IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi. (Principles of Information System) 3 SKS. 03 Pengantar Teori Organisasi dan Manajemen

Transkripsi

1 Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi (Principles of Information System) 3 SKS 03 Pengantar Teori Organisasi dan Manajemen

2 Organisasi

3 Organisasi adalah : IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (1 dari 2) 2 orang atau lebih yang bekerja sama dengan cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran/sejumlah sasaran yang spesifik [Stoner] sebuah sistem yang terdiri dari aktivitas-aktivitas dari 2 orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar, disengaja dan memiliki tujuan [Barnard]

4 Bentuk Organisasi Organisasi formal IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur, peran dan tujuan organisasi yang jelas Menganut : prinsip kesatuan tugas (ada struktur) dan prinsip efisiensi Organisasi Informal/Tidak formal Pengertian Struktur dan peran individu tidak didokumentasi dengan jelas dan resmi Gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar, meskipun mungkin menghasilkan sesuatu (2 dari 2)

5 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (1 dari 6) Organisasi adalah suatu social collectivies (kebersamaan sosial) [Beynon] ada da 2 sudut pandang (perspektif) yang berbeda : Action perspective (bottom-up perspective) Organisasi adalah suatu institusi sosial yang dibangun oleh aktivitas individu yang ada didalamnya gambaran organisasi menjadi subjektif, berbeda untuk setiap individu. Action perspective fokus pada proses pengorganisasian bagaimana individu menggunakan struktur koordinasi dan bekerjasama dalam melakukan pekerjaannya Institutional perspective (top-down perspective) Organisasi mempunyai struktur sosial yang tidak bergantung pada individu yg ada didalamnya dan tindakan individu diatur/dibentuk oleh struktur social tsb dapat melihat organisasi secara objektif Institutional perspective fokus pada fungsi organisasi secara keseluruhan

6 Action perspective Organisations as network [Mayo] IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (2 dari 6) Jaringan informal terbentuk karena adanya interaksi di tempat kerja yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan lingkungan & peningkatan produktivitas dasar pembentukan teamwork Organisasi merupakan social-technical system Organisation as productions [Goffman] Bekerja secara berorganisasi akan menghasilkan identitas diri individu Organisations as constructions [Garfinkel] Organisasi didukung/dibangun oleh pengetahuan (mengenai pekerjaan yang ada didalam organisasi) yang dimiliki pekerja

7 Institutional perspective Organisations as structures IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (3 dari 6) Cara pandang ini menganalisa organisasi dengan melihat organisasi sebagai struktur,, yang terbagi menjadi departemen atau bagian yang mempunyai karakteristik dan fungsi tertentu. Fungsi tsb disusun dalam sebuah hirarki yang jelas yang memiliki garis otoritas yg telah dibentuk oleh atasan a terhadap bawahan. Hirarki struktur ini diformalkan dengan baik sampai dapat at dilihat dalam bagan organisasi Taylor fokus pada 3 prinsip : Management.. Manajer harus bertanggungjawab pada berjalannya organisasi, pekerja harus berkonsentrasi pada tugas 2 manualnya dan perancang/designer organisasi bertanggungjawab pada rencana dan racangannya Tasks.. Semua tugas/task task harus dievaluasi dan kalau perlu di rancang ulang untuk meningkatkan efisiensi Efficient methods.. Sebaiknya mengadopsi metoda untuk seleksi, training dan monitoring pekerja, untuk menjamin agar pekerjaan dilakukan secara efisien

8 Institutional perspective Organisations as systems IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (4 dari 6) Organisasi adalah sistem yang terbuka Organisasi dipandang sebagai sebuah unit yang mengambil sumberdaya dari lingkungannya dan memproses sumberdaya itu untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan disalurkan kembali pada lingkungan Organisations as environments Bentuk organisasi dipengaruhi lingkungannya [Burn & Stalker] Lingkungan dinamis (selalu berubah) organisasi organik (bekerja secara kelompok) Lingkungan stabil organisasi mekanistik/birokrasi (bekerja sendiri dan tingkat spesialisasinya tinggi)

