ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK POLITEKNIK NEGERI MALANG MENGGUNAKAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD)

Transkripsi

1 ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK POLITEKNIK NEGERI MALANG MENGGUNAKAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD) Pramana Yoga Saputra 1) dan Daniel Oranova Siahaan 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia 2) Jurusan Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Politeknik Negeri Malang (POLINEMA) merupakan salah satu intitusi pendidikan yang menyadari pentingnya teknologi informasi. Oleh karena itu, teknologi informasi diterapkan mulai tingkat institut hingga tingkat program studi. POLINEMA berencana untuk mengembangkan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) baru, yang menggunakan teknologi web. Tujuan dibuatnya SIAKAD adalah untuk mendukung proses pendidikan, yang merupakan bisnis inti dari POLINEMA. Aplikasi SIAKAD tersebut, dikembangkan menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Metode ini dipilih karena kebutuhan akan aplikasi SIAKAD sangat mendesak. Pihak POLINEMA menginginkan agar aplikasi SIAKAD dapat segera tersampaikan kepada pengguna, yakni dosen dan mahasiswa POLINEMA. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan menerapkan RAD, aplikasi SIAKAD yang baru lebih cepat tersampaikan pada pengguna, apabila dibandingkan aplikasi SIAKAD eksisting. Dengan menggunakan RAD, aplikasi SIAKAD tersampaikan setelah ± 1 hingga 3 bulan, sedangkan SIAKAD eksisting tersampaikan kepada pengguna setelah ± 12 bulan. Kata kunci: Sistem Informasi Akademik, SIAKAD, Rapid Application Development, RAD, SDLC PENDAHULUAN Politeknik Negeri Malang akan mengembangkan SIAKAD baru. Untuk membuat SIAKAD baru ini, akan digunakan teknologi web. Karena teknologi web memiliki kelebihan akses yang mudah. Kemudahan akses tersebut mendukung tujuan dibuatnya SIAKAD yang baru, yakni sistem terpusat serta transparansi informasi. Secara garis besar, SIAKAD akan mengalami perubahan teknologi, dari yang semula aplikasi desktop menjadi aplikasi dengan teknologi web. Pada pengembangan aplikasi SIAKAD, stakeholder menginginkan proses delivery yang cepat untuk merespon perubahan. Selain itu dalam proses pengembangan aplikasi tersebut, anggota yang dimiliki tim pengembang kurang dari sepuluh orang. Keterbatasan sumber daya dan waktu, membuat tim pengembang memutuskan untuk menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Dalam penelitian ini, akan dijelaskan bagaimana penerapan analisis dan desain pada metode RAD, dalam proses pengembangan aplikasi SIAKAD. C-2-1

2 METODE Rapid Application Development (RAD) merupakan proses pengembangan software incremental, yang menekankan pada siklus pengembangan yang sangat pendek. Untuk pengembangan suatu sistem informasi yang normal membutuhkan waktu minimal 180 hari, akan tetapi dengan menggunakan metode RAD suatu sistem dapat diselesaikan hanya dalam waktu hari (Noertjahyana, 2002). RAD memiliki 3 tahap yang melibatkan pengguna dan pengembang software dalam perencanaan, desain dan implementasi (Kendall dkk, 2010). Ketiga tahap tersebut adalah tahap Requirements Planning, RAD Design Workshop dan tahap Implementasi. Gambar 1. Persamaan Metode Penelitian dengan Metode RAD Metode penelitian yang digunakan dalam