STUDI KELAYAKAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. SAGA MACHIE

Transkripsi

1 STUDI KELAYAKAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. SAGA MACHIE Agustinus Lawren Binus University, Jakarta, Darma Singgih M.C. Binus University, Jakarta, Putriana Binus University, Jakarta, Anderes Gui Binus University, Jakarta, ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membantu manajer dalam membandingkan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh perusahaan dalam melakukan investasi teknologi informasi. Metodologi penelitian yang digunakan untuk menilai kelayakan investasi sistem persediaan adalah metode Fit/Gap Analysis, Cost Benefit Analysis, dan Balanced Scorecard. Hasil penelitian dengan menggunakan Fit/Gap Analysis yaitu proses bisnis PT. Saga Machie masih memiliki beberapa Gap didalamnya sehingga membutuhkan perbaikan sistem oleh karena itu dilakukannya studi kelayakan investasi pada investasi baru. Hasil penelitian menggunakan metode Cost Benefit Analysis yaitu investasi sistem persediaan layak diimplementasikan di PT. Saga Machie, dan hasil penelitian menggunakan metode Balanced Scorecard yaitu membantu meningkatkan tujuan strategis perusahaan, dapat bersaingan secara kompetitif, dan meningkatkan kinerja karyawan. Simpulan yang dapat diperoleh yaitu investasi yang dilakukan oleh PT. Saga Machie perlu dikembangkan karena terdapat berbagai Gap seperti pemborosan biaya operasional, waktu, dan ketidakakuratan informasi yang diperoleh. Sehingga perusahaan harus mengembangkan sistem persediaan didalam proses bisnisnya. Kata kunci : Fit / Gap Analysis, Cost Benefit Analysis, dan Balanced Scorecard

2 FEASIBILITY INVESTMENT HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM IN PT SAGA MACHIE Agustinus Lawren Binus University, Jakarta, Darma Singgih M.C. Binus University, Jakarta, Putriana Binus University, Jakarta, Anderes Gui, S.Kom.,SE.,MM Binus University, Jakarta, ABSTRACT The goal of this research is to help the manager in comparing between the expenditure and the profit which are gotten by the company in investing the information technology. The methods of this research in evaluating the feasibility of inventory system investment are Fit/Gap Analysis, Cost Benefit Analysis and Balanced Scorecard. The result of Fit/Gap Analysis is the business process of PT. Saga Machie still has some gaps in it that need the system improvement therefore carried out the study of investment feasibility of a new investment. The result of Cost Benefit Analysis method is the investment of the inventory system is feasible to be implemented at PT. Saga Machie. For the Balanced Scorecard method, it helps the company in increasing its strategic goal, competes competitively, and increases the employees performance. The conclusion is the investment which is done by PT.Saga Machie needs to be developed since there are some Gaps such as the waste of operational cost, time, and inaccurate information which are gotten so the company should develop the inventory system in its business process. Keyword : Fit / Gap Analysis, Cost Benefit Analysis, and Balanced Scorecard

3 PENDAHULUAN Latar Belakang Kemajuan perkembangan teknologi dalam dunia bisnis menjadi sangat penting dan menjadi komplek dalam menentukan strategi perusahaan. PT SAGA MACHIE adalah perusahaan yang bergerak dibidang Retail. Perusahaan sudah memiliki sistem informasi (Back Office System Version 1.0) yang terkomputerisasi dengan tujuan membantu perusahaan mendukung proses bisnis secara keseluruhan, meningkatkan kinerja perusahaan, dan membantu dalam peningkatan strategi bisnis perusahaan yang sudah berjalan kurang lebih sepuluh tahun, dengan banyak retail yang dibuka perusahaan ingin melakukan investasi perkembangan investasi sistem informasi supaya semua tujuan organisasi dapat tercapai dan dapat melakukan persaingan bebas. Sebelum PT. Saga Machie melakukan investasi akan dilakukan analisis investasi karena dalam melakukan bisnis sering terjadi pengeluaran biaya untuk IT yang mereka gunakan, hal ini menyebabkan mengapa perlu untuk membandingkan antara investasi IT dengan hasil yang diperoleh dan menjadikan salah satu alasan yang mendorong penulis melakukan analisis investasi sistem informasi di perusahaan tersebut. Ruang Lingkup Adapun batasan batasan dalam investasi teknologi informasi yaitu: a. Penelitian yang dilakukan mencakup investasi teknologi informasi. b. Penelitian yang dilakukan menilai kelayakan investasi teknologi informasi. c. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode fit/ gap analysis, cost benefit analysis, balanced scorecard yang dapat memberikan solusi secara optimal bagi para manajer dalam pengambilan keputusan. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang akan diperoleh PT Saga Machie adalah sebagai berikut: a. Menghitung biaya investasi dalam mengembangkan investasi IT b. Mengukur tingkat pengembalian dari investasi IT, mengetahui manfaat dan resiko masa depan perusahaan dalam menentukan strategi perusahaan. c. Menganalisa kelayakan investasi IT untuk mengetahui hubungan antara biaya yang dikeluarkan untuk investasi IT dengan manfaat yang diperoleh pada perusahaan PT. Saga Machie. Adapun manfaat yang akan diperoleh PT Saga Machie adalah sebagai berikut : a. Membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait investasi teknologi informasi. b. Membantu perusahaan dalam mengukur tingkat manfaat dan resiko yang dihadapi oleh perusahaan dalam mengembangkan teknologi informasi. c. Perusahaan dapat memaksimalkan investasi teknologi informasi yang dilakukan. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan yaitu metode pustaka, metode penelitian kelayakan. lapangan, dan metode studi Metode Pustaka Metode penelitian kepustakaan adalah proses mengumpulkan data dan informasi yang dilakukan melalui pencarian di buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian, baik dari buku pustaka, literaturliteratur, jurnal, internet, serta sumber-sumber lainnya yang diperlukan dalam perancangan.

4 Metode Penelitian Lapangan Metode penelitian lapangan adalah proses mengumpulkan data dan informasi yang dilakukan dengan cara meninjau langsung tempat yang menjadi objek penelitian. Adapun metode penelitian lapangan yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. a. Observasi Merupakan proses pengumpulan data-data yang diperlukan dengan mengadakan kunjungan secara langsung ke perusahaan dan melakukan penelitian dengan pihak - pihak yang terkait dari perusahaan mengenai investasi IT yang telah dilakukan oleh perusahaan. b. Wawancara Merupakan proses pengumpulan data-data yang diperlukan dengan mengadakan wawancara secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait untuk memperoleh data dan informasi mengenai investasi IT serta penjelasan sehingga bisa mendapatkan data yang diperlukan dengan benar, jelas, dan tepat. c. Dokumentasi Merupakan metode yang digunakan untuk memperoleh data atau informasi tentang hal-hal yang berkaitan dengan penelitian dengan melihat kembali sumber yang lalu baik dari angka maupun keterangan. Metode Studi Kelayakan Metode studi kelayakan yang dipergunakan adalah metode Fit/ Gap Analysis, Cost Benefit Analysis, dan Balanced Scorecard. Di dalam Fit/ Gap Analysis mengukur bagaimana keadaan perusahaan sekarang dan bagaimana hasil yang dinginkan PT. Saga Machie, Cost Benefit Analysis, elemen yang tidak memiliki value yang jelas dicoba untuk dicari nilai padanannya (dalam mata uang) dengan menggunakan berbagai teknik penilaian (valuation technique). Balanced Scorecard mengukur kekuatan utama keberhasilan di masa depan manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat tangible maupun intangible. HASIL DAN BAHASAN Pengertian Investasi Teknologi Pengertian investasi teknologi menurut (Schniederjans, Hamaker & Schniederjans, 2004), suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari manajemen sistem informasi termasuk diantaranya manusia dan uang. Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi Manfaat dari investasi dibidang teknologi informasi juga dapat dikelompokkan menjadi dua: a. Tangible (Terukur) b. Intangible (Tidak Terukur) Alasan Pentingnya Melakukan Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Menurut Remeyin (2001, p23) yang dikutip oleh (Hendarti, 2011, p5) alas an lainnya mengapa investasi teknologi imformasi harus dilakukan dengan cermat dan teliti dikarenakan: a. Jumlah dan investasi yang dikeluarkan cukup besar b. Investasi teknologi informasi merubah pola kerja perusahaan c. Investasi teknologi informasi membawa perubahan proses bisnis perusahaan d. Adanya pengeluaran biaya langsung dan tidak langsung e. Adanya manfaat tangible dan intangible yang diperoleh perusahaan

5 Fit/ Gap Analysis Fit/ Gap analysis digunakan untuk mengukur bagaimana keadaan perusahaan sekarang dan bagaimana hasil yang diinginkan perusahaan berdasarkan proses bisnis perusahaan. Hasilnya Fit: semua kebutuhan terpenuhi sebesar 17%, Gap: software tidak dapat memebuhi kebutuhan sebesar 50%, Partial Fit: Software mempunyai fungsional memenuhi kebutuhan sebesar 33%. Cost Benefit Analysis Diagram Fit/ Gap Analysis PT. Saga Machie Merupakan sebuah teknik yang paling umum untuk mengukur biaya dan manfaat dari suatu proyek informasi, alternatif yang kemudian dibandingkan satu sama lain berdasarkan kriteria umum: Total Investasi Tahun Investasi 654,877,781 Biaya 116,800, ,480, ,328, ,460, ,710,260 Pendapatan 123,142, ,380, ,257, ,600, ,354,108 a. Present Value (PV) Pendiskontoan arus kas yang terjadi pada masa depan. PV Benefit = 835,592,145.66

6 PV Cost = 609,572, b. Rasio Benefit Cost (CBR) Kriteria pertama yang dapat digunakan untuk memilih alternatif dengan rasio manfaat biaya maksimum. c. Net Present Value of Net Benefit (NPV) Metode yang digunakan dalam perhitungan nilai saaat ini adalah perbandingan antara PV kas dengan PV investasi selama umur investasi = 180,714, d. Internal Rate of Return (IRR) Internal rate of return (IRR) adalah kriteria ketiga yang dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif dalam analisis biaya / manfaat. r = 14% NPV = -1,078,351.13

7 r = 15% NPV = 17,753, = 14,94% e. Payback Period (PP) Payback Period adalah perhitungan yang biasa digunakan untuk memilih alternative yang dapat mengembalikan biaya dalam waktu tersingkat. f. Profitability Index (PI) PI adalah rasio yang dapat digunakan untuk menentukan tingkatan proyek ketika investasi awal berada pada mutually exclusive set. = 1.28 g. Return of Investment (ROI) Return on Investment adalah teknik lain yang digunakan dalam keputusan penganggaran modal, dimana tingkat pengembalian investasi akan dibandingkan dengan biaya peluang modal. = 42.9 %

8 Kriteria Perhitungan Proyek Metode Kriteria Proyek Option Perhitungan Hasil PV Benefit Diterima 835,592, Diterima Ditolak Cost Diterima 609,572, Diterima Ditolak CBR >1 Diterima 1.37 Diterima <1 Ditolak NPV Positif Diterima 180,714, Diterima Negatif Ditolak IRR Positif Diterima % Diterima Negatif Ditolak PP <5 tahun Diterima 3 tahun 9 bulan Diterima >5 tahun Ditolak PI >1 Diterima 1.28 Diterima <1 Ditolak ROI Positif Diterima 42.9 % Diterima Negatif Ditolak Balanced Scorecard Balanced Scorecard merupakan sekelompok ukuran yang berkaitan langsung dengan strategi perusahaan. terdapat empat perspektif yaitu: a. Perspektif Keuangan Analisis Perspektif Balanced Scorecard Karena ukuran keuangan akan memberikan petunjuk apalah strategi perusahaan dan pelaksanaannya menghasilkan kontribusi bagi keuntungan perusahaan. Net cash flow pada PT. Saga Machie diestimasikan pada tahun 2014: Rp. 125,323,206,892; 2015: Rp. 137,876,451,467; 2016: Rp. 153,055,820,583; 2017: Rp. 169,928,339,384; dan 2018: Rp. 186,935,163,414.

9 b. Perspektif Pelanggan Unsur-unsur pembentuk kepuasaan pelanggan jika diimplementasikannya sistem tersebut dapat memberikan kepuasaan pelanggan karena adanya transaksi yang cepat, akurat, dan tepat. c. Perspektif Proses Bisnis Internal Merupakan proses inovasi, operasi dan pelayanan purna jual. Jika dimplementasikan maka akan adanya back up data dan data dapat secara langsung terintegrasi antara outlet/ butik ke kantor pusat maka adanya peningkatan keamanan dalam pengawasan stock maka karyawan juga dapat melakukan efisiensi secara operasional. d. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Bertujuan untuk mendorong perusahaan perusahaan menjadi organisasi belajar mendorong pertumbuhannya. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan pembahasan dari hasil studi kelayakan investasi sistem persediaan pada PT. Saga Machie dapat disimpulkan bahwa : 1. Berdasarkan analisa dengan menggunakan metode Cost Benefit Analysis dapat kita disimpulkan bahwa investasi sistem persediaan memberikan nilai yang positif yaitu PV Benefit = 835,592,145.66; PV Cost = 609,572,201.04; CBR = 1.37; NPV = 180,714,364.66; IRR = %; Payback Period selama 3 tahun 9 bulan; PI = 1.28; ROI = 42.9 % 2. Berdasarkan analisa dengan menggunakan metode Balanced Scorecard dapat kita tarik kesimpulan bahwa investasi sistem persediaan memberikan dampak yang positif bagi proses bisnis PT. Saga Machie seperti: a. Memberikan penghematan biaya-biaya yang dikeluarkan oleh PT. Saga Machie b. Mencapai tujuan strategis perusahaan yang ingin dicapai. c. Dapat meningkatkan kinerja, pengetahuan karyawan dan dapat memberikan inovasi kepada karyawan. d. Perusahaan dapat melakukan persaingan secara kompetitif dan meningkatkan infrastruktur IT pada PT. Saga Machie. e. Mengurangi kesalahan dalam pembuatan laporan. 3. Jika diimplemensikannya sistem yang diusulkan maka dapat membantu perusahaan dalam melakukan update data secara terintegrasi dan dapat mengurangi human error. Saran Dari hasil analisis yang dilakukan, maka terdapat beberapa saran yang diharapkan dapat berguna untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi pada sistem persediaan PT Saga Machie. Saran-saran tersebut antara lain sebagai berikut: 1. PT. Saga Machie diharapkan menggunakan sistem persediaan yang penulis usulkan agar dapat memaksimalkan pemanfaatan waktu yang digunakan dengan baik, selain itu dapat juga mengoptimalisasikan pemanfaatan biaya dari sistem lama (manual). 2. PT. Saga Machie diharapkan menggunakan scan barcode pada transaksi penjualan sehingga kesalahan memasukkan data dapat teratasi. 3. PT. Saga Machie diharapkan mengadakan pelatihan secara berkala agar dapat memaksimalkan pengetahuan user terhadap sistem persediaan yang diusulkan.

10 REFERENSI Al-Matarneh, G. F. (2011). Performance Evaluation and Adoption of Balanced Scorecard (BSC) in Jordanian Industrial Companies. European Journal of Economic, Finance and Admistrative Sciences. Bank Indonesia. (2008). Inflasi. Retrieved Desember 2012, 10, from Bigliardi, B., Dormio, I. A., & Galati, F. (2011). Balanced Scorecard for The Public Administration: Issue from a Case Study. International Journal of Bussiness, Management and Social Sciences, Vol 2. Cary, N. C. (n.d.). Strategy-Based Balanced Scorecard for Technology. Hartanti, S., & Widhiarso, W. (2010). Evaluasi Kelayakan Nilai dan Resiko Bisnis Investasi Teknologi Informasi Menggunakan Metode Logika Fuzzy. Hendarti, H., Nugroho, A. A., Legiastuti, D., & Nikmah. (2011). Analisa Sistem Infomasi dengan Menggunakan Metode Information Economics (Studi Kasus: PT. NASA). Yogyakarta: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI). Hudiarto, Indra, Ervien, & Cahyadi, D. (2008). Penggunaan Metode New Information Economic untuk Meningkatkan Kinerja Usaha Melalui Sistem Informasi. 2. I Made, A. P. (2011). Pengukuran Kinerja Ditinjau dari Empat Perspektif Balanced Scorecard pada Koperasi Mertha Yasa di Desa Panarungan. Jurnal Bisnis dan Kewirausahaan, 7. Indonesia, B. (n.d.). Moneter. Retrieved Desember 27, 2012, from Kurs Bank Indonesia: Indosat. (n.d.). Beranda. Retrieved Desember 20, 2012, from IT Planet Discount Technology for Business. (n.d.). Zebra GK420t Barcode Label Printer: GK Retrieved Desember 2012, 20, from GK htm JogjaCamp. (2012). UMR Jakarta Retrieved Desember 2012, 12, from Londong, D. (2012, April 25). Retrieved Januari 15, 2013, from Matthews, J. R. (2011). What's the Return on ROI? The Benefit and Challenges of Calculating Your Library's Return on Investment. (1). Mittal, N., & Nault, B. R. (2009). Investment In Information Technology: Indirect Effect and Information Technology. 20 (1), ,156. Multimedia, D. (2013). Paket Server Indonesia. Retrieved Januari 11, 2013, from O'Brien, J. (2005). Introduction to Information System. New York: Sine Nomine. Panggaabean, R. (2011). Investor Daily Indonesia. Retrieved Desember 12, 2012, from Pare, G., Bourdeau, S., Marsan, J., Nach, H., & Shuraida, S. (2008). Re-examining the causal structure of information technology impact research. 17 (4), 4. Perdana, A. (2011). Isomorfisma dalam Adopsi Teknologi Informasi pada Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM). Seminar Nasional Aplikasi teknologi Informasi. PT PLN (Persero). (2011). Beranda. Retrieved Desember 28, 2012, from Schniederjans, M. J., Hamaker, J. L., & Schniederjans, A. M. (2004). Information Technology Investment: Decision-Making Methodology. Siangpure: World Scientific Publishing Co. Pte. Ltd. Schniederjans, Marc J; Schniederjans, Ashlyn M. (2010). Information Technology Investment: Decision Making Methodology (2 ed.). USA: World Scientific Publishing Company. Sipayung, F. (2009). Balanced Scorecard Pengukuran Kinerja Perusahaan dan Sistem Manajemen Strategis. 2. Tandra, T. W., & al, e. (2006). Analisa Information Economic Atas Investasi Software Oracle sebagai Pengganti Software Traverse PT.Polyprima Karyareksa. Compact Vol 3 No. 1. Thahjono, B. (2011). Penerapan Information Economic Sistem Aplikasi Billing dan Penggajian Karyawan pada PT. MC NET. Konferensi Nasional Sistem dan Informatika. Wakhinuddin's. (2009). Analisis Gap. Zahro, N. I. (2009). Peran Aspek Perilaku (Behavioral Aspect) dalam Keputusan Investasi Teknologi Informasi Perusahaan

11 RIWAYAT HIDUP

12

13