PROTOTIPE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM MATERI PERKULIAHAN (Studi Kasus Politeknik LP3I Jakarta Program Studi Manajemen Informatika)

Transkripsi

1 PROTOTIPE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM MATERI PERKULIAHAN (Studi Kasus Politeknik LP3I Jakarta Program Studi Manajemen Informatika) Oleh : Kuswandi Manajemen Informatika, Politeknik LP3I Jakarta Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat Telp Fax [email protected] ABSTRAK Politeknik adalah institusi yang bergerak di dunia pendidikan, semakin banyaknya materi perkuliahan dan banyaknya dosen pengajar akan diperlukan adanya koordinasi antar dosen tersebut. Politeknik LP3I Jakarta yang terdiri dari beberapa cabang tersebar diseluruh Jakarta tentunya perlu untuk saling berbagi ilmu pengetahuan satu sama lainnya sehingga dalam memberikan materi perkuliahan tidak terjadi perbedaaan pengetahuan pada bahan ajar di mata kuliah yang sama. Agar tidak terjadi perbedaan persepsi dan pengetauan dalam memberikan materi perkuliahan kepada mahasiswanya, maka diperlukan sebuah media bagi tiap-tiap dosen pengajar dalam membagi knowledge yang dimiliki agar kemampuan dan pengetahuan para dosen dapat mendekati satu sama lainnya. dalam masalah ini dapat digunakan sebuah knowledge management untuk mengatur knowledge yang dimiliki oleh tiap dosen pengajar. Dunia teknologi saat ini terus berkembang dan sudah merambah berbagai bidang kehidupan sehari-hari dan lingkungan sekitar pendidikan banyak yang sudah memanfaatkan teknologi, sebagai institusi yang bergerak di bidang pendidikan setidaknya pihak perguruan tinggi juga memikirkan bagaimana caranya mengelola kinerja para pengajarnya terutama dalam pemberian materi kepada mahasiswa, oleh sebab itu dibutuhkan knowledge management dalam tiap mata kuliah agar materi yang diberikan oleh dosen pengajar mata kuliah dapat sesuai dan seragam, selain itu diharapkan kemampuan yang dimiliki oleh dosen pengajar tidak terlalu berbeda jauh satu sama lainnya. Untuk uji coba berjalannya pemodelan knowledge management, maka metode yang akan digunakan pada penelitian ini adalah Focus Group Discussion (FGD). Adapun untuk pembentukan knowledge menggunakan model SECI. Dengan FGD ini diharapkan para dosen pengajar terutama pada mata kuliah yang sama dapat berdiskusi dan dapat saling membagi ilmu pengetahuan serta pengalaman yang dimiliki oleh masingmasing dosen pengajar sehingga tidak banyak terjadi perbedaan pengetahuan dan ketidakseragaman materi perkuliahan yang diajarkan. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah prototype Knowledge Management System (KMS) yang akan dapat memberikan solusi yang efektif dalam upaya meningkatkan budaya sharing para dosen pengajar pada Politeknik LP3I Jakarta khususnya program studi Manajemen Informatika. Kata Kunci : Knowledge, Knowledge Management, SECI, FGD, Prototipe 28

2 PENDAHULUAN Setiap perguruan tinggi pasti mengharapkan kualitas pendidikan yang baik dan terus meningkat, terutama di era globaliosasi yang memiliki banyak persaingan dalam dunia pendidikan yang terus berkembang dan dinamis untuk mencapai hal itu, maka setiap perguruan tinggi memiliki caranya masing-masing dalam mengembangkan kualitas pendidikan yang dimiliki. Salah satu faktor yang mempengaruhi perkembangan kualitas pendidikan adalah keahlian tenaga pengajar (Dosen) dalam memberikan materi perkuliahan kepada mahasiswanya dengan keahlian, pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh para dosen pengajar, diharapkan mahasiswa dapat mempelajari tiap mata kuliah dengan baik dan dimengerti. Penulis saat ini bekerja sebagai koordinator program pada prodi manajemen informatika khususnya konsentrasi informatika komputer dan multimedia, berdasarkan pengamatan yang dilakukan selama ini penulis melihat adanya perbedaan knowledge dari tiap dosen pengajar pada mata kuliah yang sama menyebabkan perbedaan bobot materi yang disampaikan sehingga pada saat ujian dengan soal terpusat masih ada mahasiswa yang merasa bingung karena ada materi yang belum disampaikan. Hal ini disebabkan karena adanya budaya sharing diantara dosen tidak berjalan dengan baik sehingga knowledge yang dimiliki dosen khususnya yang mengajar mata kuliah yang sama menjadi kurang berkembang, berdasarkan hasil pengamatan tersebut maka penulis tertarik untuk membuat sebuah prototype knowledge sharing materi perkuliahan yang ditujukan agar dapat mengelola knowledge sharing antara dosen tersebut. LANDASAN TEORI Konsep dasar Knowledge Data dapat merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh wawan dan munir, bahwa data adalah nilai yang merefresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event). Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan suatu objek, kejadian atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodefikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain. Pebedaan dari Data, informasi dan knowledge, Knowledge bukan sekedar data atau informasi, keduanya sangat berhubungan, dan perbedaannya antara istilah tersebut pada derajat kemateriannya davenport dan prusak. Firestone mengemukakan bahwa Wisdom merupakan tingkatan yang paling tinggi dari knowledge karena tidak hanya didasarkan knowledge saja, namun juga terbentuk dari pengalaman, moral, etika dan lain sebagainya. wisdom lebih mengacu pada bagaimana seseorang memutuskan suatu hal apakah itu benar atau salah, hubungan antara data informasi, knowledge dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 1 Tingkatan Data, Informasi, Knowledge dan Wisdom Becerra, et all menyatakan bahwa untuk memahami pengetahuan, maka perlu memahami tentang jenis dan tipe pengetahuan. Perbandingan antara jenis- 29

