TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENGELUARAN KAS DI PT PUNINAR JAYA SURABAYA

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENGELUARAN KAS DI PT PUNINAR JAYA SURABAYA Oleh: ASIYATUL AZIZAH NIM: PROGRAM STUDI AKUNTANSI POLITEKNIK NSC SURABAYA 2015

2 TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENGELUARAN KAS DI PT PUNINAR JAYA SURABAYA Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Diploma III Program Studi Akuntansi Politeknik NSC Surabaya Oleh: ASIYATUL AZIZAH NIM: PROGRAM STUDI AKUNTANSI POLITEKNIK NSC SURABAYA 2015

3 TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENGELUARAN KAS DI PT PUNINAR JAYA SURABAYA Oleh : ASIYATUL AZIZAH NIM: Politeknik NSC Surabaya Tanggal 11 Juni 2015 Mengetahui, Ketua Program Studi Akuntansi Menyetujui Pembimbing Prasetyo Widyo Iswara, S.E., M.A. Siti Mahmudah, S.Sos, M.Si. ii

4 TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENGELUARAN KAS DI PT PUNINAR JAYA SURABAYA Disusun Oleh : ASIYATUL AZIZAH NIM: Telah Dipertahankan di depan Tim Penguji Pada Tanggal 26 Agustus 2015 Dan dinyatakan telah memenuhi syarat Tim Penguji : 1. Eko Tjiptojuwono, S.E., M.M Nurul Aini, S.E., M. Ak Santinianingrum S., S.E., M.Com iii

5 KATA PENGANTAR Dengan mengucap syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan lancar. Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat akademik di Program Studi Akuntansi Politeknik NSC Surabaya. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu diharapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Selama penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada: 1. Bapak Eko Tjiptojuwono, S.E., M.M. selaku Direktur Politeknik NSC Surabaya. 2. Ibu Riris Yuniarsih, S.St.Par, M.M. selaku Asisten Direktur I Politeknik NSC Surabaya. 3. Ibu Nur Aida, S.E. selaku Asisten Direktur II Politeknik NSC Surabaya. 4. Bapak Prasetyo Widyo Iswara, S.E., M.A. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Politeknik NSC Surabaya. 5. Ibu Siti Mahmudah, S.Sos, M.Si. selaku pembimbing Tugas Akhir Politeknik NSC Surabaya yang telah banyak memberikan bimbingan dan saran kepada penulis untuk dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Seluruh karyawan dan dosen Politeknik NSC Surabaya yang telah banyak iv

6 membantu dan memberikan wawasan kepada penulis. 7. Bapak Riswanto Halim selaku Branch Manager PT Puninar Jaya Surabaya yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian. 8. Bapak Bagas Fitriarso selaku Administration Head PT Puninar Jaya Surabaya yang telah banyak memberikan bimbingan dan informasi mengenai akuntansi kepada penulis. 9. Kepada kedua orang tua serta saudara penulis, yang selalu memberikan dukungan moril dan doa yang tiada henti-hentinya. 10. Kepada semua sahabat dan teman-teman yang telah membantu menyelesaikan laporan ini yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini dari awal sampai akhir. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan wawasan para pembaca, khususnya mahasiswa dan masyarakat pada umumnya. Surabaya, Juni 2015 Penulis v

7 PERNYATAAN Saya, Asiyatul Azizah ( ) menyatakan bahwa : 1. Tugas Akhir saya ini adalah asli dan benar benar hasil karya saya sendiri, bukan hasil karya orang lain dengan mengatasnamakan saya, serta bukan merupakan hasil peniruan atau penjiplakan (plagiarism) dari hasil karya orang lain. Tugas Akhir ini belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik baik di Politeknik NSC, maupun di perguruan tinggi lainnya. 2. Dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar kepustakaan. 3. Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya, dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya tulis ini, serta sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan norma dan peraturan yang berlaku di Politeknik NSC Surabaya Surabaya, 11 Juni 2015 Yang Membuat Pernyataan, Asiyatul Azizah NIM vi

8 DAFTRA ISI HALAMAN JUDUL... HALAMANA PERSETUJUAN TUGAS AKHIR... HALAMAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR... KATA PENGANTAR... SURAT PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... ABSTRACT... ABSTRAKSI... i ii iii iv vi vii ix xi xii xiii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 3 D. Batasan Masalah... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 5 A. Penelitian Terdahulu... 5 B. Landasan Teori Pengertian Sistem Pengendalian Internal Unsur-Unsur Pengendalian Internal Tujuan Pengendalian Internal Pengendalian Internal Sistem Pengeluaran Kas C. Kerangka Pemikiran BAB III METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian B. Jenis Dan Sumber Data C. Metode Pengambilan Data vii

9 D. Metode Analisis data BAB IV PEMBAHASAN A. Tinjauan Umum Sejarah Perusahaan The Great Value Perusahaan Motto Perusahaan Visi Perusahaan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Job Description B. Hasil Pengumpulan Data/Informasi Sistem Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya Sistem Pengendalian Internal Perusahaan Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya C. Pembahasan Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Dengan Cek Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Dengan Dana Kas Kecil BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN viii

10 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Account Payable System dan Pengeluaran Kas dengan Cek Gambar 2.2 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Voucher Payable System- Cash Basis dan Pengeluaran dengan Kas dengan cek Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Voucher Payable System- Accrual Basis dan Pengeluaran dengan Kas dengan cek Gambar 2.4 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Built-Up Voucher Payable System Gambar 2.5 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Gambar 2.6 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imperest System Gambar 2.7 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance-System Gambar 2.8a Prosedur Permintaan Pengisian kembali Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imperest System Gambar 2.8b Prosedur Permintaan Pengisian kembali Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imperest System (lanjutan) Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Puninar Jaya Surabaya Gambar 4.2 Prosedur Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya Gambar 4.3 Voucher Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya Gambar 4.4 Bukti Transfer bank (Bukti Setoran) Gambar 4.5 Cek PT Puninar Surabaya Gambar 4.6 Kwitansi ix

11 Gambar 4.7 Invoice Gambar 4.8 Tanda Terima Gambar 4.9 Nota Pembelian x

12 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Jurnal Kegiatan Lampiran 2 Kartu Bimbingan xi

13 ABSTRACT A company needs a good management to apply credit internal control in order to achieve money suplay management more effectively. Because is there is a good credit internal money suplay control system, the company will be able to prevent of deviations or corruption that can happen in treasury company. The alm of this research is to know how the credit internal control system in PT Puninar Jaya Surabaya is, whether it appropriate with literature contemplation, what kind of documents are used by the system, and what the function of the system is. The method of taking data in this research are observation, interview, and documentary. Management data technic used is qualitative descriptive method. The analysis is not only based on number statistic counting, but comparison of the fact and theory in the company about credit internal treasury control system. Systematically the result of this research shows that credit internal control system of PT Puninar Jaya Surabaya has run well. The documents appropriate with Mulyadi opinion, although there is still multi tasking in some departements. The finance and accounting departements for example are also do the accounting on check and credit system, as well as the cashier is also the accounting on petty cash and credit system. Keywords: Treasury credit System, Internal Control, Document, and Function. xii

14 ABSTRAKSI Suatu perusahaan memerlukan manajemen yang baik dalam menerapkan pengendalian internal pengeluaran kas agar tercapai pengelolaan kas yang lebih efektif. Karena dengan adanya sistem pengendalian internal pengeluaran kas yang baik, maka perusahaan dapat mencegah terjadinya penyelewenganpenyelewengan yang mungkin terjadi pada kas perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah bagaimana sistem pengendalian internal pengeluaran kas di PT Puninar Jaya Surabaya, apakah sudah sesuai dengan tinjauan kepustakaan. Dokumen serta fungsi apa saja yang digunakan dalam sistem pengendalian internal pengeluaran kas. Metode pengambilan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif yaitu analisis yang tidak hanya didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk angka, tetapi dengan yang sistematis serta membandingkan antara teori dengan fakta yang terjadi dalam perusahaan mengenai sistem pengendalian internal pengeluaran kas. Hasil penelitian ini, menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal pengeluaran kas di PT Puninar Jaya Surabaya sudah berjalan cukup baik. Dokumen-dokumen yang digunakan sudah sesuai dengan pendapat Mulyadi, meskipun masih terdapat perangkapan fungsi yaitu antara bagian Finance and Accounting merangkap sebagai fungsi accounting pada sistem pengeluaran dengan cek, dan bagian kasir merangkap sebagai fungsi accounting pada sistem pengeluaran kas dengan menggunakan kas kecil. Kata kunci: Sistem Pengeluaran Kas, Pengendalian Internal, Dokumen, dan Fungsi. xiii

15 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pada zaman sekarang ini banyak perusahaan yang berkembang pesat, hal ini dipengaruhi oleh banyak faktor yang salah satunya adalah aktivitas perusahaan yang semakin berkembang dan efisien. Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang ingin dicapai, salah satunya yaitu mendapatkan laba secara maksimum. Dalam perkembangan aktivitas tersebut, tidak jarang terdapat persaingan yang kompetitif dan ketat, sehingga menyebabkan masalah-masalah yang harus dihadapi oleh perusahaan semakin banyak dan semakin komplek. Oleh karena itu, dalam menghadapi persaingan tersebut, perusahaan tersebut harus memiliki sistem-sistem untuk merencanakan, menyusun, melaksanakan, mengatur, serta mengawasi aktivitas perusahaan tersebut. Salah satu sistem yang dapat menunjang kemajuan perusahaan adalah sistem pengendalian internal yang baik. Salah satu sistem pengendalian internal yang dapat berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan adalah sistem pengendalian internal terhadap pengeluaran kas. Kas dilihat dari sifatnya merupakan aset yang paling lancar, dan hampir semua kegiatan operasional perusahaan serta kegiatan yang berhubungan dengan pihak luar menggunakan kas sebagai alat transaksinya. Kas merupakan komponen yang penting dalam kegiatan 1

16 2 operasional perusahaan. Sifat kas yang mudah likuid mengakibatkan mudah terjadinya penyelewengan atau penggelapan terhadap uang kas tersebut, sehingga diperlukan pengendalian internal terhadap kas dengan memisahkan fungsi-fungsi kas seperti penyimpanan, pelaksanaan, dan pencatatan kas. Selain itu juga harus diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi pengeluaran kas. Tanpa adanya pengendalian internal, maka akan mudah terjadi penggelapan atau penyelewengan uang kas yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan (Syakur, 2009; Waluyo, 2012). Oleh karena itu, perusahaan memerlukan manajemen yang baik untuk menerapkan pengendalian internal yang memadai khususnya pengendalian internal terhadap kas agar tercapai pengelolaan kas yang lebih efektif. Dengan melakukan pengawasan terhadap pengeluaranpengeluaran kas, maka perusahaan tidak akan dengan mudah mengeluarkan uang kas jika tidak sesuai dengan prosedur yang telah diterapkan oleh perusahaan. Dengan adanya pengendalian internal yang memadai dan efektif, maka perusahaan dapat mencegah penyelewenganpenyelewengan yang mungkin dapat terjadi pada kas perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas, mengingat betapa pentingnya kas bagi kegiatan operasional perusahaan, maka penulis mengambil topik Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas di PT Puninar Jaya Surabaya.

17 3 B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang diambil oleh penulis adalah: Bagaimana sistem pengendalian internal pengeluaran kas di PT Puninar Jaya Surabaya? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengendalian internal pengeluaran kas di PT Puninar Jaya Surabaya. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat: 1. Bagi Mahasiswa a. Sebagai bahan perbandingan antara materi yang didapat selama perkuliahan dengan praktik yang ada di perusahaan. b. Untuk menambah wawasan tentang sistem pengendalian internal pengeluaran kas. 2. Bagi Perusahaan a. Sebagai bahan masukan yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusan perusahaan. b. Memberikan gambaran pentingnya pengendalian internal pengeluaran kas di PT Puninar Jaya Surabaya tersebut.

18 4 D. Batasan Masalah Agar penulisan ini lebih terarah dan permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas, maka perlu dilakukan batasan masalah, diantaranya: 1. Membahas Sistem Pengendalian Internal Perusahaan. 2. Membahas Pengendalian Internal sistem pengeluaran kas dengan cek PT Puninar Jaya Surabaya. 3. Membahas Pengendalian Internal sistem pengeluaran kas dengan dana kas kecil PT Puninar Jaya Surabaya. 4. Membahas dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya. 5. Membahas fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya.

19 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu Sebagai bahan untuk penelitian yang akan dilakukan oleh penulis, maka penulis menyimpulkan dari beberapa penelitian sebelumnya sebagai berikut: No Peneliti dan Judul 1 Suriyani (2007) Sistem Pengendalian Intern Terhadap Prosedur pengeluaran barang di Gudang pada Depo PT Dunlopillo Surabaya Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu Hasil Persamaan Perbedaan Pengendalian a. Sama-sama a. Membahas sistem intern yang membahas pengendalian dilakukan oleh tentang sistem intern terhadap Depo PT pengendalian prosedur Dunlopillo intern terhadap pengeluaran Surabaya ini tidak aset lancar. barang di gudang. cukup memadai, b. Sama-sama b. Dilakukan di Depo karena masih menggunakan PT Dunlopillo adanya praktek metode Surabaya. yang tidak sehat, kualitatif. yaitu adanya penyelewengan fungsi yang dilakukan oleh salah satu bagian tertentu dalam perusahaan yang melakukan kegiatan di luar wewenang atau tanggung jawabnya. Bersambung... 5

20 6 No Peneliti dan Judul 2 Susanti (2008) Sistem Pengendalian Intern Atas Piutang Dagang Guna Meningkatkan Efisiensi Modal Kerja pada PT Surya Indo Pratama Surabaya Tabel 2.1 (Lanjutan) Hasil Persamaan Perbedaan a. Pengendalian internal atas piutang di perusahaan ini tidak dapat berjalan dengan baik, hal ini dikarenakan kurang ketatnya perusahaan dalam melakukan seleksi terhadap pelanggan dan juga pelaksanaan penagihan yang kurang efektif. b. Berdasarkan perhitungan ratarata pengumpulan piutang dari tahun ke tahun mengalami peningkatan. c. Hari rata-rata pengumpulan piutang perusahaan lebih besar dari yang telah ditetapkan perusahaan. Hal ini berarti cara pengumpulan piutangnya kurang efektif sehingga berakibat tambah besarnya resiko yang ditanggung perusahaan. a. Sama-sama membahas tentang sistem pengendalian intern terhadap aset lancar. b. Sama-sama menggunakan metode kualitatif. a. Membahas sistem pengendalian internal atas piutang dagang. b. Dilakukan di PT Surya Indo Pratama Surabaya.

21 7 B. Landasan Teori 1. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Pengendalian internal menurut IAPI (2011:319.2) pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini: a. Keandalan laporan keuangan. b. Efektivitas dan efisiensi operasi. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengertian di atas mengemukakan 3 (tiga) poin penting perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Keandalan pelaporan keuangan sangat dibutuhkan untuk menarik investor sebanyakbanyaknya, perusahaan pun tentu saja ingin agar kegiatannya berjalan dengan efektif dan efisien dalam hal penganggaran agar tidak mengeluarkan dana yang terlalu besar dalam kegiatan operasional perusahaan. Sedangkan menurut Jusup (2011:4) diperlukan suatu sistem yang dapat mencegah dan mendeteksi kesalahan, baik kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja, sehingga laporan keuangan bisa dipercaya kebenarannya. Sistem tersebut mencakup organisasi perusahaan secara keseluruhan dan tidak hanya menyangkut bagian akuntansi semata-mata, karena transaksi perusahaan dilakukan oleh

22 8 berbagai bagian dalam organisasi perusahaan. sistem yang lazim diterapkan dalam perusahaan untuk meningkatkan keandalan catatan akuntansi dan laporan keuangan perusahaan disebut sistem pengendalian internal. Menurut Mulyadi (2008:163) sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinnya kebijakan manajemen. Definisi tersebut menekankan tujuan yang yang hendak dicapai, bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dari berbagai penjelasan tentang sistem pengendalian internal yang diungkapkan oleh para ahli, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu sistem yang dirancang atau dibuat bukan hanya untuk mengatur sistem akuntansi saja, akan tetapi pengendalian internal ditujukan pada semua organisasi yang ada di perusahaan. Karena semua organisasi yang ada di suatu perusahaan itu berperan penting untuk bisa mencapai tujuan perusahaan. Jika sistem pengendalian perusahaan itu sudah bisa berjalan secara efektif, maka perusahaan dapat mengontrol agar tidak terjadi penyelewengan, kecurangan, serta penggelapan keuangan di perusahaan.

23 9 2. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Menurut Agoes (2012: ) unsur-unsur yang terkait dalam pengendalian internal antara lain: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup hal-hal berikut ini: 1) Integritas dan nilai etika. 2) Komitmen terhadap kompetensi. 3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit. 4) Struktur organisasi. 5) Pemberian wewenang dan tanggung jawab. 6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. b. Penaksiran Resiko Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. c. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan

24 10 diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. d. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aset, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Sedangkan komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan. e. Pemantauan Pemantauan adalah suatu proses penentuan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. 3. Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pengendalian internal adalah (Mulyadi, 2008; Jusup, 2011) a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan. b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. c. Memajukan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.

25 11 d. Membantu agar tidak terjadi penyimpangan dan penyelewengan di dalam perusahaan. 4. Pengendalian Internal Sistem Pengeluaran Kas Kas adalah suatu alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang, dapat pula diterimanya sebagai setoran ke bank. Untuk dapat digolongkan sebagai kas, pada umumnya digunakan pembatasan diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya sehingga apabila tidak diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya, maka tidak dapat dikategorikan sebagai kas (Waluyo, 2012:72). Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2008:543). Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan cek karena jumlah yang relatif kecil, biasanya dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran kas baik melalui cek maupun melalui dana kas kecil untuk kegiatan operasional perusahaan.

26 12 Fungsi yang terkait dengan sistem pengeluaran kas menurut Mulyadi (2008:545) antara lain: a. Bagian hutang Bagian ini bertugas membandingkan faktur pembelian dengan laporan penerimaan barang. b. Bagian pengeluaran uang Bagian pengeluaran uang berfungsi sebagai: 1) Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucher untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungannya benar serta telah disetujui oleh atasan. 2) Menandatangani cek. 3) Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas. 4) Mencatat cek atau voucher ke dalam daftar cek atau voucher. 5) Menyerahkan cek kepada kreditur. c. Bagian internal auditing Dalam hubungannya dengan prosedur utang dan pengeluaran kas, bagian internal auditing bertugas untuk memeriksa buku pembantu utang, dan mencocokkan dengan pembelian dan pengeluaran uang. Sistem akuntansi pokok yang digunakan dalam melaksanakan pengeluaran kas dibagi atas dua macam, yang pertama sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang

27 13 tunai melalui sistem dana kas kecil (Mulyadi, 2008; Jusup, 2011). Penjelasan dari masing-masing sistem pengeluaran kas baik dengan cek maupun dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut: a. Sistem pengeluaran kas dengan cek. Untuk mengawasi pengeluaran kas dan agar pengendalian internal atas pengeluaran kas berjalan dengan efektif, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Secara detail penjelasan mengenai dokumen apa saja yang digunakan, fungsi yang terkait, dan alir bagan sistem pengeluaran kas dengan cek adalah sebagai berikut: 1) Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: a) Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. b) Cek. Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek tersebut.

28 14 c) Permintaan cek. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. 2) Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek. a) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada ungsi akuntansi (bagian hutang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, maka bagian hutang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) yang kemudian diserahkan ke bagian kasa agar diisi sesuai dengan jumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan cek tersebut. b) Fungsi kas. Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur.

29 15 c) Fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: (1) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. (2) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. (3) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. d) Fungsi pemeriksa internal. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalm buku besar). 3) Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan cek. Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi dua macam sebagai berikut:

30 16 a) Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system. Dalam account payable system, pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal pembelian dilaksanakan oleh bagian jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai dokumen sumber. Kemudian dicatat dalam kartu utang dan disimpan bersama dengan dokumen pendukung yang bersangkutan oleh bagian utang berdasarkan jatuh temponya, yang kemudian diserahkan ke bagian kasa agar dibuatkan cek pada saat pelunasan. Faktur dan data pendukung lainnya kemudian oleh bagian kasa diserahkan ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Berikut adalah bagan alur sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system.

31 17 Bagian Jurnal Bagian Hutang Bagian kasa Mulai Dari bagian pembelian DP Faktur dari pemasok Faktur dari pemasok DP Faktur dari pemasok Faktur dari pemasok Faktur dari pemasok Jurnal pengeluaran kas T Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek 4 Jurnal pembelian Pada saat faktur jatuh tempo DP 1 2 N Cek FDP Kartu Hutang Selesai 3 Ke Kreditur Gambar 2.1 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Account Payable System dan Pengeluaran Kas dengan Cek Sumber : Mulyadi (2008:523)

32 18 b) Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system dengan cash basis Dalam voucher payable system-cash basis pencatatan transaksi pembelian didasarkan atas bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok jatuh tempo. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang. Pada saat jatuh tempo, faktur dari pemasok dilampiri dengan dokumen pendukungnya dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, dan bukti kas keluar tersebut kemudian diserahkan kepada bagian kasauntuk dibuatkan cek guna pelunasan pembelian yang kemudian setelah dicap lunas oleh bagian kasa, maka diserahkan kepada bagian jurnal untuk dicatat dalam register cek. Berikut adalah bagan alur sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system dengan cash-basis:

33 19 Bagian Hutang Bagian Kasa Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Mulai Dari bagian pembelian DP BKK Bukti kas keluar BKK DP Faktur dari pemasok T Dokumen menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek Kartu Biaya N Bagian Cek N Membuat bukti kas keluar Pada saat faktur jatuh tempo Cek DP BKK Selesai Ke Kreditur DP Bukti kas keluar Register bukti kas keluar 2 DP: Dokumen Pendukung BKK: Bukti Kas Keluar 1 Gambar 2.2 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Voucher Payable System-Cash Basis dan Pengeluaran Kas dengan Cek Sumber : Mulyadi (2008:525)

34 20 c) Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system dengan accrual basis Dalam sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system-accrual basis, pencatatan transaksi pembelian didasarkan bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok oleh bagian hutang dari bagian pembelian. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian jurnal. Pencatatan biaya atau persediaan didasarkan bukti kas keluar lembar ke-3 yang dibuat pada saat faktur dari pemasok diterima oleh bagian hutang dari bagian pembelian. Pada saat jatuh tempo, bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukung diserahkan kepada bagian kasa. Kemudian bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada debitur dilampiri dengan bukti kas keluar. Berikut adalah bagan alur sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system dengan cash-basis:

35 21 Bagian Hutang Bagian Kasa Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Mulai Dari bagian pembelian DP BKK Bukti kas keluar BKK DP Faktur dari pemasok Membuat bukti kas keluar Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek Kartu Biaya Register cek N N Bukti kas keluar DP 2 Cek BKK Dokumen menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Selesai Register bukti kas keluar T Ke Kreditur 3 Pada saat faktur jatuh tempo DP Bukti kas keluar 2 DP: Dokumen Pendukung BKK: Bukti Kas Keluar 1 Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Voucher Payable System-Accrual Basis dan Pengeluaran Kas dengan Cek Sumber : Mulyadi (2008:526)

36 22 Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam built-up voucher payable system Dalam sistem ini, satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok yang sama. Built-up voucher payable system digunakan jika perusahaan melakukan pembayaran kepada krediturnya secara periodik. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian hutang untuk mencatat faktur-faktur yang diterima dari pemasok dalam jangka waktu tertentu. Pada saat pembayaran yang dijadwalkan, bagian hutang menjumlah rupiah faktur yang dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian mencatat bukti kas keluar tersebut dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dengan dilampiri dokumen pendukung tersebut kemudian diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada debitur. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah dicap lunas diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat dalam register cek. Berikut adalah bagan alur sistem pengeluaran kas dengan cek dalam built-up voucher payable system:

37 23 Bagian Hutang Bagian Kasa Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Mulai Dari bagian pembelian DP BKK Bukti kas keluar BKK DP Faktur dari pemasok Membuat bukti kas keluar dan mencatat faktur pada BKK Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek Kartu Biaya N Register cek N DP Bukti kas keluar Cek BKK Selesai A Satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok yang sama Ke Kreditur Disimpan menurut tanggal pembayaran bukti kas keluar yang telah dijadwalkan bersama dengan dokumen pendukung 3 Bukti kas keluar DP 2 3 Bukti kas keluar diambil dari arsip pada saat akan dilakukan pembayaran DP: Dokumen Pendukung BKK: Bukti Kas Keluar 2 Gambar 2.4 Register bukti kas keluar 1 Prosedur Pencatatan Hutang dengan Built-Up Voucher Payable System Sumber : Mulyadi (2008:528)

38 24 b. Sistem pengeluaran kas dengan dana kas kecil. Penyelenggaraan atau pengoperasian dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur yaitu: Prosedur penetapan dana kas kecil, pembayaran melalui dana kas kecil, dan pengisian kembali kas kecil (Jusup, 2011:30). Secara detail penjelasan mengenai dokumen apa saja yang digunakan, fungsi yang terkait, dan alir bagan sistem pengeluaran kas dengan menggunakan dana kas kecil adalah sebagai berikut: 1) Dokumen yang digunakan. Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: a) Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. b) Permintaan pengeluaran kas kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil.

39 25 c) Bukti pengeluaran kas kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imperest system bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan dalam arsip, sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imperest system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. d) Permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imperest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah

40 26 sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Sedangkan dalam fluctuating fund-balance system, pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian, jumlah pengisian kembali dana kas kecil bisa lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. 2) Fungsi yang terkait. Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil antara lain: a) Fungsi kas. Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. b) Fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi dalam sistem dana kas ekcil bertanggung jawab atas: (1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. (2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

41 27 (3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas. (4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fundbalance-system). (5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. c) Fungsi pemegang dana kas kecil. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. d) Fungsi pemeriksa internal. Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan catatan kas. 3) Bagan alir dokumen dana kas kecil. a) Prosedur pembentukan dana kas kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating fundbalance system. Bukti kas kas keluar dilampiri dengan

42 28 surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, maka bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Berikut adalah bagan prosedur pembentukan dana kas kecil: Bagian Hutang Bagian kasa Bagian dana kas kecil Bagian Jurnal Mulai Surat keputusan SK BKK BKK SK BKK Cek SK BKK Membuat bukti kas keluar SK 4 Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek Menguang kan cek ke bank Register Cek BKK BKK SK Menyimpan uang tunai Cek N 1 Dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan Mencatat nomor cek pada register buku kas keluar 2 3 Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukung dan mencatat nomor cek pada BKK N Selesai Register Bukti Kas Keluar Gambar 2.5 Sumber : Mulyadi (2008:536) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

43 29 b) Prosedur permintaan dan pertanggugjawaban pengeluaran dana kas kecil Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuatingfund-balance system. Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran kas kecil telah dipertanggung jawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumendokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance-system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Berikut adalah bagan prosedur

44 30 permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil: Pemakai dana kas Kecil Pemegang dana Kas kecil Mulai Membuat permintaan pengeluaran kas kecil PPKK PPKK PPKK DP PPKK BPKK PPKK 2 N N Menyerahkan uang kepada peminta Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung Selesai PPKK Memeriksa pertanggung jawaban pemakaian DP 1 Membuat bukti pengeluaran kas kecil Bersama dengan penyerahan uang tunai PPKK BPKK DP PPKK 2 N Diarsipkan sampai saat pengisian kembali kas kecil 3 4 Gambar 2.6 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imperest System Sumber : Mulyadi (2008:537) Dikembalikan ke pemakai dana kas kecil N

45 31 Pemakai dana kas kecil Pemegang dana kas kecil Bagian Jurnal Bagian K.By Mulai Membuat permintaan pengeluaran kas kecil PPKK PPKK BPKK DP PPKK BPKK DP PPKK BPKK DP PPKK BPKK PPKK N Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung N Menyerahkan uang kepada peminta Memeriksa pertanggung jawaban pemakaian dana kas kecil Jurnal Pengeluar an dana kas kecil 6 1 Membuat bukti pengeluaran kas kecil PPKK DP PPKK BPKK Kartu Biaya Bersama dengan penyerahan uang tunai DP BPKK N 5 N 2 Selesai 3 PPKK: Penerimaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP: Dokumen Pendukung Dikembalikan ke pemakai dana kas kecil 4 Gambar 2.7 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance-System Sumber : Mulyadi (2008:539)

46 32 c) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-balance-system. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fundbalance-system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil. Berikut adalah bagan prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil: Pemegang dana kas kecil Bagian Hutang Mulai Membuat permintaan pengisian Cek BKK DP BPKK DP BPKK PP3K PP3K T Arsip BPKK dan Dokumen Pendukung Menguang kan cek ke bank Membuat bukti kas keluar DP BPKK DP BPKK T PP3K 6 PP3K BKK Menyimpan uang uang tunai Gambar 2.8 a Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imperest System Sumber : Mulyadi (2008:541) Register bukti kas keluar

47 33 Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya DP BPKK PP3K BKK DP BPKK PP3K BKK BKK PP3K Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek Register cek N Kartu biaya N DP BPKK PP3K BKK Cek Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK Selesai 4 5 Gambar 2.8 b Prosedur Permintaan Pengisian kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imperest System (lanjutan) Sumber : Mulyadi (2008:542)

48 34 C. Kerangka Pemikiran Sistem pengendalian internal merupakan sistem yang berfungsi untuk mengatur perusahaan. Sistem pengendalian internal yang dijalankan dengan baik oleh suatu perusahaan maka perusahaan tersebut akan menjadi sehat baik sistem organisasi maupun sistem keuangan perusahaan. Karena dengan adanya sistem pengendalian internal, maka dapat meminimalisir terjadi kecurangan atau fraud pada perusahaan. Berdasarkan penelitian terdahulu dan dari berbagai landasan teori di atas maka penulis menyimpulkan kerangka pemikirannya sebagai berikut: Pengertian, unsur, komponen, dan tujuan pengendalian internal. Dokumen dan fungsi pengendalian internal Pengendalian internal sistem pengeluaran kas di PT Puninar Jaya Surabaya Agar tidak terjadi kecurangan serta penyelewengan dana kas. Kesimpulan Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran

49 BAB III METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian Desain penelitian yang digunakan penulis dalam penulisan ini adalah menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Dimana penulis mencari data dari berbagai sumber baik melalui wawancara atau berdasarkan dokumen atau data yang telah disiapkan di tempat penelitian, dan kemudian memaparkan dengan cara mendiskripsikan data-data yang telah didapatnya di dalam pembahasannya. Metode penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk katakata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah (Moleong, 2011:6). Menurut Sugiyono (2013:9) metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berdasarkan pada filsafat post positivisme, yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara gabungan, analisis, dan bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan pada makna daripada generalisasi. 35

50 36 B. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan adalah data kualitatif dan data kuantitatif. Data kualitatif yaitu data yang mengemukakan teori atau konsep tentang hal-hal yang menyangkut dengan masalah-masalah yang dibahas dalam penulisan ini dengan melihat sumber-sumber yang ada, baik dari buku maupun internet. Sedangkan data kuantitatif merupakan data yang mengemukakan numerik, variabel dioperasionalkan serta yang dapat dihitung dan dapat diukur. Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Data primer yaitu data yang diperoleh atau dikumpulkan langsung dari objeknya sendiri melalui finance and accounting dan administration head perusahaan. 2. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari perusahaan berupa data yang sudah ada atau berupa dokumentasi tentang pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya. Contohnya seperti bukti kas keluar atau voucher pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya. C. Metode Pengambilan Data Metode pengambilan data yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Observasi. Menurut Sugiyono (2013:145) observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang mempunyai ciri spesifik bila dibandingkan

51 37 dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. 2. Wawancara. Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit atau kecil. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan telepon (Sugiyono, 2013:137). 3. Dokumentasi. Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, dan hasil karya orang lain. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif. Hasil penelitian dari observasi dan wawancara akan lebih dipercaya apabila ada dokumen yang dapat mendukung hasil penelitiannya (Sugiyono, 2013:240)

52 38 D. Metode Analisis Data Analisis data adalah proses menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan membuat kesimpulan sehingga mudah difahami oleh diri sendiri maupun orang lain. Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukakn sejak sebelum memasuki lapangan, selama di lapangan, dan setelah di lapangan. Namun dalam penelitian kualitatif, analisis data lebih difokuskan selama proses di lapangan bersamaan dengan pengumpulan data (Sugiyono, 2013: 244). Sedangkan menurut Moleong (2011:248) analisis data kualitatif adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain. Menurut Seiddel (Moleong, 2011:248) proses berjalannya analisis data kualitatif adalah sebagai berikut: 1. Mencatat yang menghasilkan catatan lapangan. Dengan hal itu diberi kode agar sumber datanya tetap dapat ditelusuri. 2. Mengumpulkan, memilah-milah, mengklasifikasikan, mensintesiskan, membuat ikhtisar, dan membuat indeksnya.

53 39 3. Berpikir, dengan jalan membuat agar kategori data itu mempunyai makna, mencari, dan menemukan pola dan hubungan-hubungan serta membuat temuan-temuan umum.

54 BAB IV PEMBAHASAN A. Tinjauan Umum 1. Sejarah Perusahaan PT Puninar Jaya didirikan pada tahun 1969 sebagai perusahaan Customs Brokerage. Puninar membantu Pelanggan clearance cargo mereka untuk kegiatan ekspor dan impor. Berkantor pertama kali di Jalan Gadang, Tanjung Priok untuk mendukung kegiatan customs clearance. Sejak saat itu, PT Puninar Jaya telah membangun hubungan baik dan membangun kepercayaan dengan Bea dan Cukai Direktorat Indonesia. Guna memberikan pelayanan yang lebih baik untuk konsumen, PT Puninar Jaya menginvestasikan beberapa unit truk dan mulai melengkapi layanan kepada pelanggan tidak hanya sebagai customs brokerage tetapi juga sebagai transporter, pengiriman cargo dengan prioritas tinggi dengan aman dengan menggunakan truk milik sendiri. Hingga pertengahan tahun 2006, PT Puninar Jaya memiliki 450 truk armada dengan berbagai jenis truk. Sepanjang jalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan pelanggan maka PT Puninar Jaya membangun gudang sendiri di Sunter sebagai gudang umum. Setelah itu PT Puninar Jaya terus tumbuh dengan membangun gudang lain di Cakung Cilincing, Nagrak, 40

55 41 Semarang, dan sampai bulan Juli 2006 dengan Joint Venture dengan TAS (Tokyo Air Service) akan menyelesaikan lima gudang di Taman Niaga Soewarna di sekitar kompleks Soekarno Hatta-Cengkareng. Puninar memiliki sekitar m² indoor dan m² luar ruangan. Pada tahun 2001, PT Puninar Jaya melengkapi layanan sebagai customs brokerage untuk udara cargo dan berkantor di wisma soewarna di Bandara Internasional Soekarno Hatta. Di sisi lain, PT Puninar Jaya juga membangun gudang distribusi di Cakung Cilincing dan Nagrak. Bersama dengan NYK (Nippon Yusen Kaisha) sebagai Joint Venture, PT Puninar Jaya telah dipercaya untuk mengoperasikan Container Depot dari NYK. Pada tahun ini, PT Puninar Jaya membuka kantornya di lain cabang di Semarang untuk operasi gudang distribusi dan memulai kampanye sebagai 3PL (Third Party Logistics) divisi sebagai solusi pengembang. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang ada di Surabaya, maka pada tahun 2011 PT Puninar Jaya mendirikan kantor cabang di Surabaya. 2. The Great Value Perusahaan Nilai tambah bagi PT Puninar Jaya adalah sebagai berikut: a. Integritas b. Kompetensi dan Disiplin

56 42 c. Akuntabilitas dan Transparan d. Saling Menghargai e. Bersemangat untuk Menjadi Juara 3. Motto Perusahaan Motto PT Puninar Jaya adalah menjadi solusi rekan yang terpercaya. 4. Visi Perusahaan Adapun visi dari PT Puninar Jaya adalah Menjadi Perusahaan Penyedia Jasa Logistik Terbaik di Indonesia sehingga menjadi Pilihan Para Stakeholder. 5. Misi Perusahaan Misi dari PT Puninar Jaya adalah sebagai berikut: a. Memberikan Solusi Terbaik bagi Pelanggan. b. Memberikan Nilai Tambah kepada semua yang terkait. c. Mementingkan Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan Kerja. d. Menggunakan teknologi terkini untuk mendukung pelayanannya. e. Mempunyai jaringan usaha yang luas.

57 43 6. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT Puninar Jaya Surabaya terlihat pada Gambar 4.1: Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Puninar Jaya Branch Surabaya Sumber : PT Puninar Jaya Surabaya 7. Job Description Berdasarkan struktur organisasi tertera pada Gambar 4.1 maka dapat dijelaskan deskripsi pekerjaan dari masing-masing bagian yaitu:

58 44 a. Branch Manager Brach manager adalah posisi tertinggi yang ada di kantor Surabaya. Adapun tugas dan tanggung jawab dari branch manager adalah: 1) Bertanggung jawab ke dewan direksi atas kegiatan operasional di Surabaya. 2) Approval voucher pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya. 3) Otorisasi cek PT Puninar Jaya Surabaya. b. Advisor Branch Manager Tugas dan tanggung jawab dari advisor branch manager adalah: 1) Mengatur management yang ada di Surabaya dan Pandaan. 2) Bertanggung jawab ke pihak direksi atas kegiatan operasional perusahaan. 3) Bertanggung jawab atas semua kegiatan trucking di Surabaya dan Pandaan. 4) Bertanggung jawab atas semua kegiatan export import Surabaya dan Pandaan. c. Sales Tugas dan tanggung jawab dari sales adalah: 1) Mencari customer. 2) Membuat kesepakatan harga dengan customer.

59 45 d. Sales Officer Tugas dan tanggung jawab dari sales officer adalah: 1) Menghitung jumlah account receivable Surabaya dan Pandaan. 2) Mencatat nama-nama customer perusahaan. e. Operation Tugas dan tanggung jawab dari operation adalah: 1) Supervisi trucking trailer retail Surabaya Tuban. 2) Order planning trailer Perak. 3) Koordinasi driver. 4) Operational support. 5) Pencarian order. f. Staff Export Import (Exim) Tugas dan tanggung jawab dari staff export adalah: 1) Operational export. 2) Support electronic data interchage (EDI) Pemberitahuan import barang (PIB) dan Pemberitahuan export barang (PEB). 3) Operational import. 4) Karu (petugas) export import. 5) Pengurusan Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM). g. Electronic Data Interchage (EDI) Tugas dan tanggung jawab dari electronic data interchage (EDI) adalah:

60 46 1) Pembuatan surat Pemberitahuan import barang (PIB) dan Pemberitahuan export barang (PEB). 2) Generate nomor sales dan nomor job. 3) Daily report order exim. h. Admin Export Import Tugas dan tanggung jawab dari admin exim adalah: 1) Penyelesaian jaminan container. 2) Penyelesaian warkat dana. 3) Admin interchange (IR) dan daily order (DO) import. 4) Memeriksa kelengkapan dokumen export import. 5) Order management export import. 6) SPD entry and settlement. i. Staff Trucking Tugas dan tanggung jawab dari staff trucking adalah: 1) Pengurus trucking trailer Perak. 2) Koordinasi driver. 3) Kontrol surat jalan. 4) Data truck harian. 5) Order management Puninar Integrated Logistic System (PILS) trucking Perak Pandaan. 6) Entry and settlement Surat Perintah Kerja (SPK). 7) Pengajuan uang jalan harian.

61 47 j. Staff Monitoring Tugas dan tanggung jawab dari staff monitoring adalah memantau kegiatan operasional perusahaan. k. Administration Head (ADH) Tugas dan tanggung jawab dari administration head adalah: 1) Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan perusahaan. 2) Mengontrol kegiatan operasional perusahaan. 3) Merekrut karyawan baru. l. Finance and Accounting Tugas dan tanggung jawab dari finance and accounting adalah: 1) Pengajuan dropping dana. 2) Report laporan kas bank harian (LKBH). 3) Operation Cashier. 4) Advance Warkat. 5) Cash Management (closing) kas fisik. m. Accounting Tugas dan tanggung jawab dari Accounting adalah: 1) Account receivable collection. 2) Customer deposit. 3) Cash management (closing) Bank. 4) Kegiatan perpajakan. 5) Vendor management. 6) Jurnal memorial.

62 48 7) Asset management. n. Kasir Tugas dan tanggung jawab dari kasir adalah: 1) Operasional kas rupiah dan dollar. 2) Daily cash report. 3) Cek voucher advance, cost, dan settlement. o. Billing Tugas dan tanggung jawab dari billing adalah: 1) Pembuatan invoice export import. 2) Pembuatan invoice trucking. 3) Entry surat jalan customer. 4) Create billing invoice Surabaya Pandaan. 5) Report laporan income and unbilled. p. Messanger Tugas dan tanggung jawab dari messanger adalah: 1) Operational import. 2) Courier/messanger activity. B. Hasil Pengumpulan Data/Informasi 1. Sistem Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya Pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT Puninar Jaya Surabaya ditujukan untuk pembiayaan kegiatan operasional perusahaan dan pendanaan perusahaan. Sistem pengeluaran kas PT Puninar Surabaya

63 49 bertujuan untuk menetapkan dan memberikan petunjuk tentang bagaimana tata cara pengeluaran kas atau pembayaran terhadap pihak eksternal maupun internal yang terkait, serta untuk mengetahui jumlah pengeluaran kas yang ada pada perusahaan. Sistem pengeluaran kas yang ada pada PT Puninar Jaya Surabaya cenderung pada pengendalian internal perusahaan yang mana semua pengeluaran kas wajib mendapat persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang yaitu finance and accounting, administration head, dan branch manager sehingga pengeluaran kas yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Adapun pengeluaran kas yang diterapkan oleh PT Puninar Jaya Surabaya dapat digambarkan melalui prosedur pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya sebagai berikut :

64 50 c Mulai a Permintaan Pengeluaran Kas b Kelengkapan Dokumen Approval ~ ADH ~ Finance&Acc ~ Branch manager Voucher pengeluan kas, nota kwitansi, invoice c.1 Ya c.2 Tidak Revisi d Kasir Pencairan dana kas Voucher pengeluan kas, nota kwitansi, invoice d.1 Tunai d.2 Transfer e Komputer Selesai Gambar 4.2 Prosedur Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya Sumber : PT Puninar Jaya Surabaya (2015)

65 51 Berdasarkan Prosedur Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Permintaan pengeluaran kas b. Bagian atau pihak yang meminta pengeluaran kas harus melengkapi dokumen-dokumen pendukung seperti voucher pengeluaran kas, nota pembelian (pihak internal), serta invoice untuk pembayaran vendor. c. Dokumen-dokumen pendukung beserta voucher pengeluaran kas tersebut diajukan kepada admnistration head (ADH), finance and accounting, serta branch manager untuk mendapatkan persetujuan (approval). c.1) Jika voucher pengeluaran kas tersebut disetujui (Ya), maka dokumen tersebut akan diserahkan ke bagian kasir untuk diproses lebih lanjut. c.2) Jika voucher pengeluaran kas tersebut tidak disetujui (tidak) disebabkan oleh kesalahan dokumen maka dokumen tersebut dikembalikan lagi ke pihak yang meminta pengeluaran kas untuk direvisi dan diajukan kembali kepada administration head, finance and accounting, dan branch manager. d. Setelah dokumen-dokumen tersebut sudah mendapat persetujuan dari administration head, finance and accounting, dan branch manager, maka voucher pengeluaran kas beserta dokumendokumen tersebut diserahkan ke bagian kasir untuk proses

66 52 pengeluaran kas. d.1) Tunai (Cash) Semua transaksi pengeluaran kas yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan dilakukan secara tunai (cash), seperti pembelian alat tulis kantor, pembelian BBM, klaim kesehatan, pembayaran pajak,serta untuk melakukan pembayaran vendor dengan nominal di bawah Rp ,00 (satu juta rupiah). Dokumen yang digunakan untuk pengeluaran kas secara tunai yaitu voucher pengeluaran kas, nota pembelian, Tanda Terima (TT), dan dokumen pendukung lainnya. d.2) Transfer bank Transaksi pengeluaran kas yang dilakukan secara transfer digunakan untuk melakukan pembayaran kepada driver, pembayaran kepada vendor dengan nominal di atas Rp ,00 (satu juta rupiah). Dokumen yang digunakan untuk pengeluaran kas secara transfer yaitu voucher pengeluaran kas, serta bukti transfer (bukti setoran). e. Setelah bagian kasir melakukan pembayaran atau pengeluaran kas, maka kasir harus menginput semua transaksi ke dalam Laporan Kas Bank Harian (LKBH) seta ke dalam sistem accounting PT Puninar Jaya Surabaya.

67 53 Adapun dokumen-dokumen terkait yang digunakan dalam pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya adalah sebagai berikut: a. Voucher Pengeluaran Kas Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa telah dikeluarkannya kas perusahaan. Keabsahan dokumen ini diakui apabila voucher pengeluaran kas ini telah diotorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang yaitu orang yang meminta dana kas, Administration Head, Finance and Accounting, Branch Manager, dan Penerima Kas. Berikut adalah gambar Voucher Pengeluaran kas PT Puninar Jaya Surabaya: Gambar 4.3 Voucher Pengeluaran Kas PT Puninar Jaya Surabaya Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015)

68 54 b. Bukti Transfer Bank (Bukti Setoran) Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung atas voucher pengeluaran kas. Bukti transfer bank akan dilampirkan pada voucher pengeluaran kas jika pengeluaran kas dilakukan secara transfer bank. Berikut adalah gambar bukti transfer bank (bukti setoran): Gambar 4.4 Bukti Transfer Bank (Bukti Setoran) Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015) c. Cek Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa telah dikeluarkannya dana perusahaan dengan menggunakan cek. Pengeluaran dana yang menggunakan cek biasanya dalam jumlah yang relatif besar serta digunakan untuk pengambilan dana untuk dropping dana kas kecil. Cek akan dilampirkan

69 55 pada voucher pengeluaran kas jika pengeluaran kas dilakukan menggunakan cek. Berikut adalah gambar cek PT Puninar Jaya Surabaya: Gambar 4.5 Cek PT Puninar Jaya Surabaya Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015) d. Kwitansi Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk voucher pengeluaran kas tersebut. Jumlah yang terlampir di voucher pengeluaran kas harus sesuai dengan nominal yang tertera pada kwitansi. Berikut adalah gambar kwitansi dari vendor:

70 56 Gambar 4.6 Kwitansi Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015) e. Invoice Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk voucher pengeluaran kas tersebut. Jumlah yang terlampir di voucher pengeluaran kas harus sesuai dengan nominal yang tertera pada invoice. Berikut adalah gambar invoice dari vendor:

71 57 Gambar 4.7 Invoice Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015) f. Tanda Terima Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk voucher pengeluaran kas tersebu. Dokumen ini dibuat PT Puninar Jaya Surabaya dan diberikan kepada vendor pada saat melakukan tukar tanda terima. Kemudian dokumen ini digunakan apabila vendor melakukan tagihan ke perusahaan

72 58 berikut adalah gambar tanda terima PT Puninar Jaya Surabaya: Gambar 4.8 Tanda Terima Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015) g. Nota Pembelian Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk voucher pengeluaran kas tersebut. Jumlah yang terlampir di voucher pengeluaran kas harus sesuai dengan nominal yang tertera pada nota pembelian. Berikut adalah gambar nota pembelian:

73 59 Gambar 4.9 Nota Pembelian Sumber: Dokumen PT Puninar Jaya Surabaya (2015) 2. Sistem Pengendalian Internal Prusahaan Sistem pengendalian internal sangat dibutuhkan di dalam suatu perusahaan. Dengan adanya sistem pengendalian internal maka semua sistem yang ada di perusahaan akan lebih dapat terpantau. Pengendalian internal di PT Puninar Jaya Surabaya tidak hanya mengatur tentang sistem akuntansi yang ada di perusahaan, akan tetapi juga mengatur sistem organisasi yang ada di perusahaan. Adapun unsur-unsur yang terkait dalam sistem pengendalian internal PT Puninar Jaya Surabaya adalah sebagai berikut: a. Organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap