PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BARANG PADA TOKO RAHAYU ELECTRONIC IMOGIRI NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Uswatun Khasanah

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BARANG PADA TOKO RAHAYU ELECTRONIC IMOGIRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Uswatun Khasanah kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2 PEN GESAH AN

3 DESIGN OF INFORMATION SYSTEM ON THE SHOP SELLING GOODS RAHAYU ELECTRONIC IMOGIRI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BARANG PADA TOKO RAHAYU ELECTRONIC IMOGIRI Uswatun Khasanah Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information is a major resource for improving the performance of a company. The development of increasingly advanced technology to make information more easily accessible in a rapid, precise and accurate. In the development of information and communication technology to make a variety of companies vying to create and develop the system in accordance with the present technology. Each company must also have experienced problems and solutions to resolve or minimize the problems faced. The computer is one of the technologies that are widely used to assist in the resolution of the problem. Rahayu Electronic Stores is a trading company engaged in the trading of various types of electronic equipment. In Rahayu Electronic stores in recording and data processing of goods, quantity and price of the goods, as well as the sales transaction data is still done by hand writing. It resulted in failure to achieve the efficiency of work and takes a long time, and the data obtained are less accurate. Therefore, by designing information systems of goods selling Rahayu Electronic Imogiri at the store, recording and processing of sales data can be computerized so that the data obtained are more accurate and be effective and efficient work. Keywords : Information, Toko Rahayu Electronic, information systems of goods selling

4 1. Pendahuluan Pada dunia perdagangan keakuratan informasi sangatlah dibutuhkan, terutama informasi mengenai data barang, harga jual barang dan sisa persediaan dalam sistem administrasi penjualan. Karena keakuratan informasi-informasi tersebut mempengaruhi hubungan perusahaan terhadap konsumen serta sistem administrasi penjualan pada perusahaan itu sendiri. Keakuratan informasi untuk konsumen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen akan informasi tertentu misalnya, harga produk sedangkan untuk perusahaan sendiri bertujuan mengetahui apakah sistem administrasi penjualan berjalan dengan baik. Ketidakakuratan informasi yang dihasilkan dari sistem administrasi penjualan dapat menimbulkan konsumen kecewa serta menyebabkan perusahaan tidak dapat mengambil suatu keputusan dengan cepat dan tepat, misalnya keputusan menerima pesanan konsumen dan itu bisa merugikan perusahaan. Toko Rahayu Electronic Imogiri adalah suatu perusahaan dagang yang bergerak di bidang perdagangan berbagai jenis alat-alat elektronik. Pada toko Rahayu Electronic Imogiri dalam pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang, serta data transaksi penjulan masih masih menggunakan sistem manual yaitu dengan sistem tulis tangan. Hal itu mengakibatkan tidak tercapainya efisiensi kerja dan membutuhkan waktu yang lama serta data yang diperoleh kurang akurat. Untuk mengurangi masalah-masalah yang telah ditemukan tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu karyawan toko dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga dapat mengurangi masalah yang ada. Dari uraian di atas, maka penulis berinisiatif untuk membuat aplikasi penjualan dengan judul : Perancangan Sistem Informasi Penjualan Barang pada Toko Rahayu Electronic Imogiri. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 1. Batasan (boundary) 2. Lingkungan (environment) 3. Masukan (input) 4. Keluaran (output) 5. Komponen (component) 6. Penghubung (interface) 7. Penyimpanan (storage) 1

5 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi Informasi adalah data yang diolah dan diproses sedemikian rupa sehingga mempunyai manfaat bagi penerimanya untuk membantu dan mendukung dalam mengambil keputusan Nilai Informasi Suatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness dan cost benef Kualitas Informasi 1. Akurat (Accurate) 2. Tepat pada waktunya (Time Lines) 3. Relevan (Relevance) Siklus Informasi Data merupakan bentuk informasi yang masih mentah yang belum dapat dipakai untuk mengambil keputusan. Data diolah melalui suatu proses menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diterima oleh penerima untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut diungkap sebagai input, diproses kembali melewati suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2

6 2.3.2 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk dmenyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (input, processing, output - IPO) Komponen Sistem Informasi 1. Perangkat Keras 2. Perangkat Lunak 3. Database 4. Telekomunikasi 5. Manusia 2.4 Konsep Dasar Sistem Penjualan Penjualan adalah sebagai suatu proses perorangan pembeli untuk membeli barang/jasa untuk menerapkan perdagangan yang terpenting bagi penjualan. 2.5 Konsep Dasar Perancangan Sistem Informasi Penggambaran dan rancangan model sistem informasi secara logika dapat dibuat dalam bentuk Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD). 2.6 Komponen Basis Data 1. Perangkat Keras (Hardware) 2. Sistem Operasi (Operating System) 3. Basis Data (Database) 4. Sistem (Aplikasi/Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS) 5. Pemakain (User) 6. Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional) 2.7 Permodelan Proses Bagan Alir Sistem (Flowchart System) Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan symbol Diagram Keterhubungan Entitas/Entity Relationship Diagram (ERD) 1. Entity 2. Relationship 3

7 3. Attribute 4. Kardinalitas (Cardinality) Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan Normalisasi Tujuan dari normalisasi ini adalah : 1. Meminimumkan duplikasi data. 2. Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk kebutuhan fungsional yang berbeda. 3. Memungkinkan suatu model untuk digambarkan dalam suatu basis data. 4. Berguna untuk menstrukturkan data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah munculnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data Relasi Tabel Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk mencakup 3 (tiga) macam hubungan yaitu : 1. One-To-One 2. One-To-Many 3. Many-To-Many 2.8 Tinjauan Perangkat Lunak Microsoft visual Basic 6.0 Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambha ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan GUI Windows Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan 4

8 pengoperasian membuat DBMS (Database Management System) menjadi pilihan para database administrator. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Sejarah Singkat Toko Rahayu Electronic Imogiri Toko Rahayu Electronic Imogiri merupakan toko yang menjual berbagai macam alat-alat elektronik. Toko Rahayu Electronik Imogiri didirikan oleh bapak Indra Sunaryanto di Jl. Makan Raja-Raja No.64, Imogiri, Bantul, Yogyakarta. Kegiatan rutin yang dilakukan di toko ini yaitu seputar penjualan barang-barang elektronik Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Toko Rahayu Electronic Imogiri 3.2 Analisis Analisis Kelemahan Sistem 1. Analisis Kinerja (Performance) Tabel 3.1 Analisis Kinerja (Performance) No Faktor Hasil Analisis 1. Jumlah produksi Setiap harinya pelayanan pelanggan membutuhkan waktu sekitar 7-8 menit untuk satu pelanggan. 2. Waktu tanggap Banyak waktu terbuang saat mencari barang yang diminta oleh pelanggan karena saat stok di depan habis harus mencari di gudang yang penyusunannya kurang teratur, juga saat tidak tahu harga harus bertanya langsung pada pemilik. 5

9 2. Analisis Informasi (Infromation) Tabel 3.2 Analisis Informasi (Information) No Faktor Hasil Analisis 1. Akurat Kurang keakuratan data berkas membuat terjadinya kesalahan dalam pencatatan data dan penghitungan harga barang 2. Relevan Informasi data dan informasi yang disajikan tidak tersusun dengan rapi dan tidak sesuai dengan yang diinginkan. 3. Tepat waktu Pencatatan semua data barang dan data transaksi penjualan toko yang masih bersifat manual menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan keuangan lebih lama dan kurang tertata dengan baik. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Tabel 3.3 Analisis Ekonomi (Economy) No Faktor Hasil Analisis 1. Biaya Semua biaya pengeluaran untuk pembelian buku, alat tulis dan kertas sangat besar setiap bulannya. Pengolahan data barang membutuhkan waktu yang lama sehingga mengeluarkan biaya operasional yang tinggi. 4. Analisis Pengendalian (Control) Tabel 3.4 Analisis Pengendalian (Control) No Faktor Hasil Analisis 1. Keamanan terhadap hak akses Tidak adanya hak akses pada laporan dan dokumen serta diletakkan di tempat terbuka membuat orang lain dapat membaca atau mengkakses informasi perusahaan. 5. Analisis Tabel 3.5 Analisis Efisiensi (Eficiency) No Faktor Hasil Analisis 1 Sumber daya Penggunaan kertas serta alat tulis yang digunakan sebagai yang digunakan alat pencatatan data. 6. Analisis Tabel 3.6 Analisis Layanan (Service) No Faktor Hasil Analisis 1. Proses pelayanan Pelayanan pada konsumen kurang memuaskan karena transaksi penjualan masih lambat, dimana masih terjadi banyak antrian saat sedang ramai pengunjung, serta saat pembelian stok barang habis harus mencari data stok dan membuat pembeli menunggu lama. 6

10 4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Flowchart Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Gambar 4.1 Flowchart Yang Diusulkan DFD Tujuan dari DFD yang diusulkan adalah untuk menerangkan asal dari datadata, tujuan serta hubungan antar masing-masing sistem DFD Level 0 DFD level 0 disebut juga dengan diagram konteks. Diagram level 0 merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi DFD Level 1 DFD level 1 merupakan turunan dari DFD level 0 yang digambarkan dengan lebih terperinci. 7

11 4.1.3 Normalisasi Ada mcam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga Bentuk Tidak Normal (Unnormalizedform) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti form tertentu, mungkin saja tidak lengkap dan terduplikasi Normalisasi Bentuk Pertama (1NF) Bentuk normal tahap pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai (multivalue) atau lebih dari satu atribut dengan nilai domain yang sama Normalisasi Bentuk Kedua (2NF) Normalisasi bentuk kedua terpenuhi apabila semua atribut pada sebuah tabel yang tidak termasuk dalam primary key, memiliki ketergantungan fungsional pada primary key secara utuh Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF) Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normalisasi ketiga apabila semua field dan relasi berada pada bentuk normalisasi kedua dan tidak adanya ketergantungan transitif dimana semua atribut bukan kunci hanya tergantung pada atribut kunci primer secara menyeluruh Relasi Antar Tabel Hubungan berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data Rancangan Input Sistem 1. Rancangan Form Login 2. Rancangan Form Distributor 3. Rancangan Form Karyawan 4. Rancangan Form Produk 5. Rancangan Form Data Pembelian 6. Rancangan Form Transaksi Penjualan 8

12 4.1.6 Implementasi Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan mengupayakan agar penyajian informasi yang dibutuhkan oleh Toko Rahayu Electronic Imogiri ini menjadi lebih cepat, akurat dan efektif dibandingkan dengan cara manual. 1. Form Menu Utama Form menu utama digunakan untuk navigasi ke form-form yang telah dibuat. 2. Form Login Form login digunakan untuk membuka program sistem informasi penjualan Toko Rahayu Electronic Imogiri sesuai dengan level pengguna. 3. Form Master Data Terdapat 3 tab : Form Master Data Distributor : digunakan untuk mengelola data distributor Form Master Data Produk : digunakan untuk mengelola data barang. Form Master Data Karyawan : digunakan untuk mengelola data karyawan. 4. Form Data Pembelian Form data pembelian digunakan untuk menginputkan dan mengolah data barang masuk. 5. Form Transaksi Penjualan Form transaksi penjualan digunakan untuk mengelola transaksi penjualan pada toko Rahayu Electronic Imogiri. 9

13 5. Kesimpulan 1. Sistem informasi penjualan barang ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah penjual dalam mengelola data penjualan barang, serta membuat laporan penjualan barang dengan lebih mudah, cepat dan efisien. 2. Hasil pengolahan data-data pada sistem informasi penjualan barang berupa laporan data barang, laporan data distributor, laporan data pembelian, laporan data retur pembelian, laporan penjualan per periode. 3. Dengan adanya sistem yang baru dapat menghemat biaya, karena dengan sistem yang lama memerlukan biaya besar untuk pembelian buku dan alat tulis. Serta memerlukan tempat untuk penyimpanan data-data toko. 4. Hubungan Visual Basic 6.0 sebagai pembuat interface dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai basis datanya terbukti dapat menghasilkan suatu program aplikasi yang mempunyai tampilan menarik dan dinamis. 10

14 DAFTAR PUSTAKA Al Bahra bin Ladjamudin, Analsis dan Desain Sistem Informasi Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Gordon B. Darvis, Management Informasi System Conceptual foundation, Structure, and Development, (International Student edition, Tokyo : McGraw-Hill Kogakusha,1974) Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta Jogiyanto, IIM, Analisis dan Desain Informasi Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta Kusrini, M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta 11