BAB III ANALISIS PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS PERANCANGAN SISTE 3. Analisis Latar belakang pembuatan aplikasi ini adalah adanya kebutuhan sistem terpusat untuk pengelolaan laporan pengendalian pelaksanaan program kegiatan dan anggaran di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan enengah. Analisa terhadap kondisi saat ini dilakukan melalui studi lapangan, yaitu wawancara dengan narasumber terkait, yaitu Bapak Yusrizal, selaku kepala pengelola laporan di Direktorat Jenderal Pendidikan enengah. Wawancara telah dilakukan pada tanggal 3 aret 205 bertempat di ruang bagian Perencanaan Program Gedung D lantai 3, Kemdikbud. Hasil wawancara tersebut digunakan untuk melakukan analisa dan desain aplikasi ini. Hasil wawancara dapat dilihat pada Bab Lampiran. Berdasarkan hasil wawancara, aplikasi pengelolaan laporan pelaksanaan program kegiatan dan anggaran berbasis web yang akan dibuat mempunyai batasan masalah sebagai berikut :. Aplikasi dibuat berbasis web. 2. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP, database ysql, dan bahasa pemrograman pendukung lainnya. 3. Aplikasi difokuskan pada proses penyampaian laporan dari satker eselon II kepada Ditjen Dikmen. 4. Penginputan Laporan dilakukan oleh petugas satker yang ada di masingmasing satker. 5. Hasil laporan dapat dicetak melalui format excel dan PDF untuk mempermudah melaporkan kepada pimpinan satker. 6. Pembuatan database ditujukan untuk mengumpulkan data-data yang telah di sampaikan oleh operator. 7. Hanya Administrator aplikasi dan operator yang memiliki hak sebagai pengguna aplikasi. 8. Pengguna aplikasi dapat melihat data-data satker setelah melakukan login terlebih dahulu. 28

2 3.. Analisa Sistem Berjalan Saat ini sistem pengelolaan laporan pengendalian pelaksanaan program kegiatan dan anggaran Ditjen Dikmen adalah sebagai berikut:. Setelah DIPA tahun berjalan turun, pengelola laporan pusat membuat format laporan yang dikirim melalui post kepada seluruh satker dibawa lingkungan Ditjen Dikmen. 2. Selanjutnya Satker merespon dan wajib mengisi format laporan yang ada dan melaporkannya tiap bulannya kepada Ditjen Dikmen. 3. Setelah daerah mengirim laporan melalui pos dan admin, Ditjen Dikmen menginput ulang laporan tersebut menggunakan format excel karena banyak dari format laporan yang kembali tidak sesuai dengan format awal yang dikirim. 4. Hasil dari penginputan laporan dibuatkan rekapan analisa sesuai dengan kebutuhan pimpinan satker. 5. Tingkatan laporan B.9 : Departement (Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan); Unit Utama (Ditjen Dikmen); Program (outcome yang ingin dihasilkan Unit Utama) Kegiatan / Satker; Output/ pelaksanaan dari inputan kegiatan. 6. Sebelum laporan analisa disampaikan kepada pimpinan satker laporan harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Bagian dan barulah diserahkan kepada kepala satker. 7. Hasil rekapan analisa laporan menggunakan database excel dan disimpan dalam PC/Laptop petugas administrator Analisa Kebutuhan Berdasarkan hasil wawancara, dan studi lapangan berikut adalah analisa analisa yang dilakukan untuk mendapatkan kebutuhan dari masing masing pengguna aplikasi pengelolaan laporan pengendalian ini. 29