9 Institutional perspective IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi Organisations as information processor (5 dari 6) Organisasi sebagai pengolah informasi untuk pengambilan keputusan dalam organisasi Berdasarkan pengkajian pada beberapa organisasi, Herbert Simon menyatakan bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan manusia tidaklah rasional,, karena tidak semua informasi yang relevan tersedia manusianya tidak mampu mengolah semua informasi tsb Menurut Herbert Simon informasi merupakan darah bagi organisasi, sehingga organisasi umumnya telah membentuk sistem informasi

10 Structuration Theory IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (6 dari 6) Teori strukturasi diciptakan oleh sosiolog Anthony Giddens untuk menyatukan kedua perspektif Action perspective yang fokus pada human action,, pada dasarnya sangat terkait dengan institutional perspective yang fokus pada social structure Social structure tercipta karena adanya human action, adanya social structure akan menyebabkan timbulnya human action,, dan Giddens menyebutnya suatu proses lingkaran (loop( loop/cyclical process)

11 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Mind Mapping (1 dari 2) Informs/ constrains Social structure Produces Structuration Human action Structures Focus reproduces Structuration theory Focus Networks Informal organisation Systems Environment Institutional perspective Organisation theory Action perspective Productions Constructions Information processor [Beynon, page 218]

12 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (1 dari 10) Melihat organisasi berdasarkan strukturnya merupakan cara pandang yang statik Struktur direpresentasikan dengan adanya obyek 2 dan adanya hubungan antar obyek itu sendiri. Obyek adalah karyawan (employees( employees), pelanggan (customers( customers), pemasok (suppliers( suppliers), produk dan jasa Pada umumnya, model struktur organisasi direpresentasikan dengan peta hubungan antara karyawannya

13 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Struktur Organisasi (organization( structure) : (2 dari 10) Cara yang digunakan untuk membagi, mengorganisir dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas yg ada dalam organisasi Tiga aspek formal dalam struktur organisasi Division of Labour pembagian tugas dan tanggung jawab pada anggota organisasi Chain of command and control terkait dengan hirarki, kekuasan dan wewenang yang dibentuk dalam organisasi Specifications of rules and procedures.. Umumnya organisasi menengah-besar memiliki aturan dan prosedur jelas (eksplisit) yang akan mengatur cara bekerja secara rinci Birokrasi memiliki struktur formal yang kaku dengan peran yang jelas terdefinisi, prosedur tindakan yang jelas dan rantai komando serta kontrol yang jelas

14 Division of labour IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (3 dari 10) lebih cocok disebut Division of work,, karena yang dibagi adalah pekerjaannya bukan pekerja/karyawannya dihindarkan spesialisasi pekerjaan yang terlalu spesialistik, karena dapat menimbulkan efek psikologis pekerja yang kurang baik (merasa terasing, mudah bosan, dsb) perlu disusun bagan organisasi yang menggambarkan bagaimana tugas/pekerjaan dibagi dan dikelompokan

15 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Chain of command and control (4 dari 10) Karakteristik yang sangat penting dalam menyusun hirarki struktur organisasi span of control (rentang kendali) Span of control adalah kemampuan individu untuk mengendalikan anak buah/bawahan dilihat berdasarkan jumlah bawahan yang harus melapor secara langsung kepada seorang atasan berpengaruh pada hubungan kerja dan kecepatan pengambilan keputusan

16 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (5 dari 10) Rentang kendali lebar Rentang kendali sempit Terlalu banyak yang harus diperhatikan oleh manajer Bawahan kurang mendapat perhatian, berpotensi untuk mudah terjadi kesalahan dan frustasi Manajer ditekan untuk mengabaikan dan memaafkan kesalahan (kehilangan kendali) pengambilan keputusan cepat (responsif) Tidak efisien Pengambilan keputusan lambat (tidak responsif)

