PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP)

Transkripsi

1 1 PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP) dr. AGUS DWI PITONO,M.KES Disampaiakn pada Pertemuan Penyusunan SOP Dinas Kesehatan Kota Bima 02 Maret 2015

2 2 ORGANISASI PEMERINTAH DASAR HUKUM: Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur Dilingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota

3 3 PENGERTIAN 1. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. 2. SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. 3. SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. 4. Format Standar Operasional Prosedur adalah bentuk penuangan SOP berupa tulisan dan diagram alur.

4 5. Verifikasi SOP adalah proses memeriksa kebenaran dan kesesuaian SOP. 6. Uraian prosedur adalah langkah-langkah yang sistematis dalam melaksanakan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja tertentu. 7. Diagram alur adalah gambar yang menjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk mempermudah memperoleh informasi. 4

5 5 PRINSIP PENYUSUNAN SOP Prinsip Penyusunan SOP meliputi: 1. efisiensi dan efektifitas; 2. berorientasi pada pengguna; 3. kejelasan dan kemudahan; 4. keselarasan; 5. keterukuran; 6. dinamis; 7. kepatuhan hukum; dan 8. kepastian hukum.

6 1. Prinsip efisiensi dan efektifitas: prosedur yang distandarkan singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. 2. Prinsip berorientasi pada pengguna: prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna. 3. Prinsip kejelasan dan kemudahan: SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. 4. Prinsip keselarasan: SOP yang dibuat selaras dengan SOP lain yang terkait. 6

7 5. Prinsip keterukuran: meliputi hasil, waktu dan proses pencapaian hasil pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya. 6. Prinsip dinamis: prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. 7. Prinsip kepatuhan hukum: bahwa SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundangundangan. 8. Prinsip kepastian hukum: bahwa SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi pelaksana dan mutu baku karena ditetapkan dengan keputusan Kepala Daerah. 7

8 8 TAHAPAN PENYUSUNAN SOP 1. SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masingmasing unit kerja. 2. Penyusunan SOP dilakukan melalui tahapan penyusunan sebagai berikut: a. persiapan; b. identifikasi kebutuhan SOP; c. analisis kebutuhan SOP; d. penulisan SOP; e. verifikasi dan ujicoba SOP; f. pelaksanaan; g. sosialisasi; h. pelatihan dan pemahaman; dan i. monitoring dan evaluasi.

9 9 PERSIAPAN Persiapan dilakukan dengan membentuk tim, pembekalan tim, menyusun rencana tindak dan sosialisasi. Tim melaksanakan dan/atau mengkoordinasikan semua tahapan penyusunan SOP, menyusun rencana pelaksanaan dan sosialisasi kegiatan penyusunan SOP pada masing-masing SKPD.

10 10 IDENTIFIKASI KEBUTUHAN 1. Identifikasi kebutuhan SOP masing-masing SKPD dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi SKPD. 2. Identifikasi kebutuhan SOP dilakukan pada masing-masing SKPD dan disusun menurut tingkatan unit kerja. 3. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP.

11 11 ANALISIS KEBUTUHAN SOP 1. Dokumen inventarisasi judul SOP dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP. 2. Hasil analisis dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan keputusan kepala daerah.

12 12 PENULISAN SOP 1. SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP 2. Penyusunan SOP dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut: a. mengacu pada peraturan perundang-undangan; b. ditulis dengan jelas, rinci dan benar; c. memperhatikan SOP lainnya; dan d. dapat dipertanggungjawabkan.

13 3. Kegiatan yang memerlukan SOP memenuhi kriteria sebagai berikut: a. kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang ulang; b. menghasilkan output tertentu;dan c. kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang/pihak. 13

14 14 4. SOP dibuat dalam bentuk tabel, tertulis dan diagram alur. 5. Pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja melakukan penyusunan SOP 6. Penyusunan SOP dikoordinasikan oleh Sekretaris SKPD dan/atau Pejabat yang membidangi ketatausahaan. 7. Penyusunan SOP lintas SKPD dikoordinasikan oleh Sekretaris Daerah.

15 15 Verifikasi dan Uji Coba 1. Rancangan SOP yang dibuat pelaksana di verifikasi. 2. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP. 3. Rancangan SOP hasil verifikasi dilakukan ujicoba. 4. Ujicoba dilakukansecara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang. 5. Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan keputusan kepala daerah.

16 16 PELAKSANAAN Syarat pelaksanaan SOP meliputi: a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan; b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; c. sumberdaya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai; d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan pemerintah daerah; dan e. mudah diakses dan dilihat.

17 17 SOSIALISASI 1. Pelaksanaan SOP harus terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja. 2. harus diintegrasikan dengan pengaturanpengaturan lainnya di dalam organisasi.

18 18 PELATIHAN DAN PEMAHAMAN Pelatihan dan pemahaman dilakukan dalam bentuk rapat, bimbingan teknis, pendampingan ataupun pada pelaksanaan sehari-hari.

19 19 MONITORING DAN EVALUASI 1. Monitoring dilakukan dengan cara observasi, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja. 2. Untuk mengetahui efektifitas dan kualitas SOP, dilakukan 3. evaluasi pelaksanaan SOP. 4. Evaluasi sebagai bahan penyempurnaan SOP. 5. Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun. 6. Evaluasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan koordinator serta berkoordinasi dengan Biro Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.

20 20 PENGAWASAN PELAKSANAAN 1. Atasan langsung secara melekat dan terus menerus melakukan pengawasan pelaksanaan SOP. 2. Hasil pengawasan pelaksanaan SOP dilaporkan kepada Kepala SKPD setiap triwulan.

21 21 PENGKAJIAN ULANG DAN PENYEMPURNAAN SOP SOP yang diberlakukan perlu dikaji ulang minimal sekali dalam 2 (dua) tahun. Pengkajian ulang dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja yang menangani SOP. SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan keputusan kepala daerah.

22 22 PELAPORAN 1. Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD Kabupaten/Kota dilaporkan kepada Bupati/Walikota. 2. Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota dilaporkan kepada Gubernur. 3. Hasil pelaksanaan SOP pada Pemerintah Provinsi dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri.

23 23 FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Halamam Judul PEMERINTAH DAERAH SKPD Identitas Instansi STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN KEBIDANAN DAN KANDUNGAN Judul Standar Operasional Prosedur dari Identifikasi kebutuhan

24 24 Informasi Prosedur yang akan distandarkan Logo Logo Pemerintah Pemerintah Daerah Daerah SATUAN KERJA PERANGAKAT DAERAH Nomor SOP Tgl.pembuatan Tgl. Revisi Tgl.Pengesahan Disyahkan oleh Nama SOP.... Dasar Hukum 1. 2 Keterkaitan: Peringatan.... Kualifikasi pelaksanan Perlengkapan/peralatan 1 2..dsb Pencatatan dan pendataaan

25 Cara pengisian Nomor Standar Operasional Prosedur Tanggal Pembuatan Tanggal revisi Tanggal pengesahan Disahkan oleh Nama Standar Operasional Prosedur Dasar hukum Kualifikasi pelaksana Keterkaitan Peralatan/perlengkapan Peringatan Pencatatan dan pendataan Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar Operasional Prosedur) Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi Diisi dengan tanggal mulai berlaku Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan Diisi dengan: - Penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. - Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan. - Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan 25

26 26 Uraian Prosedur Pelaksana Mutu Baku No Uraian Prosedur Pelaksana 1 Pelaksana 2 Pelaksana 3 Kelengkapan Waktu Output Ket

27 27 Cara pengisian Uraian prosedur Pelaksana Kelengkapan Waktu Output Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses/kegiatan Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan

28 28 Simbol Simbol Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi. Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut:

29 29 Start/mulai /akhir kegiatan Pengambilan Keputusan Dokumen Penggandaan Dokumen Simbol ini dipakai untuk awal dan akhir kegiatan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penggandaan dari semua jenis dokumen. Arsip Manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual. File Konektor Konektor Garis alir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan.

30 30 LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP KEBIDANAN DAN KANDUNGAN 1. Identifikasi aktivitas yang perlu disusun SOP-nya 2. Pilihlah satu aktivitas yang akan disusun SOP-nya 3. Tentukan judul sop yang akan disusun berdasarkan aktivitas yang telah dipilih 4. Identifikasi kegiatan dalam aktivitas yang disop-kan 5. Identifikasi aktor yang terlibat dalam seluruh kegiatan

31 31 LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP KEBIDANAN DAN KANDUNGAN 1. Buatlah matriks flowcharts SOP 2. Tulislah kegiatan ke dalam kolom aktivitas 3. Tuliskan aktor pada kolom aktor 4. Tulislah simbol pada kolom pelaksana (aktor) sesuai kegiatan dalam kolom aktivitas 5. Buatlah anak panah penghubung antar simbol sesuai ketentuan

32 32 LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP KEBIDANAN DAN KANDUNGAN 1. Cek kembali apakah rangkaian kegiatan sudah mencerminkan kesatuan aktivitas 2. Cek kembali apakah simbol yang digunakan sudah mencerminkan kegiatan dan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3. Cek kembali arah anak panah penghubung antar simbol sesuai ketentuan yang berlaku

33 33 IDENTIFIKASI AKTIVITAS YANG MEMERLUKAN SOP Apakah dasar untuk mengidentifikasi aktivitas yang perlu disusun SOP-nya? 1.Dasar Identifikasi adalah: a. Tugas (Pokok) dan Fungsi; b. Aktivitas yang langsung mendukung Tugas & Fungsi; c. Aktivitas yang tidak langsung mendukung Tugas & Fungsi yang dilakukan secara periodik (berulang). d. Untuk Latihan pilihlah salah satu dasar identifikasi tersebut. Untuk memudahkan dianjurkan aktivitas yang didasarkan Tugas (Pokok) dan Fungsi.

34 34 PILIHLAH SATU AKTIVITAS YANG AKAN DISUSUN SOP-NYA Aktivitas yang manakah yang akan dipilih untuk disusun SOP-nya? 1. Dasar Pemilihan Aktivitas adalah: a. Aktivitas yang mewakili Tugas (Pokok) dan Fungsi organisasi kita; b. Aktivitas yang sering kita lakukan; c. Aktivitas yang secara detail kita kuasai; 2. Untuk Latihan pilihlah janganlah memilih aktivitas yang rumit dan luas cakupannya

35 35 TENTUKAN JUDUL SOP YANG AKAN DISUSUN BERDASARKAN AKTIVITAS YANG TELAH DIPILIH Apakah judul SOP yang mewakili aktivitas yang telah kita pilih? 1. Dasar Penentuan Judul adalah: a. Produk akhir dari aktivitas tersebut; b. Aspek yang mana dari produk tersebut yang akan kita ambil; c. Tambahkan kata benda abstrak dari aspek produk tersebut. Contoh: PERSALINAN aspek PERSALINAN NORMAL SOP ASUHAN PERSALINAN NORMAL

36 36 IDENTIFIKASI KEGIATAN DALAM AKTIVITAS DALAM MENYUSUN SOP Kegiatan-kegiatan apakah yang terdapat dalam aktivitas yang di-sop-kan? 1. Langkah identifikasi adalah: a. tentukan langkah awal kegiatan (kegiatan pemicu); b. Identifikasi langkah-langkah selanjutnya; c. Tentukan langkah akhir kegiatan yang menghasilkan produk akhir aktivitas. 2. Dalam langkah identifikasi minimal gunakan rumus siapa mengerjakan apa

37 37 IDENTIFIKASI AKTOR YANG TERLIBAT DALAM SELURUH KEGIATAN Siapa sajakah yang melakukan kegiatan dalam aktivitas yang di-sop-kan tersebut? 1. Langkah identifikasi adalah: a. Tentukan aktor (aktif) sebagai subyek dalam setiap kegiatan sejak awal hingga akhir; b. Aktor yang sama dihitung hanya sekali saja; c. Hitunglah jumlah aktor yang ada dalam seluruh kegiatan. d. Jumlah aktor ini menentukan jumlah kolom dalam kolom pelaksana/aktor.

38 38 BUATLAH MATRIKS FLOWCHARTS SOP Seperti apakah matriks flowcharts SOP? 1. Matriks flowchart SOP terdiri atas: a. Kolom Nomor (diisi angka Arab: 1., 2., 3.,...dst.) b. Kolom Aktivitas (diisi kegiatan: kata kerja) c. Kolom Pelaksana/Aktor (diisi: Jabatan/fungsi aktor secara individu atau kelompok atau berupa nama institusi) 2. Untuk memudahkan dalam berlatih maka sebaiknya menggunakan program excell atau yang sejenis bila menggunakan komputer.

39 39 CONTOH MATRIKS FLOWCHARTS SOP No AKTIVITAS PELAKSANA Aktor1 Aktor 2 Aktor 3 1 Kegiatan 1 2 Kegiatan 1 3 Kegiatan 1

40 40 TULISLAH KEGIATAN KE DALAM KOLOM AKTIVITASPERTANYAAN Bagaimana cara menulis kegiatan dalam kolom aktivitas? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. tuliskan kegiatan dimulai dengan kata kerja kegiatan tanpa nama aktor; b. Tulislah bila ada obyek dan keterangan secara singkat tapi jelas; c. Aktor kegiatan dipisahkan karena akan ditulis pada kolom pelaksana/aktor.

41 41 TULISKAN AKTOR PADA KOLOM PELAKSANA/AKTOR PERTANYAAN Bagaimana cara menulis aktor dalam kolom pelaksana/aktor? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. Tuliskan aktor pada setiap kegiatan pada kolom pelaksan/aktor secara berurutan tidak secara hirarki; b. Tuliskan titelatur aktor (jabatan/fungsi) bukan nama aktornya secara singkat dan jelas. c. Dalam penulisan aktor hindari penulisan aktor yang bersifat umum tetapi bersifat spesifik menunjuk jabatan/fungsi aktor.

42 42 TULISLAH SIMBOL PADA KOLOM PELAKSANA (AKTOR) SESUAI KEGIATAN DALAM KOLOM AKTIVITAS Bagaimana cara menulis simbol dalam kolom pelaksana/aktor? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. Pilihlah simbol yang sesuai dengan sifat kata kerja dalam kolom aktivitas pada menu flowcharts; b. Tuliskan simbol tersebut pada kolom aktor sesuai baris kegiatan dengan meletakkan secara diagonal. c. Kegiatan apapun kalau berada pada awal dan akhir berupa simbol kapsul. Bedakan simbol eksekusi dengan simbol pengambilan keputusan.

43 43 BUATLAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN Bagaimana cara menulis anak panah yang menghubungkan simbol? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. Pilihlah tanda panah penghubung yang sesuai dari lines dan conector ; b. Tuliskan anak panah tersebut dengan menghubungkan simbol satu dengan yang lain dengan meletak-kannya pada simbol pertama lalu simbol yang berikutnya pada titik merah pada simbol c. Cara penulisan tanda panah sesuai ketentuan yang berlaku sesuai simbol masing-masing.

44 44 CEK KEMBALI APAKAH RANGKAIAN KEGIATAN SUDAH MENCERMINKAN KESATUAN AKTIVITAS Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek rangkaian kegiatan sebagai suatu kesatuan aktivitas? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. Periksalah apakah ada kegiatan yang terlewatkan; b. Periksalah apakah kegiatan yang ditulis masih merupakan kegiatan yang seharusnya dipisahkan atau seharusnya digabung. c. Periksalah apakah keseluruhan kegiatan mencerminkan produk akhir aktivitas. d. Langkah ini dilakukan untuk memastikan kegiatan tidak berubah pada saat dibuatkan mutu baku pada latihan selanjutnya.

45 45 CEK KEMBALI APAKAH SIMBOL YANG DIGUNAKAN SUDAH MENCERMINKAN KEGIATAN DAN TELAH SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek simbol dengan kegiatan dan ketentuan yang berlaku? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. Periksalah apakah simbol yang dipakai sudah sesuai kegiatan yang diceminkan dari kata kerjanya; b. Periksalah apakah simbol yang dibuat tidak menyalahi aturan yang berlaku. c. Langkah ini dilakukan untuk memastikan simbol yang digunakan tidak salah dan memenuhi ketentuan yang berlaku.

46 46 CEK KEMBALI ARAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN YANG BERLAKU Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek arah anak panah yang menghubungkan antar simbol? 1. Langkah yang dilakukan adalah: a. Periksalah apakah anak panah pada simbol mulai dan selesai (kapsul) sudah sesuai ketentuan; b. Periksalah apakah anak panah pada simbol proses (kotak) sudah sesuai ketentuan; c. Periksalah apakah anak panah pada simbol pengambilan keputusan (belah ketupat) sudah sesuai ketentuan yang berlaku dan telah diberi keterangan. d. Langkah ini dilakukan untuk memastikan tanda dan arah panah memenuhi ketentuan yang berlaku.

47 47 Simulasi Penyusunan SOP Asuhan Persalinan Normal dan Rujukan Pasien di Puskesmas..*

48 48 TERIMA KASIH SEMOGA MENJADI PENGALAMAN YANG BERMANFAAT