Pendahuluan. 1.1 Microsoft Office Excel 2007

Transkripsi

1 Pendahuluan Pada bagian ini akan dibahas sekilas mengenai Microsoft Office Excel 2007 dan VBA yang merupakan standar bahasa pemrograman untuk Macro pada Excel Microsoft Office Excel 2007 Untuk mempelajari tentang Macro pada Excel 2007, tentunya harus mempunyai pengetahuan yang mendasar pula tentang program Excel 2007 itu sendiri. Oleh sebab itu, pada bagian ini akan dikhususkan untuk membahas Excel 2007 beserta komponen-komponennya. Tentu saja di sini tidak akan dibahas secara detail mengenai Excel 2007, melainkan hanya garis besar hal-hal yang perlu diketahui saja. Seperti yang Anda ketahui, Excel 2007 merupakan bagian dari Microsoft Office Microsoft Excel 2007 atau yang biasa disingkat menjadi Excel 2007 merupakan program spreadsheet yang dapat digunakan untuk berbagai macam aplikasi, antara lain: Membuat grafik. Membuat diagram dan gambar. 1

2 Laporan dan analisa keuangan. dan lain-lain. Pembuatan suatu aplikasi dalam Excel 2007 disimpan dalam satu file dengan extension.xlsx, tiap file tersebut dikenal dengan istilah workbook. Dalam satu workbook dapat terdiri atas lebih dari satu worksheet dan dalam satu worksheet terdiri atas banyak cell. Pada Gambar 1.1 dapat dilihat lingkungan kerja Excel 2007 beserta komponen-komponennya. Gambar 1.1. Lingkungan Kerja Microsoft Office Excel

3 Sedangkan fungsi masing-masing komponen di atas dapat dilihat pada tabel berikut. Komponen Office Button Quick Access Toolbar Ribbon Tab Minimize Maximize Close Indikator Cell Aktif Name Box Formula Bar Scrollbar Horizontal Scrollbar Vertikal Sheet Tab Page View Buttons Zoom Control Fungsi Berisi fungsi-fungsi umum untuk aplikasi Excel. Berisi fungsi-fungsi yang sering digunakan. Berisi fungsi-fungsi utama dalam Excel. Berfungsi untuk me-minimize window Excel. Berfungsi untuk membesarkan (maximize) ukuran window Excel. Berfungsi untuk menutup window Excel. Menunjukkan cell yang sedang aktif. Menunjukkan nama cell yang aktif. Berisi data ataupun formula yang terdapat dalam satu cell. Berfungsi untuk menggeser tampilan worksheet secara horizontal. Berfungsi untuk menggeser tampilan worksheet secara vertikal. Berisi beberapa worksheet yang terdapat dalam satu workbook. Untuk mengubah tampilan worksheet. Untuk mengatur zoom pada worksheet akan diperbesar atau diperkecil. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa tiap worksheet terdiri atas banyak cell dan tiap cell tersebut telah dikodekan berdasarkan baris (1,1,408,576), dan kolom (A..XFD). Kode kolom ditulis terlebih dahulu kemudian diikuti dengan kode baris, sebagai contoh A11 (kolom ke-1, baris ke-11), Z25 (kolom ke-26, baris ke-25), dan sebagainya. Dalam setiap worksheet yang aktif akan selalu terdapat minimal satu cell yang aktif. Cell yang aktif 3

4 ini dapat diketahui dari garis border-nya yang lebih gelap dibanding yang lain. Pada Gambar 1.2 dapat dilihat cell C2 dalam kondisi aktif. Gambar 1.2. Cell C2 Untuk menggerakkan indikator active cell dapat dilakukan dengan mouse atau keyboard. Daftar dan fungsi tombol pada keyboard yang dapat digunakan dapat dilihat pada tabel berikut. Tombol Keyboard Panah Kiri Panah Kanan Panah Atas Panah Bawah PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Fungsi Berpindah satu cell ke kiri. Berpindah satu cell ke kanan. Berpindah satu cell ke atas. Berpindah satu cell ke bawah. Berpindah ke atas satu layar. Berpindah ke bawah satu layar. Berpindah ke kiri satu layar. Berpindah ke kanan satu layar. Ctrl + Home Kembali ke cell A1. Ctrl + End Ctrl + Backspace Berpindah ke cell paling akhir yang berisi data. Berpindah ke layar yang berisi cell yang aktif. Sedangkan jika menggunakan mouse Anda cukup mengklik suatu cell, maka secara otomatis cell tersebut akan menjadi aktif. Tombol scroll pada mouse dapat digunakan untuk menggeser tampilan layar pada worksheet ke atas atau ke bawah. 4

