PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEBSITE PADA INTAN SALON SORONG NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEBSITE PADA INTAN SALON SORONG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Anggi Prasetya kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEBSITE PADA INTAN SALON SORONG Anggi Prasetya 1), Rum Muhamad Andri KR, Ir, M.Kom 2), 1,2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia anggi.p@students.amikom.ac.id 1), andri@amikom.ac.id 2) Abstract - Pada saat ini teknologi informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat, seiring dengan kebutuhan manusia yang juga terus bertambah. Salah satu bidang teknologi yang berkembang sangat pesat adalah teknologi internet. Telah banyak bermunculan sistem penjualan dengan internet sebagai sarana utama, atau lebih sering dikenal dengan sebutan e-commerce. Implementasi e-commerce dalam dunia bisnis salah satunya adalah banyak bermunculannya situs-situs penjualan secara online atau berbasis web. Pembuatan sistem informasi penjualan berbasis website yang akan dilakukan pada Intan Salon Sorong ini bertujuan untuk mempercepat proses pembuatan tanda bukti hasil penjualan dan penyimpanan data hasil penjualan. dengan sistem ini juga diharapkan data hasil penjualan akan menjadi lebih akurat, sehingga akan mempermudah dan memperlancar proses penjualan berbagai macam produk pada Intan Salon Sorong Keywords - Sistem, Informasi, Penjualan, Intan Salon Sorong 1. Pendahuluan Sistem informasi dalam bidang penjualan (E- Commerce) banyak menjadi pilihan perusahaan besar karena system ini memberikan keunggulan dalam proses mengetahui jumlah stok produk yang ada, proses transaksi secara langsung, pembuatan laporan harian. Hal tersebut mutlak diperlukan agar perkembangan perusahaan dapat terpantau secara terperinci, sehingga waktu operasional transaksi dan pembuatan laporan lebih efektif, karena secara otomatis laporan akan terlihat karena semua transaksi sudah tersimpan langsung ke sistem Selain perusahaan-perusahaan besar, Sistem ini juga sangat cocok untuk perusahaan yang sedang berkembang seperti Intan Salon, namun akhir-akhir ini Intan Salon mengalami masalah Pada transaksi penjualan. Saat ini dalam pelayanan sistem penjualannya masih dilakukan oleh manusia mulai dari tanda bukti penjualannya yang masih menggunakan nota yang ditulis manual dan cara penyimpanan data penjualan juga masih menggunakan buku, apabila membutuhkan data, harus mencarinya dalam tumpukkan buku-buku yang akan memakan waktu yang lama, dan data yang di simpan belum tentu dapat ditemukan karena banyaknya data yang tersimpan tidak hanya dalam satu buku. Hal ini menyebabkan system pengelolaan penjualan pada intan salon memerlukan waktu yang lebih lama dan kurang efisien. seringnya terjadi kesalahan yang bisa merugikan konsumen maupun Intan Salon juga menjadi masalah yang harus diatasi, hal ini disebabkan belum adanya Sistem Informasi Penjualan dalam sistem penjualannya Dengan Sistem Informasi Penjualan yang dirancang khusus untuk masalah tersebut dan diharapkan nantinya dapat mengatasi masalah yang terjadi pada Intan Salon dan dapat meringankan pekerjaan pegawainya dalam melakukan transaksi penjualan. Dalam hal ini, penulis akan merancang suatu sistem yang berhubungan dengan pengolahan data transaksi penjualan yang dirancang khusus untuk menangani masalah yang terjadi pada Intan Salon tersebut. Untuk mengantisipasi kesalahan yang disebabkan faktor manusia maka penyimpanan data akan di ubah dalam bentuk digital dan keakuratan datanya bisa dipertanggung jawabkan serta dapat di simpan dalam waktu yang lama. Sehingga hal ini diharapkan mampu memberikan pelayanan yang lebih cepat dan lebih baik, sehingga konsumen merasa puas karena sistem penjualannya tidak memakan waktu yang lama. Hal ini menjadi gagasan utama bagi penulis untuk menuangkannya kedalam tugas akhir ini dan mengambil judul PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEBSITE PADA INTAN SALON SORONG. 2 Landasan Teori 2.1Pengertian Sistem merupakan rangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan, yang memiliki karakteristik meliputi; komponen, atau sesuatu yang dapat diihat, didengar atau dirasakan; proses, kegiatan untuk mengkoodinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem; tujuan, sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. (Krismiaji, 2010). sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. (Widjajanto 2008). Dari beberapa definisi system diatas, maka dapat disimpulkan bahwa system merupakan kumpulan dari beberapa unsur atau komponen yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya sehingga akan membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan 1

4 2.2 Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi Informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Dapat diambil kesimpulan bahwa, informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk. (Andi Kristanto 2008) 2.3 Sistem Informasi Sistem Informasi adalah satu sistem dalam satu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung orerasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari satu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan lairan-laporan yang dibutuhkan. (Andi Kristanto 2008) 2.4 Sistem Penjualan Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumber daya dalam satu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. (KONFERENSI NASIONAL SISTEM INFORMASI, 2008) 2.5 Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliput urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku. (KONFERENSI NASIONAL SISTEM INFORMASI, 2008) 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Sejarah Singkat Intan Salon Sorong Intan Salon merupakan usaha yang bergerak dalam bidang jasa kecantikan seperti kebanyakan salon pada umunnya, tetapi yang membuatnya berbeda dari salonsalon lain di kota sorong, Intan Salon juga bergerak dalam bidang penjualan aksesoris dan perlengkapan kebutuhan pernikahan mulai dari kartu undangan hingga souvenir. Intan Salon mempunyai peranan penting dalam melayani kebutuhan masyarakat era modern, hal ini dibuktikan semakin banyaknya permintaan masyarakat dan meningkatnya penjualan di Intan Salon Maksud Dan Tujuan Maksud Dan Tujuan Intan Salon Sorong adalah mencari keuntungan dengan terus mengembangkan usaha, serta memberikan pelayanan yang lebih cepat dan lebih baik bagi konsumen. Struktur Organisasi Pemilik Karyawan/kasir Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tugas dari masing-masing divisi adalah : 1. Pemilik Intan Salon Sorong bertugas mengatur segala aktivitas penjualan. Pemilik juga melakukan mengatur Suplai barang dari Pemasok barang-barang yang akan dijual pada Intan Salon Sorong. 2. Karyawan/kasir bertugas melakukan pelayanan kepada pembeli dan mengatur proses penjualan dari intan salon kepada pembeli, karyawan juga bertugas mengecek stok barang dan mengatur semua berkas hasil transaksi penjualan. 3.2 Analisis Sistem Analisis Kelemahan Sistem Analisis PIECES Analisis PIECES dilakukan untuk memperoleh sistem baru yang lebih baik. Sistem ini menjadi tolak ukur pengusulan masalah yang ada pada sistem lama.berikut adalah analisis yang dilakukan pada Intan Salon Sorong: a. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja merupakan tindakan yang dilakukan untuk menghitung waktu kerja sehingga mencapai tujuan. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (Througput) dan waktu tanggap (Respontime). Adapun masalah kinerja yang terdapat pada Intan Salon Sorong antara lain : 1. Througput : Pada intan salon sorong, setiap harinya pemilik Intan salon sorong akan meminta karyawannya untuk memberikan laporan tentang jumlah barang masuk dan keluar dan juga laporan transaksi penjualan. Dari 2 laporan yang diinginkan pemilik, karyawan hanya dapat membuat 1 laporan saja yaitu laporan transaksi penjualan. Sedangkan laporan barang keluar dan sisa stok barang tidak dapat diberikan pada hari yang sama karena karyawan tersebut harus mengecek jumlah barang yang keluar, dan sisa barang yang ada. pemilik tidak mengetahui posisi keuangan pada hari tersebut 2. Respontime : respontime yang terjadi pada saat pemilik akan mengambil laporan hasil penjualan biasanya sekitar 1 jam lamanya, dan laporan jumlah barang keluar dan sisa stok yang ada dibutuhkan waktu sekitar 3-4 jam. Dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan dan waktu respon yang ada pada system yang sedang berjalan saat ini dapat dikatakan kurang maksimal, dan hal ini akan menyebabkan pemilik tidak dapat mengetahui dan memahami kondisi keuangan yang ada. Dan dapat disimpulkan juga bahwa system yang sedang berjalan saat ini membutuhkan adanya perbaikan system. b. Analisis Informasi (Information) Pada sebuah sistem informasi penjualan yang akan dibangun sebuah informasi sangatlah penting dalam pengembangan usaha yang akan dijalani. Informasi yang tepat dan akurat dapat dihasilkan oleh sistem informasi yang baik. Kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu : 1. Akurat (Accurate) Akurat berarti informasi harus menghasilkan laporan-laporan yang tepat, bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan. Pada sistem lama yang terjadi di Intan Salon dapat memberikan informasi yang kurang 2

5 akurat, karena kesalahan dalam perhitungannya, misal pada pengolahan laporan data barang yang dilakukan dengan menggunakan sebuah buku. Hal ini bisa menyebabkan Informasi yang disajikan tidak akurat sehingga bisa mengakibatkan kerugian pada Intan salon tersebut. 2. Tepat waktu (Timeline) Tepat waktu berarti informasi yang dibutuhkan oleh karyawan atau pemilik toko tidak boleh terlambat. Pada Intan Salon hal seperti ini sering sekali terjadi, misalnya jika pemilik menginginkan laporan hasil penjualan, laporan tersebut belum tentu bisa didapatkan pada saat itu juga, hal ini dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan pemilik dalam mengambil keputusan. 3. Relevan (Relevance) Relevan berarti informasi tersebut memiliki nilai manfaat untuk pemakainya. Pada sistem yang telah diterapkan oleh intan salon, nilai relevan sepertinya masih jauh dari kata cukup. Misalnya pada laporan data barang terkadang masih sering terjadinya kesalahan penulisan yang tidak sesuai dengan keinginan dari pihak yang membutuhkan informasi dalam hal ini adalah Pemilik usaha. c. Analisis Ekonomi (economy) Analisis ekonomi bertujuan untuk menganalisis penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan atau yang telah dibangun. Jika diperhatikan dari segi ekonomi, sistem lama yang telah ada pada intan salon sorong membutuhkan biaya yang terbilang cukup besar dalam pengoprasiannya. Diantaranya pembelian alat tulis, buku laporan, tempat arsip, dan lain-lain. Di lihat untuk jangka panjangnya, dengan berkembangannya usaha dan kebutuhan yang diperlukan oleh intan salon akan mengakibatkan banyaknya biaya yang dikeluarkan dan juga manfaat yang dihasilkan akan menjadi kurang optimal sehingga penggunaan sumber-sumber ekonomi menjadi tidak efisien. d. Analisis Kendali (Control) Analisis kendali yaitu bagaimana sistem tersebut agar tercegah dari kesalahan dan dapat mendeteksinya, menjamin keamanan data berdasarkan hak akses yang ditentukan sehingga terhindar dari tangan yang tidak berkepentinganm dan pengamanan data dari kerusakan. Berikut beberapa analisis yang telah dilakukan : Pencegahan dan pendeteksian kesalahan sistem masih kurang baik, hal ini dikarenakan masih sering terjadinya keterlambatan dalam mengakses data, ini disebabkan oleh banyaknya arsip yang menumpuk, sehingga mempersulit pencarian data. Keamanan data tidak terjamin dari akses yang diijinkan, hal ini disebabkan karena beberapa data dicatat pada arsip atau dokumen sehingga data tersebut dapat dilihat maupun diubah-ubah oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Sistem lama memiliki resiko yang cukup besar dari kerusakan yang suatu saat bisa terjadi, misalnya terjadi kehilangan data arsip dikarenakan berbagai faktor seperti 3 terkena air, sobek, ataupun terbakar. Ini disebabkan data yang berupa hardcopy (berupa lembaran kertas) dan duplikatnya yang juga berupa hardcopy masih bisa terjadi kerusakan dan kehilangan data juga, duplikat yang berupa file softcopy perlu adanya untuk mengurangi resiko tersebut. e. Analisis Efisiensi (Eficiency) Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka secara otomatis terjadi pembengkakan biaya. Seperti biaya penggunaaan kertas dan alat-alat tulis semakin besar apabila terjadi kesalahan dalam proses transaksi. Maka dapat disimpulkan bahwa yang terjadi sekarang ini pada sistem penjualan Intan Salon sorong masih jauh dari kata efisiensi. f. Analisis Layanan (Service) Pelayanan terhadap konsumen yang kurang memuaskan karena pada saat melakukan transaksi masih lambat, sehingga terjadi antrian jika sedang ramai pada waktu-waktu tertentu. Tidak hanya kepada konsumen saja yang mengalami ketidakpuasan terhadap system lama, Pemilik juga sering merasa kecewa dengan penyajian laporan yang ada Hasil analisis PIECES dari sistem lama menunjukkan masih banyak kelemahan-kelemahan yang terjadi pada Intan salon sorong, dan hal ini dapat mengakibatkan terhambatnya perkembangan usaha dari intan salon tersebut, sehingga perlu dibangun sistem baru yang menggunakan computer dengan menggunakan computer kinerja sistem dapat ditingkatkan karena mengurangi tugas-tugas atau langkah-langkah yang harus dilakukan oleh karyawan sehingga lebih efisien dan dapat meningkatkan pelayanan. hal-hal inilah yang nantinya akan membuat usaha dari Intan salon tersebut dapat berkembang dengan baik kedepannya. 3.3 Perancangan Sistem Setelah melalui beberapa tahapan analis sistem, maka langkah selanjutnya yang harus dilakukan ialah proses perancangan sistem. Berikut ialah proses peracangan sistem yang digunakan Flowchart Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Penjualan

