STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BADAN PENGURUS HIMPUNAN FISIKA 90 PENDAHULUAN

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BADAN PENGURUS HIMPUNAN FISIKA 90 PENDAHULUAN Dalam rangka meningkatkan kinerja Badan Pengurus HIFI, maka perlulah disusun suatu acuan teknis pelaksanaan kegiatan BP HIFI. Memang AD/ART dan GBHK sebenarnya telah mengatur secara umum acuan pelaksaan kegiatan, akan tetapi dirasa masih perlu disusun suatu aturan teknis sebagai penjabaran dari AD/ART dan GBHK tersebut. Kami berharap dengan adanya pembuatan suatu acuan pelaksanaan kerja, akan tercapainya kinerja yang efektif dan bersinergis. Oleh karena itu, kami selaku Badan Pengurus bermaksud membuat suatu acuan strategis pelaksanaan kegiatan BP, yang disebut Standar Operasional Prosedur (SOP) I. Pembentukan Pengurus 1. Kepengurusan harus sudah terbentuk selambat-lambatnya 2 minggu setelah MUSANG. 2. Perekrutan kabid dipilih secara langsung oleh ketua. 3. Mekanisme perekrutan kadep dan staff dilakukan dengan cara : - Open Recruitmen terbuka. - Wawancara 4. Wewenang pemilihan kadep diberikan kepada kabid terpilih sesuai dengan arahan ketua. 5. Wewenang pemilihan staff pengurus diberikan kepada kadep terpilih. 6. Pengesahan pengurus dilakukan dengan cara pembuatan Surat Keputusan (SK) yang disetujui oleh ketua. 7. Quota pengurus sebanyak-banyaknya adalah 70 orang. II. Job Description Pengurus 1. Ketua Umum - Menetapkan anggota pengurus BP HIFI. - Menyusun dan membuat arahan strategis pelaksanaan kegiatan. - Mengevaluasi kegiatan yang dilaksanakan BP Hifi - Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota pengurus. - Melakukan kordinasi dengan pembina dan pihak birokrasi secara berkala. 2. Sekretaris Umum - Membantu ketua dalam menyusun arahan strategis pelaksanaan kegiatan. - Mengatur administrasi keorganisasian. - Membuat time line/time schedule pelaksaan proker BP HIFI selama setahun kepengurusan. 3. Bendahara - Membuat Rencana Anggaran Belanja dan Pendapatan BP HIFI. - Mengelola sirkulasi keuangan BP HIFI. - Bersama ketua berwenang menentukan pendanaan untuk pelaksanaan proker. - Mencari sumber pendanaan lain selain dari birokrat. 4. Kepala Bidang (KABID) - Mengadakan Rapat Evaluasi departemen. - Memberikan arahan strategis pelaksanaan program di departemen. - Memonitoring kinerja kadep - Memonitoring pelaksanaan program kerja di tiap departemen. - Melakukan kordinasi dengan ketua. 5. Kepala Departemen (KADEP)

2 - Membuat Laporan Kegiatan yang telah di lakukan. - Memonitoring dan Mengevaluasi Kegiatan yang telah dilakukan. - Bersama Staff menyusun Program Kerja selama satu periode pengurusan. - Mengoptimalkan kinerja staff dalam menjalankan program kerja. 6. Staff - Menjadi PJ / Ketua dalam salah satu program kerja. - Melaksanakan program yang telah dicanangkan bersama, dengan bertugas sebagai panitia inti/teknis. III. Administrasi A. Surat Menyurat 1. Penomoran surat harus mengacu pada penomoran di bagian RTHK. 2. Penomoran Menggunakan huruf kapital. 3. Format Penomoran Surat - Non-Kepanitiaan : Nomor surat/kode/bulan/tahun - Kepanitiaan : Nomor/Kode/Nama kegiatan/bulan/tahun Keterangan : a. Penomoran untuk kepanitianaan tidak mengacu pada urutan penomoran pada surat non-kepanitiaan. b. Kode surat, INT_BPHIFI untuk surat internal dan EKS_BPHIFI untuk surat eksternal c. Penomoran bulan menggunakan angka romawi. Contoh : 01/INT_BPHIFI/VI/2009 surat non-kepanitiaan internal 02/EKS_BPHIFI/SEMNAS/XII/2009 surat kepanitiaan eksternal BP. 4. Surat-surat Khusus, meliputi : - Surat Keputusan SK - Surat Mandat/Tugas SM/ST - Surat Keterangan SKT - Dll (surat kelompok personalia) 5. Surat tugas mempunyai format yang berbeda dengan penomoran surat biasa. 6. Format penomoran SURAT KEPUTUSAN Nomor : 01-SK/INT_BPHIFI/VII/2009 B. Buku Kelengkapan Administrasi 1. Notulensi Rapat 2. Feed-Back (peminjaman Barang) 3. BUKOM 4. Inventarisasi surat masuk-keluar 5. Keanggotaan Keterangan : Pengadaan menjadi tanggung-jawab RTHK IV. Keuangan (TERLAMPIR) V. Sistem Rapat 1. Rapat Kerja Bidang/Departemen - Dilaksanakan pada saat awal kepengurusan terbentuk, paling lama 2 minggu setelah fixasi pengurus/pelantikan pengurus. - Wajib di hadiri oleh seluruh staff dari departemen yang bersangkutan. - Kepala bidang harus mengetahui terlebih dahulu program yang dicanangkan sebelum disahkan di RAKER.

3 - Format Pengajuan Proker Terlampir 2. Raker - Dilaksanakan pada saat awal kepengurusan terbentuk paling lama 3 minggu setelah fixasi pengurus, dihadiri oleh seluruh anggota pengurus BP dan Dewan Himpunan (DE). a. Absensi peserta rapat b. Pembukaan c. Tilawah d. Persentasi Proker dari masing-masing departemen. e. Saran dan rekomendasi f. Fixasi proker BP HIFI g. Penutup - Apabila Raker pertama belum dapat diselesaikan maka aka ada Reker lanjutan. 3. Rapat Kordinasi - Dilakukan dalam rangka sosialisasi pelaksanaan proker BP kepada (DE). - Rakor dengan DE dilaksanakan atas inisiatif BP dan DE. 4. Rapat Evaluasi Departemen. - Dilaksanakan dalam rangka megevaluasi kegiatan/proker yang telah/belum dilaksanakan. - Evaluasi dihadiri oleh kabidnya masing-masing. - Evaluasi dapat dilakukan di bidang ataupun departemennya masing-masing, tergantung kebijakan Kabid yang bersangkutan. - Rapat evaluasi minimal dilaksanakan 2 kali selama kepengurusan, dipertengahan dan di akhir kepengurusan. 5. Rapat Pimpinan (RAPIM) - Dilakukan dalam rangka menyusun arahan strategis dan hal-hal lain yang penting. - Dihadiri oleh ketua, sekretaris, bendahara dan kabid. a. Penyusunan strategi keorganisasian. b. Evaluasi kinerja pengurus di tiap bidang. 6. Turun Kebawah (TURBA) - Dilakukan atas inisiatif ketua/sekretaris dalam rangka memonitoring keadaan di tiap departemen, minimal 1 kali/kepengurusan. - Dihadiri oleh ketua, sekretaris, kabid, kadep, dan staff departemen yang bersangkutan. a. Memberikan arahan strategis pelaksanaan proker b. Evaluasi kinerja anggota pengurus. c. Hal-hal lain yang dianggap penting. 7. Rapat Umum (RAPUM) - Dilaksanakan paling sedikit 2 kali selama kepengurusan, dan dihadiri oleh seluruh pengurus BP HIFI. a. Silaturahim pengurus b. Penjabaran Program terlaksana c. Evaluasi kegiatan BP secara global. VI. Kegiatan 1. Setiap kegiatan/proker BP HIFI harus dengan persetujuan ketua dan sepengetahuan pembina HIFI. 2. Setiap kegiatan bersumber pada AD/ART dan GBHK sesuai dengan ketetapan MUSANG.

4 3. Setiap persiapan pelaksanaan kegiatan dapat di laksanakan di lingkungan kampus dengan waktu yang tidak dibatasi terkecuali untuk putri dengan batas waktu pukul WIB. 4. Setiap kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan kampus paling lama sampai dengan pukul WIB. 5. Apabila ada kegiatan yang mendesak harus dilakukan pada malam hari di lingkungan kampus maka harus dengan persetujuan ketua himpunan. 6. Bentuk kegiatan : a. Intern b. Ekstern c. Non-kepanitiaan 7. Pembentukan panitia - Untuk pembentukan panitia skala jurusan/fakultas minimal 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan. - Untuk pembentukan panitia skala universitas minimal 2 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan. - Untuk pembentukan panitia lintas universitas/umum (eksternal kampus) minimal 3 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan. - Untuk pembentukan panitian skala nasional minimal 6 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan. - Kabid dan kadep tidak diperkenankan untuk menjadi ketua pelaksana kegiatan. - Panitia inti dan teknis hanya boleh dipegang oleh anggota himpunan. 8. Proposal - Panitia wajib membuat proposal setiap mengadakan kegiatan. - Proposal dibuat minimal rangkap 3, satu untuk arsip, 1 untuk arsip birokrasi, 1 untuk permohonan dana birokrasi. - Pengajuan proposal permohonan dana birokrasi paling lama 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. - Petugas yang menyerahkan proposal birokrasi harus didampingi oleh ketua pelaksana. 9. Pembuatan Laporan Kegiatan (LK) - Panitia wajib menyerahkan Laporan kegiatan paling lama 2 minggu setelah pelaksanaan kegiaan. - Format LK harus sama sesuai dengan ketetapan yang berlaku (terlampir). 10. Kegiatan Non-Kepanitiaan - Kegiatan non-kepanitiaan dapat dilaksanakan atas inisiatif kadep, dengan persetujuan ketua. - Kegiatan non-kepanitiaan dilaksanakan tanpa adanya penarikan SDM diluar anggota departemen yang bersangkutan. - Kadep harus menyerahkan Laporan kegiatan dengan format yang telah ditetapkan, minimal 1 minggu setelah pelaksanaan kegiatan. 11. Kegiatan insidental (di luar proker) - Pengurus dapat mengadakan kegiatan/proker di luar rencana proker dengan syarat : a. Tidak bertentangan dengan AD/ART dan GBHK. b. Proker yang dicanangkan telah terlaksana seluruhnya. c. Mendapat perizinan dari kabid dan ketua. - Tidak mendapat bantuan dana, baik dari pihak birokrasi maupun himpunan. V. Resuffle Pengurus 1. Pengurus dapat diberhentikan/diresuffle karena beberapa hal : - Memberhentikan diri - Meninggal dunia - Tidak Aktif dalam kepengurusan. - Mencemarkan nama baik HIFI

5 - Kebutuhan. 2. Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam kepengurusan. 3. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak, dan dengan persetujuan seluruh anggota pengurus.