BAB 3. Analisis Sistem Berjalan

Transkripsi

1 BAB 3 Analisis Sistem Berjalan 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Pardic Jaya Chemicals di dirikan pada tanggal 12 Mei 1976 dan produk pertama kali keluar tanggal 2 November 1977, dengan izin industry dan dapat dari Dinas Perindustrian No.199/M/SK/7/1988 pada tanggal 15 Juli 1988, investment juga koordinator Board No.518/T/INDUSTRI/1997, 21 Oktober PT. Pardic Jaya Chemicals adalah salah satu perusahaan penghasil resin sintetis di Indonesia dengan kapasitas produksi sekarang ton / tahun, produksi yang dihasilkan merupakan bahan setengah jadi. Jenis-jenis produk yang dihasilkan tergolong delapan produk resin sintetis antara lain : 1. Alkyd Resin untuk Coanting dengan nama dagang Beckosol 2. Modified Alkyd Resin untuk Coating dengan nama dagang Beckolite, Styresol. 3. Acrylic Resin untuk Coating dengan nama Acrydic. 4. Amino Resin untuk Coanting dengan nama dagang Super Beckamine & Beckamine. 5. Textile Finishing Resmi dengan nama dagang Beackmine. 6. Unsaturated Polyester Resin dengan nama dagang Polylite. 7. Polyurethane Resin dengan nama dagang Crisvon. 8. Emulsion Resin untuk Coating, Adhesive dan Textile dengan nama dagang Voncoat. Bentuk badan hukum perusahaan atau status hukum dari PT. Pardic Jaya Chemicals adalah PMA dengan ijin dari pemerintah NPWP : Visi dan Misi Perusahaan Memberikan kontribusi dan kesejahteraan kepada seluruh masyarakat sebagai bagian dari anggota DIC. 42

2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pardic Jaya Chemicals

3 Tugas dan Wewenang Dalam struktur organisasi PT. Pardic Jaya Chemicals dapat diterjemahkan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing divisi secara garis besar adalah sebagai berikut : A. Presiden Direktur 1. President director bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi di perusahaan dan mempunyai wewenang terhadap perusahaan. 2. Membawahi direktur dan yang lain. B. Direktur Membawahi dan mengawasi sistem kerja masing-masing divisi. C. Manufacturing 1. Membawahi dan mengawasi sistem kerja PPIC, Facility/utility, produksi 1, dan produksi Menerima job-job dari para pelanggan. 3. Selalu memonitor barang yang diterima pelanggan dengan persediaan yang ada. 4. Melakukan memo agar segera memproses barang yang diminta pelanggan, apabila barang tersebut sifatnya segera minta dikirim ke customer. D. HR/GA 1. Menangani bagian ketenaga kerjaan. 2. Mengadakan training maupun magang untuk meningkatkan keahlian karyawan. 3. Mengkoordinasi dan menyiapkan penerimaan dan seleksi pegawai. 4. Menilai dan mengevaluasi prestasi dan pelaksanaan kerja keryawan. 5. Melakukan pendataan terhadap kehadiran semua karyawan. 6. Membuat laporan absensi bulanan yang nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan divisi, accounting dan karyawan.

4 45 7. Memproses pinjaman karyawan, mengganti biaya pengobatan dan melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. 8. Merekrut SDM yang handal, trampil dan siap pakai. 9. Mengusulkan promosi karyawan, pengakatan jabatan, mutasi karyawan dan PHK. 10. Mengkoordinasi dan menyiapkan perencanaan kebutuhan tenaga kerja. E. Accounting & finance 1. Membawahi dan mengawasi sistem kerja accounting, finance dan collection. 2. Bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengklasifikasi data akutansi. 3. Mengawasi penerapan sistem dan prosedur akutansi. 4. Mengulas dan mengevaluasi seluruh rekening dan pajak perusahaan. 5. Menyiapkan ketentuan keuangan, pengeluaaran, pajak dan laporan manajemen. 6. Mempertahankan hubungan kerja yang baik dengan para auditor Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi di dalam data warehouse mempunyai peran penting dalam pengambilan keputusan karena laporan yang dihasilkan haruslah akurat dan tepat agar pihak eksekutif dapat memahami dan menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan. Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Pardic Jaya Chemicals : 1. Menampilkan produk terlaris berdasarkan masing masing jenisnya per periode (tahunan, bulanan, harian) 2. Menampilkan 5 customer potensial per periode (tahunan, bulanan, harian) 3. Menampilkan total pendapatan perusahaan per periode ( tahunan, bulanan, harian) 4. Menampilkan total pendapatan per periode di masing-masing cabang 5. Menampilkan total pendapatan berdasarkan jenis produk per periode (tahunan, bulanan, harian)

5 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan metode pemodelan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada suatu database dan relasi atau hubungan dari masing-masing entitas. Dari entity relationship diagram kita dapat mengetahui hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya sehingga pihak ekseskutif mendapatkan informasi mengenai proses aliran data dari ERD yang berisi entitas dan atributnya, dan juga akan memudahkan pihak eksekutif untuk membuat suatu keputusan ERD Cabang1 (Resin) ERD Resin merupakan pemodelan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada database resin. Anak cabang pardic ini terletak pada Jl. Gatot Subroto Km 1. Kel. Cibodas Kec. Cibodas Kota Tangerang 15138, Banten Indonesia surat_jalan PK id_surat_jalan FK1 id_karyawan FK2 id_faktur_penjualan FK3 id_pembayaran tgl_surat_jalan status_surat pembayaran PK id_pembayaran FK1 id_faktur_penjualan FK2 id_faktur_pajak FK3 Id_customer FK4 id_bank total_pembayaran tgl_pembayaran atas_nama Bank PK id_bank nama_bank faktur_pajak PK id_faktur_pajak FK1 id_faktur_penjualan tgl_faktur_pajak jenis_pajak total_pajak karyawan PK id_karyawan nama_karyawan alamat_karyawan no_tlp_karyawan pendidikan_terakhir jabatan jenis_barang PK id_jenis_barang jenis_barang barang PK id_barang FK1 id_jenis_barang nama_barang harga stok Customer PK Id_customer nama_customer alamat_customer telp detil_faktur_penjualan PK,FK1 id_faktur_penjualan PK,FK2 id_barang qty faktur_penjualan PK id_faktur_penjualan FK1 id_customer FK2 id_karyawan tgl_invoice tgl_jatuh_tempo jml_tagihan Gambar 3.2 ERD Penjualan Resin PT. Pardic Jaya Chemicals.

6 ERD Cabang2 (Coating) ERD Coating merupakan pemodalan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada database coating. Anak perusahaan ini baru didirikan tahun Alamat cabang pardic ini terletak di Jl. Jend.Sudirman Kav.40 41, jakarta pusat, DKI Jakarta Gambar 3.3 ERD Penjualan Coating PT. Pardic Jaya Chemicals

7 Spesifikasi Tabel Cabang Resin Master Customer : Customer : Id_Customer Foreign Key : - : Tabel ini berisi mengenai pelanggan yang ingin melakukan orderan. Tabel 3.1 Master Customer Id_Customer Char 10 Kode pelanggan Nama_Customer Varchar 50 Nama pelanggan yang ingin melakukan order Alamat Varchar 100 Alamat pelanggan Telp Int 12 Nomor telepon pelanggan

8 Master Karyawan : Karyawan : Id_Karyawan Foreign_Key : - Deskripsi : Tabel ini berisi mengenai karyawan. Tabel 3.2 Master Karyawan Id_Karyawan Char 10 Kode karyawan Nama_Karyawan Varchar 25 Nama karyawan Alamat_Karyawan Varchar 50 Alamat karyawan No_tlp_karyawan Int 12 Nomor tlp karyawan Pendidikan_Terakhir Varchar 10 Pendidikan terakhir karyawan Jabatan Varchar 50 Jabatan karyawan Master Barang Foreign Key : Barang : Id_Barang, : Id_Jenis_Barang : Tabel ini berisi mengenai barang.

9 50 Tabel 3.3 Master Barang Id_Barang Char 10 Kode barang Id_Jenis_Barang Varchar 7 Kode jenis barang Nama_Barang Varchar 50 Nama barang Harga Decimal (8,2) Harga Barang Stock Int 4 Stock Barang Sub_Total Decimal (8,2) Total Penjualan Master Jenis_Barang : Jenis_Barang : Id_Jenis_Barang Foreign Key : - : Tabel ini berisi mengenai jenis barang. Tabel 3.4 Master Jenis_Barang Id_Jenis_Barang Char 7 Kode jenis barang Jenis_Barang Varchar 20 Nama jenis barang

10 Master Faktur_Penjualan Foreign Key : Faktur_Penjualan : Id_Faktur_Penjualan : id_customer, Id_Karyawan, Id_Cabang : Tabel ini berisi mengenai rincian faktur penjualan. Tabel 3.5 Master Faktur_Penjualan Id_Faktur_Penjualan Char 10 Kode faktur penjualan Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan Id_Karyawan Varchar 10 Kode karyawan Tgl_Invoice Date - Tanggal pemesanan Tgl_Jatuh_Tempo Date - Tanggal jatuh tempo pembayaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan pardic selama 30 hari dari tanggal invoice. Jml_Tagihan Tinyint (4) Total tagihan tanpa pajak Master Surat_Jalan Foreign Key : Surat_Jalan : Id_Surat_Jalan : Id_Karyawan, Id_Faktur_Penjualan, Id_Pembayaran : Tabel ini berisi mengenai surat jalan.