3 jenis ilmu pengetahuan tergambar pada tabel berikut. Tabel 1 Perbandingan Jenis dan Tipe Pengetahuan Proses Penciptaan Knowledge Profesor Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, ekternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Saat ini, organisasi biasanya menggunakan media-media berikut ini sebagai sarana komunikasi antar sumber daya manusia yang ada diorganisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu : 1. Rapat secara berkala 2. Diskusi secara berkala 3. Pertemuan bulanan 4. Intranet 5. Surat edaran/surat keputusan 6. Papan pengumuman 7. Internet/media massa Untuk mendukung proses aktivitas dan pengembangan sumber daya manusia di suatu organisasi yang merupakan perwujudan dari model SECI (socialization, externalization, combination, internalization) Nonaka, digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di organisasi. 1) Sosialisasi Proses sosialisasi antar SDM di organisasi salah satunya dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Melalui pertemuan tatap muka ini, SDM dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya sehingga tercipta knowledge baru bagi mereka. rapat dan diskusi yang dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian menjadi bentuk eksplisit (dokumentasi) dari knowledge 2) Ekternalisasi Sistem Knowledge Management akan sangat membantu proses ekternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. dukungan terhadap proses ekternalisasi ini dapat diberikan dengan mendokumentasikan notulen rapat (bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan) ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang berkepentingan 3) Kombinasi Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun kedalam sistem knowledge management. media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi) database organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eskternal. fitur-fitur enterprise portal seperti knowledge organisasization sistem yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Business intelligence sebagai fungsi penganalisis data secara matematis dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. data yang telah tersimpan dalam sistem (data warehouse) dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah, keuangan operasional, serta yang bersifat strategis 30

4 , seperti pembuatan indikator-indikator kinerja. 4) Internalisasi Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. pada proses inilah terjadi peningkatan knowledge sumber daya manusia. sumber-sumber explicit dapat diperolah melalui media intranet (database organisasi), surat edaran/surat keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber eksternal. Untuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. content management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat mempasilitasi proses internalisasi. Pemicu untuk proses ini adalah penerapan learning by doing. Fitur-fitur yang terdapat pada fungsi learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan (training) dapat mengubah berbagai pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit knowledge para karyawan. Gambar 3 Pemetaan infrastruktur teknologi informasi ke dalam proses SECI Penerapan knowledge management ini, tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas (memiliki informasi, pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan) dan teknologi informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya berbagi knowledge. Gambar 4 Kerangka Pemikiran Kerangka Pemikiran Berdasarkan hasil pengamatan sementara dan kajian teori yang telah disusun oleh peneliti, maka selanjutnya dapatlah dibangun kerangka berpikir tentang pengembangan model Knowledge Management System untuk para dosen di Program Studi Manajemen Informatika Politeknik LP3I Jakarta, adapun kerangka pemikiran dari penelitian ini adalah sebagai berikut : Kerangka berpikir ini dimulai dengan melihat kondisi objek yang diteliti saat ini dengan cara melakukan proses wawancara awal. Kemudian menentukan masalah yang terjadi saat ini, langkah selanjutnya yaitu menentukan metodologi penelitian yang akan digunakan, kemudian menganalisa dan merancang model KMS yang sesuai. Setelah didapat model KMS, maka dibuatlah prototype Knowledge Management System Materi Perkuliahan. Langkah terakhir adalah melakukan pengujian terhadap prototype tersebut. Hipotesis Diduga Knowledge Management System (KMS) yang dibangun akan dapat memberikan solusi yang efektif dalam upaya meningkatkan budaya sharing dan memudahkan pengguna khususnya untuk melakukan Knowledge Sharing. 31

5 METODOLOGI DAN RANCANGAN PENELITIAN Dalam penelitian tersebut untuk pembentukan knowledge penulis menggunakan model SECI. Penulis juga menggunakan metode Focus Group Discussion (FGD) sebagai sarana melakukan pengumpulan data dan Informasi melalui Survey, Penyebaran Kuesioner, Wawancara dan pengamatan Sampling/ Metode Pemilihan Sample Proses pemilihan sampel yang digunakan pada tesis ini menggunakan purpose sampling atau yang lebih dikenal dengan memilih koresponden secara sengaja untuk dianalisis, koresponden dalam penelitian ini adalah beberapa dosen Program studi Manajemen Informatika di Poltek LP3I Jakarta. Metode Pengumpulan Data Studi Literatur, Dimaksudkan untuk mendapatkan data atau fakta yang bersifat teoritis yang berhubungan dengan penelitian sebagai bahan referensi. Referensi yang dibutuhkan adalah teori atau fakta yang berhubungan dengan knowledge management system dan referensi-referensi yang berhubungan dengan objek yang akan diteliti berdasarkan batasan-batasan pokok bahasan dan cerita yang ditentukan. Kuesioner disebarkan kepada para peserta diskusi FGD (Forum Group Discussion) yang ditetapkan sebelumnya yang terdiri dari beberapa dosen pengajar yang ada di Program Studi Manajemen Informatika Politeknik LP3I Jakarta. Focus Group Discussion, FGD dilaksanakan setelah peserta mengisi kuesioner yang menjelaskan tentang pertanyaan inti dari tujuan yaitu pendapat masing-masing tentang bagaimana cara melakukan knowledge sharing yang paling tepat bagi para dosen pengajar di Program Studi Manajemen Informatika Politeknik LP3I Jakarta. Instrumentasi Penelitian ini menggunakan metode wawancara dan Kuesioner serta hasil dari FGD guna memperoleh data dan masukan sehingga dapat dibentuk pemodelan yang diinginkan dan dapat dicari interpretasi yang akan menjadi hasil akhir. Wawancara, Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana, adapun key person yang diwawancarai pada penelitian ini adalah para dosen pengajar Politeknik LP3I Jakarta khususnya program studi Manajemen Informatika. Kuesioner, Merupakan pertanyaanpertanyaan yang dibuat oleh penulis untuk melakukan evaluasi terhadap pemodelan knowledge management system 32

