Analisis Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan dengan Metode Objective Matrix (OMAX)

Transkripsi

1 Petunjuk Sitasi: Azlia, W., Arifianto, E. Y., & Noegroho, I. (2017). Analisis Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan dengan Metode Objective Matrix (OMAX). Prosiding SNTI dan SATELIT 2017 (pp. F ). Malang: Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya. Analisis Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan dengan Metode Objective Matrix (OMAX) Wifqi Azlia (1), Endra Yuafanedi Arifianto (2), Iwan Noegroho (3) (1), (2), (3) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya Jl. MT. Haryono 167, Malang, Indonesia (1) (2) ABSTRAK Aktifitas pengukuran kinerja pada perusahaan sangat perlu untuk dilakukan. Banyaknya kriteria untuk mencapai tujuan perusahaan yang harus dicapai, memaksa perusahaan untuk memaksimalkan kinerja di setiap elemen kerjanya. PT Petrokimia Gresik memiliki banyak kriteria dalam pengukuran kinerja di masing-masing bagian khususnya Departemen Pengadaaan. Kriteria-kriteria yang ada disebut dengan Key Performance Indicator (KPI). Dengan melihat KPI yang ada dari sebuah Departemen, dapat diketahui kondisi pencapaian kinerja dari Departemen tersebut. Salah satu metode yang menggunakan KPI sebagai data untuk dianalisis adalah metode Objectives Matrix (Omax). Objectives Matrix (Omax) merupakan metode pengukuran kinerja yang bertujuan untuk memantau produktivitas di tiap bagian perusahaan, dengan kriteria produktivitas yang sesuai dengan keberadaan bagian tersebut (objective). Selain itu digunakan metode Traffic Light System (TLS) untuk mengetahui kondisi kriteria KPI yang ada apakah sudah baik atau memerlukan perbaikan. Terdapat 3 aspek utama yang ada pada Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik, yaitu aspek operasional, finansial, dan dinamis. Dan total terdapat 10 Key Performance Indicator (KPI) yang dianalisa dari ketiga aspek tersebut. Dari hasil TLS terdapat 4 KPI yang berada di level hijau (yaitu Pemenuhan Barang dan Jasa Rutin, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Tingkat Kedisiplinan Pegawai, Manajemen Resiko pada Departemen Pengadaan); 2 pada level kuning (yaitu Pemenuhan Bahan Baku Sesuai Target Operasional, Pengelolaan Mutu di Departemen Pengadaan); dan 4 pada level merah (yaitu Pemenuhan Barang Dan Jasa Investasi, Pengelolaan Anggaran Departemen Pengadaan sesuai RKAP, Pemenuhan Barang Reorder-Level, Penerapan Aplikasi E-Procurement Departemen Pengadaan). Kata kunci Departemen Pengadaan, OMAX, Pengukuran Kinerja, Traffic Light System I. PENDAHULUAN Aktifitas pengukuran kinerja pada perusahaan sangat perlu dilakukan. Banyaknya kriteria untuk mencapai tujuan perusahaan yang harus dicapai, memaksa perusahaan untuk memaksimalkan kinerja di setiap elemen kerjanya. Di PT Petrokimia Gresik digunakan beberapa cara atau metode untuk melakukan pengukuran kinerja pada tiap Departemen. Pada Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik terdapat beberapa kriteria yang akan diamati kinerjanya. Kriteria-kriteria yang ada disebut dengan Key Performance Indicator (KPI). Dari hasil pengamatan tersebut, perusahaan dapat mengetahui bagaimana perkembangan kinerja Departemen Pengadaan dari waktu ke waktu. Tujuan dari penilaian kinerja Departemen Pengadaan adalah untuk mengetahui kinerja Departemen tersebut sehingga dapat digunakan untuk menentukan kebijakan-kebijakan terkait perbaikan kinerja. Salah satu metode yang menggunakan KPI sebagai data untuk dianalisis adalah metode Objectives Matrix (Omax). Objectives Matrix (Omax) merupakan metode pengukuran produktivitas parsial yang bertujuan untuk memantau produktivitas di tiap bagian perusahaan, dengan kriteria produktivitas yang sesuai dengan keberadaan bagian tersebut (objective) (Nasution, 2006). OMAX adalah metode dengan matriks pengukuran dari indikator kinerja F-258

2 Analisis Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan dengan Metode Objective Matrix (OMAX) dengan mengkonsolidasikan matriks menjadi ukuran tunggal (James, 2007). OMAX pertama kali diperkenalkan di Amerika Serikat yang mengkaitkan secara langsung semua kondisi untuk mengukur performansi kinerjanya (Pharne dan Kande, 2016). OMAX memiliki keunggulan karena memiliki 4 hal sebagai berikut (Parson, 2000) yaitu (a) Kemampuan untuk menormalisasi satuan-satuan dari spesifikasi pengukuran yang Berbeda; (b) Fleksibilitas dalam mengakomodasi kualitaspengukuran, waktu, keamanan, perilaku pegawai, produktivitas dan hasil; (c) Orientasi keluaran dibandingkan secara sederhana dengan aktifitas pengukuran; (d) Kemampuan untuk melakukan pengukuran kontra prestasi dan menggabungkannya dalam suatu produk menyeluruh. Penilaian OMAX dengan mengevaluasi masing-masing KPI dapat dilakukan dengan Traffic Light System. Traffic Light System digunakan sebagai tanda apakah nilai dari suatu indikator perlu perbaikan atau tidak (Bernard, 2015). Dalam Traffic Light System ini terdapat tiga level yaitu level hijau, level kuning dan level merah. Metode ini memang cukup sederhana, namun dapat menganalisis dengan baik tentang bagaimana perkembangan kinerja dari bagian Departemen Pengadaan. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui KPI dari Departemen Pengadaan, mengetahui KPI mana saja yang masuk dalam level hijau, kuning dan merah, serta berapa nilai indeks dari OMAX yang merepresentasikan kinerja dari Departemen Pengadaan. II. METODOLOGI Penelitian diawali dengan mengumpulkan data berupa Data KPI Departemen Pengadaan Tahun 2010 dan Tahun Pengolahan data diawali dengan melakukan rekapitulasi data KPI dan mencari nilai rata-ratanya, mengisi kolom Definition Part di tabel OMAX, mengisi kolom Qualification Part di tabel OMAX, mencari nilai interval score, mencari nilai score kolom level 9 sampai dengan level 0, mengisi kolom Monitoring Part di tabel OMAX, menentukan letak Level tiap KPI, mencari nilai Weight tiap KPI, menentukan nilai Value tiap KPI, menentukan warna dari tiap KPI dengan Traffic Light dan yang terakhir menghitung nilai Indeks Keseluruhan. Tabel OMAX terdiri dari 3 bagian utama yaitu definition,qualification, dan monitoring part. III. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam penelitian ini data Key Performance Indicator (KPI) Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik untuk 2010 dapat dilihat pada tabel 1 sedangkan data Key Performance Indicator (KPI) Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik untuk 2011 dapat dilihat pada tabel 2. Untuk satuan pada kriteria KPI yang ada di aspek Operasional dan Finansial memiliki satuan persen (%). Kirteria KPI yang berada dalam aspek Operasional dan Finansial memiliki target yang harus dicapai dengan hasil semaksimal mungkin. Untuk satuan pada kriteria KPI yang ada di aspek Dinamis memiliki satuan kejadian (banyaknya kejadian). Kirteria KPI yang berada dalam aspek Dinamis diharapkan memiliki nilai capaian 0,00. Jika nilai dari kinerja semakin mendekati atau sama dengan 0,00, maka akan semakin bagus. F-259

3 Azlia, Arifianto, Noegroho Rincian Target OPERASIONAL Pemenuhan bahan baku sesuai target operasional dan jasa investasi dan jasa rutin ROL Aplikasi E- Procurement FINANSIAL Pengeloalaan Anggaran Departemen Pengadaan DINAMIS Keselamatan dan kesehata kerja Kedisiplinan karyawan Manajemen resiko Pengelolaan mutu Tabel 1 Tabel Data KPI Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik 2010 Satuan No. KPI Sub Bobot Target Tahunan Untuk mengetahui bagaimana produktivitas dari Departemen Pengadaan pada tahun 2010 hingga 2011, maka perlu dilakukan pembandingan data-data historis dari KPI Departemen Pengadaan. Pada metode OMAX sendiri dibutuhkan 2 jenis data yang berbeda untuk melakukan perbandingan, yaitu data pembanding dan data yang akan dibandingkan. Data pembanding adalah data KPI tahun 2010 sedangkan data yang akan dibandingkan adalah data KPI tahun Karena data KPI yang ada masih berupa data capaian Departemen Pengadaan dalam rentang waktu (per 3 bulan), maka digunakan nilai rata-rata dari semua capaian target agar lebih memudahkan dalam proses analisis data dengan OMAX. Nilai rata-rata dari keseluruhan Rincian Target Departemen Pengadaan dapat dilihat pada kolom terakhir tabel 1 dan tabel 2. Tabel 2 Tabel Data KPI Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik 2011 Rincian Target OPERASIONAL Pemenuhan bahan baku sesuai target operasional dan jasa investasi dan jasa rutin ROL Aplikasi E- Procurement FINANSIAL Pengeloalaan Anggaran Kom. Pengadaan DINAMIS Keselamatan dan kesehata kerja Kedisiplinan karyawan % 1 100,00 16,00 25,00 25,00 19,44 25,11 23,63 % 2 80,00 13,00 22,00 37,00 22,00 22,00 25,75 % 3 90,00 14,00 100,00 90,00 90,00 90,00 92,50 % 4 90,00 14,00 97,00 96,00 95,00 96,00 96,00 % 5 80,00 13,00 22,07 13,22 10,70 178,00 55,98 % 6 90,00 15,00 94,58 245,00 29,54 29,54 99,65 Satuan 7 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 9 1,00 3,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1, ,00 6,00 10,00 10,00 14,00 14,00 12,00 No. KPI % 1 Tar get Tahu nan 100,0 0 Sub Bobot Ratarata Ratarata 16,00 83,30 94,42 93,30 10,00 70,30 % 2 80,00 13,00 17,00 12,00 10,00 51,00 22,50 % 3 90,00 14,00 90,00 90,00 90,00 90,00 90,00 % 4 90,00 14,00 74,73 25,97 25,30 30,00 39,00 % 5 80,00 13,00 38,58 19,82 23,90 28,81 27,77 % 6 90,00 15,00 92,20 42,19 77,97 0,00 53,09 7 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Manajemen resiko 9 1,00 3,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 Pengelolaan mutu 10 15,00 6,00 11,00 14,00 14,00 13,00 13,00 F-260

4 Analisis Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan dengan Metode Objective Matrix (OMAX) A. Penentuan Nilai pada Kolom Definition Part Pada Defining Part terdapat kriteria produktifitas yaitu berupa Key Performance Indicator (KPI) dari suatu perusahaan, baris performance, dan satuan KPI. Dalam tabel OMAX, baris performance diisikan dengan nilai dari data KPI yang akan dibandingkan yaitu data KPI Departemen Pengadaan tahun Setelah data performance dimasukan, selanjutnya memasukan satuan dari data KPI yang akan dianalisa. B. Penentuan Nilai pada Kolom Qualification Part Pada Qualification Part terdapat kolom score untuk setiap kriteria produktifitas. Kolom score terdiri dari bagian Expected Perfomance, Based Performance, dan Worst Performance. Expected performance (kolom level 10) biasanya merupakan target periodik dari sebuah Departemen untuk dicapai. Based performance (kolom level 3) merupakan nilai performa KPI yang sudah dicapai oleh sebuah Departemen Pengadaan pada periode Sedangkan worst performance (kolom level 0) merupakan nilai performa KPI terburuk dari periode tahun 2010 dan tahun Nilai expected performance dan based performance dapat dilihat pada Gambar 1. Langkah selanjutnya adalah menghitung score level 9 hingga 4 serta score level 2 hingga 0. Untuk menghitung nilai score tersebut digunakan skala linear. Penghitungan skala linear dilakukan 2 kali, yang pertama untuk mencari nilai interval antara score level 10 dan score level 3. Dan yang kedua untuk mencari nilai interval antara score level 3 dan score level 0. Rumus skala linear untuk mencari nilai interval : Nilai interval Level tinggi-level rendah angka level tinggi-angka level rendah Contoh perhitungan nilai interval antara score level 10 dan level 3 untuk KPI ,00 23,63 Interval score level 10 & 3 10, Contoh perhitungan nilai interval antara score level 3 dan level 0 KPI 1. 23,63 10,00 Interval score level 3 & 0 4, (1) Gambar 1 Nilai Expected Performance dan Based Performance Selanjutnya dilakukan perhitungan nilai score kolom level 9, 8, 7, 6, 5, 4. Untuk mengisi nilai score pada kolom tersebut, dibutuhkan nilai interval score level 10 dan level 3 yang sudah dihitung sebelumnya. Contoh perhitungan untuk nilai score kolom level 9 untuk KPI nomor 1. Score level 9 = Nilai score level 10 nilai interval score level 10 & 3= 100,00 10,91 = 89,09 Kemudian dilakukan perhitungan nilai score kolom level 2, 1, dan 0. Untuk mengisi nilai score pada kolom tersebut, dibutuhkan nilai interval score level 3 dan level 0 yang sudah dihitung sebelumnya. Contoh perhitungan untuk nilai score kolom level 2 untuk KPI nomor 1. Score level 2 = Nilai score level 3 nilai interval score level 3 & 0 = 23,63 4,54 = 19,09 Nilai score untuk semua level dapat dilihat pada Gambar 2. C. Penentuan Nilai pada Kolom Monitoring Part Monitoring part merupakan bagian pada OMAX yang bertujuan untuk melakukan analisis terhadap level, weight, dan value untuk masing-masing kriteria KPI yang ada. Monitoring part F-261

5 Azlia, Arifianto, Noegroho memerlukan nilai score dari masing-masing KPI yang sebelumnya sudah diproses di Qualification part. Langakah awal yang dilakukan untuk mengisi kolom monitoring part adalah pengisian kolom level. Nilai pada kolom level diisikan sesuai dengan tingkatan dari pencapaian KPI yang telah ditentukan sebelumnya pada kolom qualification part. Tujuannya adalah untuk membantu menemukan letak level dari nilai performance yang sebelumnya sudah ada di definition part. Lalu ditentukan letak dari nilai performance pada kolom level di qualification part. Hasil dari penentuan letak nilai performance tiap KPI bisa dilihat pada Gambar 2. Gambar 2 ScoreLevel Kriteria KPI Dari Gambar 2 bisa dilihat bahwa letak level dari masing-masing kriteria KPI yang ada (nilai yang berwarna merah). Jika masih ditemukan 2 score dalam satu kolom kriteria KPI, maka harus melakukan perhitungan untuk mencari letak level score yang sebenarnya. Contohnya seperti KPI nomer 1. Nilai performance KPI nomer 1 = 70,30. Artinya nilai 70,30 terletak diantara score level 8 dan level 7 atau diantara score 78,18 dan 67,27. Rumus-rumus perhitungan yang digunakan untuk menentukan Level KPI : Batas atas Score level tertinggi- Nilai performance KPI (2) Batas bawah Nilai performance KPI-Score level terendah (3) Level KPI bisa dicari dengan rumus : [(No. kolom level rendah x batas atas) (No. kolom level tinggi x batas bawah)] (batas atas batas bawah) Contoh perhitungan untuk mencari Level pada KPI nomer 1. Batas atas = 78,18 70,30 = 7,88 Batas bawah = 70,30 67,27 = 3,03 Level KPI = [(7 x 7,88) (8 x 3,03)] (7,88 3,03) 7,27 7 (4) Berdasarkan perhitungan tersebut, diketahui bahwa letak level dari KPI nomor 1 yang sebenarnya berada di level 7. Untuk level dari tiap masing-masing KPI bisa dilihat pada Gambar 7. Langkah selanjutnya adalah mengisi kolom Weight yaitu bobot dari setiap kriteria KPI yang sebelumnya sudah ditentukan oleh pihak Departemen Pengadaan PT Petrokimia Gresik. Weight untuk mengisi kolom KPI bisa diambil dari sub-bobot yang tersedia dalam data penelitian. Weight tiap masing-masing KPI bisa dilihat pada Gambar 3. Setelah diketahui Level dan Weight dari tiap masing-masing KPI, maka yang selanjutnya dilakukan adalah menghitung Value KPI. Value adalah nilai perkalian antara Level dan Weight. Nilai dari Value dari tiap masing-masing KPI nantinya dijumlahkan untuk mendapatkan nilai Indeks. Nilai Value bisa dilihat pada Gambar 3. Gambar 3 Value Kriteria KPI Traffic Light System merupakan alat yang digunakan untuk mengetahui kondisi kriteria KPI yang ada apakah sudah baik atau memerlukan perbaikan. Sistem ini sangat erat hubungannya F-262

6 Analisis Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan dengan Metode Objective Matrix (OMAX) dengan sistem penilaian kinerja. Traffic Light System menggunakan 3 warna untuk menunjukan kondisi dari KPI yang dinilai. 1) Warna hijau yang berati kinerja dari KPI yang dinilai sudah mencapai target yang dtentukan. 2) Warna kuning artinya kinerja dari KPI yang dinilai belum tercapai meskipun nilainya hampir mendekati yarget yang ditentukan. Perlu dilakukan pengawasan untuk mencegah berbagai kemungkinan yang akan menurunkan kinerja KPI tersebut. 3) Warna merah artinya kinerja dari KPI yang dinilai masih jauh dari capaian target yang sudah ditentukan. Perlu dilakukan perbaikan segera. Hasil dari analisa data KPI yang sudah diproses seblumnya dengan alat Traffic Light System bisa dilihat pada Gambar 4. Langkah terakhir adalah penentuan nilai indeks. Nilai indeks adalah hasil penjumlahan seluruh nilai (value) dari setiap kriteria yang menyatakan indikator pencapaian kinerja perusahaan. Untuk perhitungan untuk mencari nilai indeksdapat dilihat pada rumus (5) sedang nilai indeks yang sudah dihitung bisa dilihat pada Gambar 4. Indeks nilai Value semua KPI (5) Nilai indeks = = 455 Gambar 4 Nilai Indeks KPI Departemen Pengadaan Dari penilaian Traffic Light System pada monitoring part, dapat dilihat kondisi kinerja setiap masing-masing KPI yang ditunjukan dengan 3 warna yang berbeda. Terdapat 4 KPI yang berada pada level hijau, 2 pada level kuning, dan 4 pada level merah. Hasil analisis Traffic Light System pada KPI sebagai berikut: 1) Untuk kriteria KPI pemenuhan barang dan jasa rutin, tingkat pelaksanaan K3, tingkat kedisiplinan pegawai, dan manajemen resiko dari Departemen Pengadaan menunjukan pada level warna hijau yang artinya keempat kriteria KPI tersebut sudah mencapai target yang ditetapkan oleh pihak perusahaan atau bahkan melampaui target yang sudah ditentukan. Tentunya perusahaan perlu mempertahankan kinerja dari kriteria KPI tersebut. 2) Pada kriteria pemenuhan bahan baku sesuai target operasional dan pengelolaan mutu di Departemen Pengadaan terletak pada level warna kuning yang artinya kedua kriteria KPI tersebut masih belum mencapai target yang sudah ditentukan meskipun nilainya hampir memenuhi. Pihak Departemen Pengadaan perlu melakukan pengawasan terhadap kinerja kedua kriteria KPI tersebut. Kemungkinan timbulnya masalah-masalah yang mengahambat kinerja kedua KPI tersebut seperti terjadinya kendala dalam pengiriman bahan baku dan proses manajemen mutu yang terganggu sangat perlu diantisipasi lebih dini untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. 3) Sedangkan untuk kriteria pemenuhan barang dan jasa investasi, pengelolaan anggaran Departemen, pemenuhan barang-barang Reorder-Level, dan penerapan aplikasi e-procurement Departemen Pengadaan terletak di level warna merah yang artinya keempat kriteria KPI tersebut perlu dilakukan evaluasi dan perbaikan segera. Jika terus dibiarkan, kemungkinan munculnya permasalahan yang lebih serius yang disebabkan kurang kinerja keempat kriteria KPI tersebut bisa muncul dan akhirnya menimbulkan kerugian terhadap perusahaan. IV. PENUTUP Dari penelitian ini dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut. 1. Aspek Operasional memiliki KPI Pemenuhan bahan baku sesuai target operasional, dan jasa investasi, dan jasa rutin, ROL, dan Aplikasi E-Procurement. Aspek Finansial memiliki KPI Pengeloalaan anggaran F-263

7 Azlia, Arifianto, Noegroho departemen pengadaan. Aspek Dinamis memiliki KPI Keselamatan dan kesehata kerja, Kedisiplinan karyawan, Manajemen resiko, Pengelolaan mutu. Sehingga total terdapat 10 kriteria Key Performance Indicator (KPI). 2. Penilaian Traffic Light System menunjukan bahwa terdapat 4 KPI yang berada di level hijau (yaitu Pemenuhan Barang dan Jasa Rutin, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Tingkat Kedisiplinan Pegawai, Manajemen Resiko pada Departemen Pengadaan); 2 pada level kuning (yaitu Pemenuhan Bahan Baku Sesuai Target Operasional, Pengelolaan Mutu di Departemen Pengadaan); dan 4 pada level merah (yaitu Pemenuhan Barang Dan Jasa Investasi, Pengelolaan Anggaran Departemen Pengadaan sesuai RKAP, Pemenuhan Barang Reorder- Level, Penerapan Aplikasi E-Procurement Departemen Pengadaan). 3. Nilai kinerja keseluruhan atau indeks total dari Departemen Pengadaan sebesar 455. DAFTAR PUSTAKA Bernard, M., 2015, Key Performance Indicators for Dummies. West Sussex: John Wiley & Sons James, L.R., 2007, Production System: Planning, Analysis, and Control, Illinois: Waveland Press Inc. Nasution, Arman Hakim, 2006, Manajemen Industri, Yogyakarta: Andi Offset. Parsons, John., 2000, Data to Information, Information to Knowledge and Knowledge to Decision & Action, Report on the APO Symposium on Productivity Measurement in the Service Sector, Asian Productivity Organization, Tokyo, Japan. Pharne, MPN., Kande, GN., 2016, Application of Benchmarking Method in the Construction Project to Improve Productivity, International Journal of Technical Research and Applications, hlm F-264