BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) maka perpustakaan pun bertujun membantu melaksanakan ketiga dharma perguruan tinggi. Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuan utamanya. Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpusatakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik dan perpustakaan sekolah tinggi. (Sjahrial-Pamuntjak; 2005:5) Dari kedua pendapat diatas, penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan wadah yang sangat penting dalam memberikan informasi dan pelayanan kepada pengguna. Pengguna yang dilayani di perpustakaan perguruan tinggi ini terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, dan peneliti. Jika perpustakaan universitas berjalan dengan baik maka program pendidikan yang ada di universitas tersebut akan berjalan dengan lancar sehingga program Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi, perpustakaan melaksanakan pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan pelayanan informasi yang dapat menunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dilaksanakan lembaga induknya.

2 Menurut Sulistyo-Basuki (1991:52) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis mulai dari mahasiswa sampai staf pengajar 3. Menyediakan sarana belajar untuk pengguna perpustakaan 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi pemakai 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi sampai pada lingkungan industri. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis, ruang belajar untuk pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: a. Fungsi Interprestasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya b. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran. c. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencarian pengguna informasi. d. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. e. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. f. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.

3 g. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan yang berhasil dalam memberikan informasi kepada para pengguna adalah perpustakaan yang berhasil menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan para pengguna. Demikian halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi harus selalu berusaha menyajikan informasi yang sistematis. Menurut Siregar, Belling (1992: 2) mengatakan: Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa, koleksi hendaknya disesuaikan dan dikembangkan dengan kebutuhan penggunanya yang berubah dari tuntutan pemakainnya pada masa sekarang dan masa yang akan datang sehingga mutu perpustakaan tetap ada dan pelayanan bisa berjalan dengan baik Karya Cetak Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperi: Buku Buku merupakan koleksi yang paling umum dihimpun perpustakaan. Buku adalah terbitan yang membahas informasi tertentu yang disajikan secara tertulis sedikitnya setebal 64 halaman tidak termasuk halaman sampul, diterbitkan oleh penerbit atau lembaga tertentu, serta ada yang bertanggung jawab terhadap isi yang dikandungnya (pengarang). Selain itu UNESCO juga memberikan standard tentang bahan pustaka. Beberapa jenis buku adalah sebagai berikut: 1. Buku teks (buku wajib), yaitu buku untuk mahasiswa maupun dosen baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah yang ada. 2. Buku penunjang, buku pengayaan yang telah mendapat rekomendasi dari pemerintah untuk digunakan kalangan mahasiswa tentang bidang tertentu. 3. Buku fiksi serta buku bergambar yang dapat merangsang rasa ingin tahu dan dapat mengembangkan imajinasi anak didik.

4 4. Buku populer (umum) merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan secara umum dan populer. 5. Buku rujukan (referens) merupakan buku yang menggambarkan isinya yang tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja seperti arti kata. Buku rujukan (referens) tidak perlu dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda dengan susunan buku. Contoh: kamus, ensiklopedia, almanak, direktori, dan buku tahunan dan lain-lain. Terbitan Berseri Pada umumnya berseri berupa majalah dan koran. Majalah dan koran diperlukan sebagai koleksi perpustakaan karena keduanya berisi berita aktual yang meliputi beberapa aspek kehidupan manusia. Majalah biasanya diterbitkan mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan. Koran diterbitkan setiap hari. Tabloid merupakan terbitan seperti koran tetapi ukurannya separuh dari ukuran koran Karya Noncetak Karya noncetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku dan majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah: Rekaman Suara Rekaman suara adalah bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Gambar Hidup dan Rekaman Video Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video yang pada umumnya bersifat rekresi. Bahan Grafika Ada dua jenis atau tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (seperti lukisan, bagan, foto, gambar teknik) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (seperti selid, transparansi, dan film strip).

5 Bahan Kartografi Yang termasuk kedalam jenis adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya Bentuk Mikro Bentuk mikro adalah koleksi perpustakaan yang merupakan alih media dari buku ke dalam mikro seperti mikro film dan mikro fice (carik mikro). Mikro film pada umumnya berbentuk rol dan carik mikro berbentuk lembaran. Koleksi mikro hanya bisa dibaca dengan alat bantu yaitu mikro reader (alat baca bahan mikro). Bentuk mikro bisa juga dicetak dengan alat yaitu mikro reader printer. Pada umumnya mikro film yang disajikan untuk pengunjung perpustakaan adalah film positif. Ada 3 macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu: Mikrofilm Bentuk mikro dalam bentuk gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm dan 35mm. Mikrofis Bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105mm x 148mm (standard) dan 75mm x 125mm. Mikroopaque Bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukurannya sebesar mikrofis Karya Dalam Bentuk Elektronik Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya. Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengar memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata

6 dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia. Contoh: video, kaset, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, dan film. 2.2 Pengadaan Bahan Pustaka Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna secara up to date. Melalui kegiatan kerja pengadaan tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, terbitan berseri lainnya seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur, dan sebagainya, sedangkan koleksi noncetak seperti kaset, audio visual, microfilm, microfis, piringan hitam, video kaset, CD ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain. Pengadaan koleksi adalah hal-hal yang mencakup perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah, atau pertukaran, pembayaran atau tanda terima pembayaran dan pemeliharaan catatan-catatan yang berkaiitan dengan pengadaan Yulia, (1993:41). Jadi, pengadaan bahan pustaka tersebut adalah kegiatan layanan teknis perpustakaan dalam rangka melengkapi atau memenuhikebutuhan pengguna perpustakaan yang dimulai dari pemilihan, pemesanan, sampai pada tahap pemeriksaan dan inventarisasi Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan bahan pustaka adalah proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan proses pemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek (Sulistyo-Basuki; 1993:426). Dalam usaha pemilihan bahan pustaka, sebelum masuk ke langkah beikutnya, perlu dilakukan tinjauan kembali terhadap buku yang akan dipilih, apakah sudah dimiliki sebelumnya untuk menghindari duplikasi bahan pustaka. Tujuan pemilihan bahan pustaka adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan

7 pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai yang sekarang dan yang akan datang (Sulistyo-Basuki; 1993:427). Menurut Sulistyo-Basuki, (1993:431) terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan bahan pustaka, antara lain : a. Buku Pustakawan harus tahu keadaan buku yang ada di pasaran (seberapa jauh buku yang tersedia, bagaimana proyeksinya yang akan datang). b. Pemakai Pustakawan harus memahami selera pemakai dalam bidang ilmu pengetahuan. c. Sumber daya Pustakawan harus mengetahui sumber daya yang ada, termasuk dana dan anggaran, staf serta buku yang dapat dipinjam dari perpustakaan lain. Dari pernyataan diatas yang paling penting diperhatikan adalah sumber ketersediaan dana. Sebab tanpa dana yang cukup, pengadaan bahan pustaka akan sia-sia untuk dilaksanakan Pihak yang Berwenang Memilih Bahan Pustaka Dalam suatu perpustakaan, pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka bukan hanya pustakawan tetapi semua unsure yang berkepentingan, termasuk para pengguna jasa perpustakaan. Menurut Yulia, (1993:75), pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka adalah: 1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka adalah kepala sekolah, dan wakil, guru, pelajar boleh saja memberikan saran. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang adalah dewan penasehat, penyantun perpustakaan, dan tokoh masyarakat. 3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dosen, staf dan mahasiswa menyarankan dan harus dipertimbangkan kesesuaiannya dengan kebutuhan. 4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan tersebut bernaung. 5. Pada akhirnya, pustakawanlah yang berwenang apabila bahan pustaka tersebut dipilih atau tidak, karena pustakawanlah yang mengetahui

8 apakah bahan pustaka tersebut cocok atau tidak serta dana yang tersedia. Selain yang disebutkan diatas, untuk dapat melakukan pemilihan bahan pustaka, pihak-pihak yang berhubungan harus memiliki pengetahuan seperti (Sulistyo-Basuki; 1993: 429): 1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedi, paham akan dunia penerbitan, khususnya kelemahan dan keunggulan suatu penerbit. 2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan dan mengapa ada kelompok pengguna bahan pustaka yang satu berbeda dengan pengguna perpustakaan yang lain. 3. Memahami kebutuhan para anggota. 4. Personil pemilihan buku harus bersifat netral serta harus menguasai informasi dan akal sehat dalam pemilihan. 5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. 6. Mengetahui buku melalui proses membaca Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka Prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka ditetapkan sebagai upaya untuk menyesuaikan pemilihan bahan pustaka dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Prinsip tersebut diperjelas sebagai berikut: 1. Relevansi atau kesesuaian Bahan pustaka harus disesuaikan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan dengan lembaga induknya. 2. Kesesuaian dengan kebutuhan pengguna Pemilihan bahan pustaka harus mengutamakan kepentingan pengguna dengan tujuan untuk memenuhi tingkat keterpakaian pemakai. 3. Kelengkapan Pengadaan bahan pustaka hendaknya berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pemakai jasa perpustakaan, bukan berpedoman pada jumlah banyaknya eksemplar buku tetapi harus diperhatikan kualitas koleksi tersebut. 4. Kemutakhiran Isi yang terdapat dalam bahan pustaka harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 5. Unsur kerja sama dengan pihak lain Perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan berbagai pihak seperti pakar ilmu pengetahuan pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. (Siregar; 2002: 80).

9 Sedangkan untuk menentukan judul bahan pustaka apa yang akan dipilih pihak perpustakaan harus mengetahui apakah terbitan tersebut masih dapat dibeli di pasar toko buku dengan penerbit atau tidak Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka Untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, maka diperlukan alat bantu pemilihan buku. Alat bantu tersebut adalah: 1. Sarana pembaca 2. Timbangan buku seperti yang terdapat pada surat kabar dan majalah 3. Bibliografi (Sulistyo-Basuki; 1993: 432). Sedangkan alat bantu seleksi yang lain adalah: 1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri yang berisi: a. Judul, anak judul, judul paralel b. Edisi, negara, bahasa, bentuk c. Kota terbit, penerbit d. Tahun terbit e. Harga langganan f. ISSN 2. Bibliografi nasional dan internasional 3. Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain 5. Tim, bahan buku, iklan, dan lain-lain (Milburga; 1994: 74). Jadi melalui diatas pihak-pihak yang melakukan pemilihan bahan pustaka dapat menentukan bahan pustaka mana yang cocok. 2.3 Penerapan Teknologi untuk Kemudahan Pengadaan Di era globalisasi sekarang ini seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, maka pengadaan bahan pustaka sangat mudah dilakukan yaitu dengan cara pengaksesan melalui internet seperti dalam pemesanan buku, tidak harus langsung ke toko buku ataupun ke luar negeri, apabila ada buku yang harus dibeli cukup dengan mengakses melalui internet Informasi Buku Baru Informasi buku baru bisa kita dapatkan melalui akses internet, dengan mengakses internet kita dapat melihat harga, pengarang, judul buku, bahan buku-

10 buku yang baru terbit. Untuk melihat informasi buku-buku baru penerbit dalam negeri maupun luar negeri dapat dilihat melalui website seperti ini: a. Penerbit Dalam negeri http: // http: // http: // http: // /katalog index.php http: // b. Penerbit Luar Negeri http: // Graw Hill.com http: // http: // http: // http: // Alat Bantu Seleksi Ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu. Secara garis besar alat Bantu seleksi dapat dibedakan menjadi 2 kelompok. 1. Alat Bantu seleksi Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliogafi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan dengan panjang yang bervariasi. Contoh alat Bantu seleksi antara lain: Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu, subjek tertentu, atau kelompok tertentu Indeks

11 Alat bantu seleksi menurut oleh Darmono, (2001:55-56) adalah sebagai berikut: 1. Katalog Penerbit dari berbagi Penerbit Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku (Darmono; 2001:55). 2. Tinjauan Buku Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama (Darmono; 2001:55) 3. Bibliografi Nasional Indonesia Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintah, laporan konferensi serta peta (Darmono; 2001:56) 4. Daftar Buku IKAPI Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan (Darmono; 2001:56) 5. Resensi Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televise (Lasa Hs; 2001:162). Menurut Soeatminah (1992:76) alat Bantu seleksi meliputi: Katalog penerbit dalam dan luar negeri Bibliografi nasional dan internasional Bibliografi khusus berbagi bidang ilmu Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain Timbangan buku, iklan, dan lain-lain Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (corelist) 2. Alat Identifikasi dan Verifikasi Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara tertentu dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai

12 untuk melakukan verifikasi apakah nama dan judul pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak. Contoh alat identifikasi atau verifikasi adalah: Katalog penerbit Bibliografi Katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu Kemudahan Pemesanan Pemesanan buku secara online telah banyak dilakukan oleh perpustakaan saat ini, pemesanan buku tidak lagi harus memesan langsung ke toko buku ataupun keluar negeri apabila ada buku yang harus dibeli, dengan mengakses melalui internet sudah lebih mudah untuk pemesanan buku ataupun bahan pustaka. Adapun cara yang dapat digunakan ialah misalnya pemesanan bahan pustaka cukup dengan mengisi form pembelian yang tersedia di website atau dengan mengirimkan . Untuk konfirmasi biaya keseluruhan (harga buku dan biaya pengiriman). Lalu sebutkan nama buku, pengarang dan penerbit yang ingin dipesan. Kita juga harus menyebutkan alamat kita agar dapat menyebutkan biaya pengiriman dan akan dijawab oleh toko buku tersebut melalui dan jawaban tersebut akan mencantumkan harga buku dan pengiriman dan serta mencantumkan nomor rekening toko buku tersebut misalnya Bank Lippo, Bank Mandiri, untuk dipilih sebagai perantara. Pembayan dapat dilakukan dengan cara: 1.Transfer Bank melalui ATM 2.Credit Card 3.Bank Draft 4.Money Order 5.Kode Pembelian Jika belum menjadi anggota kita harus mengisi form keanggotaan dengan mendaftarkan melalui kita dan mengikuti seluruh petunjuk didalamnya. Perpustakaan yang akan membeli bahan pustaka dapat mengakses melalui internet di website seperti dan lain-lain.

13 2.4 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Pembelian Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui pembelian merupakan cara yang paling efektif dalam pengadaan bahan pustaka, karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok sesuai dengan dana yang tersedia. Pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain yaitu: 1. Melalui toko buku 2. Melalui penerbit, baik penerbit dalam maupun luar negeri 3. Melalui agen buku, baik agen dari dalam maupun luar negeri. 1. Pembelian Buku Melalui Toko Buku Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang memiliki jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun dari sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus. Kekurangan yang sering ditemukan dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Sementara itu toko buku tidak selalu terdapat di setiap kabupaten. Bagi buku terbitan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesan yang lama. Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga. Cara pemesanan bahan pustaka / buku melalui toko buku yaitu: 1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap, misalnya dalam rangkap 3 dimana 2 rangkap disusun dalamdaftar pesanan dan 1 rangkap disisipkan dalam katalog. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.

14 Gambar-1 Contoh kartu pesanan KARTU PESANAN Pengarang : Judul : Edisi : Tahun : Penerbit dan tempat terbit : Dana : Jumlah : Agen : Harga satuan : Pemesanan : Tgl. Terima : Tgl. Pesan : Sumber: Yulia (1993:45) 2. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan diatas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasnya. Tabel-1 Contoh format daftar pesanan buku No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jlh. Eks Harga Pemesanan Sumber: Yulia (1993:45) 3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada. 4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan kepada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan. 5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau cek), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya. 6. Beritahu kepada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang. 7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada pada kota tersebut.

15 2. Pembelian Buku Melalui Penerbit Pemesanan buku dapat juga dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Menurut Yulia, (1993:46), defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pemesanan buku secara langsung melalui penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang kita tahu diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit. Dengan demikian penerbit hanya dapat melayani pesanan-pesanan perpustakaan secara terpisah, yaitu terbatas pada judul-judul yang diterbitkan penerbit tersebut. Adakalanya terdapat penerbit yang menjadi eksportir dan juga mempunyai toko buku yang menjual buku-bukunya sendiri (misalnya Gramedia). Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu: 1. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan. 2. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya. 3. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaa buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim proforma invoice yaitu daftar buku yang dilengkapi daftar harganya. 4. Setelah invoice Anda terima, periksa dana yang tersedia. 5. Lakukan pembayaran, dapat dilakukan langsung (jika jarak perpustakaa dengan penerbit dekat), atau dapat dilakukan melalui bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya. 6. Bukti pembayaran melalui bank harus Anda kirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice. 7. Fotokopi dari bukti pembayaran melalui bank harus Anda simpan dengan baik agar Anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah Anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari. 3. Pembelian Buku Melalui Agen Buku Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberika pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Agen buku

16 yang besar memiliki buku-buku dari berbagai penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku. Hal ini disebabkan karena: Melalui agen, semua pesanan judul-judul yang berasal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur. Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari pustakawan saja, tetapi lebih dari itu mereka juga menindaklanjuti dengan membantu menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesanmemesan. Evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal, yaitu: 1. Pelayanan ekstra 2. Potongan harga 3. Waktu pengiriman 4. Pemenuhan pemesanan Saat ini perpustakaan mempunyai beberapa rencana pemesanan yang membantu proses seleksi dan pengadaan secara terus-menerus, yaitu: 1. Sejumlah besar buku-buku dari penerbit atau agen disampaikan ke perpustakaan secara otomatis. 2. Prosedur ini memberikan penghematan biaya dan discount yang tinggi. 3. Pustakawan mendapat kesempatan untuk menilai buku-buku sebelum diterima atau ditolak. 4. Agen atau penerbit mungkin mengirim judul-judul yang tidak disukai untuk direview. Langkah-langkah Pembelian dan Pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan. 2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui catalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. 3. Menerima atau menolak usulan. 4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan. 6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan/langganan. 8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.

17 Prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya. 2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip. 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan cacat, atau rusak desertai dengan permintaan penggantian. 4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim. 5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan. 6. Membuat berita acara penerimaan. (Wijayati; 1998:54). Dalam berlangganan, perpustakaan menghadapi beberapa kesulitan antara lain: 1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh sehingga dibutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang cukup banyak. 2. Masalah klaim. Perpustakaan sering menerima bahan pustaka tidak sesuai dengan pesanan, sehingga dibutuhkan waktu cukup lama dan balasan klaim sering tidak terbalas. 3. Masalah biaya pengiriman yang cukup mahal sehingga pengiriman sering terlambat. 4. Informasi tentang buku tersebut sulit didapatkan. 5. Harga buku cenderung naik tidak stabil ehingga perpustakaan sering berhenti berlangganan karena dana terbatas (Siregar; 2002:32). Disebutkan juga sebelum menentukan judul bahan pustaka yang akan dibeli ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain : 1. Dana yang tersedia 2. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan 3. Mengetahui minat, bidang para pengguna 4. Memperhatikan dan memeriksa judul-judul yang dilanggan perpustakaan (Lasa; 1994:17).