6 Langkah-langkah Penelitian Gambar 4 Langkah Penelitian Penjelasan langkah-langkah diatas: Identifikasi Masalah, Langkah awal dari penelitian ini adalah dengan mengidentifikasikan masalah yang terdapat pada Program Studi Manajemen Informatika di Politeknik LP3I dengan melakukan wawancara langsung kepada beberapa dosen untuk mendapatkan gambaran jelas akan keadaan organisasi. Hasil dari langkah ini yaitu rumusan masalah. Perumusan masalah, Berdasarkan pada identifikasi masalah, rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana model Knowledge Sharing System yang sesuai untuk menunjang kegiatan perkuliahan di Politeknik LP3I Jakarta program studi Manajemen Informatik. Tinjauan Studi, Langkah berikutnya adalah dengan melakukan tinjauan studi. Tujuannya untuk mendapatkan pemaparan teoritis yang mendukung penelitian yang dilakukan. Metode yang dilakukan adalah dengan membaca berbagai referensi terkait knowledge management. Analisis Faktor Kontingensi, Pada langkah ini dilakukan analisis berdasarkan jenis-jenis knowledge yaitu : tacit, explicit, procedural, dan declarative knowledge), dan analisis karakteristik organisasi yaitu ukuran organisasi, strategi bisnis dan lingkungan. Analisa Proses Knowledge Management, Langkah selanjutnya yaitu analisis terhadap proses-proses knowledge management yang sudah ada di Politeknik LP3I Jakarta Program studi Manajemen Informatika. Hasil dari langkah ini berupa existing knowledge management process. Kemudian akan dibandingkan dengan hasil dari analisis faktor kontingensi Analisis Infrastruktur Knowledge Management, Pada tahap ini yang dilakukan adalah analisis budaya organisasi dan infrastruktur teknologi informasi knowledge management yang akan dibangun guna mendukung system informasi yang diperlukan oleh organisasi dalam memfasilitasi knowledge management. Perancangan Model Knowledge Management system, Langkah ini yaitu melakukan perancangan model KMS bagi Politeknik LP3I Program studi Manajemen Informatika. Perancangan ini didasarkan dari hasil analisis faktor kontingensi dan existing knowledge management process. Metode yang diguanakan yaitu perbandingan dari hasil analisis factor kontingensi dan existing knowledge management process. Hasil dari langkah ini adalah model KMS Pembuatan Prototipe KMS, Langkah ini yaitu mambuat prototype knowledge management system Materi Perkuliahan di Politeknik LP3I Jakarta Program studi Manajemen Informatika, tahapan prototipe ini dengan merancang kebutuhan sistem, infrastruktur sistem, dan tampilan prototipe. Proses pembuatan ini berdasarkan dari model KMS yang didapat dari proses sebelumnya yaitu perancangan model KMS. Hasil dari proses ini adalah prototype knowledge management system materi perkuliahan. Pengujian Prototipe KMS, Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan pengujian terhadap prototype Knowledge Management System Materi Perkuliahan yang telah didapat dari proses sebelumnya. Pengujian yang dilakukan adalah dengan mencoba melakukan 33

7 proses-proses KM yang didukung oleh prototype Knowledge Management System Materi Perkuliahan. Hasil dari proses ini adalah KMS yang sudah diuji dan dapat diususlkan kepada Politeknik LP3I Jakarta. ANALISA DAN PEMBAHASAN Analisis Skenario Knowledge Management System Untuk merumuskan sebuah knowledge pada sistem ini perlu dilakukan daur dari proses knowledge management yang terdiri dari 4 (empat) tahapan yang sesuai dengan model SECI Nonaka, berikut ini adalah hubungan antara membuat dan merumuskan sebuah knowledge. Gambar 5 Model SECI KMS materi perkuliahan 1. Sosialisasi Pada proses sosialisasi dilakukan dengan cara mewawancarai para dosen pengajar khususnya program studi management informatika, wawancara tersebut dilakukan kepada 12 orang dosen,hasil dari wawancara tersebut disimpulkan bahwa perlu dibangunnya knowledge sharing dengan media forum diskusi 2. Ekternalisasi Proses ini dilakukan dengan cara mendokumentasikan hasil wawancara ke dalam bentuk dokumen atau hasil rapat kedalam notulen rapat ( tacit ke ekplisit) kemudian didokumentasikan ke dalam bentuk elektronik sehingga dapat dipublikasikan kepada yang berkepentingan 3. Kombinasi Proses kombinasi adalah proses yang dilakukan untuk mengubah knowledge yang bersifat explicit menjadi explicit. Fitur yang mendukung proses ini adalah manajemen dokumen seperti menu searching agar dosen yang lain dapat mencari dan mengambil explicit knowledge yang ada kemudian setelah dilakukan perubahan-perubahan tertentu dapat pula memberikan explicit knowledge yang baru ke satu lokasi yang dapat diakses oleh dosen yang lain 4. Internalisasi Proses internalisasi adalah proses untuk dapat mengubah knowledge yang bersifat explicit menjadi tacit. Fitur yang dapat mendukung proses ini adalah diskusi elektronik (forum) dan manajemen dokumen seperti menu untuk proses internalisasi ddapat dimudahkan dengan adanya forum karena semua knowledge, ide dan pengalaman dari dosen dapat di share sehingga menjadi knowledge baru untuk dosen lain. Manajemen dokumen juga dapat dengan mudah mencari atau mendapatkan lesson learned yang sudah terdokumentasi di satu lokasi penyimpanan tersebut Berikut ini adalah beberapa aksi yang dapat dipakai pada teknologi yang mendukung proses knowledge management. Untuk mengatur hak akses terhadap pengguanaan aplikasi ini maka ditambahkan fitur tambahan yaitu user management sebagai modul yang berfungsi untuk mengontrol akses terhadap fasilitas-fasilitas yang ada. Hanya yang berstatus administrator saja yang mempunyai akses penuh dalam sistem ini. Perancangan Sistem, Prototipe Model dan Pengujian Sistem Perancangan Sistem Berdasarkan hasil analisis proses knowledge management dan teknologi yang akan didapatkan, maka langkah berikutnya adalah membuat rancangan 34

