Pengantar Administrasi Perkantoran

Transkripsi

1 Pengantar Administrasi Perkantoran BAHAN AJAR KURIKULUM 2013 SEKOLAH MENENGAH KEJURUHAN PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Disusun oleh Novita Ardiani ( ) PRODI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MALANG November 2014

2 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-nya, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan modul yang berjudul pengantar administrasi perkantoran Perkantoran. Modul ini disusun guna memenuhi tugas matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran. Mengacu pada kurikulum 2013 modul ini diberisi materi pembelajaran pembekalan peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak, dan sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yangdikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab. Tidak lupa ucapan terimakasih kepada Bapak Mohammad Arief selaku dosen pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah membimbing sehingga dapat menyelesaikan modul ini, dan juga kepada semua pihak yang membantu dalam menyelesaikan modul ini. Saya menyadari bahwa modul ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca, guna menyempurnakan modul ini. Malang, November 2014 Penyusun

3 DAFTAR ISI KataPengantar...i Daftar Isi...ii Petunjuk Belajar... 1 Kompetensi Inti... Kompetensi Dasar... Materi Pembelajaran... Informasi Pendukung... Paparan Isi Materi... A. Pengertian fasilitas kantor... B. Pengadaan fasilitas kantor... C. Contoh fasilitas kantor... D. Lingkungan kantor... E. Tata letak fasilitas kantor... Latihan... A. Pilihan Ganda... B. Essay... Tugas dan Langkah Kerja... Penilaian...

4 PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK NEGERI 2 JOMBANG KELAS : X PETUNJUK BELAJAR Bacalah petunjuk belajar ini dengan cermat dan pahamilah isi materi agar memudahkan pembaca dalam proses pembelajaran. Adapun langkah-langkah peserta didik yang harus tempuh: a. Bacalah dengan cermat isi materi pada setiap kegiatan, rencanakan kegiatan belajar, kerjakan tugas belajar, serta menjawab pertanyaan tes dan sesuaikan jawaban Anda dengan jawaban pada kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai Anda mencapai hasil belajar yang diharapkan. b. Bacalah daftar pertanyaan dengan cermat pada cek kemampuan sebagai pengukur sejauh mana Anda memahami bahan ajar ini. Lakukan ini pada awal dan akhir pembelajaran agar mengetahui penguasaan Anda terhadap materi sebagai pencapaian keberhasilan Anda belajar. c. Diskusikan dengan sesama peserta didik yang lain apa yang telah Anda cermati untuk pencapaian tujuan belajar. Apabila kurang paham, tanyakan pada guru/pendidik. d. Dalam proses pembelajaran ini, Anda akan belajar mengoperasikan Microsoft Excel diharapkan pemahaman bahan ajar harus belajar bersamaan dengan praktikumnya. e. Bila pada proses pembelajaran Anda menemukan kesulitan, diskusikanlah dengan peserta didik lainnya atau tanyakan pada guru/pendidik. KOMPETENSI INTI KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

5 kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. KOMPETENSI DASAR 3.8. Mengidentifikasikan fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya 4.6 Menggambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor MATERI PEMBELAJARAN Pengertian fasilitas kantor Pengadaan fasilitas kantor Contoh fasilitas kantor Lingkungan kantor Tata letak fasilitas kantor INFORMASI PENDUKUNG Siswa diwajibkan membawa laptop atau pembelajaran dilaksanakan di ruang kelas. Guna memperdalam pengetahuan tentang fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya. Membawa laptop guna memperluas pengetahuan tentang fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya melalui internet dan sosial media lainnya, karena kelas sudah tersedia wifi dan tidak terpacu dengan guru. Setelah mempelajari pembelajaran fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya dalam modul ini peserta didik diharapkan dapat: 1) Menguasai pengertian fasilitas kantor. 2) Menjelaskan pengadaan fasilitas kantor. 3) Menyebutkan contoh contoh fasilitas kantor. 4) menguasai pengertian lingkungan kantor.

