PEDOMAN PENGISIAN SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) SKPD KABUPATEN BANGGAI KEPULAUAN

Transkripsi

1 PEDOMAN PENGISIAN SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) SKPD KABUPATEN BANGGAI KEPULAUAN A. KEGIATAN SWAKELOLA SWAKELOLA adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Kegiatan Swakelola yang diumumkan pada bagian Swakelola di SiRUP merupakan kelompok kegiatan yang dapat terdiri dari (sebagian atau semua item di bawah ini): 1. Kegiatan swakelola tipe I yang dilaksanakan sendiri merupakan kelompok kegiatan yang dapat terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut: o Honor Tim o Penggandaan o Konsumsi Rapat o Perjalanan Dinas o Sewa Hotel o Biaya Operasional Kendaraan Dinas, BBM o Langganan dan Daya (pembayaran listrik, telepon, PDAM) o Dan yang sejenis Kegiatan swakelola di dalam RUP yang diumumkan melalui SiRUP adalah kegiatan yang berisikan beberapa item atau seluruh item yang ada diatas diumumkan secara gabungan yang dibuat jadi satu kesatuan dengan satu judul kegiatan dan diumumkan total anggarannya saja. Contoh : Suatu kegiatan dalam DPA dengan judul kegiatan : Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor. Total anggaran : Rp ,00 (Delapan ratus tujuh puluh enam juta delapan ratus ribu rupiah) Rincian biaya dan uraian kegiatannya meliputi sebagai berikut: a. honor Tim = Rp ,00 (Delapan puluh lima juta rupiah); b. belanja ATK = Rp ,00 (Dua puluh satu juta lima ratus ribu rupiah); c. belanja bahan komputer = Rp ,00 (Tiga puluh dua juta lima ratus ribu rupiah); d. konsumsi rapat = Rp ,00 (Tujuh belas juta delapan ratus ribu rupiah); e. Pembelian Lemari Arsip = Rp ,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah); f. Perjalanan dinas dalam negeri = Rp ,00 (Dua ratus tiga puluh lima juta rupiah); g. Biaya operasional kendaraan dinas = Rp ,00 (Tiga ratus juta rupiah) Contoh kegiatan dalam DPA tersebut di atas dapat dipecah menjadi dua, yaitu yang dilaksanakan secara Swakelola dan melalui Penyedia :

2 Kegiatan Swakelola dengan Judul : Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor, total pagu kegiatan sebesar Rp ,00 (Enam ratus Sembilan puluh satu juta delapan ratus ribu rupiah) Judul kegiatan ini diumumkan melalui swakelola, sedangkan rincian dibuatkan dalam Deskripsi sebagai data pendukung kegiatan swakelola dengan Rincian biaya dan uraian kegiatannya: a. honor Tim = Rp ,00 (Delapan puluh lima juta rupiah); b. belanja ATK = Rp ,00 (Dua puluh satu juta lima ratus ribu rupiah); c. belanja bahan komputer = Rp ,00 (Tiga puluh dua juta lima ratus ribu rupiah); d. konsumsi rapat = Rp ,00 (Tujuh belas juta delapan ratus ribu rupiah);perjalanan dinas dalam negeri = Rp ,00 (Dua ratus tiga puluh lima juta rupiah); e. Biaya operasional kendaraan dinas = Rp ,00 (Tiga ratus juta rupiah). Melalui Penyedia : Judul Kegiatan : Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor Nama Paket Kegiatan : Pembelian Lemari Arsip Total pagu : Rp ,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah) 2. Apabila kegiatan swakelola dengan Institusi lain swakelola tipe II (misal perguruan tinggi), dan atau Kelompok masyarakat swakelola tipe III ( misal LPMK), maka di tuangkan lengkap nama pekerjaan, nama penerima swakelola dan nilai nominalnya dalam kolom deskripsi. 3. Apabila kegiatan dengan penyedia barang/jasa nilainya lebih dari 10 juta maka di entri melalui PENYEDIA. B. PAKET PENGADAAN MELALUI PENYEDIA! a. Paket pengadaan dalam RUP yang akan diumumkan melalui SiRUP adalah paket pengadaan yang dalam proses pengadaannya membutuhkan pihak penyedia. b. Paket-paket dimaksud adalah paket yang nilainya diatas Rp50 juta untuk Barang, Konstruksi, dan Jasa Lainnya. c. Paket konsultansi yang diumumkan di bagian penyedian adalah dengan nilai pagu setiap paketnya di atas Rp10 juta. d. Termasuk paket pengadaan Barang, Konstruksi dan Jasa Lainnya yang menggunakan SPK walaupun nilainya dibawah Rp50 Juta. e. Paket-paket pekerjaan untuk sewa hotel dengan nilai sampai dengan Rp50 juta rupiah cukup digabungkan dalam Kegiatan Swakelola. Sedangkan untuk paket sewa hotel dengan nilail diatas Rp50 juta dikeluarkan dari Kegiatan Swakelola dan diumumkan pada bagian penyedia. f. Metode pengadaan dengan Penyedia terdiri dari : Konstruksi Pengadaan Langsung Pemilihan Langsung Pelelangan Umum Nilai < 200 Juta Nilai 200 Juta < 5 M Nilai > 5 M Jasa Konsultasi Pengadaan langsung Seleksi Sederhana Nilai < 50 Juta Nilai 50 Juta > 200 Juta