17 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Chain of command and control Faktor-faktor yg mempengaruhi Span of control adalah Kemampuan bawahan/anak buah Kejelasan pendelegasian wewenang Kejelasan perencanaan Laju perubahan organisasi Pemanfaatan standar sasaran Teknik-teknik komunikasi Banyaknya kontak pribadi (6 dari 10)

18 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi fungsional (functional organization) bentuk yang paling logis dan mendasar supervisi mudah dilakukan cocok untuk organisasi satu lokasi atau satu produk (7 dari 10) Direktur Keuangan Pemasaran Personalia Produksi Layanan Informasi

19 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi produk/pasar (product/market organization) Departemen dibagi menjadi divisi (division) yg menangani produk atau pasar atau wilayah tertentu Divisi merupakan badan semi-otonom Contoh : adanya SBU (small bussiness unit) pd organisasi tsb Kelemahan : kepentingan divisi lebih diutamakan dari pada kepentingan organisasi secara keseluruhan (8 dari 10) Direktur Keuangan Pemasaran Personalia Produksi Layanan Informasi Divisi Alat Perawatan Divisi Alat Industri Divisi Farmasi Divisi Confection

20 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Chain of command and control Tipe organisasi (9 dari 10) Organisasi matrik (matrix organization) Organisasi yang mempunyai 2 struktur sekaligus struktur fungsional/divisional (strukturnya vertikal) struktur proyek/tim bisnis (strukturnya horizontal) Setiap karyawan mempunyai 2 atasan (ada 2 rantai komando) Keuntungan : Efisien untuk menyatukan individu yang mempunyai ketrampilan khusus Memberikan fleksibilitas penghematan yang luar biasa Kerugian : Karyawan dituntut untuk mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi, berkerjasama & fleksibel

21 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi Chain of command and control Tipe organisasi (10 dari 10) Organisasi matriks Keuangan Direktur Pemasaran Personalia Produksi Layanan Informasi Proyek 1 Proyek 2 Proyek 3

22 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Mind Mapping (2 dari 2) Business unit Divisional Static view Unitary Organisation structure Definition Centralisation Aspects Relationships Objects Division of labour Rules/procedures Impacts Impacts Groups Employees Chain command/control Bureaucracy Information systems Business units [Beynon, page 228]

23 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Kesimpulan Pengorganisasian adalah : Penetapan struktur fungsi melalui penentuan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan unit-unitnya Pengelompokkan aktivitas, penugasan, pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan Pengkoordinasian baik secara horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi Pengorganisasian merupakan proses manajerial yang berkelanjutan

24 Manajemen

25 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (1 dari 2) Manusia adalah makhluk sosial, sehingga ada kecenderungan untuk berinteraksi & bekerjasama Manusia pasti menjadi anggota suatu organisasi, baik formal maupun informal Manajemen, berasal dari kata to manage,, yang artinya mengelola, mengurus, mengatur Individu yang fungsinya mengelola organisasi untuk mencapai tujuan disebut manajer (manager)

26 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (2 dari 2) Manajemen adalah : suatu proses kerjasama dengan dan bersama-sama individu lain, utk mencapai tujuan 2 organisasi, secara efektif & efisien [Kreitner seni untuk mencapai sasaran melalui orang lain [Follett] teknik/seni untuk mengarahkan orang lain [Mooney & Reiley] Efisiensi kemampuan untuk menggunakan sesedikit mungkin sumberdaya untuk mencapai tujuan, atau melakukan sesuatu dengan benar (doing things right) Efektivitas kemampuan untuk mencapai tujuan dengan benar, atau melakukan sesuatu yang benar (doing the right thing) Kreitner]

27 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi 2 Manajemen Control Planning Managing for effectiveness and efficiency Coordination Organizing Command [Henri Fayol, 1916]

28 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi 2 Manajemen Control Planning Managing for effectiveness and efficiency Leading Organizing Staffing [Managerial function have been updated]

29 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi 2 Manajemen Control Planning Manajer memastikan bahwa organisasi bergerak pada arah yang benar untuk mencapai tujuan organisasi Leading Managing for effectiveness and efficiency Organizing Manajer menggunakan logika dan metode tertentu untuk memikirkan dan menyusun tujuan dan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut Staffing [Managerial function have been updated]