3 3..2. Analisa Kebutuhan Sistem secara Umum Kebutuhan sistem secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut:. Sistem harus dapat menggantikan sistem saat ini yaitu masih menggunakan format excel sebagai database dan pelaporan pengendalian program, kegiatan dan anggaran Ditjen Dikmen. 2. Sistem harus dapat diakses dengan mudah dari setiap komputer yang terhubung dengan jaringan internet pada satker dibawa lingkungan Direktorat Jenderal tanpa harus melakukan instalasi client software. 3. Sistem harus dapat menyediakan proses login sehingga otorisasi dan hak akses dapat dikontrol. 4. Sistem harus dapat menyediakan Analisa pelaporan yang real time sehingga dapat efisiensi waktu. 5. Untuk pertanggung jawaban kepada Kepala Satker laporan dapat dicetak dalam bentuk Excel maupun PDF Analisa Kebutuhan dari sisi Administrator Kebutuhan dari sisi personil Administrator dapat disimpulkan sebagai berikut :. Sistem harus dapat menyediakan fungsi menampilkan hasil rekapan Analisa. laporan yang telah di input satker di bawah lingkungan Direktorat Jenderal Dikmen. 2. Administrator memiliki hak akses penuh untuk melihat Laporan detail Output yang di kirim satker di bawah lingkungan Direktorat Jenderal Dikmen. 3. Administrator dapat mencetak seluruh laporan dalam bentuk PDF maupun dalam bentuk Excel Analisa Kebutuhan dari sisi Operator Kebutuhan dari sisi personil Operator dapat disimpulkan sebagai berikut :. Sistem harus dapat menyediakan fungsi menampilkan hasil rekapan Analisa laporan sesuai dengan satker yang menginput laporan. 30

4 2. Operator memiliki hak akses penuh untuk melihat Laporan detail Output sesuai dengan satker yang dimiliki. 3. Operator dapat mencetak laporan dalam bentuk PDF maupun dalam bentuk Excel sesuai satkernya masing-masing. 3.2 Alur Kerja dan Pengaturan Sistem yang Dibangun Setelah mengetahui cara kerja sistem yang ada saat ini serta kebutuhankebutuhan yang diperlukan, maka dipersiapkan sebuah sistem pengelolaan laporan pengendalian berbasis web di bawah lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan enengah dengan alur kerja sebagai berikut :. Pengguna aplikasi adalah administrator dan Operator pengelola laporan dibawah lingkungan Direktorat Jenderal Dikmen. 2. Setiap pengguna harus login terlebih dahulu sebelum dapat mengakses menu menu yang ada di dalam aplikasi. 3. Halaman beranda Berisi informasi sebagai berikut : a. Jika pengguna adalah admin maka tampilan yang ada adalah analisa laporan dalam bentuk grafik yang dilengkapi manajemen menu Input Data dan Input Form. b. Jika pengguna adalah Operator maka tampilan yang ada adalah form laporan yang digunakan operator untuk melaporkan pelaksanaan kegiatan. 4. Halaman Departement, halaman ini berisi informasi Department dan penginputan department hanya bisa diakses Administrator. 5. Halaman Unit, halaman ini berisi Informasi Unit Utama dan penginputan Unit hanya bisa diakses administrator. 6. Halaman Program, halaman ini berisi Informasi program/outcome yang akan di capai Unit Utama dan penginputan program hanya bisa diakses administrator. 7. Halaman Satker, halaman ini berisi informasi satker/kegiatan yang akan dilaksanakan satker dan penginputan satker hanya bisa diakses administrator. 8. Halaman User, halaman ini berisi tentang informasi operator serta pengaturan hak akses untuk menu-menu level admin dan level operator. 3

5 9. Halaman Laporan, Halaman ini berisi form-form inputan yang harus di isi oleh operator sesuai satker masing-masing. 0. Halaman grafik laporan, halaman ini berisi hasil analisa laporan yang telah di input oleh operator sesuai satker masing-masing.. Halaman Cetak Laporan, halaman ini berisi data laporan yang telah di input satker dan siap dicetak satker berdasarkan satker masing-masing. Ada dua menu pilihan cetak PDF dan cetak Excel. 2. Sistem menyediakan tombol logout untuk melakukan logout bagi pengguna aplikasi. 3.3 Perancangan Sistem Penulis akan membagi perancangan menjadi tiga bagian yaitu perancangan proses, perancangan database dan perancangan interface. Di bawah ini adalah penjelasan-penjelasan dari bagian perancangan tersebut Perancangan Proses Aplikasi ini diawali dengan form login yang dimana akan login ke admin dan user masing-masing provinsi. Ketika login menggunakan admin maka akan menampilkan beberapa form yaitu form input data department, form input data unit, form input data program, form input data satker, form input data user, form input laporan dan cetak laporan. Form input data department untuk mengisi informasi data-data departemen, form input data unit untuk mengisi informasi unit-unit dibawah department, form input data program untuk mengisi informasi program dibawah unit, form input data satker untuk mengisi informasi satker dibawah program, form input data user untuk mengisi data-data user, form input laporan untuk mengisi kegiatan-kegiatan yang akan berlangsung dan biaya dari kegiatan tersebut, cetak laporan untuk manghasilkan laporan untuk dilaporkan keatasan masing-masing Form Departement Berikut adalah gambaran yang dilakukan penggunaan dan sistem dari form department dengan menggunakan flowchart: 32

6 Gambar 3. Form Input Departement Berikut ini penjelasan dari flowchart diatas:. Start, aplikasi dimulai; 2. Input department, pada bagian ini admin menginput data nama department; 3. Apabila nama department tidak diisi maka akan menampilkan error untuk 4. Input jumlah, pada bagian ini admin menginput data jumlah anggaran; 5. Apabila jumlah anggaran tidak diisi maka akan menampilkan error untuk 6. Input tahun, pada bagian ini admin menginput data tahun; 7. End, selesai dari aplikasi. 33

7 Form Unit Berikut adalah gambaran yang dilakukan penggunaan dan sistem dari form unit dengan menggunakan flowchart: Gambar 3.2 Form Input Unit Berikut ini penjelasan dari flowchart diatas:. Start, aplikasi dimulai; 2. Pilih department, pada bagian ini admin memilih data unit seperti pilih nama department; 3. Apabila nama department tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 4. Input Unit, pada bagian ini admin menginput data nama unit; 5. Apabila nama unit tidak diisi maka akan menampilkan error untuk peringatan bahwa field tersebut masih kosong dan akan kembali untuk menginput kembali; 34

8 6. End, selesai dari aplikasi Form Program Berikut adalah gambaran yang dilakukan penggunaan dan sistem dari form program dengan menggunakan flowchart: Gambar 3.3 Form Input Program Berikut ini penjelasan dari flowchart diatas: Start, aplikasi dimulai; 2 Pilih department, pada bagian ini admin memilih data nama department; 3 Apabila nama department tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 4 pilih Unit, pada bagian ini admin memilih data nama unit; 5 Apabila nama unit tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 6 Input Program, pada bagian ini admin menginput data nama program; 35

9 7 Apabila nama program tidak diisi maka akan menampilkan error untuk 8 End, selesai dari aplikasi Form Satker Berikut adalah gambaran yang dilakukan penggunaan dan sistem dari form satker dengan menggunakan flowchart: Gambar 3.4 Form Input Satker Berikut ini penjelasan dari flowchart diatas:. Start, aplikasi dimulai; 2. Pilih department, pada bagian ini admin memilih data nama department; 3. Apabila nama department tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 4. pilih Unit, pada bagian ini admin memilih data nama unit; 5. Apabila nama unit tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 6. pilih Program, pada bagian ini admin memilih data nama program; 36

10 7. Apabila nama program tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 8. Input satker, pada bagian ini admin menginput data nama satker; 9. Apabila nama satker tidak diisi maka akan menampilkan error untuk 0. End, selesai dari aplikasi Form User Berikut adalah gambaran yang dilakukan penggunaan dan sistem dari form user dengan menggunakan flowchart: Gambar 3.5 Form Input User Berikut ini penjelasan dari flowchart diatas:. Start, aplikasi dimulai 2. Input first name, pada bagian ini admin diminta menginput data nama depan user; 37

