BAB II MANAJEMEN PROYEK

Transkripsi

1 BAB II MANAJEMEN PROYEK 2.1 TINJAUAN UMUM Proyek adalah sekumpulan kegiatan terorganisasi yang mengubah sejumlah sumber daya menjadi satu atau lebih produk barang/jasa bernilai terukur dalam sistem satu siklus, dengan batasan waktu (time), biaya (cost), dan kualitas (quality) yang ditetapkan melalui perjanjian. Manajemen memiliki sebuah kata kunci tujuan yaitu sesuatu yang harus dapat dicapai dalam kualitas, kuantitas, dan jangka waktu tertentu, melalui pemanfaatan, pengelolaan dan menggerakkan sumber daya. Manajemen proyek merupakan pengelolaan pelaksanaan proyek dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen. Karena di dalam pelaksanaan proyek sangat banyak aktivitas, melibatkan ragam sumber daya, memerlukan keahlian dan ketrampilan, serta dipengaruhi oleh lingkungan dan faktor alam, maka mungkin saja banyak fungsi-fungsi manajemen yang harus diadaptasi dengan situasi yang berkembang saat proyek masih berjalan. Tidak hanya sekedar merencanakan, mengorganisasi, dan memimpin, tetapi termasuk segala fungsi pengendalian dan pengawasan. Manajemen proyek bisa dipahami sebagai usaha penerapan fungsi manajemen yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian secara sistematis pada suatu proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien, agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Tujuan yang dicapai dalam manajemen proyek antara lain : 1. Menghasilkan lingkup tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir 2. Tepat waktu (Delivery) 3. Tepat kuantitas (Quantity) volume pekerjaan 4. Tepat kualitas (Quality) standar mutu yang diinginkan 5. Biaya (Cost) yang dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan II-1

2 Pada suatu proyek pembangunan terdapat unsur-unsur yang dikelola dalam sebuah proyek, antara lain : 1. Money (uang dan material) 2. Man (tenaga kerja, tenaga ahli) 3. Machine (alat-alat untuk mempermudah pelaksanaan proyek) 4. Methode (mekanisme dan prinsip kerja yang diterapkan dalam menjalankan suatu proyek) Di dalam kegiatan proyek, penyelenggaraan dilakukan secara menyeluruh mulai dari perencanaan, pembangunan fisik, sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam-macam unsur dan komponen pendukung yang antara satu dengan yang lainnya saling berkaitan. Unsur-unsur tersebut membentuk suatu organisasi kerja yang masing-masing mempunyai peranan, fungsi dan tanggungjawab yang jelas. Dengan demikian setiap unsur tidak dapat berdiri sendiri melainkan akan saling bergantung antara satu dengan yang lain. Pada dasarnya tujuan yang ingin dicapai dari semua unsur pembentuk organisasi dalam suatu proyek adalah efisiensi optimum dari biaya, waktu dan tenaga yang dioperasikan terhadap hasil yang didapat. Untuk mencapai tujuan tersebut maka dalam suatu proyek diperlukan manajemen proyek yang baik. 2.2 MANAJEMEN KONSTRUKSI SEBAGAI SISTEM Sistem Pelaksanaan Tradisional (Traditional Delivery System) Hingga akhir tahun 1970 an, di Amerika ada dua sistem pelaksanaan proyek yang telah digunakan dalam industri konstruksi dengan cukup sukses, yaitu : a) Sistim Tradisional (Traditional System) Dalam sistem ini pemilk pada tahap perekayasaan dan perancangan (enginering design) mengadakan ikatan kontrak dengan konsultan Perencana. Pada tahap pelaksanaan (construction) Pemilik mengadakan ikatan dengan pihak kontraktor. Gambar 2.1 menunjukkan sistem tradisional dimana pihak kontraktor seakan akan bekerja sendiri secara independen. Perencana harus menyelesaikan tugas-tugas perencanaannya sebelum pemilik memilih kontrator pelaksana, setelah penentuan kontraktor biasanya pemilik proyek meminta perencana II-2

3 menjadi pengawas pelaksanaan proyek untuk melakukan inspeksi, monitoring atau pengawasan selama pelaksanaan proyek atas nama pemilik proyek. Gambar 2.1. Sistem Tradisional (Traditional System) b) Sistem Rancang Bangun (Design Built System) Sistem ini cukup populer di Eropa dan Amerika Selatan. Pada sistem ini perancangan dan pelaksanaan dilakukan oleh satu perusahaan sehinggan memilki beberapa keuntungan bila dibanding dengan sistem tradisional. waktu yang dibutuhkan dari tahap perancangan hingga tahap pelaksanaan lebih singkat, total biaya lebih rendah serta pencapaian strandar mutu lebih terjamin. Adapun pihakpihak yang terlibat didalam sistim ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 2.2. S istem Rancang Bangun (Design Built System) Sistem Manajemen Konstruksi Profesional (PCM Delivery System) Sistem ini merupakan sistim manajemen yang di pakai di proyek Pembangunan Kantor Landmark Pluit yang relatif lebih baru dibanding dengan II-3

4 sistem pelaksanaan tradisional dan merupakan perkembangan alternatif dari sistim diatas. Pada umumnya PCM dibagi menjadi empat sistem, yaitu: a) Sistem Agency Construction Manajement (ACM) Pada sistim ini konsultan manajemen konstruksi mendapat tugas dari pihak pemilik dan berfungsi sebagai koordinator "penghubung" (interface) antara perancangan dan pelaksanaan serta antar para kontraktor. Konsultan MK dapat mulai dilibatkan mulai dari fase perencanaan tetapi tidak menjamin waktu penyelesaian proyek, biaya total serta mutu bangunan. Pihak pemilik mengadakan ikatan kontrak langsung dengan beberapa kontraktor sesuai dengan paket-paket pekerjaan yang telah disiapkan. Gambar 2.3. Bagan Agency Construction Manajement (ACM) b) Sistem Extended Service Construction Manajemen (ESCM) Jasa konsultan manajemen konstruksi dapat diberikan oleh pihak perencana atau pihak kontraktor. Apabila perencana melakukan jasa Manajemen Konstruksi, akan terjadi "konflik-kepentingan" karena peninjauan terhadap proses perancangan tersebut dilakukan oleh konsultan perencana itu sendiri, sehingga hal ini akan menjadi suatu kelemahan pada sistim ini (lihat tipe a). Pada type b kontraktor kemungkinan melakukan jasa Manajemen Konstruksi berdasarkan permintaan Pemilik ESCM/ kontraktor. II-4

5 Gambar 2.4. Bagan Extended Service Construction Manajemen (ESCM) c) Sistem Owner Construction Management (OCM) Dalam hal ini pemilik mengembangkan jasa dibidang manajemen konstruksi yang bertangungjawab terhadap manajemen proyek yang dilaksanakan, sehingga dapat dikatakan bahwa tim manajemen konstruksi yang mengelola proyek merupakan bagian dari kepemilikan pemilik proyek. Pada kondisi ini jelas pemilik proyek merupakan badan usaha/ perorangan yang sangat mapan. Gambar 2.5. Bagan Owner Construction Management (OCM) d) Sistem Guaranted Maximum Price Construction Management (GMPCM) Konsultan ini bertindak lebih kearah kontraktor umum daripada sebagai wakil pemilik. Disini konsultan GMPCM tidak melakukan pekerjaan konstruksi tetapi bertanggungjawab kepada pemilik mengenai waktu, biaya dan mutu. Jadi dalam Surat Perjanjian Kerja/ Kontrak konsultan GMPCM tipe ini bertindak sebagai pemberi kerja terhadap para kontraktor (sub kontraktor). II-5

6 Gambar 2.6. Bagan Guaranted Maximum Price Construction Management (GMPCM) 2.3 UNSUR-UNSUR DALAM MANAJEMEN PROYEK Kelancaran suatu pekerjaan didukung oleh adanya pihak- pihak yang terlibat dalam pembangunan proyek, di mana masing-masing pihak yang terlibat di dalamnya bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan hingga selesainya proyek. Hubungan antara satu pihak dengan pihak lainnya adalah saling berkaitan, sehingga diharapkan dapat saling berinteraksi dan saling menunjang sesuai dengan fungsi dan wewenangnya masing-masing agar pelaksanaan proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Di dalam pelaksanaan proyek pembangunan Kantor Landmark Pluit ada beberapa pihak yang saling terkait dan saling berhubungan. Adapun pihak-pihak tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pemilik Proyek 2. Konsultan Perencana Proyek 3. Konsultan Manajemen Konstruksi 4. Kontraktor Pelaksana Proyek 2.4 UNSUR-UNSUR PENGELOLA PROYEK Unsur-unsur pengelola proyek memegang peranan penting dalam pelaksanaan dan kemajuan proyek. Pembagian tugas, kerjasama dan komunikasi yang baik adalah kunci sukses agar tujuan akhir dari proyek dapat tercapai. Adapun defenisi dan tugas-tugas dari pihak-pihak yang terkait dalam struktur organisasi Proyek Kantor Landmark Pluit : II-6

7 2.4.1 PEMILIK PROYEK (OWNER) Pemilik proyek (owner) adalah perseroan, badan hukum yang memberikan pekerjaan serta membiayai seluruh pekerjaan dalam proses pembangunan suatu proyek. Dalam proyek ini yang bertindak sebagai pemilik proyek adalah PT. Prasto Propertindo. Pemilik proyek (owner) mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Menyediakan dana bagi penyelenggaraan proyek yang pastinya menjadi konseptor daripada proyek yang akan dibangun. 2. Menentukan konsultan perencana, konsultan pengawas serta kontraktor dan dapat menghentikan atau menolak hasil pekerjaan apabila dalam pelaksanan menyimpang dari spesifikasi yang telah ditentukan. 3. Bersama-sama atau tanpa konsultan ikut mengawasi dan memantau perkembangan pekerjaan dan berhak untuk memberi instruksi kepada kontraktor baik secara langsung maupun melalui konsultan. 4. Meminta laporan dan penjelasan tentang pelaksanaan pekerjaan kepada pelaksana proyek baik secara lisan maupun tulisan KONSULTAN PERENCANA Konsultan perencana merupakan pihak perorangan atau badan hukum yang dipilih oleh pemilik proyek untuk bertindak selaku perencana (designer) pekerjaan dalam batas-batas yang telah ditentukan, baik teknis maupun administrasi seperti melakukan perencanaan secara struktur, arsitektur serta mekanikal dan elektrikal. Konsultan perencana Proyek Pembangunan Kantor Landmark Pluit adalah Airmas Asri. Secara umum tugas konsultan perencana adalah membuat sketsa, gagasan yang memberikan gambaran pekerjaan yang meliputi pembagian ruang, rencana pelaksanaan, dan lain-lain. Semuanya mengikuti keinginan owner antara lain, yaitu : 1. Merencanakan pembangunan sesuai instruksi pemilik proyek. 2. Membuat peraturan dan syarat-syarat (RKS). 3. Melakukan survey pendahuluan pada lokasi pembangunan yang meliputi pengukuran dan uji tanah. II-7

8 4. Membuat Spesifikasi Teknis. 5. Membuat gambar rencana, gambar-gambar detail, lengkap dengan perhitungan konstruksinya. 6. Melakukan revisi gambar rencana jika terjadi perbedaan antara perencanaan dan lapangan. 7. Membuat rencana pelaksanaan KONSULTAN MANAJEMEN KONSTRUKSI (MK) Konsultan Manajemen Konstruksi (MK) adalah badan atau perseorangan yang diangkat oleh pemilik proyek untuk bertindak sepenuhnya mewakili owner dalam mengelola jalannya proyek dari mulai perencanaan, pelaksanaan, sampai berakhirnya proyek. Dalam proyek ini owner menunjuk PT. Prosys Bangun Persada sebagai manajemen konstruksi (MK). Manajemen konstruksi memiliki beberapa fungsi antara lain : 1. Sebagai Quality Control untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan. 2. Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu pelaksanaan. 3. Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai, hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan. 4. Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan. 5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sistem informasi yang baik untuk menganalisis performa dilapangan KONTRAKTOR PELAKSANA Kontraktor pelaksana adalah pihak badan atau perseorangan yang melaksanakan pembangunan secara fisik berdasarkan gambar rencana beserta perhitungannya. II-8

9 Dalam proyek ini, setelah pelaksanaan pelelangan terbuka yang terbuka untuk umum akhirnya ditetapkan PT. PP (Persero)Tbk. sebagai kontraktor pelaksanan dalam proyek ini. Adapun tugas dari kontraktor pelaksana ini adalah: 1. Menerima sejumlah biaya pelaksanaan pekerjaan dari pemberi tugas sesuai nilai kontrak yang disepakati. 2. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat syarat yang telah ditetapkan oleh perencana. 3. Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja. 4. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan pekerjaan. 5. Melakukan perbaikan atas kerusakan kerusakan atau sekurang sempurnaan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung semua biayanya. 6. Menyediakan tempat gudang, memenuhi kebutuhan material dan peralatan yang digunakan selama pelaksanaan pekerjaan. 7. Menyerahkan hasil pekerjaan setelah proyek selesai kepada pemilik dan melaksanakan pemeliharaan pasca proyek. 8. Menghadiri rapat koordinasi proyek. 9. Berkewajiban untuk memberikan laporan hasil pekerjaan kepada konsultan MK secara harian dan bulanan. 10. Berhak mengajukan permohonan untuk mendapatkan perpanjangan waktu pelaksanaan kepada Owner dalam hal keterlambatan pekerjaan yang diakibatkan oleh hal yang bersifat diluar dugaan. Adapun struktur organisasi kontraktor proyek pembangunan Kantor Landmark Pluti secara garis besar adalah sebagai berikut: PROJECT MANAGER (PM) Project Manager adalah wakil dari Perusahaan dalam hal ini kontraktor yang memimpin sebuah proyek. Dalam Proyek Pembangunan Kantor Landmark Pluit, seorang Project Manager membawahi Site Engineer Manager, Site Operational Manager dan Site Administration Manager. II-9

10 Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager : 1. Melaksanakan penerapan sistem manajemen mutu. 2. Membuat perencanaan proyek bersama tim estimator, tim anggaran sehingga proyek sesuai dengan persyaratan. 3. Memimpin seluruh kegiatan pelaksanaan dilapangan : a. Pendayagunaan tenaga, dana, alat waktu dan teknologi secara optimal. b. Mengusahakan pemenuhan persyaratan mutu, batas waktu serta batasan biaya. 4. Melakukan kegiatan pengendalian di lapangan agar proses kerja dan hasil kerja berlangsung secara efektif dan efesien. 5. Memecahkan permasalahan yang terjadi selama proses kegiatan pelaksanaan dilapangan agar proyek dapat diselesaikan untuk menjamin tercapainya keuntungan. 6. Mengevaluasi hasil kegiatan pelaksanaan pekerjaan terhadap rencana pekerjaan 7. Menghadiri rapat Koordinasi di Proyek antara Wakil Pengguna Jasa, Pengawas Proyek, Konsultan dan Mitra Usaha. 8. Mempersiapkan Laporan Pertanggung Jawab Pelaksanaan Proyek 9. Membuat Laporan tentang kepegawaian, keuangan, peralatan, dan persediaan bahan di proyek secara berkala 10. Bersama dengan Site Engineer Manager (SEM) memeriksa kemajuan pekerjaan dan menyiapkan berita acara kemajuan SAFETY HEALTHY ENVIROMENT OCCUPATIONAL (SHEO) Safety Healthy Environment Occupational (SHEO) adalah orang yang ditunjuk oleh Project Manager untuk melaksanakan kebijakan Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan (K3L) di suatu proyek. SHEO memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Menyiapkan dokumen dokumen safety pada tahap tender pelaksanaan K3L. 2. Membuat surat kebijakan K3L. 3. Membuat struktur organisasi K3L. II-10

11 4. Menyiapkan peraturan safety, spanduk, poster, kotak obat, sarana safety, alat pemadam api ringan (APAR), alat perlindungan diri (APD), prosedur erection. 5. Merencanakan kegiatan seperti SHE Talk, SHE inspection, SHE meeting, SHE Patrol, SHE Induction SITE ENGINEER MANAGER (SEM) Site Engineer Manager adalah wakil dari project manajer yang bertugas di kantor membantu Project Manager dalam mengendalikan jalannya pekerjaan konstruksi di Teknik Engineering. Tugas dan Tanggung Jawab Site Engineer Manager : 1. Menyiapkan konsep RBP (Rencana Biaya Pelaksanaan) 2. Bersama dengan Project Manager memeriksa kemajuan pekerjaan dan menyiapkan berita acara kemajuan. 3. Menyiapkan dan melengkapi metoda konstruksi. 4. Menyiapkan, menyelesaikan, dan mengumpulkan surat/dokumen pendukung untuk pembuatan addedum kontrak baik berhubungan harga, volume, dan waktu pelaksanaan. 5. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan pekerjaan kepada Project Manager. 6. Membuat evaluasi dan kontrak mitra usaha (Mandor, Subkont dan Supliyer) SITE OPERATIONAL MANAGER (SOM) Site Operational Manager adalah wakil dari project manajer yang bertugas Proyek membantu Project Manager dalam mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan konstruksi di lapangan. Tugas dan Tanggung Jawab Site Operational Manager : 1. Melaksanakan penerapan sistim jaminan mutu pekerjaan 2. Mengkoordinasi General Superitenden (GSP) dalam pelaksanaan pekerjaan fisik. 3. Menyiapkan konsep Schedule waktu pelaksanaan masing-masing pekerjaan sesuai kontrak kerja II-11

12 4. Membuat program penyesuian mutu agar hasil pelaksanaan memenuhi syarat kontrak kerja 5. Bersama site engineer manager menyiapkan, dan mengumpulkan data pendukung untuk pembuatan addedum kontrak. 6. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan pekerjaan kepada Project Manager. 7. Melaksanakan koordinasi dengan mitra usaha dalam pelaksanaan pekerjaan di proyek agar sesuai dengan mutu dan waktu kontrak SITE ADMINISTRATION MANAGER (SAM) Site Administration Manager adalah orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan keuangan, akuntansi/ pembukuan dan unsur-unsur umum dan SDM proyek. Seorang Site Administration Manager Bertanggung jawab langsung kepada Project Manager atas terlaksananya dengan baik tugas yang diberikan. Tugas Site Administration Manager : 1. Melakukan pencatatan berkas-berkas transaksi ke dalam media pembukuan (jurnal, dll) secara benar dan tepat waktu. 2. Melakukan penelitian kembali untuk meyakinkan kebenaran/ketepatan yang telah dilakukan. 3. Secara periodik membuat laporan-laporan yang telah ditetapkan, dimintakan pengesahannya pada pejabat yang berwenang dan mengirimkannya kepada pihak-pihak yang memerlukan sesuai prosedur yang berlaku. 4. Sebagai anggota tim yang melaksanakan opname kas dan persediaan secara periodik. 5. Melakukan verifikasi seluruh dokumen transaksi pembayaran. 6. Mengurus masalah-masalah perpajakan dan asuransi. 7. Melaksanakan penutupan proyek secara administratif. 8. Mengendalikan kas bon/uang muka/kas kecil. 9. Menyiapkan, mengevaluasi, mengikuti realisasi dan meng-update rencana penerimaan dan pengeluaran proyek. 10. Menerima berkas-berkas tagihan dari pihak luar, memeriksa kelengkapan dokumen tagihan dan tanda terima. II-12

13 11. Merencanakan penagihan kepada pihak luar atau pemberi tugas atas prestasi proyek yang telah dicapai. 12. Melaksanakan pengadministrasian keuangan dan melaksanakan pencatatan mutasi keuangan secara khusus. 13. Melaksanakan pencatatan uang muka, pengurusan jaminan bank dan utang piutang lain, mengurus bank garansi sesuai kewenangannya. 14. Mengelola cek, uang tunai serta surat-surat berharga yang dimiliki proyek. 15. Mengurus masalah-masalah kepegawaian seperti; kebutuhan tenaga kerja proyek, asuransi-asuransi lain yang dipersyaratkan dalam proyek dan lain-lain. 16. Mengurus kebutuhan alat-alat kantor, akomodasi dan perjalanan dinas bagi personal proyek. 17. Membuat laporan-laporan secara periodik antara lain; laporan personalia proyek, laporan inventarisasi dan peralatan proyek, serta laporan kegiatan keamanan proyek. 18. Menyusun masalah-masalah dibidang umum yang lain. 19. Bertanggung jawab terhadap terlaksananya System Management Quality Assurance ISO 9000 dan K-3 di unitnya. 20. Membina staf dilingkungan unitnya guna peningkatan kinerja dalam mendukung visi perusahaan GENERAL SUPERINTENDENT (GSP) General Superintendent adalah orang yang bertanggung jawab mengkoordinir Superintendent dalam pengelolaan operasi fisik pelaksanaan proyek (Quality,Cost, Delivery dan Safety). Tugas General Superintendent : 1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan mutu yang direncanakan. 2. Mengkoordinir Superintendent melakukan pengecekan terhadap pengukuranpengukuran prestasi mandor, sub-kontraktor, tenaga kerja harian dan lain-lain. 3. Mengkoordinir Superintendent membuat SPP, BPB, Bon penerimaan dari mandor. II-13

14 4. Menyelesaikan masalah-masalah teknis dengan direksi lapangan. 5. Melaksanakan kompilasi dan klasifikasi terhadap realisasi pelaksanaan pekerjaan dan transaksi-transaksi tersebut tidak melebihi/bertentangan dengan rencana semula baik volume maupun biaya. 6. Membina dan melatih ketrampilan para tukang dan mador dan menilai kemampuannya sesuai standar atau tidak. 7. Menyiapkan data penyimpangan, mengusulkan cara penanggulangannya serta mencatat tindakan-tindakan yang diambil untuk mengatasi penyimpangan tersebut, kalau penanggulangan menyangkut perencanaan teknis SUPERINTENDENT (SP) Superintendent adalah orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan operasi fisik pelaksanaan proyek (Quality, Cost, Delivery dan Safety). Tugas Superintendent : 1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan mutu yang direncanakan. 2. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang tidak memenuhi standar mutu yang ditetapkan. 3. Melakukan pengecekan terhadap pengukuran-pengukuran prestasi mandor, sub kontraktor, tenaga kerja harian dan lain-lain. 4. Membuat SPP, BPB, Bon penerimaan dari mandor. 5. Menyelesaikan masalah-masalah teknis dengan Direksi di lapangan. 6. Melaksanakan kompilasi dan klasifikasi terhadap realisasi pelaksanaan pekerjaan dan transaksi-transaksi tersebut tidak melebihi dengan rencana semula baik volume maupun biayanya. 7. Membina dan melatih ketrampilan para tukang dan mandor dan menilai kemampuannya sesuai standar atau tidak. 8. Menyiapkan data penyimpangan, mengusulkan cara penanggulannya serta mencatat tindakan tindakan yang diambil untuk mengatasi penyimpangan tersebut, kalau penanggulangan menyangkut perencanaan teknis. II-14

15 SITE BIAYA / Pengendalian Operasional Proyek (POP) Laporan Kerja Praktek Site Biaya/POP bertanggung jawab kepada Project Manager mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : yang 1. Membuat Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek. 2. Mengoreksi prosentase penjualan dan tagihan dari supplier dan sub kontraktor. 3. Membuat laporan biaya pelaksanaan proyek tiap bulannya. 4. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) atau kontrak dengan Mandor, Sub kont dan Supplyer SITE METODE Site Metode mempunyai fungsi utama yaitu merumuskan rencana kerja dan metoda kerja serta pengendalian pelaksanaan proyek. Tugas Site Methode adalah sebagai berikut: 1. Mengikuti rapat rutin yang diselenggarakan oleh Site Engineer Manager untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek. 2. Mengkoordinir segala aktivitas di lapangan (termasuk adanya sub kontraktor) dengan me-review rencana jadwal pelaksanaan. 3. Membuat dan mendistribusikan job description (prosedur kerja) yang jelas untuk masing-masing pelaksana. 4. Menetapkan metode-metode yang efektif sekaligus aman. 5. Membuat kurva S rencana bersama-sama dengan Quantity Engineer. 6. Memonitor perkembangan pekerjaan (termasuk pekerjaan yang tidak terencana) dalam kaitan dengan adanya persyaratan kondisi lingkungan dan dilaporkan kepada Site Engineer Manager. 7. Mengusulkan kepada Site Engineer Manager tentang perubahan desain. 8. Melaporkan permasalahan mutu yang berkaitan dengan material, peralatan, dan tenaga kerja pada Quality Engineer. 9. Melaporkan kemajuan pekerjaan (prestasi) dan memonitornya bersama-sama dengan Quantity Engineer. 10. Menjamin kesempurnaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan dengan inspeksi yang terus-menerus tepat waktu. II-15

16 11. Membuat foto-foto dokumentasi pekerjaan SITE M&E Site ME adalah orang yang mengawasi untuk kegiatan-kegiatan Mechanical dan Electrical pada proyek. Kegiatan-kegiatan ini antara lain mencakup pekerjaan-pekerjaan khusus mekanik dan listrik PERALATAN Tugas dan tanggung jawab dari Peralatan, meliputi: 1. Penguasaan lingkup tugas dan tanggung jawab sebagai peralatan. 2. Bertanggung jawab terhadap pemakaian peralatan untuk pekerjaan di proyek. 3. Mencatat setiap peminjaman dan pemakaian alat alat di dalam proyek. 4. Prosedur pengujian / testing peralatan / material. 5. Menyiapkan form form standard yang diperlukan peralatan. 6. Persiapan check list dan defect list untuk pengawasan alat alat pekerjaan. 7. Pemeriksaan pengeluaran peralatan LOGISTIK Wewenang dan tanggung jawab Logistik meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Penguasaan lingkup tugas dan tanggung jawab sebagai logistik. 2. Bertanggung jawab terhadap barang barang / peralatan logistic untuk pekerjaan di proyek. 3. Evaluasi pengajuan material. 4. Rapat masalah alat alat logistik. 5. Mencatat setiap kegiatan di dalam proyek. 6. Prosedur pengujian / testing peralatan / material. 7. Menyiapkan form form standard yang diperlukan logistik. 8. Persiapan check list dan defect list untuk pengawasan alat alat pekerjaan. 9. Pemeriksaan pengeluaran material / peralatan. II-16

17 Berikut ini merupakan struktur organisasi kontraktor Proyek Pembangunan Kantor Landmark Pluit : Gambar 2.7. Struktur Organisasi Kontraktor Proyek Pembangunan Kantor Landmark pluit II-17

18 2.5 HUBUNGAN KERJA PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT DALAM PROYEK Struktur organisasi proyek adalah skema atau gambaran alur kerjasama yang melibatkan banyak pihak dalam sebuah proyek. Struktur organisasi ini dibuat untuk menjabarkan fungsi tugas dan tanggung jawab dari masing masing bagian. Pada proyek Pembangunan Kantor Landmark Pluit ada empat unsur yang terlibat dalam proyek yang memiliki hubungan kerja satu sama lain di dalam menjalankan tugas dan kewajiban masing-masing. Hubungan kerja tersebut dapat bersifat garis koordinasi maupun garis perintah. Hubungan kerja pada proyek ini sesuai dengan Sistem Agency Construction Manajement (ACM), dimana pada sistim ini konsultan manajemen konstruksi (MK) mendapat tugas dari pihak pemilik dan berfungsi sebagai koordinator penghubung antara perancangan dan pelaksanaan serta antar para kontraktor. Konsultan MK dapat mulai dilibatkan mulai dari fase perencanaan tetapi tidak menjamin waktu penyelesaian proyek, biaya total serta mutu bangunan. Pihak pemilik mengadakan ikatan kontrak langsung dengan beberapa kontraktor sesuai dengan paket-paket pekerjaan yang telah disiapkan. Pemilik Proyek PT. PRASTO PROPERTINDO Konsultan Struktur PT. HAERTE Konsultan Arsitek PT. AIRMAS ASRI Konsultan M/E PT. SKEMANUSA CONSULTAMA TEKNIK Quantity Surveyor PT. KORRA ANTARBUANA MANAGEMENT KONSTRUKSI PT. PROSYS BANGUN PERSADA Kontraktor Pelaksana PT.PP (PERSERO)Tbk. Keterangan : : Garis Koordinasi/Kontrol : Garis Instruksi/Perintah Gambar 2.8. Skema Hubungan Kerja Pihak-Pihak Yang Terkait dalam Proyek II-18

19 Agar pelaksanaan proyek menjadi optimal maka diperlukan koordinasi antar elemen dalam proyek, antra lain: 1. Pemilik Proyek (Owner) dengan Konsultan Perencana Struktur, Arsitektur, M&E dan Quantity Surveyor Pemilik proyek (owner) menunjuk dan memberikan tanggung jawab perencanaan kepada konsultan perencana untuk mendesain, merencanakan dan menghitung bangunan secara menyeluruh, sehingga konsultan perencana wajib menunjukkan perencanaan bangunan yang sesuai dengan keinginan owner. Hubungan ini diikat oleh suatu kontrak perjanjian yang disetujui oleh kedua belah pihak. 2. Pemilik Proyek (Owner) dengan Kontraktor Pelaksana Terdapat ikatan kontrak di antara keduanya, pihak kontraktor berkewajiban melaksanakan pekerjaan proyek dengan hasil yang memuaskan serta mampu dipertanggungjawabkan kepada pemilik (owner). Sebaliknya owner membayar semua biaya pelaksanaan sesuai dengan yang tertera di dalam dokumen kontrak kepada pihak kontraktor agar proyek berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang telah menjadi kesepakatan. Koordinasi antara owner dan kontraktor dalam bentuk rapat, yang diadakan seminggu sekali pada hari kamis, yang bertujuan mengetahui progress di lapangan serta solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh kontraktor. 3. Konsultan Manajemen Konstruksi (MK) dengan Kontraktor Pelaksana Konsultan Manajemen Konstruksi (MK) memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek yang dikerjakan oleh kontraktor pelaksana. Konsultan Manajemen Konstruksi (MK) bertugas meneruskan perintah dari owner ke kontraktor pelaksana, meski ada koordinasi antara owner dan kontraktor pelaksana, namun jka ada perubahan atau perintah secara teknis dari owner, maka akan disampaikan ke konsultan manajemen konstruksi (MK) terlebih dahulu yang selanjutnya diteruskan ke kontraktor pelaksana. II-19

20 2.6 BENTUK DAN JENIS KONTRAK Bentuk kontrak konstruksi bermacam-macam dipandang dari aspek-aspek tertentu. Ada empat aspek atau sisi pandang bentuk kontrak konstruksi, yaitu: 1. Aspek Perhitungan Biaya, 2. Aspek Pehitungan Jasa, 3. Aspek Cara Pembayaran, dan 4. Aspek Pembagian Tugas Aspek Perhitungan Biaya Fixed Lump Sum Price Secara umum, kontrak Fixed Lump Sum Price adalah : Suatu kontrak di mana volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak tidak boleh diukur ulang atau dalam bahasa Inggris: "A Fixed Lump Sum Price Contract is a contract where the Bill of Quantity is not subject to remeasurement". Peraturan Pemerintah (PP) No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi memberikan batasan/definisi bentuk kontrak kerja konstruksi dengan bentuk imbalan Lump Sum sebagaimana tersebut dalam Pasal 21 ayat (1) sebagai berikut: "Kontrak Kerja Konstruksi dengan bentuk imbalan lump sum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (3) huruf a angka 1 merupakan kontrak Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam Jangka waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti dan tetap serta semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan yang sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Jasa sepanjang gambar dan spesifikasi tidak berubah". Robert D.Gilbreath dalam buku Managing Construction Contracts pada halaman 43 menulis mengenai lump sum sebagai berikut (Terjemahan bebas Penulis): "Harga Pasti Suatu harga yang pasti dan tertentu telah disetujui para pihak sebelum kontrak ditandatangani. Harga ini tetap tidak berubah selama berlakunya kontrak dan tidak dapat diubah kecuali karena perubahan lingkup pekerjaan atau kondisi pelaksanaan dan perintah tambahan dari Pengguna Jasa. Dalam kontrak Lump Sum, risiko biaya bagi pengguna Jasa minimal (kecil) memberi cukup pengawasan atas pelaksanaan dan pengikatan". II-20

21 Mc.Neil Stokes dalam buku Construction Law in Contractor's Language pada halaman 33 menulis mengenai kontrak fixed price sebagai berikut (Terjemahan bebas Penulis): "Kontrak Harga Pasti Bentuk kontrak yang paling biasa adalah perjanjian Lump Sum, di mana Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa sepakat pada suatu jumlah pasti yang harus dibayar oleh Pengguna Jasa kepada Penyedia Jasa untuk pelaksanaan seluruh pekerjaan. Penyedia Jasa memikul risiko untuk dapat melaksanakan seluruh pekerjaan dengan jumlah biaya tercantum dalam kontrak. Keuntungan Penyedia Jasa, bilamana ada, didapat dari selisih antara nilai kontrak dan biaya yang dikeluarkan Penyedia Jasa, termasuk overhead dan biaya-biaya tidak langsung. Oleh karena itu, Penyedia Jasa harus menambahkan sejumlah biaya untuk menutupi risiko-risiko kenaikan biaya/hargaharga. Dalam memperkirakan biaya pekerjaan kontrak harga pasti, Penyedia Jasa mengajukan penawaran dengan mempertimbangkan kondisi terburuk yang mungkin mempengaruhi dengan biaya. Hal ini dikaitkan dengan harga untuk memperoleh pekerjaan melalui proses penawaran rendah. Biasanya Pengguna Jasa membayar harga-harga pasti yang mengarah pada tingkatan-tingkatan maksimum biaya yang diantisipasi tidak pandang apakah biaya maksimum ini benar terjadi atau tidak. Penyedia Jasa biasanya tidak akan mendapat kenaikan biaya untuk harga-harga yang meningkat jika tidak ada pasal yang mengatur mengenai kenaikan harga dalam kontrak. Akan tetapi hal ini tidak menghalangi Penyedia Jasa untuk mengajukan klaim atas perubahan yang wajar dalam hal biaya-biaya bertambah karena perubahan dalam kebutuhan kontrak, atau karena tindakan dari Pengguna Jasa atau wakilnya." Dari keempat batasan/definisi di atas, terlihat bahwa tak satu pun dari pengertian mengenai kontrak fixed lump sum price yang menyatakan bahwa dalam kontrak bentuk ini, volume pekerjaan asli dalam kontrak boleh diukur kembali dan nilai kontrak tidak boleh berubah seperti pengertian sebagian orang. Hal ini mungkin disebabkan ada kata "fixed" sehingga diartikan nilai kontrak tidak boleh berubah. Ini adalah suatu kekeliruan besar/salah kaprah dan di masa mendatang, pengertian yang keliru ini harus diperbaiki. Memang benar, selama II-21

22 tidak ada perubahan pekerjaan yang mengakibatkan pekerjaan bertambah dan atau berkurang, nilai kontrak tetap tidak berubah Unit price / Satuan Harga Volume kontrak diukur ulang, harga penawaran dapat berubah tetapi harga satuan tidak dapat berubah. Resiko akibat perubahan karena koreksi aritmatik menjadi tanggung jawab penyedia jasa dan pengguna jasa sama-sama memikul semua resiko. Adanya opname menimbulkan peluang kolusi. Jenis kontrak ini bersifat tetap dan pasti, berdasarkan harga satuan pekerjaan dengan spesifikasi tertentu. Sehingga pembayarannya dilakukan atas dasar pengukuran bersama atas volume pekerjaan. Dalam kontrak harga satuan, risiko estimasi tidak akurat dalam jumlah yang tidak pasti untuk beberapa tugas utama yang telah dihapus dari kontraktor. Namun, beberapa kontraktor dapat mengajukan tawaran seimbang ketika menemukan perbedaan yang besar antara estimasi dan perkiraan pemilik dari kuantitas. Tergantung pada kepercayaan kontraktor pada perkiraan sendiri dan kecenderungan pada risiko, seorang kontraktor bisa sedikit menaikkan harga unit pada tugas diremehkan sambil menurunkan harga unit pada tugas-tugas lainnya. Jika kontraktor benar di dalam pengkajian, maka dapat meningkatkan keuntungan secara substansial sejak pembayaran dilakukan pada jumlah yang sebenarnya tugas, dan jika sebaliknya adalah benar, maka bisa kehilangan atas dasar ini. Selanjutnya, pemilik mungkin mendiskualifikasi kontraktor jika tawaran tersebut tampak sangat tidak seimbang. Sejauh bahwa meremehkan atau melebihlebihkan disebabkan oleh perubahan dalam jumlah kerja, kesalahan tidak akan mempengaruhi laba kontraktor luar me-markup harga unit. Penjelasan Pasal 21 ayat (2) PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi, tertulis : Pada pekerjaan dengan bentuk imbalan harga satuan, dalam hal terjadi pembetulan perhitungan perincian harga penawaran dikarenakan adanya kesalahan aritmatik, harga penawaran total dapat diubah, tetapi harga satuan tidak boleh diubah. Koreksi aritmatik hanya boleh dilakukan pada perkalian antara volume dengan harga satuan. Semua resiko akibat perubahan karena adanya koreksi aritmatik menjadi tanggung jawab sepenuhnya Penyedia Jasa. Penetapan II-22

23 pemenang lelang berdasarkan harga terkoreksi. Selanjutnya harga penawaran terkoreksi menjadi harga kontrak/harga pekerjaan. Harga satuan juga menganut prinsip lump sum Kontrak Gabungan Jenis kontrak ini, merupakan gabungan antara lumpsum dengan harga satuan Aspek Perhitungan Jasa Biaya Tanpa Jasa (Cost Without Fee) Bentuk kontrak dimana Penyedia Jasa hanya dibayar biaya pekerjaan yang dilaksanakan tanpa mendapatkan imbalan jasa Biaya Ditambah Jasa (Cost Plus Fee) Kontrak dimana Penyedia Jasa dibayar seluruh biaya untuk melaksanakan pekerjaan, ditambah jasa yang biasanya dalam bentuk persentase dari biaya (misalnya 10%) Biaya Ditambah Jasa Pasti (Cost Plus Fixed Fee) Pada dasarnya sama dengan Kontrak CPF, perbedaannya pada jumlah imbalan (fee) untuk Penyedia Jasa. Dalam Kontrak CPF besarnya imbalan/ jasa Penyedia Jasa bervariasi tergantung dari besarnya biaya, Sedangkan dalam Kontrak CPFF jumlah imbalan/ jasa Penyedia Jasa sudah ditetapkan sejak awal dalam jumlah yang pasti dan tetap (fixed fee) walaupun biaya berubah Aspek Cara Pembayaran Bulanan (Monthly Payment) Prestasi penyedia jasa dihitung setiap akhir bulan dan dibayar setiap bulan. PP no. 29/2000 Pasal 20 ayat (3) huruf c angka 2. Cara Pembayaran Bulanan (Monthly Payment) : 1. Prestasi penyedia jasa dihitung setiap akhir bulan 2. Kelemahan cara pembayaran ini adalah berapapun kecilnya prestasi penyedia jasa pada suatu bulan tertentu, tetap harus dibayar. Untuk menutupi kelemahan cara pembayaran ini sering dimodifikasi dengan mempersyaratkan jumlah pembayaran minimum yang harus dicapai untuk II-23

24 setiap bulan diselarasakan dengan prestasi yang harus dicapai sesuai jadwal 3. Seringkali penyedia jasa mengkompensasi kurangnya prestasi kerja dengan prestasi bahan dengan cara menimbun bahan di lapangan. Untuk mengatasinya bisa dipersyaratkan bahwa bahan yang ada di lapangan tidak dihitung sebagai prestasi, kecuali pekerjaan yang betul-betul selesai/terpasang atau bisa juga barang-barang setengah jadi Prestasi (Stage Payment) Pembayaran dilakukan atas dasar prestasi/ kemajuan prestasi. Besarnya prestasi dinyatakan dalam persentaes. PP no. 29/2000 Pasal 20 ayat (50) huruf angka 1. Cara Pembayaran Termin atau Prestasi (Stage Payment) 1. Pembayaran dilakukan atas dasar prestasi/kemajuan pekerjaan yang telah dicapai sesuai dengan ketentuan dalam kontrak. 2. Besarnya prestasi dinyatakan dalam persentase. Contoh : Pembayaran uang muka (DP) sebesar 20% dari nilai proyek bangunan dilakukan setelah para pekerja sudah berada di lokasi proyek bangunan dan siap untuk memulai pekerjaan. Pembayaran Termin I sebesar 15% x nilai proyek bangunan 15% x nilai DP dilakukan setelah progres pekerjaan bangunan di lapangan sudah mencapai 15%. Pembayaran Termin II sebesar 20% x nilai proyek bangunan 20% nilai DP dilakukan setelah progres pekerjaan bangunan di lapangan sudah mencapai 35%. Pembayaran Termin III sebesar 20% x nilai proyek bangunan 20% nilai DP dilakukan setelah progres pekerjaan bangunan di lapangan sudah mencapai 55%. Pembayaran Termin IV sebesar 20% x nilai proyek bangunan 20% nilai DP dilakukan setelah progres pekerjaan bangunan di lapangan sudah mencapai 75%. II-24

25 Pembayaran Termin V sebesar 20% x nilai proyek bangunan 20% nilai DP dilakukan setelah progres pekerjaan bangunan di lapangan sudah mencapai 100%. Pembayaran Retensi sebesar 5% x nilai proyek bangunan 5% x nilai DP dilakukan 3 bulan setelah serah terima pekerjaan bangunan sebagai masa pemeliharaan bangunan. Masa Pemeliharaan & Cara Pembayaran untuk Pekerjaan Pemborongan Masa Pemeliharaan Min. 6 bulan untuk pekerjaan permanen (jika umur rencananya > 1 tahun) Min. 3 bulan utk pekerjaan semi permanen (umur rencananya < 1 tahun) Cara pembayaran dapat dilakukan :Dibayar 95%, sedangkan Retensi 5% (ditahan selama masa pemeliharaan) Dibayar 100%, tapi penyedia harus menyediakan jaminan pemeliharaan sebesar 5%. Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan/pembayaran : Keterlambatan pekerjaan sanksi berupa denda 1 o/ooo per hari (Pasal 37 ayat (1). Keterlambatan pembayaran sebesar suku bunga (Bank Indonesia) terhadap nilai tagihan yang terlambat dibayar. Keadaan kahar : Keadaan diluar kehendak para pihak sehingga kewajiban tidak dapat dipenuhi. Akibat kerugian dan tindakan untuk mengatasi keadaan kahar merupakan kesepakatan para pihak. Hak Dan Tanggung Jawab Para Pihak Dalam Pelaksanaan Kontrak : 1. Setelah Penandatanganan Kontrak, Pengguna & Penyedia B/J Segera Melakukan Pemeriksaan Lapangan Dan Membuat Ba Keadaan Lapangan/Serah Terima Lapangan. 2. Penyedia B/J Berhak Menerima Uang Muka. 3. Penyedia B/J Dilarang Mengalihkan Tanggung Jawab Seluruh Pek. Utama/Mensubkontrakkan Kepada Pihak Lain. 4. Penyedia B/J Dilarang Mengalihkan Tanggung Jawab Sebagian Pek. Utama, Kecuali Disubkontrakkan Kepada Penyedia B/J Spesialis. 5. Pelanggaran Larangan Ayat (3), Dikenakan Sanksi Denda Sesuai Ketentuan Kontrak. II-25

26 2.6.4.Aspek Pembagian Tugas Bentuk kontrak Konvensional Pengguna Jasa menugaskan Penyedia Jasa untuk melaksanakan salah satu aspek pembangunan saja. Setiap aspek satu Penyedia Jasa dimana perencanaan, pengawasan, pelaksanaan dilakukan Penyedia Jasa yang berbeda. Oleh karena itu pengawas pekerjaan secara khusus diperlukan untuk mengawasi pekerjaan Penyedia Jasa. Jadi terdapat 3 kontrak terpisah yaitu : Kontrak Perencanaan, Kontrak Pengawasan dan Kontrak Pelaksanaan Bentuk Kontrak Spesialis Penggunan jasa menandatangani kontrak dengan beberapa perusahaan spesialis untuk masing-masing keahlian. Keuntungan dari kontrak ini adalah : 1. Mutu pekerjaan lebih handal, 2. Penghematan waktu, dan 3. Keleluasaan dan kemudahan mengganti penyedia jasa Bentuk kontrak rancang bangun (design construction/built, turn-key), Dalam bentuk kontrak ini, penyedia jasa bertugas membuat perencanaan yang lengkap dan melaksanakannya dalam suatu kontrak konstruksi. Perbedaan antaradesign construction/built, dan turn-keyadalah dari sistem pembayarannya, dimana pada design construction/builtpembayaran secara term sesuai pekerjaan. Sedangkan key-turnpembayarannya sekaligus setelah pekerjaan selesai Bentuk kontrak engineering, procurement dan construction (EPC) Proses mulai dari perencanaan, pengadaan dan peralatan dan pemasangan/ pengerjaan menjadi tanggung jawab penyedia jasa. Pengguna jasa hanya memberikan TOR atau pokok-pokok acuan tugas. Kontrak ini biasa dipakai untuk pembayaran pekerjaan-pekerjaan dalam industri. II-26

27 Bentuk kontrak BOT/BLT Investor membangun pada lahan pemilik (Build). Investor mengelola selama kurun waktu tertentu (Operate). Setelah masa pengoperasian selesai fasilitas tersebut dikembalikan kepada pemilik (Transfer) Bentuk swakelola (force account) Suatu tindakan pemilik proyek yang melibatkan diri dan bertanggung jawab secara langsung dalam pelaksanaan proyek tsb. II-27