3 Seleksi Umum Jasa Lainnya Pengadaan Langsung Lelang Sederhana Lelang Umum Barang Pengadaan Langsung Lelang Sederhana Lelang Umum Nilai > 200 Juta Nilai 10 Juta < 200 Juta Nilai 200 Juta > 5 M Nilai > 5 M Nilai 10 Juta < 200 Juta Nilai 200 Juta < 5 M Nilai > 5 M.! g. Untuk pekerjaan penunjukan langsung, terdapat dalam e-catalogue LKPP. Contoh paket pekerjaan yang diumumkan pada bagian Penyedia: 1. Judul Kegiatan : Peningkatan Lingkungan dan Bangunan Kantor Nama Paket Pekerjaan : Pembangunan saluran drainase kantor Total pagu anggaran : Rp ,00; (pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan SPK). 2. Judul Kegiatan : Operasional rutin kantor Nama Paket Pekerjaan : Pengadaan ATK rutin kantor Total pagu anggaran : Rp ,00 (pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan SPK dan metoda Pengadaan Langsung). 3. Judul Kegiatan : Pembangunan dan Pemeliharaan Jalan dan Jembatan Kabupaten Nama Paket Pekerjaan : Pembangunan Jalan Lingkungan Sesi I Total pagu anggaran : Rp ,00 (Dua miliar seratur lima puluh juta rupiah) (pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan Kontrak dan metoda Pemilihan Langsung). 4. Judul Kegiatan : Seminar Nasional Peningkatan Penanggulangan Narkoba Nama Paket Pekerjaan : Sewa hotel tempat pelaksanaan Seminar Total pagu anggaran : Rp ,00 (Tiga ratus juta rupiah) (pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan kontrak dan metoda Penunjukkan Langsung). Apabila terdapat kesulitan silahkan untuk menghubungi Helpdesk LPSE Kab. Banggai Kepuluan Telp C. APLIKASI RUP 1. Login Buka alamat pada browser. Pada halaman Home pilih menu Login. Setelah itu akan tampil seperti gambar di bawah ini :

4 Gambar 1.1. Halaman Login Masukan username dan password, lalu klik tombol Login. Setelah login berhasil maka user akan masuk pada halaman utama untuk Rencana Umum Pengadaan. 2. Ganti Password (optional) Gambar 1.2. Halaman Awal Untuk mengganti password, arahkan cursor ke username di pojok kanan atas aplikasi. Pilihan untuk mengganti password akan muncul seperti di bawah ini. Gambar 2.1. Opsi penggantian password Klik tombol Ganti password untuk mengganti password. Form isian seperti gambar di bawah akan ditampilkan. Isi form penggantian password, setelah selesai klik simpan dan lanjutkan.

5 Gambar 2.2. Form penggantian password 3. Tambah RUP Klik menu RUP untuk kembali ke tampilan awal RUP. Gambar 3.1. Menu! Untuk menambahkan RUP (Rencana Umum Pengadaan), klik tombol! Form Rekam Rencana Umum Pengadaan akan ditampilkan! Terdapat 2 (dua) tab yaitu Penyedia dan Swakelola! Tab Penyedia! : digunakan untuk memasukkan data pekerjaan yang dilaksanakan dengan penyedia barang/jasa Tab Swakelola! : digunakan untuk memasukkan data pekerjaan yang dilaksanakan secara swakelola Gambar 3.2. Halaman Rekam Rencana Umum Pengadaan

6 3.a Tab Penyedia Gambar 3.3. Contoh input data Rencana Umum Pengadaan Tab Penyedia. Tahun : Masukkan Tahun Anggaran RUP Satuan Kerja!! : Pilih Nama SKPD Kegiatan : Masukkan nama kegiatan RUP Nama Paket Pengadaan! : Nama paket pengadaan Lokasi : Masukkan lokasi pekerjaan pengadaan Jenis Belanja : Pilih Jenis Belanja yaitu Barang atau Modal Jenis Pengadaan : Pilih Jenis Pengadaan Volume : Masukkan volume pengadaan Sumber Dana! : Masukkan sumber dan anggaran (APBN, APBD, PHLN, PNBP) Kode DPA : Masukkan kode rekening pekerjaan Pagu : Masukkan pagu pengadaan Metode Pengadaan : Pilih metode pemilihan penyedia Pelaksanaan Pemilihan Peyedia! Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker! Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Pelaksanaan Pekerjaan! Awal Akhir Deskripsi! : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker! : Masukkan informasi tambahan mengenai paket pekerjaan Setelah memasukkan data, klik simpan dan lanjutkan

7 3.a Tab Swakelola Gambar 3.4. Contoh input data Rencana Umum Pengadaan Tab Swakelola Tahun : Masukkan Tahun Anggaran RUP Satuan Kerja : Pilih Nama Satuan Kerja Kegiatan : Masukkan nama kegiatan Lokasi : Masukkan lokasi pekerjaan pengadaan Sumber Dana : Masukkan sumber dan anggaran (APBN, APBD, PHLN, PNBP) Kode DPA : Masukkan kode rekening kegiatan Pagu : Masukkan pagu pengadaan Volume : Masukkan volume pengadaan Deskripsi : Masukkan informasi tambahan mengenai kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Setelah selesai memasukkan data, klik simpan dan lanjutkan 4. Cetak RUP klik menu RUP untuk kembali ke halaman awal RUP RUP Penyedia dan Swakelola, secara sistem tidak bisa dicetak bersamaan, dan hanya bias dicetak secara terpisah. Untuk mencetak RUP Penyedia, klik tab penyedia. Untuk mencetak RUP Swakelola klik tab Swakelola. Selanjutnya klik tombola Cetak RUP. Akan muncul form untuk mencetak data RUP yang sudah dimasukkan.

8 Gambar 4.1. Form Cetak RUP Selanjutnya isikan data yang akan ditampilkan pada daftar RUP yang akan dicetak Satuan Kerja : Pilih Satuan Kerja Nama : Diisi dengan nama Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran NIP : Diisi dengan NIP Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran Jabatan : Diisi dengan jabatan PA/KPA Tangga : Diisi dengan tanggal dicetak Jenis Data Semua : Mencetak semua RUP baik yang sudah diumumkan maupun belum Hanya diumumkan : Mencetak RUP yang sudah diumumkan saja Belum diumumkan : Mencetak RUP yang belum diumumkan saja Sebelum diumumkan, RUP yang sudah dimasukkan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari PA/KPA. Daftar RUP yang telah dicetak bisa diajukan sebelumnya untuk ditandatangani oleh PA/KPA dan kemudian bisa diumumkan di Aplikasi SiRUP! 5. Umumkan RUP Untuk kembali ke halaman awal setelah log in klik menu RUP Gambar 5.1. Form Cetak RUP Kemudian pilih pekerjaan yang akan diumumkan dengan mengklik check box di kolom U pada tabel seperti gambar di bawah.

9 Gambar 5.2. Form Cetak RUP Selanjutnya klik tombol umumkan untuk mengumumkan RUP di aplikasi SiRUP! 6. Edit Data RUP Data RUP dapat diedit dengan cara : o Klik nama paket (penyedia) atau nama kegiatan (Swakelola). Atau dengan klik icon (pencil) pada kolom action! o Setelah selesai, simpan pengubahan dengan klik tombol Simpan dan lanjutkan! 7. Hapus Data RUP Data pekerjaan atau kegiatan dapat dihapus dengan mengklik icon pada kolom Actions.! Data Pekerjaan atau kegiatan yang sudah diumumkan tidak dapat dhapus, tapi bisa dibatalkan dengan mengklik tombol Pembatalan seteah terlebih dahulu mengklik icon (Kaji Ulang) pada kolom Actions CATATAN! 1. Untuk SKPD yang memiliki lebih dari satu admin, diharapkan agar saling berkoordinasi untuk menghindari terjadinya entri data pekerjaan/kegiatan yang sama/ganda. Hal ini bisa terjadi karena masing-masing admin tidak dapat melihat daftar pekerjaan/kegiatan yang telah dibuat oleh admin yang lain dalam satu SKPD selama pekerjaan/kegiatan terseut belum diumumkan! 2. Rentan terjadi kesalahan di Tahun Anggaran, mohon perhatikan combo box tahun anggaran di form rekam dana RUP sebelum memasukkan data. 3. Kolom tanggal (pemilihan/pelaksanaan) dapat diisi secara manual dengan format dd/mm/yyyy untuk mengantisipasi tidak difasilitasinya pemasukan tanggal yang sudah lewat. 4. Pencetakan data RUP hanya bisa dilakukan secara terpisah, RUP penyedia tidak bisa digabung dengan RUP Swakelola, dan hanya bisa dilakukan oleh admin yang memasukkan data RUP tersebut. 5. Pengumuman data RUP harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari PA/KPA sebelum diumumkan di aplikasi SiRUP. 6. Data RUP dapat diedit namun hanya bisa dihapus selama data tersebut belum diumumkan. Jika telah diumumkan, data RUP hanya bisa dibatalkan dengan memberikan alasan pembatalan pada kolom yang telah disediakan