Mulyana, Bandung: Remadja Rosdakarya. 139