6 5) menjelaskan tata letak ruang kantor. PAPARAN ISI MATERI Fasilitas kantor Pengertian Fasilitas Adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha tersebut biasanya berupa benda benda atau uang. Jenis jenis fasilitas Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari nilai uang. Pengelolaan Fasilitas bertujuan untuk : 1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara hati-hati dan seksama. 2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien 3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila diperlukan 4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang sarana dan pra sarana. 5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.

7 Pengertian sarana Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun barang tidak bergerak. Pengertian Kantor Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah : a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain: a. Faktor lingkungan tetangga. 1. Faktor dekat. 2. Faktor harga. 3. Faktor dekat labour market. 4. Faktor jalan keluar masuk pegawai. 5. Faktor keamanan.

8 b. Gedung 1. Dapat memberikan fasilitas. 2. Menjamin kesehatan 3. Berkesan yang baik. 4. Fleksibel. 5. Keseimbangan biaya keuntungan. c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu: 1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, lacilaci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife. 2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. Prinsip prinsip manajemen fasilitas kantor : a. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai setiap saat bila akan digunakan. b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan. c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang (UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku. d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan tanggungjawab personil e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan

9 dalam bentuk proses kerja yang kompak dan baik. 6. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan pengadaan fasilitas adalah sebagai berikut : a. Cara melakukan perencanaan fasilitas b. Kapan perencanaan fasilitas c. Prosedur perencanaan fasilitas d. Analisis kebutuhan fasilitas 7. Jenis jenis pengadaan fasilitas meliputi : a. Cara pengadaan fasilitas dengan lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, menerima hibah. 8. Pengaturan fasilitas Kegiatan setelah fasilitas diadadakan dan tiba di kantor adalah menyimpan atau meletakkan ditempat yang aman agar tetap terpelihara. Suatu prinsip yang perlu diketahui bahwa kemudahan pengaturan fasilitas dipengaruhi oleh : a. Banyaknya alat untuk tiap macam b. Banyaknya ruangan 9. Penyimpanan Menyimpan adalah meletakkan atau menaruh di tempat yang aman. Gudang adalah ruangan tertentu yang digunakan untuk menyimpan barang perlengkapan. Gudang ada macam-macam jenisnya. Yaitu gudang tertutup, terbuka dan campuran. Sarana gudang dibedakan menjadi sarana teknis dan administrasi. Sarana teknis : rak gudang, rak tertutup, alas kisi (pallet), forklift truk (bila sangat diperlukan) Sarana administrasi : surat pengantar, formulir, berita acara. 10. Pemeliharaan fasilitas kantor Tujuan pemeliharaan a. Agar fasilitas / barang dapat bertahan lama b. Untuk menjaga keselamatan barang agar tetap aman c. Agar barang tersebut dapat digunakan seefisien mungkin dan seefektif mungkin

10 d. Untuk melatih agar bertanggung jawab bagi si pemakai maupun petugas pemeliharaan. Fungsi pemeliharaan a. Menjaga agar barang tetap dalam keadaan baik dan utuh b. Agar setiap saat dapat segera digunakan sampai batas umurnya c. Untuk membedakan pemanfaatan barang yang masih bisa dipakai dan barang yang sudah rusak. Pengertian Pengadaan Fasilitas Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan fasilitas meliputi: tanah, bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan. 1. Pengadaan Tanah Cara pengadaan: membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar. a. pengadaan tanah dengan cara membeli: 1. Menyusun Panitia 2. Menetapkan tugas panitia: menetapkan syarat syarat tanah yang akan dibeli (lokasi tanah), meneliti surat surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan penawaran harga, memperhatikan perencanaan tata kota, mendapatkan bukti pembebasan tanah, menyaksikan pembayaran. 3. Memperhatikan syarat syarat tanah yang akan dibeli misal bebas banjir, fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan perkembangan. 4. Penyelesaian pembelian tanah - Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades) - Penanda tanganan akte jual beli tanah di depan notaris PPAT atau Camat setempat. - Pembayaran dilakukan melalui KPN setempat. - Menyelesaikan sertifikat.

11 b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah Hibah dapat berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang. - Panitia penerima hibah tanah, anggotanya terdiri dari agraria, pemda, dinas PU, dan dari Depdiknas. - Panitia mengadakan penelitian kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah. - Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris PPAT. - Kepala satuan kerja menyelesaikan sertifikat tanah pada Dinas Agraria setempat. a. Pengadaan tanah dengan cara menerima hak pakai Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah disertai dengan surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita acara serah terima. b. Dengan cara penukaran tanah Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah lama dan baru. Mentri keuangan kemudian menyetujui, apabila harga disepakati kemudian membuat akte tanah. 2. Pengadaan Bangunan Cara pengadaan: membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah a. Membangun Baru 1) Pengertian membangun baru adalah mendirikan bangunan baru dapat berarti memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengubah dengan cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung. 2) Lingkup kegiatan membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan lapangan. a) Kegiatan Perencanaan meliputi kegiatan (1) Persiapan perencanaan: penyusunan jadwal kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan dan perencanaan tata kota/ daerah, menyiapkan data pengukuran tanah secara rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana situasi secara keseluruhan, rencana denah, potongan dan tampak, perspektif interior dan

12 eksterior, penjelasan dasar perencanaan; (3) rencana akhir merupakan hasil pengembangan perencanaan dari desain skematik dengan luas dan perkiraan biaya yang telah disesuaikan dengan dana yang tersedia. b) Pelaksanaan Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan baru adalah kontraktor dan pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut. c) Pengawasan lapangan Menyelenggarakan kegiatan pengawasan di lapanagn yang menyangkut pengendalian kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu penyelesaian. b. Membeli bangunan 1) Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak diperbolehkan tetapi dalam hal hal yang luar biasa dapat diusulkan kepeda Menteri keuangan dan Bappenas dengan disertai alasan yang kuat. 2) Setelah ada persetujuan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu diajukan kepada panitia pembebasan tanah setempat. 3) Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia sudah disepakati, maka akte jual beli langsung diselesaikan di depan notaris/ PPAT dan balik nama sertifikat tanah. c. Menyewa bangunan 1) Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang menurut peraturan. 2) Anggaran untuk membayar sewa bangunan sudah tersedia. 3) Untuk dapat melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan ketentuan pengadaan dengan cara penunjukan langsung. 4) Setelah ditetapkan sewanya, dibuat surat penjanjian antara pihak penyewa dengan pihak yang menyewakan. d. Menerima hibah

13 1) Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta). 2) Serah terima dilakukan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan kepada Menteri Pendidikan Nasional. 3. Pengadaan Perabot a. Menurut buku pedoman umum pengelolaan perlengkapan yang dimaksud dengan perabot adalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk, tempat menulis, tempat istirahat, tempat penyimpanan alat/ atau bahan. b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri menerima bantuan dan menyewa. c. Proses pengadaan 1) Membeli. Perabot perabot yang akan dibeli harus memenuhi syarat syarat yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga standar. 2) Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kemampuan yang tersedia. 3) Menerima bantuan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari seseorang/ donatur. Penyerahan bantuan harus bersifat sukarela, tidak mengikat dan dilaksanakan dengan perjanjian. 4. Pengadaan Alat Kantor a. Pengertian Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat alat yang biasanya digunakan di kantor seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat alat lain yang menunjang kegiatan perkantoran. b. Cara pengadaan Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara serentak atau membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah. 1. Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa lelang atau dengan lelang. 2. Mengikuti tatacara atau peraturan peraturan yang berlaku.

14 3. Untuk alat alat laboratorium IPA perlu melalui penawaran dengan prototipenya. Lingkungan kantor 1. Lingkungan Fisik Kantor Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor. a) Persyaratan lingkungan fisik Kantor Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut: Kebersihan Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya. Luas Ruang Kantor

15 Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi) Suhu Udara Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius. Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja. Penerangan Cahaya Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan Fasilitas Kesehatan Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya. Fasilitas Cuci Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya. Air Minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus. Tempat Pakaian Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

16 Tempat Duduk Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki. Lantai, Gang, Dan Tangga Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih. Beban Berat Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan. Pertolongan Pertama Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja. Penjagaan Kebakaran Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm. Pemberitauan Kecelakaan Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib. b) Pentingnya Lingkungan fisik kantor

17 Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan) Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan kesalahan kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997). 2. Lingkungan Social Kantor Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi. Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi: Komunikasi Formal Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll. Komunikasi Informal Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat maupun dengan bawahan Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga dengan mitra kerja. Komunikasi Internal Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.

18 a. Komunikasi Vertikal Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen, direktur dengan cleaning service. Komunikasi Horizontal Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas. Tata Letak A. Pengertian Tata Letak Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau respons cepat. Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan. Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk mencapai: Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi. Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik. Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik. Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letakakan perlu diubah). B. Tipe-Tipe Tata Letak Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan.

19 Ada enam pendekatan tata letak : 1) Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung. 2) Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop", atau produksi terputus). 3) Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi. 4) Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan. 5) Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem penanganan bahan. 6) Tata letak yang berorientasi pada produk mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang. Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni. Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut: 1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan, meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval system ASRS), juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan. 2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan peralatan diketahui. Pada kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat perkiraan persyaratan ruang untuk setiap karyawan.

20 3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya. 4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan tentang jarak. 5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah terutama untuk didekatkan satu sama lain. Tata Ruang Kantor A. Pengertian Tata Ruang Kantor Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut : Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan : Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200). Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan :

21 Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia (1956:117). Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya : Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162). Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan pergaulanya dengan yang lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis. Human Miller and human Miller Inc. perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan

22 pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka. Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah: Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan. Arus perkerjaan lebih lancar dan halhal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain. B. Tujuan Tata Ruang Kantor Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut : I. The Liang Gie Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2 Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207) II. Geofrey Mills dan Standingford Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah : Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

23 Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara Komunikasi dan arus kerja diperlancar Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208) Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor : Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan Menambah semangat kerja pegawai Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor Mempermudah pengawasan. Contoh tata letak kantor

24 LATIHAN Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan singkat dengan menggunakan lembar kertas lain, Dalam menjawab pertanyaan tersebut, atau silahkan anda mengerjakan dengan memberi tanda silang atau melingkari salah satu dari jawaban yang benar. Anda diminta untuk melakukannya sendiri dan tidak diperkenankan bekerjasama dengan teman-teman Anda. 1. Segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha, di atas adalah salah satu pengertian dari... a. Fasilitas kantor b. Alat kantor c. Tata letak kantor d. Lingkungan kantor e. Ruang lingkup kantor 2. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara hati-hati dan seksama dan mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien merupakan tujuan dari... a. Pengelolaan tata letak kantor b. Pengelolaan kantor c. Pengelolaan alat kantor d. Pengelolaan fasilitas kantor e. Pengelolaan lingkungn kantor

25 3. segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun barang tidak bergerak, merupakan pengertian dari... a. sarana prasarana b. ruang lingkup kantor c. sarana kantor d. prasarana fasilitas kantor e. sarana kantor dan fasilitas kantor 4. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu... a. Perabot kantor dan isi kantor b. Perabot kantor dan bekal kantor c. Bekal kantor dan isi kantor d. Fasilitas kantor dan isi kantor e. Fasilitas kantor dan perabot kantor 5. keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya adalah pengertian dari... a. fasilitas b. alat c. macam macam alat d. tata ruang kantor e. kantor 6. kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan termasuk prinsip dari... a. prinsip pencapaian tujuan b. prinsip kohensi c. prinsip efisiensi d. prinsip administratif e. prinsip koefisien 7. kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas adalah pengertian dari... a. penggandaan fasilitas kantor b. pengadaan fasilitas kantor c. alat kantor

26 d. saranan prasarana e. tata letak kantor 8. Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minima... derajat celcius a. 15 b. 11 c. 12 d. 13 e Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak pengertian tata letak menurut... a. George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie b. Peterson dan georgelitelfield c. Litlefield yang disadur pula oleh The Liang Gie d. The Liang Gie e. Litlefield 10. segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor adalah pengertian dari... a. ruang lingkup kantor b. lingkungan fisik kantor c. tata ruang kantor d. fasilitas kantor e. sarana dan prasarana jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar dan tepat! 1. sebutkan Prinsip prinsip manajemen fasilitas kantor! 2. Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor! 3. Sebutkan enam pendekatan tata letak! 4. Geofrey Mills dan Standingford. Dua orang ahli dari Inggris ini menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah?

27 5. Sebutkan tujuan Pengelolaan Fasilitas kantor! KUNCI JAWABAN Soal pilihan ganda 1. A 2. D 3. A 4. B 5. E 6. C 7. B 8. E 9. A 10. B Soal menjawan pertanyaan dengan benar dan tepat 1. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai setiap saat bilaakan digunakan. b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan. c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang (UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku. d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan tanggungjawab personil e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang kompak dan baik. 2. Kebersihan Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya. Luas Ruang Kantor

28 Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi) Suhu Udara Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius. Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja. Penerangan Cahaya Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan Fasilitas Kesehatan Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya. Fasilitas Cuci Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya. Air Minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus. Tempat Pakaian Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

29 3. Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung. a. Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop", atau produksi terputus). b. Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi. c. Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan. d. Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem penanganan bahan. e. Tata letak yang berorientasi pada produk mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang. 4. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara Komunikasi dan arus kerja diperlancar Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208) Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor : Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan

30 Menambah semangat kerja pegawai Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor Mempermudah pengawasan Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara hati-hati dan seksama. 2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien 3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila diperlukan 4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang sarana dan pra sarana. 5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil. TUGAS DAN LANGKAH KERJA PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN: Mengidentifikasi fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya. Buatlah tabel seperti dibawah ini, kemudian kerjakan sesuai dengan perintah: SMK NEGERI 2 JOMANG LAPORAN UJIAN AKHIR SEMESTER MATA PELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN 1. Buatlah bagan dari tata letak kantor seperti yang Anda ketahui! LANGKAH KERJA 1. Buatlah kelompok! 2. Masing masing kelompok terdiri dari 2 orang. 3. Carilah bentuk bentuk tata letak kantor di buku atau di internet. 4. Jelaskan mengapa tata ruang kantor di model seperti itu jelaskan. 5. Gambar menggunakan pensil 2B dengan jelas dan tepat menggunakan kertas HVS. 6. Dalam tugas itu sebutkan 3 macam tata letak kantor beserta alasannya. 7. Dikumpulkan tanggal 2 Desember 2014 diruang guru.

31 PENILAIAN PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK NEGERI 2 JOMBANG Pada soal yang pertama adalah soal pilihan ganda. Yang dimana siswa diharuska menjawab hanya satu jawaban tidak boleh lebih, dengan menyilang atau melingkari. Pada soal pilihan ganda terdapat masing masing adalah 10 soal yang dimana satu soal di berikan nilai 5 jadi apabila siswa menjawab benar semua nilainya adalah x 10 = 50 point 3. Cara penilaiannya dan memasukkan ke kolomnya adalah apabila soalnya benar dikasih tanda o apabila pada soal salah maka dikasih tanda x. 4. Contoh Soal yang dikerjakan siswa NAMA SISWA A o o o o o x x o o o B o x x o o o o o x o C x o x o o o o o o o D o o o o o o o o o x 5. Pada soal romawi dua siswa di wajibkan menjawab soal soal dengan benar dan tepat. Dalam soal uraian pada romawi dua ini juga berbobot 50 poin jadi setiap poin dari romawi dua ini tiap soal bernilai masing masing 10 point dalam setiap nomor. Jadi jika dijumlah 5 x 10 = 50 poin.

32 DAFTAR PUSTAKA Ardiansyah. Fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya, (Online), diakses 29 November Rizka anis fatwaningsih Fasilitas kantor, (Online), diakses 29 November Fennywordpress Lingkungan kantor, (Online), diakses 29 November 2014.