BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1. Tentang Tokopedia Sejarah Tokopedia Tokopedia.com resmi diluncurkan ke publik pada 17 Agustus 2009 di bawah naungan PT Tokopedia yang didirikan oleh William Tanuwijaya dan Leontinus Alpha Edison pada 6 Februari Sejak resmi diluncurkan, PT Tokopedia berhasil menjadi salah satu perusahaan internet Indonesia dengan pertumbuhan yang sangat pesat. PT Tokopedia mendapatkan seed funding (pendanaan awal) dari PT Indonusa Dwitama pada tahun Kemudian pada tahun-tahun berikutnya, Tokopedia kembali mendapatkan suntikan dana dari pemodal ventura global seperti East Ventures pada tahun 2010, lalu PT. Tokopedia juga mendapatkan kucuran dana dari Cyber Agent Ventures 2011, kemudian pada tahun berikutnya 2012 PT. Tokopedia kembali mendapatkan kucuran dana dari Netprice. Tidak berhenti sampai di situ PT. Tokopedia di tahun berikutnya 2013 kembali lagi mendapatkan suntikan modal dari SoftBank Ventures Korea. Hingga pada Oktober 2014, Tokopedia berhasil mencetak sejarah sebagai perusahaan teknologi pertama di Asia Tenggara, yang menerima investasi sebesar USD 100 juta atau sekitar Rp 1,2 triliun dari Sequoia Capital dan SoftBank Internet and Media Inc (SIMI). Berkat peranannya dalam mengembangkan bisnis online di Indonesia, PT Tokopedia berhasil meraih penghargaan Marketeers of the Year 2014 untuk sektor E- Commerce pada acara Markplus Conference 2015 yang digelar oleh Markplus Inc tanggal 11 Desember Begitu pesatnya kemajuan bisnis PT Tokopedia hingga saat ini PT Tokopedia telah memiliki kurang lebih 600 karyawan Visi dan Misi Tokopedia a. Visi Membangun Indonesia lebih baik lewat internet b. Misi 1. Selalu Positif a. Keep Positive Attitude (selalu membangun dan memelihara sikap positif, dan menjauhkan sifat negative) 25

2 26 b. Build Positive Teamwork (belajar dan bertumbuh bersama, dan memperlakukan rekan kerja seperti keluarga) 2. Memecahkan Masalah a. Solution Oriented (menganalisa inti permasalahan dan kemudian mencari solusi terbaik) b. Think Big (berfikir jauh kedepan untuk setiap langkah yang diambil) c. Set Your Standards Very Very High (Tidak mudah puas, dan selalu temukan target dan tantangan baru) d. Accepting Challenges, Embracing Mistakes (menerima tantangan dan belajar dari kesalahan) e. Menjadi yang terbaik f. Generasi Indonesia yang lebih baik g. Integrity (memlihara sikap jujur dan menjaga integritas yang baik) h. Character (membangun dan menjaga nilai-nilai karakter diri yang positif) i. Fokus pada pelanggan j. Build Awesome Product (membangun produk yang bermanfaat) k. Give Best Service (Selalu memberikan pelayanan yang terbaik) Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tokopedia

3 Analisa Sistem Berjalan Analisa Proses Bisnis Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Berjalan Pada sistem pengajuan cuti yang terjadi pada perusahaan seperti gambar di atas, dapat diuraikan secara berurutan prosedur yang terjadi adalah sebagai berikut: 1. Karyawan atau Staff mengisi formulir pengajuan cuti Pada tahan ini karyawan yang ingin mengajukan cuti mengisi formulir pengajuan cuti. Formulir pengajuan cuti menggunakan formulir online Google Form. 2. Karyawan atau Staff meminta persetujuan dari lead atau kepala divisi Sebelum mengirimkan form cuti kepada pihak HR, karyawan yang mengajukan cuti harus meminta persetujuan dari kepala divisi atau lead, persetujuan dapat diberikan melalui , alat pesan instan yang digunakan internal perusahaan, atau melalui lisan. 3. Karyawan mengirimkan form cuti Setelah mendapatkan persetujuan pengajuan cuti oleh lead atau kepala divisi, karyawan mengirimkan atau submit form cuti tersebut kepada HRD

4 28 4. HR memvalidasi pengajuan cuti Form pengajuan cuti telah diterima oleh HR, HR akan memvalidasi pengajuan cuti tersebut. Dalam tahap ini HR akan memastikan kepada lead atau kepala divisi bahwa pengajuan cuti tersebut memang benar disetujui oleh lead atau kepala divisi tersebut. 5. Team member atau anggota divisi menerima informasi cuti. 6. Jika semua data pengajuan cuti telah selesai tervalidasi oleh pihak HR, HR akan memberikan persetujuan cuti dan mengirimkan yang berisi informasi cuti ke seluruh anggota team atau anggota divisi karyawan yang mengajukan cuti Hasil Analisa Sistem Berjalan Setelah melakukan analisa terhadap proses bisnis sistem pengajuan cuti karyawan pada perusahaan, ditemukan beberapa kekurangan atau permasalahan, diantaranya adalah: 1. Belum adanya satu platform atau sistem aplikasi yang terintegrasi sehingga dapat menangani proses dari mulai karyawan staff mengajukan cuti sampai dengan pengajuan cuti tersebut disetujui, karena dengan sistem yang berjalan sebelumnya para pelaku proses bisnis tersebut, yaitu Staff, Leader, dan HRD harus menggunakan media atau platform yang berbeda-beda, contohnya: google form, , chat messanger, atau bahkan lisan. 2. Pengisian form oleh pengaju cuti atau staff masih berjalan secara manual. 3. Alur data dan proses validasi pengajuan cuti karyawan tidak dapat dilakukan secara cepat karena harus melalu media atau platform yang berbeda-beda. 4. Kurang keabsahan laporan persetujuan cuti oleh leader, karena terkadang leader memberikan persetujuan melalui lisan. 5. Proses pengajuan cuti yang mengharuskan para pelaku berinteraksi secara berulang-ulang mengakibatkan proses ini kurang efektif jika pengaju cuti atau staff sedang tidak berada di kantor. Untuk mengatasi beberapa kekurangan atau permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka perlu diusulkan sebuah sistem baru yang dapat mempermudah dan mempersingkat proses pengajuan cuti oleh karyawan staff. Sistem baru yang dibuat akan memberikan solusi dari masalah-masalah yang disebutkan diatas, diantaranya adalah: 1. Integrasi data pengajuan cuti melalui satu platform. 2. Form pengajuan cuti secara digital dan terintegrasi 3. Approval atau persetujuan cuti secara digital dan terintegrasi. 4. Reject atau penolakan cuti secara digital dan terintegrasi

5 29 5. Perangkat yang dilakukan untuk pengajuan cuti bersifat mobile atau fleksibel. 6. Status pengajuan cuti dapat dipantau setiap saat. 7. Laporan yang dapat di download atau diambil dari setiap pengajuan cuti yang telah disetujui Perancangan Sistem Usulan Berdasarkan analisa berjalan diatas, penulis membuat sebuah sistem usulan dan mengaplikasikannya kedalam diagram Use Case, Activity, Class, Sequence, Deployment dan Rancangan Layar aplikasi yang akan dibuat Use Case Diagram Sistem Usulan Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Usulan

6 30 Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.1 Use Case Membuat Filing Buat Filing Staff Staff yang ingin melakukan cuti harus membuat pengajuan atau Filing terlebih dahulu. Login dengan role user STAFF memilih ikon create dan mengisi data dalam sebuah form Filing yang dibuat telah disimpan dan akan ditindaklanjuti Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.2 Use Case Melihat Status Pending Melihat Status Pending Staff, Leader Melihat informasi pending untuk mengetahui apakah filing yang dibuat sudah ditindaklanjuti atau belum. Login dengan role user STAFF / LEAD mengakses menu tab Pending untuk melihat filing yang telah dibuat oleh Staff. Staff dan/atau Lead dapat memanggil HR untuk segera menindaklanjuti filing yang diajukan Tabel 3.3 Use Case Melihat Status Rejected Nama Use Case Melihat Status Rejected Staff, Lead, HRD Melihat informasi rejected untuk mengetahui siapa yang telah menolak filing yang telah dibuat staff. Pra Kondisi Login dengan role user STAFF / LEAD / HR mengakses menu tab Rejected untuk melihat filing yang telah ditolak. Post Kondisi Staff dapat mengunduh filing yang ditolak dalam bentuk.pdf

7 31 Tabel 3.4 Use Case Melihat Status Approved Nama Use Case Melihat Status Approved Staff, Leader, HRD Melihat informasi approved untuk mengetahui filing yang telah disetujui. Pra Kondisi Login dengan role user STAFF / LEAD / HR Staff, HR dan/atau Lead mengakses menu tab Approved untuk melihat filing yang telah disetujui. Post Kondisi Staff dapat mengunduh filing yang telah disetujui dalam bentuk.pdf Tabel 3.5 Use Case Melihat Status Completed Nama Use Case Melihat Status Completed Staff Melihat informasi completed untuk mengetahui filing yang telah selesai. Pra Kondisi Login dengan role user STAFF mengakses menu tab Completed untuk melihat filing yang telah selesai. Post Kondisi Staff dapat mengunduh filing yang telah selesai dalam bentuk.pdf Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.6 Use Case Melihat Detail Filing Melihat Detail Filing Staff, Leader, HRD melihat detail isi dari filing yang telah dibuat atau diajukan Filing telah dibuat atau diajukan oleh staff mengakses menu tab Filing, Pending, Approved, Rejected atau Completed lalu masuk ke salah satu list yang dipilih dapat melihat detail pengajuan cuti beserta status pengajuan cuti tersebut.

8 32 Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.7 Use Case Melihat Notification Melihat Notification Staff, Leader, HRD Melihat notification untuk mengetahui pemberitahuan terbaru yang diberikan oleh tiap-tiap aktor Login dengan role user STAFF / LEAD / HR mengakses menu Notification untuk melihat pemberitahuan dapat melihat daftar notifikasi yang berisi pemberitahuan cuti anggota team-nya Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.8 Use Case Melihat Information Melihat Information Staff, Leader, HRD Melihat information untuk mengetahui jenis cuti dan informasi terkait mengenai cuti. Login dengan role user STAFF / LEAD / HR mengakses menu Information dapat melihat informasi jenis jenis cuti dan informasi terkait mengenai jenis cuti tersebut. Tabel 3.9 Use Case Reject Filing by Leader Nama Use Case Reject Filing by Leader Leader Penolakan Pengajuan cuti oleh leader Pra Kondisi Filing telah dibuat atau diajukan oleh staff (status = 0) mengakses menu masuk ke dalam detail filing yang diajukan oleh staff Post Kondisi memberi penolakan pengajuan cuti oleh staff dengan memberikan catatan alasan penolakan tersebut (status = 5)

9 33 Tabel 3.10 Use Case Approve Filing by Leader Nama Use Case Approve Filing by Leader Leader Persetujuan Pengajuan cuti oleh leader Pra Kondisi Filing telah diajukan oleh staff (status = 0) mengakses menu masuk ke dalam detail filing yang diajukan oleh staff memberi persetujuan pengajuan cuti oleh staff dengan Post Kondisi memberikan catatan alasan persetujuan tersebut. Pengajuan cuti selanjutnya akan dapat ditindak lanjuti oleh HRD (status = 2) Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.11 Use Case Reject Filing by HR Reject Filing by HR HRD Penolakan Pengajuan cuti oleh HRD Filing telah diajukan oleh staff dan telah disetujui oleh leader (status = 2) mengakses menu masuk ke dalam detail filing yang diajukan oleh staff memberi penolakan pengajuan filing dengan memberikan alasan penolakan tersebut (status = 4) Nama Use Case Pra Kondisi Post Kondisi Tabel 3.12 Use Case Approve Filing by HR Approve Filing by HR HRD Persetujuan Pengajuan cuti oleh HRD Filing telah diajukan oleh staff dan telah disetujui oleh leader (status = 2) mengakses menu masuk ke dalam detail filing yang diajukan oleh staff memberi persetujuan pengajuan cuti oleh staff dengan memberikan catatan alasan persetujuan tersebut (status = 1)

10 Activity Diagram Sistem Usulan Activity Diagram: Membuat Filing Gambar 3.4 Activity Diagram: Membuat Filing Activity Diagram: Melihat Informasi Pending Gambar 3.5 Activity Diagram: Melihat Informasi Pending

11 Activity Diagram: Melihat Informasi Rejected Gambar 3.6 Activity Diagram: Melihat Informasi Rejected Activity Diagram: Melihat Informasi Approved Gambar 3.7 Activity Diagram: Melihat Informasi Approved

12 Activity Diagram: Melihat Informasi Completed Gambar 3.8 Activity Diagram: Melihat Informasi Completed Activity Diagram: Melihat Informasi Filing Gambar 3.9 Activity Diagram: Melihat Informasi Filing

13 Activity Diagram: Melihat Informasi Approved Gambar 3.10 Activity Diagram: Melihat Informasi Approved Activity Diagram: Melihat Informasi Notification Gambar 3.11 Activity Diagram: Melihat Informasi Notification

14 Activity Diagram: Melihat Information Gambar 3.12 Activity Diagram: Melihat Information Class Diagram Sistem Usulan Gambar 3.13 Class Diagram Sistem Usulan

15 Sequence Diagram Sistem Usulan Sequence Diagram: Membuat Filing Gambar 3.14 Sequence Diagram: Membuat Filing Sequence Diagram: Melihat Informasi Pending, Rejected, Approved, Completed Gambar 3.15 Sequence Diagram: Melihat Informasi Pending, Rejected, Approved, Completed

16 Sequence Diagram: Melihat Informasi Notification Gambar 3.16 Sequence Diagram: Melihat Informasi Notification Sequence Diagram: Melihat Information Gambar 3.17 Sequence Diagram: Melihat Information

17 Deployment Diagram Gambar 3.18 Deployment Diagram

18 Rancangan Layar Tampilan Menu Dashboard Filing Notifikasi Informasi Logout Gambar 3.19 Deployment Diagram Tampilan Filing LEAVE FILING PENDING REJECTED APPROVED COMPLETED Gambar 3.20 Tampilan Filin