5 Salah satu hal baru yang perlu diketahui dalam Excel 2007 adalah adanya user interface baru, yaitu ribbon yang menggantikan menu dan toolbar pada versi-versi sebelumnya. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa ribbon merupakan kumpulan dari commandcommand yang fungsinya saling berkaitan. Dengan demikian, command yang terdapat dalam ribbon dapat bervariasi tergantung tab yang dipilih. Adapun pengelompokan ribbon tersebut adalah sebagai berikut. 1. Home Berisi command-command yang umum digunakan, yaitu Clipboard untuk menjalankan perintah copy, cut, dan paste; Font untuk mengubah jenis, ukuran, dan warna font, membuat cetak tebal, miring, garis bawah; Alignment untuk membuat rata kiri, kanan, dan tengah; Number untuk mengatur format number; Styles untuk mengatur tampilan cell; Cells untuk mengatur format cell, menambah dan menghapus cell tertentu; Editing untuk melakukan proses perhitungan sum, average, count numbers, max, min, pengurutan dan penyaringan data. 2. Insert Gambar 1.3. Ribbon Home Dugunakan untuk menyisipkan sesuatu ke dalam worksheet, baik berupa gambar, file, grafik, tabel, dan lain-lain. Command-command yang terdapat di dalamnya adalah Table untuk membuat tabel dan pivot table; Illustrations untuk menambah gambar, clip art, shape, dan smart art ke dalam worksheet; Charts untuk membuat grafik; Links untuk membuat hubungan dengan file lain; Text untuk melakukan manipulasi teks dengan membuat header, footer, menambah word art, dan lain-lain. 5

6 3. Page Layout Gambar 1.4. Ribbon Insert Digunakan untuk mengatur properties worksheet termasuk setting printer. Command-command yang terdapat di dalamnya yaitu Themes untuk menambahkan efek theme yang ada pada Excel 2007; Page Setup untuk mengatur tampilan kertas seperti margin dan ukuran kertas; Scale to Fit untuk mengatur ukuran baris dan kolom serta skala; Sheet Options untuk mengatur tampilan worksheet; Arrange untuk menyusun tampilan shape yang ada pada worksheet. 4. Formulas Gambar 1.5. Ribbon Page Layout Digunakan untuk mengatur perhitungan dan rumus. Command-command yang terdapat di dalamnya yaitu Function Library berisi seluruh fungsi yang ada pada Excel 2007; Defines Names untuk pemberian nama pada ruang kerja Excel; Formula Auditing dan Calculation. Gambar 1.6. Ribbon Formulas 6

7 5. Data Digunakan untuk mengatur data. Command-command yang terdapat di dalamnya yaitu Get External Data untuk melakukan import data dari sumber lainnya; Connections untuk melakukan koneksi pengambilan data dari luar; Sort & Filter untuk melakukan penyaringan dan pengurutan data; Data Tools untuk melakukan pengecekan dan pengaturan data; Outline. Tampilan ribbon data dapat dilihat pada Gambar Review Gambar 1.7. Ribbon Data Digunakan untuk mengecek spelling, menerjemahkan kata, memberikan komentar dan mem-protect worksheet. Command-command yang terdapat di dalamnya yaitu Proofing; Comments; Changes. 7. View Gambar 1.8. Ribbon Review Berguna untuk mengatur tampilan worksheet dan workbook. Command-command yang terdapat di dalamnya yaitu Workbooks View untuk mengatur tampilan worksheet dan workbook; Show/Hide untuk menampakkan dan menyembunyikan tool pada tampilan worksheet dan workbook; Zoom untuk memperbesar dan memperkecil; Window untuk meng- 7

8 atur tampilan window worksheet dan workbook; dan Macros untuk menjalankan fungsi macro pada Excel Developer Gambar 1.9. Ribbon View Berisi command yang berguna bagi seorang programmer. Ribbon tab ini tidak nampak secara default, untuk menampilkannya pilih Office Excel Options Popular, kemudian beri tanda pada Show Developer Tab in Ribbon (petunjuk langkah-langkah ini akan dijelaskan secara lebih detail pada subbab berikutnya). Command-command yang terdapat dalam ribbon ini yaitu Code; Controls dan XML. Gambar Ribbon Developer Setiap kali Anda menggerakkan posisi kursor mouse ke arah suatu command dalam suatu ribbon, secara otomatis Excel akan menampilkan pesan berupa pop up box yang berisi nama, shortcut (jika ada), dan keterangan singkat fungsinya. Pada Gambar 1.11 dapat dilihat pesan yang muncul ketika Anda menggerakkan posisi kursor mouse ke arah command Italic di ribbon Home. 8

9 Gambar Pop Up Box Secara umum bentuk command pada ribbon ada 6 macam, yaitu: 1. Simple Button Command berupa tombol yang umumnya berbentuk kotak dan berfungsi untuk melakukan suatu proses sesuai dengan namanya. Contoh command yang berbentuk simple button adalah Top Align pada ribbon Home (lihat Gambar 1.12). Gambar Simple Button Top Align pada Ribbon Home 2. Toggle Button Command yang berupa tombol dengan bentuk kotak dan memiliki kemampuan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan suatu fungsi. Contoh command yang berbentuk toggle button adalah Bold pada ribbon tab Home (lihat Gambar 1.13). Jika Anda menekan command Bold saat kondisi data dalam cell yang aktif adalah cetak tebal, maka Excel akan mengembalikan ke normal (tidak tebal). Akan tetapi, sebaliknya, jika 9

10 kondisi data dalam cell yang aktif adalah normal, maka Excel akan membuatnya menjadi cetak tebal. 3. Drop Down Gambar Toggle Button Bold pada Ribbon Home Command yang memiliki tanda panah bawah seperti Cells Styles yang terdapat pada ribbon tab Home (Gambar 1.14). Dengan menekan tombol panah bawah yang terdapat pada command jenis ini, akan muncul pilihan-pilihan berikutnya yang berkaitan dengan format. Gambar Drop Down Cells Styles pada Ribbon Home 10

11 4. Split Button Command yang bentuknya merupakan gabungan dari simple/ toggle button dengan drop down. Jika bagian button yang diklik, maka Excel akan melakukan perintah sesuai fungsinya. Jika bagian drop down yang diklik, akan muncul beberapa command tambahan yang dapat dipilih. Contoh split button adalah Underline (U) pada ribbon Home (lihat Gambar 1.15). Gambar Split Button Underline (U) pada Ribbon Home 5. Check Box Command yang berbentuk kotak mark, mempunyai fungsi untuk mengaktifkan atau menonaktifkan suatu fungsi. Salah satu contoh command yang berbentuk check box adalah Gridlines pada ribbon View (lihat Gambar 1.16). 6. Spinner Gambar Check Box Gridlines pada Ribbon View Command yang mempunyai tanda panah atas dan bawah. Pada Excel 2007 hanya terdapat satu grup command yang 11

12 mempunyai bentuk ini, yaitu Scale To Fit yang terdapat pada ribbon tab Page Layout (lihat Gambar 1.17). Gambar Spinner scale To Fit pada Ribbon View Penampilan command yang terdapat pada ribbon sangat tergantung dari lebar window Excel. Jika window-nya terlalu sempit, secara otomatis terdapat beberapa control command yang tidak nampak. Walaupun demikian, control command tersebut sesungguhnya masih tetap ada dan dapat digunakan. Pada Gambar 1.18 dapat dilihat tampilan ribbon tab Home dengan kondisi seluruh kontrol fungsi tampil. Pada Gambar 1.19 dapat dilihat tampilan ribbon tab Home ketika window Excel disempitkan. Sedangkan pada Gambar 1.20 dapat dilihat tampilan tampilan ribbon tab Home ketika window Excel disempitkan secara ekstrim. Gambar Ribbon Tab Home Kondisi Window Excel Lebar Gambar Ribbon Tab Home Kondisi Window Excel Sempit 12

13 Gambar Ribbon Tab Home Kondisi Window Excel Sangat Sempit Jika Anda ingin menyembunyikan ribbon sehingga layar yang tampil untuk workheet menjadi lebih besar dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda pada salah satu tab ribbon, maka secara otomatis ribbon akan hilang dan tampilan worksheet Anda akan bertambah lima baris. Jika ingin menampilkan ribbon kembali, lakukan klik satu kali atau klik dua kali pada salah satu ribbon. Dengan melakukan klik satu kali, ribbon akan tampil untuk sementara waktu saja, sedangkan dengan klik dua kali, maka ribbon akan tampil kembali secara permanen. Sebagai tambahan dari standar tab ribbon yang ada, Excel 2007 juga menyediakan contextual tab, yaitu ribbon tab yang terbentuk setelah pembuatan objek tertentu seperti grafik dan tabel. Pada Gambar 1.21 dapat dilihat contextual tab ribbon baru yang terbentuk untuk objek grafik. Gambar Contextual Tab Ribbon Grafik 13

14 Untuk mengakses ribbon, tidak harus melalui mouse, tetapi Anda juga dapat melakukannya dengan keyboard. Caranya sangat unik dan mudah, yang mula-mula harus Anda lakukan adalah menekan tombol Alt. Dengan demikian, secara otomatis akan muncul petunjuk keytips untuk masing-masing ribbon yang ada (lihat Gambar 1.22). Untuk mengaktifkan salah satu ribbon, selanjutnya Anda hanya cukup menekan tombol sesuai keytips yang muncul (tidak perlu menekan tombol Alt lagi). Gambar Shortcut Ribbon Tab Demikian juga jika ingin mengakses suatu command pada suatu ribbon, yang perlu Anda lakukan hanyalah menekan tombol keytips ribbon yang diinginkan terlebih dahulu, kemudian akan nampak keytips masing-masing command yang terdapat ribbon tersebut. Pada Gambar 1.23 dapat dilihat keytips untuk commandcommand yang terdapat pada ribbon tab Home setelah Anda menekan tombol H. Gambar Shortcut Command pada Ribbon Tab Home 14

15 1.2 Macro Excel 2007 Secara umum Macro Excel dapat diartikan sebagai program yang berisi rangkaian perintah untuk mengatur beberapa aspek pada Excel sehingga pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut ini daftar istilah-istilah yang berkaitan dengan Macro Excel yang perlu Anda ketahui. 1. Visual Basic Editor Yang dimaksud dengan Visual Basic Editor atau Excel VBA Integrated Development Environment (IDE) adalah lingkungan tempat program macro Excel dibuat (lihat Gambar 1.24). Lingkungan kerja Visual Basic Editor pada Excel 2007 tidak ada perubahan bila dibandingkan dengan versi sebelumnya Excel Tool Bar Menu Bar Code Window Project Explorer Properties Window Gambar Visual Basic Editor 15

16 Menu Bar berisi perintah-perintah dengan berbagai macam komponen yang ada pada VBA. Menu Bar berisi menu File, Edit, View, Insert, Format, Debug, Run, Tools, Add-Ins, Window, dan Help. Daftar menu yang ada pada menu View beserta fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut. Menu Code Object Definition Last Position Object Browser Immediate Window Locals Window Watch Window Call Stack Project Explorer Properties Window Toolbox Tab Order Fungsi Menampilkan atau mengaktifkan Code Window. Menampilkan atau mengaktifkan objek yang dipilih pada Project Explorer. Menampilkan atau mengaktifkan Object Browser window yang menunjukkan objek yang terpilih dalam Code window. Mengembalikan kursor pada posisi terakhir dari pengeditan kode. Menampilkan atau mengaktifkan window Object Browser. Menampilkan atau mengaktifkan Immediate window. Menampilkan atau mengaktifkan Locals window. Menampilkan atau mengaktifkan Watch window. Menampilkan atau mengaktifkan kotak dialog Call Stack. Menampilkan atau mengaktifkan window Project Explorer yang berisi project-project VBA Macro. Menampilkan atau mengaktifkan Properties window yang berisi property objek-objek yang terdapat pada Excel. Menampilkan atau mengaktifkan Toolbox, yang berisi objek-objek untuk desain form, seperti CommandButton, TextBox, dan lainnya. Menampilkan atau mengaktifkan kotak dialog Tab Order. 16

17 Toolbars Microsoft Office Excel Mengaktifkan toolbar yang disediakan oleh Visual Basic Editor. Pindah ke workbook yang aktif. Daftar menu yang ada pada menu Insert beserta fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut. Menu Procedure UserForm Module Class Module File Fungsi Menampilkan kotak dialog untuk penambahan prosedur baru. Menambahkan form ke dalam project. Menambahkan module ke dalam project. Menambahkan class module ke dalam project. Menampilkan kotak dialog File Open untuk melakukan import dari sebuah text file (*.txt), basic file (*.bas), class file (*.cls). Daftar menu yang ada pada menu Format beserta fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut. Menu Align Make Same Size Size to Fit Size to Grid Horizontal Spacing Vertical Spacing Center in Form Fungsi Membuat beberapa objek menjadi rata kiri, kanan, atas, bawah, dan tengah. Membuat ukuran lebar dan tinggi yang sama dari beberapa objek. Mengubah ukuran lebar dan tinggi objek sesuai dengan isinya. Mengubah ukuran lebar dan tinggi objek mengikuti grid line pada form. Mengatur spasi antara beberapa objek secara horizontal. Mengatur spasi antara beberapa objek secara vertikal. Membuat posisi objek menjadi di tengah form, baik secara horizontal dan vertikal. 17

18 Arrange Buttons Group Ungroup Order Menyusun beberapa objek tombol pada posisi bawah atau tengah dari form. Membuat grup dari beberapa objek. Menghilangkan grup dari beberapa objek. Menyusun posisi objek pada layer dari form. Daftar menu yang ada pada menu Run beserta fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut. Menu Run Sub/UserForm Break Reset Design Mode Fungsi Menjalankan prosedur atau form. Menghentikan eksekusi prosedur. Melakukan reset terhadap seluruh variabel modulelevel dan membersihkan Call Stack. Membuat kondisi Design Mode on atau off untuk prosedur yang dipilih. Daftar menu yang ada pada menu Tools beserta fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut. Menu References Additional Controls Macros Options Properties Digital Signature Fungsi Menampilkan kotak dialog References di mana Anda dapat dapat mengatur objek library dan akses terhadapvba Project lainnya. Menampilkan kotak dialog Additional Control di mana Anda dapat menambah kontrol baru pada Toolbox. Menampilkan kotak dialog Macro di mana Anda dapat memilih dan menjalankan macro dari seluruh project yang ada. Menampilkan kotak dialog Option di mana Anda dapat mengatur option dari Visual Basic Editor. Menampilkan kotak dialog properties di mana Anda dapat mengatur property dari project. Menampilkan kotak dialog Digital Signatures. 18

19 Tool Bar berfungsi hampir sama dengan Menu Bar. Perbedaannya adalah toolbar dapat langsung melakukan perintah tanpa harus memilih dahulu seperti Menu Bar. Code Window adalah tempat untuk memasukkan kode program VBA. Project Explorer berisi tree diagram yang memperlihatkan workbook dan worksheet yang sedang dalam keadaan terbuka. Properties Window berisi berbagai macam property yang ada pada suatu komponen VBA. 2. VBA Bahasa pemrograman yang digunakan dalam Macro Excel 2007 adalah Visual Basic for Application atau yang biasa disingkat menjadi VBA. Sesungguhnya VBA tidak hanya digunakan untuk Microsoft Excel, tetapi juga digunakan oleh beberapa produk Microsoft lainnya seperti Microsoft Word, Microsoft Acces, dan Microsoft PowerPoint. Selanjutnya masing-masing aplikasi yang menggunakan VBA disebut sebagai host application. VBA juga digunakan oleh sistem pemrograman yang berdiri sendiri yang dikenal dengan Visual Basic (VB). 3. Objek Model dan Excel Object Model Setiap VBA host application akan memiliki objek model tersendiri yang khas sesuai dengan objek-objek yang terdapat dalam aplikasi tersebut. Sebagai contoh objek model pada VBA Excel akan meliputi property dari objek-objek Excel seperti workbook, worksheet, cell, baris, kolom, grafik, dan sebagainya. Sedangkan objek model pada VBA Word akan meliputi properties dari objek-objek Word seperti document, paragraph, font, header, table, dan sebagainya. Penjelasan secara detail mengenai objek model akan dibahas pada Bab Code Instruksi-instruksi VBA dalam suatu modul jika Anda hendak membuat macro. 19

