PANDUAN PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI STRATEGIS

Transkripsi

1 PANDUAN PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI STRATEGIS Buatlan sistem informasi strategis berdasarkan contoh berikut ini tetapi dengan kasus yang telah diberikan. Contoh : PERENCANAAN STRATEGIS DESA PERUMUSAN VISI Pengertian: Mimpi desa ke depan yang dapat dipenuhi (diadakan), bukan fantasi Gambaran keberhasilan ideal bagaimana desa akan diarahkan untuk tahun-tahun mendatang. Mimpi keberhasilan tersebut didasarkan pada nilai-nilai yang diyakini desa Mimpi keberhasil;an mengarah langsung pada tujuan dasar desa Dilandasi kesejatian, kejujuran, kesungguhan dan keikhlasan. Ciri-ciri Pernyataan Visi Yang Efektif: Mengilhami kerja-kerja desa Menjadi titik dasar desa bergerak ke depan Membantu mengarahkan kemana arah desa bekerja Membantu mengambil keputusan tentang apa yang akan dan tidak akan dilakukan desa Memungkinkan desa menyusun petunjuk kerja yang benar Membantu desa dalam menilai dan mengukur perkembangan dalam waktu yang panjang Rumusan singkat, tegas dan lugas Mudah dipahami siapapun PERUMUSAN MISI Misi menggambarkan: Pandangan dasar desa dimana segala sumber daya dan gerak diorientasikan Apa yang akan digarap oleh desa. (mengapa desa perlu eksist) Siapa yang akan diuntungkan oleh kerja-kerja desa (siapa yang akan dilayani)

2 Metode/kegiatan utama yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dasar. Pernyataan Misi Yang Efektif: Dapat memberikan petunjuk Ringkas/singkat dan bermakna Mudah dipahami dan dapat dikomunikasikan kepada siapapun Mengandung motivasi dan membantu orang lain dapat memahami tujuan daar desa Mengidentifikasikan pada tujuan utama desa Mengekspresikan nilai-nilai/prinsip-prinsip desa. Pertanyaan Diskusi: Mengapa desa perlu eksist? Siapa yang akan dilayani? Pelayanan apa yang kan dilakukan? Bagaimana pelayanan itu akan diberikan? ANALISIS SWOT Analisis SWOT adalah salah satu teknik analisis untuk mengkaji desa dalam suatu lingkungan secara keseluruhan. Untuk mengkaji suatu organisasi perlu dilakukan analisis dengan melihat faktor internal (yang muncul dari dalam desa) dan faktor eksternal (yang ada atau datang dari luar desa). Faktor-faktor internal yang dapat dianalisis yaitu: Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses) Pertanyaan kunci untuk menganalisis faktor-faktor internal: Bagaimana kinerja desa selama ini? (penjelasan keberhasilan baik kuantitas maupun kualitasnya) (deskripsi dan penilaian) Sumber daya apa yang dimiliki dan dapat mendukung keberhasilan desa? (penjelasan kuantitas dan kualitas tentang tenaga kerja, tenaga alhi, relawan, dana, informasi, peralatan, jaringan kerja, pengalaman keberhasilan, perangkat dll) (deskripsi dan penilaian) Sistem manajemen, kebijakan dan strategi apa yang dijalankan untuk mendayagunakan sumber daya yang ada? (deslripsi dan penilaian) Apakah kekuatan-kekuatan yang dimiliki desa? Apakah kelemahan-kelamahan yang dimiliki desa?

3 Sedangkan faktor-faktor eksternal, yaitu: Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats) Pertanyaan kunci untuk menganalisis faktor-faktor eksternal: Apa kecenderungan umum mengenai situasi dan kondisi ekonomi, politik, budaya, lingkungan yang menjadi masalah daar? Apa akar penyebabnya? Termasuk kebijakan-kebijakan yang baik di tingkat lokal, nasional ataupun internasional yang mempengaruhi. Siapakah pelaku-pelaku yang turut mempengaruhi masalah tersebut? Adakah pengalaman yang berguna untuk mengatasi masalah tersebut baik pengalaman lokal, nasional maupun internasional? Apakah ancaman-ancaman (dampak negatif) yang ditimbulkan waktu lalu, sekarang dan masa mendatang? Apakah peluang-peluang (dampak pesitif) yang ditimbulkan pada waktu lalu, sekarang dan masa mendatang? Contoh analisis SWOT: 1. Strengths (Kekuatan): Sumber daya keuangan yang memadai. Sumber daya manusia dengan keahlian yang tinggi Infrastruktur perdesaaan yang cukup lengkap Jumlah keanggotaan yang besar And lain-lain 2. Weaknesses (Kelemahan) Tidak memiliki arah perencanaan strategi yang jelas Penggunaan fasilitas administrasi yang kurang memadai Tidak mempunyai kompetensi manajerial yang baik Terbelakang dalam penelitian dan pengembangan Pelayanan kepada masyarakat masih kurang Dan lain-lain 3. Opportunities (Peluang) Mengembangkan program-program penguatan sumber daya manusia Banyak lembaga-lembaga yang siap untuk bekerja sama Melakukan diversifikasi program kegiatan (mengembangkan program yang berbeda dari yang sudah ada) Dan lain-lain

4 4. Threats (Ancaman) Pertumbuhan organisasi yang lamban Intervensi negatif terhadap lembaga. Turunnya dukungan anggota terhadap orgasisasi Setiap musim kemarau kekurangan air bersih Dan lian-lain. MENENTUKAN STRATEGI-STRATEGI BERDASARKAN HASIL ANALISIS SWOT Setelah hasil analisis SWOT dilakukan yang menghasilkan faktor-faktor internal (Kekuatan / Strengths dan Kelamahan / Weaknesses ) dan eksternal ( Peluang / Opportunities dan Ancaman / Threats ), maka berdasarkan hasil tersebut digunakan untuk menentukan strategi-strategi, yaitu: 1. Startegi SO dengan strategi dalam memanfaatkan kekuatan (S) untuk mengambil manfaat dari peluang (O) yang ada. 2. Strategi WO yaitu strategi dalam memanfaatkan peluang (O) untuk mengatasi kelemahan (W) yang ada. 3. Strategi ST yaitu dengan strategi dalam memanfaatkana kekuatan (S) untuk menghindari ancaman (T). 4. Strategi WT yaitu dengan strategi dalam mengurangi kelemahan (W) dan menghindari ancaman (T). Berdasarkan hasil analisis faktor-faktor SWOT diatas ditetapkan strategi-strategi seperti di bawah ini: FAKTOR-FAKTOR INTERNAL (S) Strengths/Kekuatan. (W) Weaknesses / Kelemahan FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL (O) Opportunities/ Peluang Strategi SO: strategi dalam memanfaatkan kekuatan (S) untuk mengambil manfaat dari peluang (O) yang ada. Strategi WO: strategi dalam memanfaatkan peluang (O) untuk mengatasi kelemahan (W) yang ada.

5 (T) Threats/Ancaman Strategi ST: strategi dalam memanfaatkana kekuatan (S) untuk menghindari ancaman (T). Strategi SO: strategi dalam mengurangi kelemahan (W) dan menghindari ancaman (T). MERUMUSKAN ISU-ISU STRATEGIS: Fokus utama atau pilihan kebijakan dasar yang akan dijalankan untuk mempengaruhi perkembangan desa ke depan. Isu Strategis Apa pilihan kebijakan dasar? Besar tidak pengaruhnya? Apa fokus utama yang akan dituju? Goal/Tujuan Strategis Indikator Kondisi yang harus ada dan sungguh penting? Tepat tidak momentumnya? Bisa tidak kita melakukan? Pertanyaan Diskusi: Apakah pilihan-pilihan kebijakan mendasar (eksternal dan internal) yang kan dilakukan tahun-tahun mendatang? Apakah goal/tujuan strategis masing-masing pilihan kebijakan? Apakah indikator keberhasilan masing-masing pilihan kebijakan? Yang harus diperhatikan: Apakah pilihan kebijakan tresebut mamiliki dampak positif yang luas bila dilakukan? Demikian sebaliknya. Apakah pilihan kebijakan tersebut bisa menjadi landasan/tahapan untuk memperluas pengaruh dimasa-masa mendatang?

6 Apakah pilihan kebijakan tersebut memiliki dasar-dasar pengalaman (pengetahuan, informasi, jaringan kerja) sehingga organisasi benar-benar mampu melakukannya? Apak pilihan kebijakan tersebut memungkinkan dilakukan dan tepat momentumnya? MENYUSUN STRATEGI ORGANISASI Gambaran tahapan/langkah di titik mana kita sekarang dan darimana tindakan harus dimulai untuk mencapai perkembangan dimasa mendatang. Berisi rumusan tujuan spesifik, hasil yang akan dicapai dan program yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Tujuan Spesifik Hasil yang diharapkan Program yang akan dilakuakan Pertanyaan Diskusi: Apakah tujuan-tujuan spesifik yang harus ditetapkan untuk mengantarkan tercapainya tujuan strategis (goal)? Apakah hsil konkrit yang diharapkan untuk masing-masing tujuan tersebut yang menggambarkan terciptanya kondisi baru? Apakah bentuk kegiatan (progra) yang harus dilakukan? Catatan: Setiap pilihan strategi harus menunjukkan kerangka logis dan mengarah pada pencapaiangoal, visi, misi dan tujuan dasar organisasi. Skema strategi:

7 RENCANA KERJA Uraian detail yang menjabarkan setiap strategi-strategi kedalam tindakan-tindakan praktis Rencana Kerja Apa, Siapa, Kapan, Output, Indikator keberhasilan, Asumsinya Catatan: Rencana kerja untuk menetapkan tujuan seharusnya SMART: Specific (Spesifik) Measurable (Dapat diukur) Achievable (Dapat dicapai) Realistic (Dapat dimengerti) Time Bond (Jelas batas waktunya)