11 3. Apabila nama firstname tidak diinput maka akan menampilkan error untuk 4. Input Last Name, pada bagian ini admin diminta menginput data nama belakang user; 5. Input , pada bagian ini admin diminta menginput data user; 6. Apabila nama tidak diinput maka akan menampilkan error untuk 7. Pilih Provinsi, pada bagian ini admin diminta memilih dari provinsi mana user; 8. Pilih Level pada bagian ini admin diminta memilih user baru sebagai operator apa admin; 9. Apabila level tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk peringatan bahwa field tersebut masih kosong dan akan kembali untuk memilih kembali; 0. End, selesai dari aplikasi Form Laporan Berikut adalah gambaran yang dilakukan penggunaan dan sistem dari form laporan dengan menggunakan flowchart: 38

12 Gambar 3.6 Form Input Laporan Berikut ini penjelasan dari flowchart diatas:. Start, aplikasi dimulai; 2. Pilih department, pada bagian ini operator atau admin memilih data nama department; 3. Apabila nama department tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 4. pilih Unit, pada bagian ini operator atau admin memilih data nama unit; 5. Apabila nama unit tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 39

13 6. pilih Program, pada bagian ini operator atau admin memilih data nama program; 7. Apabila nama program tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 8. pilih satker, pada bagian ini operator atau admin data nama satker; 9. Apabila nama satker tidak dipilih maka akan menampilkan error untuk 0. Input Output, pada bagian ini operator atau admin diminta menginput data output kegiatan;. Input jumlah, pada bagian ini operator atau admin diminta menginput data jumlah alokasi yang dianggarkan; 2. Input Date, pada bagian ini operator atau admin diminta menginput kapan waktu alokasi anggaran dianggarkan; 3. Apabila Date tidak diinput maka akan menampilkan error untuk peringatan bahwa field tersebut masih kosong dan akan kembali untuk menginput kembali; 4. End, selesai dari aplikasi Perancangan Basis Data Perancangan basis data Aplikasi ini menggunakan database yang diberi nama setditjen. Pada database setditjen, dibuatlah rancangan tabel-tabel sebagai berikut :. Rancangan Tabel User Tabel user berfungsi untuk menyimpan data user. Entitas pada tabel ini adalah user dan memiliki atribut iduser, firstame, lastname, , password, provinsi, datalogin level dan status. IdUser sebagai primary key 2. Rancangan Tabel Provinsi Tabel prov rerfungsi untuk menyimpan data provinsi. Entitas pada tabel ini adalah prov dan memiliki atribut id_prov dan nama_prov. Id_prov sebagai primary key 40

14 3. Rancangan Tabel LogUser Tabel LogUser berfungsi untuk menyimpan hasil data login User. Entitas pada tabel ini adalah idloguser, iduser, date, ket, result, dan ip. IdLogUser sebagai primary key dan iduser sebagai foreignkey. 4. Rancangan Tabel loglogin Tabel loglogin berfungsi sebagai verifikasi data User yang login. Entitas pada tabel ini adalah idlog, iduser, datelogin, result, ip. IdLogUser sebagai primary key dan iduser sebagai foreignkey. 5. Rancangan Tabel Departement Tabel department berfungsi untuk menyimpan data department. Entitas pada tabel ini adalah iddepartement, nmdepartement, budget, tahun, dan ket. IdDepartement sebagai primary key. 6. Rancangan Tabel Unit Tabel unit berfungsi untuk menyimpan data Unit. Entitas pada tabel ini adalah idunit, iddepartement, nmunit, dan ket. IdUnit sebagai primary key dan iddepartement sebagai foreignkey. 7. Rancangan Tabel Program Tabel program berfungsi untuk menyimpan data program. Entitas pada tabel ini adalah idprogram, iddepartement, idunit, nmprogram, dan ket. IdProgram sebagai primary key dan iddepartement dan idunit sebagai foreignkey. 8. Rancangan Tabel Satker Tabel satker berfungsi untuk menyimpan data satker. Entitas pada tabel ini adalah idsatker, iddepartement, idunit, idprogram, nmsatker, ket. IdSatker sebagai primary key dan iddepartement, idunit, serta idprogram sebagai foreignkey. 9. Rancangan Tabel Laporan Tabel laporan berfungsi untuk menyimpan semua data transaksi pelaporan. Entitas pada tabel ini adalah idlaporan, iddepartement, idunit, idprogram, idsatker, iduser, Output, budget, Sisa, date, date2, dan Ket. IdLaporan sebagai primary key dan iddepartement, idunit, idprogram, idsatker, serta iduser sebagai foreignkey. 4

15 Entity Relationship Diagram Berikut adalah ERD (Entity Relationship Diagram) dari database aplikasi pelaporan pengendalian pelaksanaan program kegiatan dan anggaran Ditjen Dikmen. loguser user satker PK FK PK idloguser iduser tgl bulan thn ket result ip prov id_prov nama_prov PK PK iduser firstname lastname password provinsi datelogin level status laporan idlaporan PK FK FK3 FK2 PK idsatker iddepartement idunit idprogram nmsatker ket departement iddepartement nmdepartement budget tahun ket PK FK2 FK program idprogram iddepartement idunit nmprogram ket PK FK loglogin idlog iduser datelogin result ip FK2 FK4 FK5 FK3 FK iddepartement idunit idprogram idsatker iduser ouput budget sisa tgl bln thn ket PK FK unit idunit iddepartement nmunit ket Gambar 3.7 Relationship Database Struktur Tabel Database adalah komponen penting dari basisdata karena berfungsi sebagai informasi bagi para pemakainya, database dibentuk dari kumpulan file yang memuat kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain: 42

16 . Tabel User No F ie Type Size Keteranga n iduser Integer Id Untuk Tabel User 2 firstname Varchar 50 Untuk menyimpan nama depan karyawan 3 lastname Varchar 30 Untuk menyimpan nama blkng karyawan 4 Varchar 40 Untuk menyimpan data 5 password Varchar 50 Untuk menyimpan data password 6 provinsi Varchar 30 Untuk menyimpan data provinsi 7 datelogin datetime Untuk menyimpan data date login 8 level Integer 2 Untuk menyimpan data level 9 status Integer 2 Untuk menyimpan data status 2. Tabel Prov Tabel 3. Tabel User No Field Type Size Keterangan id_prov Integer 2 Id Untuk Tabel provinsi 2 nama_prov Varchar 30 Untuk menyimpan data provinsi 3. Tabel LogUser Tabel 3.2 Tabel Prov No Field Type Size Keterangan idloguser Integer Id Untuk Tabel Log User 2 iduser Integer Id Dari Tabel User 3 date datetime Untuk menyimpan data date login 6 ket Text Untuk menyimpan data keterangan 7 result Varchar 30 Untuk menyimpan data hasil login 8 ip Varchar 30 Untuk menyimpan data ip user 4. Tabel Log Login Tabel 3.3 Tabel LogUser No F ie Type Size Keteranga n idlog Integer Id Untuk Tabel Log User 2 iduser Integer Id Dari Tabel User 3 datelogin datetime Untuk menyimpan data tanggal 4 result Varchar 30 Untuk menyimpan data hasil login 5 ip Varchar 30 Untuk menyimpan data ip user Tabel 3.4 Tabel Log Login 43