pengembangan aplikasi SIAKAD ini mengadopsi metode RAD. RAD termasuk dalam model iteratif. Model ini digunakan untuk melakukan rekayasa kebutuhan dalam beberapa iterasi dan oleh karena itu cocok digunakan dalam pengembangan software yang memiliki versi (Shams-Ul-Arif dkk, 2010). Apabila digambarkan, maka alurnya seperti pada Gambar 1. Pada gambar tersebut terlihat metode yang digunakan penulis memiliki 7 aktivitas utama, yakni Identifikasi Tujuan dan Kebutuhan Informasi, Validasi, Analisis, Desain, Konstruksi, Implementasi, dan Analisis Pasca Implementasi. Aktivitas-aktivitas utama tersebut merupakan software process. Software process berupa rangkaian aktivitas yang mengarah pada produksi software (Sommerville, 2011). Metode penelitian dimulai dari aktivitas Identifikasi Tujuan dan Kebutuhan Informasi hingga Implementasi. Sesuai dengan RAD, maka pada aktivitas analisis, desain, dan konstruksi akan berulng. Karena pada aktivitas inilah yang merupakan kunci dari RAD. Dari Gambar 1 menunjukkan padanan metodologi penelitian dengan RAD. Pada gambar terlihat angka 1 sampai 4 yang berguna untuk memperjelas kesamaan. Angka 1 menunjukkan bahwa pada RAD terdapat tahap Requirement Planning, pada tahap tersebut C-2-2

3 dilakukan pengidentifikasian tujuan serta kebutuhan informasi. Dalam metodologi penelitian, tahap Requirement Planning diwujudkan dengan tahap identifikasi tujuan dan kebutuhan informasi. Angka 2 menunjukkn bahwa pada RAD terdapat RAD Design Workshop dimana berisi 2 tahap, salah satunya adalah tahapan dimana developer bekerja bersama pengguna untuk mendesain sistem. Dalam metodologi penelitian, tahap ini diwujudkan dengan tahap analisis dan desain. Angka 3 menunjukkan tahap lain yang merupakan bagian dari RAD Design Workshop, yakni tahap pembangunan sistem. Dalam metode penelitian, tahap ini diwujudkan dengan tahap konstruksi. Tahap konstruksi adalah tahap pembangunan hasil desain, yang akan menghasilkan prototype. Angka 4 menunjukkan Implementation, yang merupakan tahap terakhir dari RAD. Pada tahap ini, sistem baru yang telah dibuat, di-deploy pada lingkungan pengguna. Dalam metode penelitian, tahap ini diwujudkan dalam tahap implementasi. Prototype yang sudah dihasilkan dari tahap konstruksi akan diimplementasikan pada lingkungan pengguna. Identifikasi Tujuan dan Kebutuhan Informasi Pada rekayasa kebutuhan, tahap ini sama dengan tahap elisitasi kebutuhan. Pada tahap ini developer mencari serta mengumpulkan berbagai kebutuhan dari para stakeholder. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengetahui tujuan bisnis dan proses bisnis dari organisasi serta stakeholder dari sistem yang akan dibangun. Serta mengetahui permasalahan yang harus dipecahkan oleh sistem, untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan sistem. Validasi Untuk memastikan bahwa hasil identifikasi berupa spesifikasi kebutuhan telah sesuai dengan kebutuhan stakeholder, maka dilakukan proses validasi terhadap spesifikasi kebutuhan tersebut. Pada proses ini dilakukan checklist terhadap daftar spesifikasi kebutuhan. Proses validasi ini melibatkan stakeholder dan pengembang. Analisis Pada tahap ini seluruh informasi yang sudah didapatkan akan dianalisa. Tujuan dari tahap analisa adalah mendapatkan proses bisnis yang termasuk dalam sistem, secara detail. Kemudian menentukan