BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis Kondisi Perusahaan Bagian kantor merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas pengarsipan, perencanaan, dan penghitungan segala yang ada pada perusahaan. Oleh sebab itu bagian kantor memiliki kebutuhan yang berbeda dari bagian produksi dalam menjalankan tugasnya. Kebutuhan akan peralatan dan perlengkapan kantor sering dianggap sepele terutama barang-barang yang kecil seperti alat tulis, tanpa disadari bahwa barang-barang tersebut sangatlah penting untuk menunjang tugas dan pekerjaan bagian kantor. Oleh karena itu perusahaan memberikan anggaran untuk menyediakan berbagai kebutuhan kantor yang dibelanjakan setiap bulannya untuk tiap-tiap bagian Prosedur Pembelian Perlengkapan dan peralatan Kantor Sebagai upaya pengadaan kebutuhan kantor maka dilakukan pembelian perlengkapan dan peralatan kantor yang diadakan setiap awal bulan dengan prosedur sebagai berikut : Prosedur Nota Permintaan 1. Setiap bagian mengajukan permintaan akan kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor ke kepala bagian 2. Kepala bagian mencatat permintaan tersebut pada Nota Permintaan 22

2 23 sebanyak 3 rangkap, kemudian menyerahkan ke kepala departemen untuk disetujui dan ditandatangani. 3. Kepala Departemen menerima Nota Permintaan kemudian mengecek, Apabila kepala Departemen menyetujui maka Nota Permintaan langsung ditandatangani dan diberikan ke Bagian Personalia, Apabila Kepala Departemen setuju namun ada jumlah barang yang harus diubah maka kepala Departemen akan mengembalikan ke Kepala Bagian untuk diubah dan membuatkan Nota Permintaan lagi, Apabila Kepala Bagian tidak setuju maka tidak akan ditandatangani dan dikembalikan ke Kepala Bagian. 4. Bagian personalia menerima Nota Permintaan tiap-tiap bagian yang telah disetujui oleh Kepala Departemen kemudian menyerahkan ke Pimpinan Perusahaan untuk ditandatangani 5. Setelah semua Nota Permintaan ditandatanganioleh pimpinan perusahaan, maka Bagian personalia akan menginput Nota Permintaan tersebut ke Ms.Excel dan membuat Nota Permintaan Rekap 3 rangkap, kemudian memberikan kepada bagian Logistik untuk dibelanjakan. 6. Bagian Logistik menerima Nota Permintaan 3 rangkap dan Nota Permintaan Rekap 3 rangkap, kemudian menanadatanganinya. Nota Permintaan dan Nota Permintaan Rekap rangkap 1 diarsip dan digunakan sebagai catatan saat belanja, rangkap 2 dan 3 di serahkan ke Personalia.

3 24 Prosedur Penerimaan Barang 1. Bagian Logistik membelanjakan barang sesuai Nota Permintaan, kemudian membuat Bon Penerimaan Barang 5 rangkap. Rangkap 1 dan 2 dikirim ke Jakarta, rangkap 3 diarsip oleh bagian Logistik sesuai tanggal, rangkap 4 diberikan ke bagian Akuntansi untuk dibuat laporan pengeluaran kas, rangkap 5 diberikan bagian personalia bersama dengan barang, Nota Permintaan serta Nota Permintaan Rekap rangkap 2 dan Bagian Personalia menerima Bon Penerimaan Barang, barang, Nota Permintaan serta Nota permintaan rangkap 2 dan 3 dari bagian Logistik. Bon Penerimaan Barang, Nota Permintaan rangkap 3, serta Nota Permintaan Rekap rangkap 2 dan 3 diarsip berdasarkan tanggal, sedangkan barang dan Nota Permintaan rangkap 2 di distribusikan ke masing-masing bagian Analisis Sistem Informasi Pencatatan Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor yang diterapkan di PT.Timatex masih menggunakan Microsoft Excel. Kemudian direkap dan diinput oleh Bagian Logistik mengunakan aplikasi Foxpro. Namun Bagian Logistik hanya mencatat pembelian kebutuhan kantor dengan nama Perlengkpan dan Peralatan Kantor tanpa menjabarkan dengan lengkap nama barang, merk atau jenis barang. Berbeda dengan pembelian bahan baku yang pencatatannya sangat rinci dengan nama, merk, kode, dan jenis barang. Hal ini seringkali menyebabkan salah input pembelian perlengkapan dan peralatan kantor ke aplikasi Foxpro.

4 Kebutuhan Permasalahan yang dihadapi oleh bagian Personalia dan Logistik adalah pencatatan pembelian yang masih menggunakan Ms.Excel sehingga data kurang aman, dan sangat rentan dengan kesalahan input serta penghitungan sehingga. Maka dari itu dalam mencatat dan menghitung pembelian perlengkapan dan peralatan kantor perlu adanya sistem informasi yang lebih efisien. Sistem informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini menggunakan sistem informasi berbasis web dengan PHP sebagai bahasa pemrograman dan database MySQL. Dengan menggunakan aplikasi berbasis web ini transaksi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor, mulai dari pencatatan Nota Permintaan hingga input harga pembelian dan laporan akan dimasukkan secara mudah dan menghasilkan laporan yang otomatis dan sesuai kebutuhan. 4.3 Jadwal Berikut jadwal perancangan sistem informasi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor dengan target mingguan : Tabel 4.1 Jadwal Analisa dan Perancangan Bulan Minggu Ke Target Pekerjaan 1 Analisis kondisi perusahaan September 2 Analisis Sistem Informasi yang digunakan Desain struktur data 4 Desain Database Oktober 2016 November Rancangan DFD dan ERD 6 Rancangan Relasi dan Kamus data 7 Membuat database dan relasi tabel database 8 Membuat tampilan program 9 Coding dasar (simpan, Edit, Hapus) 10 Coding Transaksi Nota Permintaan dan Laporan 11 Finishig Program dan Implementasi

5 Rancangan Data Flow Diagram Gambar 4.1 Rancangan DFD Level 0 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor Secara garis besar pembahasan laporan dan analisis sistem informasi mengenai pembelian perlengkapan dan peralatan kantor pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 merupakan proses penginputan Nota Permintaan oleh bagian Personalia dan Logistik, seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa bagian Personalia menginput Nota Permintaan dari masing-masing bagian ke dalam Ms.Excel yang nantinya akan dikembangkan menjadi Sistem Informasi Pembelian. Setelah diinput maka sistem informasi tersebut akan otomatis merekap data berdasarkan kode dan nama barang. Apabila Bagian Logistik telah membelanjakan barang maka bagian Logistik akan menginputkan harga.

6 27 Gambar 4.2 Rancangan DFD Level 1 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor Rancangan Entity Realtion Diagram (ERD) Gambar 4.3 Rancangan ERD

7 28 Dari rancangan DFD dapat diketahui entitas-entitas yang terlibat dalam sistem informasi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor. Dengan ini dapat dibuat sebuah relasi antar entitas dalam ERD Gambar 4.3 diatas Rancangan Kamus Data Dalam suatu program pengolahan data tentu terdapat tempat penyimpanan data yang disusun dalam suatu kumpulan tabel dan mempunyai relasi antara satu dengan yang lain yakni database. Tabel-tabel program tersebut disusun berdasarkan rancangan tabel atau kamus data, antaralain : 1. Nama Tabel : user Tabel 4.2 Tabel User Field Name Type Size Description Id varchar 11 Id user (primarry key) username varchar 11 Nama User password varchar 11 Kata Sandi Nama varchar 11 Nama Admin/pemilik id Level varchar 11 Level admin 2. Nama Tabel : bagian Tabel 4.3 Tabel Bagian Field Name Type Size Description Id varchar 11 Id bagian(primarry key) Nbagian varchar 11 Nama Bagian 3. Nama Tabel : barang Tabel 4.4 Tabel Barang Field Name Type Size Description Kode varchar 11 Kode Barang (primarry key) Nama varchar 20 Nama Barang 4. Nama Tabel : permintaan Tabel 4.5Tabel Permintaan Field Name Type Size Description Nonota varchar 11 Nomor Nota (primarry key) Tanggal date 11 Tanggal pembuatan Nota

8 29 5. Nama Tabel : nota Tabel 4.6 Tabel Nota Field Name Type Size Description Id Varchar 11 Id bagian (foreign key) Kode Varchar 11 Kode Barang (foreign key) Nama Varchar 11 Nama Barang Jumlah Int Jumlah barang Total Int Total Jumlah barang 6. Nama Tabel : notapermintaan Tabel 4.7 Tabel Nota Permintaan Field Name Type Size Description No Varchar 11 Nomor Urut Nota (primarry key) Nonota Varchar 11 Nomor nota (foreign key) Id varchar 11 Id bagian Kode varchar 11 Nama Barang Jumlah int Jumlah Barang Total int Total Jumlah barang Harga int Harga satuan Rancangan Tampilan Pengguna 1. Login Aplikasi Pembelian Gambar 4.4 Rancangan Tampilan Login Gambar 4.4 merupakan tampilan yang pertama kali muncul saat aplikasi dijalankan. Didalam tampilan ini user dan password harus diisi sebelum masuk ke menu utama aplikasi. Login ini nantinya akan digunakan oleh dua user yang dapat mengakses tugasnya masing-masing.

9 30 2. Tampilan Menu Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Menu Utama Setelah user telah berhasil login, maka gambar 4.5 merupakan tampilan menu utama yang akan muncul. Pada tampilan ini berisi fungsi dari masingmasing tombol diatas. Pada tombol Home berisi tentang visi, misi, serta gambaran perusahaan, pada tombol Master terdiri dari 2 menu yaitu barang dan bagian yang masing-masing berisi daftar barang dan daftar bagian/departemen, pada tombol transaksi berisi form input transaksi. 3. Tampilan Input Barang Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Input Data Barang Gambar 4.6 merupakan tampilan form untuk menginput data barang yang nanatinya apabila di klik tombol simpan maka akan secara otomatis masuk ke daftar data barang.

10 31 4. Tampilan Input Transaksi Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Input Transaksi Gambar 4.7 merupakan tampilan form untuk menginput transaksi pembelian yang nanatinya apabila di klik tombol tambah maka akan secara otomatis masuk ke daftar Nota Permintaan 4.4 Implementasi 1. Tampilan Login Untuk dapat menjalankan program harus terlebih dahulu masuk atau login.sistem Informasi ini dapat diakses oleh dua bagian yang masing-masing bagian memiliki akses yang berbeda. Bagian yang dapat mengakses adalah : a. Personalia Personalia memiliki username personalia dengan password admin1 untuk dapat masuk ke aplikasi. Setelah login personalia hanya dapat megakses menu data barang, daftar bagian dan Transaksi Nota Permintaan yang kemudian dikirim ke Bagian Logistik. Transaksi Nota Permintaan inilah yang akan menggantikan peran Ms. Excel dalam menginput Nota Permintaan. b. Logistik

11 32 Logistik memiliki username logistik dengan password admin2 untuk dapat masuk dan menjalankan ke aplikasi. Setelah login logistik hanya dapat megakses menu data barang, daftar bagian dan input harga pada transaksi Bon Pembelian yang kemudian menjadi laporan pembelian. Gambar 4.8 Tampilan Login 2. Data Bagian Gambar 4.9 Tampilan Data Bagian Data bagian berisi id bagian dan nama bagian/departemen. PT. Timatex memiliki 3 bagian/dpartemen kantor antaralain PPC yang merupakan departemen produksi bagian kantor atau administrasi, UPL yang merupakan bagian umum seperti personalia dan logistik, serta PWR yang mengusrus segala sesuatu yang diluar pengarsipan dan produksi.

12 33 3. Data Barang Gambar 4.10 Tampilan Daftar Barang Gambar 4.10 merupakan tampilan dari data barang yang masuk dalam perlengkapan dan peralatan kantor. Gambar 4.11 Tampilan Input Barang Pada Gambar 4.11 merupakan form input barang untuk menambah barang yang belum ada pada data barang.

13 34 4. Nota Permintaan Gambar 4.12 Tampilan Transaksi Nota Permintaan Gambar 4.12 merupakan data Nota Permintaan yang diurutkan berdasarkan nomor urut nota yang sebelumnya diinput pada form Input Transaksi seperti pada Gambar Gambar 4.13 Tampilan Input Transaksi Pada Gambar 4.13 menggambarkan data Nota Permintaan yang teah direkap dan keudian di jadikan sebagai catatan berbelanja bagian logistik.

14 35 5. Bon Pembelian Gambar 4.14 Tampilan Transaksi Bon Pembelian Setelah barang telah dibelanjakan, maka bagian logistik mengklik input harga untuk memasukkan harga beli barang seperti pada tampilan Gambar Setelah dimasukkan dan klik Hitung maka akan otomatis menghitung jumlah dan total harga seperti pada Gambar 4.16 Gambar 4.15 Tampilan Input Harga Gambar 4.16 Tampilan Laporan Bon Pembelian