PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS SEMENTARA (UMDS) PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL II SUMATERA BARAT

Transkripsi

1 PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS SEMENTARA (UMDS) PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL II SUMATERA BARAT TUGAS AKHIR OLEH: THESA SEPTIA FITRI Bp: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI PADANG 2017

2 PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS SEMENTARA (UMDS) PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL II SUMATERA BARAT TUGAS AKHIR Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mendapatkan Gelar Ahli Madya Pada Program Diploma III Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis OLEH: THESA SEPTIA FITRI Bp: KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI PADANG 2017

3 HALAMAN PERSETUJUAN PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS SEMENTARA (UMDS) PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL II SUMATERA BARAT Diajukan oleh: Nama : Thesa Septia Fitri No. BP : Jurusan Program Studi : Administrasi Niaga : Administrasi Bisnis Disetujui oleh: Pembimbing I Pembimbing II Novadilastri, SE, MM Jumyetti, SE, M.Si Nip Nip

4 HALAMAN PENGESAHAN Tugas Akhir yang berjudul Prosedur Pengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat telah dipertanggungjawabkan atau disidangkan di depan tim penguji pada hari Jum at tanggal 29 September No. Nama Penguji Jabatan Tanda Tangan 1. Novadilastri, SE, MM Ketua 2. Tuti Azra, SE, MM Sekretaris 3. Variyetmi Wira, SE, MM Anggota 4. Yenida, SE, M.Si Anggota Mengetahui, Koordinator Program Studi Administrasi Bisnis Ketua Jurusan Administrasi Niaga Nurhayati,SE,MM Novirwan Trinanto, SE, M.Si Nip Nip

5 KATA PENGANTAR Alhamdulillah puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Yang Maha Indah dengan segala keindahan-nya, Yang Maha Pengasih dengan segala kasih sayang- Nya, yang terlepas dari segala sifat lemah makluk-nya. Alhamdulillah, berkat rahmat dan hidayah-nya Tugas Akhir dengan judul Prosedur Pengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat ini dapat diselesaikan. Shalawat beserta salam semoga senantiasa dilimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, sebagai pembawa risalah Allah yang terakhir dan penyempurna seluruh risalah-nya. Dalam penulisan Tugas Akhir ini Penulis menyadari masih banyak kekurangan karena keterbatasan ilmu, pengalaman dan kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu, kritikan dan saran-saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi terciptanya hasil yang lebih baik. Berkat kemudahan dan kelancaran yang diberikan Allah SWT serta bantuan dari berbagai pihak, Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, untuk itu dengan segala keikhlasan dan kerendahan hati, Penulis menyampaikan terima kasih kepada: 1. Yang terhormat Ayahanda Nofirmon (Alm) beserta Ibunda Fitra Yenti tersayang dan tercinta yang telah mengasuh dan membimbing dengan kasih sayang penuh cinta, yang selalu mengiringi setiap langkah dengan do a dan segala pengorbanannya bisa mengantarkan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini serta selalu memberikan nasehat dan arahan untuk kemajuan. Dengan tidak mengurangi rasa hormat serta rasa cinta dan kasih i

6 sayang dari Ibu Etrinawati yang telah berjasa dalam kehidupan sehingga bisa sampai pada titik ini. Tidak ketinggalan orang-orang yang sangat special yaitu Kakak Agil Sweeta Harti dan Adik Dwifha Sweeta Harti yang selalu menghibur dikala sedih dan selalu memberikan semangat serta selalu memberikan dorongan dan do a buat keberhasilan mulai dari awal kuliah sampai sekarang. 2. Bapak Aidil Zamri, ST, MT selaku Direktur Politeknik Negeri Padang. 3. Bapak Novirwan Trinanto, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 4. Ibu Nurhayati, SE, MM selaku Koordinator Program Studi Administrasi Bisnis 5. Ibu Novadilastri, SE, MM dan Ibu Jumyetti, SE, M.Si selaku pembimbing yang selalu membimbing Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini dan dengan ikhlas merelakan waktu dan tenaganya demi kelancaran Tugas Akhir Penulis. 6. Bapak dan Ibu dosen di Jurusan Administrasi Niaga khususnya program studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Padang yang telah memberikan ilmunya sehingga Penulis dapat menyelesaikan perkuliahan dengan baik. 7. Pimpinan serta Karyawan dan Karyawati Perpustakaan Politeknik Negeri Padang yang telah memberikan fasilitas kepada Penulis selama perkuliahan khususnya selama masa penulisan Tugas Akhir ini. 8. Bapak Sulthon Hasanudin selaku Vice Precident PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat, Ibu Indarti Octaria selaku ii

7 Manajer Keuangan dan SDM, Bapak Tommy Dzuliansyah selaku Asisten Manajer SDM, Kerumahtanggaan & Protokoler, Dokumen, Ibu Ari Gusti Astuti (Alm) serta karyawan karyawati PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat khususnya unit Kerumahtanggaan dan Protokoler yang telah membantu memberikan informasi dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Kepada rekan-rekan seperjuangan mahasiswa Program Studi Administrasi Niaga Politeknik Negeri Padang angkatan 2014 tanpa terkecuali. Semoga ilmu yang didapatkan dapat bermanfaat bagi kita semua. Aamiin. Demikian disampaikan banyak terima kasih, semoga segala bantuan dan bimbingan yang diberikan menjadi amal shaleh disisi-nya. Akhirnya kepada Allah SWT jugalah berserah diri semoga tulisan ini bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi diri sendiri. Aamiin Ya Rabbal Alamiin. Padang, September 2017 Penulis Thesa Septia Fitri

8 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... vii DAFTAR TABEL... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Metode Penelitian Sistematika Penulisan BAB II. LANDASAN TEORI 2.1. Prosedur Pengertian Prosedur Jenis-jenis Prosedur Tujuan Prosedur Manfaat Prosedur Metode Penulisan Prosedur

9 2.2. Anggaran Pengertian Anggaran Kegunaan Anggaran Jenis-jenis Anggaran Uang Muka Dinas Pengertian Uang Muka Dinas Jenis-jenis Uang Muka Dinas Kriteria Uang Muka Dinas Tetap Kriteria Uang Muka Dinas Sementara BAB III. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Ringkas PT Kereta Api Indonesia Profil PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Logo dan Visi Misi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Struktur Organisasi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Kegiatan Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) BAB IV. PEMBAHASAN 4.1. Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

10 BAB V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 6

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1. Logo PT Kereta Api Indonesia (Persero) Gambar 4.1. Flowchart Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Gambar 4.2. Flowchart Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) vii

12 DAFTAR TABEL Tabel 3.1. Ringkasan Sejarah Pergantian Nama Perkeretaapian Indonesia Tabel 4.1. Buku Register G Tabel 4.2. Buku Arsip G

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Buku Livret Inventaris Lampiran 2. Rencana Anggaran Biaya (RAB) Lampiran 3. Justifikasi Lampiran 4. Dokumen G.64 Lampiran 5. Surat Pernyataan Lampiran 6. Dokumen G.63 Lampiran 7. Dokumen G.61 Lampiran 8. Dokumen G.215 Lampiran 9. Struktur Organisasi Divre II Sumatera Barat 9 9

14 Nomor Alumni THESA SEPTIA FITRI BIODATA a). Tempat/Tanggal Lahir: Solok/13 September 1996 b). Nama Orang Tua: Nofirmon dan Fitra Yenti c). Fakultas: Politeknik Negeri Padang d). Jurusan: Administrasi Niaga e). Program Studi: Administrasi Bisnis f). No. BP: g). Tanggal Lulus: 29 September 2017 h). Predikat Lulus: Dengan Pujian i). IPK: 3,72 j). Lama Studi: 3 tahun 0 Bulan k). Alamat Orang Tua: Sungai Cangkar, Kecamatan Sungai Pagu, Muara Labuh, Kabupaten Solok Selatan Prosedur Pengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Tugas Akhir DIII Oleh Thesa Septia Fitri PembimbingI: Novadilastri, SE, MM Pembimbing II: Jumyetti, SE, M.Si ABSTRAK PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang transportasi umum dalam negeri. Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) khususnya Divisi Regional II Sumatera Barat, salah satu hal yang menyangkut administrasi keuangan adalah terkait Uang Muka Dinas Sementara (UMDS). Pengeluaran Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) merupakan salah satu hal yang harus ditingkatkan untuk menunjang kegiatan perusahaan. Khususnya pada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler sangat sering terjadi pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS). Metode pengumpulan data dilakukan melalui wawancara pada bagian Kerumahtanggaan dan Protokoler. Metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian bahwa dalam mengajukan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) terdapat dua prosedur yaitu prosedur pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) dan prosedur pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS). P rosedur pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) dimulai dari pengajuan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan justifikasi, membuat dokumen G.64 dan surat pernyataan. Sedangkan prosedur pertanggungjwaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) dimulai dari membuat dokumen G.61 beserta lampiran-lampirannya. Keywords: Prosedur, Uang Muka Dinas dan Uang Muka Dinas Sementara. Tugas akhir ini telah dipertahankan di depan sidang penguji dan pembimbing dan dinyatakan lulus pada tanggal 29 September Abstrak telah disetujui oleh Penguji : Tanda Tangan Nama Terang Novadilastri, SE, MM Tuti Azra, SE, MM Variyetmi Wira, SE, MM Yenida, SE, M.Si Mengetahui: Ketua Jurusan Novirwan Trinanto,SE.,M.Si NIP Tanda Tangan

15 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pembangunan di Indonesia saat ini berkembang pesat, terutama di bidang teknologi, kesehatan, ekonomi dan perhubungan. Dimana-mana telah berdiri perusahaan-perusahaan, baik yang dimiliki oleh negara maupun pihak swasta. Agar perusahaan tersebut dapat beroperasi dengan baik, maka diperlukan suatu metode pengelolaan yang baik, tepat, dan terarah. Karena keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya cukup dengan modal, sarana dan prasarana, namun juga harus mampu meninjau dan memikirkan aspek lainnya. Pemerintah berperan mengembangkan jasa angkutan, menyediakan sarana dan prasarana pelayanan transportasi baik darat, laut, maupun udara. Salah satu jasa transportasi darat yang dikelola oleh pemerintah adalah jasa angkutan kereta api. PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang transportasi umum dalam negeri. Tujuan utamanya difokuskan pada pelayanan jasa khususnya jasa angkutan kereta api, meliputi angkutan barang dan angkutan penumpang. PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah ada di beberapa daerah di Indonesia, salah satunya Divisi Regional II Sumatera Barat yang beralamat di Jalan Stasiun 1, Padang. PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat adalah Divisi Regional kereta api yang mengoperasikan kereta api di seluruh wilayah provinsi Sumatera Barat, merupakan wilayah layanan PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang cukup kecil karena hanya mengoperasikan dua kereta api penumpang reguler, yaitu KA 1

16 Sibinuang dan KA Lembah Anai (railbus) yang mulai beroperasi pada 1 November Untuk mencapai tujuan pelayanan yang baik dibutuhkan manajemen yang baik. Peranan manajemen di bagian administrasi keuangan sangatlah penting, karena dengan adanya administrasi keuangan yang baik, maka akan mendorong terciptanya keuangan yang lebih tertata dan lebih baik. Tugas pegawai atau pejabat administrasi keuangan adalah mengkoordinir dan mencatat pekerjaan yang berhubungan dengan bagian keuangan baik masalah pendapatan atau pengeluaran. Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) khususnya Divisi Regional II Sumatera Barat, salah satu hal yang menyangkut administrasi keuangan adalah terkait Uang Muka Dinas (UMD). Pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) merupakan salah satu hal yang harus ditingkatkan untuk menunjang kegiatan perusahaan. Khususnya pada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler sangat sering terjadi pengajuan Uang Muka Dinas (UMD). Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler adalah unit yang bertanggung jawab atas semua kerumahtanggaan kantor Divisi Regional II Sumatera Barat seperti pembelian furniture kantor, alat tulis kantor (ATK), komputer, printer, AC, kipas angin dan kulkas. Sedangkan yang dimaksud dengan Protokoler adalah unit yang bertanggung jawab dalam menjamu tamu kantor mulai dari menjemput tamu di bandara, menyiapkan makanan serta penginapan tamu selama melaksanakan dinas di Divisi Regional II Sumatera Barat. Dalam mengajukan Uang Muka Dinas (UMD), ada beberapa prosedur yang harus dilalui. Menurut Mulyadi (2010) prosedur adalah suatu kegiatan 2

17 klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departement atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Baridwan (2009) prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sedang terjadi. Prosedur yang dimaksud adalah tata cara atau langkah-langkah suatu bagian atau unit dalam mengajukan permohonan uang muka dinas atas pengadaan barang atau jasa di unit terkait. Berdasarkan Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas (UMD), bahwa yang dimaksud dengan Uang Muka Dinas (UMD) adalah dana yang disediakan khusus secara resmi/sah, guna membiayai kebutuhan perusahaan, yang atas dasar pertimbangan untuk dapat menciptakan efisiensi, mengarah pada upaya pencapaian sasaran, mengurangi birokrasi dengan tetap menjaga keamanan harta perusahaan, dan menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak (tidak dapat dihindari), perlu atau harus dibayar secara tunai lebih dahulu sebelum pengesahan pengeluaran dari perusahaan secara formal melalui pejabat tertentu yang memperoleh wewenang sesuai dengan peraturan perusahaan. Uang Muka Dinas (UMD) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu: 3

18 1. Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) adalah uang muka dinas yang bersifat dana tetap yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan secara rutin/sehari-hari. 2. Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) adalah uang muka dinas yang digunakan untuk menanggulangi kebutuhan perusahaan yang bersifat khusus atau mendesak. Hasil wawancara dengan Senior Supervisor Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler didapatkan informasi mengenai contoh dari UMD. Contoh dari UMDT adalah uang susuk. Uang susuk merupakan uang koin yang disediakan oleh perusahaan untuk pengembalian pembelian tiket kereta api penumpang yang akan dipertangungjawabkan dalam bentuk dokumen G.61 di akhir tahun. Sedangkan contoh dari UMDS adalah uang untuk pembelian alat tulis kantor (ATK) yang digunakan untuk mendukung kelancaran kerja, snack sebagai jamuan untuk tamu dan rapat, pembelian alat-alat penunjang kebersihan dan pembelian alat-alat kerumahtanggaan di suatu unit yang pertanggungjawabannya dilakukan setiap bulan dalam bentuk dokumen G.61. Batasan nilai UMDS diatur dalam peraturan tersendiri. Dalam pelaksanaannya, batasan nilai UMD merujuk pada peraturan pengadaan barang dan jasa secara langsung tanpa melalui proses lelang, atau pengadaan secara swakelola dengan batasan nilai yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu sebesar Rp (sepuluh juta rupiah) setiap bulannya untuk pejabat setingkat manajer keatas. Sehingga manajer setiap unit bagian mempunyai andil 4

19 dalam menyetujui dana yang diajukan oleh anggotanya dan sebisa mungkin dana tersebut dapat dialokasikan dengan tepat. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sesuai dengan Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas (UMD), diantaranya: a. Kriteria Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) 1. Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan perusahaan lainnya, yang bersifat khusus dan mendesak, atau merujuk peraturan mengenai pengadaan pembelian langsung barang/jasa dan swakelola dengan Uang Muka Dinas (UMD) adalah pembelian barang atau jasa yang dilaksanakan tanpa melalui proses lelang dan tidak didahului dengan menerbitkan dokumen surat pesanan dan surat perjanjian. Pengadaannya untuk memenuhi keperluan yang mendesak, tidak bisa direncanakan, atau nilai per unit tidak materil bersifat kecil-kecilan, kebutuhan sehari-hari, atau untuk biaya pemeliharaan yang sifat urgensinya tinggi dengan nilai total maksimal relatif tidak materil. 2. Alokasi dana yang disediakan diberikan dalam jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan nyata yang sebelumnya sudah dapat ditentukan/diperoleh secara pasti dan wajar. 3. Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) wajib segera dilakukan oleh pemegang Uang Muka Dinas (UMD) secara tersendiri minimal 1 (satu) hari dan maksimal 1 (satu) bulan setelah ditransfer ke rekening pemegang Uang Muka Dinas (UMD). 5

20 4. Apabila terdapat pertanggungjawaban berupa barang inventaris kantor, maka pertanggungjawaban harus dilampirkan dengan fotocopy daftar levret inventaris kantor di sebuah unit. Contoh daftar levret inventaris dapat dilihat pada lampiran 1. b. Dokumen yang Digunakan dalam Proses Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) 1. Dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB) Dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah dokumen yang berisikan rencana anggaran untuk pengadaan suatu barang atau jasa yang dibutuhkan pada sebuah unit. Dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB) dapat dilihat pada lampiran Dokumen Justifikasi Dokumen justifikasi adalah dokumen yang disertakan penyerahannya dengan dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB), yang di dalamnya terdapat nomor Pos Anggaran dan Sub Pos Anggaran untuk pengelompokan anggaran apa yang harusnya dicairkan. Dokumen justifikasi dapat dilihat pada lampiran Dokumen G.64 Dokumen G.64 adalah dokumen permohonan Uang Muka Dinas (UMD) yang berisikan tujuan penggunaan dan besaran Uang Muka Dinas (UMD) yang diminta dan disertai tanda tangan pemohon Uang Muka Dinas (pemegang UMD). Dokumen G.64 dapat dilihat pada lampiran 4. 6

21 4. Dokumen Surat Pernyataan Dokumen surat pernyataan adalah dokumen yang menyatakan telah diterimanya Uang Muka Dinas Sementara (UMDS). Dokumen surat pernyataan dapat dilihat pada lampiran Dokumen G.63 Dokumen G.63 adalah dokumen bukti pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) yang merupakan bukti untuk pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) melalui automatic transfer ke rekening pemegang Uang Muka Dinas (UMD) oleh Bendaharawan Kas Kantor Pusat. Dokumen G.63 dapat dilihat pada lampiran Dokumen G.61 Dokumen G.61 adalah bentuk pertanggungjawaban atas penggunaan Uang Muka Dinas (UMD) yang dilampirkan dengan kuitansi-kuitansi, faktur pajak, struk atau bukti pembayaran setara lainnya sebagai media pertanggungjawaban pemakaian Uang Muka Dinas (UMD). Dokumen G.61 dapat dilihat pada lampiran Dokumen G.215 Dokumen G.215 adalah dokumen yang digunakan saat terjadi pengembalian sisa tunai, dikeluarkan oleh Unit Keuangan setelah Uang Muka Dinas dipertanggungjawabkan dan sisa uang dikembalikan bersama dokumen G.61. Dokumen G.215 dapat dilihat pada lampiran 8. 7

22 Dalam Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas juga disebutkan bahwa unit yang tidak mempertanggungjawabkan (UMD) sesuai dengan waktu yang telah ditentukan maka akan dikenakan sanksi. UMDS yang belum diselesaikan pertanggungjawabannya dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari, maka unit yang bersangkutan akan diberikan Surat Peringatan (SP) oleh pihak keuangan. SP yang diberikan sampai tiga kali dengan tenggang waktu satu minggu dari SP sebelumnya. Selanjutnya apabila sampai SP ketiga unit yang bersangkutan tidak mempertanggungjawabkan UMDS, maka untuk pengajuan UMDS berikutnya tidak akan diproses oleh verifikator pembayaran. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk membahasnya dalam tugas akhir dengan judul Prosedur Pengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, permasalahan yang akan penulis bahas dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat. 2. Bagaimana prosedur pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat. 8

23 1.3. Batasan Masalah Dalam penulisan tugas akhir ini pembahasan tentang UMDS dibatasi pada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui prosedur pengajuan UMDS pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat. 2. Untuk mengetahui prosedur pertanggungjawaban UMDS pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: a. Bagi Penulis Penelitian ini bermanfaat sebagai wadah untuk menambah wawasan, terutama dalam hal membandingkan teori-teori dengan aplikasi di lapangan serta untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan studi program Diploma III. b. Bagi Perusahaan Dapat memberikan masukan pemikiran mengenai prosedur pengajuan UMDS pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat. c. Bagi Pembaca Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca dalam mendalami tentang prosedur pengajuan dan pertanggungjawaban UMDS pada PT 9

24 Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat, baik untuk penelitian lebih lanjut maupun untuk penulis lain yang mengambil objek permasalahan yang sama Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini terdiri dari 2 (dua), yaitu metode pengumpulan data dan metode analisis data Metode Pengumpulan Data 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Metode Penelitian Lapangan adalah penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan data primer. Menurut Sugiyono, (2014) sumber data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Pada penelitian ini digunakan teknik wawancara tidak terstruktur. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas dimana penulis tidak menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan diajukan secara spesifik dan hanya memuat poin-poin penting. Penulis melakukan wawancara langsung dengan Senior Supervisor Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler untuk dapat mengetahui prosedur pengajuan dan pertanggungjawabkan UMDS. 10

25 2. Studi Kepustakaan (Library Research) Pengumpulan data yang dilakukan dengan jalan mempelajari buku-buku atau sumber lainnya yang berhubungan dengan topik pembahasan Metode Analisis Data Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah memberikan gambaran disertai penjelasan secara aktual tentang data-data yang telah diperoleh untuk dilakukan analisis sesuai permasalahan yang dibahas. Menurut Sugiyono, (2014) metode deskriptif yaitu menganalisis data dengan cara menggambarkan dan mendeskripsikan data yang telah terkumpul, kemudian disusun secara sistematis. Penggunaan metode analisis data deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan secara keseluruhan tentang prosedur pengajuan dan pertanggungjawaban UMDS pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Sistematika Penulisan Penulisan tugas akhir ini terdiri dari beberapa bab yang akan membahas dan menjelaskan pokok permasalahan masalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini memaparkan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, metode penelitian yang digunakan 11

26 terbagi 2 (dua), yaitu metode pengambilan data dan metode analisis data serta dalam bab 1 (satu) ini juga membahas tentang sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini mengemukakan tentang dasar teori yang berhubungan dengan pembahasan masalah, yaitu berkaitan dengan Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat. BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini merupakan tinjauan umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat akan menjelaskan secara ringkas sejarah ringkas perusahaan, profil perusahaan, logo dan visi misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan wewenang masing-masing bagian serta kegiatan umum perusahaan. BAB IV PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan mengenai Prosedur Pengajuan dan pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat. BAB V PENUTUP Bab ini berisikan kesimpulan dan saran selama melakukan penelitian. 12

27 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Prosedur Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, perusahaan menyusun suatu prosedur sebagai landasan dalam pelaksanaan kegiatannya. Prosedur disusun sebaik-baiknya agar dapat tercapai tujuan kegiatan yang direncanakan. Prosedur adalah urutan rencana operasi untuk menangani aktivitas bisnis yang berulang secara seragam dan konsisten. Prosedur juga merupakan serangkaian aktivitas yang diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu, seperti menempatkan pesanan, menerima barang dan pemeriksaan barang. Suatu prosedur yang dirancang dengan baik menjadi penting bagi organisasi karena berfungsi sebagai: a. rencana kerja tetap b. cara untuk mengkoordinasikan upaya c. alat komunikasi d. dasar untuk kontrol kinerja (Balachandran dan Chandrasekaran, 2009) Pengertian Prosedur Prosedur merupakan istilah yang berkonotasi dengan urutan kegiatan yang direncanakan untuk menangani pekerjaan yang berulang, seragam, dan tetap. Misalnya, dalam sistem pembelian, berbagai langkah prosedural yang terlibat antara lain: memilih pemasok terbaik, menempatkan order pembelian, penerimaan dan pemeriksaan bahan, dan penyelesaian pembayaran. Pembelian yang efisien melibatkan pengawasan 13

28 yang ketat dari semua langkah ini. Dengan demikian, prosedur menyiratkan urutan kerja yang diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur merupakan turunan dari sistem untuk melaksanakan operasi kerja sebenarnya (Rao, 2000). Prosedur adalah seperangkat tindakan yang ditetapkan atau kejadian yang harus berlaku atau berlangsung untuk mencapai hasil tertentu (Dubey, 2009). Prosedur adalah panduan kerja bagi karyawan dalam melaksanakan tugasnya (Balachandran dan Chandrasekaran, 2009). Menurut Heyel (2015) prosedur adalah serangkaian langkahlangkah logis dimana semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol dan diselesaikan. Prosedur menetapkan tindakan apa yang diperlukan, siapa yang melakukan tindakan, kapan tindakan itu dilakukan dan dimana tindakan itu dilaksanakan. Esistensinya adalah meletakkan urutan kronologis suatu kegiatan yang diwujudkan ke dalam hasil atau tindakan. Apabila dianalisis, dalam pengertian prosedur mengandung unsurunsur sebagai berikut: 1. urutan kegiatan yang telah ditentukan, 2. dimaksudkan untuk memperoleh cara yang seragam dalam melakukan pekerjaan, 14

29 3. prosedur menentukan orang yang sesuai untuk melakukan pekerjaan dalam kaitannya dengan waktu, tempat dan sifat pekerjaan, 4. prosedur mencakup wewenang ketika pekerjaan ditugaskan untuk bawahan Jenis-jenis Prosedur Atas dasar tujuan yang dilayani, prosedur dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu prosedur primer dan prosedur sekunder. a. Prosedur Primer Prosedur primer dimaksudkan untuk memperlancar penyelesaian pekerjaan sehari-hari. Beberapa contoh dari jenis ini adalah prosedur pesanan, penagihan dan prosedur pembelian. b. Prosedur Sekunder Prosedur sekunder dimaksudkan untuk memfasilitasi pekerjaan yang dilakukan oleh prosedur primer. Beberapa contoh dari jenis ini adalah prosedur surat-menyurat, layanan telepon dan layanan arsip Tujuan Prosedur Berikut ini adalah tujuan dari penetapan prosedur kantor: a. menjamin kelancaran arus informasi dalam urutan yang benar, b. menghindari kemungkinan kecurangan, c. menyediakan batas pengendalian yang tepat, 15

30 d. memungkinkan penyisipan informasi yang hilang sesuai dengan persyaratan sistem, e. menyesuaikan informasi yang tidak akurat, f. memasukkan informasi tambahan yang dianggap perlu, g. mengkonfirmasi persyaratan hukum, h. memberikan informasi yang tepat kepada supervisor dan menajer dengan tepat waktu, i. mengintegrasikan prosedur dan sistem lainnya, j. menjadi ekonomis, k. menjawab dengan cepat pertanyaan dari staf, pelanggan, pemasok dan lain-lain, l. mempertahankan kinerja karyawan pada level tertinggi, m. menyajikan semua informasi dalam bentuk yang paling cocok, n. menunjukkan keakuratan informasi Manfaat Prosedur a. Prosedur memberikan urutan tindakan Untuk melakukan aktivitas apapun, setiap karyawan diinstruksikan untuk mengikuti alur tertentu. Ini meminimalkan keterlambatan dan kesalahan dalam kerja. b. Ekonomis dalam penggunaan sumber daya Hal ini dimungkinkan karena prosedur dapat meningkatkan efisiensi melalui penghapusan gerakan yang tidak perlu dan tidak adanya penundaan pekerjaan. 16

31 c. Memfasilitasi koordinasi Prosedur berfungsi sebagai dasar untuk melakukan koordinasi antar bagian yang berbeda dalam organisasi. d. Berfungsi sebagai dasar pengendalian Prosedur menyediakan mekanisme untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar. Dengan demikian prosedur dapat memfasilitasi koreksi penyimpangan. e. Dapat digunakan untuk melatih karyawan baru Karyawan dapat memahami rincian pekerjaan mereka dengan mudah jika mereka mengetahui prosedur kerja. f. Memastikan kelancaran operasional Tujuan utama dari prosedur kantor adalah untuk melakukan aktivitas kantor secara efektif dan ekonomis. Hal ini dapat dicapai dengan menyederhanakan prosedur, menghilangkan formulir, dokumen yang tidak perlu dan menghindari duplikasi kegiatan Metode Penulisan Prosedur Penulisan prosedur perlu diketahui untuk mencari cara yang paling efektif dan efisien bagi setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat dipilih untuk menulis prosedur, metode penulisan prosedur menurut Nuraida (2014) diantaranya adalah sebagai berikut: 17

32 a. Deskriptif Metode ini adalah metode paling sederhana sehingga prosedur yang dituliskan juga merupakan prosedur yang sederhana yang tidak memerlukan simbol-simbol khusus. b. Chart Jika perusahaan semakin berkembang maka struktur organisasi perusahaan dan prosedur kerja pun semakin rumit dan kompleks. Oleh karena itu, jika semua prosedur dibuat dalam bentuk tertulis, akan lebih sulit dimengerti oleh para pelaksana sehingga lebih mudah dipahami dan diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari Untuk membuat prosedur mudah dimengerti, suatu instansi atau perusahaan sering menggambarkan prosedur melalui 2 (dua) cara yaitu dengan cara deskriptif dan chart. Chart digunakan oleh instansi atau perusahaan yang telah berkembang agar pembaca lebih mudah mengerti mengenai suatu prosedur Anggaran Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu di masa yang akan datang. Anggaran disusun untuk membantu manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengawasan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, tentu saja diperlukan perencanaan yang matang. 18

33 Pengertian Anggaran Menurut Nafarin (2012), anggaran adalah rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang. Menurut Munandar (2007) anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam satuan keuangan (unit moneter), dan berlaku untuk jangka waktu tertentu yang akan datang. Anggaran menjadi faktor penting untuk dimanajemen dengan sangat baik. Kesalahan dalam penggunaan anggaran, maka dapat dipastikan perusahaan akan mengalami masalah. Permasalahan akibat kesalahan dalam manajemen anggaran, akan berakibat pada menurunnya perkembangan perusahaan Kegunaan Anggaran Menurut Christina dkk (2012), kegunaan anggaran adalah sebagai berikut: a. Adanya Perencanaan Terpadu Anggaran perusahaan dapat digunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian. 19

34 b. Sebagai Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Perusahaan Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun menajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. c. Sebagai Alat Pengkoordinasian Kerja Penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat hubungan antar bagian (divisi) secara keseluruhan. d. Sebagai Alat Pengawasan Kerja Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi atau target yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. e. Sebagai Alat Evaluasi Kegiatan Perusahaan Anggaran yang disusun dengan baik menerapkan standar yang relevan akan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan cara yang baik. 20

35 Dengan menyusun anggaran, maka akan semakin banyak pertimbangan-petimbangan dalam pengambilan keputusan. Hal ini akan membuat manajer berpikir tentang masa depan perusahaan. Sehingga dalam pelaksanaannya, perusahaan berpegang pada rencana yang telah disusun sebelumnya Jenis-jenis Anggaran Menurut Christina dkk (2012), jenis-jenis anggaran terdiri dari: 1. Berdasarkan ruang lingkup intensitas penyusunannya, anggaran dibedakan menjadi: a. Anggaran Parsial Anggaran parsial adalah anggaran yang ruang lingkupnya terbatas, misalnya anggaran untuk bidang produksi atau bidang keuangan saja. b. Anggaran Komprehensif Anggaran Komprehensif adalah anggaran dengan ruang lingkup menyeluruh, karena jenis kegiatannya meliputi seluruh aktivitas perusahaan di bidang marketing, produksi, keuangan, personalia dan administrasi. 2. Berdasarkan fleksibilitasnya, anggaran dibedakan menjadi: a. Anggaran Tetap (Fixed Budget) Anggaran tetap yaitu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dengan volume yang sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut disusun rencana mengenai revenue, cost, dan expenses. 21

36 b. Anggaran Kontinyu (Continuous Budget) Anggaran kontinyu adalah anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu, dengan volume tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan besarnya revenue, cost dan expenses, namun secara periodik dilakukan penilaian kembali. 3. Berdasarkan periode waktu, anggaran dibedakan menjadi: a. anggaran jangka pendek (1 tahun), b. anggaran jangka panjang (lebih dari 1 tahun) Dalam penyusunan anggaran, perlu diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan cara mempertimbangkan hal-hal berikut: a. Anggaran harus dibuat serealistis mungkin, secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak menggambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah anganangan. b. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi top management (direksi). c. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi. d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi lebi dini. 22

37 2.3. Uang Muka Dinas Pengertian Uang Muka Dinas Uang Muka Dinas adalah dana berupa uang tunai (kas) yang disediakan khusus secara resmi atau sah untuk digunakan sebagai pembiayaan pengeluaran perusahaan serta menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak (tidak dapat dihindari) yang perlu atau harus dibayarkan secara tunai lebih dahulu sebelum pengesahan pengeluaran keuangan secara formal dilakukan melalui pejabat yang berwenang. Uang Muka Dinas juga dijelaskan sebagai prosedur pengajuan pengambilan uang yang dilakukan oleh pegawai untuk melakukan pembelian barang atau jasa guna memenuhi kebutuhan dalam melakukan tugas atau dinas. Berdasarkan Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas bahwa yang dimaksud dengan Uang Muka Dinas (UMD) adalah dana yang disediakan khusus secara resmi/sah, guna membiayai pengeluaran perusahaan, yang atas dasar pertimbangan untuk dapat menciptakan efisiensi, mengarah pada upaya pencapaian sasaran, mengurangi birokrasi dengan tetap menjaga keamanan harta perusahaan dan menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak (tidak dapat dihindari), perlu/harus dibayar secara tunai lebih dahulu sebelum pengesahan pengeluaran dari perusahaan secara formal melalui pejabat tertentu yang memperoleh wewenang, sesuai dengan peraturan perusahaan. 23

38 Uang muka dinas sebagai pengajuan uang oleh pegawai guna memenuhi kebutuhan perusahaan dalam melaksanakan tugas atau dinas. Nantinya, proses lanjutan dari uang muka dinas adalah berupa pelaporan penggunaan uang muka dinas dimana angka laporan penggunaan bisa kurang dari atau sama dengan bahkan lebih dari uang muka dinas yang diajukan Jenis-jenis Uang Muka Dinas Ada 2 (dua) jenis Uang Muka Dinas (UMD), yaitu: a. Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) adalah uang tunai dalam jumlah relatif kecil yang harus disediakan melalui seorang pejabat untuk melaksanakan kegiatan yang harus dibiayai terlebih dahulu atau harus dibiayai secara tunai, serta harus segera dipertanggungjawabkan pada saat diminta penggantian kembali atau ditutup karena penggantian pejabat, penggantian tahun anggaran atau karena tidak diperlukan lagi. b. Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) adalah uang tunai yang harus disediakan melalui seorang pejabat untuk melaksanakan kegiatan tidak terprogram yang sangat mendesak dan harus dibiayai secara tunai serta harus segera dipertanggungjawabkan pada saat diminta penggantian tahun anggaran atau karena tidak diperlukan lagi. 24

39 Dalam Surat Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas, jenis-jenis Uang Muka Dinas (UMD) adalah sebagai berikut: a. Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) Uang Muka Dinas yang bersifat dana tetap yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan secara rutin/seharihari. b. Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Uang Muka Dinas yang digunakan untuk menanggulangi kebutuhan perusahaan yang bersifat khusus atau mendesak Kriteria Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) a. Bersifat dana tetap sepanjang diperlukan dan dana harus segera dipertanggungjawabkan pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana tetap tersebut. b. Dapat diberikan kepada pejabat tertentu minimal setingkat manajer yang dipandang perlu dan mampu bertanggungjawab mengelola UMDT. c. Waktu pengolahan maksimum adalah satu tahun dan bergulir. d. Pertanggungjawaban dan tutupan sebagai dasar pengesahan penggantian dana dibuat secara bulanan dan dalam keadaan tertentu dimungkinkan dua kali, setelah disetujui oleh Direksi dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia serta pada pelayanannya. 25

40 Berdasarkan Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas, kriteria Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) adalah sebagai berikut: a. Bersifat dana tetap sepanjang diperlukan dan harus segera dipertanggungjawabkan pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana tetap tersebut. b. Alokasi waktu pengelolaan maksimum adalah 1 (satu) tahun dan bergulir dalam tahun (buku) berjalan. c. Alokasi dana UMDT yang disediakan, diberikan berdasarkan pada kebutuhan rata-rata per bulan sesuai dengan data sebelumnya atau estimasi wajar, dan dibatasi berdasarkan peraturan perusahaan (tidak harus maksimum). Pengecualian batas dana maksimum UMDT hanya dapat diberikan oleh Direksi/Direktur Keuangan atas dasar permintaan resmi dari EVP/VP/GM/SM terkait, setelah mempertimbangkan urgensi serta volume dan frekuensi beban tugas harian. d. Pertanggungjawaban dan tutupan dilakukan oleh pemegang UMD sebagai dasar pengesahan penggantian dana dibuat secara bulanan, dan dalam keadaan tertentu pertanggungjawaban dan tutupan dimungkinkan 2 (dua) kali, setelah disetujui oleh Direksi/Direktur Keuangan dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia serta pada kelayakannya. 26

41 Kriteria Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) a. Diberikan kepada pejabat tertentu minimal setingkat manajer yang dipandang perlu dan mampu untuk bertanggung jawab penuh mengelola UMDS. b. Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan perusahaan yang sifatnya mendesak, tidak bisa direncanakan, kebutuhan seharihari, atau untuk biaya pemeliharaan yang sifat urgensinya tinggi. UMDS ini juga bisa ditujukan untuk melakukan pengadaan pembelian langsung barang/jasa tanpa melalui proses lelang dan tidak didahului dengan menerbitkan dokumen surat pesanan, surat perjanjian dan surat kontrak. Berdasarkan Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas, kriteria Uang Muka Dinas Sementara (UMDT) adalah sebagai berikut: a. Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan perusahaan lainnya, yang bersifat khusus atau mendesak, atau merujuk peraturan mengenai pengadaan pembelian langsung barang/jasa, dan swakelola dengan Uang Muka Dinas adalah pembelian barang dan atau jasa yang dilaksanakan tanpa melalui proses lelang, dan tidak didahului dengan menerbitkan dokumen surat pesanan atau surat perjanjian. Pengadaannya untuk memenuhi keperluan yang mendesak, tidak bisa direncanakan, atau nilai per unit tidak materil bersifat kecil- 27

42 kecilan, kebutuhan sehari-hari, atau untuk biaya pemeliharaan yang sifat urgensinya tinggi dengan nilai total maksimal relatif tidak materil. b. Alokasi dana yang disediakan diberikan dalam jumlah nilai tertentu sesuai dengan kebutuhan nyata, yang sebelumnya sudah dapat ditentukan/diperoleh secara pasti dan wajar. c. Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) wajib segera dilakukan oleh Pemegang Uang Muka Dinas (UMD) secara tersendiri minimal 1 (satu) hari dan maksimal 1 (satu) bulan setelah ditransfer ke rekening Pemegang Uang Muka Dinas (UMD). d. Apabila terdapat pertanggungjawaban berupa barang inventaris kantor, maka pertanggungjawaban G.61 harus dilampiri copy daftar livret inventaris kantor dari VP untuk Kantor Pusat dan dari Manajer SDM untuk Daop/ Divre/ Sub Divre/ Balai Yasa. 28

43 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Ringkas PT Kereta Api Indonesia Perkeretaapian di dunia dimulai pertama kali oleh Negara Inggris pada tahun 1630 yang kemudian diikuti oleh negara-negara di Eropa. Pemerintah Hindia Belanda kemudian membangun transportasi ini di Indonesia. Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama pembangunan jalan kereta api di Desa Kemijen pada Hari Jum at tanggal 17 Juni 1864 oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda Mr. L.A.J Baron Sloet Van Den Beele. Pembangunan diprakarsai oleh Naamlooze Venootschap Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P De Bordes dari Kemijen menuju Desa Tanggung dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada Hari Sabtu, 10 Agustus Setelah sukses NV. NISM membangun jalan kereta api antara Kemijen-Tanggung, kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dilanjutkan dengan menghubungkan Semarang-Surakarta (110 Km), dan kota-kota lainnya di Pulau Jawa. Setelah sukses membangun jalan kereta api yang menghubungkan kotakota di Pulau Jawa, pembangunan rel dilanjutkan di luar pulau Jawa seperti : di Aceh (1874), Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914) dan Sulawesi (1992). Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan kereta api di Indonesia mencapai Km. Namun pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi Km, kurang lebih 901 Km raib, yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan kereta api di sana. 29

44 Pada tanggal 28 September 1945, karyawan kereta api yang bergabung dalam Angkatan Moeda Kereta Api (AMKA) mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari pihak Jepang. Pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan perkeretaapian berada di tangan bangsa Indonesia. Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKARI). Tabel 3.1. Ringkasan Sejarah Pergantian Nama Perkeretaapian Indonesia Periode Nama Dasar Hukum Djawatan Kereta Api (DKA) Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKARI) Perusahaan Negara Kereta Api (PNKA) Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) Perusahaan Umum Kereta Api (PERUMKA) Peraturan Pemerintah No. 22 tahun 1963 Peraturan Pemerintah No. 61 tahun 1971 Peraturan Pemerintah No. 57 tahun PT Kereta Api (Persero) 2010-sekarang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Sumber: PT Kereta Api Indonesia (Persero) Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 1998, Keputusan Presiden No. 39 tahun 1999 dan Akte Notaris Imas Fatimah Instruksi Direksi No. 16/OT.203/KA 2010 Pada awal tahun 1960-an terjadi penurunan peranan kereta api sebagai alat transportasi. Hal ini disebabkan berbagai faktor antara lain kondisi kereta api yang 30

45 sudah mulai rusak, kurangnya tenaga sumber daya manusia untuk memperbaiki dan melakukan perawatan. Selain itu, Indonesia dilanda pemberontakan G 30 S yang terjadi pada tahun 1965 yang dampaknya juga terasa di Sumatera Barat dan meningkatnya peranan kendaraan bermotor sebagai angkutan umum. Perusahaan kereta api di Sumatera Barat mengalami dinamika dalam menjalankan fungsinya sebagai perusahaan transportasi penumpang pada tahun 1970-an yang telah mulai digantikan oleh kendaraan bermotor seperti bus. Masih pada tahun 1970-an terjadi peningkatan permintaan batu bara, perusahaan kereta api melakukan kerjasama dengan beberapa perusahaan di Sumatera Barat seperti Perusahaan Tambang Batu Bara Ombilin (TBO), dan PT Semen Padang. Pemanfaatan jalur kereta api di Sumatera Barat sampai pada tahun 1991 lebih diutamakan untuk pengangkutan barang. Pengalihan fungsi kereta api di Sini berdampak terhadap penurunan intensitas peranan kereta api di Sumatera Barat. Namum pada tahun 1994, terjadi pengalihan angkutan batu bata, semula mempergunakan kereta api, pada tahun ini menggunakan truk. Pada akhirnya penggunaan jasa kereta api berakhir pada tahun 2003 karena perusahaan batu bara ditutup dan dibuka pertambangan rakyat yang pengangkutannya ke Padang menggunakan truk. Menurunnya peranan kereta api sebagai sarana transportasi membuat pendapatan asli daerah berkurang. Untuk menggerakkan kembali mengatasi hal itu kereta api yang sebelumnya sebagai angkutan penumpang, jasa dan barang telah berubah menjadi kereta api wisata. 31

46 3.2. Profil PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Nama: PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat NPWP: NPPKP: Alamat: Jl. Stasiun No. 1 Padang. Telp (0751) Bidang Usaha: Pelayanan jasa angkutan kereta api Jumlah Pegawai: 479 orang 3.3. Logo dan Visi Misi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Logo Sumber : PT Kereta Api Indonesia Gambar 3.1. Logo PT Kereta Api Indonesia a. 3 (Tiga) Garis Melengkung melambangkan gerakan yang dinamis PT Kereta Api Indonesia (Persero) dalam mencapai visi dan misinya. 32

47 b. 2 (Dua) Garis Warna Orange melambangkan proses pelayanan prima (Kepuasan Pelanggan) yang ditujukan kepada pelanggan internal dan eksternal. c. Anak Panah Berwarna Putih melambangkan nilai integritas yang harus dimiliki insan PT Kereta Api Indonesia dalam mewujudkan Pelayanan Prima. d. 1 (Satu) Garis Lengkung Berwarna Biru melambangkan semangat inovasi yang harus dilakukan dalam memberikan nilai tambah ke stakeholders. (Inovasi dilakukan dengan semangat sinergi di semua bidang dan dimulai dari hal yang paling kecil sehingga dapat melesat) Visi dan Misi PT Kereta Api Indonesia a. Visi Visi PT Kereta Api Indonesia adalah menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders. b. Misi Misi PT Kereta Api Indonesia adalah menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha penunjangnya, melalui praktik bisnis dan model organisasi terbaik untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholders dan kelestarian lingkungan berdasarkan 4 (empat) pilar utama: Keselamatan, Ketepatan Waktu, Pelayanan dan Kenyamanan. 33

48 3.4 Struktur Organisasi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pelayanan transportasi. Agar lebih terarahnya pelaksanaan tugas sehari-hari dan dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, maka diperlukan struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan kerangka yang menunjukkan pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab, sehingga semua pihak yang terkait dengan organisasi dapat bekerja sesuai dengan aturan dalam suatu badan yang disatukan. Menurut Hasibuan (2010:150) terdapat 5 (lima) bentuk organisasi, bentuk organisasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Organisasi Lini Organisasi lini ini diciptakan oleh Henry Fayol, dalam tipe organisasi lini terdapat garis wewenang, kekuasaan yang menghubungkan langsung secara vertikal dari atasan ke bawahan. Ciri-ciri organisasi lini adalah: a. Organisasinya relatif kecil dan sederhana. b. Hubungan antara atasan dengan bawahan masih bersifat langsung melalui garis wewenang terpendek. c. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan dan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan dan kebijakan dari organisasi. 34

49 d. Jumlah karyawan relatif sedikit dan saling mengenal. e. Tingkat spesialisasinya belum begitu tinggi dan alat-alatnya tidak beraneka macam. f. Pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan, dan kebijaksanaan dari organisasi. g. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada didalam unitnya. 2. Organisasi Lini dan Staf Bentuk organisasi lini dan staf pada dasarnya merupakan kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Asas kesatuan komando tetap dipertahankan dan pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pucuk pimpinan kepada pimpinan dibawahnya. Pucuk pimpinan tetap sepenuhnya berhak menetapkan keputusan, kebijaksanaan, dan merealisasikan tujuan perusahaan. Dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, ia mendapat bantuan dari para staf. Tugas para staf hanya memberikan bantuan, pemikiran saransaran, data, informasi, dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan keputusan dan kebijaksanaannya. Ciri-ciri organisasi lini dan staf: a. Pucuk pimpinan hanya satu orang dan dibantu oleh para staf. b. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang staf. 35

50 c. Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan mempunyai bawahan tertentu dan setiap bawahannya hanya mempunyai seorang atasan langsung. d. Organisasinya besar, karyawannya banyak dan pekerjaannya bersifat kompleks. e. Hubungan antara atasan dengan para bawahannya tidak bersifat langsung. f. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal. g. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara optimal. 3. Organisasi Fungsional Diciptakan oleh Taylor, bentuk organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi ini, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh, pembagian kerja didasarkan pada spesialisasi yang sangat mendalam dan setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas atau pekerjaan sesuai dengan spesialisasinya. Ciri-ciri organisasi fungsional: a. Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan. b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan. c. Penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya. d. Koordinasi menyeluruh biasanya hanya diperlukan pada tingkat atas. e. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu lini dan fungsional. 36

51 4. Organisasi Lini, Staf dan Fungsional Merupakan kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat middle manager diterapkan tipe organisasi fungsional. Organisasi ini dilakukan dengan cara menggabungkan kebaikan dan menghilangkan kelemahan dari ketiga tipe organisasi tersebut. 5. Organisasi Komite Suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite atau panitia (committees organization) mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan kolektif presidium/plural executive dan komite ini bersifat manajerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang dibagikan secara khusus. Ciri-ciri organisasi komite: a. Pembagian tugasnya jelas dan tertentu. b. Wewenang semua anggota sama besarnya. c. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif dan tanggung jawabnya pun secara kolektif. d. Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang/komisi tugas tertentu yang harus dilaksanakan dalam bentuk gugus tugas (task force). 37

52 e. Keputusan merupakan keputusan semua anggotanya. Berdasarkan uraian tentang tipe organisasi yang dikemukan oleh Hasibuan di atas dapat diketahui bahwa PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat menggunakan jenis struktur organisasi fungsional (lihat pada lampiran 9), yang mana setiap jabatan dibagi atas pekerjaan dan fungsinya masing-masing. Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari seorang pimpinan atas hingga pimpinan di bawahnya. Pimpinan teratas atau kedudukan tertinggi pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat adalah Vice President. Berikut susunan struktur organisasi beserta tugas dan tanggung jawab PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat: 1. Vice President (VP) Vice President (VP) Divisi Regional II Sumatera Barat mempunyai tanggung jawab yaitu mencakup: a. Mewakili perusahaan di wilayah geografisnya dalam hubungannya dengan pihak eksternal sesuai ruang lingkup tanggung jawab dan bisnis Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Memastikan bahwa semua resiko pada proses bisnis di dalam lingkup Divisi Regional II Sumatera Barat diidentifikasi, diukur (assessed), dievaluasi, direspon atau dimitigasi, dikontrol dan dipantau dengan semestinya secara berkelanjutan. 38

53 c. Terkoordinasinya seluruh aktivitas operasi bisnis perkeretaapiaan yang diselenggarakan di wilayah geografisnya, baik aktivitas unitunit organisasi di Divisi Regional II Sumatera Barat maupun aktivis yang diselenggarakan oleh unit Vertikal Kantor Pusat. d. Melaksanakan program Coorporate Social Responsibility (CSR) yang terdiri dari Program Kemitraan dan Bina Lingkunagan (PKBL) dan Community Relation (CR). e. Keselamatan, pelayanan dan efisiensi biaya f. Kesiapan dan kehandalan sarana atau prasarana perkerataapian. 2. Junior Manager Sistem Informasi Junior Manager Sistem Informasi bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat. Bagian ini mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab pengelolaan infrastruktur teknologi informasi (perangkat keras, perangkat lunak pendukund dan perangkat jaringan), mengelola aplikasi di sisi pengguna, melakukan penanganan jika terjadi gangguan pada sistem informasi, serta memastikan kualitas layanan sistem informasi terjaga dengan baik dalam wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. 3. Assistant Manager Hukum Assistant Manager Hukum bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab sebagai berikut: 39

54 a. Merumuskan penjabatan strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Memberikan pertimbangan dan pendapingan atau bantuan hukum di dalam dan di luar pengadilan serta menjadi sumber informasi hukum dan peraturan bagi pegawai atau pejabat di Divisi Regional II Sumatera Barat. c. Menjalin hubungan dengan pihak-pihak eksternal terkait. 4. Assistant Manager Humasda Assistant Manager Humasda bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya sebagai berikut: a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Mengelola informasi dan komunikasi di dalam perusahaan (internal) dan menjalin hubungan dengan media massa di luar perusahaan (eksternal). c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan kehumasan meliputi hubungan kemasyarakatan, penyuluhan dan pembentukan citra perusahaan internal dan eksternal di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. 40

55 5. Manager Keuangan dan SDM Manager Keuangan dan SDM membawahi: a. Junior Manager Penagihan b. Assistant Manager SDM, Kerumahtanggan dan Protokoler dan Dokumen c. Assistant Manager Anggaran dan Akuntansi d. Assistant Manager Keuangan dan Pajak e. Assistant Manager Perawatan Bangunan Dinas Non Stasiun 6. Manager Sarana Manager Sarana mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab melaksanakan penyusunan program sarana siap operasi, melaksanakan pemeliharaan rutin, pengendalian dan evaluasi kinerja sarana, menampung dan menganalisis keluhan pengguna jasa, melaksanakan pembina teknis terhadap Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dipo Lokomotif dan Dipo Kereta serta pengelolaan persediaan suku cabang sarana lokomotif, kereta, gerbong dan fasilitas pendukung eks gudang persediaan padang. Manager Sarana Divisi Regional II Sumatera Barat mempunyai fungsi: a. Perumusan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Penyusunan program penyiapan Kereta dan Gerbong Siap Operasi, pemeliharaan rutin dan pengendalian perawatan kereta dan gerbong. 41

56 c. Pengelolaan persediaan suku cadang sarana lokomotif, kereta, gerbong dan fasilitas pendukung gudang persediaan lama Padang yang sudah habis masa pakainya. d. Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu pekerjaan teknis perawatan sarana, administrasi teknis perawatan sarana, keuangan dan pergudangan untuk seluruh Wilayah Bagian Sarana Divisi Regional II Sumatera Barat. e. Pendayagunaan, perawatan dan perbaikan lokomotif, kereta dan gerbong. Untuk melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawab, manager sarana dibantu oleh: a. Inspektor Sarana b. Assistant Manager Program dan Perawatan Lokomotif c. Assistant Manager Program dan Perawatan Kereta dan Gerbong d. Unit Pelaksana Teknis Dipo Lokomotif Padang e. Unit Pelaksana Teknis Dipo Kereta Padang 7. Manager Prasarana Manager Prasarana mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab: a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnyya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Merumuskan, menyusun dan melaksanakan program kerja dan pengendalian anggaran perawatan atau pemeliharaan prasarana 42

57 jalan rel, sepur simpang, jembatan, serta sinyal, telekomunikasi dan listrik untuk fasilitas operasi Kereta Api. c. Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu teknis pemeliharaan jalan rel, sepur simpang dan jembatan, mutu pekerjaan teknis pemeliharaan sinyal, telekomunikasi dan listrik untuk fasilitas operasi Kereta Api serta administrasi opersional dan keuangan Unit Pelaksana Teknis Resor Jalan Rel dan Jembatan dan Unit Pelaksana Teknis Redor Sintelis. d. Menjamin keselamatan, ketertiban dan kelancaran kegiatan operasi angkutan kereta api. Untuk melakukan tugas pokok dan tanggung jawab tersebut, Manager Prasarana dibantu oleh: a. Inspektur Prasarana b. Assistant Manager Program dan Rektek JJ dan Sintelis c. Assistant Manager Fasilitas JJ dan Sintelis d. Unit Pelaksana Teknik Resor Jembatan Padang e. Unit Pelaksana Teknis Resor Jalan Rel Padang f. Unit Pelaksana Teknis Resor Sintelis Padang 8. Manager Operasi dan Pemasaran Manager Operasi dan Pemasaran mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab: a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat dalam mengelola pelaksanaan operasi angkutan kereta api, 43

58 pemasaran angkutan, hospitality pada frontliner, pelayanan kebersihan stasiun dan fasilitas umum, kebersihan Kereta Api dan fasilitas pelayanan di atas Kereta Api, Customer Care serta pengelolaan listrik umum non fasilitas operasi Kereta Api di Stasiun Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality inprovement) kinerja pengelolaan pemasaran angkutan penumpang, pelayanan kebersihan stasiun dan fasilitas umum, kebersihan Kereta Api dan fasilitas di atas Kereta Api, Customer Care dan pengelolaan listrik umum non fasilitas operasi Kereta Api di stasiun secara berkelanjutan serta pengelolaan hospitality pada frontliner dan pengelolaan risiko di bagiannya. c. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pemasaran angkutan penumpang dan barang, melakukan survey atau riset pemasaran pengembangan produk atau jasa termasuk paket layanan, mengelola basis data pemasaran, membuat peramalan program penjualan dan evaluasinya, menjaga administrasi penafsiran, melakukan pemantauan pelayanan, melaksanakan strategi promosi dan komunikasi pemasaran, mengelola logistik penjualan angkutan penumpang, mengelola saluran distribusi, keagenan, pelanggan korporat dan paket perjalanan atau wisata. d. Melaksanakan pemantauan dan pengelolaan lokomotif, kereta dan gerbong siap operasi, merumuskan pemanfaatan dan pembagian 44

59 kereta dan gerbong, pengaturan dan evaluasi kinerja pelaksanaan program perjalanan kereta serta melaksanakan tata usaha telekomunikasi atau telegram maklumat. e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di bawah Manager Operasi dan Pemasaran meliputi Unit Pelaksana Teknis Stasiun dan Unit Pelaksana Teknis Crew Kereta Api di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. f. Memonitor, pelaporan dan koordinasi pelaksanaan verifikasi PSO. Untuk melakukan tugas pokok dan tanggung jawab tersebut, Manager Operasi dan Pemasaran dibantu oleh: a. Inspektur Operasional dan Dalopka b. Assistant Manager Perka dan Opsar c. Assistant Manager Pelayanan, Angkutan Barang dan Penumpang d. Senior Supervisor Dalopka dan Opsar e. Unit Pelaksana Teknis Stasiun f. Unit Pelaksana Teknis Crew Kereta Api Padang 9. Manager Aset dan Pengusahaan Aset Manager Aset dan Pengusahaan Aset mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab: a. Merumuskan, menyusun, melaksanakan program dan evaluasi penjagaan, penertiban, pensertifikatan aset non railway berupa aset tanah dan bangunan termasuk aset prasarana di lintas non operasi di Divisi Regional II Sumatera Barat. 45

60 b. Melakukan mapping dan update data informasi tentang aset non railways, serta pembuatan profil aset non railway di Divisi Regional II Sumatera Barat. c. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Commercialization of Railways Assets (AR), Commercialization of non Productive Assets (AC) terkait dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya dalam mengelola pelaksanaan pengusahaan asset railway dan non railway. d. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan pengusahaan asset railway untuk persewaan dan Kerjasama Operasi (KSO), meliputi pengusahaan aset di stasiun dan sarana, aset di sepanjang jalur Kereta Api yang masih aktif (ROW), periklanan dan website. e. Menyusun program pengelolaan dan evaluasi terhadap kinerja pelaksanaan perawatan dan perbaikan instalasi atau peralatan listrik umum serta pengendalian suku cadang peralatan dan alat kerja perwatan listrik umum non fasilitas operasi Kereta Api untuk penerangan, AC dan Sound System di stasiun. Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, manager aset dan pengusahaan aset dibantu oleh: a. Assistant Manager Program dan Evaluasi Aset b. Assistant Manager Penjagaan dan Persertifikatan Aset c. Assistant Manager Penertiban dan Penanganan d. Assistant Manager Pengusahaan Aset Railway 46

61 e. Assistant Manager Pengusahaan Aset Non Railway f. Assistant Manager Perawatan Bangunan Dinas Stasiun g. Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun h. Senior Supervisor Aset i. Supervisor Pengelolaan Listrik Umum Stasiun Non Fasilitas. 10. Manager Keamanan Manager Keamanan bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat, bagian ini mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab: a. Memantau, mengawasi dan mengendalikan operasional keamanan dan ketertiban di atas kereta api, lingkungan stasiun, lingkungan Right of Way (ROW) dan seluruh aset milik perusahaan di Divisi Regional II Sumatera Barat. b. Melaksanakan pembinaan terhadap Polisi Khusus Kereta Api (POLSUSKA) dan Personil Security di Divisi Regional II Sumatera Barat. c. Memastikan terselenggaranya kemanan aset produksi dan non produksi milik perusahaan d. Memastikan terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) keamanan dan ketertiban secara berkualitas serta terjaminnya keselamatan (keamanan) operasi kereta api, baik di atas Kereta Api, lingkungan stasiun maupun Right of Way (ROW). Dalam menjalankan tugasnya, Manager Pengamanan dibantu oleh: a. Assistant Manager PAM OPKA OBVIT dan aset 47

62 b. Assistant Manager Administrasi Kamtib c. Kepala Regu Polsuska 3.5 Kegiatan Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) Jenis-jenis Pelayanan Penumpang Sebagai perusahaan yang mengelola perkeretaapian di Indonesia, PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah banyak mengoperasikan KA penumpang yang terdiri dari: a. KA Eksekutif b. KA Bisnis c. KA Campuran (Eksekutif, Bisnis dan Ekonomi) d. KA Ekonomi AC e. KA Ekonomi f. KA Lokal g. KA Wisata h. KRL Jenis-jenis Pelayanan Produk 1. Reservasi Reservasi merupakan pemesanan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan. Syarat dan ketentuan reservasi, yaitu: a. Reservasi tiket kereta api dapat dilakukan sejak H-90 di loket stasiun, loket mitra, contact centre 121 atau secara online melalui web. b. Bukti pembayaran pembelian tiket di luar loket kereta api dapat berupa struk, , sms notifikasi atau bentuk 48

63 lainnya, berisi kode booking, data diri dan penumpang serta harus ditukarkan dengan tiket di loket stasiun selambatlambatnya satu jam sebelum jadwal keberangkatan kereta api. 2. Bagasi Bagasi merupakan tempat meletakkan barang-barang bawaan penumpang. Dengan ketentuan sebagai berikut: a. Berat bagasi tangan yang boleh dibawa ke dalam kabin kereta untuk tiap penumpang maksimum 20 kg, tidak dikenakan biaya tambahan. b. Bagasi yang melebihi berat dan atau ukuran sebagaimana dimaksudkan di atas tidak diperkenankan dibawa ke dalam kabin kereta penumpang. Bagasi yang dimaksud dapat ditempatkan pada kereta bagasi dengan pengaturan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan pengelolaan kereta api. c. Barang yang tidak diperbolehkan diangkut sebagai bagasi tangan adalah binatang, narkotika psikotropika dan zat adiktif, senjata api, senjata tajam, barang yang mudah meledak, barang-barang yang karena sifatnya dapat mengganggu kesehatan, berbau busuk. 3. Boarding Merupakan proses pengecekan penumpang sebelum masuk ke dalam kereta api. 49

64 4. Pembatalan Tiket Merupakan proses pembatalan tiket penumpang, karena ada suatu kendala atau halangan dari penumpang dengan persyaratan sebagai berikut: a. Permohonan pembatalan dapat dilakukan di loket stasiun selambat-lambatnya 30 menit sebelum jadwal keberangkatan kereta api sebagaimana tercantum dalam tiket yang telah dibeli dengan dikenakan biaya pembatala sebesar 25%. b. Permohonan pembatalan kurang dari 30 menit sebelum jadwal keberangkatan kereta api maka tiket hangus, tidak ada pengembalian Jenis-jenis Pelayanan Angkutan Komoditi Barang-barang yang dapat diangkut: a. Peti kemas b. Barang curah Liquid c. BBM, Crude Palm Oil (CPO), semua bahan kimia cair yang tidak korosif, dll d. Barang retail e. Barang elektronik, hasil produksi pabrik yang sudah terpaket, barang kiriman hantaran dan barang potongan f. Barang packaging. Komoditi yang dapat di angkutan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat yaitu semen dari 50

65 Semen Padang ke Teluk Bayur. Dimana kedua belah pihak telah melakukan kerjasama selama puluhan tahun PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat sebagai penyedia layanan jasa dan PT Semen Padang sebagai pengguna jasanya Jenis-jenis Pelayanan Sewa a. Aset Railway: 1. Gudang/ruangan 2. Gedung/bangunan 3. Tanah 4. Reklame/space iklan 5. Tower 6. Kereta makan b. Aset Non Railway: 1. Persewaan rumah perusahaan 2. Gedung/bangunan 3. Lahan tanah 4. Lahan untuk space iklan 5. Lahan untuk tower 51

66 BAB IV PEMBAHASAN Salah satu hal terkait pengeluaran pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat adalah Uang Muka Dinas (UMD). UMD tidak diberikan secara tunai kepada unit atau pegawai untuk pengadaan barang atau jasa. Dalam mengajukan UMD, para pegawai atau unit terkait harus melalui beberapa prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat dilaksanakan berdasarkan kebutuhan akan barang atau jasa pada suatu unit. Suatu unit berhak mengajukan UMDS apabila membutuhkan barang-barang untuk menunjang operasional perusahaan, sedangkan untuk kebutuhan jasa diajukan apabila barang-barang kerumahtanggaan memerlukan perbaikan seperti service AC, service komputer, service printer dan perubahan daya listrik Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Agar barang atau jasa dapat diperoleh untuk keperluan operasional perusahaan, suatu unit harus melalui beberapa tahapan dalam mengajukan UMDS. Berikut ini prosedur pengajuan UMDS pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat, hasil wawancara dengan Ibu Ari Gusti Astuti selaku Senior Supervisor unit Kerumahtanggaan dan Protokoler dalam kasus service AC. 52

67 1. Pengajuan UMDS diawali dengan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan dokumen justifikasi terkait service AC oleh unit bagian. Adapun unit-unit yang terdapat pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat terdiri dari: a. Unit Sistem Informasi b. Unit Hukum c. Unit Humasda d. Unit Keuangan dan Sumber Daya Manusia e. Unit Kesehatan f. Unit Pengadaan Barang dan Jasa g. Unit Sarana h. Unit Prasarana i. Unit Operasi dan Pemasaran j. Unit Aset dan Pengusahaan Aset k. Unit Pengamanan. Unit-unit tersebut menyerahkan dokumen RAB dan dokumen justifikasi tekait service AC kepada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler yang berada di bawah unit Keuangan dan SDM. 2. Setelah dokumen RAB dan dokumen justifikasi unit bagian diserahkan kepada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler, selanjutnya unit Kerumahtanggaan dan Protokoler menyerahkan kedua dokumen tersebut kepada unit Anggaran agar unit Anggaran mengetahui seberapa besar anggaran biaya yang dibutuhkan. 53

68 3. Apabila dokumen RAB dan dokumen justifikasi telah diserahkan kepada unit Anggaran, selanjutnya unit Anggaran akan memproses kedua dokumen tersebut. Jika RAB disetujui, maka unit Anggaran akan mengirimkan dokumen persetujuan dana kepada unit yang mengajukan RAB. Jika RAB tidak disetujui, maka dokumen RAB dan dokumen justifikasi akan dikembalikan kepada unit yang mengajukan. Dokumen persetujuan dana yang dikirimkan oleh unit Anggaran dicetak rangkap dua, satu lembar diserahkan kepada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler serta satu lembar diserahkan kepada unit Keuangan. 4. Setelah dokumen persetujuan dana diterima oleh unit Kerumahtanggaan dan Protokoler, selanjutnya unit Kerumahtanggaan dan Protokoler membuat dokumen G.64 dan surat pernyataan penerimaan UMDS. Selanjutnya apabila dokumen tersebut sudah dicetak, dilakukan pencatatan pada buku agenda. Setelah dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya dokumen G.64 dan surat pernyataan diparaf oleh Senior Supervisor unit Kerumahtanggaan dan Protokoler, selanjutnya diserahkan kepada Manager Keuangan dan SDM untuk disetujui dan ditandatangani. 5. Apabila dokumen G.64 dan surat pernyataan penerimaan UMD telah ditandatangani oleh Manager Keuangan dan SDM, selanjutnya kedua dokumen tersebut diserahkan kepada unit Keuangan untuk diproses. 6. Jika dokumen G.64 dan surat pernyataan penerimaan UMDS telah diproses oleh unit keuangan, selanjutnya unit Keuangan akan 54

69 menerbitkan dokumen G.63. Dokumen G.63 yang dikeluarkan oleh unit Keuangan sebanyak 4 (empat) rangkap, dokumen asli diarsip oleh PP/PPP (Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran) untuk diserahkan ke unit anggaran setelah dilakukan pertanggungjawaban, satu lembar diserahkan kepada pemohon UMDS, satu lembar disimpan oleh PP/PPP sebagai arsip, satu lembar disimpan oleh Assistant Manager Keuangan. Flowchart prosedur pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat dapat dilihat pada gambar

70 PT Ker eta Api Indones ia (Perser o) Divisi Regional II Sumatera Barat Flowchart Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Unit Bagian Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler Unit Anggaran Unit Keuangan PP/PPP Mulai RAB & JS RAB & JS Cek dokumen dan menggandakan A disetujui RAB & JS Setelah disetujui RAB & JS A A Cek ulang Tidak Ya 1 56

71 PT Ker eta Api Indones ia (Perser o) Divisi Regional II Sumatera Barat Flowchart Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Unit Bagian Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler Unit Anggaran Unit Keuangan PP/PPP 1 PD PD PD A A G.64 & SPY G.64 & SPY Catat Menggandakan G.64 & SPY A A 2 57

72 PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Flowchart Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Unit Bagian Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler Unit Anggaran Unit Keuangan PP/PPP 2 G.63 G.63 G.63 A G.63 A Selesai A Sumber: Data diolah sendiri (2017) Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) 58

73 Keterangan Gambar: 1. : Mulai atau selesai suatu kegiatan 2. : Proses komputerisasi 3. : Dokumen 4. : Keputusan 5. : Proses manual 6. : Tanda hubung dari suatu proses ke proses lainnya 7. : Arsip permanen Keterangan: RAB : Rencana Anggaran Biaya JS PD SPY A : Justifikasi : Persetujuan Dana : Surat Pernyataan : Arsip 59

74 Setelah UMDS tersebut digunakan, maka unit yang mengajukan permohonan UMDS wajib mempertanggungjawabkan dana yang telah digunakannya untuk kebutuhan operasional kantor. Dalam mempertanggungjawabkan UMDS ada beberapa prosedur yang harus dilalui Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Pertanggungjawaban UMDS merupakan pertanggungjawaban atas dana yang telah digunakan untuk memenuhi kebutuhan sebuah unit atas barang atau jasa kerumahtanggaan. Prosedur pertanggungjawaban UMDS pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat dalam kasus service AC adalah sebagai berikut. 1. Setelah unit Keuangan mengirimkan dokumen G.63 kepada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler, selanjutnya unit Kerumahtanggaan dan Protokoler mengisi buku register G.63 sebagai bukti bahwa unit Keuangan telah menyerahkan dokumen G.63 untuk mempertanggungjawabkan penggunaan UMDS. Konsep buku register G.63 dibuat pada buku akuntansi besar biasa yang di dalamnya sudah digaris sesuai kebutuhan. Contoh isian buku register G.63 dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1. Buku Register G.63 Nomor G.63 Uraian Jumlah Keterangan Biaya perubahan daya listrik pasca bayar di PUG BKP Rp Sudah dipertanggungjawabkan Sumber: Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat 60

75 Keterangan tabel: Nomor G.63 : Nomor G.63 yang baru dikeluarkan oleh Unit Keuangan. Uraian Jumlah Keterangan : Keterangan mengenai penggunaan UMDS. : Jumlah uang yang tertera pada dokumen G.63. : Ceklis apabila sudah dibuatkan pertanggungjawabannya dalam bentuk G Setelah dicatat ke dalam buku register sebagai bukti telah diterimanya dokumen G.63, selanjutnya unit Kerumahtanggaan dan Protokoler membuat pertanggungjawaban penggunaan UMDS dalam bentuk G.61. Apabila yang mengajukan permintaan service AC dari unit bagian lain, maka pertanggungjawaban diserahkan kepada unit tersebut. 3. Apabila UMDS yang diajukan untuk service AC, maka salah satu dari pelaksana unit Kerumahtanggaan dan Protokoler harus mendokumentasikan pada saat sedang berlangsung perbaikan di sebuah unit. 4. Apabila pendokumentasian telah selesai, selanjutnya unit Kerumahtanggaan dan Protokoler membuat pertanggungjawaban penggunaan UMDS dalam bentuk dokumen G.61. Dalam dokumen G.61 terdapat rincian penggunaan UMDS yang kemudian dilampirkan dengan: a. dokumen G.63 mengenai service AC, b. nota atau faktur perbaikan AC, c. kuitansi perbaikan AC, d. foto petugas sedang melakukan perbaikan AC. 61

76 Jika penggunaan UMDS lebih kecil daripada jumlah uang yang tertera pada dokumen G.63, maka unit Kerumahtanggaan dan Protokoler wajib mengembalikan dana yang tersisa dengan cara melampirkan sisa uang bersama dokumen G.61. Pertanggungjawaban UMDS selambat-lambatnya diserahkan 1 (satu) bulan setelah tanggal pencairan dana yang tertera pada dokumen G.63. Apabila sampai dengan jangka waktu satu bulan belum dipertanggungjwabkan, maka unit terkait akan mendapatkan Surat Peringatan 1 (SP1) dari pihak keuangan. Surat peringatan yang diberikan sampai tiga kali dengan tenggang waktu satu minggu dari surat peringatan sebelumnya. Selanjutnya apabila sampai dengan surat peringatan ketiga unit yang bersangkutan tidak mempertanggungjawabkan UMDS, maka untuk pengajuan UMDS berikutnya tidak akan diproses oleh verifikator pembayaran. 5. Dokumen G.61 dicetak sebanyak 4 (empat) rangkap. Setelah itu dicek dan diparaf oleh Senior Supervisor Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler, kemudian ditandatangani oleh Assistant Manager SDM, Kerumahtanggaan & Protokoler dan Dokumen, terakhir diketahui dan disetujui oleh Manager Keuangan dan SDM. 6. Setelah disetujui oleh Manager Keuangan dan SDM, selanjutnya dokumen G.61 beserta lampirannya difotokopi terlebih dahulu oleh unit Kerumahtanggaan dan Protokoler sebagai arsip. 7. Apabila telah selesai difotokopi, selanjutnya dokumen G.61 tersebut dicatat ke dalam buku arsip dokumen G.61 sebagai bukti bahwa 62

77 pertanggungjawaban atas pembelian barang-barang atau jasa kerumahtanggaan telah dilaksanakan dan diserahkan kepada unit keuangan. Contoh isian buku arsip G.61 dapat dilihat pada tabel 4.2. Tabel 4.2. Buku Arsip G.61 Uraian Jumlah Keterangan Biaya akomodasi verifikasi BBM bersubsidi tahun 2017 di Divre II Sumatera Barat Rp (paraf pelaksana unit keuangan) Sumber: Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Keterangan tabel: Uraian : Keterangan mengenai penggunaan UMDS. Jumlah : Jumlah uang yang tertera pada dokumen G.63. Keterangan : Paraf pelaksana unit keuangan yang menerima dokumen G Jika telah dicatat ke dalam buku arsip G.61, selanjutnya dokumen G.61 beserta lampirannya diserahkan kepada unit keuangan untuk diproses. 9. Apabila unit Kerumahtanggaan dan Protokoler mengembalikan sisa UMDS, maka unit keuangan akan mengeluarkan dokumen G.215 sebagai bukti bahwa unit Kerumahtanggaan dan Protokoler telah menyerahkan sisa UMDS. Flowchart Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas (UMDS) dapat dilihat pada gambar

78 PT Ker eta Api Indones ia (Perser o) Divisi Regional II Sumatera Barat Flowchart Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Unit Keuangan Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler Unit Bagian Asman SDM, KRT & Protokoler, Dokumen Manager Keuangan & SDM Mulai G.63 G.63 A Catat G.63 A G.61 G.61 Menandat angani G.61 setelah ditandatangani G.61 setelah ditandatangani 1 64

79 PT Ker eta Api Indones ia (Perser o) Divisi Regional II Sumatera Barat Flowchart Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Unit Keuangan Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler Unit Bagian Asman SDM, KRT & Protokoler, Dokumen Manager Keuangan & SDM 1 Menandat angani G.61 setelah ditandatangani G.61 setelah ditandatangani Menggandakan G.61 A Tidak Ya G.61 G.61 Accounts Payable Accounts Payable 2 65

80 PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat Flowchart Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Unit Keuangan Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler Unit Bagian Asman SDM, KRT & Protokoler, Dokumen Manager Keuangan & SDM 2 Tidak Ya SP G.215 G.215 A Seles ai Sumber: Data diolah sendiri (2017) Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) 66

81 Keterangan gambar: 1. : Mulai atau selesai suatu kegiatan 2. : Proses komputerisasi 3. : Dokumen 4. : Keputusan 5. : Proses manual 6. : Tanda hubung dari suatu proses ke proses lainnya 7. : Arsip permanen 8. Accounts Payable : Dokumen G.61 dan sisa uang Keterangan: BK A SP : Barang kerumahtanggaan : Arsip : Surat Peringatans 67

82 BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian tentang prosedur pengajuan dan pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat, maka penulis menarik kesimpulan: 1. Prosedur pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS): a. Unit bagian menyerahkan dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan dokumen justifikasi kepada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler. b. Unit Kerumahtanggan dan Protokoler menyerahkan kedua dokumen tersebut kepada unit Anggaran. c. Unit Anggaran mengirimkan dokumen persetujuan dana kepada unit Kerumahtanggaan dan Protokoler. d. Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler membuat dokumen G.64 dan surat pernyataan, selanjutnya diserahkan kepada unit Keuangan. e. Unit Keuangan akan mengirimkan dokumen G.63 kepada unit yang mengajukan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS). 2. Prosedur pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Sementara (UMDS): a. Unit bagian membuat pertanggungjawaban dalam bentuk dokumen G.61, apabila terdapat sisa uang maka dilampirkan bersama dokumen G.61 yang selanjutnya diserahkan kepada unit Keuangan. 68

83 b. Unit Keuangan akan mengirimkan dokumen G.215 kepada unit yang bagian sebagai bukti telah dikembalikannya sisa Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) Saran Sebaiknya pada penggunaan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) diberi klasifikasi pemakaian, ada untuk barang yang sifatnya mendesak ada pula untuk barang yang direncanakan pengadaannya. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahpahaman pengertian Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) yang terdapat pada Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas (UMD). 69

84 70

85 DAFTAR PUSTAKA Christina, Ellen, M.Fuad, Sugiarto dan Edy Sukarno Anggaran Perusahaan Suatu Pendekatan Praktis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP.U/KU.401/I/5/KA-2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Uang Muka Dinas (UMD) Pelaksanaan Kerja Praktek Diunduh pada tanggal 25 Juli 2017 pukul WIB Pengertian Uang Muka Dinas. Diunduh pada tanggal 04 September 2017 pukul WIB PT Kereta Api Indonesia Profil Perusahaan Rasto Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta Sugiyono, Metode Penelitian Bisnis. Bandung: CV. Alfabeta

86

87 Lampiran 1 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

88 Lampiran 2 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

89 Lampiran 3 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

90 Lampiran 4 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

91 Lampiran 5 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

92 Lampiran 6 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

93 Lampiran 7 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

94 Lampiran 8 Sumber : Unit Kerumahtanggaan dan Protokoler PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

95 Lampiran 9 Sumber : PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat

96

97