(di copy dari BPM UMSIDA)

Transkripsi

1 0

2 1

3 BAB I SISTEM MANAJEMEN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO 1.1. Pendahuluan Tingkat persaingan di dunia pendidikan yang semakin ketat, menuntut semua pelaku pendidikan berbenah melalui peningkatan kualitas pendidikan. Universita Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA) merupakan salah satu pelaku di dunia pendidikan yang menyadari akan pentingnya peningkatan kualitas dalam rangka menghadapi persaingan pendidikan yang semakin tajam. Hal ini tertuang dalam road map perjalanan UMSIDA selama lima belas tahun yang diwujudkan dalam Rencana Induk Pengembangan (RIP) periode tahun akademik 2011/2012 s/d 2018/2019 dan Rencana Strategis (RENSTRA) UMSIDA tahun akademik 2011/2012 s/d 2014/ Dalam RENSTRA ini tercantum visi, misi, tujuan strategis, indikator, sasaran strategis, dan cara pencapaian tujuan yang akan dijalankan oleh UMSIDA dalam rentang waktu tersebut. RIP dan RENSTRA UMSIDA di susun dengan harapan dapat digunakan untuk memberikan arah yang tepat bagi perjalanan UMSIDA selama beberapa tahun ke depan dalam menghadapi tantangan dan perubahan yang terjadi. RIP dan RENSTRA ini berfungsi sebagai acuan dalam menyusun rencana disemua unit kerja yang ada di lingkungan UMSIDA. Monitoring dan evaluasi serta penyesuaian perlu dilakukan setiap tahun agar tetap relevan dengan perkembangan keadaan dari tahun ke tahun. Badan Penjaminan Mutu (BPM) UMSIDA mempunyai peran yang sangat strategis dalam mendukung tercapainya sasaran sasaran yang tertuang dalam RIP dan RENSTRA. BPM UMSIDA harus dapat melakukan perencanaan, pengembangan dan mengimplemtasikan sistem penjaminan mutu yang tepat sehingga dapat dilakukan oleh semua unit kerja di lingkungan UMSIDA dalam rangka mencapai sasaran yang tertuang dalam RENSTRA. Sistem penjaminan mutu UMSIDA disusun berdasarkan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang diperkenalkan oleh Deming dan banyak diaplikasikan di berbagai bentuk organisasi. Karena UMSIDA adalah institusi pendidikan yang terdiri dari berbagai program eksak dan non eksak, maka siklus PDCA ini mengalami modifikasi sesuai dengan keadaan UMSIDA menjadi siklus PDCF 2

4 (Plan, Do, Control, Feedback). Siklus PDCF ini diharapkan mampu menjadi pegangan bagi semua orang di semua unit kerja UMSIDA untuk mencapai tujuan dan melaksanakan perbaikan secara terus menerus (continous improvement) Kebijakan UMSIDA Kebijakan UMSIDA tentang visi, misi, tujuan, indikator, sasaran strategis, dan cara pencapaian tujuan yang akan dijalankan dalam beberapa tahun kedepan tertuang dalam RIP periode tahun akademik 2011/ /2019 dan RENSTRA periode tahun 2011/ / Visi UMSIDA UMSIDA menjadi perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun Misi UMSIDA Misi UMSIDA adalah 1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi berbasis kurikulum yang terintegratif, sehingga menghasilkan lulusan yang memiliki keunggulan professional, sosial dan kepribadian. 2. Meningkatkan kompetensi tenaga pendidik dan kependidikan. 3. Memberikan pelayanan akademik yang bermutu kepada seluruh mahasiswa UMSIDA. 4. Mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal secara konsisten. 5. Berperan aktif dalam menyelesaikan permasalahan di masyarakat dengan meningkatkan mutu dan relevansi peneliti dan pengabdian pada masyarakat. 6. Melaksanakan tata kelola institusi secara demokratik, transparan dan akuntabel Tujuan Strategis UMSIDA 2011/ /2015 Tujuan strategis yang ingin dicapai UMSIDA dalam rentang waktu 2011/ /2015 adalah: I. Bidang Tata Kelola Institusi, terdiri dari: a. Penyempurnaan sistem informasi manajemen. b. Penyusunan standar operasional prosedur (SOP) disemua unit kerja 3

5 c. Sistem inventarisasi dan dokumentasi data akademik, mahasiswa dan alumni. d. Pengembangan karyawan (tenaga kependidikan). e. Inventarisasi asset II. Bidang Sarana dan Prasarana, terdiri atas: a. Meningkatkan daya tampung ruangan untuk proses belajar mengajar, administasi dan pelayanan. b. Memenuhi semua media pembelajaran c. Memenuhi kebutuhan ruang dan fasilitas kegiatan kemahasiswaan d. Menyediakan ruang dan fasilitas ruang untuk dosen masing masing fakultas dan unit kerja di UMSIDA. e. Terciptanya keamanan dan kenyamanan di lingkungan kampus. III. Bidang Akademik, Penelitian Pengabdian Pada Masyrakat dan Publikasi, terdiri dari: a. Pengembangan kurikulum. b. Peningkatan mutu akademik. c. Pengembangan mahasiswa d. Pengembangan dan peningkatan kualitas lembaga kemahasiswaan. e. Meningkatkan kualitas dan layanan alumni. f. Pengembangan tanaga pendidik g. Pengembangan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk dosen. h. Pengembangan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk mahasiswa. i. Pengembangan publikasi j. Pengembangan kerjasama. k. Pengembangan pusat studi. IV. Bidang Sumber Dana dan Anggaran, terdiri dari: a. Peningkatan sumber dana untuk kegiatan operasional dan pembangunan yang bersumber dari mahasiswa. 4

6 b. Penyusunan anggaran dana universitas. c. Mengali sumber dana diluar dana utama d. Mengembangkan sistem alokasi dana e. Mengembangkan sistem regulasi keuangan secara proporsional. f. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan keuangan g. Meningkatkan layanan keuangan kepada stakeholders. 1.3 Kebijakan Mutu UMSIDA Kebijakan mutu UMSIDA bertujuan untuk memberikan kepuasan kepada seluruh stakeholder UMSIDA. Kepuasan stakeholder merupakan suatu ukuran mutu yang harus dipenuhi oleh UMSIDA. Mutu UMSIDA dapat tercapai berdasarkan mutu capaian, mutu kinerja proses dan mutu perencanaan. Dalam rangka meningkatkan mutu di UMSIDA itulah disusun suatu Sistem Penjaminan Mutu UMSIDA. Sistem penjaminan mutu UMSIDA ini merupakan sinergi antara semua unit kerja yang ada di lingkungan UMSIDA. Badan Penjaminan Mutu (BPM) merupakan unit kerja yang bertanggungjawab dalam meyusun rancangan dan mengimplementasikan sistem penjaminan mutu di UMSIDA agar tujuan UMSIDA dapat tercapai sesuai dengan visi dan misinya. Kebijakan mutu dijalankan sesuai dengan siklus PDCF (plan, do, control, feedback) berdasarkan RENSTRA tahun akademik 2011/ /2015. RIP & RENSTRA ini merupakan suatu landasan bagi penyusunan program kerja di tingkat Universitas, Fakultas, jurusan dan unit kerja lain yang ada di UMSIDA. Keterkaitan antara unsur tersebut digambarkan seperti gambar berikut ini: 5

7 Standar mutu Nasional: Akreditasi insitusi Isu Strategis SWOT RIP 2011/ /2019 Program Kerja 2011/ /2015 RENSTRA UMSIDA 2011/ /2015 Sikus PDCF Program Kerja Tahunan unit kerja UMSIDA Capaian per Tahun Sikus PDCF Capaian 2011/ /2015 Pencapaian tujuan UMSIDA sesuai Visi dan Misi Gambar 1 Keterkaitan antara RENSTRA, isu strategis, program kerja dan kebijakan mutu UMSIDA Untuk dapat mencapai visi, misi UMSIDA maka perlu adanya suatu sistem penjaminan mutu (Quality Assurance System) sebagai langkah untuk memenuhi standar pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat memuaskan stakeholder UMSIDA yang terdiri dari mahasiswa, orang tua, dunia kerja, dosen dan karyawan. Program penjaminan mutu UMSIDA dilakukan dengan menggunakan beberapa pendekatan, yaitu: 1. Evaluasi Diri 2. Monitoring dan evaluasi internal 3. Audit internal 4. Akreditasi dan sertifikasi Dalam rangka menumbuhkan budaya mutu dilingkungan UMSIDA, maka dirumuskan kebijakan mutu yang berlaku adalah dari sini pencerahan bersemi. Kebijakan mutu dari sini pencerahan bersemi memberikan motivasi kepada sivitas 6

8 akademika UMSIDA untuk berbuat yang terbaik sehingga mampu memberikan pencerahan bagi lingkungan sekitas. Dari sini pencerahan bersemi menunjukkan bahwa UMSIDA sebagai salah satu perguruan tinggi harus mampu memberikan kontribusi dalam berbagai bentuk yang bermanfaat bagi peningkatan kualitas hidup masyarakat. 7

9 BAB II STRUKTUR ORGANISASI BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO Dalam rangka implementasi program penjaminan mutu UMSIDA, maka diperlukan struktur organisasi penjaminan mutu yang meliputi dan didukung oleh seluruh civitas akademika UMSIDA. Program Penjaminan Mutu UMSIDA digunakan untuk menyakinkan seluruh stakeholder UMSIDA bahwa mutu produk dan layanan UMSIDA diberikan sesuai dengan persyaratan. Oleh karena itu, UMSIDA akan selalu melakukan pemantauan terhadap mutu produk dan layanan yang dihasilkan oleh semua unit kerja di lingkungan UMSIDA Struktur Organisasi Penjaminan mutu (Quality Assurance) merupakan langkah strategis dalam menghadapi persaingan dunia pendidikan di era globalisasi ini. Undang undang SISDIKNAS NO 20/2003 telah menyebutkan secara tegas bahwa pengendalian dan evaluasi mutu pendidikan harus dilakukan, baik terhadap program studi maupun institusi pendidikan secara berkelanjutan. Sedangkan berdasarkan Peraturan Pemerintah No 19/2005 pasal 91 menyebutkan bahwa setiap satuan pendidikan wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan yang bertujuan untuk memenuhi atau melampui Standar Nasional Pendidikan (SNP). Secara umum struktur penjaminan mutu di UMSIDA dapat digambarkan sebagai berikut: Universitas Badan Penjaminan Mutu (BPM) Unit Kerja Fakultas Gugus Jaminan Mutu Jurusan/ Prodi Unit Jaminan Mutu Gb 2: Struktur penjaminan mutu UMSIDA 8

10 2.2. Tanggung Jawab Mutu Mengacu pada struktur organisasi yang terdapat pada gambar 2, maka tanggung jawab mutu menjadi tanggung jawab seluruh elemen di lingkungan UMSIDA yang dikoordinir oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) sebagai pelaksana Penjaminan Mutu tingkat Universitas. Dalam menjalankan tugas, BPM akan dibantu oleh tim penjaminan mutu di tingkat Fakultas/ biro dan Tim penjaminan mutu tingkat jurusan/ prodi. Adapun tugas dan tanggung jawab masing masing komponen penjaminan mutu tersebut adalah: 1. Badan Penjaminan Mutu (BPM). Tujuan Badan Penjaminan Mutu UMSIDA a) Meningkatan mutu pendidikan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo secara berkelanjutan untuk mewujudkan visi dan misinya. b) UMSIDA menjadi institusi pendidikan yang konsisten pada layanan pendidikan c) Memberikan kepuasan kepada stakeholder terhadap mutu pendidikan melalui kegiatan Tridarma perguruan tinggi. Sasaran/ Tugas penjaminan mutu UMSIDA a) Merencanakan dan merancang model Sistem penjaminan mutu di tingkat Universitas dan keterkaitannya deng penjaminan mutu di tingkat fakultas/ prod dan unit keerja lainnya.. b) Menyiapkan dan menyusun perangkat dan dokumen sistem mutu yang akan diimplimentasikan di UMSIDA c) Melakukan monitoring terhadap implementasi sistem penjaminan mutu di UMSIDA d) Melakukan benchmarking, pelatihan, lokakarya, konsultasi, tutorial, pendampingan dan kerjasama dalam bidang Sistem Penjaminan Mutu e) Melakukan evaluasi kepuasan stakeholder terhadap mutu UMSIDA f) Melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) implimentasi Sistem Penjaminan Mutu dan pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu. secara periodic. g) Melakukan koordinasi lanjutan sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut terhadap hasil AMI dan implementasi sistem penjaminan mutu. 9

11 h) Memberikan laporan kepada Rektor UMSIDA tentang hasil AMI dan implementasi sistem penjaminan mutu UMSIDA. i) Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam hal sistem penjaminan mutu. 2. Tim Mutu Fakultas/ biro dan Prodi Tugas tim mutu fakultas/ biro dan prodi adalah: a) Menetapkan kebijakan dan sasaran mutu fakultas. b) Merencanakan, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi program pencapaian sasaran mutu fakultas c) Mengevaluasi laporan tim mutu jurusan dan hasil audit BPM d) Menyusun sasaran mutu jurusan e) Menyusun rencana, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pencapaian mutu jurusan 2.3. Prosedur Mutu Karena tugas utama perguruan tinggi melakukan kegiatan akademik, maka mutu akademik merupakan agenda utama. Mutu akademik diterjemahkan dari mutu Tridarma Perguruan Tinggi, yang meliputi: mutu proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan, serta pengabdian pada masyarakat. Dengan demikian, untuk implementasi program penjaminan mutu maka seluruh unit kerja di UMSIDA harus menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan melaksanakan kegiatannya berdasarkan SOP masing masing unit kerja tersebut. Proses penjaminan mutu UMSIDA yang dikoordinir oleh BPM mengikuti prosedur standar, yaitu: 1. SOP proses penetapan sasaran mutu 2. SOP bisnis yang terdapat di UMSIDA 3. SOP pembuatan laporan evaluasi diri 4. SOP monitoring dan evaluasi internal 5. SOP pelaksanaan audit internal 6. SOP proses pelaksanaan akreditasi jurusan/ prodi dan akreditasi institusi. 10

12 BAB III PENETAPAN SASARAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO Hal pertama yang harus dilakukan dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan tinggi adalah dengan menetapkan sasaran mutu. Sasaran mutu merupakan dasar bagi semua proses yang akan dilakukan untuk tahap selanjutnya. Selain itu, sasaran mutu merupakan tolok ukur yang dapat digunakan untuk melakukan kegiatan pengendalian, pengarahan, dan penilaian bagi aktivitas aktivitas yang dilakukan oleh unit kerja. Dengan demikian, UMSIDA menetapkan sasaran mutu agar dapat melakukan pengendalian, mengarahkan dan melakukan penilaian terhadap semua aktivitas yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan UMSIDA Sasaran Mutu Sasaran mutu merupakan suatu besaran mutu yang ingin dicapai oleh suatu unit kerja dalam waktu tertentu. Sasaran mutu berfungsi untuk memberikan arahan kepada unit kerja suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya. Oleh sebab itu, masing masing unit kerja wajib mempunyai tim mutu yang bertugas menyusun sasaran mutu untuk unit kerja tersebut. Penyusunan sasaran mutu harus memenuhi kaidah SMART yaitu: specific, measurable, achievable, realistic, timely. Dalam rangka menyusun sasaran mutu, maka UMSIDA telah menetapkan sasaran mutu berdasarkan Standar Nasional Pendidikan (SNP), yang terdiri dari: 1. Standar isi 2. Standar pembiayaan pendidikan 3. Standar sarana dan prasarana 4. Standar pendidik dan tenaga kependidikan 5. Standar pengelolaan 6. Standar proses 7. Standar kompetensi lulusan 8. Standar penilaian pendidikan Sasaran mutu untuk ke delapan standar tersebut selanjutnya akan di jabarkan dalam kriteria mutu dan indikator mutu, seperti dalam tabel berikut ini: 11

13 Tabel 1: Struktur Sasaran mutu UMSIDA STANDAR MUTU Visi, Misi, Tujuan, Sasaran serta strategi pencapaian Tata pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan Penjaminan Mutu INDIKATOR MUTU Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai visi, misi, tujuan, dan sasaran yang jelas dan realistik Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai Strategi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas. Sosialisasi visi, misi harus dilakukan secara efektif yang tercermin dari tingkat pemahaman pihak terkait. Visi- misi harus disusun oleh tim yang melibatkan unsur dosen, karyawan, mahasiswa dan alumni serta disahkan oleh Dekan/ Rektor melalui SK Visi misi harus disahkan oleh Rektor melalui SK Visi misi harus dipublikasi ke sivitas akademika minimal dalam 3 bentuk. Setiap semester harus dilakukan evaluasi tingkat pemahaman visi- misi. Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memiliki tatapamong yang menjamin terwujudnya visi, terlaksanakannya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil. Setiap unit kerja harus mempunyai statuta universitas dan struktur organisasi dimasing- masing unit kerja serta deskripsi tugas masing- masing bagian. Kepemimpinan universitas/ fakultas/ prodi harus memiliki karakteristik: kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, kepemimpinan publik. Universitas/ Fakultas/ prodi harus memiliki sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup: planning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan. Setiap unit kerja wajib dilengkapai dengan standar operasional prosedur (SOP) sesuai dengan alur pelayanan yang terdapat dimasing- masing unit kerja. Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melaksanakan sistem penjaminan mutu. Universitas/ Fakultas/ prodi harus melakukan penjaringan umpan balik dan tindak lanjutnya. Sumber umpan balik antara lain dari: (1) dosen, (2) mahasiswa, (3) alumni, (4) pengguna lulusan. Universitas/ Fakultas/ prodi harus berupaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) universitas/ fakultas/ prodi 12

14 Mahasiswa lulusan Sumber manusia dan daya antara lain mencakup: a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa b. Upaya peningkatan mutu manajemen c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan Upaya dan prestasi dalam memperoleh dana hibah kompetitif Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi : daya tampung harus lebih dari 5 Rasio mahasiswa baru reguler yang melakukan registrasi : calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi harus 95% Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru bukan transfer harus 0.25 Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) 3 Beban mengajar dosen kurang atau sama dengan 12 sks Mahasiswa UMSIDA harus memperoleh penghargaan/ prestasi di bidang nalar, bakat dan minat Persentase kelulusan tepat waktu 50% Persentase mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri 6% Mahasiswa harus memiliki akses untuk mendapatkan pelayanan mahasiswa yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan. Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan pelacakan dan perekaman data lulusan Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik program studi harus dalam bentuk: (1) Sumbangan dana (2) Sumbangan fasilitas (3) Keterlibatan dalam kegiatan akademik (4) Pengembangan jejaring (5) Penyediaan fasilitas untuk kegiatan akademik Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan,dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan 13

15 Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai pedoman tertulis tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat Dosen tetap UMSIDA harus : Berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 dengan bidang keahlian sesuai dengan kompetensi PS Rata-rata beban dosen per semester, atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching Equivalent) 11 R FTE 13 Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melaksanakan kegiatan yang melibatkan tenaga ahli/pakar (sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap) 12 orang Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan program peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS Dosen tetap harus mengikuti kegiatan yang sesuai bidang keahliannya dengan PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/ workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri. Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi Pustakawan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh Universitas/ Fakultas/ Prodi Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai laboran, teknisi, operator, programer Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai tenaga administrasi Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan upaya untuk meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan. Kurikulum Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memuat kompetensi lulusan secara lengkap dan berorientasi serta sesuai dengan visi, misi. 14

16 Pembiayaan, Sarana Prasarana & Sistem Informasi Kurikulum Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memuat matakuliah yang mendukung pencapaian kompetensi lulusan dan memberikan keleluasaan pada mahasiswa untuk memperluas wawasan dan memperdalam keahlian sesuai dengan minatnya, serta dilengkapi dengan deskripsi matakuliah, silabus dan rencana pembelajaran. Kurikulum dan seluruh kelengkapannya harus ditinjau ulang dalam kurun waktu tertentu oleh program studi bersama fihakfihak terkait (relevansi sosial dan relevansi epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan Ipteks dan kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders) Pelaksanaan proses pembelajaran harus dimonitoring secara rutin dan konsisten Sistem pembimbingan akademik harus terdiri dari: banyaknya mahasiswa per dosen PA, pelaksanaan kegiatan, rata-rata pertemuan per semester, efektivitas kegiatan perwalian Sistem pembimbingan tugas akhir (skripsi) harus meliputi ketersediaan panduan, rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir, rata-rata jumlah pertemuan/ pembimbingan, kualifikasi akademik dosen pembimbing tugas akhir, dan waktu penyelesaian penulisan Universitas/ Falultas/ prodi harus melakukan upaya perbaikan sistem pembelajaran Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai kalender akademik Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan upaya peningkatan suasana akademik: Kebijakan tentang suasana akademik, Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana, Program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, serta pengembangan perilaku kecendekiawanan. Universitas/ Fakultas/ program studi harus mempunyai perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan perencanaan alokasi dan pengelolaan dana. Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai dana operasional untuk penelitian, pengabdian masyarakat dan gaji/ upah Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai prasarana 15

17 Penelitian, Pengabdian masyarakat Kerjasama dan (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan, kebun percobaan, dsb. kecuali ruang dosen) yang dipergunakan dalam proses pembelajaran. Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai prasarana lain yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik) Universitas/ Fakultas/ prodi harus mempunyai bahan pustaka berupa buku teks, disertasi/ tesis/ skripsi/ tugas akhir, jurnal ilmiah terakreditasi DIKTI, jurnal internasional dan proceeding. Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memberi akses dan pendayagunaan sarana utama di lab untuk mehasiswa (tempat praktikum, bengkel, studio, ruang simulasi, rumah sakit, puskesmas/balai kesehatan, green house, lahan untuk pertanian, dan sejenisnya) Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai sistem informasi dan fasilitas yang dapat digunakan dalam proses pembelajaran (hardware, software, e-learning, perpustakaan, dll.) Harus ada peningkatan produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan tersebut. Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran). Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi 1.2. Unit Kerja Di UMSIDA Berdasarkan struktur organisasi UMSIDA yang tertuang dalam statute UMSIDA tahun 2010 maka di UMSIDA terdapat 46 unit kerja. Unit kerja terendah adalah program studi/ jurusan yang berjumlah 24 prodi. Tugas masing masing unit yang ada di lingkungan UMSIDA telah tercantum dalam statuta UMSIDA. Secara garis besar, unit kerja yang terdapat di UMSIDA adalah: 16

18 1. Fakultas Tarbiyah, terdiri dari: a. Prodi Pendidikan Bahasa Arab (PBA). b. Prodi Pendidikan Agama Islam (PAI). c. Prodi Pendidikan Guru Madrasah Ibtidaiyah (PGMI) 2. Fakultas Keguruan dan ilmu pendidikan, terdiri dari: a. Prodi Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD). b. Prodi Pendidikan Anak Usia Dini (PG- PAUD) c. Prodi Pendidikan Bahasa Inggris. 3. Fakultas Pertanian, terdiri dari: a. Prodi Teknologi Hasil Pertanian (THP). b. Prodi Agroteknologi 4. Fakultas Ekonomi, terdiri dari: a. Prodi Manajemen b. Prodi Akuntansi c. D1 Perpajakan 5. Fakultas ilmu sosial politik, terdiri dari: a. Prodi Ilmu Komunikasi b. Prodi Administrasi Negara 6. Fakultas Psikologi, terdiri dari: a. Prodi Psikologi 7. Fakultas Teknik, terdiri dari: a. Prodi Teknik Informatika b. Prodi Teknik Mesin. c. Prodi Teknik Elektro d. Prodi Teknik Industri e. D1 Desain Grafis 8. Program Pasca Sarjana, terdiri dari: a. Magister Pendidikan Islam b. Magister Manajemen 9. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 10. Biro administrasi keuangan 11. Biro administrasi umum 17

19 12. Biro Humas, Kesekretariatan dan Protokoler 13. Badan Penjaminan Mutu 14. Lembaga Penelitian dan pengabdian masyarakat 15. Lembaga pengkajian dan peningkatan pendidikan. 16. Lembaga Al Islam dan Kemuhammadiyahan 17. Lembaga Bahasa 18. UPT Perpustakaan 19. UPT Pusat data dan komputer (PUSDAKOM) 3.3. Penentuan Sasaran Mutu Penentuan sasaran mutu ini dilakukan oleh masing masing unit kerja yang ada di lingkungan UMSIDA. Sasaran mutu yang di tetapkan oleh setiap unit kerja harus sesuai dengan deskripsi tugas unit kerja tersebut. Setiap unit kerja harus fokus terhadap sasaran mutu yang telah ditentukan. Sasaran mutu masing masing unit harus saling berhubungan. Sedangkan sasaran mutu unit kerja level bawah harus mendukung sasaran mutu unit kerja yang ada di level atasnya. Misalnya, sasaran mutu prodi harus mendukung sasaran mutu fakultas yang menaungi prodi tersebut. Sasaran mutu tertinggi adalah sasaran mutu Universitas. Proses penentuan sasaran mutu mengikuti aliran berikut ini: RIP UMSIDA 2011/ /2019 RENSTRA UMSIDA 2011/ /2015 Sasaran mutu tahunan UMSIDA Sasaran mutu tahunan Unit kerja Gb 3. Keterkaitan antara sasaran mutu unit kerja dan UMSIDA Penentuan sasaran mutu harus berdasarkan pada pencapaian terhadap sasaran mutu yang telah tercapai pada periode sebelumnya, capaian mutu dari kompetitor, persyaratan pelanggan dan kekuatan sumber daya organisasi. Penentuan sasaran mutu 18

20 tersebut harus mempunyai ciri SMART (Specific, Measurable, Achievable, Reliable, Timeble) dan harus menantang, sebagai motivasi bagi institusi untuk terus berbenah dalam menghadapi persaingan. Pada hakekatnya, penentuan sasaran mutu harus mengalami kenaikan dari waktu ke waktu yang dihitung dari baselinenya. Agar penetapan sasaran mutu masing masing unit kerja dapat terintegrasi dengan sasaran mutu institusi (UMSIDA) maka diperlukan proses deployment rencana strategis UMSIDA. Penetatapan sasaran mutu di tingkat Universitas disusun berdasarkan rencana strategis UMSIDA. Penetapan sasaran mutu Fakultas disusun berdasarkan sasaran mutu tingkat univertas, sedangkan sasaran mutu jurusan ditetapkan berdasarkan sasaran mutu Fakultas. Penentuan sasaran mutu merupakan proses yang harus terintegrasi antara unit kerja yang ada di lingkungan UMSIDA, oleh karena itu, penetapan sasaran mutu tersebut harus di sepakati, didokumentasikan dan ditanda tanggani bersama sebagai bentuk komitmen untuk peningkatan kualitas. Dokumen tersebut akan dijadikan acuan dalam melakukan proses evaluasi dan penilaian kinerja unit kerja yang bersangkutan. 19

21 BAB IV SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO Penjaminan mutu merupakan suatu tindakan yang terencana dan sistematis yang akan dilaksanakan untk memberikan jaminan bahwa sasaran mutu yang telah ditetapkan dapat tercapai. Penjaminan mutu merupakan langkah strategi bagi institusi pendidikan dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan Konsep PDCF (Plan, Do, Control, Feedback) Sistem penjaminan mutu di UMSIDA dilaksanakan berdasarkan konsep PDCF (plan, do, control, feedback) yang merupakan inovasi dari konsep PDCA (plan, do, control, Action). Konsep ini dipilih untuk digunakan dalam sistem penjaminan UMSIDA karena dengan PDCF maka semua proses bisnis yang ada di UMSIDA dapat berjalan secara bermutu, dan merupakan lingkaran tertutup untuk selalu melakukan continous improvement. Secara garis besar,, aktivitas aktivitas yang akan dilakukan disetiap tahap konsep PDCF adalah: 1. Plan Pada tahap ini akan dilakukan: a. Mencari/ mengindentifikasi masalah yang akan diatasi/ kelemahan yang akan diperpaiki. b. Mengindentifikasi faktor penyebab permasalahan/ kelemahan tersebut. c. Merumuskan solusi terhadap masalah/ kelemahan tersebut. d. Menyusun rencana untuk untuk mengatasi masalah/ kelemahan tersebut. 2. Do Pada tahap ini akan dilakukan: a. Melaksanakan rencana yang telah disusun pada tahap plan. b. Memantau proses pelaksanaan. 3. Control Pada tahap ini akan dilakukan: a. Evaluasi apa yang telah dilakukan, apakah telah sesuai dengan rencana/ belum 20

22 b. Mengindentifikasi kelemahan kelemahan yang perlu diperbaiki 4. Feedback Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi terhadap respon/ efek yang muncul akibat penerapan sistem manajemen mutu. Siklus PDCF ini harus dilaksanakan oleh setiap unit kerja yang ada dilingkungan UMSIDA, mulai dari tingkat paling atas sampai dengan tingkat paling bawah Kerangka Kerja Sistem Penjaminan Mutu Sistem penjaminan mutu merupakn suat sistem yang dibuat untuk memberikan paanduan bagi semua unit kerja agar dapat mencapai apa yang telah dirumuskan dalam RENSTRA Universitas. Oleh karena itu, kerangka kerja dalam sistem penjaminan mutu terdiri dari: 1. Menyusun RIP & Renstra universitas. RIP & Renstra ini merupakan suatu kondisi yang ingin dicapai oleh Universitas pada beberapa tahun yang akan datang. Semua yang ada dalam renstra harus disosialisasikan, dimengerti dan dipahami, oleh seluruh civitas akademika dan selanjutnya renstra ini digunakan sebagai sasaran mutu bersama di tingkat Universitas. 2. Melakukan quality deployment renstra, hingga menjadi sasaran mutu tahunan disetiap unit kerja. Selanjutnya, sasaran mutu tahunan setiap unit kerja ini digunakan sebagai standart kontraktual yang merupakan kontrak kerja antara unit kerja tersebut dengan unit kerja diatasnya. Kontrak kerja ini digunakan sebagai alat untuk mengukur kinerja unit kerja yang bersangkutan. 3. Melakukan doing by quality, yaitu: implementasi terhadap sasaran mutu yang telah ditetapkan. Implementasi mutu dilakukan oleh masing masing unit kerja dengan melakukan tugasnya secara bertanggung jawab sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) masing masing unit kerja. Artinya, untuk dapat melakukan tahap ini, maka masing masing unit kerja harus menyusun SOP sesuai dengan proses bisnis yang menjadi tanggung jawabnya. Pelaksanaan pada tahap ini harus mematuhi peraturan, perundang undangan, norma, kebijakan dan tata tertib yang berlaku. Pada tahap ini juga harus dilakukan pelaporan terhadap kemajuan/ hasil dari aktivitas yang 21

23 telah dilakukannya. Elemen elemen yang harus tercantum dipelaporan antara lain: sumber daya yang digunakan, kinerja proses dan mutu hasil kerjanya. Hasil pelaporan ini akan digunakan sebagai bahan untuk monitoring dan evaluasi serta penyusunan evaluasi diri masing masing unit kerja. 4. Melakukan quality control dan quality feedback. Tahap ini dilakukan melalui beberapa langkah, yaitu: penyusunan evaluasi diri, melakukan monitoring dan evaluasi internal, pelaksanaan audit internal, akreditasi jurusan/ prodi dan akreditasi insttitusi. Masing masing langkah tersebut akan dijelaskan pada bagian berikut ini. Sedangkan proses peningkatan mutu di UMSIDA mengikuti siklus sebagai berikut: Standar Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi Evaluasi diri unit kerja Rencana perbaikan Rekomendasi evaluasi Audit mutu akademik internal Gb 4. Siklus peningkatan mutu UMSIDA Evaluasi Diri Evaluasi diri merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana proses untuk mengevaluasi terhadap proses yang telah dilakukannya. Dalam hal ini, setiap unit kerja di UMSIDA wajib menyusun evaluasi diri terhadap kinerja proses yang telah dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan. Setiap unit kerja harus menyusun evaluasi diri sebagai bentuk pertanggungjawabannya terhadap mutu hasil tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Evaluasi diri merupakan alat bukti bahwa sasaran mutu yang ditetapkan dapat tercapai dan untuk melaksanakan program perbaikan secara berkelanjutan. Penyusunan evaluasi diri merupakan bagian dari siklus PDCF, sehingga masing masing unit kerja harus menyusun evaluasi diri untuk mengendalikan proses bisnis di unit kerja tersebut sehingga sasaran mutu yang ditetapkan dapat tercapai. 22

24 Monitoring dan evaluasi Internal Monitoring dilakukan untuk mengamati, mengumpulkan dan menganalisa data selama kegiatan dilaksanakan. Monitoring dilakukan untuk menjaga agar kegiatan dapat berjalan secara effektif dan effisien serta sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Monitoring dan evaluasi ini penting untuk dilakukan, agar agar kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaan, tidak ada penyimpangan. Selain itu, monitoring dan evaluasi ini digunakan untuk mendekteksi dini penyimpangan penyimpangan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Pada awal tahun akademik, setiap unit kerja menentukan sasaran mutu. Sasaran mutu ini akan diimplementasikan dalam proses bisnis yang menjadi tanggungjawabnya. Untuk dapat memonitor sejauh mana sasaran mutu telah tercapai, maka setiap unit kerja harus dapat menentukan indikator indikator proses yang dapat memberikan gambaran pelaksanaan proses bisnisnya. Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi maka indikator indikator inilah yang akan diamati. Waktu pelaksanaan monitoring dan evaluasi ditetapkan sesuai dengan karakteristik kegiatan yang dilaksanakan. Monitoring dan evaluasi ini akan dilakukan oleh unit kerja yang ada diatas unit kerja yang bersangkutan. Tahap ini harus dilakukan sebagai konsekuensi terhadap adanya kesepakatan atas manajemen mutu Audit Internal Audit merupakan suatu proses pemeriksaan ketaatan unit kerja terhadap persyaratan/ peraturan yang melekat pada proses bisnis yang menjadi tanggungjawabnya. Untuk menjamin obyektivitas hasil audit, maka audit akan dilakukan oleh seorang auditor yang berasal dari luar unit kerja tersebut/ independen. Pihak manajemen puncak di UMSIDA memberikan wewenang kepada Badan Penjaminan Mutu (BPM) untuk mengelola program audit mutu. Audit internal yang dilakukan oleh BPM terdiri dari 2 bentuk, yaitu: 1. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI). Audit tersebut merupakan audit yang dilakukan di tingkat program studi dengan ruang lingkup standar mutu UMSIDA yang mengacu pada standar akreditasi BAN PT. AMAI dilakukan oleh auditor yang telah dilatih dan mempunyai sertifikat sebagai auditor. AMAI dilakukan per tahun akademik, rentang bulan September 23

25 s/d Nopember setiap tahun. Hasil AMAI akan diserahkan ke prodi untuk ditindaklanjuti dalam suatu proses perbaikan. 2. Audit Kepatuhan Sistem (AKS). Audit tersebut dilakukan pada unit kerja non fakultas yang berfungsi untuk mengetahui sejauh mana unit kerja tersebut telah menaati prosedur yang tertulis pada SOP. AKS dilaksanakan oleh auditor yang telah bersertifikat per tahun akademik Akreditasi dan Sertifikasi Akreditasi dan sertifikasi merupakan bentuk penghargaan yang diberikan oleh pihak luar kepada unit kerja atau individu internal. Akreditasi dan sertifikasi ini akan diberikan sebagai bukti bahwa unit kerja atau individu tersebut telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan pemberi akreditasi/ sertifikasi. Dengan diterapkannya penjaminan mutu di UMSIDA kita berharap dimasa yang akan datang semua prodi di UMSIDA mempunyai status terakreditasi minimal B dan seluruh individu yang berperan didalamnya memperoleh sertifikasi sesuai dengan bidang ilmu yang ditekuninya Ruang Lingkup Penjaminan Mutu UMSIDA merupakan lembaga pendidikan tinggi, sehingga produk produk yang dihasilkan harus dapat dimanfaatkan secara maksimal di masyarakat dan dapat memenuhi kepuasan stakeholder. Dalam rangka menghasilkan produk yang berkualitas dan dapat bermanfaat bagi mansyarakat, maka UMSIDA menyusun suatu proses bisnis yang terjadi di UMSIDA. Pada dasarnya, proses bisnis di UMSIDA terdiri dari beberapa hal, yaitu input, proses akademik, dan output.. Sedangkan ruang lingkup penjaminan mutu terletak pada seluruh proses bisnis yang dilakukan oleh UMSIDA. Gambaran proses bisnis UMSIDA adalah sebagai berikut: 24

26 Kepuasan Stakeholder UMSIDA INPUT Seleksi calon mahasiswa Rencana kerja PROSES Proses belajar mengajar Pengembangan dan perbaikan sistem administrasi dan informasi. Pengembangan SDM, peningkatan kualitas dan kuantitas hsil penelitian serta publikasi hasil penelitian. Pengembangan sarana dan prasarana perkuliahan. OUTPUT Lulusan berkompetensi Evaluasi yg Gb.5. Proses Bisnis UMSIDA sebagai ruang lingkup penjaminan mutu Tetapi, implementasi sistem menajemen mutu di UMSIDA tidak menerapkan pasal 7.3 ISO 9001:2008 tentang Rancangan dan Pengembangan karena Kurikulum yang digunakan mengacu pada kurikulum yang ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemenristek dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Ruang lingkup penjaminan mutu dilakukan diseluruh area UMSIDA sebagaimana struktur organisasi UMSIDA yang tercantum pada Statuta UMSIDA 2013 sebagai berikut: 25

27 Majelis DIKTI DEWAN PENYANTUN BPH REKTOR SENAT UNIVERSITAS WR. I WR. II WR. III BPM BIRO FAKULTAS BAU BAAK BAK TEKNIK EKONOMI PERTANIAN ISIP AGAMA ISLAM KIP PSIKOLOGI MA HAD UMAR BIN KHATAB KESEHATAN HUKUM PASCA SARJANA LEMBAGA UPT UNIT USAHA LPPM LP3 BAHASA HUMAS, PROTOKOLER DAN KERJASAMA PEMAKMURAN MASJID PUSDAKOM PERPUSTAKAAN KEMAHASISWAAN PENERBITAN UMSIDA PRESS BUSINESS CENTER 26