6 3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks ( DFD Level 0) c. Proses 3 Gambar 3.2 DFD Level DFD Level 1 Gambar 3.6 DFD Level 2 proses 3 d. Proses 4 Gambar 3.3 DFD Level DFD Level 2 a. Proses 1 Gambar 3.4 DFD Level 2 proses 1 b. Proses 2 Gambar 3.5 DFD Level 2 proses 2 4 Gambar 3.7 DFD Level 2 proses 4 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Tahap ini termasuk merancang, mempersiapkan, menguji, dan menerapkan suatu sistem, dilakukan selama periode waktu tertentu untuk melakukan verifikasi bahwa sistem baru berjalan dengan baik. 4.2 Rencana implementasi Kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan harapan, maka perlu adanya rencana implementasi terlebih dahulu dibuat. Sedangkan rencana implementasi dibuat agar bermanfaat untuk mengukur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi dilakukan. Dalam kegiatan rencana implementasi biaya yang keluar dan waktu yang dipakai direncanakan. 4.3 Kegiatan implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain: 1. Membuat database dan tabel 2. Implementasi form 3. Koneksi database 4. Listing program 5. Pengujian sistem 6. Pemeliharaan sistem

7 4.4 Implementasi Antarmuka Berikut adalah hasil implementasi antarmuka pada sistem informasi penjualan pada Intan Salon Sorong : 1. Halaman Utama Halaman utama atau home adalah halaman halaman yang paling pertama dan utama dari aplikasi berbasis website yang dirancang sebagai titik fokus pusat dari kegiatan yang berlangsung pada website. Memulai halaman Home pengunjung website dapat melihat berbagai macam menu dan isi konten yang telah disediakan seperti konten barang, cara pembelian, dan lainnya. Adapun halaman Home dari website Intan Salon sorong adalah sebagai berikut: 3. Tentang Kami Gambar 4.18 Halaman cara pembelian Gambar 4.17 Halaman Index 2. Halaman Cara Pembelian Halaman ini bisa diakses oleh siapa saja, pada halaman ini akan ditampilkan bagaimana cara pembelian pada intan salon sorong. Gambar 4.19 Halaman tentang Kami 4. Index Halaman Administrator 5 Gambar 4.20 Halaman index Administrator/pemilik

8 5. Index Halaman Karyawan Gambar 4.21 Halaman index Administrator/pemilik 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari bab-bab sebelumnya untuk menjawab rumusan masalah Bagaimana agar laporan penjualan Pada Intan Salon dapat disajikan dengan cepat dan akurat? adalah sebagai berikut : 1. Proses pengolahan data yang masih dilakukan secara manual dapat memperlambat proses pengolahan data, keakuratan data menjadi berkurang dan proteksi informasi data terhadap orang yang tidak berhak berkurang, sehingga dengan adanya system yang terkomputerisasi ii dapat membantu pemilik melakukan proses pengolahan data lebih mudah, lebih akurat, lebih terjamin kemanan datanya, dan lebih relevan serta tepat waktu. 2. Sistem ini dapat mempercepat dan memudahkan karyawan dalam pembutan laporan, 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, ada beberapa saran untuk pengembangan system selanjutnya: 1. Sebaiknya pada system ini ditambahkan pengiriman atau sms otomatis untuk mempercepat pelayanan pemesanan atau pembelian barang. 2. Sangat memungkinkan penggina system ini semakin berkembang dan besar, maka perlu dilakukan pengembangan perangkat keras yang memadai dan mampu bekerja sebagaiana mestinya 3. Selalu menjaga keamanan system dengan adanya perawatan system sehingga system akan terus berjalan sebagai mana mestinya. DAFTAR PUSTAKA [1] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. [2] Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Klaten:Gava Media. [2] Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN [3] Widjajanto, Nugroho Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga, PT Gelora Aksara Pratama. [4] Rudyanto, M, Arief Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. [5] KONFERENSI NASIONAL SISTEM INFORMASI Makalah-Makalah Sistem Informasi. Yogyakarta: INFORMATIKA. Biodata Penulis Anggi Prasetya, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun