Kod Tender: INTAN(E): 1/2018

Transkripsi

1 LAMPIRAN B SYARAT-SYARAT KHAS 1. HARGA MAKANAN DAN MINUMAN 1.1. Petender yang berjaya hendaklah membekalkan makanan bermasak dan minuman bagi Kursus, Majlis Khas dan Mesyuarat. Harga tawaran Petender hendaklah berdasarkan menu bagi kursus-kursus di INTAN Jalan Elmu seperti di Jadual I, II, III, IV, V, VI dan VII sahaja Petender dikehendaki membuat tawaran menurut menu yang ditetapkan bagi tiga (3) kategori di atas dan sebarang kenaikan harga selepas kontrak ditawarkan adalah tidak dibenarkan. Perubahan kepada menu adalah tertakluk kepada had harga yang ditetapkan oleh Petender bagi menu yang berkenaan. Mana-mana item yang ditawarkan oleh kontraktor yang berjaya yang tidak disenaraikan dalam menu hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Pengarah INTAN atau wakilnya. 2. ANGGARAN KUANTITI 2.1. Anggaran kekerapan sajian sebulan ialah sebanyak 2,000 sajian masing-masing bagi minum pagi dan makan tengah hari dan sebanyak 500 sajian masing-masing bagi sarapan pagi dan makan malam bagi Menu Kursus. Asas Anggaran Sajian Minum Pagi dan Makan Tengah Hari : 35 sajian/kursus x 3 hari/kursus x 5 kursus/minggu x 4 minggu/bulan = 2,100 sajian 2,000 sajian 1

2 Asas Anggaran Sajian Sarapan Pagi dan Makan Malam : = Hanya ¼ peserta kursus akan menginap di asrama penginapan INTAN = ¼ x 2,000 sajian = 500 sajian 2.2. Anggaran kuantiti Majlis Khas dan Mesyuarat adalah tertakluk kepada keperluan dari semasa ke semasa. Oleh itu, tawaran Petender akan dipertimbangkan berdasarkan kepada harga per sajian seperti di perenggan Kuantiti yang dikemukakan dalam Tender ini adalah anggaran sahaja dan Kerajaan boleh menambah atau mengurangkannya mengikut keperluan. Anggaran ini juga bertujuan untuk membuat pengiraan Nilai Kontrak dan Bon Pelaksanaan Pada kebiasaannya, sajian tidak diperlukan pada bulan Ramadan serta pengurangan tempahan sajian akan berlaku pada bulan Disember dan Januari bagi tujuan penutupan akaun dan penyaluran peruntukan bagi tahun kewangan baharu. 3. TEMPAT DAN JADUAL WAKTU 3.1. Semua sajian makanan hendaklah dimasak di dapur sedia ada di Dewan Makan INTAN Jadual waktu perkhidmatan adalah seperti berikut: Hari Sajian Sarapan Pagi Minuman Pagi Makan Tengahari Makan Malam Isnin hingga Khamis pagi pagi tengah hari petang 6.30 petang malam Jumaat pagi pagi tengah hari 6.30 petang malam 2

3 Sabtu Ahad pagi pagi tengah hari petang tengah hari petang 6.30 petang malam 6.30 petang malam Jadual ini boleh diubah atas permintaan Pengarah INTAN atau wakilnya dari semasa ke semasa Sajian makan malam tidak perlu disediakan bagi jumlah tempahan kurang daripada 20 sajian kecuali atas permintaan khas Pengarah INTAN atau wakilnya. 4. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN PIHAK-PIHAK BERKUASA 4.1. Perkhidmatan Menyediakan dan Membekalkan Makanan Bermasak adalah tertakluk kepada semua undang-undang, garis panduan dan peraturan semasa yang dikeluarkan oleh mana-mana pihak berkuasa Kontraktor adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua makanan dan minuman yang dibekalkan adalah halal dari segi agama Islam. 5. PERATURAN MEMBEKALKAN MAKANAN 5.1. Makanan yang disediakan hendaklah jenis hidangan orang Islam dan untuk memastikan syarat ini dilaksanakan, maka bahan-bahan makanan tersebut hendaklah dimasak dan disediakan oleh tukang-tukang masak yang beragama Islam. Garis panduan seperti di Lampiran G3 dan G4 hendaklah dipatuhi. Atas permintaan Pengarah INTAN atau wakilnya, menu khas (seperti sajian vegetarian) hendaklah disediakan Makanan bermasak ini hendaklah disediakan mengikut tempahan di tempat-tempat yang disedia dan ditetapkan oleh Pengarah INTAN atau 3

4 wakilnya. Tempat-tempat penyediaan ini hendaklah sentiasa berada di dalam keadaan bersih, kemas dan selamat Makanan yang disediakan hendaklah sentiasa bertutup dengan cling film dan sebagainya. Kontraktor adalah dimestikan menggunakan food warmer Kontraktor juga hendaklah mematuhi peraturan-peraturan terkini mengenai kesihatan, kebersihan dan kehalalan ketika melaksanakan perkhidmatan seperti: Garis Panduan Makanan, Minuman dan Bahan-Bahan Gunaan Orang Islam (JAKIM); Undang-undang Kecil Pengendali Makanan (Wilayah Persekutuan) 1979; Panduan Kebersihan dan Keselamatan Makanan; Guidelines Mass Catering, Kementerian Kesihatan Malaysia; Recommended Nutrient Intakes for Malaysia, Kementerian Kesihatan Malaysia, 2005; Akta Makanan 1983 dan Peraturan-Peraturan Makanan 1985; Peraturan-Peraturan Kebersihan Makanan 2009; Garis Panduan Pengiktirafan Bersih, Selamat dan Sihat (BESS) bagi Pengusaha Premis Makanan; dan Lain-lain Garis Panduan/Dokumen-dokumen yang berkaitan penyediaan makanan yang berkuatkuasa sepanjang tempoh kontrak. 4

5 6. LAYANAN OLEH PRAMUSAJI 6.1. Kontraktor hendaklah menitikberatkan pematuhan kaedah dan peraturan layanan makanan mengikut Garis Panduan Tanggungjawab dan Tatakelakuan Pramusaji seperti di Lampiran G3 melainkan diarah sebaliknya. 7. PERALATAN DAN PENYENGGARAAN 7.1. Peralatan-peralatan seperti peti sejuk, kerusi, meja, alat pemusnah lalat dan kelengkapan utama dapur adalah disediakan oleh pihak Kerajaan (INTAN). Peralatan ini hendaklah sentiasa dalam keadaan baik dan sempurna. Sebarang kerosakan yang berlaku hendaklah dibaiki sendiri oleh kontraktor di atas dayausaha, ikhtiar dan perbelanjaannya sendiri melainkan dipersetujui sebaliknya Kemudahan-kemudahan lain seperti alat-alat masakan, pinggan mangkuk, garpu, sudu, cawan, alas meja, pewangi dan lain-lain kelengkapan, keperluan tenaga buruh dan sebagainya adalah di bawah tanggungjawab kontraktor untuk menyediakan dengan secukupnya bagi menguruskan kerja-kerja di bawah kontrak ini. Barang/alat tersebut hendaklah juga sentiasa dipastikan berada dalam keadaan baik, bersih dan boleh digunakan sepanjang masa. 8. HARTA BENDA KERAJAAN 8.1. Segala harta benda Kerajaan yang digunakan oleh kontraktor untuk menguruskan kontrak ini adalah hak milik Kerajaan dan penggunaannya adalah dihadkan kepada kerja-kerja di bawah kontrak ini sahaja. Kontraktor adalah bertanggungjawab ke atas harta benda ini termasuk 5

6 penyelenggaraan, pembaikan dan menggantikannya jika hilang atau rosak Kontraktor dikehendaki menyemak senarai harta benda Kerajaan dan kebolehfungsiannya semasa penyerahan dilaksanakan dan jika Pengarah INTAN atau wakilnya tidak menerima apa-apa kemusykilan dalam masa dua (2) bulan daripada kontraktor terhadap perkakas/barang Kerajaan itu, maka adalah ditafsirkan bahawa perkakas/barang tersebut adalah dalam keadaan baik dan sempurna Kontraktor hendaklah mengembalikan semua perkakas/barang kepunyaan Kerajaan dalam keadaan baik dan sempurna setelah perkhidmatannya di bawah kontrak ini tamat atau ditamatkan. Sekiranya didapati ada di antara barang/perkakas tersebut telah rosak atau hilang, maka kontraktor adalah bertanggungjawab sepenuhnya membayar segala kerugian itu dengan segera tidak kira bagaimana ianya berlaku Kontraktor adalah dikehendaki membuat laporan kerosakan harta benda Kerajaan (equipment shutdown), bekalan air, eletrik atau kemudahankemudahan lain kepada Unit Domestik, INTAN Jalan Elmu. 9. BAHAN-BAHAN PEMBERSIHAN 9.1. Kontraktor adalah dikehendaki menyediakan bahan-bahan pembersihan (termasuk sabun pencuci tangan untuk peserta) dengan secukupnya untuk digunakan bagi tujuan membersihkan pinggan, mangkuk, alat-alat dapur dan sebagainya. 6

7 10. KEBERSIHAN Kontraktor adalah bertanggungjawab ke atas kebersihan ruang bangunan yang digunakan iaitu termasuk ruang dapur, bilik stor, bilik pejabat, tempat-tempat pekerja dan dewan makan, tempat pembuangan sampah dan keadaan di sekelilingnya dan juga kebersihan alat kelengkapan serta bahan-bahan makanan yang digunakan Kontraktor juga hendaklah memastikan tempat menghidang makanan selain daripada Dewan Makan seperti Bilik Mesyuarat, Dewan Kuliah dan lain-lain tempat hendaklah dikemas dan dibersihkan selepas majlis/program selesai Kontraktor hendaklah memastikan segala sisa makanan, sampah sarap dibungkus, diikat dan dibuang di tempat membuang sampah luar dari kawasan INTAN setiap hari dan tidak membiarkannya di dalam keadaan terdedah atau menjadi punca lain-lain masalah. Ini adalah bagi mengelak daripada menjadi tarikan kepada tikus, kucing, burung, lalat, ular dan sebagainya. Sampah sarap tidak boleh disimpan di waktu malam di dalam kawasan Dewan Makan atau di mana-mana kawasan INTAN termasuk tempat pembuangan sampah INTAN. Kontraktor hendaklah menyediakan tong sampahnya sendiri dan membawa keluar sampah sarap tersebut dari INTAN setiap hari Kontraktor hendaklah memastikan segala sisa-sisa makanan dan lainlain jenis sampah tidak dibuang ke dalam sinki atau longkang atau lainlain tempat seumpamanya yang boleh menyebabkan tersumbatnya saliran-saliran air atau longkang Memastikan keadaan pinggan, mangkuk dan lain-lain peralatan bagi penyediaan makanan berada dalam keadaan baik, bersih dan tersusun kemas pada setiap masa terutamanya di Dewan Makan. 7

8 10.6. Kebersihan lantai dan dapur adalah tanggungjawab Kontraktor. Kontraktor hendaklah memastikan keadaan lantai dan dapur sentiasa bersih dan dicuci dan dimop pada setiap hari. Bagi kawasan yang berkarpet hendaklah divakum sekurang-kurangnya sekali seminggu. Pengarah INTAN atau wakilnya akan membuat pemeriksaan dari masa ke semasa dan boleh mengarahkan Kontraktor membersihkan manamana kawasan di bangunan Dewan Makan pada bila-bila masa sahaja Semua pekerja hendaklah menggunakan sarung tangan, penutup hidung, mulut dan penutup kepala semasa penyediaan makanan. Undang-Undang dan peraturan yang berkaitan hendaklah dipatuhi. 11. PENGGUNAAN AIR, ELEKTRIK DAN GAS Bekalan air paip dan tenaga eletrik yang digunakan bagi melaksanakan kontrak ini akan ditanggung oleh kontraktor. Kerajaan akan mengenakan bayaran sebanyak RM sebulan untuk elektrik dan RM sebulan untuk air. Kontraktor dikehendaki berjimat cermat menggunakannya Kontraktor adalah bertanggungjawab untuk mendapatkan bekalan dan membayar gas dapur yang digunakan bagi melaksanakan kontrak ini. 12. STOR MAKANAN Kontraktor adalah bertanggungjawab untuk menyediakan stor makanan (bahan makanan kering dan basah) secukupnya supaya bekalan makanan tidak terputus. Bahan-bahan makanan yang disimpan di dalam stor ini tidak boleh mengandungi apa-apa barang makanan yang haram di sisi agama Islam. Garis Panduan Penyimpanan Bahan-Bahan Makanan seperti Lampiran G4 hendaklah dipatuhi. 8

9 13. TENAGA PEKERJA Kontraktor mestilah menyediakan bilangan pekerja minimum yang mencukupi berdasarkan kepada tempahan sajian seperti berikut: Peranan Kriteria Bilangan Minimum Pekerja bagi Tempahan Sajian di antara Bilangan Minimum Pekerja bagi Tempahan Sajian di antara 101 dan ke atas Penyelia 1 1 Pramusaji 3 6 Tukang Masak 1 2 Pembantu Tukang Masak 1 2 Pencuci 2 2 Jumlah Semua tenaga pekerja yang menguruskan kerja-kerja kontrak ini hendaklah terdiri daripada Warganegara Malaysia dan beragama Islam Satu salinan surat pelantikan pekerja serta butiran lanjut mengenai gaji, elaun dan KWSP hendaklah dikemukakan kepada Pengarah INTAN atau wakilnya dalam masa sebulan selepas mereka diambil bekerja Tukang masak hendaklah mempunyai sijil-sijil yang berkaitan dengan penyediaan makanan bermasak daripada mana-mana institusi yang diperakui. 14. KESIHATAN DAN DISIPLIN TENAGA PEKERJA Kontraktor hendaklah memastikan bahawa pekerja-pekerjanya adalah sentiasa berpakaian bersih dalam keadaan yang sihat dan bebas dari penyakit berjangkit (contagious dan infectious). 9

10 14.2. Sebelum pekerja-pekerja itu dibenarkan bekerja di tempat ini, kontraktor hendaklah memastikan mereka diberikan suntikan vaksin typhoid (TY2) serta menjalani pemeriksaan perubatan secara berkala. Bukti suntikan typhoid perlu diserahkan apabila berlaku pertukaran pekerja Sesalinan laporan pemeriksaan perubatan untuk setiap pekerja hendaklah diserahkan kepada Pengarah INTAN atau wakilnya dalam masa sebulan selepas mereka diambil bekerja Sekiranya bakal-bakal pekerja yang dicadangkan untuk bekerja atau pekerja-pekerja yang telah bertugas didapati tidak layak dari segi kesihatan untuk berkhidmat, maka ianya akan dilarang untuk bekerja di tempat tersebut Pekerja-pekerja hendaklah berambut pendek, berkuku pendek dan kemas/bersih. Pekerja yang tidak sihat atau mempunyai jangkitan di kulit tidak dibenarkan bertugas Pekerja-pekerja tidak dibenarkan tinggal di dalam kawasan INTAN Jalan Elmu selepas waktu bertugas. Kontraktor hendaklah memastikan semua pekerja-pekerja meninggalkan premis INTAN selepas bertugas. Kontraktor mestilah menyediakan segala keperluan pengangkutan pergi dan balik yang diperlukan pada tiap-tiap hari bagi tujuan kontrak ini. Semua pekerja dikehendaki keluar dari premis INTAN Jalan Elmu selewat-lewatnya malam kecuali dengan kebenaran Pengarah INTAN atau wakilnya Kontraktor hendaklah memberhentikan dengan segera mana-mana pekerja yang diarahkan oleh Pengarah INTAN atau wakilnya, sekiranya didapati bahawa pekerja berkenaan merupakan ancaman keselamatan kepada Kerajaan atau terlibat dalam kegiatan jenayah atau penyalahgunaan dadah atau berkelakuan yang tidak senonoh. Sekiranya berlaku, maka segala pembayaran dan perbelanjaan (jika ada) hendaklah ditanggung kesemuanya oleh Kontraktor. 10

11 15. PAKAIAN SERAGAM Kontraktor hendaklah memastikan pakaian seragam seperti berikut digunakan: Kemeja putih (lengan panjang) dan berseluar slack hitam berserta dengan penutup kepala bagi pramusaji lelaki Kemeja putih (lengan panjang) dan berkain hitam / berseluar slack hitam berserta dengan penutup kepala bagi pramusaji wanita Kemeja putih dan berseluar slack hitam berserta dengan penutup kepala bagi tukang masak dan pencuci lelaki Kemeja putih (lengan panjang) dan berkain hitam / berseluar slack hitam berserta dengan penutup kepala bagi tukang masak dan pencuci wanita Tukang masak dan pencuci hendaklah pakai apron putih semasa bertugas Semua pekerja diwajibkan memakai kasut semasa bertugas Pakaian yang menjolok mata adalah dilarang sama sekali dan pihak INTAN berhak mengarahkan pekerja yang melanggar syarat ini meninggalkan kawasan INTAN dengan serta-merta Contoh pakaian tersebut hendaklah terlebih dahulu dipersetujui dan diluluskan oleh Pengarah INTAN atau wakilnya. 11

12 16. MEMERIKSA KEBERSIHAN Kontraktor hendaklah membenarkan Pengarah INTAN atau wakilnya memasuki pada bila-bila masa tempat-tempat yang digunakan oleh kontraktor dan kakitangannya dengan tujuan memeriksa keadaan kebersihan dan tempat tersebut. Mereka juga adalah berhak untuk memeriksa kebersihan seseorang pekerja itu jika difikirkan perlu. 17. KEGAGALAN MELAKSANAKAN TUGAS INTAN berhak untuk mengurangkan bayaran bulanan kepada kontraktor jika berlaku kegagalan menjalankan tugas yang disebabkan oleh kontraktor sendiri. Bagi maksud ini, Kontraktor akan dianggap telah gagal, jika: Makanan bermasak lewat dibekalkan iaitu lebih daripada 15 minit dari jadual yang ditetapkan di perenggan 3.2 dan jumlah potongan adalah bersamaan dengan 100% (tiada bayaran) daripada nilai tempahan yang lewat; atau Tidak menghantar pekerja secukupnya seperti yang telah dinyatakan di dalam perenggan Kegagalan kontraktor untuk menyediakan jumlah pekerja minimum layak dikenakan pemotongan ke atas tuntutan bulanan yang dikemukakan mengikut asas pengiraan pemotongan seperti berikut: Pemotongan Jika Tidak Memenuhi Jumlah Pekerja Peranan Minimum (RM / orang / hari) Penyelia 100 Pramusaji 60 Tukang Masak 80 12

13 Pembantu Tukang Masak 70 Pencuci Sekiranya kontraktor gagal menyediakan dan membekal makanan berkualiti seperti yang ditetapkan atau hasil kerja yang tidak memuaskan seperti yang ditetapkan dalam spesifikasi, INTAN boleh membuat pemotongan sebanyak maksimum 10% dari tuntutan bayaran mengikut tempahan sajian yang terlibat. Hasil kerja yang tidak memuaskan di sini bermaksud seperti berikut: (i) Menukar menu tanpa memaklumkan dan mendapat kelulusan daripada Pengarah INTAN atau wakilnya; (ii) Menukar bahan asas yang telah ditetapkan (seperti menukar ikan kepada daging atau sebagainya); (iii) Menukar cara kaedah masak yang telah ditetapkan dalam menu (seperti mengukus kepada membakar atau sebagainya); (iv) Membekal makanan yang tidak berkualiti (buah-buahan yang kecil atau kecut, basi, nasi dan lauk mentah atau sebagainya); (v) Tidak memasang api kepada food warmer; (vi) Lantai Dewan Makan dan dapur kotor dan berbau serta tidak kemas; (vii) Pramusaji tidak memakai pakaian seragam yang lengkap seperti yang dikehendaki dalam tender dan kebersihan peribadi yang lemah; (viii) Hasil kerja lain yang tidak memuaskan berdasarkan kepada aduan yang diterima daripada mana-mana sumber yang disahkan oleh Pengarah INTAN atau mana-mana wakilnya; 13

14 (ix) Tenaga pekerja yang bertingkah-laku tidak memuaskan termasuk melanggar arahan yang dikeluarkan oleh Pengarah INTAN atau mana-mana wakilnya; (x) Kontraktor tidak mematuhi penghantaran bekalan mentah seperti di perenggan Pemotongan bagi kegagalan menyediakan bekalan secukupnya mengikut bilangan sajian yang ditempah oleh pihak INTAN yang seterusnya menyebabkan pengurangan kuantiti sajian akan dibuat mengikut asas pengiraan berikut: Pemotongan s Pengiraan Pemotongan Jika Kuantiti Bekalan Tidak Mencukupi 30% bagi kekurangan satu menu dalam satu sajian Pemotongan sebanyak 30% daripada tuntutan yang dikemukakan bagi tempahan sajian tersebut. Contoh : Tempahan sajian = Makan tengah hari Tuntutan makan tengah hari = RM1, Potongan 30% = RM Bayaran kontraktor = RM Kekurangan kuantiti sajian dalam satu menu Kuantiti Kurang Pemotongan 1-10 sajian RM sajian RM sajian RM sajian RM sajian RM sajian dan ke atas Sajian dianggap tidak lengkap dan dianggap kekurangan satu 14

15 menu. Tertakluk kepada pemotongan 30% daripada tuntutan yang dikemukakan bagi tempahan Pemotongan ini boleh dibuat melalui tuntutan bil bulanan yang dikemukakan oleh kontraktor. 18. PROSES PENGENALAN TUGAS Satu proses pengenalan tugas selama dua (2) hari akan diadakan seminggu sebelum kerja bermula tanpa sebarang bayaran. Proses pengenalan tugas hendaklah dilakukan bersama dengan Pengarah INTAN atau wakilnya. Di antaranya perkara-perkara yang akan dilakukan ialah: Menyenaraikan senarai pekerja; Menyenaraikan bidang tugas; Keterangan tentang skop kerja dan standard kualiti kerja; Keterangan tentang peranan penyelia; Semakan perkakasan dan lokasi sajian; dan Membuat jadual kerja Perincian Perkara hendaklah dikemukakan oleh kontraktor. 19. PENERIMAAN BEKALAN BARANG BASAH MENTAH Semua bekalan barang basah hendaklah dibekalkan sehari sebelum sajian berkaitan disediakan. 15

16 19.2. Semua bekalan barang basah hendaklah segar dan dalam keadaan baik mengikut spesifikasi yang ditetapkan Semua penerimaan bekalan basah akan dibuat oleh wakil INTAN bersama wakil dari syarikat. Bekalan yang tidak menepati spesifikasi akan ditolak serta merta dan perlu diganti dengan bekalan baru pada hari yang sama. 20. LAIN-LAIN Pada setiap hari Jumaat setiap minggu, kontraktor hendaklah mendapatkan maklumat daripada Pengarah INTAN atau wakilnya mengenai bilangan kursus dan majlis/program yang akan berlangsung di INTAN Jalan Elmu pada minggu berikutnya bagi menjamin jumlah dan kualiti makanan yang dikehendaki sentiasa mencukupi. Walau bagaimanapun, jumlah tempahan berdasarkan kepada pencalonan dan pengesahan peserta hanya diterima pakai untuk hari pertama kursus sahaja. Tempahan bagi hari kedua kursus dan hari-hari seterusnya adalah tertakluk kepada jumlah peserta yang berdaftar Kontraktor dikehendaki menyediakan pengangkutan yang sesuai bagi tujuan penghantaran makanan bermasak di dalam atau di luar dari kawasan INTAN atas permintaan Pengarah INTAN atau wakilnya Kontraktor dikehendaki menyediakan makan dan minum untuk tenaga pekerja secara berasingan daripada menu peserta kursus. 21. PEMBAYARAN Kerajaan akan membuat pembayaran ke atas bil-bil yang dikemukakan oleh Petender atau kontraktor yang berjaya dipilih dalam tempoh 14 16

17 hari daripada penerimaan bil-bil berkenaan yang telah diperakukan oleh Unit Domestik, INTAN Bil-bil tuntutan hendaklah tertera dengan jelas Nama, Alamat dan Nombor Akaun Bank. Suatu kontrak formal akan disempurnakan oleh kedua-dua pihak bagi tempoh satu (1) tahun bagi memudahkan pembayaran dilakukan Kontraktor boleh mengemukakan invois kepada Kerajaan untuk membuat bayaran pada setiap tarikh terakhir setiap bulan. 17