SUPARJO, SH NIP

Transkripsi

1 Disusun oleh : SUPARJO, SH NIP PENDIDIKAN & PELATIHAN PIM III ANGKATAN 12 TAHUN 2015

2 KATA PENGANTAR Segala Puji dan Syukur selalu kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas semua karunia-nya, penyusunan Laporan Proyek Perubahan dengan Judul SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Laporan ini disusun dalam rangka menggambarkan implementasi Proyek Perubahan rangkaian kegiatan peserta Diklat Pim III Angkatan XII Kemenakertrans tahun Laporan ini disusun sesuai apa yang kami lakukan yang merupakan tahapan kegiatan ( Milestone ) Proyek perubahan ini. Wujud Inovasi ini adalah Sistem Pengaduan melalui ( Website ) dengan progress penanganan kasus melalu ( SMS Gateway ). Akhirnya kami sampaikan terima kasih kepada Deputi Perlindungan BNP2TKI Ibu Dr. Lisna Yuliani Pulungan, Bapak Drs. Muhammad Syafrie Direktur Pelayanan Pengaduan Deputy Perlindungan BNP2TKI selaku mentor dan Ibu Ir. Sovie Emmy, MM.Agr selaku Coach dan semua pihak yang telah mendukung implementasi perubahan ini. Yogyakarta, Desember 2015 Penyusun SUPARJO, SH ii

3 DAFTAR ISI Hal Halaman Judul... i Kata Pengantar... ii Daftar Isi... iii A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN... 1 Deskripsi dan Nama Proyek Perubahan... 1 B. LATAR BELAKANG... 1 C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN... 4 D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN... 4 E. RUANG LINGKUP... 5 F. PENTAHAPAN (MILESTONE)... 6 G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER... 8 H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF I. DUKUNGAN ANGGARAN J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH K. PENJADUALAN ( schedule ) L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN PENUTUP LAMPIRAN iii

4 A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN Deskripsi Dengan mempertimbangkan berbagai aspek karena masih lemahnya perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ( TKI ) karena lemahnya sistem penyelesaian pengaduan kasus TKI di Daerah Istimewa Yogyakarta, maka perlu melakukan upaya strategis dengan mewujudkan sistem pengaduan TKI berbasis IT di BP3TKI Yogyakarta yang dapat dimanfaatkan secara intern BP3TKI dan Disnaker Kab./Kota maupun Masyarakat Umum Untuk menangani persoalan tersebut maka dalam proyek perubahan ini kami mengambil judul/identitas proyek sebagai berikut : SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI B. LATAR BELAKANG Visi Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia Yogyakarta sesuai dengan Renstra BP3TKI Yogyakarta tahun adalah Profesionalisme dalam Pelayanan untuk mewujudkan Tenaga Kerja Indonesia yang berkualitas dan bermartabat Guna mencapai Visi tersebut telah ditetapkan 4 (empat) Misi, yaitu : a. Peningkatan kualitas CTKI/TKI b. Profesional dalam pelayanan penempatan TKI c. Profesional dalam pelayanan perlindungan TKI d. Peningkatan manajemen administrasi pelayanan penempatan dan perlindungan TKI Sedangkan berdasarkan Keputusan Kepala Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI) Nomor: PER.35/KA/VII/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia, nomor: PER.20/KA/VIII/2014, tentang fungsi dan uraian tugas Balai dan Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI mempunyai tugas salah satunya adalah memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan,

5 perlindungan dan penyelesaian masalah Tenaga Kerja Indonesia secara terkoordinasi dan terintegrasi di wilayah kerja masing masing unit pelaksana teknis penempatan dan perlindungan Tenaga Kerja Indonesia. Untuk melaksanakan tugasnya, BP3TKI Yogyakarta memiliki fungsi : a. Penyusunan dan pengembangan program dan anggaran. b. Pembinaan, pemantauan, dan evaluasi kinerja penempatan TKI. c. Penyelenggaraan pemasyarakatan program penempatan. d. Pelayanan penerbitan KTKLN. e. Pengumpulan data pemberian layanan informasi penempatan dan perlindungan TKI. f. Pemberdayaan dan pembekalan akhir pemberangkatan. g. Pelaksanaan pemantauan penempatan dan perlindungan TKI di Negara Penempatan. h. Pelaksanaan pendaftaran dan seleksi CTKI penempatan pemerintah. i. Monitoring penyediaan dan sertifikasi calon TKI. j. Pelaksanaan fasilitasi penyelesaian masalah TKI. k. Fasilitasi Unit Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI. l. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan PPTKIS. m. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga balai. n. Penyusunan kelompok jabatan fungsional. o. Pemantauan pelaksanaan kerjasama luar negeri. Perlindungan TKI dirasakan belum optimal mengingat penanganan permasalahan TKI saat ini belum dirasakan transparan oleh masyarakat oleh karena itu untuk memastikan kehadiran Negara dalam menangani permasalahan TKI Dari hasil analisis tersebut diatas, menjadi alasan penting bahwa Perlindungan dan Penyelesaian Masalah TKI secara Terkoordinasi dan Terintegrasi perlu untuk dibahas lebih lanjut. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri pasal 6 dan 7 ditegaskan bahwa Pemerintah bertanggung jawab untuk meningkatkan 2

6 upaya perlindungan TKI di luar negeri dan menjalankan kewajiban-kewajiban untuk memenuhi tanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 tersebut. Di sinilah pentingnya campur tangan Pemerintah dalam memberikan perlindungan terhadap TKI yang harus dilaksanakan sejak pra penempatan sampai purna penempatan. Gambaran penanganan kasus TKI melalui pengaduan yang berbasis manual yang selama ini dilakukan adalah sebagai berikut : Tabel 1. Permasalahan TKI dari Tahun No. Jenis Kasus Tahun *) Keterangan 1. Gagal berangkat Proses 2. Gaji tidak dibayar Proses 3. Asuransi Proses 4. Dokumen bermasalah Selesai 5. TKI minta dipulangkan Selesai 6. PHK Selesai 7. Putus komunikasi Selesai 8. Pekerjaan tidak sesuai PK Selesai 9. Hamil Selesai 10. Meninggal DIY : 7, Luar DIY : Unfit Selesai PERMASALAHAN Penanganan permasalahan TKI di Yogyakarta masih belum dilakukan secara optimal dan pelayanan pengaduan kasus dilakukan secara manual. Penanganan kasus TKI di Yogyakarta masih belum optimal dan belum adanya transparansi untuk masyarakat Di lingkungan BP3TKI belum bisa melihat proses perkembangan penanganan pengaduan kasus TKI 3

7 MASALAH POKOK : Pelayanan pengaduan TKI belum tertata dengan baik PEMECAHAN MASALAH / INOVASI SOLUSI : Untuk mencari solusi pemecahan masalah ini perlu adanya Inovasi dengan pembuatan Sistem pelayanan Pengaduan kasustki Berbasis Teknology Informasi pada BP3TKI Yogyakarta. INOVASINYA : 1. Membangun sistem pengaduan kasus TKI secara Online 2. Sistem yang akan diterapkan adalah berbentuk Aplikasi yang tertuang pada portal website BP3TKI Yogyakarta. C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN Dalam upaya memberikan perlindungan kepada masyarakat yang memiliki permasalahan (kasus TKI) maka dirancanglah proyek perubahan dengan tahapan, jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagai berikut : a. Jangka pendek Terwujudnya Aplikasi pengaduan kasus TKI secara Online pada Website BP3TKI Yogyakarta. b. Jangka Menengah Penerapan aplikasi pengaduan kasus TKi secara Online di Yogyakarta Evaluasi penggunaan aplikasi Pengaduan kasus TKi secara Online c. Jangka Panjang Pengembangan Sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan secara nasional. D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia menjadi sangat urgency, karena permasalahan yang memerlukan penanganan secara terkoordinasi dan terintegrasi dengan instansi terkait di tingkat propinsi, Kabupaten/ Kota. 4

8 Proyek Perubahan/Inovasi dalam bidang perlindungan diharapkan dapat memicu kesadaran masyarakat tentang pentingnya memahami aturan dan tatacara bekerja ke luar negeri yang benar sehingga tidak terjadi kasus TKI/CTKI. a. Masyarakat dapat mengadukan permasalahan TKI tidak harus datang ke Kantor BP3TKI tetapi dapat melalui Teknologi Informasi melalui Website BP3TKI Yogyakarta. b. Dengan adanya saluran pengaduan berbasis Web tersebut masyarakat yang mengadukan kasusnya melalui sistem ini dapat langsung melihat perkembangan penyelesaian masalahnya tanpa harus datang ke Kantor BP3TKI Yogyakarta. c. Disnaker Kab./Kota bisa langsung mengakses perkembangan kasus TKI di daerahnya sekaligus juga input data kasus TKI untuk mendapat penyelesaian. d. Memudahkan semua pihak untuk memperoleh bantuan penanganan kasus TKI baik di dalam maupun di luar negeri. E. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Dengan terwujudnya sistem tersebut diharapkan tercipta pula kemudahan bagi instansi terkait khususnya Disnakertrans Kab, Kota dan Disnakertrans Provinsi dan Masyarakat pada umumnya. Aplikasi sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan oleh Disnakertrans Kab/Kota se DIY, TKI/CTKI, dan masyarakat umum di wilayah kerja BP3TKI Yogyakarta. Fasilitasi penanganan kasus dilakukan oleh BP3TKI, BNP2TKI, Kepolisian, Kementerian Hukum dan Ham, Kemenakertrans, Kemenlu maupun Perwakilan RI di Luar Negeri. 5

9 F. PENTAHAPAN ( MILESTONES ) NO URAIAN PENANGGUNG JAWAB W A K T U OUTPUT JANGKA PENDEK 1. Milestone 1 : Pembentukan Tim - Und Rapat Efektif Proyek Perubahan - Daftar hadir a. Rapat Pembentukan Tim Sekretaris 1 hari - Notulen Rapat Proyek Perubahan 2 nop 2015 Surat b. Penerbitan SK Tim Efektif Proyek Leader 1 hari Keputusan 3 nop Milestone 2 : Pengumpulan - Und Rapat data Kasus - Daftar hadir Rapat Tim Efektif dengan IT Proyek leader 1 hari - Notulen data dalam rangka Pengumpulan Koordinator 6 nop 2015 kasus, data2 yang berkaitan dengan Teknis petugas yang kasus TKI Petugas IT menangani kasus 3 Milestone 3 : Penyusunan SOP pengaduan - Undangan Rapat Tim Efektif menyusun Proyek Leader 1 hari - Daftar hadir langkah langkah pengaduan dan Tim Efektif 10 nop - SOP secara Online yang terstruktur 2015 pengaduan dan sistematis 4 Milestone 4 : Pembuatan alur Sistem Penyusunan alur proses Petugas IT 1 hari Alur sistem. pengaduan dalam bentuk 11Nop diagram alir sistem Milestone 5 : Menyusun buku manual 1. Sekretaris 3 hari Buku panduan 6

10 panduan Aplikasi system Tim 12 sd 14 Aplikasi 2. Koord. nop 2015 System Sistem 3. Petugas IT 6 Milestone 6: Pemrograman Penulisan dengan bahasa Koordinator 20 hari Desain komputer dalam membangun Sistem dan IT 16 Nop sd tampilan sistem aplikasi pengaduan 11Des Aplikasi aduan 2015 Perangkat Lunak Aplikasi 7 Milestone 7 : Uji Coba Sistem Pengaduan 1. Sosialisasi dan Uji Coba Tim Efektif Penggunaan Sistem lengkap 1 hari Daftar hadir pengaduan kasus TKI 11 Undangan dengan Disnakertran Des 2015 Kab/Kota DIY Dok Nota 2. Kesepakatan penggunaan kesepahaman Sistem JANGKA MENENGAH 8 a. Penerapan Sistem Koordinator Mulai 1 Penerapan Pengaduan secara Online Teknis Januari sistem 2016 pengaduan secara online terintegrasi dinas provinsi, kab kota dan BP3TKI Yogyakarta b. Evaluasi proyek perubahan Sekretaris Tim 30 Juni - Hasil 2016 Evaluasi - Laporan hasil evaluasi 7

11 JANGKA PANJANG 9 Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional s.d tahun 2018 Aplikasi Sistem Update terkoneksi dengan Server Pusat/BNP2TKI G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER Kelompok stakeholder yang berpengaruh dapat digambarkan sebagai berikut : Latens : Berpengaruh besar dan kepentingan kecil 1. Kemenakertrans 2. Kemenlu 3. Disnakertras DIY 4. Polri 5. Petugas IT 6. Kasubag TU 7. Kasi Penyiapan 8. Kasi Kelembagaan 9. PPTKIS 10. Asuransi Promoters : Berpengaruh besar dan kepentingan besar 1. Deputy Perlindungan BNP2TKI 2. Direktur Pelayanan Pengaduan ( Mentor ) 3. Proyek Leader Apathetics : Pengaruh Kecil Kepentingan kecil 1. Perantara / Calo Defender: Kepentingan besar Pengaruh kecil 1. CTKI/TKI. 2. Disnaker Kab/Kota. 3. Kasi Perlindungan. 4. Media 8

