MANAJEMEN JURNAL. Sutrisno Heru Sukoco. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Indonesian Institute of Sciences

Transkripsi

1 MANAJEMEN JURNAL Sutrisno Heru Sukoco Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Indonesian Institute of Sciences

2 Management Journal

3 MATERI MANAJEMEN JURNAL I A. Memulai Pengaturan Jurnal melalui Management Pages 1. Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the Details) 2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies) 3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding Submission) 4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal) 5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage (Customizing the Look) B. Penelusuran File (File Browser)

4 MATERI MANAJEMEN JURNAL II C. D. E. F. G. H. I. J. Bagian Jurnal (Journal Sections) Membuat Formulir Review (Review Form) Membuat Susunan Dewan Redaksi Fasilitas pemberitahuan melalui secara otomatis Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports) Pengelolaan Pengguna (User) Membuat Pengumuman Fasilitas Pegaya/ Plugins

5 1. Management Pages

6 Urutan Halaman Manajemen Jurnal Setup Jurnal Pembayaran Impor/Ekspor Data Form yang Berkas Review disiapkan Penelusuran Jurnal Bagian Alat Membaca Bahasa Dewan Sistem Statistik & Redaksi Plugin Laporan 6

7 Announcements Untuk membuat halaman pengumuman yang terkait dengan jurnal. Misalnya pengumuman untuk call papers, dsb.

8 Files Browser The Files Browser adalah fitur canggih yang memungkinkan file dan direktori yang berhubungan dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung. Pilih dan unggah file Membuat direktori baru

9 Journal Sections Membuat bagian jurnal / Jurnal sections Setting kebijakan setiap section, misal section short communication bisa langsung diterima section editor,dll Dapat juga digunakan untuk menambah front matter & back matter

10 Journal Sections-cont

11 Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya front pages (cover, daftar isi, kata pengantar,dll). Atau berupa tipe konten jurnal, misalnya short communication, book review Diisi dengan abbreviation judul bagian jurnal, cara mendapatkan abbreviation sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya Memilih menggunakan review form atau tidak Diisi dengan penjelasan kebijakan yang ditetapkan dalam bagian jurnal tersebut, misalnya kebijakan review, dan lainnya Kebijakan indeksasi, apakah tidak mensyaratkan abstrak, dsb Pilihan pembatasan penyerahan/ submission, apakah submission hanya bisa dilakukan oleh Editor dan Editor bagian atau tidak. Ini berfungsi ketika kita ingin membuat bagian jurnal seperti front pages yang isinya seperti cover, sehingga hanya bisa di submit oleh Editor dan Editor Bagian Pilihan setup untuk daftar isi, misalnya mengabaikan judul ketika dalam daftar isi edisi ; mengabaikan nama penulis; dan mengabaikan bagian jurnal tersebut dalam halaman about journal

12 Review Forms Review form dibuat sebagai bahan penilaian reviewer untuk tulisan/artikel. Berbagai bentuk pertanyaan bisa dibuat di dalam review form. Textbox (single text, single line, extended) Checkboxes Radiobutton Dropdwon box Buat review form terlebih dahulu, setelah itu buat item pertanyaannya.

13 Contoh Review Form

14 Review Forms-cont

15 Review Forms-cont

16 Languages Setup Bahasa Memilih bahasa yang telah di install oleh administrator (di menu site administrator) Jika menggunakan versi OJS keatas sebaiknya tidak menggunakan bahasa Indonesia, karena Bahasa Indonesia hanya stabil sampai versi 2.4.5

17 Masthead/ Editorial Team Membuat Daftar Editorial Team yang akan tampil pada halaman publik Dapat secara otomatis memilih Editorial Team yang sudah sesuai account OJS Membuat Posisi Editorial Team sesuai kebutuhan

18 Masthead (cont)

19 Masthead (cont)

20 Prepared s Template yang akan digunakan untuk korespondensi proses penerbitan Jurnal manajer dapat membuat dan update template

