Isu 02. ech Harvest. CONSIGNMENT NOTE POSLAJU PERLU DIMILIKI OLEH PEMILIK BISNES

Transkripsi

1 Isu 02 ech Harvest. - CONSIGNMENT NOTE POSLAJU PERLU DIMILIKI OLEH PEMILIK BISNES

2 1 TIPS 7 TIPS HEBAT UNTUK TEMUDUGA 4 FUNGSI CONCATENATE : MENGGABUNGKAN PERKATAAN DARIPADA DUA COLUMN BERBEZA PENGETAHUAN AM 5 PANDUAN MEMULAKAN SIMPAN KIRA DENGAN 3 LANGKAH MUDAH 7 SISTEM AKAUN YANG PERLU DIMILIKI OLEH PEMILIK BISNES 9 KEPENTINGAN MEMANTAU DUIT KELUAR MASUK BISNES

3 REVIEW 10 MENCETAK CEK LEBIH MUDAH DENGAN CHRYSANTH CHEQUE WRITER 13 TEMPLATE CETAK CONSIGNMENT NOTE ( POSLAJU )

4 Kebelakangan ini samada di Media Sosial atau media arus perdana sering memaparkan keluhan graduan yang sukar mendapatkan peluang pekerjaan atau menempatkan diri mereka di syarikat-syarikat yang mengiklankan kekosongan jawatan mereka di Internet atau surat khabar. Manakala di pihak majikan pula, kebanyakan memberikan maklum balas standard yang diberikan calon tidak menepati kriteria yang ditetapkan oleh mereka. Walaupun kelulusan ada, tetapi standard yang diberikan tidak menepati piawaian yang ditetapkan. Pengalaman saya menemuduga ramai calon, melihat bukannya calon yang hadir tidak mempunyai kualiti, namun kurangnya persediaan baik dari aspek fizikal dan mental. Perkara yang paling penting sewaktu ditemuduga adalah membuatkan bakal majikan anda berasa selesa dengan anda anda mereka akan kerugian sekiranya mereka tidak mengambil anda bekerja di syarikat mereka. Kadang-kala keputusan akademik bukanlah hanya satu-satu faktor penentu untuk melayakkan anda ke jawatan tersebut. Tetapi bagaimana sikap anda sewaktu menjalani temuduga bersama mereka. Apa yang paling penting and perlu melihatkan diri anda sebagai aset yang lebih penting. Memposisikan diri anda sebagai aset penting majikan. Saya kongsikan TUJUH (7) Tips yang boleh anda praktik untuk membuatkan bakal majikan berasa teruja untuk anda bekerja bersama mereka: 1. Membuat Persediaan Yang Secukupnya Buat persediaan yang rapi dengan menyediakan dokumen seperti Resume, Transkrip Akademik dan dokumen-dokumen lain seperti yang diminta oleh pihak syarikat. Pastikan anda menyemak berulangkali senarai semak yang diberikan. Sekiranya anda tidak pasti anda boleh menghubungi kembali Bahagian Sumber Manusia syarikat tersebut untuk pengesahan. 1

5 2. Pemilihan Pakaian Yang Sesuai Pilih pakaian yang sopan dan sesuai dengan jawatan yang anda pohon. Jika anda datang temuduga untuk jawatan Eksekutif Jualan, jangalah pula anda hanya berpakaian seluar jeans dan berselipar sahaja. Pastikan kod etika pakaian anda sesuai dengan jawatan yang dipohon. 3. Buat Kajian Mengenai Jawatan dan Latar Belakang Syarikat Buat sedikit kajian mengenai skop kerja yang ditawarkan kepada anda di internet. Anda boleh layari laman sesawang seperti Jobstreet untuk melihat apakah skop kerja untuk jawatan seperti yang ditawarkan. Walaupun syarikat yang berbeza, namun skop kerja yang ditawarkan adalah lebih kurang sama. Pastikan juga anda mengetahui serba sedikit latar belakang operasi syarikat tersebut dan tahu jenis perniagaan yang dilakukan. Apa susah, Google kan ada. 4. Hadir Ke Tempat Temuduga Lebih Awal Pastikan anda sampai ke tempat temuduga sekurang-kurangya setengah jam lebih awal daripada masa yang dijadualkan. Ini membolehkan anda membuat persediaan terakhir sebelum dipanggil ke bilik temuduga. Jika anda mungkin terlewat, maklumkan kepada syarikat tersebut anda lebih awal supaya anda tidak dilihat sebagai individu yang tidak menepati masa. Jika temuduga dilakukan pada waktu pagi, jangan sesekali tidak mengambil sarapan pagi. Manakala, jika temuduga dijalankan selepas waktu tengahari, pastikan anda tidak makan terlalu banyak yang boleh menyebabkan anda mengantuk dan kelihatan kurang bermaya. 5. Jawab Soalan-Soalan Hanya Apabila Ditanya Dan Elakkan Terperangkap Dengan Provokasi Majikan mencari calon yang boleh berkomunikasi dengan baik. Maksudnya, hanya bercakap dan melontarkan idea jika diminta dan beradap jika tidak bersetuju dalam sesuatu perkara. Kadangkala, penemuduga sengaja mengajak anda kepada perbincangan yang berbentuk provokasi. Sekadar untuk menguji bagaimana anda mengendalikan sesi tersebut. Jadi, elakkan terperangkap dengan provokasi dan stay calm. 6. Bersikap Jujur Tidak mengapa jika ada benda yang anda tidak mahir. Lebih baik mereka tahu apa yang anda tidak mahir sebelum diambil bekerja daripada mereka tahu anda tidak bersikap jujur sewaktu ditemuduga. Mungkin jangka hayat anda di syarikat itu tidak lama jika keadaan ini berlaku. 7. Sikap Sewaktu Ditemuduga Sekiranya penemuduga anda bertanya soalan yang senstitif dan anda berasa kurang selesa untuk menjawabnya. Maklumkan kepada mereka. Anda berhak untuk 2

6 tidak menjawab sekiranya soalan tersebut dirasakan tidak relevan dengan jawatan yang anda pohon. Proses temuduga adalah proses yang tidaklah terlalu complicated, anda hanya perlu bersedia mental dan fizikal untuk menghadapi proses temuduga. Jika ia temuduga pertama anda, sudah pastinya anda akan berasa gemuruh dan gementar. Tapi jangan jadikan ia halangan untuk anda bersikap tidak bersedia dalam temuduga. 3

7 Fungsi Concatenate dalam Microsoft Excel boleh membantu anda untuk menggabungkan perkataan dari 2 columns yang berbeza. Gambarajah di sebelah menerangkan kepada anda bagaimana anda boleh menggunakan fungsi CONCATENATE di MIcrosoft Excel. 4

8 Soalan ini banyak ditanya kepada saya bagaimana untuk memulakan rekod perakaunan sesebuah syarikat. Jika syarikat yang baru beroperasi, caranya lebih mudah dan lebih straight to the point. Untuk syarikat yang telahpun memulakan operasi juga tidaklah sesukar mana, cuma perlu pastikan kesemua dokumen perniagaan ada. Jika tiada, kita perlu membuat sedikit pelarasan terhadap dokumen yang tidak lengkap. Langkah Pertama: Tentukan tempoh perakaunan (accounting period) syarikat anda. Kumpulkan kesemua dokumen untuk semua transaksi syarikat anda. Dokumen ini termasuklah invois, resit pembayaran, penyata bank, kaki buku cek, baucer bayaran, baucer penerimaan dan dokumen-dokumen yang berkaitan perniagaan. Pastikan anda menyimpan semua Invois Belian dan Jualan, Resit Belian dan Jualan serta dokumen-dokumen lain. Dokumen ini perlu disimpan selama 7 tahun untuk tujuan pemeriksaan sekiranya diperlukan. Langkah Kedua: Asingkan kesemua dokumen tersebut mengikut jenis dokumen, tarikh transaksi. Apabila kesemua telah diasingkan. Simpan kesemua dokumen tersebut di dalam fail dan labelkan fail tersebut. Jika anda mempunyai masa yang lebih, boleh imbas (scan) dokumen tersebut dan simpan di dalam cakera keras (hard disk drive). Kemudian barulah anda boleh menentukan jenis transaksi untuk dokumen tersebut samada ia Asset, Belanja, Liabiliti, Ekuiti, Pendapatan. Langkah Ketiga Mula membuat rekod transaksi. Untuk perniagaan yang kecil. Anda tidak perlu membeli perisian yang mahal, cukup dengan menggunakan Microsoft Excel. Tetapi sekiranya transaksi anda banyak, lebih mudah jika anda menggunakan sistem Perakaunan. Cara manual mungkin akan mengambil sedikit masa dan kadang-kala ada transaksi yang tertinggal yang boleh menyebabkan akaun anda nanti tidak imbang. 5

9 Hanya dengan TIGA (3) langkah asas atas boleh memastikan anda mempunyai simpan kira rekod transaksi anda yang berkesan walaupun anda tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai perakaunan. 6

10 Bila disebut CLOUD ACCOUNTING SYSTEM mungkin ramai yang masih tidak berapa biasa dengan aplikasi ini. Rata-rata masih lagi menggunakan teknik perekodan yang sedia ada seperti menggunakan perisian yang stand alone yang terdapat banyak di pasaran. Membuat rekod akaun sememangnya sangat membosankan. Ditambah pula jika perisian dipasang pada komputer di pejabat. Terpaksa stay up di pejabat sehingga larut malam hanya untuk menyiapkan rekod akaun jika sudah sampai tarikh closing. Ada beberapa kelemahan yang anda perlu tahu dengan Traditional Accounting Software yang mungkin membolehkan anda mempertimbangkan untuk bertukar kepada cloud based accounting. 1. Data dalam sistem dan perisian tidak dikemaskini. Untuk mengemaskini anda perlu langgan sistem baru yang akan menambahkan kos anda. 2. Ia hanya boleh berfungsi secara offline dengan menggunakan komputer. Setiap data boleh terdedah kepada risiko keselamatan contohnya menggunakan pemacu USB. 3. Hanya satu orang mempunyai akses terhadap sistem tersebut. Key Person (top management) tidak mempunyai akses untuk melihat rekod tersebut. Memudahkan terdedahnya kepada manipulasi. 4. Ia mahal, kadang-kala sukar dikendalikan dan memakan masa untuk menaiktaraf perisian tersebut. Malahan khidmat pelanggan juga agak perlahan. Jadi bagaimana pula Cloud Based Accounting berfungsi? Sebenarnya cloud based accounting ni sama seperti anda menggunakan Perbankan Internet. Setiap kali anda mengakses data secara online maknanya anda menggunakan cloud. Cloud merupakan platform yang membolehkan anda mengakses data anda dimanamana, dan pada bila-bila masa. Jadi hard diskanda bukan lagi sebagai satu pusat penyimpanan data yang utama lagi. (sekiranya komputer mengalami kerosakan, semua data di hard drive anda akan hilang). 7

11 CLOUD BASED ACCOUNTING antara kelebihannya adalah: 1. Sistem boleh diakses secara online melalui komputer, tablet, ipad dan semua data disimpan di dalam cloud yang mempunyai ciri keselamatan yang bagus. 2. Sistem sentiasa dikemaskini mengikut keperluan terbaru tanpa perlu berbelanja lebih. Biasanya cloud boleh disewa secara bulanan. 3. Data Kewangan syarikat mudah dipantau oleh akauntan dan pengurusan syarikat. Akses setiap pengguna boleh dihadkan untuk sesetengah fungsi. 4. Tidak perlu risau jika komputer hilang atau rosak. Semua data disimpan dalam server yang mempunyai ciri keselamatan yang bagus. 8

12 Untuk yang berniaga secara sambilan seperti freelance, peniaga online, atau pemilik bisnes kecil. Yang baru berjinak-jinak dengan bisnes, pemantauan terhadap duit keluar masuk bisnes adalah sangat-sangat penting. Sebab apa sangat penting? Lazimnya perkara di bawah berlaku bila kita berniaga secara sambilan. (dibaca jika kita ada kerja lain dan berniaga bukan pekerjaan sepenuh masa kita) 1. Menggunakan akaun peribadi untuk segala transaksi bisnes 2. Tidak mendaftarkan bisnes dengan SSM 3. Tidak membuat rekod jualan dan pembelian. Pada tanggapan kita duit masuk sama dengan jualan dan duit baki adalah untung. 4. Tidak membuat kawal selia yang baik untuk bisnes. Katakan anda telah melakukan bisnes secara sambilan selama 5 tahun, dan sepanjang tempoh tersebut keempat-empat perkara di atas tidak pernah dilakukan. Anda merasakan bisnes tersebut sangat berpotensi dan anda ingin meletakkan jawatan untuk berniaga secara sepenuh masa. Ini sangat bahaya kerana anda tidak mengetahui secara terperinci mengenai kedudukan kewangan anda. Berniaga tiada gaji bulanan yang tetap. Tidak seperti bekerja makan gaji.pendapatan anda tetap setiap bulan. Cukup bulan tahu-tahu gaji sudah masuk. Oleh kerana itu sebelum anda terjun ke dalam dunia bisnes anda perlu memastikan anda membuat semua persediaan yang cukup. Rekod semua transaksi jualan dan kos-kos yang terlibat. Dapatkan secara kasar berapa pendapatan bulanan anda. Asingkan akaun peribadi dan akaun bisnes. Buat rekod kira-kira ringkas. Bisnes perlu dilakukan secara professional walaupun bisnes kita masih kecil supaya kita tidak terkena kejutan budaya bila bisnes berkembang dan terus berkembang. 9

13 Kebanyakan transaksi pada hari ini telah beralih kepada perbankan internet termasuklah untuk Akaun Korporat. Walaubagaimanapun, pengunaan cek masih lagi relevan untuk sesetengah bisnes. Kebanyakkan urus niaga yang membabitkan Post Dated masih lagi menggunakan cek sebagai medium transaksi utama. Tetapi memang akan menjadi satu yang merumitkan apabila mahu menyediakan cek dengan cara manual. Satu atau dua keping cek mungkin masih OK jika menggunakan manual. Tetapi jika setiap bulan anda perlu menyediakan beratusratus keping cek. Mungkin anda perlu mempertimbangkan untuk menggunakan perisian atau sistem yang terdapat di pasaran. Sebenarnya, terdapat banyak perisian mencetak cek di pasaran, tetapi kami tertarik dengan sistem Chrysanth Cheque Writer kerana ia bukan sahaja Percuma, malah ia menyokong hampir kesemua bank yang terdapat di Malaysia. Penggunaannya juga mudah, hanya pasang perisian ini di komputer dan anda boleh mula mencetak cek seperti yang anda mahukan. Antara Ciri-Ciri yang terdapat dalam perisian Chrysanth Cheque Writer 1. Menyimpan database penerima untuk transaksi yang berulang-ulang 10

14 2. Pilih Bank anda mengikut pilihan yang diberikan. (Banyak tu) 3. Mengisi maklumat Penerima dan Amaun 11

15 4. Contoh Cek yang telah dicetak 12

16 Bagi bisnes yang dijalankan secara online, pastinya anda menggunakan syarikat perkhidmatan kurier untuk tujuan penghantaran. Dan antara yang paling popular pastilah Pos Laju. Untuk tujuan penghantaran pastinya anda akan mengisi Consignment Note untuk pelanggan anda. Bayangkan jika terdapat 100 pesanan sehari. Memang boleh kebas tangan anda nak tulis satu persatu. Laman web yang kami review ini bukan sahaja menyediakan tutorial malahan memberikan template untuk mencetak Pos Laju secara PERCUMA (diulang PERCUMA) sahaja. Selain memberikan panduan bagaimana untuk anda membuat tetapan pada pencetak untuk mencetak Consignment Note tersebut. Kebanyakan template yang disediakan adalah menggunkan Microsoft Office Excel dan Word yang sememangnya kebanyakan daripada kita sudah sebati dengan kedua-dua perisian tersebut. Selain menjimatkan masa, anda boleh mengoptimumkan pengunaan template ini untuk menyimpan dan mengemaskini Database pelanggan anda sebagai rujukan di masa hadapan. Untuk Usahawan Online. Ayuh anda boleh cuba ini. Macam-macam tips dan teknik untuk borang Pos Laju dibongkarkan di sini. 13

17 14

18 l : l : l : hi@techharvest.asia l