proses bisnis mana yang akan diselesaikan terlebih dahulu, melalui prioritasisasi pembangunan fitur. Serta menentukan timebox serta membagi SDM dalam pembangunan fitur. Desain Pembuatan desain database, desain sistem serta desain antarmuka adalah hal yang dilakukan dalam aktivitas desain. Hasil analisis yang telah dihasilkan dijadikan sebagai acuan dalam pembuatan desain. Hasil dari aktivitas desain, akan direalisasikan pada aktivitas konstruksi. Konstruksi Aktivitas konstruksi adalah mengubah hasil desain sistem, desain database dan desain antarmuka menjadi suatu sistem. Proses ini membutuhkan programmer untuk membuat kode program untuk merealisasikan desain yang telah dibuat. Pada pembangunan SIAKAD ini, fitur dengan prioritas teratas lah yang dikonstruksi terlebih dahulu. C-2-3

4 Implementasi Setelah diperoleh sebuah SIAKAD yang utuh, SIAKAD tersebut diinstal pada lingkungan pengguna, dalam hal ini di lingkungan Politeknik Negeri Malang. Selain melakukan penginstalan, pada aktivitas implementasi juga dilakukan pelatihan untuk pihakpihak yang berkaitan dengan SIAKAD. Sehingga mereka mampu menggunakan SIAKAD dengan baik dan benar. Analisis Pasca Implementasi Setelah aplikasi SIAKAD diimplementasikan pada lingkungan pengguna, selanjutnya akan dilakukan analisis terhadap SIAKAD yang sudah terimplementasi di lingkungan pengguna. Tujuannya adalah untuk memperoleh umpan balik dari pengguna. Umpan balik ini nantinya digunakan untuk penyempurnaan aplikasi. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam penelitan ini dilakukan 2 kali siklus pembangunan SIAKAD, pada siklus pertama dilakukan pembangunan SIAKAD versi mahasiswa. Untuk siklus kedua, pengembang membangun SIAKAD versi administrasi. Pelaksanaan metode penelitian dalam proses pembangunan SIAKAD ditunjukkan dalam Tabel 1. Tabel 1. Pelaksanan Pembangunan SIAKAD Aktivitas Durasi Mulai Berakhir Identifikasi Tujuan dan Kebutuhan Informasi 10 hari 03/06/ /06/2013 Elisitasi 5 hari 03/06/ /06/2013 Rapat Bersama 1 dihadiri pengembang dan stakeholder 1 hari 10/06/ /06/2013 Rapat 1 internal pengembang untuk membahas hasil Rapat 1 hari 11/06/ /06/2013 Bersama 1 Rapat Bersama 2 dihadiri pengembang dan stakeholder 1 hari 12/06/ /06/2013 Rapat 2 internal pengembang untuk membahas hasil Rapat 1 hari 13/06/ /06/2013 Bersama 2 Validasi 1 hari 14/06/ /06/2013 Workshop Desain I 20 hari 17/06/ /07/2013 Analisis Siklus I 2 hari 17/06/ /06/2013 o Rapat Bersama 3 dihadiri pengembang dan stakeholder 1 hari 17/06/ /06/2013 o Rapat 3 internal pengembang (rapat pra -produksi 1 hari 18/06/ /06/2013 siklus I) Desain Siklus I 3 hari 19/06/ /06/2013 Konstruksi Siklus I 13 hari 24/06/ /07/2013 Implementasi 2 hari 11/07/ /07/2013 Workshop Desain II 32 hari 15/07/ /08/2013 Analisis Siklus II 3 hari 15/07/ /07/2013 o Rapat Bersama 4 dihadiri pengembang dan stakeholder 1 hari 15/07/ /07/2013 o Rapat 4 internal pengembang (rapat pra-produksi siklus II) 2 hari 16/07/ /07/2013 Desain Siklus II 10 hari 22/07/ /08/2013 Konstruksi Siklus II 15 hari 05/08/ /08/2013 Implementasi 2 hari 26/08/ /08/2013 Tabel 1 menunjukkan pelaksanaan pembangunan SIAKAD, dimana pada tabel tersebut ditunjukkan jenis aktivitasnya, durasi, tanggal mulai dan tanggal berakhirnya aktivitas. Pada tabel ditunjukkan durasi pelaksanaan tiga kelompok aktivitas besar yakni identifikasi tujuan dan kebutuhan informasi dilakukan selama 10 hari, workshop desain 1 dilakukan selama 20 hari, dan workshop desain 2 dilakukan selama 32 hari, sehingga total pembangunan aplikasi SIAKAD mulai dari identifikasi hingga siklus kedua berlangsung C-2-4

5 selama 62 hari. Di bagian bawah masing-masing kelompok aktivitas besar adalah aktivitasaktivitas penyusunnya. Untuk lebih jelas mengenai aktivitas-aktivitas tersebut, dijelaskan pada bagian berikutnya. Identifikasi Tujuan dan Kebutuhan Informasi Pada proses identifikasi tujuan dan kebutuhan informasi, rapat bersama 1 dilakukan diskusi antara pengembang dan stakeholder, yang didiskusikan adalah peraturan akademik dan kondisi eksisting dari SIAKAD. Hasil diskusi dianalisis dalam rapat internal 1, sehingga diperoleh hasil analisis peraturan akademik dan hasil analisis kondisi eksisting SIAKAD. Hasil analisis tersebut digunakan sebagai acuan dalam diskusi untuk menentukan spesifikasi kebutuhan SIAKAD baru, pada rapat bersama 2. Hasil rapat bersama 2, dianalisis pada rapat internal 2. Hasil rapat internal 2 berupa daftar spesifikasi kebutuhan SIAKAD baru, yang selanjutnya divalidasi oleh stakeholder seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2. Tabel 2. Daftar Spesifikasi Kebutuhan Tervalidasi No Nama Kebutuhan Sesuai Tidak Sesuai 1. Fitur view data mahasiswa, dosen, matakuliah, kelas (versi admin) v 2. Fitur penilaian mahasiswa (versi admin) v 3. Fitur view nilai mahasiswa (versi admin) v 4. Fitur view nilai per mahasiswa (versi mahasiswa) v 5. Fitur input absensi harian (versi admin) v 6. Fitur view rekapitulasi absensi (versi admin) v 7. Fitur view rekapitulasi absensi per mahasiswa (versi mahasiswa) v 8. Fitur penerbitan SP (versi admin) v 9. Fitur view daftar penerima SP (versi admin) v 10. Fitur view peringatan apabila menerima SP (versi mahasiswa) v 11. Fitur view pembayaran kuliah (versi mahasiswa) v 12. Fitur pencetakan laporan (versi admin) v 13. Fitur pengaturan (versi admin) v Pada Tabel 2 ditunjukkan fitur-fitur dari alikasi SIAKAD versi mahasiswa dan versi administrasi, beserta checklist kesesuaiannya. Terlihat bahwa semua fitur diberi centang pada kolom Sesuai, hal itu berarti fitur-fitur yang dihasilkan dari perumusan pada aktifitas identifikasi tujuan dan kebutuhan informasi telah sesuai dengan keinginan stakeholder. Workshop Desain 1 Workshop desain 1 merupakan siklus pembangunan SIAKAD yang pertama. Dalam sebuah siklus selalu ada aktivitas analisis, desain dan konstruksi. Untuk analisis siklus 1, aktivitas yang dilakukan pengembang adalah penentuan prioritas pengembangan fitur serta penentuan jangka waktu pengembangan SIAKAD. Serta perencanaan dan pembagian beban kerja pembangunan SIAKAD versi mahasiswa. Karena diputuskan untuk dibangun aplikasi versi mahasiswa terlebih dahulu, maka yang dibuat desainnya adalah desain tampilan serta sistem untuk SIAKAD versi mahasiswa. Pada proses desain tahap ini yang didesain adalah tampilan dan sistem fitur akademik, biodata dan keuangan. Selain pembuatan desain tampilan dan desain sistem, pada proses desain tahap ini dilakukan review database. Hal tersebut dilakukan karena untuk SIAKAD yang akan dibangun ini menggunakan database SIAKAD eksisting. Setelah tampilan atau antarmuka serta sistem dari fitur-fitur pada aplikasi SIAKAD versi mahasiswa sudah dibuat, selanjutnya dilakukan pembangunan atau konstruksi. Untuk konstruksi SIAKAD versi mahasiswa, tim pengembang menggunakan framework untuk C-2-5

6 sistem dan antarmuka. Tim pengembang menggunakan stored procedure untuk mengambil maupun mengubah data di database. SIAKAD versi mahasiswa diimplementasikan dengan cara diinstal pada server Politeknik Negeri Malang. Setelah aplikasi SIAKAD diimplementasikan dan digunakan oleh pengguna, yakni mahasiswa, selanjutnya akan dilakukan analisis. Analisis ini dilakukan dengan cara memberikan survey kepada pengguna, dalam hal ini adalah mahasiswa untuk mendapatkan umpan balik. Hasil dari umpan balik tersebut digunakan untuk proses penyempurnaan yang dilakukan pada tahap selanjutnya. Workshop Desain 2 Pada workshop desain 2, untuk proses analisis yang dilakukan adalah penentuan prioritas pengembangan fitur, penentuan jangka waktu, serta pembagian beban kerja untuk SIAKAD versi administrasi. Sedangkan untuk proses desain 2 ini yang dibuat desainnya adalah desain tampilan serta sistem untuk SIAKAD versi administrasi, yang terdiri dari fitur data mahasiswa, dosen, matakuliah, kelas. Serta fitur penilaian, absensi dan surat peringatan mahasiswa. Proses konstruksi SIAKAD versi administrasi masih tetap menggunakan framework untuk pembangunan sistemnya. Untuk pembangunan antarmuka, pengembang memanfaatkan front-end framework yang dinamakan Bootstrap. Selain itu untuk akses data ke database, pengembang masih menggunakan stored procedure. Implementasi tahap 2 berbeda dengan implementasi tahap 1. Pada implementasi tahap 2, aplikasi SIAKAD tidak diinstal di lingkungan pengguna, tetapi tetap di lingkungan pengembang. Hal ini disebabkan karena terdapat beberapa fitur yang belum dibangun. Fiturfitur yang belum dibangun tersebut dibangun pada tahap 3, sehingga implementasi di lingkungan klien direncankan pada akhir tahap 3. Perbandingan Kinerja dengan Metode Pengembangan SIAKAD Eksisting Untuk mengetahui kinerja metode pengembangan yang digunkan untuk membangun SIAKAD baru, dilakukan perbandingan kinerja antara metode pengmbangan yng digunakan untuk membangun SIKAD eksisting dengan metode yang diunakan untuk membangun SIAKAD baru. Tabel 3. Perbandingan Pengukuran Kinerja Metode Pengembangan Untuk SIAKAD Eksisting dengan SIAKAD Baru No Pembanding SIAKAD Eksisting SIAKAD Baru 1. Rentang waktu pembangunan fitur hingga ± 12 bulan ± 1-3 bulan tersampaikan ke pengguna 2. Keterlibatan stakeholder 2 kali 6 kali 3. Iterasi yang dilakukan 1 kali 2 kali 4. Prioritasisasi Ada Ada 5. Penggunaan Ulang Komponen (Reusable) Tidak Ada Ada Pada Tabel 3 terlihat bahwa metode pengembangan yang digunakan untuk pengembangan SIAKAD eksisting membutuhkan waktu ± 12 bulan. Waktu selama 12 bulan tersebut digunakan untuk membangun seluruh fitur, kemudian memberikannya kepada pengguna. Pengembang baru mendapatkan umpan balik dari pengguna untuk penyempurnaan aplikasinya setelah 12 bulan tersebut. Jadi dengan kata lain, harus semua fitur terselesaikan terlebih dahulu, baru kemudian bisa melakukan penyempurnaan aplikasi. Hal itu berbeda dengan metode pengembangan yang digunakan SIAKAD baru yang membutuhkan waktu ± 1 hingga 3 bulan untuk membangun fitur, kemudian memberikannya C-2-6