30 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi 2 Manajemen Manajer mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi anggota organisasi untuk melaksanakan tugasnya Control Planning Manajer mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan sumberdaya untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi Managing for effectiveness and efficiency Leading Organizing Staffing [Managerial function have been updated]

31 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi 2 Manajemen Control Planning Leading Managing for effectiveness and efficiency Staffing Organizing Manajer melakukan seleksi, pelatihan dan pengembangan individu 2 anggota organisasi yang akan berkontribusi pada kegiatan organisasi [Managerial function have been updated]

32 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Peran Manajer Menurut Henry Mintzberg (1970) Manajer (1 dari 2) Interpersonal roles Figurehead Leader Liaison Informational roles Monitor Disseminator Spokesperson Peran hubungan personal Sebagai simbol/tokoh Sebagai pemimpin Sebagai penghubung Peran dlm masalah informasi Memantau Membagi/menyebarluaskan Sebagai juru bicara

33 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Peran Manajer Menurut Henry Mintzberg (1970) Manajer (2 dari 2) Decisional roles Enterpreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Peran sebagai pengambil keputusan Pengambil inisiatif Menangani masalah Mengalokasikan sumberdaya Melakukan negosiasi/ perundingan

34 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Jenis 2 Manajer Manajer (1 dari 2) Strategic Planning Management Control Operational Control Berdasarkan posisi pada organisasi Manajer Puncak (Top Managers) Manajer Menengah (Middle Managers) Manajer Garis Pertama (First Line Managers)

35 Finance Function Human Resource Function Manufacturing Function Marketing Function IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Jenis 2 Manajer Berdasarkan ruang lingkup kegiatan yang dikelola Manajer Umum (2 dari 2) Manajer Fungsional membawahi unit 2 yang kompleks & bertanggungjawab atas semua kegiatan dari unit tersebut membawahi/bertanggungjawab hanya satu bidang fungsional

36 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi 2 Manajemen per Jenjang Plan Organize Direct Direct Plan Control Staff Organize Control Control Direct Staff Organize Plan Staff Manajer Puncak (Top Managers) Strategic Planning Manajer Menengah (Middle Managers) Management Control Manajer Garis Pertama (First Line Managers) Operational Control

37 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Karakteristik Informasi per Jenjang Manajer Puncak Strategic Planning Manajer Menengah Management Control Environmental Sumber Informasi Manajer Garis Pertama Operational Control Internal Manajer Puncak Strategic Planning Summary Manajer Menengah Management Control Manajer Garis Pertama Operational Control Detail Bentuk Informasi

38 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Ketrampilan Manajer Management Skill kemampuan menerapkan fungsi 2 manajemen dan kemampuan untuk penyelesaikan masalah Technical Skills kemampuan menggunakan alat, termasuk alat bantu (tools), menerapkan prosedur operasional standar dan pengetahuan teknik khusus Human Skills kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai individu maupun kelompok Conceptual Skills kemampuan untuk mengkoordinasi dan memadukan berbagai kepentingan dan kegiatan didalam organisasi

39 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Evolusi Teori Manajemen (1 dari 2) 3 aliran dalam teori manajemen : Aliran Klasik (Classical School) mempunyai 2 cabang : Manajemen Ilmiah (ScientIfic Management School) Teori Organisasi Ilmiah (Classical Organizational Theory School) Aliran Perilaku (Behavioral School) Aliran Ilmu Manajemen (Management Science) Pendekatan yang berusaha mengintegrasikan ke 3 aliran : Pendekatan Sistem (System Approach) Pendekatan Kontingensi (The Contingency Approach) Pendekatan Keterlibatan Dinamis (Dynamic Engagement Approach)

40 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Evolusi Teori Manajemen (2 dari 2) SCIENTIFIC MANAGEMENT SCHOOL CLASSICAL ORGANIZATIONAL THEORY SCHOOL THE BEHAVIORAL SCHOOL Henri Fayol MANAGEMENT SCIENCE Abraham Maslow THE SYSTEM APPROACH Douglas McGregor THE CONTINGENCY APPROACH DYNAMIC ENGAGEMENT APPROACH

41 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (1 dari 7) Menurut Henri Fayol ada 14 prinsip manajemen untuk mengelola organisasi : 1. Devision of labor (pembagian pekerjaan) Makin spesialis, makin efisien kerjanya 2. Authority (wewenang) Manajer mempunyai wewenang untuk memberi perintah 3. Discipline (disiplin) Setiap anggota organisasi harus mematuhi peraturan 4. Unity of command (kesatuan perintah) Setiap pekerja hanya menerima perintah dari satu orang

42 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (2 dari 7) Henri Fayol, 14 prinsip manajemen 5. Unity of direction (kesatuan arah) manajemen (lanjutan lanjutan) : Mempunyai tujuan yang sama dan diarahkan oleh satu orang 6. Subordination of individual interest to the common good (mengutamakan kepentingan umum) Kepentingan organisasi lebih diutamakan dari pada kepentingan pribadi 7. Remuneration (imbalan) Pengupahan/kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan harus adil bagi pekerja maupun majikan

43 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (3 dari 7) Henri Fayol, 14 prinsip manajemen 8. Centralization (pemusatan) manajemen (lanjutan lanjutan) : Manajer adalah tanggungjawab terakhir dari keputusan yang diambil, meskipun dia mendelegasikan wewenang ke bawah 9. The Hierarchy (hierarki) Otoritas wewenang dalam organisasi mulai top manajer sampai pimpinan terbawah 10. Order (tersusun/teratur) Bahan baku/material dan manusia/pekerja, pada waktu yang tepat/waktu tertentu, ditempatkan pada tempat yang tepat

44 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (4 dari 7) Henri Fayol, 14 prinsip manajemen 11. Equity (keadilan) manajemen (lanjutan Manajer harus adil dan akrab dengan bawahannya 12. Stability of staff (kestabilan staf) lanjutan) : Banyak keluar masuk staf menunjukan ada ketidak efisien-an fungsi organisasi 13. Initiative (inisiatif) Bawahan harus diberi kebebasan untuk memikirkan dan melaksanakan tugasnya 14. Esprit de Corps (semangat kelompok) Meningkatkan semangat kelompok akan menimbulkan rasa kesatuan

45 Abraham Maslow IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (5 dari 7) Kebutuhan yang memotivasi manusia untuk mendapatkan kepuasan disusun secara hierarki (bertingkat/bertahap) Kebutuhan Jasmani Kebutuhan paling dasar/kebutuhan utama Kebutuhan untuk memelihara kelangsungan hidup/generasi seperti makan, minum, seks, dsb Kebutuhan Rasa Aman Kebutuhan akan perlindungan dari segala bentuk ancaman, termasuk penyakit, ketidak-pastian pastian, pemutusan hubungan kerja dsb.

46 Abraham Maslow IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (6 dari 7) Kebutuhan Sosial Maslow (lanjutan) Kebutuhan yang berkaitan dengan hubungan individu tsb dengan individu lain, seperti kebutuhan akan cinta, kasih sayang, rasa memiliki, dsb. Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan akan penghargaan dari individu lain, seperti rasa hormat, pengakuan, harga diri, dsb. Kebutuhan Aktualisasi Diri Kebutuhan untuk meningkatkan kemampuan diri, seperti adanya peluang untuk maju, tantangan dalam pekerjaan, kesempatan untuk berkreasi (kreativitas), dsb.

47 IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (7 dari 7) Douglas McGregor TeoriTeori X Mengasumsikan bahwa orang itu malas, membenci pekerjaan, menghindari tanggungjawab dan harus diarahkan secara ketat dengan paksaan, uang ataupun pujian TeoriTeori Y Mengasumsikan bahwa orang menyukai tanggungjawab, menyukai pekerjaan dan berusaha melaksanakan pekerjaan dengan baik karena akan mendapatkan imbalan/penghargaan