11 52 Tabel 3.6 Master Surat_Jalan Id_Surat_Jalan Char 10 Kode surat jalan Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Id_Pembayaran Varchar 10 Kode pembayaran Tgl_Surat_Jalan Date - Tanggal keluarnya barang dari Pardic Status_surat Tinyint (1) Status surat jalan sesuai dengan tanggal dibuat dan keluarnya atau tidak Master Bank : Bank : Id_Bank Foreign Key : - : Tabel ini berisi mengenai bank. Tabel 3.7 Master Bank Id_Bank Char 10 Kode bank Nama_Bank Varchar 30 Nama bank

12 Master Pembayaran Foreign Key : Pembayaran : Id_Pembayaran : Id_Faktur_Penjualan, Id_Faktur_Pajak, Id_Customer, Id_Bank : Tabel ini berisi mengenai pembayaran berdasarkan order yang telah dipesan. Tabel 3.8 Master Pembayaran Id_Pembayaran Char 10 Kode pembayaran Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Id_Faktur_Pajak Varchar 10 Kode faktur pajak Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan Id_Bank Varchar 10 Kode bank Total_Pembayaran Decimal (8,2) Total pembayaran yang harus dibayar sudah termasuk PPn Tgl_Pembayaran Date - Tanggal pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo Atas_Nama String 20 Nama pelanggan sesuai dengan waktu pendaftaran

13 Master Faktur_Pajak Foreign Key : Faktur_Pajak : Id_Faktur_Pajak : Id_Faktur_Penjualan : Tabel ini berisi mengenai pajak yang ditanggung oleh pelanggan. Tabel 3.9 Master Faktur_Pajak Id_Faktur_Pajak Char 10 Kode faktur pajak sama dengan nomor pajak Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Tgl_Faktur_Pajak Date - Tanggal pembuatan faktur pajak Jenis_Pajak Char (1) Jenis yang digunakan adalah PPn Total_Pajak Decimal (8,2) Total_pajak didapat dari pajak yang ditanggung ditambah dengan total penjualan

14 Master Detail_Faktur_Penjualan Foreign Key : Detail_Faktur_Penjualan : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang : Tabel ini berisi mengenai detail dari faktur penjualan. Tabel 3.10 Master Detail_Faktur_Penjualan Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Id_Barang Varchar 10 Kode barang Qty Int 4 Jumlah pemesanan penjualan Sub_Total Decimal (8,2) Total penjualan 3.8 Spesifikasi Tabel Cabang2 (Coating) Master Customer : Customer : Id_Customer Foreign Key : - : Tabel ini berisi mengenai pelanggan yang ingin melakukan orderan.

15 56 Tabel 3.11 Master Customer Id_Customer Char 10 Kode pelanggan Nama_Customer Varchar 50 Nama pelanggan yang ingin melakukan order Alamat Varchar 100 Alamat pelanggan Telp Int 12 Nomor telepon pelanggan Master Karyawan : Karyawan : Id_Karyawan Foreign_Key : - Deskripsi : Tabel ini berisi mengenai karyawan. Tabel 3.12 Master Karyawan Id_Karyawan Char 10 Kode karyawan Nama_Karyawan Varchar 25 Nama karyawan Alamat_Karyawan Varchar 50 Alamat karyawan No_tlp_karyawan Int 12 Nomor tlp karyawan Pendidikan_Terakhir Varchar 10 Pendidikan terakhir karyawan Jabatan Varchar 50 Jabatan karyawan

16 Master Barang Foreign Key : Barang : Id_Barang, : Id_Jenis_Barang : Tabel ini berisi mengenai barang. Tabel 3.13 Master Barang Id_Barang Char 10 Kode barang Id_Jenis_Barang Varchar 7 Kode jenis barang Nama_Barang Varchar 50 Nama barang Harga Decimal (8,2) Harga Barang Stock Int 4 Stock Barang Master Jenis_Barang : Jenis_Barang : Id_Jenis_Barang Foreign Key : - : Tabel ini berisi mengenai jenis barang. Tabel 3.14 Master Jenis_Barang Id_Jenis_Barang Char 7 Kode jenis barang Jenis_Barang Varchar 20 Nama jenis barang

17 Master Faktur_Penjualan Foreign Key : Faktur_Penjualan : Id_Faktur_Penjualan : id_customer, Id_Karyawan, Id_Cabang : Tabel ini berisi mengenai rincian faktur penjualan. Tabel 3.15 Master Faktur_Penjualan Id_Faktur_ Char 10 Kode faktur penjualan Penjualan Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan Id_Karyawan Varchar 10 Kode karyawan Tgl_Invoice Date - Tanggal pemesanan Tgl_Jatuh_Tempo Date - Tanggal jatuh tempo pembayaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan selam 30 hari dari tanggal invoice Jml_Tagihan Tinyint (4) Total tagihan tanpa pajak Master Bank : Bank : Id_Bank Foreign Key : - : Tabel ini berisi mengenai bank.

18 59 Tabel 3.16 Master Bank Id_Bank Char 10 Kode bank Nama_Bank Varchar 30 Nama bank Master Pembayaran Foreign Key : Pembayaran : Id_Pembayaran : Id_Faktur_Penjualan, Id_Faktur_Pajak, Id_Customer, Id_Bank : Tabel ini menjelaskan tentang pembayaran berdasarkan order yang telah dipesan. Tabel 3.17 Master Pembayaran Id_Pembayaran Char 10 Kode pembayaran Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Id_Faktur_Pajak Varchar 10 Kode faktur pajak Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan Id_Bank Varchar 10 Kode bank Total_Pembayaran Decimal (8,2) Total pembayaran yang harus dibayar dan sudah termasuk PPn Tgl_Pembayaran Date - Tanggal pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo

19 60 Atas_Nama String 20 Nama customer sesuai dengan waktu pendaftran Master Faktur_Pajak Foreign Key : Faktur_Pajak : Id_Faktur_Pajak : Id_Faktur_Penjualan : Tabel ini berisi mengenai pajak yang ditanggung oleh pelanggan. Tabel 3.18 Master Faktur_Pajak Id_Faktur_Pajak Char 10 Kode faktur pajak sama dengan nomor pajak Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Tgl_Faktur_Pajak Date - Tanggal pembuatan faktur pajak Jenis_Pajak Char (1) Jenis pajak yang digunakan adalah PPn Total_Pajak Decimal (8,2) Total_pajak didapat dari pajak yang ditanggung ditambah dengan total penjualan

20 Master Detail_Faktur_Penjualan Foreign Key : Detail_Faktur_Penjualan : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang : Tabel ini berisi mengenai detail dari faktur penjualan. Tabel 3.19 Master Detail_Faktur_Penjualan Id_Faktur_Penjualan Char 10 Kode faktur penjualan Id_Barang Varchar 10 Kode barang Qty Int 4 Jumlah pemesanan penjualan Sub_Total Decimal (8,2) Total tagihan yang didapat dari berapa banyak barang terpesan

21 Rich Picture Gambar 3.4 Rich Picture PT. Pardic Jaya Chemicals

22 Masalah Sebagai perusahaan yang sudah lama bergerak dibidang manufaktur, PT. Pardic Jaya Chemicals perlu meningkatkan usahanya untuk lebih memaksimalkan produktivitas pengambilan keputusan dengan membangun database yang terintegrasi yang konsisten dan dapat meningkatkan inovasi yang membuat meningkatnya keuntungan untuk perusahaan. Dalam meningkatkan dan memaksimalkan usaha tersebut, terdapat masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pardic Jaya Chemicals. Masalah yang dihadapi oleh PT.Pardic Jaya Chemicals sebagai berikut: 1. Top Management mengalami kesulitan untuk memperoleh laporan yang bersifat summary dan dapat dilihat secara multidimensional yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, khususnya laporan penjualan. 2. Belum adanya tools yang dapat mengolah data dan memberikan informasi secara optimal tentang penjualan. 3. Data yang ada masih belum terintegrasi dengan baik, sehingga pihak 3.11 Usulan Pemecahan Masalah eksekutif sulit mendapatkan data dan informasi dengan tepat untuk menentukan keputusan yang tepat dan optimal. Dari permasalahan yang ada, maka usulan pemecahan yang akan diberikan adalah sebagai berikut : 1. Merancang data warehouse yang akan mengintegrasikan data dengan proses extract, transform, loading. 2. Merancang sebuah data warehouse yang dapat menyediakan summary data yang dibutuhkan dalam waktu tertentu yang dapat menunjang keputusan dalam pengambilan keputusan khususnya laporan penjualan pada PT. Pardic Jaya Chemicals. Merancang laporan yang berasal dari aplikasi data warehouse dalam bentuk pivot tabel dan grafik yang sesuai dengan kebutuhan informasi pihak top management.