7 kepada pengguna. Dalam waktu antara 1 hingga 3 bulan, pengembang sudah dapat memperoleh umpan balik dari pengguna untuk penyempurnaan aplikasi. Cepatnya diperoleh umpan balik tersebut dikarenakan pada metode pengembangan RAD yang digunakan SIAKAD baru, fitur-fitur tidak dibangun seluruhnya. Pada SIAKAD baru yang dikerjakan beriterasi, produk dengan skala yang besar dipecah menjadi beberapa bagian dengan skala yang lebih kecil, diselesaikan berdasarkan prioritas dan diluncurkan kepada pengguna. Selain itu yang mempercepat pengembangan SIAKAD baru adalah adanya penggunaan framework serta penggunaan ulang dari SIAKAD eksisting sehingga lebih cepat tersampaikan kepada pengguna, apabila dibandingkan SIAKAD eksisting. Untuk keterlibatan stakeholder, pengembangan SIAKAD Baru melibatkan stakeholder 6 kali, dimana hal itu dilakukan pada proses analisis, desain dan pengujian di setiap siklus. Sedangkan untuk SIAKAD eksisting, melibatkan stakeholder sebanyak 2 kali, yakni pada proses analisis dan desain saja. Hal ini mempengaruhi tingkat kesesuaian spesifikasi kebutuhan perangkat lunak dengan keinginan stakeholder. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. RAD merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang sesuai digunakan dalam pengembangan aplikasi SIAKAD yang ada di Politeknik Negeri Malang. Karena dengan menggunakan RAD, aplikasi SIAKAD dapat tersampaikan kepada pengguna dengan cepat, karena tidak perlu menunggu semua fitur terselesaikan. Sehingga, pengembang bisa memperoleh umpan balik untuk penyempurnaan pembanganunan selanjutnya dengan cepat. 2. Selain itu dengan menggunakan RAD, dilakukan penggunaan ulang komponen dari aplikasi lain, serta pemanfaatan framework. Sehingga dengan jumlah anggota pengembang yang sedikit, masih dapat menghasilkan aplikasi dengan cepat. Untuk memperbaiki hasil penelitian ini, maka sarannya adalah: 1. Dalam proses pembangunan perlu digunakan alat bantu berupa subversion tool, yang berguna untuk mengatur file dan dokumen yang terkait dengan pengembangan aplikasi SIAKAD, serta melacak perubahan yang dilakukan pada file maupun dokumen tersebut. 2. Kemampuan anggota tim dalam pengembangan aplikasi SIAKAD mengambil peranan yang penting. Seorang anggota tim harus memiliki multi-skill, karena pada RAD seorang anggota tim memiliki satu atau lebih peran dalam proses pembangunan aplikasi. Dengan jumlah SDM yang terbatas, multi-skill sangat dibutuhkan. 3. Dalam pengembangan aplikasi SIAKAD, pada penentuan timebox yang dilakukan pada perencanaan pengembangan, ditentukan produk hasil serta batas waktu. Untuk sebuah pengembangan aplikasi, sebaiknya juga ditentukan budget. Selain itu, kedisiplinan dalam memenuhi timebox juga diperlukan, agar waktu untuk proses pembangunan selanjutnya tidak mundur. DAFTAR PUSTAKA Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E, (2010), Systems Analysis and Design, 8th edition, Prentice Hall, New Jersey. Noertjahyana, Agustinus (2002), Studi Analisis Rapid Aplication Development Sebagai Salah Satu Alternatif Metode Pengembangan Software, Jurnal Informatika, vol. 3, no. 2, hal C-2-7

8 Shams-Ul-Arif, Khan, Qadeem, Gahyyur, S.A.K. (2010), Requir ements Engineering Processes, Tools/Technologies, & Methodologies, International Journal of Reviews in Computing, hal Sommerville, Ian, (2011), Massachusetts. Software Engineering, 9th edition, Addison-Wesley, Boston, C-2-8