BAB II KAJIAN PUSTAKA. sistem menurut Isa,Irwan (2014, 6) adalah suatu rangkaian komponen-komponen

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu Sistem dan Informasi. Definisi sistem menurut Isa,Irwan (2014, 6) adalah suatu rangkaian komponen-komponen yang memiliki kaitan satu sama lainuntuk membentuk suatu kesatuan dan bekerjasama untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan yang sama. Sedangkan menurut H.M Jogianto (2001, 2): Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Sementara Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan alam proses pengambilan keputusan (Sutabri 2012, 22). Dari pengertian dua kata tersebuta maka dapat dikatakan bahwa Sistem Informasi adalah sistem yang saling berhubungan dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu, serta pengambilan keputusan jangka panjang. Sementara informasi dikatakan berkualitas jika memperhatikan aspek relevansi, akurasi, dan tepat waktu. Hadirnya sistem informasi yang ada di perpustakaan akan memberikan kemudahan bagi pengguna (Sutabri 2012, 33). Jenis sistem informasi yang digunakan untuk sistem informasi perpustakaan menurut Kochtanek dan Matthews (2002), antara lain sebagai berikut: 7

2 1. Sofware Komersial (Commercial Software) Perpustakaan tidak dapat memodifikasi sistem informasi yang sudah ada tanpa ijin dari vendor pembuat sistem informasi tersebut, yang dikenal dengan nama Independent Software Vendors (ISV). Dengan demikian, perpustakaan akan membeli lisensi sistem informasi tersebut terkait dengan penggunaannya di perpustakaan dan perawatannya. Kelemahannya jika perpustakaan mengimplementasikan jenis sistem informasi yang commercial software adalah perpustakaan tetap terikat dengan ISV namun dalam perkembangan pemakaiannya pihak perpustakaan tidak bisa memodifikasinya secara bebas tanpa ijin dari ISV tersebut. 2. Sistem Terbuka (Open System) Oleh karena sistem informasi menggunakan bentuk (platform) yang standar maka perpustakaan dapat mengkombinasikan antara sistem informasi yang satu dengan yang lainnya. 3. Sistem Sumber Informasi Terbuka (Open Source System) Perpustakaan dapat memiliki kode sumber (source code) dari sistem informasi tersebut, sehingga perpustakaan dapat menggunakan, memodifikasi, dan menyebarkan sistem informasi secara bebas Karakteristik Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan sistem. Menurut Agus Mulyanto (2009, 2), sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: Komponen Sistem (Components), Batasan Sistem (Boundary), Lingkungan Luar Sistem (environments), Penghubung Sistem (interface), Masukan Sistem (Input), Keluaran (output), Pengolah (proses), Sasaran Sistem (objective), serta Mempunyai Umpan Balik (Feed Back) Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski menyatakan: Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building 8

3 block), yaitu blok masukan (input block), block model (model block), blok keluaran (output block), blokteknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali(controls block). Sedangkan menurut Isa, Irwan (2014, 7) komponen sistem informasi terdiri dari manusia/pengguna, data/media informasi, prosedur, dan alat bantu Penilaian Sistem Informasi Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap efisien dan efektif bila komponen perencanaan disusun dengan cermat dan teliti berdasarkan data yang objektif dan akurat, komponen transformasi informai bekerja secara lancar dengan dukungan sarana dan prasrana, biaya dan metode yang memadai. Untuk mengetahui sampai mana komponen-komponen telah beroprasi dengan baik sebagaimana yang diharapkan, maka perlu diadakan penilaian terhadap sistem informasi tersebut. Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Keputusan itu menyangkut berbagai kemungkinan, misalnya tentang program atau perencanaan, pelaksanaaan atau operasionalataupun tentang administraif. Penilaian merupakan suatu komponen yang penting dalam pengelolaan sistem informasi. Komponen ini erat kaitannya dengan komponen-komponen lainnya, yakni masukan, proses, dan produk (hasil). Dalam pengelolaan Sistem Informasi terdapat tiga straegi penilaian sistem informasi, yaitu sebagai berikut: 9

4 1. Strategi penilaian masukan yang bertujuan menilai perencananinformasi yang disusun berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata. 2. Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan transformasi informasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan, analisis dan penilaian, penyajian dan penyebarluasan, dokumentasi, dan komunikasi yang secara keseluruhanmerupakan suatu proses yang berkesinambungan. 3. Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi. (Sutabri 2012, 47) Penilaian terhadap komponen-komponen tersebut dilakukan dengan menggunakan perangkat kriteria sebagai indikator guna memudahkan pelaksanaan penilaian itu. 2.2Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia untuk pengguna yang sesuai dengan kebutuhan Schell (2008). Sedangkan menurut Febrian (2004) Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Meskipun demikian, sistem informasi manajeman juga berisi kumpulan manusia dan sumber daya di dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memperoses data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian. 2.3Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai kegiatan dalam suatu perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain 10

