SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Transkripsi

1 .(P).05 TINDAKAN Tandatangan Nama Jawatan Muka Surat : 1/10 TINDAKAN PK.UiTM.(P).05 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Pn. Azliah Othman Timbalan Pendaftar Dr. Arba iyah Ab. Aziz Timbalan Dekan (Akademik) Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md Zain (A.I.S) Dekan Tarikh 12/01/ /01/ /01/2016 1

2 .(P).05 TINDAKAN REKOD PINDAAN Muka Surat : 2/10 Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh 22/09/ /09/ /09/ /01/2 016 MUKA SURAT DIPINDA No.Keluaran No. Muka surat Ringkasan / Pindaan Para Pindaan 02/ TD ke TD(A) 02/ KP/KO ke PP/KoP 02/ Tahun ke 3-5 Tahun 02/02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan Diluluskan 2

3 .(P).05 TINDAKAN 1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan KANDUNGAN 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran Muka Surat : 3/10 MUKASURAT

4 .(P).05 TINDAKAN 1. OBJEKTIF Muka Surat : 4/10 Prosedur ini adalah bertujuan garis panduan bagi mengelakkan kemungkinanberlakunya sesuatu kepincangan atau permasalahandiluar jangkaan untuk memastikan operasi berjalan dengan lanca menurut perancangan. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai untuk tindakan pencegahan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti di apabila menerima maklumbalas atau Aduan dan Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) yang mengandungi cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan UiTM. 3. DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK..UiTM.02 - Manual Kuaiti 3.2 PK.UiTM. (P).04 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 3.3 PK.UiTM. (P).05 - Prosedur Tindakan Pembetulan 4

5 .(P).05 TINDAKAN 4.0 DEFINISI Muka Surat : 5/ Aduan /Maklumbalas Pelanggan Aduan atau maklumbalas yang diterima secara bertulis, panggilan telefon, faksimili, atau pelanggan yang membuat aduan yang berkaitan dengan proses pengurusan. 4.2 Laporan Penemuan Hasil Audit Dokumen yang mengandungi penemuan oleh Ketua Sistem Audit berdasarkan audit yang dilaksanakan di. Ianya menerangkan penemuan LPHA dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan mencadangkan penambahbaikan kepada sistem tersebut. 4.2 Kepincangan Sesuatu keperluan dalam system yang tidak diikuti yang boleh melemahkan system pengurusan. 4.3 Bencana Sesuatu keadaan yang berlaku di luar jangkaan atau krisis yang boleh melumpuhkan operasi seperti kebakaran, banjir dan sebagainya. 5

6 .(P).05 TINDAKAN 5. SINGKATAN Muka Surat : 6/10 MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan D - Dekan TD (A) - Timbalan Dekan (Akademik) KP - Koordinator Program Ko - Pensyarah yang dilantik oleh Dekan atau Rektor WP - Wakil Pengurusan TP - Timbalan Pendaftar LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab KSA - Ketua Sistem Audit PAD - Pegawai Audit Dalam AMP - Aduan/Maklumbalas Pelanggan MK - Manual Kualiti KPYTMS - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 6

7 .(P).05 TINDAKAN Muka Surat : 7/10 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D D 1. Kenal pasti kemungkinan/ kepincangan bencana yang akan berlaku puncanya melalui: i. Keputusan MKSP ii. iii. Penemuan Audit Dalam Aduan/ Maklumabalas Pelanggan 2. Menilai keperluna tindakan pencegahan ke atas kemungkinan kepincangan berlaku. 3. Cadangkan tindakan pencegahan yang diperluakn seperti (Lampiran 1) i. Pelan tindakan / Crisis Management ii. Risk Management; dll. 4. Bentangkan dan dapatkan ketetapan/ kelulusan mensyuarat pengurusan di atas tindakan yang perlu diambil (Lampiran 2). 7

8 .(P).05 TINDAKAN D Muka Surat : 8/10 5. Adakah sesi latihan/simulasi tindakan-tindakan yang dinyatakan di dalam Pelan Tindakan di para 3; 6. Mantapkan Pelan Tindakan; 7. Sekiranya berlaku situasi luar jangka atau bencana, laksanakan Pelan Tindakan; 8. Adakan post mortem selepas berlakunya situasi luar jangka/bencana; 9. Jika perlu, buat pindaaokumen Kualitin pada Pelan Tindakan dan Dokumen Kualiti; (Lampiran 3); 10. Kemaskini rekod pindaan Dokumen Kualiti yang diambil; (Lampiran 4). 11. Maklumkan keberkesanaan tindakan pencegahan yang telah dambil kepada MKSP/Pengurusan. 8

9 .(P).05 TINDAKAN 7. REKOD KUALITI Muka Surat : 9/10 Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi 1 Fail Am Audit Dalam 600- (PT.12/7) Bah.PTD 2 Audit Dalam - Pensijilan 3 Audit Dalam - Fail Kerja 600- (PT. 12/7/3) 600-(PT.12/10/2) Bah.PTD Bah.PTD 4 Minit Mesyuarat MKSP 600- (PT.12/10/5) Bah.PTD 5 Fail Maklumbalas Pelanggan 600- (PT. 12/10/8) Bah.PTD Tempoh Simpanan 3 5 Tahun 3 5 Tahun 3 5 Tahun 3 5 Tahun 3 5 Tahun 9

10 .(P).05 TINDAKAN 8. LAMPIRAN Muka Surat : 10/ Contoh Borang Tindakan Pencegahan - Lampiran Contoh Memo Kelulusan Tindakan Pencegahan - Lampiran Contoh Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti - Lampiran Contoh Rekod Pindahan Dokumen Kualiti - Lampiran 4 10

11 CARTA ALIR TINDAKAN Lampiran 1 Tanggung jawab Carta Alir Proses MULA Proses Kerja Rekod D PAD Arahkan KP/Ko/PYB bagi mengenalpasti kecacatan atau ketidakpatuhan yang telah berlaku berdasarkan kepada laporan yang diterima. Membuat siasatan ke atas ketidakpatuhan dengan menggunakan Borang Laporan Penyiasatan. Siasat dan kenalpasti punca ketidakpatuhan. Rekodkan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan. Borang Laporan Penyiasatan Borang Tindakan Pembetulan Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada PYB atau TWP untuk mendapatkan kelulusan. Sambungan 11

12 Sambungan WP PYB PD Teliti dan beri keputusan keatas cadangan pembetulan.arahkan PYB melaksanakan tindakan pembetulan. Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh masa yang ditetapkan Laporkan keberkesanan Tindakan Pembetulan dan kemukakan kepada WP untuk pengesahan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat MKSP. Laporkan di dalam mesyuarat MKSP. Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan. TAMAT 12