20 5. Control Objek dalam Userform atau worksheet yang dapat dimanipulasi, seperti command button, text box, check box, combo box, list box, label, dan option button. 6. Function Gambar Contoh Control Salah satu tipe VBA macro yang memiliki return value. Penjelasan mengenai function dan penggunaannya lebih detail akan dibahas pada Bab Macro Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, macro adalah sekumpulan instruksi dalam VBA yang dijalankan secara otomatis. 8. Method Suatu program terhadap suatu objek tertentu. 9. Module Lembar kerja tempat menuliskan kode-kode VBA 20 Gambar Module

21 10. Property Karakteristik suatu objek seperti ScrollArea, Font, dan Name. 11. Procedure Gambar Property Nama lain dari macro. Sebuah procedure dapat berupa sub procedure atau fungsi. 12. Sub Procedure Salah satu tipe VBA macro dan tidak memiliki return value. Penjelasan mengenai sub procedure dan penggunaannya lebih detail akan dibahas pada Bab UserForm Lembar kerja yang berisi kontrol dan instruksi VBA untuk memanipulasi antarmuka pengguna (user interface). Contoh UserForm dapat dilihat pada Gambar

22 Gambar UserForm Jika ingin bekerja dengan VBA Macro pada Excel, lebih baik jika ribbon tab Developer diaktifkan terlebih dahulu. Berikut langkahlangkah yang perlu dilakukan untuk mengaktifkan ribbon tab developer: 1. Pilih Office Button Excel Options (lihat Gambar 1.29). Gambar Tombol Excel Option pada Office 22

23 2. Pada kotak dialog Excel Options pilih Popular. Gambar Properties Popular pada kotak dialog Excel Option 3. Aktifkan CheckBox Show Developer Tab in the ribbon dengan cara mengklik (lihat Gambar 1.31). Gambar CheckBox Show Developer tab in the Ribbon 4. Klik OK untuk kembali ke window Excel. Maka akan muncul ribbon tab baru, yaitu Developer seperti Gambar

24 Gambar Ribbon Tab Developer Selain dapat digunakan untuk hal-hal yang bermanfaat, Macro Excel dapat juga disalahgunakan. Untuk itu pihak Microsoft telah mengembangkan prosedur pengamanan bagi Excel yang menggunakan macro. Feature ini terdapat dalam Macro Security yang dapat diakses dari ribbon tab Developer (lihat Gambar 1.33). Gambar Macro Security Setting Secara default, Excel menggunakan option Disable All Macros with Notification yang berarti jika Anda membuka suatu file Excel yang berisi macro, secara otomatis fungsi macro tersebut akan dimatikan oleh Excel dan Excel akan mengeluarkan pesan Security Warning di atas formula bar (lihat Gambar 1.34). 24

25 Gambar Security Warning Jika visual editor sudah terbuka saat Anda membuka file Excel yang mempunyai macro, maka Security Warning tidak akan ditampilkan, sebagai gantinya akan ada kotak dialog Enable/ Disable Macro seperti yang ditunjukkan pada Gambar Gambar Kotak Dialog Enable/Disable Macro Demikian juga ketika Anda hendak menyimpan file Excel yang mengandung macro, Anda harus mengubah ekstension default file-nya. Jika tidak, Excel akan mengeluarkan kotak dialog seperti yang ditunjukkan pada Gambar

26 Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Excel dengan Macro Untuk mengubah extension default Excel yang perlu Anda lakukan hanyalah mengganti tipe file pada dropdown list Save as Type dari Excel Workbook menjadi Excel Macro-Enabled Workbook. Gambar Mengubah Extension File Excel 26