8 knowledge management system materi perkuliahan pada Program studi manajemen Informatika di Poloiteknik LP3I Jakarta. Gambar diniadalah rancangan knowledge management system materi perkuliahan. Gambar 6 Rancangan Model KMS Materi Perkuliahan Jadi perancangan knowledge management system materi perkuliahan adalah terdiri dari modul diskusi chat, modul manajemen dokumen, modul manajemen user. untuk mendukung proses KM sosialisasi, ekternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Knowledge Respository adalah tempat untuk menyimpan semua knowledge yang ada, baik yang berupa dokumen, file, hasil diskusi, data elektronik, dan lain-lain. Tipe dokumen dapat bermacam-macam, misalnya :.pdf,.doc,.txt, dan lain-lain. Desain dan Implementasi KMS Setelah model KMS didapat, maka langkah selanjutnya adalah membuat desain dan implementasi KMS. Adapun langkah-langkanya adalah sebagai berikut : 1. Analisis Kebutuhan Sistem Pada tahap pembuatan prototipe Knowledge Management System Materi Perkuliahan ini menggunakan pendekatan desain dan analisis berorientasi objek atau objek oriented analysis and design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML). Pada tahap ini dilakukan analisis pengumpulan kebutuhan elemen-elemen di tingkat aplikasi. Dengan analisis ini akan ditentukan domain-domain data atau informasi, fungsi, proses, atau prosedur yang diperlukan beserta unjuk kerja dan antar muka. Hasil akhir dari tahapan ini adalah prototipe KMS materi perkuliahan 2. Kebutuhan fungsional Knowledge Management System Berdasarkan model KMS yang telah didapatkan sebelumnya, maka kebutuhan fungsional dari KMS materi Perkuliahan adalah dosen sebagai user dapat melakukan diskusi elektronik melalui home, management dokumen, unduh dokumen, kelola pesan. sedangkan admin dapat melakukan diskusi elektronik melalui home, management dokumen, unduh dokumen, kelola pesan, management dosen, Kebutuahan fungsioanal tersebut dapat dilihat pada gambar 7. Gambar 7 Use case diagram KMS Materi Perkuliahan a. Activity diagram upload dan unduh file Diagram ini memungkinkan dosen sebagai pengguna untuk dapat melakukan menambah dan mengunduh file. aktivitas yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 8. 35

9 user bisa membalas atau mengisi komentar untuk forum yang telah dipilih. Jika selesai user bisa kembali ke menu utama pada sistem. Gambar 8 Activity diagram upload dan unduh file b. Activity diagram chat Diagram ini menggambarkan user dapat melakukan diskusi dengan admin dan user lainnya. sehingga tercipta sharing knowledge antara pengguna. aktivitas yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 9. Gambar 9 Activity diagram Chat 1) Mengelola diskusi Elektronik (chat) Modul ini memungkinkan dosen sebagai pengguna untuk dapat melakukan diskusi dengan pengguna lainnya sehingga tercipta sharing knowledge antara pengguna. Pada saat menggunakan modul ini user harus melakukan login terlebih dahulu. Setelah login maka user bisa memilih forum yang akan diikuti. Setelah itu akan muncul opsi pilihan untuk membuat threat baru, mengikuti forum diskusi yang diinginkan. Kemudian 2) Mengelola Dokumen Modul ini dapat digunakan untuk mengelola dokumen yang dibutuhkan oleh user sehingga knowledge yang diperlukan bias lebih mudah diakses. Pada saat menggunakan modul ini user harus melakukan login terlebih dahulu, setelah itu user memilih fitur dokumen kemudian bisa menggunakan beberapa fitur dalam dokumen yakni: a. Melakukan upload dokumen User bisa melakukan tambah dokumen dengan memilih opsi tambah dokumen, setelah itu mengisi detil dokumen dan kemudian memilih dokumen yang akan diupload, setelah itu dokumen sudah bias dibagikan sebagai knowledge yang baru b. Melakukan cari dokumen User juga bisa mengunakan opsi cari dokumen sesuai dokumen yang dibutuhkan oleh user, dengan mengisi form cari dokumen kemudian pilih cari maka aplikasi akan memunculkan opsi yang mendekati dari kata yang dicari b. Melakukan unduh dokumen Setiap user juga bisa menggunakan fitur unduh dokumen untuk menyimpan knowledge dalam device masingmasing, sehingga knowledge bisa mudah digunakan. 3) Mengelola User Modul ini memungkinkan user yang telah terdaftar dalam knowledge management system untuk menggunakan fitur yang ada. Fitur ini 36

10 hanya bisa digunakan oleh admninistrator. c. Activity diagram chat Diagram ini menggambarkan user dapat melakukan diskusi dengan admin dan user lainnya. sehingga tercipta sharing knowledge antara pengguna. aktivitas yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 10. Gambar 10 Activity diagram Chat 1) Mengelola diskusi Elektronik (chat) Modul ini memungkinkan dosen sebagai pengguna untuk dapat melakukan diskusi dengan pengguna lainnya sehingga tercipta sharing knowledge antara pengguna. Pada saat menggunakan modul ini user harus melakukan login terlebih dahulu. Setelah login maka user bisa memilih forum yang akan diikuti. Setelah itu akan muncul opsi pilihan untuk membuat threat baru, mengikuti forum diskusi yang diinginkan. Kemudian user bisa membalas atau mengisi komentar untuk forum yang telah dipilih. Jika selesai user bisa kembali ke menu utama pada sistem dahulu, setelah itu user memilih fitur dokumen kemudian bisa menggunakan beberapa fitur dalam dokumen yakni. a. Melakukan upload dokumen User bisa melakukan tambah dokumen dengan memilih opsi tambah dokumen, setelah itu mengisi detil dokumen dan kemudian memilih dokumen yang akan diupload, setelah itu dokumen sudah bias dibagikan sebagai knowledge yang baru. b. Melakukan cari dokumen User juga bisa mengunakan opsi cari dokumen sesuai dokumen yang dibutuhkan oleh user, dengan mengisi form cari dokumen kemudian pilih cari maka aplikasi akan memunculkan opsi yang mendekati dari kata yang dicari c. Melakukan unduh dokumen Setiap user juga bisa menggunakan fitur unduh dokumen untuk menyimpan knowledge dalam device masing-masing, sehingga knowledge bisa mudah digunakan. 3) Mengelola User Modul ini memungkinkan user yang telah terdaftar dalam knowledge management system untuk menggunakan fitur yang ada. Fitur ini hanya bisa digunakan oleh admninistrator. a. Class Diagram 2) Mengelola Dokumen Modul ini dapat digunakan untuk mengelola dokumen yang dibutuhkan oleh user sehingga knowledge yang diperlukan bias lebih mudah diakses. Pada saat menggunakan modul ini user harus melakukan login terlebih Gambar 11 Class Diagram KMS Materi Perkuliahan 3. Kebutuhan Non-Fungsional Knowledge Management System 37

11 a. Kebutuhan Operasional KMS yang digunakan merupakan aplikasi yang dibuat berbasis web yang ditempatkan pada jaringan di Politeknik LP3I Jakarta. Sedangkan untuk operasional browsernya dibutuhkan yang sudah terintegrasi dengan flash player 10 dan xampp. Jika dapat diterapkan sebenarnya, sistem ini diharapkan dapat ditempatkan pada jaringan internet dilihat dari kesibukan para dosen yang tidak selalu berada di kampus. b. Kebutuhan Keamanan Sistem Sistem berbentuk forum ini sebenarnya belum teruji bagaimana keamanan datanya,akan tetapi dengan pengguanaan sistem login dan adanya administrator sudah menjadi ketentuan dasar sebuah aplikasi dalam hal keamanan sistem. Dari segi keamanan jaringan, Politeknik LP3I Jakarta sudah menerapkan sistem keamanan tersendiri. tidak efektif jika semua pihak yang terkait dengan pembangunan knowledge tidak ikut terlibat. Keterlibatan dalam membangun database knowledge ini dapat dilakukan dengan cara terus menerus menggunakan knowledge management system ini sebagai media penyebaran knowledge dengan sesama user. e. Perancangan basis data Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) pada prototipe Knowledge Management System materi perkuliahan ini seperti pada gambar 12 dibawah ini. c. Kebutuhan Performansi Untuk penggunaan forum yang merupakan aplikasi berbasis web, tidak perlu menggunakan bandwith yang besar, kebutuhan forum biasanya hanya membutuhkan kecepata bandwith sekitar 512 KB/s, tetapi jika menggunakan conference sebagai aplikasi yang berbasis web dan menerapkan penggunaan fitur audio video, performa yang digunakan akan menjadi lebih besar dalam penggunaannya, penggunaan fitur audio akan mengonsumsi bandwith lebih banyak daripada percakapan berbasis teks, oleh sebab itu disertakan fitur chat yang sederhana agar para anggota dapat langsung berinteraksi. d. Budaya Knowledge Sharing Penerapan Knowledge Management System ini akan menjadi Gambar 12 Rancangan basis data KMS 4. Pembuatan Prototipe Knowledge Management System Materi Perkuliahan Prototipe dari knowledge management sistem ini dibuat menggunakan php flatform, alas an dari penggunaan flatform ini adalah karena dapat diintegrasikan dengan berbagai komponen plugins yang sesuai dengan web based dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang ada pada bagian akademik dimasa yang akan dating. 1. Infrastruktur Knowledge management System Penerapan KMS menggunakan model client-server dimana aplikasi diletakan pada suatu server tersendiri agar mudah dipelihara. Untuk 38

12 mengakses aplikasi ini ini client membutuhkan web browser yang telah mendukung teknologi adobe flash., kebutuhan minimum hardware dan software KMS adalah sebagai berikut : a. Server lain : Home, Dokumen, dan menu Dosen. Didalam menu dterdapat beberapa fasilitas pencarian untuk memudahkan user dalam mencari knowledge yang dibutuhkan. Dibawah ini adalah tampilan struktur menu pada aplikasi KMS Materi Perkuliahan. b. Client Tabel 2 Kebutuhan Minimum Server Hardware Software CPU : intel OS : MS Pentium Windows 4,2 GHz XP SP2, MS (PC) Windows server 2003, Debian CPU : Intel core 2 Duo 2 GHz 500 MB free disk space Wireless / LAN Card Linux Windows XP SP2, Windows Seven PHP 5 Plugins : Xampp Adobe Dream Weaver CS3 Tabel 3 Kebutuhan Minimum Client Hardware Software CPU : intel OS : MS Pentium 4 Windows celeron 2,4 XP SP2 GHz(PC) CPU : Intel core 2 Duo 2 GHz Memory : 2 GB LAN Card atau Wifi Loudspeaker Windows XP SP2 Web Browser dengan adobe flash player, Xampp 2. Tampilan Layar Pada aplikasi Knowledge Management system Materi perkuliahan ini ada beberapa menu yang bisa digunakan oleh user untuk melakukan knowledge sharing antara 39

13 9126 dapat diukur dengan menggunakan rumus sebagai berikut: Keterangan : 1. Skor aktual adalah jawaban seluruh responden atas kuisioner yang telah diajukan. 2. Skor ideal adalah nilai tertinggi atau semua responden diasumsikan memilih jawaban dengan skor tertinggi. Gambar 13 Menu Knowledge Management System Gambar diatas menerangkan bahwa pada saat aplikasi kms ini dibuka terdapat 3 buah menu yaitu Home, Dokumen dan dosen. Dimana didalam menu home, dosen sebagaia user bisa melakukan registrasi kemudian setelah registrasi user tersebut bisa melakukan login dengan menggunakan username dan password yang dibuat pada saat registrasi. Setelah berhasil login maka user bisa melakukan beberapa hal, diantaranya : mengupload dokumen, unduh dokumen, upload file video, unduh video serta melakukan chat dengan sesame dosen sebagai user. Adapun admin selain dari melakukan hal tersebut bisa juga melihat data dosen/list dosen yang ada 5. Hasil Pengujian Dengan ISO 9126 Pada pengujian kualitas ISO 9126 ini akan dibagi menjadi dua bagian, yaitu tingkat kualitas masing-masing aspek berdasarkan empat karakteristik ISO 9126 dan tingkat kualitas secara kesuluruhan dari empat karakteristik ISO Dari 10 responden yang mengisi kuesioner untuk pengujian kualitas perangkat lunak untuk implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan. Berdasarkan jawaban responden terhadap indikator kualitas software menurut ISO Selanjutnya hasil tersebut akan diolah dan dihitung dengan kriteria yang telah ditetapkan sebagai berikut: Tabel 4 Kriteria presentase tanggapan responden % Jumlah Skor Kriteria <20% Sangat Tidak Baik 20,00% - 36,00% Tidak Baik 36,01% - 52,00% Kurang Baik 52,01% - 68,00% Cukup 68,01% - 84,00% Baik 84,01% - 100% Sangat Baik Catatan : batas bawah 20% diperoleh dari 1/5 dari batas 100% Tingkat Kualitas Perangkat Lunak Per Aspek a) Aspek Functionality Berikut tanggapan responden terhadap functionality(fungsionalitas) implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan dapat kita lihat pada tabel 5 di bawah ini: Tabel 5 Tanggapan responden berdasarkan aspek functionality 40

14 Pada tabel di atas dapat dilihat mayoritas responden setuju bahwa prototipe knowledge management system materi perkuliahan memiliki functionality (fungsionalitas) yang sangat baik sesuai dengan fungsi-fungsi yang dimilikinya. Persentase skor tanggapan responden sebesar 89,20% berada dalam kriteria sangat baik. Berikut tanggapan responden terhadap usability (kebergunaan) implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan dapat kita lihat pada tabel 7 di bawah ini. Tabel 7 tenggapan responden berdasarkan aspek usability b) Aspek Reliability Berikut tanggapan responden terhadap reliability(kehandalan) implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan dapat kita lihat pada tabel 6 di bawah ini. Tabel 6 Tanggapan responden berdasarkan aspek reability Pada tabel di atas dapat dilihat mayoritas responden setuju bahwa implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan memiliki usability (kebergunaan) yang sangat baik sesuai dengan fungsi-fungsi yang dimilikinya. Persentase skor tanggapan responden sebesar 87,00% berada dalam kriteria sangat baik. Pada tabel di atas dapat dilihat mayoritas responden setuju bahwa implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan memiliki reliability (kehandalan) yang sangat baik sesuai dengan fungsi-fungsi yang dimilikinya. Persentase skor tanggapan responden sebesar 87,33% berada dalam kriteria sangat baik. d) Aspek Efficiency Berikut tanggapan responden terhadap efficiency (efisiensi) implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan dapat kita lihat pada tabel 8 di bawah ini. Tabel 8 Tanggapan responden berdasarkan aspek efficiency c) Aspek Usability 41

15 Pada tabel di atas dapat dilihat mayoritas responden setuju bahwa implementasi prototipe knowledge management system materi perkuliahan memiliki efficiency (efisiensi) yang sangat baik sesuai dengan fungsi-fungsi yang dimilikinya. Persentase skor tanggapan responden sebesar 89,00% berada dalam kriteria sangat baik. e) Tingkat Kualitas Perangkat Lunak Keseluruhan Berdasarkan analisis data yang diperoleh dari kuisioner, berikut rekapitulasi hasil pengujian kualitas berdasarkan empat aspek kualitas perangkat lunak ISO 9126: Tabel 9 hasil pengujian kualitas ISo 9126 Berdasarkan tabel di atas dapat disimpulkan bahwa tingkat kualitas implementasi pada prototipe ini secara keseluruhan dalam kriteria sangat baik, dengan persentase 88,14%. Aspek kualitas tertinggi adalah berdasarkan aspek Functionality dengan persentase sebesar 89,20%, sedangkan aspek kualitas terendah adalah dari aspek Usability dengan presentase sebesar 87,00%. 6. Implikasi Penelitian Sebagai suatu penelitian yang dilakukan di Politeknik LP3I Program Studi manajemen Informatika, maka kesimpulan yang ditarik tentu memiliki implikasi dalam bidang pendidikan dan juga penelitian-penelitian selanjutnya, sehubungan dengan hal tersebut maka implikasi adalah sebagai berikut: a. Aspek Sistem Hasil yang didapat pada penelitian ini adalah berupa pemodelan dan bentuk prototipe, dengan demikian penyempurnaan kebutuhan dalam pembuatan KMS di penelitian selanjutnya akan lebih dilengkapi dengan perkembangan yang jauh lebih baik hasilnya,sehingga dimasa depan terdapat penerapan knowledge management yangsudah berjalan lebih baik dibandingkan dengan sekarang Hasil penelitian mengenai bentuk kebutuhan dalam developing (pengembangan) prototipe knowledge management materi perkuliahan untuk prodi manjemen informatika ternyata didapatkan hasil analisis dari kebutuhan apa 42

16 saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan prototipe KMS ini dalam sebuah bentuk forum dengan kebutuhan yang disesuaikan dengan analisis Dari sisi sistem informasi. Penerapan KMS ini dapat menjadi jembatan penghubung komunikasi antara dosen di prodi manajemen informatika, baik dosen part time maupun dosen tetap, diharapkan kedepannya aplikasi KMS ini dapat diintegrasikan dengan sistem informasi yang sudah ada karena KMS ini telah menyediakan service yang dapat diakses oleh aplikasi lain Dalam pelaksanaan kinerja KMS ini dibutuhkan sebuah perencanaan matang dalam pengelolaannya. Seperti dibutuhkan seorang administrator yang berfungsi untuk mengawasi pelaksanaan dalam menjalankan sistem. Hal ini memerlukan waktu yang jauh lebih lama untuk mengetahui uji coba keberhasilan sistem ini benar-benar dapat diketahui apakah efektif atau tidak. Sehingga dalam pelaksanaanya dibutuhkan pengendalian : 1) Pengendalian terhadap hardware a. Memilih sebuah tempat hosting dengan server yang berkualitas baik, terpercaya dan bertanggung jawab, sehingga jika terjadi kesalahan dapat diselesaikan dengan baik b. Jika server yang digunakan adalah server pribadi, diharapkan memiliki perawatan yang rutin dan berkala c. Membuat aturan yang mengatur perawatan hardware sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan untuk kelancaran sistem. d. Mebuat siklus peremajaan hardware agar tidak ketinggalan jaman 2) Pengendalian terhadap software a) Membuat aturan-aturan bagi para user dalam menggunakan sistem, sehingga bentuk isi forum lebih berkualitas b) Berjalannya system didampingi oleh seorang admin c) Admin melakukan pemeriksaan periodik agar tidak terjadi kelebihan muatan atau over posting d) Perlu adanya perpindahan dan penimpanan data secara berkala (repository) agar data dan semua knowledge yang ada tidak hilang. b. Aspek Manajerial Sistem yang dikembangkan perlu adanya komitment dari semua pihak untuk menggunakan sistem tersebut, paling tidak yang pertama kali harus diperhatikan adalah adanya kesungguhan dari pihak manajemen untuk segera mengeluarkan kebijakan agar keikutsertaan organisasi untuk mengembangkan sebuah budaya knowledge sharing organisasi itu dapat terwujud. c. Aspek Penelitan Lanjut Penelitain ini diharapkan dapat menjadi dasar bagi penelitian selanjutnya yang akan mengembangkan lebih lanjut dari halhal yang tidak atau belum dilakukan dalam penelitian ini, diantaranya : a. Pengembangan sistem ditingkatkan pada skala penerapan yang tidak hanya berkenaan dengan materi perkuliahan. b. Hendaknya periode penelitian diperpanjang sehingga knowledge yang dimiliki oleh setiap pengguna dapat diterima dengan jelas. 43

17 7. Rencana Implementasi Rencana Implementasi sistem adalah sebagai berikut 1. Pemilihan operator, operator salah satu peranan penting dalam penerapan system baru, dimana tanpa adanya operator dan programmer, sistem baru yang dirancang tidak akan dapat diimplementasikan. 2. Konstruksi sistem, yaitu persiapan ruang, hardware dan software. Ruang yang disiapkan mulai dari meja computer, internet sampai dengan web hosting sebagai tempat aplikasi ditanamkan. Hardware yang disiapkan besirupa PC, wifi router dll. 3. Instalasi sistem, yaitu instalasi hardware dan software sesuai dengan rancangan 4. Pelatihan user, pelatihan user dilakukan dengan cara mengumpulkan user untuk mencoba penggunaan system dan sosialisasi. 5. Ujicoba sitem baru, pengujian sistem harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang barau tersebut sesuai dengan system yang direncanakan atau tidak. 6. Evaluasi sistem, untuk mengetahui hasil dari sistem yang telah dibuat apakah sesuai dengan rancangan atau tidak. 7. Perbaikan system, dilakukan setelah adanya pengujian dan berdasarkan evaluasi masih ada kekurangan atau ketidaksesuaian dengan rancangan system. 8. Penerapan system, setelah semua sesuai dengan rancangan barulah system KMS materi perkuliahan ini diterapkan pada Program Studi Manajemen Informatika di Politeknik LP3I Jakarta. PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan analisis dan kajian yang dilakukan di Politeknik LP3I Jakarta program studi Manajemen informatika dapat ditarik kesimpulan bahwa prototipe Knowledge Management System (KMS) materi perkuliahan yang dibangun dan diterapkan dengan diskusi elektronik (chat) dapat memberikan solusi yang efektif dalam upaya meningkatkan budaya sharing dan memudahkan pengguna khususnya untuk melakukan Knowledge Sharing. Untuk merumuskan sebuah knowledge pada sistem ini perlu dilakukan daur dari proses knowledge management yang terdiri sosialisasi, ekternalisasi, kombinasi, dan internalisasi. Pada tahap pembuatan prototipe Knowledge Management System Materi Perkuliahan ini menggunakan pendekatan desain dan analisis berorientasi objek atau objek oriented analysis and design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML). Berdasarkan model KMS yang telah didapatkan sebelumnya, maka kebutuhan fungsional dari KMS materi Perkuliahan adalah dosen sebagai user dapat melakukan diskusi elektronik melalui home, management dokumen, unduh dokumen, kelola pesan. sedangkan admin dapat melakukan diskusi elektronik melalui home, management dokumen, unduh dokumen, kelola pesan, management dosen. KMS yang digunakan merupakan aplikasi yang dibuat berbasis web yang ditempatkan pada jaringan di Politeknik LP3I Jakarta. Sedangkan untuk operasional browsernya dibutuhkan yang sudah terintegrasi dengan flash player 10 dan xampp. Jika dapat diterapkan sebenarnya, sistem ini diharapkan dapat ditempatkan pada jaringan internet dilihat dari kesibukan para dosen yang tidak selalu berada di kampus Pengujian yang dilakukan kepada para dosen dengan berpacu pada standard ISO 9126 menunjukan bahwa tingkat 44