12 STAKEHOLDER INTERNAL / EKSTERNAL : Pemerintah : Masyarakat : Jasa : Media Massa HUBUNGAN FORMAL INFORMAL : Hirarki : Koordinasi : Jasa : Media Massa : Pengaduan : Pelayanan : Advokasi : Pemberitaan 9

13 Jumlah Stakeholder Internal : 10 Jumlah Stakeholder Eksternal : 9 Nilai : Rendah : 1 Sedang : 3 Tinggi : 5 Sangat Tinggi : 6 Stakeholder : 1. Eksternal a. Kemenakertrans b. Kemenlu c. Polri d. Disnakertrans DIY e. Disnaker Kab Kota f. PPTKIS g. Asuransi h. LSM i. Media 2. Internal a. Deputy Perlindungan BNP2TKI b. Direktur Pelayanan Pengaduan Deputi Perlindungan BNP2TKI c. Kepala BP3TKI d. Kepala Sub Bag Tata Usaha BP3TKI dan Staf e. Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan dan Staf f. Kasi. Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program dan Staf g. Kasi. Penyiapan Penempatan dan Staf h. Petugas IT 10

14 H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF a) Organisasi STRUKTUR ORGANISASI Drs. MUHAMMAD SYAFRIE MENTOR STAKEHOLDER INTERNAL SUPARJO, SH PROJECT LEADER STAKEHOLDER EKSTERNAL SRI WARTIYAH, SE SEKRETARIS Dra. ARI ROESMARYANI Koordinator Stake Holder UMAR SUBEKHI, ST Koordinator Teknis Dra. DIAH ANDARINI Koordinator Sistem WAHYU, S.KOM Petugas IT A. SUKIRWANTORO Petugas Administrasi 11

15 TIM EFEKTIF Mentor : Drs. MUHAMMAD SYAFRIE Pembimbing Proyek Perubahan Project Leader : SUPARJO, SH NIP Pemimpin Proyek Perubahan Anggota : 1. Sri Wartiyah, SH. Sekretaris Proyek Perubahan 2. Ari Rusmayani, Dra Koordinator Stake Holder 3. Umar Subekhi,ST. Koordinator Teknis 4. Dra,Diah Andarini Koordinator Sistem 5. A. Sukirwantoro Petugas administrasi 6. Wahyu Purbaya S.Kom Petugas IT b) UraianTugas Personil dalam Struktur Organisasi 1) Mentor, mempunyai tugas : - Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan proyek perubahan yang akan dilakukan beserta implementasinya; - Memberikan persetujuan atas usulan proyek perubahan; - Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan pembenahan melalui proyek perubahan; - Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung; - Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan milestones yang telah ditetapkan. 12

16 2) Project Leader, mempunyai tugas : - Mengusulkan rancangan proyek perubahan; - Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan rancangan proyek perubahan; - Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif; - Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder, baik internal maupun eksternal, dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi proyek perubahan; - Melalukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber daya - Membuat laporan implementasi proyek perubahan. 3) Sekretaris, mempunyai tugas : - Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan; - Melaksanakan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan - Pengadaan bahan Sistem jaringan 4) Koordinator Teknis - Menyusun buku panduan manual Sistem Pelayanan Pengaduan Kasus TKI. - Melakukan Inventarisasi Kasus dan stake holder terkait - Proses pelayanan Pengaduan menggunakan sistem yang dibuat. 5) Koordinator Sistem - Inventarisasi stake holder pelayanan penempatan yang terindikasi munculnya kasus-kasus TKI 6) Koordinator Stake Holder - Melakukan koodinasi dengan stake holder mendukung proyek perubahan. - Melakukan sosialisasi terkait Sistempengaduan berbasis I T. 7) Petugas I T. - Membuat rancangan Sistem pengaduan berbasis IT - Identifikasi perangkat Sistem pengaduan 13

17 - Memastikan perangkat yang digunakan sebagai sistem 8) Petugas Administrasi mempunyai tugas : - Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan; - Menyiapkan bahan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan - Membuat dokumen surat menyurat dan undangan 9) Stakeholder, mempunyai tugas : - Memberikan data dan bahan dukungan; - Memberikan masukan dan saran; - Melakukan koordinasi. I. DUKUNGAN ANGGARAN Guna merealisasikan proyek perubahan berupa Sistem pengaduan berbasis Teknologi Informasi didukung APBN 2015 melalui Revisi DIPA 2015 sebesar Rp ,- seperti RAB sebagai berikut: ANGGARAN Deskripsi Rp ,- Rapat pembentukan Tim Efektif Rp ,- Pengadaan perangkat Software Rp ,- Rapat koordinasi dengan stake holder eksternal Pengenalan program Rp ,- Konsultasi ke Deputy Perlindungan BNP2TKI Rp ,- Sosialisasi dan koordinasi Disnaker Kab/Kota Sistem Pengaduan Kasus TKI secara Online. Rp ,- Terbilang : Dua belas juta dua ratus lima puluh ribu rupiah 14

18 J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH 1. Kendala yang muncul dalam membangun Sistem Pengaduan Kasus TKI berbasis Teknologi Informasi adalah Uman error pada jaringan Telkom dan 2. listrik. Kesibukan Tim Proyek Perubahan dalam menjalankan tugas-tugas sesuai tupoksi dan pemberian pelayanan kepada masyarakat RESIKO No. Deskripsi 1. Pembuatan Sistem Pengaduan kasus TKI berbasis IT tidak sesuai dengan jadwal yang ditetapkan karena Uman Error pada Jaringan Tilkom dan Listrik. Kesibukan rutin yang harus dilaksanakan oleh TIM Efektifsesuai dengan rencana jadwal yang sudah disusun sebelumnya. Pendekatan solusi : menyusun ulang jadwal tugas lain dan menyiapkan sarana lain berupa jenset dan jaringan lain. 2. Keterlambatan pembuatan Sistem pengaduan kasus TKI Pendekatan solusi : membangun koordinasi yang efektif dengan stake holder terkait dan penyiapan sarana pendukung FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN Dukungan Undang-Undang RI nomor 39 tahun 2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ke Luar Negeri dan Peraturan Presiden RI Nomor 81 tahun 2007 Pembentukan BNP2TKI. Peraturan Kepala BNP2TKI Nomor: PER.35/KA/VII/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Indonesia Komitmen yang tinggi Dari semua pihak yang terkait untuk meningkatkan pelayanan perlindungan setiap TKI baik saat pra, masa sampai purna penempatan. 15

19 K. RENCANA KEGIATAN ( Time Schedule ) PROYEK PERUBAHAN TIME SCHEDULE Kegiatan Okt 2015 Nov 2015 Des 2015 I II III IV V I II III IV V I II III IV V JANGKA PENDEK Milestone 1 : Pembentukan Tim EfektifProyek Perubahan a. Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan b. Penebitan SK Tim Efektif Milestone 2 : Pengumpulan data Kasus Rapat Tim Efektif dengan IT dalam rangka Pengumpulan data2 yang berkaitan dengan kasus TKI Milestone 3 : Penyusunan SOP pengaduan Rapat TIM Efektif Menyusun langkah langkah pengaduan secara Online yang terstruktur dan sistematis Milestone 4 : Pembuatan alur Sistem Penyusunan alur proses pengaduan dalam bentuk diagram alir sistem 16

20 Milestone 5 : Menyusun buku manual panduan aplikasi sistem Milestone 6: Pemrograman Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan Milestone 7 : Uji Coba Sistem Pengaduan 1. Sosialisasi dan Uji Coba Penggunaan Sistem pengaduan kasus TKI dengan Disnakertran Kab/Kota DIY 2. Kesepakatan penggunaan Sistem JANGKA MENENGAH ( Tahun 2016 ) a. Penerapan Sistem Pengaduan Online b. Evaluasi proyek perubahan JANGKA PANJANG (Tahun ) Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional 17

21 L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN URAIAN PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN JANGKA PENDEK 1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 2 Nopember 2015 a. Tujuan kegiatan Membentuk Tim Work yang kuat dan membagi tugas anggota Tim serta menyamakan persepsi dalam mewujudkan proyek perubahan b. Kegiatan yang dilaksanakan Rapat Tim membahas langkah-langkah strategis dan kemungkinan kendala yang dihadapi dalam mewujudkan proyek perubahan c. Stake holder yang terlibat - Kepala BP3TKI - Kasubag Tata Usaha - Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan - Kasi Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program - Kasi Penyiapan Penempatan - Staf Teknis d. Fungsi Proyek Leader - Memimpin Rapat - Menadatangani SK e. Out put yang dihasilkan - Notulen rapat - SK Tim Efektif f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Dengan adanya program inovasi, dibentuklah SK Tim Efektif yang sebelumnya tidak ada 2. Pengumpulan Data Kasus Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 6 Nopember

22 a. Tujuan kegiatan Melakukan identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi b. Kegiatan yang dilaksanakan Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus c. Stake holder yang terlibat - Proyek leader - Koordinator Teknis dan staf teknis - Petugas IT d. Fungsi Proyek Leader - Memimpin Rapat e. Out put yang dihasilkan - Notulen data kasus f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Data kasus yang telah terkumpul menjadi lebih spesifik, sehingga di dalam sistem aplikasi bisa dikategorikan menurut jenis kasusnya. 3. Penyusunan Standard Operasional Prosedur ( SOP ) Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 10 Nopember 2015 a. Tujuan Kegiatan - Menyusun langkah pengaduan secara on line yang terstruktur dan sistematis b. Kegiatan yang dilaksanakan - Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan c. Stake Holder yang terlibat - Proyek Leader - Koordinator Teknis - Koordiantor IT - Sekretaris - Petugas IT d. Fungsi Proyek leader - Memimpin rapat pembahasan 19

23 e. Output yang dihasilkan - Draft SOP f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Pelaksanaan Sistem Pengaduan menjadi tersruktur dan sistematis karena SOP telah dibuat dan petugas dapat melaksanakan sesuai SOP. 4. Pembuatan Alur Sistem Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Nopember 2015 a. Tujuan Kegiatan - Menyusun alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air b. Kegiatan yang dilaksanakan - Penyusunan alur proses sistem pengaduan c. Stake holder yang terlibat - Koordinator IT - Petugas IT d. Fungsi Proyek Leader - Memberikan arahan e. Output yang dihasilkan - Draft Alur Sistem f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Dengan disusunnya diagram alir sistem, pembuatan sistem aplikasi menjadi terstruktur dan sistematis. 5. Penyusunan Buku Panduan / Manual Sistem Kegiatan dilaksanakan pada tanggal Nopember 2015 a. Tujuan Kegiatan - Memudahkan TKI bermasalah dalam mengisi pengaduan b. Kegiatan yang dilaksanakan - Diskusi merancang dan menyusun pengaduan 20

24 c. Stake Holder yang terlibat - Koordinator Sistem - Sekretariat TKI - Petugas IT d. Fungsi Proyek Leader - Memberikan arahan/ memimpin rapat e. Output yang dihasilkan - Draft buku panduan manual sistem f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Mempermudah pengguna dalam menggunakan aplikasi Sistem Pengaduan karena telah dibuat buku panduan / manual sistem. 6. Pemrograman / membangun sistem aplikasi pengaduan Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 16 Nopember Desember 2015 a. Tujuan Kegiatan - Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan b. Kegiatan yang dilaksanakan - Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan c. Stake Holder yang terlibat - Koordinator IT - Petugas IT d. Fungsi Proyek Leader - Memberikan pengarahan e. Output yang dihasilkan - Draft desain tampilan dan aplikasi pengaduan f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Terwujudnya sistem aplikasi pengaduan yang siap digunakan. 21

25 7. Sosialisasi dan Uji coba penggunaan Sistem Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Desember Desember Sosialisasi dan Uji Coba dengan stake holder tanggal 11 Desember a. Tujuan Kegiatan - Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara online - Membuat nota kesepahaman penggunaan sistem - Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara online b. Pelaksanaan Kegiatan dilaksanakan Kegiatan dilaksanakan di BP3TKI Yogyakarta Jl. Sambisasi, Kalasan Sleman Yogyakarta c. Stake Holder yang terlibat - Kadisnaker Kab. Kota se DIY - Kadisnakertran Propinsi DIY - Petugas Online System Kab./ Kota Se DIY - Kepala BP3TKI ( Proyek Leader ) - Tim Efektif lengkap - Koordinator IT dan petugas IT d. Fungsi Proyek Leader - Melaksanakan Sosialisasi dan melaksanakan penandatanganan MoU e. Output yang dihasilkan - Laporan hasil Sosialisasi - Draft MOU tentang kesepahaman penggunaan System pengaduan melalui Website BP3TKI Yogyakarta. f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Dengan adanya MOU, BP3TKI dapat bekerjasama dengan Kadisnaker Kab/Kota se-diy untuk melayani pengaduan TKI. 22

26 7.2. Melaksanakan sosialisasi dialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif : a. Tujuan Kegiatan b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan dilaksanakan di Hotel Hyatt Regency Yogyakarta c. Stake Holder yang terlibat - Proyek Leader Tim Efektif - Disnaker Provinsi - Disnaker Kab/Kota se-diy - Deputi Perlindungan BNP2TKI - Direktur Pelayanan Terpadu ( Mentor ) - Kepala BP3TKI DIY (Proyek Leader) - Kepala BP3TKI Semarang dan Jakarta - Dinas Instansi terkait DIY - Tim efektif dan staf BP3TKI Yogyakarta - LBH, LSM, Ombudsman - Kru Adi TV d. Fungsi Proyek Leader - Menjadi narasumber e. Out put yang dihasilkan - Laporan hasil Kegiatan / dokumentasi f. Kendala yang dihadapi - Terdapat undangan yang tidak hadir dikarenakan kesibukan akhir tahun. g. Dampak terhadap kegiatan - Masyarakat / stake holder dapat memahami program yang dilaksanakan. 23

27 PENUTUP A. KESIMPULAN Dalam upaya perlindungan TKI dan optimalisasi pelayanan pengaduan kasus TKI kami berupaya mewujudkan inovasi yang dalam tahapan kegiatannya telah kami penuhi sehingga dapat dihasilkan produk sebagai berikut : 1. Sistem Pelayanan Pengaduan Kasus TKI berbasis Teknologi Informasi 2. Standard Operasional Prosedur (SOP) Pengaaduan 3. Buku Panduan (Manual Sistem) Keberhasilan tersebut didukung oleh Mentor, stakeholder Intern maupun stakeholder Ekstern ( Kadisnaker Kab/Kota membuat Nota Kesepahaman tentang penggunaan Sistem Pelayanan Pengaduan dimaksud). Semua tahapan (Milestone) kegiatan dalam rangka mewujudkan proyek jangka pendek telah diselesaikan dan bahkan atas dukungan stakeholder terkait maka dapat melaksanakan tahapan jangka menengah antara lain sosialisasi dan implementasi langsung dimulai pada saat uji coba pada tanggal 11 Desember B. REKOMENDASI Setelah terwujudnya inovasi berupa Sistem Pelayanan Pengaduan kasus TKI berbasis Teknologi Informasi yang sementara ini masih berlaku di wilayah kerja BP3TKI Yogyakarta, maka untuk jangka panjang agar dapat dimanfaatkan secara nasional. Yogyakarta, Desember Penyusun SUPARJO, SH 24

28 LAMPIRAN : TAHAPAN KEGIATAN ( MILESTONE ) PROYEK PERUBAHAN No Fokus Tujuan Kegiatan Stake Holder yang Terlibat Waktu Kendala Output Peran Project Leader Evidence A. Jangka pendek 1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan 2. Pengumpulan Data Kasus 3. Penyusunan SOP Pengaduan 4. Pembuatan Alur Sistem 5. Penyusunan buku manual, Panduan Menyusun Tim Work untuk mewujudkan RPP. Melakukan Identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi Menyusun langkahpengaduan secara online yang terstruktur dan sistematis. Menyususn alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air Memudahkan TKI bermasalah dalam a. Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan b. Penerbitan SK Tim Efektif Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan Penyusunan alur proses system pengaduan Diskusi merancang dan menyusun 1.Kepala BP3TKI 2.Kasubag TU 3.Kasi.Perlindungan 4.Kasi Kelembagan 5.kasi Penempatan 6.Staf Teknis - 1.Proyek leader 2.Koordinator Teknis. Dan staf teknis 3. IT 1. Proyek Leader 2. Koordinator teknis 3. Koordinator IT 4. Sekretaris 5. Petugas IT. 1. Koordinator IT 2. Petugas IT 1.Koordinator sistem 2. Sekretariat TKI 2 Nov Nov Nov Nov Nov Nov - - Notulen Rapat SK Tim Efektip - Notulen Data kasus Memimpin Rapat. Menandatangani SK. Meminpin Rapat - Draft SOP Meminpin Rapat pembahasan - Draft Alur Sistem - Draft buku panduan Memberikan arahan Memulihkan arahan - Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen Rapat - Foto Tim Efektif - SK Tim - Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen data kasus - Undangan - Daftar hadir - SOP Pengaduan - Alur Sistem Buku Panduan

29 Aplikasi sistem pengaduan mengisi pengaduan pada aplikasi website 6. Pemrograman Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan 7. Uji Coba Sistem Pengaduan Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online. pengaduan 3. Petugas IT 2015 manual sistem Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan Melaksanakan Sosialisasi dan uji coba penggunaan sistem pengaduan kasus TKI secara Online. 1.Koordinator IT 2.Petugas IT 1. Proyek Leader Tim Efektif 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY. 4.Petugas Online Sistem Disnnaker Kab/Kota. 16 Nov Des Des 2015 Undangan ada yang tidak hadir karena kesibukan - Draft Desain tampilan dan Aplikasi pengaduan Peserta memahami Sistem pengaduan Memberikan pengarahan Memimpin Rapat / memberikan sosialisasi. - Desain Tampilan - Aplikasi Pengaduan - Perangkat Lunak Aplikasi - Undangan - Daftar Hadir - Foto kegiatan Membuat Nota Kesepahaman penggunaan Sistem Penandatanganan Nota Kesepahaman dalam penggunaan Sistem Pengaduan. 1. Proyek Leader 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY 11 Des Dokumen Nota kesepahaman Menandatangani MOU - Dokumen Nota Kesepahaman. - Foto kegiatan Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online. Melaksanakan Sosialiasi d ialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif 1.Deputi Perlindungan BNP2TKI. 2.Dir. Yandu (MENTOR 3.Proyek Leader. 4. Ka.BP3TKI DIY Semarang dan Jkt 5. Dinas Instansi Terkait di DIY 6.Tim Efektif dan Staf 15 Des 2015 Pemahaman terhadap langkah dalam perlindungan TKI. Menjadi Narasumber - Undangan - Daftar Hadir - Foto Kegiatan

30 BP3TKI. Yogyakarta 7.LBH, LSM, Ombustm 8.Kru Adi TV JANGKA MENENGAH 8. a. Penerapan Sistem Pengaduan secara online Koordinator Teknis Mulai 1 Januari 2016 Penerapan sistem pengaduan secara online terintegrasi dinas propinsi kab. Kota dan BP3TKI Yogyakarta b. Evaluasi proyek perubahan JANGKA PANJANG Sekretaris Tim 30 Juni Hasil Evaluasi - Laporan hasil evaluasi 9 Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional s.d tahun 2018 Aplikasi Sistem Update terkoneksi dengan server Pusat /BNP2TKI

31 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan, tanggal 2 November 2015 Gambar 1.1 Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan Gambar 1.2 Tim Efektif Proyek Perubahan

32 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 2. Pengumpulan Data Kasus, 6 November 2015 Gambar 2.1 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus Gambar 2.2 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus

33 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 3. Penyusunan SOP Pengaduan, 10 November 2015 Gambar 3.1 Kegiatan Penyusunan SOP Gambar 3.2 Rapat dalam rangka penyusunan SOP dan langkah-langkah pengaduan

34 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 4. Pembuatan Alur Sistem, 11 November 2015 Gambar 4.1 Penyusunan Alur Sistem Pengaduan Gambar 4.2 Diagram Alur Sistem Aplikasi

35 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 5. Penyusunan Buku Manual Panduan Aplikasi Sistem Pengaduan, November 2015 Gambar 5.1 Diskusi Penyusunan Buku Panduan Gambar 5.2 Draft Buku Panduan

36 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 6. Pemrograman, 16 November Desember 2015 Gambar 6.1 Desain Tampilan Sistem Aplikasi

37 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 7. Uji Coba Sistem Pengaduan a. Sosialisasi dan Uji Coba Penggunaan Sistem Pengaduan Kasus TKI secara Online, 11 Desember 2015 Gambar 7.1 Sosialisasi Sistem Aplikasi Pengaduan Kasus TKI Gambar 7.2 Uji Coba Sistem

38 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan b. Penandatanganan Nota Kesepahaman, 11 Desember 2015 Gambar 7.3 Penandatanganan Nota Kesepahaman Gambar 7.4 Foto bersama Kadisnaker Provinsi DIY setelah Penandatanganan Nota Kesepahaman

39 Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan c. Sosialisasi dengan ADI TV dengan Tema : Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif, 15 Desember 2015 Gambar 7.5 Narasumber Sosialisasi Gambar 7.6 Peserta Sosialisasi Gambar 7.7 Foto bersama Deputi Perlindungan BNP2TKI setelah Dialog tentang Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif