PANDUAN PEMBUATAN DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN TAHUN 2016

Transkripsi

1 PANDUAN PEMBUATAN DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN TAHUN 2016 Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 1

2 Halaman Pengesahan PANDUAN PENGKODAN DOKUMEN SPMI POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 2

3 I. FORMULIR SPMI A. Penjelasan Umum Formulir/Borang/Proforma SPMI- adalah dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari Standar Mutu dan Manual Mutu atau Prosedur Mutu. Dokumen tertulis Formulir/Borang/Proforma SPMI- berfungsi, antara lain, sebagai: 1. alat untuk mencapai/memenuhi/mewujudkan isi standar mutu; 2. alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengkoreksi, mengevaluasi pelaksanaan SPMI; 3. bukti otentik untuk mencatat/merekam pelaksanaan SPMI- secara periodik. Terdapat banyak macam maupun jumlah formulir SPMI- sesuai dengan peruntukannya masing-masing. Dapat dipastikan bahwa setiap standar pasti membutuhkan berbagai macam formulir sebagai alat untuk memnuhi/melengkapi apa yang diatur dalam masing-masing standar. Berikut contoh Formulir SPMI- yang lazim dibutuhkan pada beberapa standar SPMI-: Contoh Standar Contoh Formulir Standar Proses Pembelajaran Formulir Rencana Studi Mahasiswa; Formulir Satuan Acara Perkuliahan; Formulir/Lembar Hasil Studi Mahasiswa; Daftar Hadir Mahasiswa; Berita Acara Perkuliahan; Daftar Nilai Ujian Mata Kuliah; Formulir Pembimbingan Akademik; Formulir pendaftaran Ujian; Lembar Penugasan Mengajar Bagi Dosen; Kuisioner Penilaian Kinerja Dosen; Kuisioner Keaktifan Mahasiswa di kelas; Lembar Evaluasi Dosen; Lembar Evaluasi Dosen oleh mahasiswa. Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 3

4 Standar Rekruitasi & Seleksi Calon Mahasiswa Formulir Pengumuman Penerimaan Calon Mahasiswa; Formulir Pendaftaran Ujian Masuk Calon Mahasiswa; Formulir Janji Mahasiswa Baru; Daftar Hadir Peserta Ujian Saringan Masuk; Daftar pengecekan (check list) Tes Wawancara. Standar Sarana dan Prasarana Standar Kepegawaian Daftar Pengecekan (check list) Pemeriksaan Kebersihan Ruang Kelas; Daftar pengecekan (check list) Peralatan dan Perlengkapan Laboratorium; Daftar Barang Inventaris Kantor; Formulir Pemeliharaan dan Perawatan; Sarana Transportasi Kantor. Formulir Penilaian Kinerja Pegawai; Kartu Tanda Hadir Pegawai; Formulir Pengajuan Permohonan Cuti; Formulir Pengajuan Tunjangan Kesehatan; Formulir Test Kesehatan Pegawai. Selain contoh di atas, di dalam melaksanakan SPMI, sebuah pasti juga membutuhkan jenis formulir/boring yang dirancang khusus untuk keperluan khusus, misalnya: 1. Formulir untuk mencatat/merekan semau temuan dari praktik penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengn isi standar tertentu; 2. Formulir untuk mencatat/merekam semua tindakan dari pejabat yang berwenang dalam mengkoreksi setiap penyimpangan dari isi standar yang dilakukan misalnya oleh dosen, karyawan non dosen, penjabat structural, dsb; 3. Formulir untuk evalusi diri dilengkai dengan misalnya checklist berisi pertanyaan atau data yang dibutuhkan yang harus diisi oleh setiap prodi. Oleh karena jenis, jumlah dan peruntukan formulir/borang/proforma yang dibutuhkan dalam SPMI- sangat banyak dan beragam, maka tentu tidak mungkin untuk dibuatkan templatenya. Namun demikian diharapkan akan cukup bermanfaat bagi perancang formulir apabila pedaoman berikut diikuti: 1. Rancangan formulir SPMI sesuai dengan peruntukannya sebagaimana disebutkan dalam setiap standar mutu. 2. Cantumkan pada setiap jenis formulir keterangan tentang identitasnya, misal: judul, kode, tgl pembuatan dan pengesahan, logo, dsbnya. Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 4

5 3. Kaitkan formulir dengan standard an/atau manual yang mensyaratkan adanya formulir tersebut. 4. Sebutkan formulir lain yang masih berada dalam satu standar yang sama atau dengan standar yang lain. 5. Cetak formulir dengan tampilan yang menarik, jelas dan mudah dikenali. II. ATURAN PENULISAN DOKUMEN SPMI Posisi kertas : Portrait Margin atas : 4 cm Margin bawah : 3 cm Margin kiri : 4 cm Margin right : 3 cm Jenis huruf : Times New Roman Ukuran huruf : 11 Penggunaan simbol Prosedur No. Simbol Keterangan 1. KAPSUL = Melambangkan awal mula dan berakhirnya SOP 2. KOTAK = Melambangkan kegiatan (proses) yang dilakukan 3. BELAH KETUPAT = Melambagkan Keputusan 4. SEGI LIMA = Melambangkan Kelanjutan Proses 5. PANAH = Melambangkan alur proses Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 5

6 VI. Pengkodean dokumen SPMI sebagai berikut: A. IDENTIFIKASI DOKUMEN 1. Kebijakan SPMI Sistem pengkodean : KSPMI/00 KSPMI : Jenis Dokumen 00 : Nomor Urut Revisi 2. Manual SPMI Sistem pengkodean : MSPMI/ MSPMI : Jenis Dokumen 001 : Nomor Urut Dokumen Manual 01 : Nomor Urut Dokumen Standar 00 : Nomor Urut Revisi 3. Standar SPMI Sistem pengkodean : SSPMI/ SSPMI : Jenis Dokumen 001 : Nomor Urut Dokumen 00 : Nomor Urut Revisi 4. Formulir SPMI Sistem pengkodean : FSPMI/P4MP/ FSPMI : Jenis Dokumen P4MP : Kode Unit Kerja 001 : Kode Standar merujuk pada standar wajib 01 : Nomor Urut Dokumen Standar 01 : Nomor Urut Formulir 00 : Nomor Urut Revisi Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 6

7 00 KODE UNIT KERJA No. Unit Kerja Kode Unit Kerja 1. Direktur DIR 2. Wakil Direktur I WDI 3. Wakil Direktur II WDII 4. Wakil Direktur III WDIII 5. Pusat Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat P3M 6. Pusat Pengembangan Pembelajaran Dan Penjaminan Mutu Pendidikan 7. Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi 8. Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan 9. Unit Pelaksana Teknis Bahasa 10. Unit Pelaksana Teknis Bimbingan Konseling 11. Bagian Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan Dan Kerjasama 12. Bagian Umum, Keuangan Dan Kepegawaian 13. Sub.Bag. Keuangan & Kepegawaian 14. Sub. Bag. Umum 15. Sub. Bag. Akademik & Kemahasiswaan. 16. Sub. Bag. Perencanaan & Kerjasama 17. Program Studi Teknik Mesin 18. Program Studi Teknik Elektronika 19. Program Studi Teknik Sipil 20. Program Studi Tata Boga P4MP SI K BHS BK BAKPK BUKK KK UM AK PK PSTM PSTE PSTS PSTB 01 KODE DOKUMEN Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 7

8 No. Jenis Dokumen KODE DOKUMEN 1. Kebijakan SPMI KSPMI 2. Manual SPMI MSPMI 3. Standar SPMI SSPMI 4. Formulir SPMI FSPMI Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) 8