21 Prepared s (cont)

22 Prepared s (cont)

23 Reading Tools Setting fitur untuk pembaca Komentar oleh pembaca Sharing medsos dengan AddThis.com Related Item Sets

24 Setup

25 Setup-cont 1. Detils : General information Principal contacts: pribadi editor Technical support contact : pribadi staf IT/ administrator identification : Publisher Sponsoring organization Sources of support Search engine indexing (menggunakan meta-tags.org) Journal history (untuk mencantumkan perubahan nama, sejarah online sejak kapan dan sejarah awal penerbitan)

26 Detail

27 Setup-cont Elektronik ISSN: Daftar di PDII Nomor ISSN untuk terbitan jurnal/majalah cetak dan online itu berbeda, meskipun jenis, judul, dan isi terbitannya sama. Karena berbeda bentuk terbitannya (cetak dan digital) maka ISSN-nya juga berbeda. Nomor ISSN itu bersifat unik dan hanya berlaku untuk satu terbitan yang sejenis dan sama bentuk terbitannya

28 Detail

29 Detail

30 Detail

31 Detail

32 Detail

33 Detail

34 Detail

35 Detail

36 Detail

37 Detail

38 Detail

39 Setup-cont 2. Policies Focus and scope of the journal Peer review Privacy statement Editor decision Add item to appear in About the Journal Journal archiving Potential reviewer database

40 Policies

41 Policies

42 Policies

43 Policies config.inc.php, yaitu dengan mengaktifkan scheduled_tasks yang sebelumnya off menjadi on

44 Policies

45 Policies

46 Policies

47 Policies

48 Policies

49 Policies Klik pada check box, untuk mengaktifkan sistem arsip yang permanen dan aman. Untuk mengetahui informasi lengkap silahkan akses alamat

50 Policies Digunakan untuk menambahkan link ke database reviewer eksternal dan menyediakan sumber referensi cepat untuk bagian Editor atau untuk mencari reviewer yang potensial dalam jurnal Judul Link Menambah link baru Alamat link (URL)

51 Setup-cont 3.Submissions Author guidelines: petunjuk harus lengkap, detail dan disertai file template yang masih dapat diupdate (.doc,.docx,.odt, dan sebagainya) Permissions

52 Submissions Diisi dengan petunjuk penulisan dalam jurnal seperti format, gaya selingkung, gaya sitasi, penulisan data set, penyajian grafik, penyebutan alat, dsb. Selain itu disediakan link download file word template artikel

53 Submissions Diisi dengan checklist, Tergantung dari kebijakan jurnal masing-masing

54 Submissions

55 Submissions Pemegang Hak Cipta, jika pemegang hak cipta adalah instansi, dapat menggunakan radio button Other HAK Cipta tahunan artikel berbasis pada Kesepakatan sebelum submission yang mengharuskan penulis untuk menyetujui catatan hak cipta Tombol untuk melakukan reset settingan/ ijin informasi yang telah melekat pada artikel, hal ini dilakukan jika dilakukan perubahan Menampilkan lisensi pada artikel yang di publish Menampilkan pernyataan hak cipta dengan konten (dianjurkan untuk memberitahu penulis tentang pemegang hak cipta). Lisensi Common creative, untuk mendapatkan jenis lisensi nya silahkan akses:

56 Submissions Mengisi pilihan lisensi yang ditetapkan jurnal masing-masing kemudian akan secara otomatis akan muncul logo yang sesuai

57 Submissions Diisi dengan disiplin ilmu Diisi dengan judul dan almat situs subjek klasifikasi Diisi dengan kata kunci Diisi dengan cakupan (coverage) Diisi dengan terms sejarah yang relevan Diisi salah satu karakteristik sampel penelitian Diisi dengan jenis penelitian terkait, metode dan pendekatan penelitian yang digunakan

58 Submissions Berisi pemberitahuan (ucapan terima kasih submission)

59 Submissions

60 Setup-cont 4. Management Access and security settings Publication scheduling Identification of journal content Announcements Copyeditors Layout editors Proofreaders

61 Manajemen Mengaktifkan layanan untuk akses terbuka pnuh Menambah informasi lisensi mengenai kebijakan akses terbuka creative commons yang sudah didapatkan dari langkah sebelumnya Mengaktifkan hak akses dengan cara pendaftaran dan berlangganan (subscription) terlebih dahulu Selalu menampilkan link file full teks pada item yang memiliki akses terbatas Pilihan agar OJS tidak dapat mempublish untuk public konten secara online

62 Manajemen Pembatasan akses situs dan artikel, pengguna public dapat di batasi aksesnya / harus terdaftar dan login terlebih dahulu ketika mengakses situs jurnal dan artikel Mengaktifkan registrasi dapat dilakukan sendiri oleh pengguna publik Mengaktifkan registrasi hanya dapat dilakukan oleh manajer jurnal

63 Manajemen Diisi dengan informasi jadwal publikasi dan beberapa tambahan format publikasi (berdasar: volume, number, year, title, pertama terbit dan frekuensi terbit)

64 Manajemen Mencentang semua pilihan agar semua metadata edisi dapat diinput Diisi dengan edisi poin pertama kali awal terbit berdasarkan pada: volume, nomor, tahun, edisi per volume, volume per tahun

65 Manajemen Pilih identifikasi berdasarkan issues, published, galleys, dan supplement artikel Pilih identifikasi berdasarkan halaman dalam daftar isi

66 Manajemen Memungkinkan jurnal manajer dapat membuat pengumuman, misalnya : membuat pengumuman mengenai call for paper, konferensi, dll Memungkinkan untuk mengatur tampilan jumlah pengumuman dalam satu halaman yang diumumkan Diisi dengan informasi tambahan yang akan muncul pada halaman pengumuman untuk pembaca

67 Manajemen

68 Manajemen Diisi dengan petunjuk/ insruksi untuk layout editor dalam melakukan layout editing (tata letak)

69 Manajemen Diisi dengan judul template Diisi dengan file template (browse file lalu klik upload)

70 Manajemen Diisi dengan intruksi layout untuk reference linking

71 Manajemen Diisi dengan intruksi proofing

72 Setup-cont 5. The Look Journal homepage header : banner untuk halaman home Journal homepage content Journal page header: banner untuk halaman selain home Navigation bar : menambah menu, disarankan menambah halaman statis juga, sehingga ketika klik menu baru akan ditujukan ke halaman statis yang dibuat Journal layout: sidebar sebaiknya diseimbangkan antara kiri dan kanan Information Lists : fitur untuk mengatur banyaknya konten/item yang akan muncul pada setiap halaman jurnal, misalnya item artikel, item user, dsb

73 The Look Diisi dengan teks nama jurnal Pilih dan unggah imagenama jurnal Pilih dan unggah image logo jurnal Pilih dan unggah image thumbnail jurnal

74 The Look Diisi dengan gambaran singkat jurnal

75 The Look Pilih dan unggah file image untuk halaman beranda jurnal pada bagian tengah Menambahkan daftar isi pada edisi terkini Infromasi tambahan yang akan muncul pada halaman beranda pada bagian bawah image homepage

76 The Look Diisi dengan nama/judul untuk page header Pilih dan unggah imagenama jurnal untuk page header (halaman selain beranda) Pilih dan unggah imagelogo jurnal untuk page header Pilih dan unggah imagelogo tab browser jurnal untuk page header Diisi dengan teks sebagai pengganti gambar dan logo pada page header

77 The Look Diisi dengan teks yang akan muncul pada bagian bawah / footer setiap halaman jurnal. Misalnya: teks informasi akreditasi, alamat secretariat jurnal, ISSN, EISSN, dll

78 The Look

79 The Look Memilih tema tampilan, hal ini tidak perlu dilakukan, jika sudah melakukan modifikasi file CSS secara langsung Pilih dan Unggah file tampilan (*.css) Mengatur posisi, khusus untuk tampilan Ejournal LIPI ini, ruang sebelah kiri (left sidebar) tidak bisa digunakan, jadi yang bisa digunakan hanya memilih block untuk di hidden (unselected)

80 The Look Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pembaca Gambaran singkat mengenai jurnal, link pedoman yang diujukan untuk penulis Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pustakwan untuk mengkaji

81 The Look Diisi dengan list jumlah item dan link halaman yang akan muncul pada setiap satu halaman

82 Penulis Mengindeks Naskah Mereka Mendaftarkan Jurnal untuk Pengindeksan (Metadata Harvesting) Fitur ini digunakan ketika konten jurnal kita ingin terindeks oleh lembaga pengindeks luar, misalnya IPI 82

83 Stats & Reports OJS menghitung statistik untuk setiap jurnal. days to review dihitung sejak tanggal penyerahan (atau penunjukkan review) ke Editor decision, sedangkan days to publish adalah ukuran dari artikel asli diterima sampai dengan publikasi. OJS menghasilkan laporan yang merekam rincian yang terkait dengan proses pengajuan ke jurnal dari perspektif pengiriman, editor, reviewer dan bagian selama periode waktu tertentu. Laporan dalam bentuk format CSV.

84 Stats & Reports-cont

85 System Plugins

86 Block Plugins Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah agar semua sub menu dalam about link nya muncul langsung dibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menu about, caranya: klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik setting) pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada teks box :" journal profile"klik save kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu system plugins di bagian atas navigasi)klik menu block plugin, cari kata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik edit pada menu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose klik menu about Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu aboutnya sudah lengkap) Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor klik save

87 Generic Plugins TinyMCE Plugin: pastikan sudah enable, karena untuk tampilan fitur teks box setiap form PDF.JS PDF Viewer Plugin : pastikan sudah enable untuk tampilan fitur PDF artikel Rounded Corners: untuk merubah tampilan block kotak menjadi lekuk XHTML galleys Plugin: merubah galley XML menjadi XHML Stop Forum Spam Plugin: untuk keamanan registrasi terhindar dari spam Piwik: fitur statistik, harus instalasi dan sign up terlebih dahulu Static Pages Plugin : untuk menambah halaman statis baru, misalnya ingin menambahkan halaman tutorial yang dilengkapi gambar, eks dan video Usage Statistics: konfigurasi log files, Compress archives, dsb

88 Import & Export Plugins Articles & Issues XML dan user Plugin untuk migrasi antar OJS Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasi eksternal, maka dapat menggunakan fasilitas ekspor tertentu, misalnya jika sudah terdaftar pada DOI Crossref, maka dapat menggunakan CrossRef Export/Registration Plugin; begitu pula DOAJ dapat menggunakan DOAJ Export Plugin Mempublish back issue dengan fasilitas QuickSubmit Plugin

89 Setup-cont Identitas Journal : DOI DOI : Digital Object Identifiers Dideteksi oleh pustakawan, citation index, penerbit. Hanya untuk data elektronik tiap artikel dan tiap jurnal. Alamat DOI tetap (tidak pindah tempat) Perubahan nama jurnal, server Dimasukkan oleh Journal Manager pada OJS. BAYAR TAHUNAN KE CROSSREF Wajib memiliki URL

90 Setup-cont Manfaat DOI : Untuk Penerbit : Link persistence, Content visibility and accessibility, Centralized linking agreement, OpenURL integration, Added value Internal as well as external linking Cost-effectiveness Untuk Peneliti: Easy to Use, visibility and accessibility, Cost-effectiveness

91 Import/Export Data

92 Import Artikel & Terbitan XML QuickSubmit Melalui PHPMyAdmin dengan menggunakan file CSV 92

93 Impor/ekspor data Isi form, upload Simpan Masuk sebagai editor, terbitkan (Publish Issue) Perbedaan naskah yang diinput dengan quicksubmit dan melalui proses, terlihat pada daftar isi di halaman editor naskah dengan quicksubmit tidak ada centang merah proof 93

94

95

96

97 Contoh Back Issue

98 CAPTCHA Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart capctha, dapat mencegah program otomatis, atau bots, dari mengisi formulir online. Hal ini mencegah spam dari yang dikirim melalui bentuk website dan memastikan bahwa hanya diedit oleh manusia. Setting di manajemen situs 98

99 Settingan ini terletak di bagian Setup Jurnal, maka otomatis smua history akan terekam dalam setiap naskah History tsb dapat diakses ketika anda berperan sebagai Editor atau Editor Bagian 99

100 100

101 back to main menu 101

102 2. Users back to main menu

103 Adminis trator Editor Reviewer Manajer Editor Jurnal Bagian Copy Proof Editor Reader Layout Editor Penulis

104 Administrator Bertanggung jawab terhadap situs. Mengatur tampilan dan kofigurasi situs, membuat jurnal. Memiliki hak akses tertinggi dari peran yang lain, dan dapat melakukan semua fungsi yang dapat dikerjakan oleh Manajer Jurnal dan Manajer Langganan.

105 Manajer jurnal Bertanggung jawab terhadap situs jurnal. Mengatur konfigurasi dan tampilan situs jurnal. Mendaftarkan pengguna. Membentuk dewan redaksi. Membuat bagian jurnal. Membuat form review. Membuat laporan.

106 Manajer langganan Bertanggung jawab terhadap keuangan jurnal. Mengatur konfigurasi berlangganan jurnal, donasi, pembelian artikel dan sistem pembayarannya.

107 Editor Bertanggung jawab terhadap proses peer review naskah. Bertugas menyeleksi naskah yang masuk. Menentukan editor bagian yang tepat untuk menangani naskah yang masuk. Membuat isu. Menentukan apakah suatu naskah layak diterbitkan. Menentukkan jadwal penerbitan naskah. Dalam proses penerbitan, editor merupakan peran tertinggi yang dapat melakukan semua fungsi yang dapat dikerjakan oleh Editor Bagian, Copy Editor, Editor Layout, dan Proofreader.

108 Editor bagian Bertanggung jawab terhadap kesesuaian bidang ilmu naskah. Bertugas menentukan reviewer yang tepat untuk mereview naskah yang masuk. Merupakan peran tertinggi kedua dibawah Editor karena sebelum naskah diberikan ke Editor untuk finalisasi, seluruh proses peer review harus melalui Editor Bagian terlebih dahulu.

109 Reviewer Bertanggung jawab terhadap review naskah. Bertugas memberikan rekomendasi mengenai naskah sebagai acuan Editor dalam menentukan keputusan. Naskah yang sudah direview dikirimkan kembali ke Editor Bagian untuk ditentukan apakah naskah layak diteruskan ke proses peer review selanjutnya, atau memerlukan revisi, ataupun ditolak.

110 Copy editor Bertanggung jawab terhadap tata bahasa. Bertugas mengoreksi besar kecil huruf, kesalahan pengetikan, tanda baca dan logika bahasa. Hasil koreksi copyedit dikirimkan ke Penulis untuk dikoreksi lebih lanjut oleh Penulis apakah dengan adanya koreksi tata bahasa, makna/kandungan dari kalimat yang diutarakan Penulis ikut berubah atau tidak. Setelah koreksi dari Penulis, naskah dikirim kembali ke Copy Editor untuk dikoreksi kembali. Kemudian naskah dilanjutkan ke proses layoutedit.

111 Layout editor Bertanggung jawab terhadap layout dan galley naskah. Naskah dikoreksi kembali layout/tata letaknya kemudian ditentukan galley/format naskah yang dapat dilihat secara teks penuh dan dapat diunduh oleh pembaca.

112 Proof reader Bertanggung jawab terhadap finalisasi naskah. Proofreader harus mengkoreksi ulang secara keseluruhan demi kesempurnaan naskah sebelum diterbitkan. Proofreader sebaiknya terdiri dari Editor, Editor Bagian, Copy Editor dan Editor Layout atau paling tidak seorang diantaranya atau orang yang mengerti sedikit banyak tentang tugas peran-peran tersebut.

113 Penulis Bertanggung jawab mengirimkan naskah dan merevisi naskah sesuai dengan koreksi yang diberikan di setiap proses penerbitan.

114 Pembaca Khalayak umum diluar pengelola situs dan jurnal. Pembaca dapat membaca abstrak artikel, membaca teks penuh ataupun dapat mengunduh atrikel sesuai dengan hak akses yang diterapkan oleh pengelola jurnal.

115 Peran pengguna : 1. Administrator : tampilan, konfigurasi situs. 2. Manajemen Jurnal: konfigurasi jurnal. 3. Manajer Langganan : Keuangan dan langganan jurnal. 4. Editor : proses review. 5. Editor Bagian : menentukan reviewer, kesesuaian bidang ilmu naskah.

116 Peran pengguna :-cont Reviewer : review naskah, rekomendasi. Copy Editor : tata bahasa. Editor Layout : layout, galley naskah. Proofreader : finalisasi naskah. Penulis : submit naskah, revisi. Pembaca : membaca, mengunduh.

117 Menu Users / Pengguna:

118 Users Enrolled in this Journal Menampilkan semua user/pengguna dengan berbagai macam peran yang telah terdaftar di jurnal ini.

119 Enroll a User from this Site in this Journal Fungsi menu ini yaitu untuk memasukkan user/pengguna yang telah terdaftar di situs e-jurnal ini ke dalam jurnal ini. Co/ terdapat jurna A & B di portal jurnal Z, user Adi terdaftar di jurnal A, dan ingin didaftarkan ke jurnal B. Maka Adi tidak perlu mendaftar ulang, user Adi hanya perlu ditambahkan ke jurnal B melalui menu ini.

120 Show users with no role Fungsi menu ini yaitu untuk menampilkan user/pengguna yang telah dibuat akunnya namun belum memiliki role apapun.

121 Create New User Fungsi menu ini yaitu untuk membuat akun user/pengguna baru.

122 Merge Users Menu ini berfungsi untuk memilih pengguna (atau beberapa pengguna) untuk disatukan ke dalam akun lainnya dari pengguna. Co/ketika seseorang memiliki 2 akun pengguna. Akun pertama yang dipilih akan dihapus dan segala submission(pengiriman), tugas, dll akan dikaitkan ke akun yang kedua. back to main menu

123 3. Roles back to main menu

124 Roles Roles merupakan fitur pada manajer jurnal agar dapat login sebagai (login as) semua peran

125 login sebagai (login as) semua peran

126 Tambahan

127 Tambahan Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ) <div class= toctitle > {if!$hasaccess $hasabstract} <a href= {url page= article op= view path=$articlepath} >{$article>getlocalizedtitle() strip_unsafe_html}</a> > kode baru {else} {$article->getlocalizedtitle() strip_unsafe_html} {/if} </div>

128 Tambahan Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ) {assign var= doi value=$article>getstoredpubid( doi )} {if $doi} <div> <div class= tocdoi > <span>doi : <a href= escape} >{$doi esca pe}</a></span> </div> </div> {/if}

129 Tambahan 2

130 masuk ke dalam direktori /templates/article/ dan buka file article.tpl {* Article Metrics *} <H4>Article Metrics</H4> {translate key="article.abstract"} view : {$article>getviews()} times<br> {if $galleys} {foreach from=$galleys item=galley name=galleylist} {$galley->getgalleylabel()} - {$galley->getviews()} times {/foreach} {/if} {* Article Metrics *}

131 back to main menu