PERANCANGAN DAN ANALISA BIAYA MANFAAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TOKO YURITA

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN ANALISA BIAYA MANFAAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TOKO YURITA Zainal Baadilla, Moses L.Singgih Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS zainal21@gmail.com ABSTRAK Sistem informasi berbasis komputer selama ini belum optimal digunakan dalam dunia usaha, pada penelitian ini saya berusaha untuk menggunakannya seoptimal mungkin, bagaimana memetakan proses bisnis dunia usaha ke dalam model data, membuat database dan aplikasinya, kemudian menggunakannya untuk menunjang dunia usaha dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. Penelitian ini dilakukan untuk membantu mengubah sistem informasi manajemen toko yang manual dengan sistem informasi berbasis komputer, dan dengan mengitung biaya manfaat yang diperoleh. Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa menggunakan sistem informasi berbasis komputer banyak lebih baik dari sistem manual, dan dari analisa biaya manfaatnya dibeperoleh rasio Benefit /Cost atau B/C = dimana apabila B/C > 1 maka rancangan atau proyek ini layak untuk diterapkan. Maka dengan hasil perancangan B/C = maka hasil penelitian ini layak untuk digunakan. Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis komputer, Benefit cost penerapan SIM berbasis komputer dalam mengelolaan toko. PENDAHULUAN Dalam persaingan bisnis ritel yang semakin kompetitif dewasa ini, sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting yang harus dimiliki oleh setiap badan usaha agar dapat tetap bersaing dan maju. Toko yurita merupakan badan usaha ritel yang bergerak dibidang ritel peralatan musik dan olahraga, namun sampai saat ini sistem informasi manajemennya masih dikelola dangan cara sederhana, manual dan tidak diatur dengan baik sehingga sering terjadi kehilangan informasi, seperti hilangnya faktur, tidak diketahui dengan pasti jumlah barang yang tersedia, ketidaktahuan nama dan alamat pemasok atau pelanggan yang potensial, selain itu kalaupun ada nama dan alamat suplier atau pelanggan pencariannya memakan waktu karena tidak disusun dengan baik. Karena masalah tersebut maka badan udaha ini kurang bisa berkembang dan berkompetisi dangan badan usaha - badan usaha lainnya, oleh karena itu maka masalah ini akan dicoba diatasi dengan memperbaharui sistem informasi manajemennya dengan menggunakan sistem informasi manajemen berbasis komputer yang teratur dan tersusun dengan baik serta menggunakan teknologi informasi. Diharapkan dengan perubahan sistem informasi manajemen yang berbasis teknologi informasi yang murah dan tepat guna, akan dapat meningkatkan kinerja usaha ini secara keseluruhan.

2 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian adalah sekumpulan tata cara dan prosedur terdokumentasi yang mendefinisikan siklus pemecahan masalah dan menentukan bagaimana sistem akan dibagun. Metodologi ini menggambarkan tahapan proses penelitian dan dapat dibagi menjadi tiga tahap utama seperti berikut ini Tahap Pengumpulan Data Tahap ini dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : Identifikasi Masalah, Pada tahap ini dilakukan indentifikasi masalah yang meliputi penelitian dan perumusan masalah. Identifikasi, pemilihan dan perumusan masalah. Penetapan Tujuan Penelitian, tujuan penelitian sebagai langkah awal dari penelitian ini harus dapat ditentukan sehingga penelitian yang dilakukan memiliki arah yang jelas. Observasi Lapangan, observasi lapangan dilakukan untuk mengetahui ketersediaan data dan layanan toko yurita. Studi Pustaka, studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan landasan-landasan konseptual dan ilmiah dalam melakukan penelitian. Pengumpulan Data, tahap ini adalah tahap pengumpulan data yang diperlukan untuk mendukung analisa dan pemecahan masalah. Tahap Pengolahan Data Setelah data-data terkumpul, dilakukan pengolahan data dan diteruskan dengan proses marancang. Tahap Analisa Data Tahap analisa data terdiri dari tiga bagian yaitu : analisa dan perancangan sistem, analisa biaya manfaat, kesimpulan dan Saran A-30-2

3 Diagram alirnya seperti berikut ini Identifikasi Masalah Pemilihan Masalah Perumusan Masalah Penetapan tujuan penelitian Tahap pengumpulan data Studi Pustaka Observasi Lapangan Pengumpulan Data Pengolahan dengan Database Tahap pengolahan data Analisa dan Perancangan Sistem Analisa Biaya Manfaat Tahap analisa data Kesimpulan Saran Gambar 1. Diagram alir metodologi A-30-3

4 HASIL Hasil rancangan database dan aplikasinya sebagai berikut: Pembelian barang Penjualan barang Pemasok Faktur pemasok Persediaan dan pesanan Faktur pelanggan Pelanggan Pembayaran ke pemasok Laporan dan Analisa Pembayaran oleh pelanggan Manajemen Gambar 2.Data Flow Diagram yang dirancang Gambar 3 Desain fisikal database A-30-4

