SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Proses Bisnis dengan Flow Map SIM-FLOWMAP-YHR 1

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Proses Bisnis dengan Flow Map SIM-FLOWMAP-YHR 1

2 Pendahuluan Apakah yang dimaksud dengan FlowMap? Jelaskan notasi yang digunakan pada FlowMap dan hubungannya dengan penggambaran suatu sistem SIM-FLOWMAP-YHR 2

3 Teori FlowMap merupakan Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau Process Function chart atau Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart. SIM-FLOWMAP-YHR 3

4 Teori (Lanjutan) Flowmap Merupakan diagram yg menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi dan memperlihatkan diagram alir yg menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yg berhubungan dg sistem informasi. Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya. SIM-FLOWMAP-YHR 4

5 Langkah pembuatan FlowMap adalah: Bagi diagram ke dalam kolom-kolom Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan) Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-proses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan kegiatan Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu kolom dg kolom lain, gunakan simbol konektor. Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah SIM-FLOWMAP-YHR 5

6 Contoh Model FlowMap SIM-FLOWMAP-YHR 6

7 Simbol Yang Digunakan SIM-FLOWMAP-YHR 7

8 Contoh Kasus 1: Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur penilaian sbb: Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai terkumpul. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan mengakses file siswa. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa. Tentukan entitas yang terlibat: Pengajar, Siswa dan Petugas Tentukan dokumen yang mengalir: Nilai kursus, Kumpulan nilai, Transkrip nilai Tentukan file/storage yang terlibat: file siswa dan file nilai Dengan table aktivitas: SIM-FLOWMAP-YHR 8

9 Flowmap Prosedur Pengolahan Niai Pengajar Bag. Administrasi Siswa Nilai kursus Nilai kursus Transkrip Nilai mengu mpulkan nilai FlowMap Kasus 1 : Prosedur Penilaian siswa Kumpulan nilai entri Rekam dan hitung nilai Nilai Buat transkrip Transkrip Nilai SIM-FLOWMAP-YHR 9

10 Contoh Kasus 2: Diketahui suatu prosedur pengembalian buku komik Anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada bagian sirkulasi Bagian sirkulasi akan mengecek keterlambatan pengembalian buku/tidak. Jika terlambat bagian sirkulasi akan mencetak slip pembayaran dan memberikan pada kasir. Anggota harus pergi ke kasir untuk melakukan pembayaran denda. Kasir akan mencetak 2 slip pembayaran lunas sebagai bukti bayar atas dokumen bayar yang diserahkan (uang tunai). Slip salah satunya akan diberikan pada anggota untuk diserahkan ke bagian sirkulasi dan slip lainnya diarsipkan. Bagian sirkulasi akan menerima bukti pembayaran lunas dan akan melakukan input pada file pengembalian berupa proses penghapusan pinjaman berdasarkan file peminjaman SIM-FLOWMAP-YHR 10

11 Contoh Kasus 2: Tabel Kegiatan No. Entitas Kegiatan 1 Anggota 1.Menyerahkan Kartu Anggota dan Komik yang dikembalikan ke bagian sirkulasi 6.Menyerahkan uang untuk melakukan pembayaran 8.Memberikan Slip pembayaran lunas pada bagian sirkulasi 2 Bagian Sirkulasi 2.Menerima Kartu Anggota dan komik yang akan dikembalikan 3. Melakukan cek keterlambatan 4.Memberikan Slip Denda pada Kasir jika ada keterlambatan 8.Melakukan input data pengembalian ke file pengembalian dan melakukan proses menghapus peminjamanan berdasarkan file peminjaman 3 Kasir 5. Menghitung biaya keterlambatan 7. Membuat Slip pembayaran lunas 2 rangkap, 1 untuk anggota dan 1 untuk arsip SIM-FLOWMAP-YHR 11

12 Proses Pengembalian Komik Anggota Anggota Kasir Kasir Bagian Bagian Sirkulasi Sirkulasi Kartu Anggota Komik Kartu Anggota Komik Slip Pembayaran Terlambat Cek Kartu Anggota dan keterlambatan FlowMap Kasus 2 : Prosedur pengembalian buku komik Dokumen Bayar (uang tunai) Hitung Denda dan pembayaran Slip pembayaran Lunas Tidak Terlambat Input Data Pengembalian Hapus Data Peminjaman Peminjaman Slip Pembayaran Lunas Pengembalian Slip Pembayaran Lunas SIM-FLOWMAP-YHR 12