17 5. Tabel Departement No F ie Type Size Keteranga n iddepartement Integer 5 Id Untuk Tabel Departement 2 nmdepartement Varchar 40 Untuk menyimpan nama department 3 budget integer 20 Untuk menyimpan data budget 4 tahun year 4 Untuk menyimpan data tahun 5 ket int 2 Untuk menyimpan data keterangan 6. Tabel Unit No F ie Tabel 3.5 Tabel Departement Type Size Keteranga n idunit Integer 5 Id Untuk Tabel Unit 2 iddepartement Integer 5 Id Dari Tabel Departement 3 nmunit Varchar 50 Untuk menyimpan data nama unit 4 ket Integer 2 Untuk menyimpan data keterangan 7. Tabel Program No F ie Tabel 3.6 Tabel Unit Type Size Keteranga n idprogram Integer 5 Id Untuk Tabel Program 2 iddepartement Integer 5 Id Dari Tabel Departement 3 idunit Integer 5 Id Dari Tabel Unit 4 nmprogram Varchar 50 Untuk menyimpan data nama program 5 ket Integer 2 Untuk menyimpan data keterangan 8. Tabel Satker Tabel 3.7 Tabel Program No F ie Type Size Keteranga n idsatker Integer 5 Id Untuk Tabel Satker 2 iddepartement Integer 5 Id Dari Tabel Departement 3 idunit Integer 5 Id Dari Tabel Unit 4 idprogram Integer 5 Id Dari Tabel Program 5 nmsatker Varchar 80 Untuk menyimpan data nama satker 6 ket Integer 2 Untuk menyimpan data keterangan Tabel 3.8 Tabel Satker 44

18 9. Tabel Laporan No Field Type Size Keterangan idlaporan Integer Id Untuk Tabel Laporan 2 iddepartement Integer 5 Id Dari Tabel Departement 3 idunit Integer 5 Id Dari Tabel Unit 4 idprogram Integer 5 Id Dari Tabel Program 5 idsatker Integer 5 Id Dari Tabel Satker 6 iduser Integer Id Dari Tabel User 7 Output Text Untuk menyimpan data output 8 budget Varchar 30 Untuk menyimpan data budget 9 Sisa Varchar 30 Untuk menyimpan data sisa 0 date date Untuk menyimpan data tanggal pengajuan date2 date Untuk menyimpan data tanggal realisasi 3 Ket Integer Untuk menyimpan data keterangan Tabel 3.9 Tabel Laporan Perancangan Interface Dalam bagian ini akan dijelaskan perancangan interface perangkat lunak aplikasi pelaporan pengendalian pelaksanaan program kegiatan dan anggaran Ditjen Dikmen. Aplikasi ini berbasis web dan dapat diakses menggunakan browser. Aplikasi ini memiliki beberapa form antara lain:. Form Departement 2. Form Unit 3. Form Program 4. Form Satker 5. Form User 6. Form Laporan 45

19 Form Departement Form departement berfungsi untuk menyimpan data-data departement dan total biaya satker. Inputan data form ini harus di isi karena apabila form ini tidak di isi maka tidak dapat melakukan inputan di form selanjutnya. Gambar 3.8 Form Departement Form Unit Form Unit berfungsi untuk menyimpan data-data unit. Form ini dikerjakan setelah menginput form department. Inputan data form ini harus di isi karena apabila form ini tidak di isi maka tidak dapat melakukan inputan di form selanjutnya. 46

20 Gambar 3.9 Form Unit Form Program Form program berfungsi untuk menyimpan data-data program. Form ini dikerjakan setelah menginput form unit. Inputan data form ini harus di isi karena apabila form ini tidak di isi maka tidak dapat melakukan inputan di form selanjutnya. Gambar 3.0 Form Program 47

21 Form Satker Form satker berfungsi untuk menyimpan data-data satker. Form ini dikerjakan setelah menginput form department. Inputan data form ini harus di isi karena apabila form ini tidak di isi maka tidak dapat melakukan inputan di form selanjutnya. Gambar 3. Form Satker Form User Form user berfungsi menyimpan data-data user untuk login dalam aplikasi. Form ini dikerjakan berdasarkan jumlah satker dan permintaan dari kepala satker. Apabila data user belum terinput di form user, maka satker wajib mengkonfirmasi kepada administrator dengan mencantupkan satker dan . 48

22 Gambar 3.2 Form User Form Laporan Form ini berfungsi untuk menyimpan data-data laporan, biaya kegiatan dan tanggal kegiatan dilaksanakan. Form ini juga digunakan untuk memasukkan realisasi output kegiatan yang sudah dilaksanakan. Gambar 3.3 Form Laporan 49