18 kualitas implementasi pada prototipe ini secara keseluruhan dalam kriteria sangat baik, dengan persentase 88,14%. Aspek kualitas tertinggi adalah berdasarkan aspek Functionality dengan persentase sebesar 89,20%, sedangkan aspek kualitas terendah adalah dari aspek Usability dengan presentase sebesar 87,00%. Saran Agar penerapan prototype KMS materi perkuliahan ini berjalan dengan baik, maka penulis menyarankan : 1. Dari segi Manajerial, sebaiknya ada kesungguhan dari pihak manajemen untuk segera mengeluarkan kebijakan kepada semua pihak untuk menggunakan sistem tersebut, agar keikutsertaan organisasi untuk mengembangkan sebuah budaya knowledge sharing organisasi itu dapat terwujud. 2. Dari segi sistem, sebaiknya disediakan media penyimpanan data yang mencukupi untuk menghindari over loaddata, serta melakukan penyesuaian fitur aplikasi sesuai teknologi yang berkembang sehingga aplikasi ini terus mengalami upgrade sesuai dengan perkembangan teknologi. 3. Untuk penelitian lebih lanjut, disarankan agar peneliti berikutnya bisa melakukan penelitian untuk mengukur presentase penggunaan aplikasi knowledge management system materi perkuliahan ini serta melakukan penelitian lanjutan untuk menmgukur tingkat kebutuhan yang lebih komplek dari penggunaan aplikasi ini, tidak hanya mencakup materi perkuliahan tapi juga bidangbidang yang lainnya. Hendaknya periode penelitian diperpanjang sehingga knowledge yang dimiliki oleh setiap pengguna dapat diterima dengan jelas. DAFTAR PUSTAKA Becera., et.al., Knowledge Management wps.prenhall.com/bp_becerra_km _1/0,9020, ,00.html <sitasi>, 23 Oktober Bell, Housel., Measuring and Managing Knowledge Management. Singapore:McGraw Hill, Burk, M., Knowledge Management : Everyone Benefit by Sharing Infornation. Federal Highway Administration, US Departement of Transportation, Cole, Stephen., Making Science ; Between Nature and Society Cambrige, Mass : Harvard University Press, Davidson, Carl and Philip Voss, Knowledge Management : An Introduction to creating a competitive Advantage from intellectual capital, Vision Book, New Delhi, India, Davenport, Thomas H and Prusak, Working Knowledge: How Organization Manage what they know.boston: Harvard Business School Press,1998. Dunamis., Successful Implementation of KM in Indonesia. Jakarta : Dunamis Publishing, Janszen, Felix. The Age of Innovation: Making Business Creativity a Competence Not a Coincidence. London: Pearson Education Limited, Gunadarma, Teknik Sampling unadarma.ac.id, 29 Desember

19 Handi Aditya Kurniawan, Software Quality Assurance. Surabaya: Institut Negeri Surabya,2007. Moedjiono., pedoman penelitian, penyusunan dan penilaian tesis (V.5). Slide materi kuliah: Universitas budi luhur, oktober Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka., The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Cretae the Dynamic of Innovation. Oxpord: Oxpord University Press, Pressman, B. Software Engineering. McGraw-Hill, Saputro, Ari., Pemodelan Dengan Prototype Knowledge Management System Materi Ajar : Studi Kasus Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur. Tesis Diss., Universitas Budi Luhur, 2013 Setiarso, Bambang., et.al., Penerapan Knowledge Management pada Organisasi.1 st ed.,yogyakarta:graha Ilmu, Shahidi Nazir Blatti, J. Kepler, ISO 9126 Software Quality Matrics(Functionality) Support by UML Suite, ACM Sigsaf Software Enginering Vol.30: 02, University Linz, Maret 2005 Tiwana, A., Knowledge Management Toolkit. New Jersey: Prentice Hall,1999. Vercellis, Carlo, Business intelligence : data maining and optimalization for decision making, Chicester: John Willey & Son, Widiambodo, Ariadita., Prototype KMS berbasis sacial network sites : SK direktorat pembinaan pendidikan khusus dan layanan khusus penedidikan menengah kemdikbud. Tesis Diss., Universitas Budi Luhur, [Webs 2013] Carawebs, Apa itu PHP, April Seppewali, Andi., prototype mobile knowledge management system berbasis android :studi kasus PT Pesona Eduikas. Tesis Diss., Universitas Budi Luhur, Setiarso, Bambang., Knowledge Sharing in Organizations: model and mechanism. Kualalumpur (Malaysia): Special Library Conference (Slib 2005), May 15-17,2005.p 14. Setiawan, Wawan dan Munir, Pengantar teknologi informasi: Basis Data, Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia,