FUNGSI BAGI SETIAP BAHAGIAN/UNIT DI BAWAH JABATAN PENDAFTAR BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT Governan (UPG)

Transkripsi

1 FUNGSI BAGI SETIAP BAHAGIAN/UNIT DI BAWAH JABATAN PENDAFTAR BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT NO TELEFON (GENERAL LINE) Unit Pengurusan 1. Pengurusan Hal Ehwal Lembaga Pengarah Universiti Encik Abd Razak Bin Governan (UPG) (LPU) Ja afar (Cik Farhana) Merancang, mengurus dan melaksanakan Penolong Pendaftar Mesyuarat LPU merangkumi Pra Mesyuarat LPU, Kanan (N44) (Encik Ridzuan) Final Pra Mesyuarat LPU, Mesyuarat LPU dan Pasca Mesyuarat LPUUrusan pelantikan sebagai Ahli LPU Urusan pelantikan Ahli LPU dalam jawatankuasa UMP Menguruskan edaran kelulusan secara edaran perkara-perkara yang memerlukan kelulusan segera Urusan lain yang berkaitan dengan Ahli LPU 2. Pengurusan mesyuarat Mesyuarat pendaftar bersama ketua bahagian di Jabatan Pendaftar Mesyuarat pendaftar bersama pegawai tadbir gred N48 ke atas (Timbalan-timbalan pendaftar / kanan)

2 Mesyuarat pendaftar bersama pegawai tadbir gred N41 & N44 Mesyuarat pendaftar bersama kumpulan pengurusan & profesional (P&P) 3. Pelan strategik Jabatan Pendaftar Menyelaras pembangunan pelan strategik Jabatan Pendaftar Semakan laporan pencapaian secara berkala 4. Pentadbiran governan Mengurus penyimpanan rekod penubuhan pusat tanggungjawab Mengurus dan menyelaras hebahan pekeliling Memperkasa carta organisasi Jabatan Pendaftar 5. Penglibatan jawatankuasa peringkat universiti Jawatankuasa bertindak bencana 6. Sistem penyampaian dan perekodan maklumat Membangun dan menguruskan laman web/portal Jabatan Pendaftar

3 BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT NO TELEFON (GENERAL LINE) Bahagian Pengurusan 1. Pengambilan dan kemasukan pelajar Encik Arman Bin A Akademik (BPA) Rahim (Cik Syazana) - 2. Pendaftaran pelajar Timbalan Pendaftar (N48) Pekan 3. Pendaftaran kursus (Encik Nazri) - 4. Rekod pelajar Gambang 5. Peperiksaan dan pengijazahan 6. Hubungan akademik 7. Promosi prasiswazah 8. Program kerjasama luar 9. Konvokesyen 10. Lain-lain urusan yang berkaitan pentadbiran serta kemajuan akademik di UMP

4 BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT NO TELEFON (GENERAL LINE) Bahagian Sumber Haryani Binti Abdullah Manusia (BSM) Timbalan Pendaftar Kanan (N52) a) Bahagian 1. Pembangunan organisasi Pengurusan Sumber Pelan sumber manusia BPSM (Puan Suwaida) Manusia Hala tuju dan dasar sumber manusia Bajet perjawatan Pengurusan waran Pengurusan pembangunan sistem BPSM (Puan Noranita) (Puan Siti Hajar) Pengurusan HRMIS Pengurusan data HR (MYMOHES,MYRA,SETARA,DLL) Urusan head hunting Melaksanakan projek-projek khas 2. Pelantikan Pengambilan staf akademik Pengambilan staf bukan akademik

5 Skim perkhidmatan akademik, perkhidmatan ikhtisas Pengurusan pas pengajian/ikhtisas/special pass 3. Kenaikan pangkat Urusan kenaikan pangkat staf akademik, staf bukan akademik, pelantikan jawatan utama khas, pelantikan jawatan giliran (UTAMA), pelantikan jawatan giliran (AUKU), pelantikan jawatan giliran pentadbiran UMP Pemangkuan dan penanggungan kerja Perancangan penempatan dan penstrukturan staf akademik dan bukan akademik 4. Pengembangan profesional Mengurus, menyelaras dan melaksanakan urusan cuti belajar staf akademik, cuti belajar skim fellowship, cuti belajar staf bukan akademik, cuti belajar separuh masa, cuti sabatikal, cuti penempatan latihan industri akademik dan cuti pasca kedoktoran

6 5. Perkhidmatan Mengurus, menyelaras dan melaksanakan urusan pelaksanaan pekeliling & peraturan kerajaan di universiti, penguatkuasaan peraturan-peraturan kerajaan & universiti, urusan tataterbib & surcaj, urusan pecah kontrak staf, urusan pengisytiharaan harta, urusan tapisan keselamatan halus & kasar 6. Perkhidmatan dan saraan Mengurus dan menyelaras urusan gaji, saraan, elaun, ganjaran kontrak & bonus/imbuhan. Urusan persaraan & pra persaraan, pasca persaraan (paksa/optional/ terbitan) & KWSP. Urusan percantuman perkhidmatan lepas Urusan pengurusan cuti Urusan permohonan jawatan luar & pekerjaan luar Urusan perletakan jawatan Urusan pinjaman perumahan perbendaharaan Pengurusan rekod ( fail SM, fail peribadi, BRP & DSB)

7 b) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPM) 1. Perkembangan bakat akademik dan pengesahan jawatan Perkembangan bakat akademik : i. Merancang kalendar latihan untuk setiap sesi ii. Pemakluman kalendar latihan dan pelaksanaan latihan iii. Penilaian prestasi latihan iv. Laporan dan penambahbaikan latihan (Encik Hizir) Pengesahan jawatan : i. Merancang kalendar latihan untuk kursus wajib untuk pengesahan jawatan ii. Pemakluman kalendar latihan dan pelaksanaan latihan iii. Laporan dan penambahbaikan latihan 2. Pembangunan dan penggunaan bakat Pembangunan bakat : i. Meniliti pemilihan khidmat konsultansi ii. Merancang model kompetensi dan atribut dalam program pembangunan bakat

8 iii. Merancang dan melaksanakan program penilaian bakat iv. Merancang dan melaksanakan Individual Development Program v. Penilaian program pengembangan bakat dan analisis setiap peserta Penggunaan Bakat : i. Menyediakan laporan dan mengenalpasti staf yang berkebolehan untuk kenaikan pangkat atau pertukaran jawatan ii. Mengenalpasti kelemahan staf dan merancang kursus/ latihan yang sesuai 3. Pengembangan bakat dan pentadbiran Pengembangan bakat i. Merancang kalendar latihan umum & khusus ii. Pemakluman dan pelaksanaan latihan iii. Penilaian prestasi latihan iv. Laporan dan penambahbaikan latihan umum v. Merancang dan mengenalpasti latihan luar vi. Meneliti pemilihan khidmat konsultansi dan modul latihan

9 Pentadbiran i. Mengawal selia dan menguruskan aplikasi sistem atas talian ii. Merancang dan memantau bajet latihan iii. Menguruskan pembelian peralatan/bekalan/keperluan iv. Menjaga dan memantau penggunaan peralatan dan kemudahan dibawah BPM

10 BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT NO TELEFON (GENERAL LINE) Bahagian Khidmat 1. Pengurusan kemudahan staf Puan Hjh. Sabarehan Pengurusan (BKP) Penyediaan polisi, garis panduan dan tuntutan Binti Hj. Ismail (Puan Hafizah) rawatan staf meliputi rawatan klinik panel, bukan Pemangku Timbalan klinik panel, pergigian dan rawatan khas seperti Pendaftar (N48) homodialisis, jantung dan lain-lain rawatan yang layak dituntut oleh staf Urusan permohonan staf ke luar negara samaada lawatan rasmi dan tidak rasmi (persendirian) sepertimana yang telah ditetapkan dalam pekeliling-pekeliling yang berkaitan Urusan hal-hal berkaitan kemudahan pakaian seragam staf UMP dari segi penyediaan polisi dan garis panduan dalam menambahbaik etika pemakaian staf secara keseluruhan disamping meningkatkan imej korporat UMP Menguruskan tuntutan yuran persekolahan anak ekspatriat Menyelaras dan menguruskan kemudahan penempatanh ekspatriat

11 Melaksana dan menguatkuasa polisi dan garis panduan pengurusan rumah universiti Merancang pelan tindakan jangka pendek dan jangka panjang dari segi status pengisian dan kesediaan rumah universiti 2. Pengurusan kebajikan staf Urusan pemberian khairat kematian staf meliputi pengurusan wang khairat dan pengurusan jenazah Urusan pelaksanaan Tabung Amanah Kebajikan Staf UMP Urusan pemberian subsidi yuran TASKA dan TADIKA kepada semua staf UMP yang layak dalam urusan tuntutan oleh staf dan pembayaran kepada pihak pengusaha TASKA dan TADIKA yang beroperasi di UMP Urusan kutipan dan sumbangan daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ) bagi setiap musibah yang dialami oleh staf yang dilaporkan 3. Pengurusan kewangan di Jabatan Pendaftar Perancangan bajet operasi dan tahunan Menyelaras dan menguruskan aset dan inventori

12 Merancang dan menguruskan pembelian mengikut tatacara perolehan yang telah ditetapkan berdasarkan permohonan dan mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan Merancang, menyelaras dan menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan kenderaan universiti termasuk dari segi kawalan pergerakan, servis berkala, tuntutan bayaran khidmat hantaran cepat (kurier) seperti pos laju dan ABX 4. Pengurusan hal-hal pentadbiran di Jabatan Pendaftar Merancang, menyelaras dan menguruskan perkhidmatan pos dan kurier di pusat mel UMP Merancang, menyelaras dan menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan rekod dan arkib universiti Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan aduan meliputi kerosakan peralatan, fasiliti dan aspek kebersihan dan kekemasan dalam pejabat Menguruskan dalam hal-hal yang berkaitan Smart Card staf meliputi urusan penyediaan, pengaktifan dan aduan kerosakan Menguruskan penetapan hierarki staf dalam sistem IMS

13 Urusan dalam hal-hal berkaitan pengwujudan dan penambahbaikan sistem atas talian Urusan mesyuarat-mesyuarat utama universiti dan majlis-majlis rasmi Urusan pengurusan cuti dan kehadiran staf

14 BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT NO TELEFON (GENERAL LINE) Bahagian Pentadbiran 1. Pengurusan pentadbiran dan governan Encik Wan Abdul Kampus Gambang Pentadbiran, organisasi dan khidmat pengurusan Rashid Bin Wan Abdul (Puan Kamsiah) (BPKG) Mel pos Rahman Perolehan dan pengurusan aset Kemudahan kenderaan Timbalan Pendaftar Kanan (N52) 2. Pengurusan sekretariat dan dasar Pengurusan majlis dan khidmat pelanggan Keurusetiaan mesyuarat utama Kualiti 3. Pengurusan sumber manusia Perkhidmatan dan saraan Perjawatan dan pelantikan & cuti belajar dan fellowship Latihan dan pengembangan kompetensi 4. Pengurusan akademik Membantu urusan pengesahan dokumen pelajar

15 Sebagai pemudahcara bagi urusan di BPA Kampus Gambang 5. Pengurusan OSHA Membantu OSHMO dalam menguruskan urusan yang berkaitan kebajikan dan keselamatan staf di BPUG

16 BAHAGIAN/UNIT SKOP KERJA KETUA BAHAGIAN/UNIT NO TELEFON (GENERAL LINE) Unit Perundingan & 1. Mengurus khidmat perundingan dan kaunseling Tuan Hj. Samsudin Bin Bantuan Staf (EAP) Memberi perkhidmatan pra penilaian, kaunseling, Abdullah (Cik Ain perkhidmatan rundingan dan bimbingan secara Ketua Unit Perundingan & Adawiyah) individu dan kelompok bagi pertumbuhan kendiri Bantuan Staf staf Menyelaras sesi perundingan dan kaunseling melibatkan agensi luar (referral) bagi isu lanjutan dan memerlukan rujukan kepakaran luar 2. Merancang dan melaksanakan program pembangunan dan pencegahan Membangun dan membentuk struktur program bagi tujuan modul perundingan dan kaedah keberkesanan dalam pelaksanaan Employee Assistance Program (EAP) yang berkesan dan menyeluruh merangkumi aspek program pembangunan, pencegahan, pemulihan dan intervensi. Menyediakan latihan yang komprehensif kepada penyelia dan Ketua Jabatan dalam menerapkan

17 budaya perundingan yang menyeluruh di peringkat jabatan 3. Merancang dan membangunkan jaringan hubungan kerjasama dengan agensi serta badan profesional bagi mendapatkan khidmat kaunseling serta rundingan dalam perkongsian peningkatan program pembangunan modal insan