BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 25 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Metode rekayasa perangkat lunak yang dipergunakan dalam pembuatan aplikasi tata persuratan adalah metode prototipe. Langkah langkah yang dilakukan yaitu : a. Mendefinisikan objektif secara keseluruhan b. Mengidentifikasi kebutuhan sistem, proses mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam membangun aplikasi. c. Melakukan perancangan aplikasi secara cepat sebagai dasar untuk membuat prototipe sesuai dengan hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya. d. Membuat aplikasi sesuai dengan hasil rancangan sebelumnya. e. Menguji coba dan mengevaluasi prototipe dan kemudian melakukan penambahan dan perbaikan-perbaikan terhadap prototipe yang sudah dibuat. 3.1 ANALISIS SISTEM Analisis pertama yang dilakukan dalam membangun sistem Aplikasi Tata Persuratan adalah melakukan observasi pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum khususnya pada bagian tata kelola yang selama ini melaksanakan kegiatan pengelolaan surat yang masuk maupun keluar secara manual. Dengan kegiatan tersebut dapat teridentifikasi kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan surat tersebut. Seperti yang telah kita ketahui bahwa surat merupakan sarana penting dalam setiap instansi pemerintahan maupun suatu kantor, termasuk pada Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum. Informasi penting ataupun rahasia yang terkait didalam surat tersebut harus diperoleh oleh masingmasing bagian yang dituju dengan cepat dan tepat sasaran. Oleh karena itu pada setiap aktifitas yang berkaitan dengan surat menyurat, harus dilakukan penyimpanan asrip surat dan didokumentasikan dengan sangat baik. 25

2 26 Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat masuk maupun surat keluar harus dilaksanakan dengan tepat dan cepat. Pada saat ini prosedur yang diterapkan pada manajemen surat menyurat di Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum masih menggunakan metode manual atau yang bisa disebut paper-work system. Mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian hingga verifikasi surat dilakukan secara manual Pada tahap verifikasi, surat harus didisposisikan dari satu bagian ke bagian lain sesuai dengan alur yang telah ditetapkan sehingga memerlukan waktu yang tidak sedikit, seringkali surat yang diterima maupun yang akan dikeluarkan bersifat segera. Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpan hardcopy, dan seringkali terjadi kesulitan dalam pelacakan surat masuk. Penerapan metode tersebut, menjadikan manajemen persuratan manajemen persuratan di Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum menjadi kurang efektif dan efisien. Hal tersebut menyebabkan : a. Tidak menerima informasi surat secara tepat waktu. b. Adanya kesalahan disposisi surat, menyebabakan informasi tidak diterima. c. Adanya ketidakpastian jangka waktu untuk penomoran pada surat keluar, tidak jarang surat tersebut dibutuhkan dalam waktu singkat. d. Hilangnya arsip atau fisik surat dikarenakan tercecer. 3.2 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan Perangkat Keras Tabel 3.1. Kebutuhan perangkat keras (pembuatan) No Jenis Spesifikasi 1 Processor AMD E-300 APU 2 Memory DDR 2 Gb 3 Hardisk 320 Gb 4 Grapic Card HD 1.3 GHz 5 Mouse Optical 6 Printer HP Laserjet

3 27 Analisis perangkat keras bertujuan mengetahui spesifikasi perangkat keras yang akan dipergunakan dalam sistem Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis perangkat lunak bertujuan mengetahui perangkat lunak apa saja yang dipergunakan dalam pembuatan sistem, yaitu sebagai berikut : a. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate b. Bahasa Pemograman : PHP c. DBMS : MySql d. Aplikasi : - Xampp (Apache Services) - Netbeans IDE SQLyog Ultimate Kebutuhan Fungsional (Informasi) Ketika bagian pengelola surat yaitu bagian tata usaha mengelola surat masuk dan surat keluar, memerlukan informasi informasi untuk mengelola surat tersebut, diantaranya : a. Informasi pada surat masuk, seperti : - Pengirim surat. - Siapa tujuan surat. - Sifat surat. - Tanggal diterima surat. - Perihal surat - Lampiran surat

4 28 b. Informasi pada surat keluar, seperti : - Kepada siapa surat ditujukan. - Dari direktorat mana surat dibuat. - Sifat surat - Perihal surat - Lampiran surat. - Nomor yang akan diberikan pada surat. 3.3 PERANCANGAN FLOWCHART Menu Utama Aplikasi Masuk Login Gagal Masuk A Verifikasi Berhasil Keluar B Menu Utama Laporan C D Gambar 3.1. Flowchart Menu Utama

5 29 Aplikasi Tata Persuratan ini dimulai dengan melakukan login pada aplikasi untuk melakukan verifikasi pengguna pada aplikasi, jika login berhasil maka aplikasi akan masuk pada menu utama. Setelah menu utama terbuka maka para pengguna dapat memilh menu-menu yang tersedia pada aplikasi, yaitu : Masuk, Keluar, Laporan dan yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yang dapat dijalankan pada aplikasi (seperti terlihat dalam Gambar 3.1) Menu Masuk B Tidak Salah Registrasi Masuk Pencarian Masuk Cari Salah Tambah Tidak Masuk Benar Disposisi Benar Ya Selesai Gambar 3.2. Flowchart Masuk Ketika user telah memilih menu Masuk maka terdapat 2 (dua) submenu yang dapat dipilih yaitu : Registrasi Masuk dan

6 30 Pencarian Masuk. Pada submenu pertama yaitu Registrasi Masuk, pengguna dapat memasukan data-data pada surat yang diterima oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum, untuk memudahkan pencatatan informasi, setelah data berhasil dimasukan secara benar maka akan masuk kedalam menu disposisi untuk memudahkan bagian tertentu mendapat informasi surat masuk secara cepat dan tepat. Sedangkan pada submenu kedua yaitu Pencarian masuk pengguna dapat mencari informasi mengenai surat yang diterima oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.2) Menu Keluar B Tidak Salah Registrasi Keluar Pencarian Keluar Cari Tidak Tambah Revisi Keluar Benar Disetujui Ya Benar Selesai Gambar 3.3. Flowchart Keluar

7 31 Ketika pengguna memilih menu Keluar, seperti halnya pada menu Masuk, pengguna akan menemukan 2 (dua) submenu yaitu Registrasi Keluar dan Pencarian Keluar. Pada submenu pertama yaitu Registrasi Keluar pengguna akan memasukan data-data dalam surat keluar dan mendapatkan nomor surat tersebut setelah surat keluar tersebut disetujui oleh para pimpinan pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. Sedangkan pada submenu Pencarian Keluar, pengguna dapat mencari informasi mengenai surat-surat yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.3) Menu Laporan Kembali C Kembali Masuk Keluar Proses Batal Batal Proses Masuk Keluar OK Selesai OK Gambar 3.4. Flowchart Laporan

8 32 Pada Submenu Laporan pengguna akan melihat 2 (dua) submenu yang dapat dipilih yaitu Masuk dan Keluar. Pada masung-masing submenu para pengguna dapat melihat laporan banyaknya Masuk yang diterima oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum perbulan, sehingga dapat terlihat statistik jumlah surat yang diterima selama tahun yang diinginkan. Begitu pula dengan laporan pada Keluar, pengguna juga dapat melihat banyaknya surat-surat yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum setiap bulannya dalam tahun yang diinginkan sesuai kebutuhan (seperti terlihat dalam Gambar 3.4) Menu D Pilih PENGGUNA JABATAN PENGIRIMAN KLASIFIKASI SURAT KLASIFIKASI DIREKTORAT Batal Tambah / Edit Batal Tambah / Edit Batal Tambah / Edit Batal Tambah / Edit Batal Tambah / Edit Pengguna Jabatan Pengiriman Klasifikasi Klasifikasi Direktorat Tampil Selesai Gambar 3.5. Flowchart Pada submenu hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi tata persuratan yang didalamnya terdapat 5 (lima) submenu untuk menambah maupun merubah data yang dipergunakan dalam aplikasi, seperti : Pengguna,

9 33 Jabatan, Pengiriman, Klasifikasi dan Klasifikasi Direktorat. Submenu pertama yaitu submenu Pengguna dipergunakan oleh administrator untuk menambah maupun mengubah data para pengguna aplikasi dalam hal data yang akan dipakai untuk masuk menggunakan aplikasi seperti username dan password selain menambahkan pula data dukung lain seperti alamat dan jabatan dari pengguna. Submenu kedua yaitu submenu Jabatan dipergunakan oleh administrator untuk menambah jabatan-jabatan yang ada pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. Submenu ketiga yaitu submenu Pengiriman dipergunakan oleh administrator untuk menambahkan dan mengubah jenis metode pengiriman yang dipakai dalam mengirim surat-surat keluar yang dibuat oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. Submenu keempat yaitu submenu Klasifikasi berfungsi untuk menambahkan dan mengubah jenis-jenis surat beserta kode penomoran yang akan dipergunakan sebagai kelengkapan penomoran dari surat yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. Sedangkan submenu yang terakhir adalah submenu Klasifikasi Direktorat berfungsi untuk menambah ataupun mengubah data direktorat yang terdapat pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum karena seperti halnya pada semua submenu referensi dimungkinkan akan adanya perubahan structural dalam Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.5).

10 PERANCANGAN DATA FLOW DIAGRAM (DFD) DFD Level 0 Super Admin Memasukkan - Username - Password Memasukkan - Username - Password Admin - Data Masuk - Data Keluar - Laporan - - Konfigurasi Aplikasi Tata Persuratan Ditjen BADILUM - Data Masuk - Data Keluar - Laporan - - Data Masuk - Data Keluar - Laporan Memasukkan - Username - Password User Gambar 3.6. DFD Level 0 Pada DFD level 0 Aplikasi Tata Persuratan yang dibuat memiliki 3 (tiga) entitas utama yaitu super admin, admin dan user. Semua user pada dasarnya memiliki akses menu utama, menu surat masuk, menu surat keluar dan menu laporan. Pada entitas admin, terdapat menu referensi, agar admin dapat mengelola data-data yang diperlukan dalam pengelolaan surat masuk maupun surat keluar. Sedangkan pada entitas super admin ada satu menu tambahan lagi selain menu referensi yang dapat diakses oleh admin, yaitu menu konfigurasi dimana super admin dapat mengetahui log kesalahan dalam aplikasi ini (seperti terlihat dalam Gambar 3.6).

11 DFD Level 1 Super Admin Super Admin Verifikasi Data Data Super Admin Login Data Pengguna Data Pengguna Pengguna Data Masuk Data Masuk 1. Masuk Data Data Data Keluar Data Keluar 2. Keluar Data Data Laporan Masuk Laporan Masuk 3. Laporan Masuk Permintaan Data Masuk Laporan Masuk Laporan Masuk Laporan Keluar Laporan Keluar 4. Laporan Keluar Permintaan Keluar Laporan Keluar Data Data 5. Data Data Jabatan, Jenis Data Konfigurasi Data Konfigurasi Konfigurasi Data Konfigurasi Data Konfigurasi Konfigurasi Gambar 3.7. DFD Level 1 Super Admin Dalam DFD level 1 Super Admin, pengguna dapat mengakses keseluruhan menu yang terdapat dalam aplikasi tata persuratan, yaitu menu surat masuk, menu surat keluar, menu laporan, menu referensi dan menu konfigurasi. Secara umum entitas super admin hanya akan dipegang oleh satu orang penanggung jawab aplikasi dan akan dipergunakan dalam memonitor jalannya aplikasi tata persuratan (seperti terlihat dalam Gambar 3.7).

12 DFD Level 1 Admin Admin Verifikasi Data Data Admin Login Data Pengguna Data Pengguna Pengguna Data Masuk Data Masuk 1. Masuk Data Data Data Keluar Data Keluar 2. Keluar Data Data Laporan Masuk Laporan Masuk 3. Laporan Masuk Permintaan Data Masuk Laporan Masuk Laporan Keluar Laporan Keluar 4. Laporan Keluar Permintaan Keluar Laporan Keluar Data Data 5. Data Data Jabatan, Jenis Gambar 3.8. DFD Level 1 Admin Dalam DFD level 1 Admin, pengguna dapat mengakses hampir seluruh menu yang terdapat dalam aplikasi tata persuratan, terkecuali menu konfigurasi dan menu yang dapat diakses adalah menu surat masuk, menu surat keluar, menu laporan, dan menu referensi. Pada pengunaannya akun admin akan dipegang oleh orang yang bertanggung jawab dan betugas mengelola surat-surat disetiap direktorat agar sistem dapat berjalan dengan baik dan semestinya (seperti terlihat dalam Gambar 3.8).

13 DFD Level 1 User User Verifikasi Data Data User Login Data Pengguna Data Pengguna Pengguna Data Masuk Data Masuk 1. Masuk Data Data Data Keluar Data Keluar 2. Keluar Data Data Laporan Masuk Laporan Masuk 3. Laporan Masuk Permintaan Data Masuk Laporan Masuk Laporan Keluar Laporan Keluar 4. Laporan Keluar Permintaan Keluar Laporan Keluar Gambar 3.9. DFD Level 1 User Dalam DFD level 1 User, pengguna pada otoritas sebagai user, hanya dapat mengakses menu utama dalam aplikasi yaitu menu surat masuk, menu surat keluar dan menu laporan. Sebagai pengguna utama para pengguna di level user dapat memantau surat masuk maupun surat keluar pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. User dapat dipegang oleh para eselon 1, eselon 2, eselon 3, eselon 4 dan juga para staf di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.9).

14 DFD Level 2 Masuk Admin dan User Data awal surat Data awal surat 1.1 Registrasi Masuk Data awal surat Data awal surat Masuk Data Detail Masuk Data Lengkap Masuk 1.2 Tambah Detil Masuk Data Lengkap Masuk Data Lengkap Masuk Gambar DFD Level 2 Masuk Dalam DFD level 2 surat masuk ini pengguna sebagai user dan admin dapat melakukan 2 (dua) tahapan proses. Pertama para pengguna akan memasukan data awal informasi surat masuk yaitu, tanggal registrasi surat, nomor surat masuk yang diterima dan tanggal surat masuk dibuat. Setelah data awal tersimpan maka pengguna akan memasukan data detil informasi yang terdapat pada surat masuk yang diterima (seperti terlihat dalam Gambar 3.10).

15 DFD Level 2 Keluar Admin dan User Data Awal Keluar Data Awal Keluar 2.1 Registrasi Keluar Data Awal Keluar Data Awal Keluar Keluar Data Lengkap Keluar Data Lengkap Keluar 2.2 Penomoran dan Detil Keluar Data Lengkap Keluar Data Lengkap Keluar Gambar DFD Level 2 Keluar Dalam DFD level 2 surat keluar ini pengguna sebagai user dan admin dapat melakukan 2 (dua) tahapan proses. Pertama para pengguna akan memasukan data surat keluar yaitu, tanggal pembuatan surat, asal direktorat yang mengeluarkan surat serta jenis surat keluar yang dibuat. Setelah data awal tersimpan maka pengguna akan memasukan data detil informasi yang terdapat pada surat keluar yang selanjutkan akan dikirimkan kepada penerima surat (seperti terlihat dalam Gambar 3.11).

16 DFD Level 2 Laporan Masuk Admin dan User Pilih Jenis laporan Masuk Laporan Masuk 3.1 Laporan Masuk per-total Register Laporan Masuk Total Register Masuk Pilih Jenis Laporan Masuk Laporan Masuk 3.2 Laporan Masuk per-periode Periode Laporan Masuk Gambar DFD Level 2 Laporan Masuk Dalam DFD level 2 laporan surat masuk pengguna sebagai user dan admin dapat memilih laporan surat masuk berdasarkan total register dan periode laporan. Laporan surat masuk berdasarkan total register akan menunjukan banyaknya surat masuk yang telah tercatat pada aplikasi sedangkan laporan berdasarkan periode, pengguna dapat melihat laporan surat masuk sesuai dengan periode tanggal yang dibutuhkan. (seperti terlihat dalam Gambar 3.12).

17 DFD Level 2 Laporan Keluar Admin dan User Pilih Jenis laporan Keluar Laporan Keluar 4.1 Laporan Keluar per-total Register Laporan Keluar Total Register Pilih Jenis Laporan Keluar Laporan Keluar 4.2 Laporan Keluar per-periode Periode Laporan Keluar Keluar Pilih Jenis Laporan Keluar Laporan Keluar 4.3 Laporan Keluar per-direktorat Direktorat Laporan Keluar Pilih Jenis Laporan Keluar Laporan Keluar 4.4 Laporan Keluar Klasifikasi Klasifikasi Laporan Keluar Gambar DFD Level 2 Laporan Keluar Dalam DFD level 2 laporan surat keluar pengguna sebagai user dan admin dapat memilih laporan surat keluar berdasarkan total register, periode laporan, direktorat yang mengeluarkan surat dan klasifikasi jenis surat. Laporan surat keluar berdasarkan total register akan menunjukan banyaknya surat keluar yang telah tercatat pada aplikasi. Laporan berdasarkan periode, pengguna dapat melihat laporan surat keluar sesuai dengan periode tanggal yang dibutuhkan. Laporan berdasarkan direktorat, pengguna dapat melihat laporan surat keluar yang dibuat oleh direktorat tertentu yang terdapat pada Ditjen Badan Peradilan Umum. Sedangkan laporan berdasarkan jenis klasifikasi surat, pengguna dapat melihat laporan masing-masing jenis surat yang telah dibuat. (seperti terlihat dalam Gambar 3.13).

18 DFD Level 2 Admin Data Pengguna Data Pengguna 5.1 Pengguna Data Pengguna Data Pengguna Pengguna Data Jabatan Data Jabatan 5.2 Jabatan Data Jabatan Data Jabatan Jabatan Data Pengiriman Data Pengiriman 5.3 Pengiriman Data Pengiriman Data Pengiriman Pengiriman Data Klasifikasi Data Klasifikasi 5.4 Klasifikasi Data Klasifikasi Data Klasifikasi Klasifikasi Data Klasifikasi Direktorat Data Klasifikasi Direktorat 5.5 Klasifikasi Direktorat Data Klasifikasi Direktorat Data Klasifikasi Direktorat Klasifikasi Direktorat Gambar DFD Level 2 Dalam DFD level 2 referensi hanya dapat diakses oleh admin, pada menu ini admin dapat menambah dan merubah referensi pengguna, referensi jabatan, referensi pengiriman, refensi klasifikasi surat, dan klasifikasi direktorat. pengguna digunakan untuk menambah dan merubah data pengguna aplikasi. Refernsi jabatan digunakan untuk menambah dan merubah data jabatan pengguna. pengiriman digunakan untuk menambah dan

19 43 merubah data jasa pengiriman surat keluar. klasifikasi surat digunakan untuk menambah dan merubah data jenis surat yang dikeluarkan Ditjen Badan Peradilan Umum. Sedangkan referensi klasifikasi direktorat digunakan untuk menambah dan merubah data direktorat yang terdapat pada Ditjen Badan Peradilan Umum. (seperti terlihat dalam Gambar 3.13). 3.5 PERANCANGAN BASIS DATA Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram) Gambar Entity Relationship Diagram

20 44 Pada aplikasi tata persuratan ini, tabel utama yang dipergunakan adalah Tabel Registe rsurat, hampir semua tabel memiliki koneksi dengan data pada tabel tersebut (seperti terlihat pada gambar 3.15) Perancangan Database Stuktur data dari Tabel-tabel aplikasi tata persuratan yang akan diimplementasikasi pada aplikasi tata persuratan sebagai berikut : Tabel 3.2. Tabel referensi jabatan Field Type Key Auto Increment jabatanid int (9) PK yes jabatankode varchar (10) jabatannama varchar (50) Tabel 3.3. Tabel referensi jenis surat Field Type Key Auto Increment jenisid int (9) PK yes jeniskode varchar (10) jenisnama varchar (50) Tabel 3.4. Tabel referensi kemanan surat Field Type Key Auto Increment keamananid int (9) PK yes keamanankode varchar (10) keamanannama varchar (50) Tabel 3.5. Tabel referensi pengguna Field Type Key Auto Increment penggunaid int (9) PK yes penggunagroupid int (9) penggunanama varchar (100) penggunausername varchar (30) penggunapassword varchar (100)

21 45 pengguna varchar (60) penggunalastlogin datetime penggunasession varchar (150) penggunastatus int (1) Tabel 3.6. Tabel referensi pengguna group Field Type Key Auto Increment groupid int (9) PK yes groupnama varchar (50) Tabel 3.7. Tabel referensi pengiriman Field Type Key Auto Increment pengirimanid int (9) PK yes pengirimankode varchar (10) pengirimannama varchar (50) Tabel 3.8. Tabel referensi pihak Field Type Key Auto Increment pihakid int (99) PK yes pihakjenisid int (9) pihakregisterjenisid int (9) pihaknama varchar (50) pihakalamat varchar (150) Tabel 3.9. Tabel referensi disposisi Field Type Key Auto Increment disposisiid int (20) PK yes disposisiid int (20) disposisitanggal date disposisiurutan int (9) disposisijabatanid int (9) disposisipenggunaid int (20) disposisiketerangan varchar (200)

22 46 Tabel Tabel register pengguna jabatan Field Type Key Auto Increment penggunajabatanid int (9) PK yes jabatanid int (9) penggunaid int (9) Tabel Tabel register pihak Field Type Key Auto Increment registerpihakid int (20) PK yes registerid int (20) referensipihakid int (20) referensipihaknama varchar (50) referensipihakalamat varchar (150) Tabel Tabel register surat Field Type Key Auto Increment registerid int (20) PK yes registerjenisid int (9) registerkeamananid int (9) registertanggal date registernomorurut int (9) registernomor varchar (100) registertanggalkirim date registernomorpengiriman varchar (100) registertanggalterima date registerperihal varchar (255) registerlampiran varchar (255) registertanggalpenyelesaian date registerpengirimanid Int(9)

23 47 Tabel Tabel register upload Field Type Key Auto Increment uploadid int (99) PK yes registerid int (99) uploadnama varchar (100) uploadmime varchar (100) uploadukuran int (99) uploaddata longblob 3.6 PERANCANGAN ANTAR MUKA Sketsa Form Login Gambar Sketsa Form Login Keterangan : 1 : textbox untuk memasukan username 2 : textbox untuk memasukan password 3 : tombol untuk login 4 : lambang instansi

24 Sketsa Menu Utama Gambar Sketsa menu utama Keterangan : 1 : lambang instansi 2 : nama instansi 3 : tab menu utama 4 : tab menu surat masuk 5 : tab menu surat keluar 6 : tab menu laporan 7 : tab menu referensi 8 : tab menu keluar aplikasi 9 : tampilan yang menginformasikan tentang pengguna aplikasi

25 Sketsa Menu Masuk Keterangan : Gambar Sketsa Menu Masuk 1 : tab sub menu register surat masuk 2 : tab sub menu register disposisi surat masuk 3 : tombol tambah register surat masuk atau disposisi surat masuk 4 : tombol cari pada surat masuk atau disposisi surat masuk 5 : tampilan informasi surat masuk yang telah tercatat pada aplikasi

26 Sketsa Menu Keluar Keterangan : Gambar Sketsa Menu Keluar 1 : tab sub menu register surat keluar 2 : tombol tambah register surat keluar 3 : tombol cari pada keluar 4 : tampilan informasi surat masuk yang telah tercatat pada aplikasi Sketsa Menu Laporan Gambar Sketsa menu laporan

27 51 Keterangan : 1 : tab sub menu laporan surat masuk 2 : tab sub menu laporan surat masuk 3 : text jenis laporan 4 : text periode laporan 5 : combo box pilihan jenis laporan yang akan dibuat 6 : combo box pilihan periode laporan yang dibutuhkan Sketsa Menu Keterangan : Gambar Sketsa menu referensi 1 : tab sub menu referensi pengguna, untuk menambah user aplikasi 2 : tab sub menu referensi jabatan pengguna aplikasi 3 : tab sub menu referensi pengiriman surat 4 : tab sub menu referensi klasifikasi surat 5 : tab sub menu referensi klasifikasi direktorat pada instansi 6 : tombol tambah referensi 7 : informasi dari referensi yang dipilih dan sudah terdaftar pada aplikasi

28 Sketsa Notifikasi Logout Keterangan : Gambar Sketsa form logout 1 : tombol konfirmasi akan keluar dari sistem