PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016 TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Transkripsi

1 SALINAN PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016 TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : a. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, bahwa dengan telah diundangkannya Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, dan dengan adanya perubahan organisasi dan tata kerja di lingkungan Universitas Diponegoro melalui Peraturan Rektor Nomor 4 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unsur-Unsur di bawah Rektor Universitas Diponegoro, perlu mengatur kembali Tata Naskah Dinas di lingkungan Universitas Diponegoro; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a perlu menetapkan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Universitas Diponegoro; c. bahwa sebagai perwujudannya perlu menetapkan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 158 tahun 2012; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1961 tentang Pendirian Universitas Diponegoro; 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 26 tahun 2015 tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan Perguruan 1

2 Tinggi Negeri Badan Hukum (Lemabaran Negara Republik Indonesia tahun 2015 nomor 110); 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan (Lembaran Negara tahun ); 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 81 tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 Tahun 2015, tentang Statuta Universitas Diponegoro (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 170); 8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kmenteraian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2082); 9. Keputusan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 146/M/KP/2014 tentang pengangkatan Rektor Universitas Diponegoro; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Rektor ini yang dimaksud dengan: 1. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. 2. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Universitas Diponegoro. 3. Kementerian adalah Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. 2

3 4. Universitas Diponegoro yang selanjutnya disingkat Undip adalah Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum 5. Majelis Wali Amanat yang selanjutnya disebut MWA adalah organ Undip yang menetapkan, memberikan Pertimbangan pelaksanaan kebijakan Umum, dan memberikan pengawasan dibidang non akademik 6. Senat Akademik yang selanjutnya disingkat SA adalah organ Undip yang menetapkan kebijakan, memberikan pertimbangan, dan melakukan pengawasan dibidang akademik. 7. Rektor adalah organ Undip yang memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan Undip. 8. Fakultas adalah unsur pelaksana akademik Undip yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Undip yang berada di bawah Rektor. 9. Sekolah adalah unsur pelaksana akademik setingkat Fakultas yang bertugas menyelenggarakan dan/atau mengkoordinasikan pascasarjana, multidisiplin, program profesi, atau program vokasi. 10. Departemen adalah adalah unsur dari Fakultas atau Sekolah yang mendukung penyelenggaraan kegiatan akademik dalam satu atau beberapa cabang ilmu pengetahuan, seni, dan teknologi dalam jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, atau pendidikan vokasi. 11. Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi. 12. Bagian merupakan kelompok dosen dalam bidang ilmu konsentrasi tertentu yang dapat mengelola laboratorium. 13. Pendidikan Profesi adalah sistem pendidikan tinggi setelah program pendidikan sarjana yang menyiapkan peserta didik untuk menguasai keahlian khusus. 14. Pendidikan Vokasi adalah sistem pendidikan tinggi yang diarahkan pada penguasaan keahlian terapan tertentu yang mencakup program Diploma I, Diploma II, Diploma III, Diploma IV, Magister Terapan, dan Doktor Terapan. 15. Dekan adalah pimpinan Fakultas atau Sekolah di lingkungan Undip yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pendidikan di masing-masing Fakultas atau Sekolah. 16. Direktorat adalah unsur pengembangan yang menyelenggarakan perencanaan program strategis universitas. 17. Sekretariat Universitas adalah unsur pengembangan dan pelaksana tugas strategis Undip yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Undip. 18. Biro adalah unsur pelaksana administrasi Undip yang menyelenggarakan pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh unsur di lingkungan Undip. 19. Unit Pelaksana Teknis adalah merupakan unsur penunjang yang diperlukan untuk penyelenggaraan pendidikan di lingkungan Undip. 3

4 20. Badan Pengelola adalah unsur penunjang yang bertugas mengelola unit usaha dan bertanggung jawab kepada Rektor Undip. 21. Satuan Pengawas Internal yang selanjutnya disingkat SPI adalah unit pelaksana di bawah Rektor yang bertugas melakukan pengawasan dan/atau pemeriksaan kegiatan non akademik. 22. Rumah Sakit Nasional Diponegoro yang selanjutnya disingkat RSND adalah rumah sakit yang menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi dan layanan kesehatan yang bertanggung jawab kepada Rektor. (1) Jenis naskah dinas terdiri atas: a. peraturan; b. keputusan; c. instruksi; d. prosedur operasional standar; e. surat edaran; f. surat tugas; g. nota dinas; h. memo; i. surat dinas; j. surat undangan; k. Nota Kesepahaman; l. surat perjanjian; m. surat kuasa; n. surat Pelimpahan Wewenang; o. surat keterangan; p. berita acara; q. surat pengantar; r. surat pernyataan; s. pengumuman; t. laporan; u. telaahan staf dan; v. notulen rapat. BAB II JENIS NASKAH DINAS Bagian Kesatu Umum Pasal 2 (2) Naskah dinas sebagaimana tercantum pada ayat 1 mencantumkan kepala naskah dinas 4

5 (3) Bentuk kepala naskah dinas: a. pada kepala naskah dinas UNIVERSITAS DIPONEGORO, dicantumkan lambang Undip sesuai dengan yang ditetapkan dalam statuta, nama Kementerian, nama Undip, alamat, dan garis penutup; b. nama Kementerian dicetak pada baris pertama, UNIVERSITAS DIPONEGORO dicetak pada baris kedua, untuk baris ketiga nama fakultas / Sekolah / lembaga / unit pelaksana teknis / badan pengelola / Rumah Sakit Nasional Diponegoro, masing-masing dicetak dengan huruf kapital; c. nama UNIVERITAS DIPONEGORO dicetak lebih tebal daripada nama Kementerian ; d. nama fakultas/sekolah vokasi/unit pelaksana teknis/badan pengelola/ Rumah Sakit Nasional Diponegoro di lingkungan Undip dicetak di bawah nama UNIVERSITAS DIPONEGORO dengan huruf kapital tebal; e. alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada; f. kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal ukuran 2¼ pt g. jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm; h. penulisan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, UNIVERSITAS DIPONEGORO menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, fakultas/sekolah/lembaga/unit pelaksana teknis/badan pengelola/ Rumah Sakit Nasional Diponegoro menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14 dengan huruf kapital tebal, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12; i. bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh sebagaimana tercantum Lampiran I.1. yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kedua Peraturan Rektor Pasal 3 (1) Peraturan Rektor adalah naskah dinas yang bersifat mengatur. (2) Jenis peraturan adalah Peraturan Rektor. (3) Bagian-bagian peraturan terdiri atas: a. kepala peraturan; b. judul peraturan; c. pembukaan; d. batang tubuh atau isi; dan 5

6 e. penutup. Kepala peraturan terdiri atas: Pasal 4 a. Kepala naskah diawali dengan lambang Universitas Diponegoro simetris; b. kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris. Pasal 5 Judul Peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. Pembukaan peraturan terdiri atas: Pasal 6 a. frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan; c. konsiderans berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat; dan d. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan. Pasal 7 Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital secara simetris. Pasal 8 Nama jabatan Rektor yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. Pasal 9 (1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan peraturan; (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; (3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma, serta pokok pikiran terakhir diakhiri dengan tanda baca titik. 6

7 Pasal 10 (1) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. (2) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan, jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. (3) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. (4) Pencantuman Peraturan Menteri dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. (5) Setiap peraturan ditulis secara urut dengan angka, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma, serta pokok pikiran terakhir diakhiri dengan tanda baca titik. Pasal 11 (1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik. Pasal 12 Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal. Pasal 13 Penutup peraturan terdiri atas: a. tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; 7

8 c. tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk pegawai (NIP) dan gelar. Pasal 14 Naskah Peraturan Rektor diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 atau kertas folio. Pasal 15 Bentuk peraturan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.2. yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Bagian Ketiga Keputusan Pasal 16 (1) Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan. (2) Bagian-bagian keputusan terdiri atas: a. kepala keputusan; b. nama keputusan; c. pembukaan; d. batang tubuh atau isi; dan e. penutup. Kepala keputusan terdiri atas: Pasal 17 a. Kepala Keputusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini; b. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan d. nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 8

9 Pembukaan keputusan terdiri atas: Pasal 18 a. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan; b. konsiderans berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat; dan c. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan. Pasal 19 Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, konsiderans, dan diktum dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10,dan Pasal 11 Peraturan Rektor ini. Pasal 20 Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan. Pasal 21 Penutup keputusan terdiri atas: a. tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. Pasal 22 Bentuk keputusan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.3 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 23 Naskah Keputusan Rektor diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 atau kertas folio. 9

10 Pasal 24 Kode hal dalam keputusan menggunakan ketentuan sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Keempat Instruksi Rektor Pasal 25 (1) Instruksi Rektor adalah naskah dinas yang memuat perintah Rektor berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan. (2) Bagian-bagian instruksi terdiri atas: a. kepala instruksi; b. dasar hukum atau latar belakang; c. batang tubuh atau isi; dan d. penutup. Pasal 26 Kepala instruksi terdiri atas: a. Kepala Instruksi dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini; b. kata instruksi dan nama jabatan Rektor yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. Pasal 27 Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau alasan perlunya ditetapkan instruksi. Pasal 28 Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi. 10

11 Pasal 29 Penutup instruksi terdiri atas: a. tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. Pasal 30 Bentuk instruksi dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.4 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 31 Naskah Instruksi Rektor diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 atau kertas folio. Bagian Kelima Salinan Pasal 32 (1) Peraturan Rektor, Keputusan Rektor, dan Instruksi Rektor yang telah ditetapkan dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum dan/atau Sekretaris Universitas yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Undip menyelenggarakan layanan tata usaha, persuratan, penata usahaan pimpinan, hukum tata laksana, dan keprotokolan (2) Salinan Peraturan Rektor, Keputusan Rektor, dan Instruksi Rektor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada dalam Lampiran I Nomor 2b, 3c, dan 4b yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. 11

12 Bagian Keenam Prosedur Operasional Standar Pasal 33 Prosedur operasional standar adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. Pasal 34 Prosedur operasional standar terdiri atas: a. lambang unit kerja; b. nama unit kerja; c. judul prosedur operasional standar; dan d. lembaran prosedur. Pasal 35 Lembaran prosedur operasional standar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf d terdiri atas: a. tujuan; b. ruang lingkup; c. tanggung jawab; d. acuan; e. definisi; f. uraian prosedur; dan g. dokumentasi Pasal 36 Bentuk prosedur operasional standar dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.5 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 37 Naskah Prosedur Operasional Standar diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 Bagian Ketujuh Surat Edaran Pasal 38 (1) Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak. (2) Bagian-bagian surat edaran terdiri atas: 12

13 a. kepala surat edaran; b. pembuka surat edaran; c. isi surat edaran; dan d. penutup. Pasal 39 Kepala surat edaran dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 40 (1) Pembuka surat edaran terdiri atas: a. frasa surat edaran; b. nomor; c. tentang; dan d. alamat tujuan surat edaran. (2) Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris. (3) Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran. (4) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris dengan frasa surat edaran. (5) Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan. Pasal 41 (1) Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. (2) Isi surat edaran terdiri atas: a. pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran; b. isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan c. kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran. Pasal 42 Penutup surat edaran terdiri atas: a. tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama tempat pembuatan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; e. nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan 13

14 f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. Pasal 43 (1) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran. (2) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan. (3) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan. Pasal 44 Bentuk surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.6 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 45 Naskah Surat Edaran diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 Bagian Kedelapan Surat Tugas Pasal 46 (1) Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. (2) Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau kolom. (3) Bagian-bagian surat tugas terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 47 Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. 14

15 Pasal 48 (1) Pembuka surat tugas terdiri atas: a. frasa surat tugas; dan b. nomor. (2) Frasa surat tugas ditulis di bawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris. (3) Kata nomor ditulis sejajar dengan frasa surat tugas, diawali dengan huruf kapital. Pasal 49 (1) Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. nama jabatan pemberi tugas; b. nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan penerima tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan. (2) Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. (3) Kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama jabatan pemberi tugas. (4) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. (5) Kata pangkat dan golongan ditulis di bawah dan sejajar dengan NIP. (6) Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pangkat dan golongan. (7) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk. Pasal 50 (1) Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas: a. nama jabatan pemberi tugas; b. kolom isian surat tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan. (2) Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. (3) Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diberi tugas ditulis di bawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. (4) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditulis di bawah kolom sejajar dengan nomor isi kolom dan didahului dengan kata untuk. Pasal 51 Penutup surat tugas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana Pasal 52 Bentuk surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.6 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. 15

16 Pasal 53 Naskah Surat Tugas diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 Bagian Kesembilan Nota Dinas Pasal 54 (1) Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. (2) Bagian-bagian nota dinas terdiri atas: a. kepala nota dinas; b. pembuka nota dinas; c. isi nota dinas; dan d. penutup nota dinas. Pasal 55 Kepala nota dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 56 (1) Pembuka nota dinas terdiri atas: a. frasa nota dinas; b. nomor; c. tujuan nota dinas; d. asal nota dinas; dan e. hal nota dinas. (2) Frasa nota dinas ditulis di bawah kepala Nota Dinas dan simetris dengan kepala nota dinas, dan menggunakan huruf kapital. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa nota dinas, diawali dengan huruf kapital dan diikuti dengan nomor yang dikeluarkan oleh unit pengolah masing-masing. (4) Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah nomor, diikuti tanda baca titik dua. (5) Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua. (6) Kata hal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan asal nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua. Pasal 57 (1) Awal kalimat isi nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan kata hal. 16

17 (2) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53, Pasal 54, dan Pasal 55 Peraturan Rektor ini. Pasal 58 Penutup nota dinas terdiri atas: a. tanggal nota dinas ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi nota dinas, tanpa didahului nama tempat pembuatan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal nota dinas dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; e. nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. Pasal 59 Bentuk nota dinas dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.7 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 60 Naskah Nota Dinas diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 Bagian Kesepuluh Memo Pasal 61 (1) Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan. (2) Bagian-bagian memo terdiri atas: a. kepala memo; b. pembuka memo; c. isi memo; dan d. penutup memo. 17

18 Pasal 62 Kepala memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 63 (1) Pembuka memo terdiri atas: a. kata memo; b. tujuan memo; dan c. asal memo. (2) Kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala memo, dan menggunakan huruf kapital. (3) Tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata memo dan diikuti tanda baca titik dua. (4) Asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua. Pasal 64 Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo. Pasal 65 Penutup memo terdiri atas: a. tanggal memo ditulis di sebelah kanan di bawah baris akhir isi memo; b. nama jabatan yang menandatangani memo ditulis di bawah tanggal memo dengan huruf kapital di setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; c. nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah dan sejajar dengan nama jabatan serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; d. tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; e. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; dan f. pada penutup memo tidak dibubuhi cap dinas atau cap jabatan. Pasal 66 Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum Lampiran I.8 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 67 Naskah Memo diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 18

19 Bagian Kesebelas Surat Dinas Pasal 68 (1) Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan. (2) Bagian-bagian surat dinas terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 69 Kepala surat dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pembuka surat dinas terdiri atas: a. nomor surat; b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan e. alamat tujuan surat. Pasal 70 Pasal 71 (1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat. (2) Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas. (3) Nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf. Pasal 72 (1) Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran. (2) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka Arab. (3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan. Pasal 73 (1) Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor. (2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas. Pasal 74 (1) Tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat. (2) Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya. 19

20 Pasal 75 (1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju. (2) Singkatan Yth. ditulis di bawah kata hal. (3) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di. Isi Surat dinas terdiri atas: a. pendahuluan; b. isi pokok; dan c. kalimat penutup. Pasal 76 Pasal 77 (1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Pasal 78 Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas. Pasal 79 Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas. Pasal 80 Penutup surat dinas terdiri atas: a. nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; b. nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; c. tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; e. cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; dan f. apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 Peraturan Rektor ini. 20

21 Pasal 81 Bentuk surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.9 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 82 Naskah Surat Dinas diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 Bagian Kedua belas Surat Undangan Pasal 83 (1) Surat undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. (2) Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu. Pasal 84 Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 85 Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 86 (1) Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: a. lambang; dan b. nama jabatan yang mengundang. (2) Logo Undip digunakan jika yang mengundang Rektor, atau pejabat dilingkungan Undip. (3) Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah Logo Undip secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri. 21

22 Pasal 87 (1) Pembuka surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. nomor surat; b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan e. alamat tujuan surat. (2) Pembuka surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69, Pasal 70, Pasal 71, Pasal 72, Pasal 73, dan Pasal 74, Peraturan Rektor ini. Pasal 88 Isi surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. pendahuluan b. isi pokok; dan c. kalimat penutup. Pasal 89 (1) Pendahuluan surat undangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 Peraturan Rektor ini. (2) Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara, serta dapat menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan. Pasal 90 Surat undangan yang berbentuk kartu berisikan maksud dan tujuan undangan serta hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan. Pasal 91 Penutup surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 Peraturan Rektor ini. Pasal 92 Naskah Surat Undangan diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4 Pasal 93 Penutup surat undangan yang berbentuk kartu diakhiri dengan ungkapan permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon. 22

23 Pasal 94 Surat undangan, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kartu, dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.10a dan 10b yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Ketiga belas Nota Kesepahaman Pasal 95 (1) Nota kesepahaman merupakan naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama dan dibuat untuk dan atas nama Universitas Diponegoro dengan pihak lain. (2) Nota Kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Rektor (3) Rektor dapat memberikan kuasa kepada pejabat setingkat dibawahnya atau serendah-rendahnya pejabat eselon II di lingkungan Universitas Diponegoro. (4) Bagian Nota Kesepahaman terdiri atas b. Kepala; c. Batang tubuh; dan d. kaki (5) Kepala nota kesepahaman terdiri atas b. Logo Undip dan pihak lain yang diletakkan sebelah kanan dan kiri atas disesuaikan penyebutan para pihak; c. Frasa Nota Kesepahaman ditulis dengan kapital dan cetak tebal dengan menggunakan huruf Time New Roman 12; d. Judul nota kesepahaman ditulis dengan kapital dan cetak tebal; dan e. Nomor nota kesepahaman. (6) Isi nota kesepahaman terdiri atas a. Frasa Pada hari ini, tanggal, bulan, tahun (tanggal, bulan, tahun) bertempat di... dibuat dan ditandatangani nota kesepahaman oleh dan antara... ditulis setelah nomor nota kesepahaman dan diawali dengan huruf kapital; b. Nama pejabat yang menandatangani nota kesepahaman, keterangan jabatan, dan kedudukan hukum; c. Frasa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama sama disebut sebagai PARA PIHAK; d. Frasa pihak pertama, pihak kedua, dan para pihak ditulis dengan huruf kapital dan cetak tebal; e. Penulisan materi yang diatur ditulis dengan huruf kapital dan cetak tebal; dan f. Penulisan pasal ditulis dengan huruf kapital dan cetak tebal. 23

24 (7) Kaki terdiri atas: a. Nama para pihak yang membuat kesepakatan dibubuhi meterai; dan b. Tanda tangan para pihak yang membuat kesepakatan dibubuhi cap dinas atau cap jabatan. (8) Tata cara pembuatan dan format nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.11 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Keempat Belas Surat Perjanjian Pasal 96 (1) Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Bagian-bagian surat perjanjian terdiri atas: a. kepala surat perjanjian; b. batang tubuh atau isi; dan c. penutup. Kepala surat perjanjian terdiri atas: Pasal 97 a. lambang Undip diletakkan di sebelah kiri atas disesuaikan dengan penyebutan Universitas Diponegoro; b. lambang Instansi Mitra Kerjasama diletakkan di sebelah kanan atas disesuaikan dengan penyebutan nama instansi mitra kerjasama; c. nama Universitas Diponegoro dan nama instansi mitra kerjasama yang melakukan perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di bawah lambang Universitas Diponegoro dan lambang instansi mitra kerjasama secara simetris; d. judul perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di bawah nama instansi secara simetris; dan e. kata nomor dari para pihak ditulis dengan huruf kapital di bawah judul perjanjian secara simetris dengan urutan nomor perjanjian dari Undip dan dilanjutkan dengan nomor dari instansi mitra kerjasama. Pasal 98 Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. Pasal 99 Penutup surat perjanjian berisi nama dan tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi jika dipandang perlu, serta dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 24

25 Pasal 100 Bentuk surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.12 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini (1) Surat kuasa terdiri atas: a. Surat kuasa biasa b. Surat kuasa khusus Bagian Kelima Belas Surat Kuasa Pasal 101 (2) Surat kuasa biasa sebagimana ayat (1) huruf a merupakan naskah dinas yang berisi pemberian kewenangan dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan sesuatu untuk dan atas nama pemberi kuasa. (3) Surat kuasa khusus sebagimana ayat (1) huruf b merupakan surat kuasa untuk beracara di pengadilan (4) Bagian-bagian surat kuasa terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 102 Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 103 (2) Pembuka surat kuasa terdiri atas: a. frasa surat kuasa; dan b. nomor. (3) Frasa surat kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. (4) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital. Pasal 104 (1) Isi surat kuasa terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa; c. frasa dengan ini memberi kuasa kepada; 25

26 d. kata nama dan jabatan penerima kuasa; dan e. kewenangan pemberi kuasa. (2) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor, diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. (3) Pemberi kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa yang bertanda tangan di bawah ini. (4) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. (5) Frasa dengan ini memberi kuasa kepada ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan. (6) Penerima kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa dengan ini memberi kuasa kepada. (7) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan ditulis sejajar dengan kata nama. (8) Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditulis di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan. Pasal 105 (1) Penutup surat kuasa terdiri atas: a. tanggal surat kuasa; b. frasa pemberi kuasa; c. nama pemberi kuasa; d. NIP pemberi kuasa; e. meterai; f. tanda tangan pemberi kuasa; g. cap dinas atau cap jabatan; h. frasa penerima kuasa; i. nama penerima kuasa; j. NIP penerima kuasa; dan k. tanda tangan penerima kuasa. (2) Tanggal surat kuasa ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa. (3) Frasa pemberi kuasa ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata. (4) Nama pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah. (5) Singkatan NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. (6) Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi meterai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa. (7) Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian meterai dan tanda tangan pemberi kuasa. (8) Frasa penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa. 26

27 (9) Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa. (10) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak, ketentuan ini tidak berlaku untuk Menteri. (11) Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa. Pasal 106 Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 13 dan 14 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Keenam Belas Surat Pelimpahan Wewenang Pasal 107 (1) Surat pelimpahan wewenang merupakan naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada pejabat satu tingkat di bawahnya untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan. (2) Bagian bagian surat pelimpahan wewenan terdiri atas: a. Kepala naskah; b. Pembuka; c. Isi; dan d. Penutup. (3) Kepala naskah surat pelimpahan wewenang sebagaimana ayat (2) huruf a adalah dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini (4) Pembuka surat pelimpahan wewenang terdiri atas: a. Frasa surat pelimpahan wewenang, ditulis dengan menggunakan huruf kapital dan dicetak tebal, diletakkan ditengah atas. b. Jabatan pejabat penandatangan ditulius dengan huruf kapital cetak tebal dibawah frasa surat pelimpahan wewenang c. Kata nomor ditulis dibawah jabatan pejabat penanda tangan, cetak tebal d. Judul substansi pelimpahan wewenang ditulis dibawah nomor dengan huruf kapital, dan cetak tebal (5) Isi surat pelimpahan wewenang terdiri dari a. Kata menimbang ditulis dengan huruf awal kapital; b. Kata dasar ditulis dengan huruf awal kapital; c. Frasa melimpahkan wewenang ditulis dengan huruf kapital, cetak tebal, diletakkan ditengah; d. Kata kepada ditulis dengan huruf awal kapital e. Kata untuk ditulis dengan huruf awal kapital 27

28 (6) Penutup terdiri atas: a. Frasa ditetapkan ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakkan disebelah kiri bawah; b. Frasa pada tanggal ditulis dengan huruf awal kapital; c. Jabatan pejabat yang menanda tangani; d. Nama pejabat penadatangan ditulis setelah tanda tangan; e. NIP pejabat ditulis simetris dengan nama pejabat. (7) Apabila ada tembusan ditulis sesuai dengan Pasal 43 Peraturan Rektor ini (8) Tata cara pembuatan dan format surat pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada lampiran I nomor 15 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini Bagian Ketujuh Belas Surat Keterangan Pasal 108 (1) Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Bagian-bagian surat keterangan terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 109 Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 110 (1) Pembuka surat keterangan terdiri atas; a. frasa surat keterangan; dan b. nomor. (2) Frasa surat keterangan ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital. Pasal 111 (1) Isi surat keterangan terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang memberikan keterangan; c. frasa dengan ini menerangkan bahwa; 28

29 d. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diterangkan; dan e. isi keterangan. (2) Awal kalimat isi surat keterangan ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma. Pasal 112 (1) Penutup surat keterangan terdiri atas: a. tanggal surat keterangan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani; c. nama pejabat yang menandatangani; d. tanda tangan; e. singkatan NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan. (2) Penutup surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini. Pasal 113 Bentuk surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.16 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kedelapan Belas Berita Acara Pasal 114 (1) Berita acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut. (2) Bentuk berita acara dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.17 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kesembilan Belas Surat Pengantar Pasal 115 (1) Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk lembaran surat atau kolom. 29

30 (3) Bagian-bagian surat pengantar terdiri atas: a) kepala surat; b) pembuka surat; c) isi surat; dan d) penutup surat. Pasal 116 Kepala surat pengantar dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 117 Pembuka surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68, Pasal 69, Pasal 70, Pasal 71, Pasal 72, dan Pasal 73, Peraturan Rektor ini. Pasal 118 (1) Pembuka surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas: a. frasa surat pengantar; b. nomor; dan c. tujuan surat. (2) Frasa surat pengantar ditulis di bawah dan simetris dengan kepala surat, menggunakan huruf kapital. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat pengantar, diawali dengan huruf kapital. (4) Tujuan surat pengantar didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah dan sejajar dengan kata nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan. Pasal 119 (1) Isi surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76, Pasal 77, dan pasal 78 Peraturan Rektor ini. (2) Isi surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas nomor urut, isi surat/barang, jumlah, dan keterangan, ditulis di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth. Pasal 120 Penutup surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 Peraturan Rektor ini. Pasal 121 Penutup surat pengantar yang berbentuk kolom dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini. 30

31 Pasal 122 Bentuk surat pengantar menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.nomor 18a dan b yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kedua puluh Surat Pernyataan Pasal 123 (1) Surat pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. (2) Bagian-bagian surat pernyataan terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 124 Kepala surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 125 Pembuka surat pernyataan berisi frasa surat pernyataan ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. Pasal 126 (1) Isi surat pernyataan terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama dan jabatan yang membuat pernyataan; c. alamat pejabat yang membuat pernyataan; dan d. isi pernyataan. (2) Awal kalimat isi surat pernyataan yang berisi frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat pernyataan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma. (3) Kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan ungkapan yang bertanda tangan di bawah ini. (4) Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. (5) Kata alamat ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan. (6) Isi pernyataan ditulis di bawah alamat pejabat yang membuat pernyataan. Pasal 127 (1) Penutup surat pernyataan terdiri atas: a. tanggal surat pernyataan; b. nama jabatan pejabat yang membuat pernyataan; 31

32 c. nama pejabat yang menandatangani surat pernyataan; d. tanda tangan; e. singkatan NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan. (2) Penutup surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini. Pasal 128 Bentuk surat pernyataan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada lampiran I.19 Peraturan Rektor ini. Bagian Kedua puluh Satu Surat Pengumuman Pasal 129 (1) Surat pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. (2) Bagian-bagian surat pengumuman terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat. Pasal 130 Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 131 (1) Pembuka surat pengumuman terdiri atas: a. kata pengumuman; dan b. nomor. (2) Kata pengumuman ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman, diawali dengan huruf kapital. Pasal 132 Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. Pasal 133 (1) Penutup surat pengumuman terdiri atas: b. tanggal surat pengumuman; 32

33 c. nama jabatan pejabat yang membuat pengumuman; d. nama pejabat yang menandatangani surat pengumuman; e. tanda tangan; f. singkatan NIP; dan g. cap dinas atau cap jabatan. (2) Penutup surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini. Pasal 134 Bentuk surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 20 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kedua Puluh Dua Laporan Pasal 135 (1) Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan. (2) Bagian-bagian Laporan terdiri atas: a. kepala laporan; b. isi laporan; dan c. penutup laporan. Pasal 136 Kepala laporan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pembuka laporan terdiri atas: a. kata laporan; dan b. judul laporan. Isi laporan terdiri atas : a. pendahuluan; b. Kegiatan yang dilaksanakan; c. Hasil yang dicapai; d. Kesimpulan dan saran; dan e. Penutup. Pasal 137 Pasal

34 Pasal 139 Penutup laporan terdiri atas: a. tanggal pembuatan laporan; b. nama jabatan pembuat laporan; c. tanda tangan dan cap jabatan atau cap dinas; d. nama pejabat yang membuat laporan; dan e. NIP pejabat pembuat laporan. Pasal 140 Bentuk laporan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I. Nomor 21 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kedua Puluh Tiga Telaahan Staf Pasal 141 (1) Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. (2) Bagian-bagian telaahan staf terdiri atas: a. kepala telaahan; b. isi telaahan; dan c. penutup telaahan. Pasal 142 Kepala telaahan staf dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pembuka telaahan staf terdiri atas: a. kata telaahan; b. judul telaahan. Isi telaahan staf terdiri atas: a. persoalan; b. praanggapan; c. fakta yang mempengaruhi; Pasal 143 Pasal

35 d. analisis; e. kesimpulan; dan f. saran. Penutup telaahan staf terdiri atas: a. tempat pembuatan telaahan; b. tanggal pembuatan telaahan; c. nama jabatan pembuat telaahan; d. tanda tangan; e. nama pembuat telaahan; dan f. NIP pembuat telaahan. Pasal 145 Pasal 146 Bentuk telaahan staf dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.22 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Bagian Kedua Puluh Empat Notulen Rapat Pasal 147 (1) Notulen Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notulen rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat. (2) Bagian-bagian notulen rapat terdiri atas: a. kepala notulen rapat; b. isi notulen rapat; dan c. penutup notulen rapat. Pasal 148 Kepala notulen rapat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 149 Pembuka notulen rapat terdiri atas kata notulen. Isi notulen rapat terdiri atas: a. nama rapat; Pasal

36 b. hari/tanggal rapat; c. waktu rapat; d. susunan acara rapat; e. pimpinan rapat yang terdiri atas ketua, sekretaris, dan pencatat/notulis; f. peserta rapat; g. persoalan yang dibahas; h. tanggapan peserta rapat; dan i. kesimpulan. Pasal 151 Penutup notulen rapat terdiri atas: a. kata pemimpin rapat; b. nama jabatan; c. tanda tangan pejabat pemimpin rapat; d. nama pejabat pemimpin rapat; dan e. NIP pejabat pemimpin rapat. Pasal 152 Bentuk notulen rapat dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.23 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. (1) Sifat surat terdiri atas: a. surat sangat rahasia; b. surat rahasia; c. surat terbatas; dan d. surat biasa. BAB III SIFAT DAN DERAJAT SURAT Pasal 153 (2) Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. (3) Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. 36

37 (4) Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. (5) Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Pasal 154 (1) Derajat surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segera, dan biasa. (2) Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin. (3) Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. (4) Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera. (1) Alamat surat dicantumkan pada: a. sampul surat; dan b. surat. BAB IV PENCANTUMAN ALAMAT SURAT Pasal 155 (2) Alamat pada sampul surat terdiri atas: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; c. unit kerja; dan d. alamat lengkap. (3) Alamat pada surat terdiri atas: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; c. unit kerja; dan d. alamat, nama kota (4) Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara. (5) Bentuk penulisan alamat pada sampul dan surat dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 24 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. 37

38 BAB V KODE SURAT Pasal 156 (1) Surat dinas yang ditujukan, baik untuk unit kerja di lingkungan Undip maupun untuk unit kerja di luar lingkungan Undip, harus menggunakan kode surat yang terdiri atas: a. kode jabatan; b. kode unit organisasi; c. kode unit kerja; dan d. kode hal. (2) Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS di antara kode jabatan atau unit organisasi atau unit kerja dan kode hal. Pasal 157 (1) Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. (2) Kode unit organisasi dan unit kerja merupakan tanda dari unit organisasi dan unit kerja yang membuat atau mengeluarkan surat. (3) Kode hal merupakan tanda dari hal atau subjek surat. Pasal 158 Kode jabatan, kode unit organisasi, dan kode unit kerja di lingkungan Undip dibuat sebagaimana tercantum pada Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 159 Penulisan kode hal masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 160 (1) Kode surat ditulis setelah nomor urut surat dengan urutan kode jabatan atau kode unit organisasi, kode unit kerja, kode RHS apabila bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan surat yang penulisannya masingmasing dibatasi dengan garis miring. (2) Surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon I dan berasal dari pejabat setingkat di bawahnya menggunakan kode unit organisasi penanda tangan surat, dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja asal surat. 38

39 (3) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon II dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja penanda tangan surat. (4) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon III dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit kerja dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikuti kode nomor urut unit penanda tangan surat. Pasal 161 Pemberian nomor dan kode surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. BAB VI PENANDATANGANAN NASKAH DINAS Pasal 162 Penandatanganan peraturan, keputusan, dan instruksi dilakukan oleh Rektor. Pasal 163 Kewenangan penandatanganan Keputusan dapat didelegasikan kepada pemimpin unit kerja dengan menerbitkan surat keputusan pendelegasian. Pasal 164 Penandatanganan surat terdiri atas: a. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Undip; dan b. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada unit kerja di lingkungan Undip. Pasal 165 Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Undip ditentukan sebagai berikut: a. surat Rektor yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar lingkungan Undip ditandatangani oleh Rektor; b. apabila Rektor mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; c. apabila pejabat penerima delegasi dari Rektor berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.; 39

40 d. Kewenangan penandatanganan dapat didelegasikan kepada pemimpin unit kerja, meliputi pembantu rektor, dekan, dekan sekolah pascasarjana dan vokasi, dengan memberikan tembusan kepada Rektor. Pasal 166 Penandatanganan surat yang ditujukan kepada unit kerja di lingkungan Undip: a. surat pemimpin unit kerja yang ditujukan kepada Rektor ditandatangani oleh pemimpin unit yang bersangkutan; b. apabila pemimpin unit berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan a.n. dan apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.; c. surat pemimpin unit eselon II yang ditujukan kepada Rektor ditandatangani oleh pemimpin unit eselon II yang bersangkutan; d. surat pemimpin unit eselon II yang ditujukan kepada pemimpin unit eselon II lainnya di lingkungan Undip ditandatangani oleh pemimpin unit organisasi eselon II yang bersangkutan; e. surat pemimpin unit eselon III yang ditujukan kepada pemimpin unit eselon III lainnya di lingkungan Undip ditandatangani oleh pemimpin unit eselon III yang bersangkutan dengan tembusan pemimpin unit eselon II; dan f. surat pemimpin unit eselon IV di lingkungan Undip, yang ditujukan kepada pemimpin unit eselon IV lain di lingkungan Undip ditandatangani oleh pemimpin unit eselon IV yang bersangkutan dengan tembusan pemimpin unit eselon III. Pasal 167 Kewenangan penandatanganan naskah dinas diatur sebagaimana tercantum dalam Lampiran I nomor 28 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. Pasal 168 Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), plt. (pelaksana tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian) ditentukan sebagai berikut: a. a.n. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya; b. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya; c. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitif; d. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena 40

41 tugas dinas, menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; dan e. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. Pasal 169 Penulisan a.n., u.b., plt., plh., dan u.p., masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 25 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. BAB VII CAP JABATAN DAN CAP DINAS Pasal 170 (1) Cap jabatan adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk memenuhi keabsahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya. (2) Cap dinas adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit organisasi dan unit kerja. Pasal 171 (1) Cap jabatan dan cap dinas Undip berbentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis tengah lingkaran 40 mm. (2) Garis lengkung ke luar dibuat dengan garis ganda dan garis luar lebih tebal daripada garis dalam. Pasal 172 Cap jabatan di Undip adalah cap jabatan rektor. Pasal 173 (1) Cap jabatan Undip digunakan oleh Rektor Undip. (2) Jabatan dibawahnya menggunakan cap dinas Undip atau cap unit kerja yang menandatangani. (3) Selain cap dinas di lingkungan Undip digunakan juga cap dinas khusus yang bentuknya sama seperti cap dinas, tetapi ukurannya lebih kecil. (4) Cap dinas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk kartu tanda pengenal pegawai, kartu mahasiswa, dan sejenisnya. 41

42 Pasal 174 Bentuk cap jabatan dan cap dinas serta keterangannya dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.26 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. BAB VIII NASKAH ELEKTRONIK Pasal 175 Naskah elektronik adalah naskah yang berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik. Pasal 176 Naskah elektronik mencakup surat-menyurat elektronik, arsip, dan dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, serta naskah elektronik lainnya. Pasal 177 Naskah elektronik memiliki keabsahan yang sama dengan naskah dinas nonelektronik. BAB IX KELENGKAPAN NASKAH DINAS Pasal 178 (1) Kelengkapan naskah dinas berupa lembar disposisi. (2) Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. (3) Lembar disposisi berisi petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat yang ditulis secara jelas. Pasal 179 Kepala lembar disposisi dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini. Pasal 180 Bentuk lembar disposisi dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 27 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini. 42

43 BAB X KETENTUAN PERALIHAN Pasal 181 Tata Naskah Dinas yang telah ada di lingkungan Undip secara bertahap agar disesuaikan dengan Peraturan Rektor ini paling lambat tanggal 3 Januari BAB XI PENUTUP Pasal 182 Dengan berlakunya Peraturan Rektor ini, Peraturan Rektor Nomor 13 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas Universitas Diponegoro dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 183 Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Semarang Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TTD Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang Sekretaris Universitas, PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM. NIP

44 LAMPIRAN I PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016 TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO 1. Contoh Kepala Naskah Dinas Universitas Diponegoro : a. Kepala Naskah Dinas Universitas: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id b. Kepala Naskah Dinas Fakultas: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Fax. (024) laman... c. Kepala Naskah Dinas UPT : KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO UNIT PELAKSANA TEKNIS HUMAS DAN MEDIA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024)... Fax. (024)... laman... laman... 44

45 d. Kepala Naskah Dinas Badan Pengelola : KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO BADAN PENGELOLA RUSUNAWA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024)... Fax. (024)... laman... laman... e. Kepala Naskah Dinas Rumah Sakit Nasional Diponegoro KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO RUMAH SAKIT NASIONAL DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024)... Fax. (024)... laman... 45

46 2. a. Contoh format Peraturan Rektor Universitas Diponegoro: PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR:... TAHUN... TENTANG... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : a. bahwa......; b. bahwa Mengingat : 1....; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG... (isi dilengkapi) Pasal Pasal Pasal Pasal... Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di.. pada tanggal REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, tanda tangan dan cap jabatan NAMA REKTOR 46

47 NIP

48 b. Contoh Format Salinan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro SALINAN PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR:... TAHUN... TENTANG... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa... Mengingat : 1....; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG... (isi dilengkapi) Pasal 1... Pasal 2... Pasal 3... Pasal... Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di.. pada tanggal REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, TTD NAMA REKTOR NIP Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Sekretaris Universitas 48

49 3. a. Contoh format Keputusan Rektor Universitas Diponegoro: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR.../UN7.P/.../2016 TENTANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : a. bahwa....; b. bahwa....; Mengingat : ; ; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG... KESATU :. KEDUA : KETIGA :.... KE (dst) : Keputusan Rektor Universitas Diponegoro ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di.. pada tanggal REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, tanda tangan dan cap dinas NAMA REKTOR NIP 49

50 b. Contoh format Keputusan Rektor Universitas Diponegoro yang didelegasikan: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024)... Laman:... KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR.../UN /.../2016 TENTANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : a. bahwa....; b. bahwa....; Mengingat : ; ; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG... KESATU :. KEDUA : KETIGA :.... KE (dst) : Keputusan Rektor Universitas Diponegoro ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di.. pada tanggal a.n. REKTOR DEKAN FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA, tanda tangan dan cap dinas NAMA DEKAN FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA NIP

51 c. Contoh format Salinan Keputusan Rektor Universitas Diponegoro yang: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR.../UN7.P/.../2016 TENTANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : a. bahwa....; b. bahwa....; Mengingat : ; ; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG... KESATU :. KEDUA : KE (dst) : Keputusan Rektor Universitas Diponegoro ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di.. pada tanggal REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, TTD Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Sekretaris Universitas NAMA REKTOR NIP 51

52 4. a. Contoh format Instruksi Rektor Universitas Diponegoro KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id INSTRUKSI REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR.../UN7.P/.../2016 TENTANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Dalam rangka..., dengan ini memberikan Instruksi kepada: untuk: KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Instruksi Rektor ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di.. pada tanggal REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, TTD NAMA REKTOR NIP 52

53 b. Contoh format Salinan Instruksi Rektor Universitas Diponegoro KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SALINAN INSTRUKSI REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR.../UN7.P/.../2016 TENTANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Dalam rangka..., dengan ini memberikan Instruksi kepada: untuk: KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Instruksi Rektor ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di.. pada tanggal REKTOR, TTD Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Sekretaris Universitas NAMA REKTOR NIP 53

54 5. Contoh format Prosedur Operasional Standar UNIVERSITAS DIPONEGORO PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR...(judul kegiatan) No. Kode POS Penulis Supervisor Pejabat yang mengesahkan... A. Subkegiatan dan waktu penyelesaian 1. Sub kegiatan 1 2. Sub kegiatan 2 3. Sub kegiatan 3 4. Dan seterusnya (Nama dan tanda tangan) (Nama dan tanda tangan) (Nama dan tanda tangan) B. Peralatan perlengkapan Utama Dan seterusnya C. Tindakan darurat Dan seterusnya Halaman... dari... Tanggal mulai berlaku Tanggal revisi terakhir Kronologi revisi: 1. revisi pertama tanggal revisi kedua tanggal 3. revisi dst =... jam/hari/minggu/bulan =... jam/hari/minggu/bulan =... jam/hari/minggu/bulan *) coret yang tidak perlu 54

55 Contoh format Komponen Prosedur Tujuan (Purpose) Ruang Lingkup (Scope) Penanggung Jawab Operasional Referensi Definisi Prosedur 1. (Langkah 1) 2. (Langkah 2) 3. (Langkah 3) 4. Dan seterusnya Dokumen Bagan Alir Terlampir 55

56 6. Contoh format Surat Edaran Rektor Universitas Diponegoro KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT EDARAN Nomor :.../UN7.../.../2016 Yth dan seterusnya tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan Nama Pejabat NIP

57 7. a. Contoh Format Surat Tugas yang Berbentuk Lembaran Surat KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT TUGAS Nomor.../UN7..../.../2016 Rektor/Kuasa Pengguna Anggaran Universitas Diponegoro Semarang dengan ini menugaskan kepada: nama :... NIP :... pangkat dan golongan :... jabatan :... untuk Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan: Nama Pejabat NIP

58 b. contoh format Surat Tugas yang berbentuk kolom KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT TUGAS Nomor.../UN7..../.../2016 Rektor/Kuasa Pengguna Anggaran Universitas Diponegoro Semarang dengan ini menugaskan kepada: No Nama, NIP, Pangkat, dan Golongan Jabatan untuk Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan: Nama Pejabat NIP

59 8. Contoh Format Nota Dinas: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id NOTA DINAS Nomor.../UN7..../.../2016 Yth : Dari : Hal : tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan Nama Pejabat NIP

60 9. Contoh Format Memo KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id MEMO Yth. :... Dari : tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

61 10. Contoh Format Surat Dinas: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Yth Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan Nama Pejabat NIP

62 a. Contoh format surat undangan berbentuk lembaran surat KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id Nomor :.../UN7..../.../2016 tanggal Lampiran : Hal : Yth pada hari, tanggal : pukul : tempat : acara : Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan: Nama Pejabat NIP

63 63

64 b. Contoh Format Surat Undangan yang Berbentuk Kartu REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada Rapat Senat Terbuka dengan acara Yang akan diselenggarakan pada : hari/tanggal : pukul : tempat : Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara diucapkan terima kasih. Semarang, Jabatan pejabat yang mengundang NAMA PEJABAT YANG MENGUNDANG NIP Harap hadir... menit Pakaian: sebelum acara dimulai dan Pria :... undangan dibawa. Wanita : Konfirmasi melalui: Telepon :... Sekretariat :... 64

65 b. 11. Contoh format Nota Kesepahaman Logo pihak lain NOTA KESEPAHAMAN ANTARA UNIVERSITAS DIPONEGORO dengan... Nomor :... /UN7.P/KS/2016 Nomor :... Pada hari ini..., tanggal..., bulan..., tahun..., (tanggal-bulan-tahun) bertempat di... dibuat dan ditanda tangani Nota Kesepahaman oleh dan antara: 1. Nama Rektor :..., yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA Yang menanda tangani 2. Nama Pejabat :..., yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Yang menanda tangani Bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam Bidang yang disepakati kedua belah pihak sesuai fungsi dan wewenang masing masing pihak. Hal-hal yang menyangkut tidak lanjut Nota Kesepahaman ini akan diatur dan dituangkan dalam perjanjian kerja sama tersendiri yang akan dilaksanakan oleh Pejabat yang diberi tugas / kuasa oleh masing-masing pihak dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Nota Kesepahaman ini Nota Kesepahaman ini berlaku untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak ditandatangani dan dapat diperpanjang atau diakhiri dengan persetujuan kedua belah pihak Nota Kesepahaman ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermetarai cukup, ditandatangani oleh kedua belah pihak, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama dan masing-masing pihak memperolehnya PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA UNIVERSITAS DIPONEGORO... tanda tangan nama yang menandatangani tanda tangan nama yang menandatangani 65

66 12. Contoh Format Surat Perjanjian Logo PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA UNIVERSITAS DIPONEGORO DENGAN TENTANG pihak lain NOMOR.../UN7.../.../2016 NOMOR Pada hari ini,, tanggal., bulan.., tahun.., bertempat di, yang bertanda tangan di bawah ini: 1. (nama pejabat) : (nama jabatan), dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Universitas Diponegoro yang berkedudukan di Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang, selanjutnya disebut PIHAK KESATU 1. (nama pejabat) : (nama jabatan), dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama... yang berkedudukan di... (alamat), selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Selanjutnya, PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama disebut PARA PIHAK, terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut: bahwa ; a. dst ; berdasarkan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang, yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut. Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA.. Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA.. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN... 66

67 Pasal PENYELESAIAN PERSELISIHAN Pasal LAIN-LAIN (1) Apabi la terja di hal - hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal... PENUTUP Universitas Diponegoro Rektor, tanda tangan dan cap jabatan/dinas Nama Pejabat Nama Instansi Nama Jabatan, tanda tangan dan cap jabatan/dinas Nama Pejabat 67

68 13. Contoh Format Surat Kuasa Biasa KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT KUASA Nomor.../UN7..../.../2016 Yang bertanda tangan dibawah ini, nama :... jabatan :... alamat :... dengan ini memberikan kuasa kepada, nama :... jabatan :... alamat :... untuk Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya tanggal Penerima Kuasa tanda tangan Nama Penerima Kuasa NIP Pemberi Kuasa tanda tangan di atas meterai dan cap dinas Nama Pemberi Kuasa NIP 68

69 14. Contoh Format Surat Kuasa Khusus KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT KUASA Nomor.../UN7..../.../2016 Yang bertanda tangan di bawah ini: (nama jabatan), berkedudukan di (alamat kantor), selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa. Menerangkan dengan ini memberikan kuasa dengan hak substitusi kepada: 1. Nama : Jabatan : Alamat : 2. dst... kesemuanya berkewarganegaraan Indonesia, bertindak baik sendiri-sendiri maupun secara bersama-sama, selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa KHUSUS Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa mewakili sebagai (kedudukan pemberi kuasa dalam gugatan) dalam perkara (tata usaha negara/perdata) Nomor (nomor register perkara di pengadilan) di (nama pengadilan) perihal (hal gugatan), melawan (nama penggugat), beralamat di (alamat penggugat), sebagai (kedudukan lawan dalam gugatan). Untuk itu Penerima Kuasa diberi hak untuk menghadap di muka (nama pengadilan) serta Badan-badan Kehakiman lain, Pejabat-pejabat sipil yang berkaitan dengan perkara tersebut, mengajukan permohonan yang perlu, mengajukan dan menandatangani gugatan/jawaban*, replik/duplik*, kesimpulan, perdamaian/dading, mengajukan saksi-saksi dan bukti-bukti, mendengarkan putusan, mencabut perkara dari rol, menjalankan perbuatan-perbuatan, atau memberikan keterangan-keterangan yang menurut hukum harus dijalankan atau diberikan oleh seorang kuasa, menerima uang dan menandatangani kuitansi-kuitansi, menerima dan melakukan pembayaran dalam perkara ini, mempertahankan kepentingan pemberi kuasa, mengajukan banding, kasasi,peninjauan kembali, minta eksekusi, membalas segala perlawanan, serta dapat mengambil segala tindakan yang penting, perlu dan berguna sehubungan dengan menjalankan perkara, dan mengerjakan segala sesuatu pekerjaan yang umumnya dapat dikerjakan oleh seorang kuasa/wakil guna kepentingan tersebut diatas Demikian Surat Kuasa ini untuk dipergunakan seperlunya. Penerima Kuasa, tempat, tanggal Pemberi Kuasa, Nama Jabatan tanda tangan di atas materai dan cap dinas Nama Pemberi Kuasa NIP (ttd) (ttd) 1. (nama penerima kuasa) 2. (nama penerima kuasa) 69

70 15. Contoh Format Surat Pelimpahan Wewenang KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT PELIMPAHAN WEWENANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Nomor.../UN7..../.../2016 TENTANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO Menimbang : Dasar : MELIMPAHKAN WEWENANG Kepada : Untuk : Ditetapkan di : Pada tanggal : Rektor, Prof. Dr. Yos Johan Utama, S.H., M.Hum.. Tembusan : NIP ttd 70

71 16. Contoh Format Surat Keterangan KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) Laman: www//undip.ac.id rektor@undip.ac.id SURAT KETERANGAN Nomor.../UN7..../.../2016 Yang bertanda tangan dibawah ini, nama :... NIP :... pangkat dan golongan :... jabatan :... dengan ini menerangkan bahwa, nama :... NIP :... pangkat dan golongan :... jabatan :... dan seterusnya tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembuan: Nama Pejabat NIP 71

72 17. Contoh Format Berita Acara KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, BERITA S.H. Tembalang ACARA Semarang Kotak Pos 1269 Telepon: (024) Faximili (024) Laman: www//undip.ac.id BERITA ACARA Pada hari ini,..., tanggal..., bulan..., tahun..., kami masingmasing : 1....(nama Pejabat):... (NIP dan Jabatan) selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan 2....(pihak lain)..., selanjutnya disebut Pihak Kedua Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan... Dibuat di Pihak Pertama, tanda tangan Nama Pejabat Pihak Kedua, tanda tangan Nama Pejabat 72

73 18. a. Contoh Format Surat Pengantar yang Berbentuk Lembaran Surat KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon: (024) Faximili (024) Laman: www//undip.ac.id Nomor :.../UN7..../.../2016 tanggal Lampiran: Hal : Yth Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan Nama Pejabat NIP

74 b. Contoh Format Surat Pengantar yang Berbentuk Kolom KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon: (024) Faximili (024) Laman: www//undip.ac.id SURAT PENGANTAR Nomor.../UN7..../.../2016 Yth. No Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Tembusan: Nama Pejabat NIP

75 19. Contoh Format Surat Pernyataan KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon: (024) Faximili (024) Laman: www//undip.ac.id SURAT PERNYATAAN Nomor.../UN7..../.../2016 Yang bertanda tangan dibawah ini, nama :... NIP :... pangkat dan golongan :... jabatan :... Alamat : tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP 75

76 20. Contoh Format Surat Pengumuman KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon: (024) Faximili (024) Laman: www//undip.ac.id SURAT PENGUMUMAN Nomor.../UN7..../.../ tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP 76

77 21. Contoh Format Laporan KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) laman : undip.ac.id A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar LAPORAN TENTANG B. Kegiatan yang Dilaksanakan... C. Hasil yang Dicapai D. Kesimpulan dan Saran E. Penutup Dibuat di... Pada tanggal... Nama Jabatan Pembuat Laporan Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat Pembuat Laporan NIP 77

78 22. Contoh Format Telaahan Staf KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) laman : undip.ac.id TELAAHAN STAF Kepada :... Dari :... Tanggal :... Nomor :... Lampiran :... Hal :... I. Persoalan II. III. IV. Praanggapan Fakta-Fakta yang mempengaruhi Analisis V. Kesimpulan VI. saran Dibuat di... Tangal... Nama Jabatan Pembuat Telaahan Tanda tangan Nama Pejabat NIP 78

79 23. Contoh Format Notulen Rapat KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) laman : undip.ac.id NOTULEN Sidang/Rapat :... Hari/Tanggal :... Waktu Sidang/Rapat : Acara : dan seterusnya 3. Penutup Pimpinan sidang/rapat : Ketua :... Sekretaris :... Pencatat :... Peserta sidang/rapat : dan seterusnya Kegiatan sidang/rapat : dan seterusnya 1. Kata Pembukaan : Pembahasan : Peraturan :... Pimpinan Sidang/rapat Nama Jabatan Nama Pejabat NIP 79

80 24. Contoh bentuk penulisan alamat pada sampul : a. Pada Sampul Surat Alamat pada sampul surat perlu dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan alamat lengkap. Contoh: Yth. Rektor Universitas Diponegoro Jalan Prof. Soedarto, SH Tembalang Semarang b. Pada Surat Alamat pada surat dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan nama kota, tanpa alamat lengkap. Contoh: Yth. Rektor Universitas Diponegoro Semarang c. Pencantuman kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, dan Saudara, di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada sampul maupun pada surat. 25. Contoh Penulisan a.n., u.b., plt., plh., dan u.p. a. a.n. (atas nama); penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa; contoh: a.n. Rektor Wakil Rektor Sumber Daya, Nama Pejabat NIP b. u.b. (untuk beliau); penulisan u dan b dengan huruf kecil dan masing masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya; contoh: a.n. Rektor Wakil Rektor Sumber Daya u.b. Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan Nama Pejabat NIP 80

81 c. plt. (pelaksana tugas); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan tetapi belum ditunjuk secara definitif; contoh: plt. Kepala Biro Administrasi Akademik, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP d. plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; contoh: plh. Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP e. u.p. (untuk perhatian); penulisan u dan p dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik, dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. Contoh penulisan u.p. pada sampul surat: Yth. Rektor Universitas Diponegoro u.p. Kepala Biro Administrasi Perencanaan, Riset dan Sistem Informasi Jalan Prof. Soedarto, SH Semarang 81

82 26. Contoh Bentuk Cap Jabatan dan Cap Dinas Cap Dinas Fakultas/Sekolah Pascasarjana/Sekolah Vokasi/UPT/Badan Pengelola/Rumah Sakit Nasional Diponegoro 82

83 83

84 84

85 27. Contoh Bentuk Lembar Disposisi KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269 Telepon (024) Faximile. (024) laman : undip.ac.id LEMBAR DISPOSISI Tgl. Terima:... No. Agenda:... Penting Segera Tgl Surat :... No. Surat :... Rahasia Biasa Hal (Kode) : Mohon pertimbangan 2. Mohon pendapat 3. Mohon keputusan 4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakan 7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian 9. Siapkan laporan DISPOSISI 10. Siapkan konsep 11. Untuk diproses 12. Selesaikan sesuai pembicaraan 13. Edarkan 14. Gandakan 15. Arsip Tanggal Kepada Isi Dari Paraf 28. Contoh Bentuk Lembar Disposisi Lihat lembar catatan sebelah 85

86 Ditetapkan di Semarang Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR TTD Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang Sekretaris Universitas, PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM. NIP

87 DRAFT LAMPIRAN II PERATURAN REKTOR NOMOR 12 TAHUN 2016 TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO KODE PEJABAT UNIT NO UNIT KERJA KODE 1 Universitas Diponegoro UN7 2 Ketua MWA.../UN7.1/ 3 Wakil Ketua MWA.../UN7.1.1/ 4 Sekretaris MWA.../UN7.1.2/ 5 Ketua Senat Akademik.../UN7.2/ 6 Sekretaris Senat Akademik.../UN7.2.1/ 7 Rektor.../UN7.P/ 8 Wakil Rektor Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuRektor I.../UN7.P1/ 9 Wakil Rektor Sumber Daya /Pembantu Rektor II.../UN7.P2/ 10 Wakil Rektor Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Rektor III.../UN7.P3/ 11 Wakil Rektor Riset dan Inovasi /Pembantu Rektor IV.../UN7.P4/ 12 Sekretaris Universitas.../UN7.3/ 13 Wakil Sekretaris Sekretariat Universitas.../UN7.3.1/ 14 Kepala Bagian Tata Usaha & Hukum Tatalaksana dan Protokol.../UN / 15 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha.../UN / 16 Kepala Sub. Bagian Hukum Tatalaksana dan Protokol.../UN / 17 Kepala UPT Hubungan Masyarakat dan Media.../UN / 18 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha Humas & Media.../UN / 19 Direktur Pendidikan dan Penjaminan Mutu/LP2MP.../UN7.P1.1/ 20 Wakil Direktur Pendidikan dan Penjaminan Mutu/LP2MP.../UN7.P1.1.1/ 87

88 21 22 Direktur Pengembangan Pembelajaran dan Kerja sama Akademik; Wakil Direktur Pengembangan Pembelajaran dan Kerja sama Akademik;.../UN7.P1.2/.../UN7.P1.2.1/ 23 Direktur Kemahasiswaan dan Karier;.../UN7.P1.3/ 24 Wakil Direktur Kemahasiswaan dan Karier;.../UN7.P1.3.1/ 25 Direktur Sumberdaya Manusia.../UN7.P2.1/ 26 Wakil Direktur Sumberdaya Manusia.../UN7. P2.1.1/ 27 Direktur Keuangan.../UN7.P2.2/ 28 Wakil Direktur Keuangan.../UN7. P2.2.1/ 29 Direktur Akuntansi.../UN7.P2.3/ 30 Wakil Direktur Akuntansi.../UN7.P2.3.1/ 31 Direktur Aset dan Pengembangan.../UN7.P2.4/ 32 Wakil Direktur Aset dan Pengembangan.../UN7.P2.4.1/ 33 Direktur Komunikasi dan Hubungan Alumni.../UN7.P3.1/ 34 Wakil Direktur Komunikasi dan Hubungan Alumni.../UN7.P3.1.1/ 35 Direktur Bisnis dan Usaha Komersial.../UN7.P3.2/ 36 Wakil Direktur Bisnis dan Usaha Komersial.../UN7.P3.2.1/ 37 Direktur Data dan Sistem Informasi.../UN7.P3.3/ 38 Wakil Direktur Data dan Sistem Informasi.../UN7.P3.3.1/ 39 Direktur Kerjasama Riset dan Industri.../UN7.P4.1/ 40 Wakil Direktur Kerjasama Riset dan Industri.../UN7.P4.1.1/ 41 Direktur Inovasi dan Pengembangan Hasil Riset.../UN7.P4.2/ 42 Wakil Direktur Inovasi dan Pengembangan Hasil Riset.../UN7.P4.2.1/ 43 Direktur Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat/LPPM.../UN7.P4.3/ 44 Wakil Direktur Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat/LPPM.../UN7.P4.3.1/ 45 Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)... /UN7.4.1/ 46 Kepala Bagian Akademik... /UN / 47 Kepala Sub. Bagian Registrasi dan Statistik... /UN / 88

89 48 Kepala Sub. Bagian Pendidikan dan Evaluasi Akademik... /UN / 49 Kepala Sub. Bagian Pengembangan Karir Dosen... /UN / 50 Kepala Bagian Kerjasama... /UN / 51 Kepala Sub. Bagian Kerjasama Dalam Negeri... /UN / 52 Kepala Sub. Bagian Kerjasama Luar Negeri... /UN / 53 Kepala Bagian Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan... /UN / 54 Kepala Sub. Bagian Program dan Evaluasi... /UN / 55 Kepala Sub. Bagian Data dan Informasi... /UN / 56 Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK)... /UN7.4.2/ 57 Kepala Bagian Kepegawaian... /UN / 58 Kepala Sub. Bagian Tenaga Dosen... /UN / 59 Kepala Sub. Bagian Tenaga Kependidikan... /UN / 60 Kepala Sub. Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia... /UN / 61 Kepala Bagian Pengelolaan Aset... /UN / 62 Kepala Sub. Bagian Pengadaan Aset... /UN / 63 Kepala Sub. Bagian Inventarisasi dan Penghapusan Aset... /UN / 64 Kepala Sub. Bagian Rumah Tangga... /UN / 65 Kepala Bagian Keuangan... /UN / 66 Kepala Sub. Bagian Rupiah Murni... /UN / 67 Kepala Sub. Bagian Dana Masyarakat... /UN / 68 Kepala Bagian Akuntansi... /UN / 69 Kepala Sub. Bagian Perencanaan Anggaran... /UN / 70 Kepala Sub. Bagian Pelaporan... /UN / 71 Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK)... /UN7.4.3/ Kepala Bagian Minat, Penalaran, dan Informasi Kemahasiswaan Kepala Sub. Bagian Pengembangan Minat, Penalaran Keilmuan, dan Kemampuan Mahasiswa... /UN /... /UN / 89

90 74 Kepala Sub. Bagian Fasilitas dan Informasi Kemahasiswaan... /UN / 75 Kepala Bagian Kesejahteraan Mahasiswa... /UN / 76 Kepala Sub. Bagian Pembinaan Karir Mahasiswa... /UN Kepala Sub. Bagian Layanan Kesejahteraan Mahasiswa dan Layanan Alumni... /UN Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPERSI)... /UN7.4.4/ 79 Kepala Bagian Perencanaan... /UN / 80 Kepala Sub. Bagian Perencanaan Akademik... /UN / 81 Kepala Sub. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Kampus... /UN Kepala Bagian Sistem Informasi... /UN / 83 Kepala Sub. Bagian Data dan Aplikasi... /UN / 84 Kepala Sub. Bagian Infrastruktur dan Jaringan Teknologi Informasi... /UN / 85 Kepala Sub. Bagian Layanan Informasi... /UN / Kepala Bagian Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat Kepala Sub. Bagian Program dan Evaluasi Riset, Inovasi, dan Pengabdian Kepada Masyarakat Kepala Sub. Bagian Data dan Informasi Riset, Inovasi, dan Pengabdian Kepada Masyarakat... /UN /... /UN /... /UN / FAKULTAS HUKUM 89 Dekan Fakultas Hukum.../UN7.5.1/ 90 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/Pembantu Dekan I.../UN / 91 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 92 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 93 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 94 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 95 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 90

91 96 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 97 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS 99 Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis.../UN7.5.2/ 100 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 101 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 102 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 103 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 104 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 105 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 106 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 107 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS TEKNIK 109 Dekan Fakultas Teknik.../UN7.5.3/ 110 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 111 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 112 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 113 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 114 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 115 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 116 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 117 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS KEDOKTERAN 119 Dekan Fakultas Kedokteran.../UN7.5.4/ 91

92 120 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 121 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 122 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 123 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 124 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 125 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 126 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 127 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS PETERNAKAN DAN PERTANIAN 129 Dekan Fakultas Peternakan dan Pertanian.../UN7.5.5/ 130 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 131 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 132 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 133 Wakil Dekan Riset dan Inovasi/Pembantu Dekan IV.../UN / 134 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 135 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 136 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 137 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS ILMU BUDAYA 139 Dekan Fakultas Ilmu Budaya.../UN7.5.6/ 140 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 141 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 142 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 143 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 92

93 144 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 145 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 146 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 147 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK 149 Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.../UN7.5.7/ 150 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 151 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 152 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 153 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 154 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 155 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 156 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 157 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA 159 Dekan Fakultas Sains dan Matematika.../UN7.5.8/ 160 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 161 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 162 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 163 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 164 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 165 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 166 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 167 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / 93

94 FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT 169 Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat.../UN7.5.9/ 170 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 171 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 172 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 173 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 174 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 175 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 176 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 177 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN 179 Dekan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan.../UN7.5.10/ 180 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 181 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 182 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 183 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 184 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 185 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 186 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 187 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / FAKULTAS PSIKOLOGI 189 Dekan Fakultas Psikologi.../UN7.5.11/ 190 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 191 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 94

95 192 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu Dekan III.../UN / 193 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV.../UN / 194 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 195 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 196 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 197 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / SEKOLAH PASCASARJANA 199 Dekan Sekolah Pascasarjana.../UN7.5.12/ 200 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/Pembantu Dekan I.../UN / 201 Wakil Dekan Sumber Daya dan Inovasi / Pembantu Dekan II.../UN / 202 Kepala Bagian Tata Usaha Sekolah.../UN / 203 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 204 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 205 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / SEKOLAH VOKASI 207 Dekan Sekolah Vokasi.../UN7.5.13/ 208 Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan/PembantuDekan I.../UN / 209 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II.../UN / 210 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas.../UN / 211 Kepala Sub. Bagian Akademik.../UN / 212 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian.../UN / 213 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.../UN Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan.../UN / UNIT PELAKSANA TEKNIS 215 Kepala UPT Perpustakaan.../UN7.6.1/ 95

96 216 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Perpus.../UN / 217 Kepala UPT Undip Press.../UN7.6.2/ 218 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Undip Press.../UN Kepala UPT Pusat Komputer.../UN7.6.3/ 220 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Pusat Komputer.../UN / 221 Kepala UPT Hubungan Masyarakat dan Media.../UN7.6.4/ 222 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Humas dan Media.../UN / 223 Kepala UPT Laboratorium.../UN7.6.5/ 224 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium.../UN / 225 Kepala UPT Kearsipan Undip.../UN7.6.6/ 226 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Kearsipan.../UN / 227 Ketua Satuan Pengawas Internal.../UN7.7/ 228 Direktur Utama Rumah Sakit Nasional Diponegoro.../UN7.8/ 229 Direktur Keuangan dan SDM.../UN7.8.1/ 230 Manager Keuangan.../UN / 231 Manager SDM & Pendidikan.../UN / 232 Direktur Operasional Umum.../UN7.8.2/ 233 Manager Umum.../UN / 234 Manager Operasional.../UN / 235 Direktur Medik dan Keperawatan.../UN7.8.3/ 236 Manager Penunjang Medik.../UN / 237 Manager Pelayana Medik.../UN / 238 Manager Keperawatan.../UN7.8.3,3/ 239 Ketua BP Radio.../UN7.9.1/ 140 Ketua BP Rusunawa.../UN7.9.2/ 141 Ketua BP SPBU.../UN7.9.3/ 142 Ketua BP Training Center.../UN7.9.4/ 143 Kepala Kantor Hukum.../UN7.10.1/ 144 Kepala Kantor Urusan Internasional.../UN7.10.2/ 96

97 Contoh Penomoran Surat Dinas: Kode Surat yang ditandatangani Rektor Undip : Kode Surat yang ditandatangani Ketua Majelis Wali Amanat Undip : Kode Surat yang ditandatangani Ketua Senat Akademik Undip : 97

98 Kode Surat yang ditandatangani Sekretaris Universitas : Kode Surat yang ditandatangani Kepala Biro : Kode Surat yang ditandatangani Direktur : 98

99 Kode Surat yang ditandatangani Dekan Fakultas: Kode Surat yang ditandatangani Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas: Ditetapkan di Semarang Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TTD Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang Sekretaris Universitas, PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM. NIP

100 LAMPIRAN III PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO KODE HAL SURAT 1) Akreditasi kode AK 2) Beasiswa kode BW 3) Dokumentasi kode DO 4) Dosen dan Tenaga Kependidikan kode DK 5) Evaluasi Pendidikan kode EP 6) Hubungan Masyarakat kode HM 7) Hukum kode HK 8) Inovasi kode IN 9) Kalibrasi kode KI 10) Kelembagaan kode KL 11) Kemahasiswaan kode KM 12) Kepegawaian kode KP 13) Kerja Sama kode KS 14) Kerumahtanggaan kode RT 15) Ketatausahaan kode TU 16) Keuangan kode KU 17) Kurikulum kode KR 18) Media Informasi kode MI 19) Media Kreatif kode MK 20) Organisasi dan Tata Laksana kode OT 21) Pendidikan dan Pelatihan kode DL 22) Penelitian dan Pengembangan kode PP 23) Pengabdian kepada Masyarakat kode PM 24) Pengawasan kode PW 25) Pengembangan kode PG 26) Penyetaraan Ijazah Luar Negeri kode IL 27) Perencanaan kode PR 28) Perizinan kode PI 100

101 29) Perlengkapan kode PL 30) Perpustakaan kode PK 31) Publikasi Ilmiah kode PB 32) Sarana Pendidikan kode SP 33) Sertifikasi kode SR 34) Surat Edaran kode SE 35) Surat Kuasa kode SK 36) Teknologi Informasi kode TI 37) Penjaminan Mutu kode PJ 38) Lain-lain kode LL Ditetapkan di Semarang Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TTD Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang Sekretaris Universitas, PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM. NIP