5 Gambar 4 Salah Satu Aplikasi yang Dirancang dengan Java Hasil perhitungan biaya manfaaat bila ditabelkan pertahun maka akan diperoleh tabel seperti dibawah ini : Inflasi diasumsikan 10% Tabel 1. Tabel Biaya Biaya dalam juta rupiah no Tipe tahun 1 tahun 2 tahun 3 tahun 4 tahun 5 1 Personal Computer monitor 0.75 keyboard & 3 4 mouse LAN Card 10/100 Mb kabel LAN printer kertas struk & tinta 0.78 (1+10%)0.78 = 0.86 (1+10%)0.86 = 0.94 (1+10%)0.94 =1.04 (1+10%)1.04 = perawatan sistem 1.2 (1+10%)1.2 = 1.32 (1+10%)1.32 = 1.45 (1+10%)1.45 = 1.60 (1+10%)1.60 = A-30-5

6 Diasumsikan kenaikan UMR 10% Tabel 2. Tabel Manfaat Manfaat dalam juta rupiah no manfaat bulanan tahun 1 tahun 2 tahun 3 tahun 4 tahun 5 1 Reduksi satu karyawan 9 (1+10%) 9 = 9.9 (1+10%)9.9 = (1+10%)10.89 = (1+10%)11.98 = Reduksi buku bon. 0.3 (1+10%) 0.3 = 0.33 (1+10%)0.33 = 0.36 (1+10%)0.36 = 0.4 (1+10%)0.4 = Reduksi waktu kontrol uang = = = = Reduksi waktu pembayaran pelanggan 2.25 (1+10%) 2.25 = 2.48 (1+10%) 2.48 = 2.72 (1+10%) 2.72 = 2.99 (1+10%) 2.99 = 3.29 Bila bunga deposito diasumsikan 12% Rumus Bunga deposito adalah P = F 1 i% Dimana n = tahun, dan i = bunganya, F =Future, P= Present. maka, dapat dihitung Present Value (PV) biaya sebagai berikut : 1 1 PV biaya = % 112% 4 1 n % % = ( x 2.18) + ( x 2.39)+( x 2.64) + ( x 2.90) = = juta rupiah Untuk PV manfaat dihitung sebagai berikut : 1 PV manfaat = % % % % = ( x ) + ( x )+( x ) + ( x ) = = juta rupiah Berdasarkan rumus Cost Benefit : B/C = manfaat ekuivalen biaya ekuivalen (2.2) Diperoleh pada tahun pertama B/C = = Jadi berdasarkan hasil ini dimana B/C lebih dari satu, maka rancangan ini bisa diterima. A-30-6

7 KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian ini, beberapa kesimpulan yang diperoleh antara lain adalah sebagai berikut: Kontrol manajemen lebih mudah dan efektif, karena adanya data yang terstruktur maka, perencanaan pembelian barang bisa lebih cepat dan efektif, biasanya kalau hendak dilakukan pembelian barang harus dihitung dulu barang yang tersisa dan diperkirakan barang yang akan dibeli, sekarang hanya dengan melihat grafik stok dapat segera diketahui berapa barang yang akan dibeli, ini dapat menghemat waktu beberapa jam. Lebih akurat, biasanya kalau mengitung nota pembelian dapat keliru maka dengan adanya software ini maka kekeliruan itu dapat di hilangkan, ini bisa menghemat waktu yang digunakan untuk mecari kekeliruan tersebut karena perbedaan uang yang ada dan nota pembelian. Analisa biaya manfaat, dengan perolehan rasio B/C atau manfaat/biaya = maka rancangan ini dianggap layak DAFTAR PUSTAKA Raymond McLeod Jr, George Shell, 2004, Sistem informasi manajemen, Edisi kedelapan, PT indeks, Jakarta. I Nyoman Pujawan,1995, Ekonomi teknik, Edisi pertama, Penerbit PT Guna Widya, Jakarta. Efraim Turban, Jay E. Aronson, Ting peng Liang, 2005, Decision support systems and intelligent systems,edisi ketujuh, Penerbit Andi, Yogyakarta. Sebastian Nokes, 2000, Taking control of IT cost, First edition, Pearson Education Limited, London. Richardus Eko Indrajit, 2004, Kajian strategis cost benefit teknologi informasi, Edisi pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta. Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon, 1996, Management Informations Systems: Organization and Technology, Fourth Edition, Prentice Hall, New Jersey. Dan Remenyi, Arthur Money, Michael Sherwood-Smith, 2000, The effective measurement of IT cost and benefit, Second edition, Butterworth heinemann,woburn. A-30-7

8 A-30-8