penyimpanan, (c) mudah pengambilannya, (d) melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas, puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Sebagai salah satu penyedia layanan kesehatan tingkat pertama, dalam memberikan pelayanannya diharapkan puskesmas dapat memberikan kegiatan-kegiatan pelayanan kepada masyarakat sesuai fungsinya. Berdasarkan Permenkes Nomor 75/MenKes/Per/III/2014 tengtang Puskesmas, bahwa dalam menyelenggarakan fiungsinya, puskesmas berwenang untuk melaksanakan rekam medis. Berdasarkan Permenkes No.269/MenKes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis Pasal 1 ayat (1) yang berbunyi sebagai berikut, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis juga merupakan alat bantu komunikasi dan penyimpan informasi kesehatan. Dengan adanya sarana rekam medis dapat diketahui tentang siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where), mengapa (why) dan bagaimana (how) perihal pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Informasi yang tertera dalam rekam medis pasien berperan penting dalam mengambilan keputusan yang dilakukan oleh pemberi pelayanan. Mengingat pentingnya berkas rekam medis, maka diperlukan pemeliharaan dan pengaman berkas rekam medis dalam pengelolaannya. Pengelolaan digambarkan dengan penyimpanan berkas rekam medis. Menurut Budi (2011), penyimpanan berkas rekam medis bertujuan (a) mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali bekas rekam medis yang disimpan dalam rak filing, (b) mudah mengambil dari tempat 1

2 2 penyimpanan, (c) mudah pengambilannya, (d) melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Selain menyangkut tentang pemeliharaan dan keamanan berkas rekam medis, fungsi penyimpanan juga mengutamakan efisiensi dan efektifitas dalam penyediaan berkas rekam medis. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, sumber daya manusia yang tersedia dan sistem organisasi. Huffman (1994) dalam Farida (2015), menyatakan jika cara sentralisasi diterapkan bersama-sama dengan terminal digit filing system pada fasilitas pelayanan kesehatan maka akan diperoleh rekam medis yang sangat baik, efisien serta meningkatkan pelayanan kepada pasien, dokter serta pihak lain yang membutuhkan. Menurut Huffman (1994), pengarsipan digit terakhir merupakan pengarsipan yang sederhana namun akurat yang meningkatkan produktivitas petugas. Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada bulan Januari 2017 diketahui bahwa, Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan sedang dalam persiapan perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing. Sistem penyimpanan yang diterapkan saat ini adalah sistem penyimpanan desentralisasi, dimana berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap dipisah. Rekam medis rawat jalan disimpan berdasarkan KK (Kartu Keluarga) atau biasa disebut family foder dengan sistem penjajaran midle digit filing aatu sistem penjajaran berdasarkan angka tengah. Sedangkan untuk rekam medis rawat inap disimpan menggunakan sistem penjajaran berdasarkan tanggal masuk pasien dirawat. Sistem penyimpanan yang telah diterapkan di Puskesma Panekan Kabupaten Magetan tersebut ternyata ditemui berberapa masalah dan kendala yaitu mulai dari data yang tidak berkesinambungan antara data rawat jalan dan rawat inap. Terjadinya duplikasi berkas rekam medis karena pasien yang sudah pernah melakukan pelayanan rawat jalan lalu mendapatkan pelayanan rawat inap, maka pasien memiliki berkas rekam medis yang berbeda dengan nomor rekam medis yang berbeda. Masalah misfile juga sering muncul yang mengakibatkan petugas membuat berkas

3 3 rekam medis baru. Dengan dasar pertimbangan itulah puskesmas Panekan marencanakan untuk dilakukannya perubahan sistem penyimpanan menjadi sentralisasi dengan sistem penjajaran terminal digit filing. Selain beberapa faktor di atas, perubahan sistem penyimpanan ke sentralisasi telah dianjurkan oleh komisi akreditasi puskesmas saat melakukkan penilaian akreditasi pada tahun 2015 lalu. Sedangkan untuk sistem penjajaran yang akan digunakan yaitu terminal digit filing atau sistem angka akhir dilakukan agar mempermudah sistem pencarian dan meminimalisir misfile. Persiapan perubahan sistem penyimpanan dilakukan untuk mempermudah pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis yang akan dilakukan. Persiapan yang dilakukan Puskesmas Panekan kabupaten Magetan saat ini diharapkan dapat mempercepat pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan pada tahun Karena pada tahun 2018 Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan akan menghadapi penilaian akreditasi. Persiapan terhadap sarana dan SDM diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat pelaksanaan perubahan system penyimpanan yang akan dilakukan. Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti melakukan penelitian terhadap persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing di Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan. B. Rumusan Permasalahan Bagaimana persiapan yang dilakukan dan kendala dihadapi dalam perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing di Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan?

4 4 C. Tujuan Penelitian: 1. Tujuan umum Mengetahui persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing di Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan. 2. Tujuan khusus a. Mengetahui perencanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing. b. Mengetahui persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing. c. Mengetahui apakah persiapan yang dilakukan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat d. Mengetahui kendala dalam persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing D. Manfaat Penelitian: 1. Manfaat praktis Manfaat praktis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagi puskesmas: Hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi atau masukan dalam pengambilan kebijakan serta peningkatan mutu pelayanan puskesmas terkait persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing. b. Bagi peneliti: Peneliti dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dengan mengetahui permasalahan yang diteliti serta menerapkan teori yang didapat di perguruan tinggi.

5 5 2. Manfaat teoritis Manfaat teoritis dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagi institusi pendidikan 1.) Sebagai referensi untuk bahan ajar perkuliahan terkait persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing. 2.) Sebagai tolak ukur untuk mengetahui sejauhmana ilmu rekam medis yang diterapkan di puskesmas. b. Bagi peneliti lain Sebagai referensi dalam materi yang berhubungan untuk kelanjutan penelitian yang relevan. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang PERSIAPAN PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DARI DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERBASIS TERMINAL DIGIT FILING DI PUSKESMAS PANEKAN KABUPATEN MAGETAN merupakan penelitian yang memiliki kemiripan dengan penelitian sebelumnya, akan tetapi terdapat beberapa perbedaan yaitu sebagai berikut : 1. Penelitian yang dilakukan oleh Triutomo (2015), judul penelitian TINJAUAN PELAKSANAAN PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUP DR. SOERADJI TIRTONEGORO KLATEN Tujuan: penelitian ini bertujan untuk mengetahui perencanaan pelaksanaan perubahan, mengetahui pelaksanaan perubahan serta mengetahui kendala yang timbul selama pelaksanaan dan hasil yang telah dicapai. Persamaan: penelitian ini sama-sama membahas tentang perubahan sistem penyimpanan desentralisasi ke sentralisasi. Perbedaan: penelitian Triutomo (2015) mengarah pada tinjauan setelah perubahan sistem penyimpanan dilaksanakan. Sedangkan

6 6 penelitian yang dilakukan mengarah persiapan perubahan sistem penyimpanan yang akan dilaksanakan. 2. Penelitian yang dilakukan oleh Setyani (2015), judul penelitian PERENCANAAN PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD DR. SOEDIRMAN KABUPATEN KEBUMEN Tujuan: mengetahui alasan perubahan dan perencanaan perubahan sistem penyimpanan desentralisasi berbasis straight numerical filing menjadi sentralisasi berbasis terminal digit filing. Persamaan: penelitian ini sama-sama membahas tentang perubahan sistem penyimpanan desentralisasi ke sentralisasi sebelum dilaksanakan. Perbedaan: penelitian Setyani (2015) mengarah pada perencanaan yang dibuat untuk perubahan sistem penyimpanan. Sedangkan penelitian yang dilakukan mengarah pada persiapan perubahan sistem penyimpanan setelah direncanakan. 3. Penelitian yang dilakukan oleh Angara dkk (2015), judul penelitian TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS PADA BAGIAN FILING DI RUMAH SAKIT KEN SARAS UNGARAN Tujuan: untuk mengetahui kebijakan rumah sakit tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian filing Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dan mengetahui sistem pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di bagian filing Rumah Sakit Ken Saras Ungaran. Persamaan: penelitian ini sama-sama membahas tentang sistem penjajaran ke terminal digit filing. Perbedaan: penelitian Angara dkk (2015) mengarah pada tinjauan pelaksanaan sistem penjajaran terminal digit filing. Sedangkan penelitian yang akan dilakukan mengarah pada persiapan perubahan sistem penjajaran ke terminal digit filing.

7 7