5 khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian 2009, 1). Menurut Harmawan (2009, 1) sistem perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: 1.Modul Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau puast dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. 2.Modul Pengatalogan Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang ada dalam perpustakaan. Yang tujuannya adalah untuk memudahkan para anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan cepat. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala. 3.Modul keanggotaan. Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. 4.Modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota. 5.Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. 6.OPAC Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, 11

6 kata kunci subyek dan sebagainya. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek (Harmawan 2009, 1). 2.4 Jenis Jenis Evaluasi Sistem Informasi Ada beberapa model yang biasa dan sering digunakan dalam evaluasi sistem informasi, di antaranya adalah: 1. Technology Acceptance Model (TAM) 2. End User Computing (EUC) Satisfaction 3. Task Technology Fit (TTF) Analysis 4. Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model Technology Acceptance Model (TAM) Model ini telah banyak digunakan dalam penelitian sistem informasi untuk mengetahui reaksi pengguna terhadap sistem informasi (Landry et al., 2006). Metode TAM ini pertama sekali dikenalkan oleh Davis pada tahun TAM adalah teori sistem informasi yang membuat model tentang bagaimana pengguna mau menerima dan menggunakan teknologi. Model ini mengusulkan bahwa ketika pengguna ditawarkan untuk menggunakan suatu sistem yang baru, sejumlah faktor mempengaruhi keputusan mereka tentang bagaimana dan kapan akan menggunakan sistem tersebut, khususnya dalam hal: usefulness (pengguna yakin bahwa dengan menggunakan sistem ini akan meningkatkan kinerjanya), ease of use (di mana pengguna yakin bahwa menggunakan sistem ini akan 12

7 membebaskannya dari kesulitan, dalam artian bahwa sistem ini mudah dalam penggunaannya) End User Computing (EUC) Satisfaction Pengukuran terhadap kepuasan telah mempunyai sejarah yang panjang dalam disiplin ilmu sistem informasi. Dalam lingkup end-user computing, sejumlah studi telah dilakukan untuk meng-capture keseluruhan evaluasi di mana pengguna akhir telah menganggap penggunaan dari suatu sistem informasi (misalnya kepuasan) dan juga faktor-faktor yang membentuk kepuasan ini. (Doll et al disitasi oleh Chin et al., 2000) (Gambar 1 : Model Evaluasi End User Computing (EUC) Satisfaction) Model evaluasi ini dikembangkan oleh Doll & Torkzadeh. Evaluasi dengan menggunakan model ini lebih menekankan kepuasan (satisfaction) pengguna akhir terhadap aspek teknologi, dengan menilai isi, keakuratan, format, waktu dan kemudahan penggunaan dari sistem. Model ini telah banyak diujicobakan oleh peneliti lain untuk menguji reliabilitasnya dan hasilnya menunjukkan tidak ada perbedaan bermakna meskipun instrumen ini diterjemahkan dalam berbagai bahasa yang berbeda (Eris L. 2006,1) 13

8 2.4.3 Task Technology Fit (TTF) Analysis Inti dari Model Task Technology Fit adalah sebuah konstruk formal yang dikenal sebagai Task-Technology Fit (TTF), yang merupakan kesesuaian dari kapabilitas teknologi untuk kebutuhan tugas dalam pekerjaan yaitu kemampuan teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan (Goodhue & Thompson 1995, disitasi oleh Dishaw et al., 2002). Model TTF memiliki 4 konstruk kunci yaitu Task Characteristics, Technology Characteristics, yang bersama-sama mempengaruhi konstruk ketiga TTF yang balik mempengaruhi variabel outcome yaitu Performance atau Utilization (Eris L. 2006, 3) Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model Yusof et al. (2006, 10) memberikan suatu kerangka baru yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human- Organization-Technology (HOT) Fit Model. Model ini menempatkan komponen penting dalam sistem informasi yakni Manusia (Human), Organisasi (Organization) dan Teknologi (Technology). dan kesesuaian hubungan di antaranya. Komponen Manusia (Human) menilai sistem informasi dari sisi penggunaan sistem (system use) pada frekwensi dan luasnya fungsi dan penyelidikan sistem informasi. System use juga berhubungan dengan siapa yang menggunakan (who use it), tingkat penggunanya (level of user), pelatihan, pengetahuan, harapan dan sikap menerima (acceptance) atau menolak (resistance) sistem. Komponen ini 14

9 juga menilai sistem dari aspek kepuasan pengguna (user satisfaction). Kepuasan pengguna adalah keseluruhan evaluasi dari pengalaman pengguna dalam menggunakan sistem informasi dan dampak potensial dari sistem informasi. User satisfaction dapat dihubungkan dengan persepsi manfaat (usefulness) dan sikap pengguna terhadap sistem informasi yang dipengaruhi oleh karakteristik personal. Komponen Organisasi menilai sistem dari aspek struktur organisasi dan lingkungan organisasi. Struktur organisasi terdiri dari tipe, kultur, politik, hierarki, perencanaan dan pengendalian sistem, strategi, manajemen dan komunikasi. Kepemimpinan, dukungan dari top manajemen dan dukungan staf merupakan bagian yang penting dalam mengukur keberhasilan sistem. Sedangkan lingkungan organisasi terdiri dari sumber pembiayaan, pemerintahan, politik, kompetisi, hubungan interorganisasional dan komunikasi. Komponen teknologi terdiri dari kualitas sistem (system quality), kualitas informasi (information quality) dan kualitas layanan (service quality). Kualitas sistem dalam sistem informasi di institusi pelayanan kesehatan menyangkut keterkaitan fitur dalam sistem termasuk performa sistem dan user interface. Kemudahan penggunaan (ease of use), kemudahan untuk dipelajari (ease of learning), response time, usefulness, ketersediaan, fleksibilitas, dan sekuritas merupakan variabel atau faktor yang dapat dinilai dari kualitas sistem. Kualitas informasi berfokus pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi termasuk rekam medis pasien, laporan dan peresepan. Kriteria yang dapat digunakan untuk menilai kualitas informasi antara lain adalah kelengkapan, 15

10 keakuratan, ketepatan waktu, ketersediaan, relevansi, konsistensi, dan data entry. Sedangkan kualitas layanan berfokus pada keseluruhan dukungan yang diterima oleh service provider sistem atau teknologi. Service quality dapat dinilai dengan kecepatan respon, jaminan, empati dan tindak lanjut layanan (Eris L. 2006, 5) 2.5 Aplikasi Perpustakaan Digital Aplikasi perpustakaan digital merupakan sebuah sistem perangkat lunak generik yang meyediakan infrastruktur baik untuk menghasilkan dan mengolah sistem perpustakaan digital yang fungsional untuk menjalankan fungsi perpustakaan digital, maupun untuk mengintegrasikan berbagai perangkat tambahan agar dapat menawarkan fungsi lain yang lebih spesifik bagi keperluan tertentu (Pendit 2008) Nawalib Nawalib adalah sistem perpustakaan terintegrasi berbasis web yang dirancang untuk memberikan manajemen dan akses yang efektif untuk kedua bahan perpustakaan baik tradisional dan non-tradisional seperti PDF, URL, gambar dan banyak lagi. Dapat diakses dari browser internet, Nawalib mendukung kegiatan back-office dari pusat informasi sekaligus memberikan kemampuan pengambilan keputusan bagi pengguna akhir. Hal ini baik digunakan untuk kedua bentuk situs baik perpustakaan dengan situs tunggal dan perpustakaan dengan multi-situs. Nawalib dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pemikiran pustakawan. Program ini dilengkapi dengan cetak label dan kartu katalog, dan untuk menyesuaikan laporan. Menghimpun dan memberikankemampuan pengguna untuk mengaotomatisasi setiap tugas perpustakaan, termasuk Sirkulasi, Katalog, 16

11 Penelusuran, Inventarisasi, Laporan, dan banyak lagi (Pt. Smart Softindo International 2007) 2.6 Kolesi Perpustakaan Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam buku Pedoman Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literatur (1998, 2), Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Sedangkan menurut Ade Kohar (2003, 6), Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Pada umumnya koleksi perpustakaan tidak hanya mencakup buku, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman (digital). Koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan sebagainya, sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro film, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory), koleksi elektronik seperti buku elektronik, jurnal elektronik, surat kabar 17

12 elektronik, dan lain sebagainya dan koleksi bahan grafika seperti kartografi (Yulia 1993, 3). Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada, terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Karena koleksi terbitan berseri menyajikan penemuan-penemuan terbaru di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya jurnal ilmiah. Koleksi terbitan berseri mempunyai peran antara lain: a. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan. b.sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan baru dalam bidang tertentu. c. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yulia dan Saleh 1996, 25) Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi terbitan berseri mempunyai peranan penting bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian, koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna. 2.7 Pengertian Terbitan Berseri Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya pada pengguna perpustakaan, Koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber 18

13 informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu yang sama. Lasa Hs (1994, 97) menyatakan bahwa: Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab. Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000, 12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu. Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dan yulia (1996, 3) memberikan defenisi yang lebih rinci mengenai terbitan berseri yaitu: 1.Setiap terbitan yang dipublikasikan dalam bagian-bagian yang berturuturut, muncul dalam tenggang waktu yang biasanya teratur. Terbitan ini dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas. Didalamnya mencakup terbitan berkala (periodicals), koran, buku tahunan, seri monograf yang bernomor dan prosiding, transaction, dan memoar. 2.Suatu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara berturut-turut dengan judul yang sama (seragam). Terbitan ini dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas dengan jarak dan waktu terbittidak perlu teratur. Berdasarkan pengertian diatas dapat dikatakan bahwa terbitan berseri merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan yang ditulis oleh beberapa orang atau lembaga maupun organisasi berdasarkan nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan. 19

14 2.7.1 Ciri-ciri Terbitan Berseri Terbitan berseri memiliki perbedaan dengan koleksi lainnya. Siregar, Belling (2012) menyatakan bahwa terbitan berseri berbeda dengan buku teks. Sedangkan menurut Saleh dan Yulia ( 1996, 5) terbitan berseri adalah terbitan yang dipublikasikan dalam bagian yang berturut-turut dengan tenggang waktu tertentu, dengan cirri-ciri sebagai berikut: 1.Satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang di tullis oleh beberapa orang. 2.Artikel yang menjadi isi terbitan berseri biasanya tidak terlalu panjang di banding dengan tulisan yang di muat dalam buku atau monograf. 3.Tulisan yang di muat menyampaikan informasi seperti berita, peristiwa penemuan dan gagasan-gagasan baru. 4.Di kelola oleh sekelompok orang biasanya di kenal dengan nama redaksi. 5.Merupakan arsip ilmiah yang telah di ketahui orang 6.Terbit secara berkelanjutan atau terus menerus dan memiliki kala terbit yang di sebut dengan frekwensi seperti: Harian Tengah mingguan/semi weekly Mingguan/weekly Dwi mingguan terbit sekali dalam dua minggu Tengah bulanan/ semi monthly terbit dua kali dalam sebulan Bulanan/monthly Dwi bulanan terbit sekali dalam dua bulan Tiga bulanan terbit sekali dalam tiga bulan Enam bulanan terbit sekali dalam enam bulan Tahunan/annually 7. Memiliki sistem control internasional di kenal dengan ISSN (International Standard Serial Number) Sedangkan menurut Lasa Hs (1994, 98). Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan berseri apabila memiliki ciri-ciri berikut: Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan ditulis oleh banyak orang. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku teks. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman, pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya. 20

15 Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu. misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan seterusnya. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor kontrol terbitan berseri Jenis-jenis Terbitan Berseri Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Nasional RI (2000, 12) disebutkan ada beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain: 1. Majalah (magazine). 2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book), proceeding. 3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain biasanya diberi nomor urut. 4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapahalaman tanpa jilid. 5. Abstrak (abstract). 6. Annual. 7. Brosur (brochure). 8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau periode tertentu. 9. Harian (daily) misalnya surat kabar. 10. Jurnal (journal). 11. Berita (news bulletin). 12. Makalah Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dan Yulia ( 1996, 9) jenis terbitan berseri meliputi terbitan berkala (periodicals), surat kabar/koran, buku tahunan (annual), seri monografi yang bernomor, prosiding, transaction, dan memoar Pengadaan Terbitan Berseri Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan, 21

16 sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara antara lain 1. Pembelian 2. Penukaran 3. Hadiah/sumbangan ( baik berdasarkan permintaan atau tidak permintaan) 4. Penerbitan Sendiri (Siregar 2012, 17) 5. Penggandaan atau reproduksi ( Yusuf dan Suhendar 2005, 32) Inventarisasi Terbitan Berseri Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan inventarisasi meliputi beberapa pekerjaan yaitu pemeriksaan, pengecapan, dan pendaftaran ke buku induk (Yusuf dan Suhendar 2005, 33) Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah: 1. Judul terbitan 2. ISSN 3. Penerbit 4. Alamat 5. Kala terbit 6. Harga langganan 7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah dan pertukaran Pengarang (Abdul Rahman Saleh 1996, 44) 22

17 Dibawah ini terdapat contoh kartu inventaris terbitan berseri: (Tabel 2.1 Kartu Registrasi Majalah) Kartu Registrasi Majalah Judul : Kala Terbit : Issn : Harga Langganan: Penerbit : Beli/Hadiah/Tukar: Alamat : Subjek : Tahun Januari Februari Maret April Dst Tabel 2.2 Kartu Inventaris Terbitan Berseri Tgl Terima Nomor Judul VOL,NO,BLN Et No Inventaris THN Sumber: Abdul Rahman Saleh 1996, 44 Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri dicatat dalam kartu registrasi ataubuku induk/inventarisasi, maka terbitan berseri tersebut dikirim ke bagianpengolahan untuk dibuat katalog dan kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut Pengolahan Terbitan Berseri Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal 23

18 pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah pengklasifikasian. Klasifikasi terbagi menjadi dua jenis yaitu klasifikasi artificial (artificial classification) dan klasifikasi fundamental (fundamental classification) (Suwarno 2010, 118) Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan. Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi bagi terbitanini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai monograf. Oleh karena itu diproses pengklasifikasinya menurut subjek sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf. Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya. Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftarisi atau informasi lain yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagiisinya diteliti secermat mungkin agar 24

19 diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu. Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor klasifikasinya. Menurut Lasa (1994, 34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri yakni: a. Pemeriksaan b. Pemberian cap, tanda kepemilikan c. Pencatatan (dalam kartu registrasi maupun buku inventarisasi) d. Pembuatan kartu catalog Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara lain: a. Halaman Judul. b. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik halaman judul dan kolofon. c. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan bibiliografis serta indeks. d. Luar buku (publikasi). ( Suhendar 2005, 44) Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu: a. Judul majalah, judul pararel, anak judul. b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki. c. Frekuensi kala terbit. d. ISSN (International Standard Serial Number). e. Kota terbit. f. Nama lembaga. g. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan. h. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal oleh kalangan luas. i. Ukuran tinggi majalah. j. Edisi. 25

20 k. Catatan. (Saleh dan Yulia 1996, 51) Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog terbitan berseri Majalah peranian Indonesia Volume 1 no 1 (1974- ) Bogor : institut pertanian bogor, 1874 Jilid : i1. ; 24cm Kuartalan ISSN Tahun volume nomor 1999 I 1234 (Gambar 2; kartu katalog terbitan berseri) Penjajaran Terbitan Berseri Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994, 86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran terbitan berseri yaitu: a. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas. b. Disusun Perkelompok Bidang Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak. c. Disusun Kronologis Penerimaan Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari. 26

21 Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena setiap saat dibutuhkan baik untuk melihatterbitan berseri yang ada/tidak ada ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan Pelayanan Terbitan Berseri Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada seluruh aktivitas akademika yang terdiri darimahasiswa, staf pengajar, peneliti, dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas penelitian yang sedang dilakukannya. 1. Sistem Layanan Terbuka (open access). Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman Umum Pengolahan Koleksi PerpustakaanPerguruan Tinggi (2000, 24) bahwa: Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena 27

22 pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya. Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka perpustakaan harus dapat melakukan beberapa hal antara lain: a. Penataan Koleksi Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis menurut klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan. b. Rambu-rambu Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat. Rambu-rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan. c. Tata Ruang Tata ruang harus baik sehinggamemungkinkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama. d. Katalog Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada. (Soeatminah 1992, 130) 2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access) Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas sirkulasi. Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu: a. Penataan koleksi 28

23 Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan dengan cepat. b. Rambu-rambu Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah kurang diperlukan. c. Tata ruang Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi harus di pisahkan dari ruang pengguna. d. Katalog perpustakaan Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog. (Soeatminah 1992, 131). Menurut Yusuf dan Suhendar (2005, 69) menggolongkan pelayanan menjadi dua bagian yang berbeda yaitu: a. Pelayayan Langsung Dikenal dengan nama pelayanan langsung karena bentuk pelayanannya berupa pemberian pelayanan secara langsung oleh petugas kepada pengguna dan hasilnya bisa secara langsung diterima oleh pengguna tersebut. b. Pelayanan Tidak Langsung Bentuk pelayanan yang tidak langsung memberikan hasil seketika. Pelayanan ini merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan dalam rangka pembinaan dan pemberian motivasi kepada pengguna agar pendayagunaan koleksi tetap terpelihara. 29