GAMBARAN PENGENDALIAN MISSFILE PADA BAGIAN FILING RAWAT INAP DI RSUD KABUPATEN BREBES TAHUN Karya Tulis Ilmiah

Transkripsi

1 GAMBARAN PENGENDALIAN MISSFILE PADA BAGIAN FILING RAWAT INAP DI RSUD KABUPATEN BREBES TAHUN 2016 Karya Tulis Ilmiah Disusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd. RMIK) pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Oleh : ANITA RIZKIANA D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Penulis ii

3 iii

4 PENGESAHAN PENGUJI iv

5 KEASLIAN PENELITIAN

6 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK

7 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya, Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa atnya di hari akhir, Almarhumah Ibu dan Bapak ku yang sangat aku rindukan, aku sayangi dan sangat-sangataku cintai:* Semua kakak ku yang begitu menyayangiku khususnya Dewo, Ageng dan Sekar yang selalu menjadi semangat dan motivasiku, Imam Santoso yang memberikan semangat jiwa dalam pembuatan KTI :D Serta teman ku yang memberikan rasa nano-nano disetiap hari ku, bebeb Yuli, bebeb Hera, bebeb Wiwit dan bebeb lainnya yang ada dikost nakula rayadesi, O os, Aman, Elma makasih atas semangat dan dukungannya yee Teman teman seperjuangan D3 RMIK 2013, sukses ya buat kita semua ^_^ vii

8 DAFTAR RIWAYAT HIDUP Nama : Anita Rizkiana Tempat, tanggal lahir : Brebes, 05 November 1993 Jenis Kelamin Agama : Perempuan : Islam Alamat : Desa Bangsri Rt 03/ RW V Kec. Bulakamba Kab. Brebes Riwayat Pendidikan 1. SD Negeri Bangsri 01, tahun MTs Negeri Model Brebes, tahun SMA Pondok Modern Selamat Kendal, tahun Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013 viii

9 PRAKATA Segala puji dan syukur yang tak terhingga, penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Inayah, Hidayah serta Ridhonya sehingga penyusun dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul Evaluasi Pengelolaan Filing Rekam Medis Rawat Jalan untuk Pencegahan Missfile di RSUD Majenang Kabupaten Cilacap Tahun Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak, baik moral maupun material. Oleh karena itu pada kesempatan yang berbahagia ini penyusun ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sedalam dalamnya kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro 4. Dyah Ernawati, S.Kep, Ns, M.Kes selaku pembimbing yang telah mengarahkan selama penyusunan karya tulis ini. 5. Jaka Prasetya S.Kep, M.Kes selaku Dosen Penguji. 6. Indra Gunawan, Amd.PK, S.KM, selaku kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Kabupaten Brebes. 7. Ike Rosanti, Amd.PK selaku Ka. Ruang Filing Rekam Medis 8. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSUD Kabupaten Brebes. ix

10 9. Rekan rekan instalasi rekam medis semua, terima kasih dukungan dan bantuannya. 10. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan dan dukungannya. Akhir kata dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini kami menyadari masih jauh dari sempurna, maka kami mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Penyusun berharap semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan pembaca pada umumnya. Semarang, 29 Juli 2016 Penulis x

11 Program Studi DIII Rekam Medis & Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ANITA RIZKIANA ABSTRAK GAMBARAN PENGENDALIAN MISSFILE PADA BAGIAN FILING RAWAT INAP DI RSUD KABUPATEN BREBES TAHUN 2016 xvi + 54 hal + 14 tabel + 3 gambar + 5 lampiran Berdasarkan sampel 100 rekam medis yang diambil secara acak, ditemukan 9% yang missfile. Dokumen rekam medis yang missfile mengakibatkan kesalahan letak sehingga memperlama pencarian kembali dan berpengaruh terhadap kesinambungan data karena pasien dibuatkan dokumen rekam medis baru dan tidak digabung dengan dokumen rekam medis lama. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui gambaran pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Metode penelitian adalah observasi dan wawancara dan pendekatan cross sectional. Subyek ialah 3 petugas filing, obyek adalah proses pengendalian missfile. Instrumen penelitian adalah pedoman observasi dan pedoman wawancara. Metode pengolahan data menggunakan penyajian data dan editing. Data dianalisis secara deskriptif dan dibandingkan dengan teori. Berdasarkan hasil penelitian di unit filing rekam medis rawat inap masih terjadi missfile. Terdapat 3 petugas filing yang tidak mengetahui tentang isi protap dan kebijakan sistem penyimpanan, sistem penomoran dan sistem penjajaran dan 2 petugas terdapat petugas yang tidak mengetahui arti dari missfile. RSUD Bresbes belum memiliki protap yang mengatur sistem penjajaran di filing rawat inap namun sudah ada kebijakan. Isi protap belum dilaksanakan yaitu pada protap menggunakan tracer tetapi pada kenyataannya tracer tidak digunakan. Bahan folder terbuat dari kertas karton berwarna hijau yang disimpan ke dalam rak file dengan posisi portrait dan diikat dengan tali agar tidak jatuh. Ditinjai dari bahannya, folder sangat tipis. Tidak menggunakan kode warna pada folder dokumen rawat inap. Saran bagi RSUD Kabupaten Brebes adalah memberikan pelatihan khusus bagi petugas, mensosialisasikan isi protap dan kebijakan ke seluruh petugas rekam medis, menerapkan kode warna pada map folder dokumen rawat inap, menggunakan tracer sesuai dengan prosedur tetap dan membuat prosedur tetap tentang sistem penjajaran. Kata Kunci : Filing, Pengendalian Missfile, Rawat Inap. Kepustakaan : 17 ( )

12 ANITA RIZKIANA The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT DESCRIPTION THE CONTROL OF MISSFILE ON INPATIENT FILING IN REGIONAL PUBLIC HOSPITAL BREBES YEAR 2016 xvi + 54 pages + 14 tables + 3 pictures + 5 appendix Based on a sample of 100 medical records that drawn randomly, founded that 9% occured missfile. It lead to errors that prolong the time of retrieval and affect the continuity of data for medical records because patient made new medical records and not merged with the old medical record. This study determined missfile control in inpatient filing Brebes hospitals. This type of research was descriptive. Research method were observation and interviews and cross sectional approach. Subjects were 3 filing officers, the object was missfile control process. The research instrument were observation and interview guides. Data processing method using data presentation and editing. Data analyzed descriptively and compared with theory. Based on the research, in inpatient medical record filing unit still occured missfile. There were 3 filing officer who did not know about the contents of procedures and policies of storage system, a numbering system and alignment system and two officers who did not know the meaning of missfile. Brebes hospital did not have a standard operating procedure of inpatient alignment system, but already have a policy. The contents of procedure has not been implemented, in standard operating procedure mention about tracer but in fact it did not use tracer. Folder material made of green cardboard that placed into the rack file with portrait position and tied with ropes to keep from falling. Viewed from the material, folder were very thin. Not using the color code on inpatient document folder. Suggestions for Brebes Hospital to provide training to the officers, disseminating the contents of procedures and policies to all medical records officer, implementing the color codes on the documents folder, using tracer according to procedures and make the procedure of alignment system. Keywords : Filing, Missfile Control, Inpatient Bibliography : 17 ( ) xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN HAK CIPTA... ii HALAMAN PERSETUJUAN... iii HALAMAN PENGESAHAN... iv HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN... v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KTI... vi HALAMAN PERSEMBAHAN... vii DAFTAR RIWAYAT HIDUP... viii PRAKATA... ix ABSTRAK... xi ABSTRACT... xii DAFTAR ISI... xiii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR LAMPIRAN... xviii DAFTAR SINGKATAN... xix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Ruang Lingkup... 5 F. Keaslian Penelitian... 6 xiii

14 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis... 8 B. Filing C. Sistem Penyimpanan D. Sistem Penomoran E. Sistem Penjajaran F. Sarana dan Prasarana G. Prosedur Tetap dan Kebijakan H. Pengetahuan Petugas I. Karakteristik J. Kerangka Teori BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep B. Jenis Penelitian C. Variabel Penelitian D. Definisi Operasional E. Subjek dan Objek F. Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD Kabupaten Brebes B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis C. Karakteristik Petugas Filing Rawat Inap D. Sistem Penyimpanan Filing Rawat Inap xiv

15 E. Sistem Penomoran Filing Rawat Inap F. Sistem Penjajaran Filing Rawat Inap G. Prosedur Tetap dan Kebijakan H. Sarana dan Prasarana I. Pengendalian Filing Filing Rawat Inap BAB V PEMBAHASAN A. Karakteristik Petugas Filing Rawat Inap B. Sistem Penyimpanan Filing Rawat Inap C. Sistem Penomoran Filing Rawat Inap D. Sistem Penjajaran Filing Rawat Inap E. Prosedur Tetap dan Kebijakan F. Sarana dan Prasarana G. Pengendalian Filing Filing Rawat Inap BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian... 6 Tabel 2.1 Definisi Operasional Tabel 3.1 Karakteristik Petugas Filing xvi

17 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Teori Gambar 3.1 Kerangka Konsep xvii

18 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Pedoman Observasi Lampiran 2 Pedoman Wawancara Lampiran 3 Hasil Observasi Lampiran 4 Hasil Wawancara Lampiran 5 Surat Ijin Penelitian Lampiran 6 Dokumentasi Lampiran 7 Data Kepegawaian Lampiran 8 Kebijakan tentang Sistem Penyimpanan, penomoran dan penjajaran Lampiran 9 Protap Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis (Filing) Lampiran 10 Protap Sistem Penomoran Dokumen Rekam Medis (Filing) Lampiran 11 Usulan tracer xviii

19 DAFTAR SINGKATAN 1. RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah 2. DRM : Dokumen Rekam Medis 3. SNF : Straight Numerical Filing 4. TDF : Terminal Digit Filing 5. MDF : Middle Digit Filing 6. UNS : Unit Numbering Sistem 7. SNS : Serial Numbering Sistem 8. SUNS : Serial Unit Numbering Sistem 9. Protap : Prosedur Tetap 10. BLUD : Badan Layanan Umum Daerah 11. ICU : Intensive Care Unit 12. VIP : Very Important Person 13. VCT : Voluntary Counselling and Testing 14. IGD : Instalasi Gawat darurat 15. BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial xix

20 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah institusi yang menyediakan pelayanan spesialistik, pelayanan medis dan pelayanan perawatan terus menerus untuk diagnosa dan pengobatan oleh para staf ahli. Dalam memberikan pelayanan kesehatan, tenaga kesehatan pemberi pelayanan wajib mencatat semua tindakan yang diberikan kepad pasien, selanjutnya semua yang telah dicatat itu haruslah didokumentasikan secara lengkap, cepat, benar dan dapat dipertanggung jawabkan sebagai bukti yang sah secara hukum yang kita sebut sebagai rekam medis. (1) Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung dari dokter atau dokter gigi dan atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging) dan rekaman elektro diagnostik. (2) Untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam rumah sakit tidak terlepas dari sistem yang di berlakukan yang salah satunya adalah sistem pengelolaan rekam medis. Dokumen rekam medis merupakan alat untuk merekam 1

21 2 dan mencatat terjadinya transaksi pelayanan, sehingga isi dokumen rekam medis dapat memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan. Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi untuk menyimpan dokumen rekam medis, penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis, pelindung arsip-arsip dokumen rakam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. (3) Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat serta nyaman. Masing- masing dokumen rekam medis pasien akan didistribusikan ke unit rawat inap sesuai dengan tujuan pasien dan pengiriman tersebut dillakukan oleh petugas filing. Dokumen rekam medis juga harus disimpan agar data pelayanan yang diperoleh oleh pasien dapat terjaga kerahasiaannya dan informasi kesehatan milik pasien berkesinambungan antara pemeriksaan terdahulu dengan pemeriksaan yang terbaru. Di RSUD Kabupaten Brebes telah melaksanakan pengelolaan dokumen rekam medis di bagian filing dengan menggunakan sistem penyimpanan Desentralisasi yang terdiri dari filing rawat jalan dan filing rawat inap. Pada filing rawat jalan telah melaksanakan kegiatan filing dengan sesuai dimana pasien lama akan diberikan dokumen rekam medis pada filing dan dokumen akan dikembalikan lagi kedalam raknya, Tetapi pada filing rawat inap pasien lama tidak dicari dokumen rekam medisnya pada filing, karena semua pasien baik lama ataupun baru akan diberikan dokumen rekam medis dan map yang baru dengan nomor rekam medis yang sama, setelah perawatan selesai dokumen rekam medis akan dikembalikan

22 3 lagi ke filing untuk di scan dan disimpan lagi kedalam rak filing. Namun penyimpanan tersebut tidak disimpan dalam satu map, melainkan hanya disejajarkan disamping map dokumen rekam medis terdahulu. Salah satu cara untuk mempermudah penyimpanan agar terhindar dari kejadian missfile adalah dengan menerapkan kode warna. Sehingga setiap subrak memiliki jenis warna yang sama. Pada survai awal di filing RSUD Kabupaten Brebes penerapan kode warna belum ada, petugas hanya melihat dua angka terakhir pada nomor rekam medis untuk mencari subrak. Akibatnya masih ditemukan dokumen rekam medis yang salah letak (missfile).berdasarkan sampel dari 100 nomor rekam medis yang diambil secara acak untuk menemukan dokumen dari nomor rekam medis tersebut,ditemukan 9% atau dari 100 nomor rekam medis yang dicari terdapat 9 nomor rekam medis yang tidak sesuai pada letaknya(missfile). Dokumen rekam medis yang missfile mengakibatkan kesalahan letak sehingga bisa memperlama pencarian kembali dan ketidaksinambungan data karena dokumen rekam medis baru tidak diletakkan setelah dokumen rekam medis lama. Proses penyimpanan hanya berpatokan pada nomor rekam medis pasien, dimana penyimpanan pada subrak berdasarkan dua angka terakhir disebabkan dokumen rekam medis tidak disatukan dalam satu map yang sama. Berdasarkan wawancara dengan petugas filing yang bahwa mereka ada yang bukan lulusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Gambaran Pengendalian Missfile pada Bagian Filing Rawat Inap di RSUD Kabupaten Brebes Tahun 2016

23 4 B. Rumusan Masalah Gambaran Pengendalian Missfile pada Bagian Filing Rawat Inap di RSUD Kabupaten Brebes Tahun 2016? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui gambaran pengendalian missfile pada bagian Filing Rawat Inap di RSUD Kabupaten BrebesTahun Tujuan Khusus a. Mengetahui karakteristik petugas filing berdasarkan pendidikan, umur dan lama kerja. b. Mengetahui sistem penyimpanan yang dilaksanakan di filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. c. Mengetahui sistem penomoran yang dilaksanakan di filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. d. Mengetahui sistem penjajaran yang dilaksanakan di filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. e. Mengidentifkasikan protap & kebijakan tentang pelaksanaan yang ada pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. f. Mengetahui sarana dan prasarana pada sistem penyimpanan pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes.

24 5 g. Mengidentifikasi pengendalian missfile pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk rumah sakit dalam pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap. 2. Bagi Institusi Pendidikan Memberikan wawasan untuk pengembangan ilmu pengetahuan tentang pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap. 3. Bagi Peneliti Menambah pengetahuan di bidang rekam medis khususnya ilmu dalam pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap. E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Penelitian Penelitian ini termasuk dalam lingkup Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2. Lingkup Materi Materi yang digunakan yaitu Managemant Informasi Kesehatan. 3. Lingkup Lokasi Penelitian ini mengambil lokasi pada bagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes.

25 6 4. Lingkup Metode Metode penelitian yang digunakan yaitu metode observasi dan wawancara. 5. Lingkup Objek Objek penelitian adalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis dan dokumen rekam medis yang missfile pada bagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. 6. Lingkup Waktu Penelitian dilakukan pada bulan Mei F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keasalian Penelitian NO PENELITIAN JUDUL PENELITI METODE HASIL 1. Nurul Fasikhah Tinjauan Penggunaan Peneitian Deskriptif Dari hasil penelitian diketahui Kode Warna Berkas dengan metode bahwa sudah ada Rekam Medis di RSJ survey dan kebijakan/protap dengan Dr. Aminogondo pendekatan cross menggunakan kode warna. Hutomo Semarang sectional Pemberian kode warna Tahun 2002 menggunakan cara mewarnai dengan spidol diblok yang telah disediakan pada map dijajarkan secara TDF pada system penyimpanan secara sentralisasi. Hal yang menjadi kendala adalah ketersediaan dana untuk pembuatan kode warna. 2. Tutus Narsanu Tinjauan Pelaksanaan Penelitian Dari hasil penelitian diketahui Kode Warna pada Deskriptif dengan bahwa sudah ada Sistem Penjajaran metode survei dan kebijakan/protap dengan Berkas Rekam Medis pendekatan cross menggunakan kode warna.

26 7 dengan Angka Akhir di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang Tahun Atik Ratnawati Tinjauan Kode Warna untuk Kemudahan Penjajaran dan Pencegahan Misfile di 4. Cipta Dewi Fortunella Filing RST Bhakti WiraTamtama Semarang Periode 2005 Tinjauan Kode Warna untuk Kemudahan Penjajaran dan Pencegahan Missfile di Filing Rumah Sakit Banyumanik Semarang Tahun 2012 sectional Pemberian kode warna menggunakan cara mewarnai dengan spidol diblok yang telah disediakan pada map dijajarkan secara TDF pada system penyimpanan secara sentralisasi. Hal yang menjadi kendala adalah ketersediaan dana yang banyak karena kode warna yang tercetak pada folder sudah dari tempat pemesanannya. Penelitian Deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan pendekatan cross sectional Penelitian Deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan pendekatan cross sectional Dari hasil penelitian diketahui bahwa tidak ada kebijakan tertulis tentang kode warna, system penjajarannya menggunakan TDF dan sudah menggunakan kode warna dengan pedoman dua angka akhir sebagai angka primer namun hanya menggunakan satu warna Dari hasil penelitian diketahui bahwa Dari hasil penelitian diketahui bahwa sudah ada kebijakan/protap dengan menggunakan kode warna dan angka terakhir, sintem penjajaran TDF dan system penyimpanan dari desentralisasi menuju sentralisasi dimana rekam medis rawat inap dan rawat jalan dijadikan satu. Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh peneliti terdahulu berbeda dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti saat ini.perbedaan tersebut terletak pada lokasi yang digunakan untuk penelitian serta waktu penelitian.

27 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis a. Permenkes no. 269 tahun 2008 Rekam medis disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam ragka pelayanan kesehatan. Pelayanan pasien dilakukan pada sarana tersebut menurut system kesehatan. (2) b. Edna K.Huffman Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat iformasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnose dan pengobatan serta merekam hasilnya. (4) 2. Tujuan Rekam Medis Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di 8

28 9 rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharpkan. Sedangkan trtib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. (5) 3. Kegunaan Rekam Medis Menurut Gibony 1991 kegunaan rekam medis memiliki 6 manfaat, yang terangkum dalam kata ALFRED, yaitu : a. Administration (Administrasi) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Legal (Hukum) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas keadilan. Selain itu, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. c. Financian (Keuangan) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran di rumah sakit.

29 10 d. Research (Penelitian) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. e. Education (Pendidikan) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai. f. Docmentatioan (Dokumentasi) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Fungsi rekam medis antara lain : 1) Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien. 2) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

30 11 3) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. 4) Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah sakit. 5) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya. 6) Menyediakan data data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan. 7) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan. 8) Sebagai dasar ingatan dalam perhitungan biaya pembayaran pelayan medis pasien. (5) B. Filing Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang diabadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

31 12 Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpanan DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis serta perlindungan arsip-arsip DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kimia dan biologi). Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. Yang berhak untuk meminjam dokumen rekam medis yaitu pasien yang bersangkutan, dokter yang terlebih dahulu meinta izin ke ptugas rekam medis untuk meminjam DRM, mahasiswa praktek/magang yang juga telah meminta izin untuk keperluan pendidikan. (1) C. Sistem Penyimpanan (filing) Pada filing terdapat dua cara sistem penyimpanan di dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu: 1. Sentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulirformulir rekam medis seorang pasien ke dalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap seorang pasien menjadi satu dalam satu folder(map). Kelebihannya : a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.

32 13 b. Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk ruangan dan peralatan. c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis lebih mudah di standarisasikan. d. Memungkinkan dalam peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan. e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record. Kekurangan : a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap. b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam. 2. Desentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada masing-masing dalam folder tersendiri atau tempat sendiri. Kelebihannya : a. Efesiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b. Beban kerja yang dilakukan petugas lebih ringan. Kekurangannya: a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

33 14 b. Biaya yang diperlukan untuk ruangan dan peralatan lebih banyak. Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada cara desentralisasi, tetap pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut adalah: a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani tentang pengelolaan rekam medis. b. Kemampuan dari rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintahan daerah. Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk dipilih, mengingat pelayanan akan lebih mudah diberikan kepada pasien. (6) D. Sistem Penomoran Rekam Medis 1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System) Pemberian nomor secara seri adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat, baik pasien baru maupun pasien berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis, dibuatkan juga dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut. Keuntungannya : Bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis serta

34 15 dokumen rekam medisnya sehingga petugas tidak perlu mencari dokumen rekam medis dengan lama. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP. Kerugiannya : a. Terhadap pasien, untuk pasien lama informasi medis yang tercatat di dalam dokumen rekam medis pada kunjungan sebelumnya tidak dapat terbaca pada kunjungan berikutnya. Hal ini berakibat tidak ada kesinambungan informasi. b. Terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, tempat penyimpanann dokumen rekam medis akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh. 2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System) Pemberian nomor cara unit adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Demikian pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut hanya ada 1 folder DRM atas nama pasien yang bersangkutan. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selamamenjalankan pelayanan di sarana kesehatan yang bersangkutan. Dalam pemberian nomor cara unit KIB dan KIUP sangat berarti. Kelebihannya :

35 16 Bagi pasien yaitu informasi hasil-hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan di berikan terdapat dalam 1 folder dokumen rekam medis. Kekurangannya: Pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkujung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama di banding dengan cara SNS. Hal ini di karenakan petugas harus menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu. Apabila pasien tidak membawa KIB akan lebih lama pelayanannya. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System) Pemberian nomor cara seri unit adalah satu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut di cari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila di temukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis di cari di filing, setelah di temukan dokumen rekam medis baru dan lama di jadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang digunakan patokannya adalah nomor rekam medis

36 17 lama. Nomor rekam medis baru atas nama pasien tersebut di coret diganti nomor rekam medis lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. Dokumen rekam medis yang telah di jadikan 1 tersebut di kembalikan sesuai dengan nomor rekam medis lamanya. Kelebihannya: Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara pasien lama dan baru semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Kekurangannya: Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak berkesinambungan. (7) E. Sistem penjajaran rekam medis 1. Terminal Digit Filing System (TDF) Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir dan diakhiri dengan 99. Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numerik sesuai dengan digit Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

37 18 Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpan untuk kelompokk angka-angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis di simpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketiga (tertiary digits) yang selalu berlainan. Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efisien. Berikut contohnya : Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka akhir seperti ini : a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (bagian atau wilayah) di dalam rak penyimpanan.

38 19 Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak- desakan di satu tempat (bagian atau wilayah), dimana rekam medis disimpan di rak. b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian dan bagian c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian. d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru dibagian tersebut. e. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan. g. Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.

39 20 2. Midle Digit Filing System (MDF) Dalam sistem angka tengah menggunakan enam digit, dimana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder dan tersier. Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder dan tersier pasangan kanan. Misalkan: Sekunder Primer Tersier Berikut contohnya: Pada contoh diatas terlihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis ( ) sampai dengan ) berada dalam urutan langsung. Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :

40 21 a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan. b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem angka langsung ke sistem angka akhir. c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah. d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir. e. Petugas penyimpanan dapat dibagi untuk bertugas pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah. Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah: a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama. b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih lama dari angka. 3. Straight Numerical Filing System (SNF) Bentuk yang paling sederhana adalah sistem angka langsung. Setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan. Urutan dalam sistem angka langsung yaitu sebagai berikut:

41 Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu yang diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan. (8) F. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan didalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Pengertian diatas jelas member arah bahwa sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai. (9) Fasilitas dan peralatan harus disediakan agar pelayanan yang efisien. 1. Kode Warna Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi salah letak atau misfile. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen yang harus

42 23 diambil dan disimpan setiap harinya. Dalam upaya mengatasi salah letak / misfile maka pada sistem penjajaran angka akhir atau tengah dapat diberi kode warna sesuai 2 angka kelompok yang digunakan sebagai penjajaran. Ketentuan warnanya yaitu: a. Angka 1 = Ungu b. Angka 2 = Kuning c. Angka 3 = Hijau tua d. Angka 4 = Oranye e. Angka 5 = Biru muda f. Angka 6 = Coklat g. Angka 7 = Kemerahan / Merah muda h. Angka 8 = Hijau muda i. Angka 9 = Merah j. Angka 0 = Biru tua Warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Misalnya pada nomor rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka, dibawah nomor akan ditempelkan warna kuning dan ungu. (10) 2. Outguides (Tracer) Outguides merupakan cara kontrol penggunaan catatan yang penting. Mereka digunakan untuk mengganti catatan yang telah dikeluarkan dari file. tanda ini tetap berada didalam file sampai catatan

43 24 yang dipinjam telah dikembalikan dan diarsipkan. Folder atau kartu sigout dengan kantong untuk menyimpan requitsition slip cukup popular untuk tujuan ini. Penggunaan outguide berwarna sangat membantu petugas dalam menemukan lokasi yang tepat untuk pengarsipan catatan kembali. Outguide dengan kantong plastik besar dapat digunakan untuk tempat laporan lepas atau laporan yang datang kemudian sampai catatan dikembalikan kefile. Karena outguide akan digunakan berkali-kali. Konstruksinya yang kuat merupakan hal yang penting. (11) G. Protap dan Kebijakan 1. Pengertian Protap Protap adalah prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit sebagai panduan atau acuan dalam melaksanakan pekerjaan. 2. Pengertian Kebijakan Kebijakan dalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam melaksanakan suatu pekerjaan. (6) H. Pengetahuan Petugas Pengetahuan merupakan hasil dari tahu, dan ini terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengindraan terjadi melalui pancaindra manusia, yakni indra penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa, dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga.

44 25 Perilaku didasari dengan pengetahuan akan lebih langgeng dari pada perilaku yang tidak didasari dengan pengetahuan. Pengetahuan dalam domain kognifit mempunyai enam tingkatan (12) : 1. Tahu (know) Tahu diartikan sebagai mengingat suatu materi yang telah dipelajari sebelumnya.termasuk ke dalam pengetahuan tingkat ini adalah mengingat kembali (recall) sesuatu yang spesifik dan seluruh bahan yang dipelajari atau rangsangan yang telah diterima.oleh sebab itu, tahu ini merupakan tingkat pengetahuan yang paling rendah. 2. Memahami (comprehension) Memahami diartikan sebagai suatu kemampuan untuk menjelaskan secara benar tentang objek yang diketahui dan dapat menginterpretasikan materi tersebut secara benar. 3. Aplikasi (application) Aplikasi diartikan sebagai kemampuan untuk menggunakan materi yang telah dipelajari pada situasi atau kondisi sebenarnya. 4. Analisis (analysis) Analisis adalah suatu kemampuan untuk menjabarkan materi atau suatu objek ke dalam komponen-komponen, tetapi masih di dalam satu struktur organisasi, dan ada kaitannya satu sama lain.

45 26 5. Sintesis (synthesis) Sintesis menunjuk kepada suatu kemampuan untuk meletakkan atau menghubungkan bagian-bagian di dalam suatu bentuk keseluruhan yang baru. Dengan kata lain sintesis adalah suatu kemampuan untuk menyusun formulasi baru dari formulasi-formulasi yang ada. 6. Evaluasi (evaluation) Evaluasi ini berkaitan dengan kemampuan untuk melakukan justifikasi atau penilaian terhadap suatu materi atau objek. I. Karakteristik Menurut Mathiue dan Zajac (1990), menyatakan bahwa karakteristik personal (individu) mencakup usia, jenis kelamin, masa kerja, tingkat pendidikan, suku bangsa, dan kepribadian. Robbins (2006), menyatakan bahwa faktor-faktor yang mudah didefinisikan dan tersedia, data yang dapat diperoleh sebagai besar dari informasi yang tersedia dalam berkas personalia seorang pegawai mengemukakan karakteristik individu meliputi usia, jenis kelamin, status perkawinan, banyaknya tanggungan dan masa kerja dalam organisasi. Dari pendapat diatas yang membentuk karakteristik individu dalam pelayanan meliputi (13) :

46 27 1. Pendidikan Pendidikan berarti bimbingan yang diberikan oleh seseorang terhadap perkembangan orang lain menuju kearah suatu cita-cita tertentu. Pendidikan diperlukan untuk mendapatkan informasi atau hal-hal yang menunjang kesehatan sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup. Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga perilaku seseorang akan pola hidup terutama dalam memotivasi untuk berperan serta dalam pembangunan kesehatan. Makin tinggi tingkat pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya. 2. Umur Umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas akhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Demikian juga dengan umur pegawai dalam melakukan kegiatan pelayanan.maka tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan pelayanan pada klien.alat ukur umur dibedakan berdasarkan umur muda

47 28 39 tahun dan umur dewasa 39 tahun.pengukuran menggunakan nilai tengah dari umur tertinggi dan umur terendah. 3. Masa kerja Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik dengan lama bekerja ( masa kerja ). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien. Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan.perbedaan kelompok masa kerja dibedakan berdasarkan masa kerja baru 14 tahun dan masa kerja lama 14 tahun.pengukuran menggunakan nilai tengah dari masa kerja tertinggi dan masa kerja terendah. 4. Pelatihan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pelatihan adalah proses melatih, kegiatan, atau pekerjaan. Menurut Gornes ( 2003 ) pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performasi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya atau suatu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya. Menurut Cut Zurnali (2004) tujuan pelatihan adalah agar pegawai atau karyawan dapat menguasai pengetahuan, keahlian, dan perilaku yang ditekankan pada program-program penelitian dan untuk diterapkan

48 29 dalam aktivitas sehari-hari. Cut Zurnali menyatakan bahwa manfaat dari pelatihan yaitu : a. Meningkatkan pengetahuan pegawai atau karyawan. b. Membantu pegawai atau karyawan untuk memahami bagaimana bekerja secara efektif dalam tim untuk menghasilkan jasa dan produk yang berkualitas. c. Mempersiapkan pegawai atau karyawan untuk dapat menerima dan bekerja secara lebih efektif satu sama lainnya, terutama dengan kaum minoritas dan wanita. Pelatihan dapat dikatakan berhasil apabila dalam diri pegawai atau karyawan terjadi proses transformasi dalam : a. Peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas. b. Perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, disiplin, dan etos kerja.

49 30 J. Kerangka Teori Sistem Penyimpanan Karakteristik Petugas Sistem Penomoran Pengendalian Missfile Sistem Penjajaran Protap & Kebijakan Sarana & Prasarana Sumber : Data Primer Gambar 2.1 Kerangka Teori

50 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep Karakteristik Petugas 1. Sistem Penyimpanan 2. Sistem Penomoran 3. Sistem Penjajaran Pengendalian Missfile Protap & Kebijakan Sarana &Prasarana Sumber : Data Primer Gambar 3.2 Kerangka Konsep 31

51 32 A. Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu menggambarkan objek yang diteliti secara langsung dengan menggunakan metode observasi dan wawancara serta menggunakan pendekatan cross sectional. B. Variabel Penelitian 1. Karakteristik Petugas 2. Sistem Penyimpanan 3. Sistem Penomoran 4. Sistem Penjajaran 5. Protap dan Kebijakan 6. Sarana dan Prasarana 7. Pengendalian Missfile C. Definisi Operasional No Variabel DefinisiOperasional 1. Karakteristik Petugas Karakteristik petugas adalah sesuatu yang melekat pada diri petugas di RSUD Kabupaten Brebes antara lain sebagai berikut: - Umur adalah rentang waktu kehidupan orang maupun benda yang diukur dengan tahun. - Masa kerja adalah lama

52 33 waktu petugas filing dan petugas kurir bekerja di RSUD Kabupaten Brebes. - Pendidikan adalah pembelajaran dengan menambah wawasan dan pengetahuan seseorang. - Pelatihan adalah proses melatih atau usaha untuk memperbaiki performasi pekerja pada suatu pekerjaan. 2. Sistem Penyimpanan Pelaksanaan pengelolaan DRM pada bagian filing oleh petugas RSUD Kabupaten Brebes dalam menyimpan DRM yang telah selesai digunakan dari proses pelayanan dan pengolahan data. 3. Sistem Penomoran Pelaksanaan pengelolaan DRM pada bagian filing oleh petugas RSUD Kabuapten Brebes dalam pemberian nomor pada pasien baru yang masuk rumah sakit baik rawat jalan maupun rawat inap. 4. Sistem Penjajaran Pelaksanaan pengelolaan DRM pada bagian filing oleh petugas RSUD Kabupaten Brebes dalam menata file DRM dalam

53 34 rak penyimpanan. 5. Protap dan Kebijakan Protap adalah tata cara dalam menyelesaikan suatu pekerjaan yang telah ditulis atau didokumentasikan. Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan dan cara bertindak. 6. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana yang digunakan petugas RSUD Kabuapten Brebes untuk menunjang proses pengelolaan filing 7. Pengendalian Missfile Upaya petugas RSUD Kabupaten Brebes dalam mengurangi terjadinya salah letak pada filing, agar informasi lengkap dan berkesinambungan antara informasi terbaru dengan yang lama. D. Subjek dan Objek 1. Subjek Subjek yang digunakan pada penelitian ini yaitu 3 orang petugas filing dan kepala Filing Unit Rekam Medis di RSUD Kabupaten Brebes.

54 35 2. Objek Objek yang digunakan pada penelitian ini adalah proses pengendalian missfile untuk pencegahan missfile di RSUD Kabupaten Brebes. E. Pengumpulan Data 1. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer Data primer yaitu data yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan petugas Unit Rekam Medis (URM). b. Data Sekunder Data kepegawaian petugas rekam medis 2. Metode Pengumpulan Data a. Metode Observasi Meneliti secara langsung tentang pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes b. Metode Wawancara Melakukan wawancara kepada petugas filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. 3. Instrumen Penelitian a. Pedoman Observasi Pedoman observasi yang digunakan yaitu suatu cara untuk memperoleh data melalui pengamatan langsung dilapangan,

55 36 melihat langsung bagaimana pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap. b. Pedoman Wawancara Pedoman yang digunakan adalah pedoman wawancara terkait tentang proses pengendalian missfile pada bagian filing rawat inap. F. Pengolahan Data 1. Penyajian Penyajian data dengan menguraikan hasil penelitian yang dituangkan dalam bentuk kalimat. 2. Editing Perbaikan kualitas data yang telah diambil serta mengoreksi data. Sehingga data yang di peroleh benar-benar akurat. G. Analisis Data Dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini menggunakan analisa deskriptif untuk menggambarkan dan dianalisa untuk ditarik kesimpulannya.

56 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Brebes 1. Sejarah Singkat RSUD Brebes RSUD Brebes ini merupakan rumah sakit rujukan dari puskesmas puskesmas dan praktek swasta yang berada di sekitarnya terutama dari wilayah Brebes Utara dan Tengah. Saat ini RSUD Brebes mempunyai 222 tempat tidur, dengan jumlah SDM yang semakin bertambah, baik Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Paramedis, maupun tenaga non paramedis. Dengan luas tanah keseluruhan 3,99ha dan luas bangunan M 2 dan mendapatkan izin operasional dari Kepala Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Brebes Nomor : /KPPT/III/009/2012 yang berlaku sampai dengan tanggal 28 Maret Saat ini RSUD Brebes sudah terakreditasi penuh 16 pelayanan tertanggal 24 Februari 2012 KARS-SERT/432/II/2012. Berdasarkan Surat Keputusan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Tanggal 29 Oktober 2012 Nomor : Hk.03.05/I/2231/12 RSUD Kabupaten Brebes telah memenuhi syarat menjadi RSUD kelas B. RSUD Kabupaten Brebes dalam pelayanannya sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) sejak pertama Januari 2010, dari mulai pendaftaran rawat jalan, rawat inap, dan pelayanan penunjang hampir semuanya di fasilitasi dengan seperangkat komputer SIM RS. 37

57 38 Dengan penetapan kelas dari tipe C berubah menjadi tipe B maka RSUD Kabupaten Brebes untuk truktur organisasi Rumah Sakit berubah dalam susunannya, yang tadinya tipe C tidak ada wakil direktur sekarang ada 2 wakil direkturyang membantu tugas direktur RSUD Kebupaten Brebes. Yaitu wakil direktur pelayanan yang membawahi 3 kepala bidang dan setiap kepala bidang membawahi 2 orang kepala seksi. Sedang wakil direktur umum dan keuangan membawahi 3 kepala bagian dan setiap bagian membawahi 3 orang kepala sub bagian. Sedangkan Instalasi rekam medis dalam struktur organisasi RSUD Kabupaten Brebes dibawah langsung kepala bidang penunjang. Dan RSUD Bebes sudah menjadi rumah sakit Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) sejak tanggal 1 Januari 2011 yang di syahkan dan di tanda tangani oleh Bupati Brebes. 2. Visi, Misi, Motto RSUD Brebes a. Visi Menjadi rumah sakit rujukan pelayanan kesehatan bagi masyarakat brebes dan sekitarnya yang bermutu, memuaskan dan mandiri. b. Misi 1) Meningkatkan kapabilitas dan loyalitas sumber daya manusia. 2) Menyelenggarakan pelayanan yang berkualitas, aman dan terjangkau oleh masyarakat luas. 3) Mengembangkan sistem layanan medis penunjang dan administrasi, melelui pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi secara tepat efektif dan efisien.

58 39 4) Meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan. 5) Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan karyawati. 6) Mengembangkan organisasi menuju kemandirian dengan menetapkan prinsip prinsip GOOD GOVERNANCE. c. Motto MITRA UNTUK SEHAT 3. Jenis Pelayanan Yang Ada di Rumah Sakit Umum Daerah Brebes Rumah Sakit Umum Daerah Brebes ini memiliki 5 jenis pelayanan rumah sakit, diantaranya gawat darurat, instalasi, rawat inap, rawat jalan, dan Trauma center yang kemudian terbagi lagi menjadi sub bagian sebagai berikut ini : a. Gawat Darurat Dalam mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat dan cermat dalam pelayanan yang komprehensif dengan tersedianya sumber daya manusia yang unggul dibidangnya masing masing serta fasilitas ruang dan peralatan yang memadai dikhususkan untuk memenuhi kebutuhan akan pelayanan kegawat daruratan bagi masyarakat. b. Rawat Inap : 1) Ruang VIP 2) Ruang Utama 1 3) Ruang Utama 2 4) Ruang TH 5) Ruang Bedah

59 40 6) Ruang Dalam 7) Ruang Kebidanan dan Ginekologi 8) Ruang Perinatalogi 9) Ruang Penyakit Anak 10) Ruang ICU/ ICUU/ PICU/ NICU/ HCU 11) Ruang Kelas 1 12) Ruang Kelas 2 13) Ruang Kelas 3 (Dahlia) c. Rawat Jalan : 1) Poli VCT 2) Poli Syaraf 3) Poli Spesialis Mata 4) Poli Spesialis Orthopedi 5) Poli Spesialis Anak 6) Poli Spesialis Bedah 7) Poli Spesialis Gigi dan Mulut 8) Poli Spesialis Kebidanan/Kandungan 9) Poli Spesialis Kulit dan Kelamin 10) Poli Spesialis THT 11) Poli Spesialis Dalam 1 12) Poli Spesialis Dalam 2 13) Poli Jiwa 14) Poli Psikologi

60 41 15) Poli Jantung 16) Poli Paru d. Pelayanan Penunjang Medis : 1) Laboratorium 2) Fisioterapi 3) Instalasi Farmasi 4) Hemodialisa 5) Bank Darah 6) Ambulance 7) Instalsi Kamar Mayat 8) Radiologi 9) Ruang Bersalin (VK) 10) Kamar Operasi 11) instalasi Rekam Medis e. Pelayanan Asuransi : 1) JKN / BPJS a) PBI (BPJS Jamkesmas) b) Non PBI (BPJS ASKES, BPJS TNI/POLRI, BPJS Mandiri) 2) Kerjasama (Rodeo, In-Healt,dll) d. Pelayanan Lainnya : 1). Pelayanan Mobil Ambulance dan Jenazah 2). Pelayanan Visum et repertum 3). Pelayanan Home Care/Home Visit

61 42 4). PKBRS (Pelayanan Keluarga Berencana Rumah Sakit) 5). MOW (Medis Operatif Wanita) pasang dan lepas norplant 6). Pemeriksaan Kesehatan/Medical Chek Up (CPNS, PNS, CALEG) 7). PPKPA (Pusat Pelayanan Kekerasan pada Perempuan dan Anak-anak) / KDRT 8). Laundry 9). Pelayanan Inkubator Box Bayi 10).USG 4D 11).Mesin Incinerator 12).Pengolahan Limbah Standar 13).Instalasi Gizi 14).CSSD 15).Pemulasaran jenasah 16).Sanitasi B. Gambaran Khusus RSUD Brebes 1. Gambaran Umum URM RSUD Brebes Ruang instalasi Rekam Medis berada di gedung bangsal anak lantai 2 dengan luas total 15.6 x = M 2 dibagi menjadi 3 ruangan, yaitu : ruang kantor instalasi rekam medis luasnya 3.75 x = M 2, ruang tempat penyimpanan dokumen rekam medis (filling) luasnya 3.75 x = M 2 dan ruang kantor jamkesmas luasnya 2.25 x 6.60 = 8.852M 2. Ruang instalasi rekam medis ini sebelumnya

62 43 ruangan sangat sempit, dilantai dasar dengan ukuran 1/3 dari ruangan yang sekarang. Ruang kantor dan penyimpanan dokumen rekam medis tidak ada batas atau sekat sebagai tanda pemisah antara ruang rekam medis dengan tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Secara susunan organisasi Instalasi Rekam Medis berada dibawah kewenangan kabid pelayanan penunjang, dibawahnya ada kepala instalasi rekam medis. Kepala Instalasi Rekam Medis bertanggung Jawab langsung kepada kepala bidang pelayanan penunjang dan membawahi kinerja unit kerja rekam medis, dan pendaftaran. kepada Instalasi rekam medis membawahi 19 staf rekam medis yang terbagi 8 orang di bagian pendaftarandan 7 staf di unit kerja rekam medis dan 4 orang dibagian itu tim verifikasi. unit kerja rekam medis terdiri dari sub unit kerja assembling, koding/indeking. Unit kerjs rekam medis terdiri dari sub unit kerja assembling, koding/indexing, filling, analising/reporting. 2. Visi, Misi dan Motto Rekam Medis RSUD Brebes a. Visi Rekam Medis Menjadikan Instalasi Rekam Medis Sebagai sumber informasi pelayanan data medis yang bermutu, inovatif, dan komunikatif untuk menunjang pelayanan guna kepentingan manajemen rumah sakit. b. Misi Rekam Medis 1) Menyelenggarakan pelayanan dokumen data medis secara tepat, cepat dan akurat dalam menunjang tertib administrasirumah sakit.

63 44 2) Menghasilkan informasi rekam medis yang prima sesuai buku pedoman penyelenggaraan rekam medis. 3) Menjaga kerahasiaan rekam medis dari pihak pihak yang tidak berkepentingan. 4) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan, pelatihan dan penelitian dibidang rekam medis. 5) Mewujudkan sistem manajemen rekam medis dan pengelolaan sumber daya secara efektif dan efisien. c. Motto Manusiawi Pelayananku Inovatif Harapanku Terampil Modalku Responsif Tindakanku Akurat Dataku 3. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis Bertanggungjawab dalam pengendalian semua tugas stafrekam medis. 1) Uraian Tugas : a) Membuat rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan rekam medis sebagai pedoman pelaksanaan kerja

64 45 b) Menjabarkan dan membagi tugas kepada staf sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawabnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas c) Menyelenggarakan pelayanan rekam medis bekerjasama dengan jabatan fungsional terkait guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan dokumentasi d) Mengawasi kegiatan rekam medis agar sesuai dengan rencana kegiatan dan ketentuan yang berlaku. e) Memeriksa hasil pelaksanaan tugas staf sebagai bahan evaluasi. f) Membimbing dan menilai kinerja staf guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas. g) Melaporkan kegiatan rekam medis kepada atasan sebagai pertanggungjawaban kegiatan. h) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya guna tercapainya tujuan organisasi. 2). Tanggung jawab : a) Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis. b) Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan: 1. Pendaftaran 2. Assembling dan indeks kode penyakit. 3. Statistik dan pelaporan rumah sakit. 4. Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

65 46 c) Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan d) Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi. e) Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen. b. Bagian Assembling Bertanggungjawab dalam pengendalian kelengkapanpengisian dokumen rekam medis dan perakitan susunan formulir dokumen rekam medis. 1) Uraian Tugas : a) Menerima pengembalian rekam medis dari rawat inap. b) Melakuakan kroscek antara berkas rekam medis yang dikembalikan dengan catatan yang ada di buku pengembalian. c) Apabila sudah cocok maka akan di tandatangani, apabila tidak cocok tidak boleh di tandatangani. d) Berkas rekam medis yang dikembalikan ke urusan rekam medis adalah yang sudah lengkap e) Bila tidak ada ketidaklengkapan, tulus ketidaklengkapan di secarik kertas yang di tempel pada sampul depan berkas rekam medis, kemudian kembalikan ke unit pelayanan yang bersangkutan untuk di lengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab f) Jika sudah lengkap maka dilakukan penataan berkas rekam medis sesuai dengan yang ada

66 47 g) Berkas rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segera di perbaiki untuk mencagah rusak atau hilangnya lembaran-lembaran yang diperlukan. h) Berkas yang telah selesai ditata sesuai dengan pedoman yang ada di RSUD Brebes kemudian diserahkan ke bagian koding dan indeksing. 2) TanggungJawab : a) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis. b) Ketepatan dan kebenaran assembling dokumen rekam medis. c) Kelancaran penyelenggaraan rekam medis. d) Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis. c. Bagian Koding dan Indeksing Bertanggungjawab pada penentuan koding dan indeksing diagnosa dan tindakan dalam dokumen rekam medis. 1) Uraian Tugas : a) Menerima berkas rekam medis dari bagian bangsal b) Melakukan pengkodean diagnosis pasien dan tindakan sesuai dengan ICD-10 dan ICD-9. c) Setelah itu dimasukan ke indeks. d) Membuat indeks penyakit, indeks kematian, dan indeks tindakan. e) Melakukan perekapan terhadap indeks penyakit, kematian dan tindakan medis. f) Menyerahkan berkas rekam medis ke bagian pelaporan.

67 48 2) Tanggung Jawab : a) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis. b) Ketepatan dan kebenaran koding indeksing. c) Kelancaran penyelenggaraan rekam medis. d) Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis. d. Bagian Filing Bertanggungjawab dalam pengelolaan dokumen rekam medis (penyediaan, pengiriman, penyimpanan, pemisahan & pemusnahan). 1) Uraian Tugas : a) Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari bagian pelaporan. b) Melakukan cross check antara sensus harian dengan jumlah berkas rekam medis yang dikembalikan. c) Menyortir menurut kelompok nomor. d) Menyimpan berkas rekam medis menurut angka terakhir (Terminal Digit Filling) e) Mencatat tanggal, nomor rekem medis, unit peminjam dan nama peminjam ke buku peminjam jika ada peminjaman berkas rekam medis. 2) Tanggung Jawab : a) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis. b) Ketepatan dan kebenaran pendistribusian dokumen rekam medis. c) Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.

68 49 d) Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis. e. Bagian Pelaporan Bertanggungjawab dalam pengolahan data dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis khususnya data yang berkaitan dengan rekam medis. 1) Uraian Tugas : a) Menerima dan melakukan rekapitulasi sensus harian b) Mengumpulkan data kegiatan dari semua unit pelayanan. c) Menerima rekapan indeks penyakit, kematian dan tindakan baik dari pasien rawat jalan maupun rawat inap. d) Menyusun laporan internal yang meliputi : jumlah pasien masuk, pasien keluar, pasien mati <48 jam, pasien mati >48 jam, jumlah hari rawat, kegiatan persalinan, kegiatan pembedahan, kegiatan rawat jalan, BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR. e) Menyusun laporan eksternal SIM RS online f) Menyusun laporan 10 besar penyakit g) Mengirimkan pelaporan SIM RS online. h) Membuat Grafk Barber Jhonson 2) Tanggung Jawab : a) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis. b) Ketepatan dan kebenaran pelaporan rekam medis. c) Kelancaran penyelenggaraan rekam medis. d) Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.

69 50 C. Karakteristik Petugas Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes diperoleh hasil sebagai berikut: Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Filing Rawat Inap dirsud Kabupaten Brebes No Nama Usia Bagian Pendidikan Pengalaman Pelatihan terakhir Kerja Ya Tidak 1 A 49 th Filing rawat inap S1 SH 3 th 2 B 26 th Scaner DRM DIII Komputer 2 th 3 C 22 th Filing BPJS DIII RMIK 4 bln Sumber : hasil wawancara petugas filing Berdasarkan tabel diatas terdapat jumlah petugas filing rawat inap terdiri dari 3 orang petugas antara lain sebagai berikut: 1. Petugas A Karakteristik petugas filing di RSUD Kabupaten Brebes belum pernah mengikuti pelatihan, dengan usia 49 tahun dan lama kerja 3

70 51 tahun dibagian filing rawat inap serta pendidikan terakhir adalah S1 Hukum. 2. Petugas B Karakteristik petugas filing di RSUD Kabupaten Brebes belum pernah mengikuti pelatihan, dengan usia 26 tahun dan lama kerja 2 tahun dibagian filing rawat inap khususnya discaner DRM serta pendidikan terakhir adalah DIII Komputer. 3. Petugas C Karakteristik petugas filing di RSUD Kabupaten Brebes belum pernah mengikuti pelatihan, dengan usia 22 tahun dan lama kerja 4 bulan dibagian filing rawat inap BPJS serta pendidikan terakhir adalah DIII RMIK. D. Sistem Penyimpanan Berdasarkan hasil wawancara dan hasil observasi yang dilakukan dirsud Kabupaten Brebes diketahui bahwa sistem penyimpanan yang dilaksanakan di bagian filing rawat inap menggunakan sistem penyimpanan Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan antara dokumen rekam medis rawat jalan dengan rawat inap. E. Sistem Penomoran Sistem penomoran yang dilaksanakan dibagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes menggunakan sistem penomoran Unit Numbering Sistem (UNS) yaitu setiap pasien yang datang berobat diberikan satu nomor rekam medis baru untuk seumur hidup.

71 52 F. Sistem Penjajaran Sistem penjajaran yang dilaksanakan di RSUD Kabupaten Brebes adalah menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF) yaitu dengan melihat dua angka terakhir. Pelaksanaan sistem penjajaran di RSUD Kabupaten Brebes belum menggunakan kode warna sehingga perlu adanya pelaksanaan kode warna dalam pengendalian missfile yang terjadi pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes. G. Protap dan Kebijakan Berdasarkan hasil wawancara dan hasil observasi di RSUD Kabupaten Brebes protap dan kebijakan yang digunakan sebagai panduan petugas dalam melaksanakan kegiatan filing rawat inap yaitu: 1. Sistem Penyimpanan a. cara penyimpanan dokumen rekam medik dengan menggunakan sistem nomor langsung (straight nomerical), diurutkan dari nomor terkecil kenomor terbesar. b. petugas memasukkan dokumen rekam medik kedalam rak dengan cara mensejajarkan (map bediri) sesuai dengan nomor urut dan mengeluarkan traser (kertas pengganti dokumen rekam medik). 2. Sistem Penomoran a. Pemberian nomor rekam medis pasien menggunakan unit numbering sistem, satu pasien mendapat atu nomor. b. Penomoran menggunakan enam digit dimuai dengan s/d

72 53 3. Sistem Penjajaran a. Berdasarkan kebijakan yang ada di RSUD Kabupaten Brebes menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF). b. Berdasarkn hasil wawancara dan observasi peneliti dengan kepala ruang filing diketahui untuk protap penjajaran difiling rawat inap belum ada. Dengan melihat sistem penjajaran belum sesuai karena DRM hanya diberdirikan dan diikat denga tali rapiah agar tidak jatuh karena sampul map DRM sangat tipis. H. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabuapten Brebes yaitu sebagai berikut: 1. Rak file 2. DRM sudah menggunakan map folder 3. Sudah ada Bon peminjaman DRM 4. Tidak menggunakan tracer 5. Tidak menggunakan kode warna 6. Tidak menggunakan buku ekspedisi 7. Tidak ada AC

73 54 I. Pengendalian Filing Berdasarkan wawancara dan obervasi dirsud Kabupaten Brebes untuk pengendalian filing rawat inap dilakukan sebagai berikut: 1. DRM disimpan pada rak file dengan menggunakan sistem penyimpanan Desentralisasi. 2. Sistem penomoran yang digunakan dengan metode Unit Numbering System (UNS). 3. Sistem penjajaran yang digunakan dengan metode Terminal Digit Filing. 4. Pengendalian DRM pasien rawat inap untuk yang salah letak atau hilang dengan menggunakan bon pinjam. 5. Memberi map folder pada setiap pasien lama maupun pasien baru.

74 BAB V PEMBAHASAN A. Karakteristik Petugas Berdasarkan hasil identifikasi terhadap karakteristik terhadap petugas filing di RSUD Kabupaten Brebes diperoleh hasil dari wawancara dan observasi diketahui ada 3 petugas filing yang mempunyai masing-masing tugas pokoknya, antara lain : 1. Petugas A pada petugas A mendapat dibagian filing rawat inap untuk pasien umum yang memiliki latar belakang lulusan S1 SH yang memiliki pengalaman kerja 3 tahun serta belum pernah mengikuti pelatihan khusus. Sebelum bekerja dibagian filing petugas A mendapat pembagian kerja dipendaftaran rawat inap sehingga mengalami kendala yaitu tidak adanya petugas laki-laki yang membantu petugas dibagian filing karena sulit untuk menyimpan DRM jika rak penuh. 2. Petugas B Pada petugas B mendapat dibagian filing khususnya pada scan DRM untuk semua pasien baik umum maupun BPJS yang memiliki latar belakang lulusan D3 Komputer yang memiliki pengalaman kerja 2 tahun serta belum pernah mengikuti pelatihan khusus. Sebelum bekerja dibagian scan DRM petugas B bekerja khusus dibagian filing rawat inap, bagi petugas yang menjadi kendala pada filing adalah kurangnya petugas pada filing rawat inap. 55

75 56 3. Petugas C Pada petugas C mendapat dibagian filing rawat inap untuk pasien BPJS yang memiliki latar belakang lulusan D3 RMIK yang baru memiliki pengalaman kerja 4 bulan serta belum pernah mengikuti pelatihan khusus. Sebelum bekerja dibagian filing BPJS petugas C bekerja dibagian assembling, yang menjadi kendala adalah dalam proses pengembalian setelah DRM discan karena kurangnya petugas sehingga pada saat DRM discan jadi lama. Dari ketiga petugas tersebut didapat kesimpulan bahwa petugas belum pernah mengikuti pelatihan, tidak mengetahui tentang sistemsistem yang digunakan pada filing rawat inap dan memiliki kendala oleh petugas filing raawat inap sehingga dapat memicu terjadinya missfile. B. Sistem Penyimpanan Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabupaten Brebes sudah sesuai dengan teori yaitu menggunakan sistem penyimpanan Desentralisasi. Menurut teori Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan 2010 bahwa Desentralisasi adalah suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada masing-masing dalam folder tersendiri atau tempat sendiri.

76 57 C. Sistem Penomoran Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabupaten Brebes sudah sesuai dengan teori yaitu menggunakan metode Unit Numbering System (UNS). Menurut Gambaran Pengetahuan Rekam Medis FKM UI 2009 bahwa Pemberian Nomor Cara Unit (UNS) adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. D. Sistem Penjajaran Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabupaten Brebes sudah sesuai dengan teori yaitu menggunakan metode Terminal Digit Filing (TDF) dimana menurut Dasar-dasar Manajemen bahwa Terminal Digit Filing dilihat dari 2 digit angka terakhir. Dalam pelaksanaan kode warna dengan angka akhir di RSUD Kabupaten Brebes peneliti menyarankan menggunakan 10 macam warna untuk seluruh angka pertama dari 1 sampai 0 yaitu : a. Angka 1 = Ungu b. Angka 2 = Kuning c. Angka 3 = Hijau tua d. Angka 4 = Oranye e. Angka 5 = Biru muda f. Angka 6 = Coklat g. Angka 7 = Kemerahan / Merah muda

77 58 h. Angka 8 = Hijau muda i. Angka 9 = Merah j. Angka 0 = Biru tua E. Protap dan Kebijakan Protap adalah prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit sebagai panduan atau acuan dalam melaksanakan pekerjaan sedangkan Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam melaksanakan suatu pekerjaan. (6) Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabupaten Brebes sudah ada protap yang mengatur sistem penyimpanan dan penomoran, namun untuk sistem penjajaran belum ada protapnya. Sedangkan untuk kebijakan sudah ada. Dalam isi protap yang digunakan sebagai pedoman masih belum sesuai dengan kenyataannya yaitu pada protap menggunakan tracer tetapi pada kenyataannya tracer tidak digunakan. Hal ini dapat dinyatakan bahwa protap yang digunakan sebagai pedoman filing masih belum rinci dan masih terdapat kekurangan. Petugas filing di RSUD Kabupaten Brebes tidak mengetahui isi dari protap dan kebijakan yang ditentukan oleh RSUD Kabupaten Brebes. Peneliti menyarankan agar RSUD Kabupaten Brebes mensosialisasikan isi protap kepada seluruh petugas rekam medis khususnya petugas bagian filing agar petugas dapat mengetahui, mengerti dan dapat melaksanakan isi protap dengan baik, karena pada kenyataannya

78 59 masih ditemukan petugas yang masih belum mengetahui arti, fungsi dan tugas pokok dari masing-masing petugas. F. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana adalah seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai. Sarana yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan filing RSUD Kabupaten Brebes belum sesuai dengan teori, karena hanya ada rak file, map folder dan bon pinjam. (9) 1. Rak File Rak file adalah lemari tanpa pintu tempat penyimpan file yang disusun secara portrait /landscape. File-file yang akan disimpan didalam rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam map folder yang ukurannya lebih lebar dari ukurannya lebih dari ukuran file sehingga tempat pengggung map folder dari rak file, yang berguna menempatkan label/ judul file yang ada didalamnya. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing rawat inap bahwa petugas mengetahui fungsi rak file yaitu sebagai tempat untuk penyimpanan DRM pasien agar informasinya terjaga dengan aman dan apabila dibutuhkan dapat dicari dengan mudah. DRM yang ada dirsud Kabupaten Brebes disimpan dengan sistem Terminal Digit Filing (TDF).

79 60 2. Map Folder Map folder adalah lipatan yang dibuat dari karton / kertas tebal atau dari plastic yang digunakan untuk menyimpan file / berkas. File yang disimpan tidak terlalu banyak, sekisar 1-50 lembar, sebaiknya file jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing, petugas mengetahui fungsi map folder yaitu untuk tempat penyimpanan formulir rekam medis dan untuk melindungi DRM agar formulir dapat terjaga dari bahaya fisik. bahan map folder terbuat dari kertas karton berwarna hijau yang disimpan kedalam rak file dengan posisi portrait dan DRM diikat dengan tali rapiah agar tidak jatuh karena melihat dari bahan map folder yang sangat tipis. Di RSUD Kabupaten Brebes penyimpanan DRM sering ditemukan DRM yang map foldernya sudah rusak dan tidak layak untuk dipakai, sehingga peneliti menyarankan agar map folder diganti dengan bahan kertas yang lebih tebal atau diganti dengan bahan plastik yang lebih tahan lama dan mudah disimpan pada rak filing. 3. Bon Pinjam Bon pinjam adalah sehelai kertas yang berisi keteranganketerangan yang dapat digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Oleh karena itu pinjam harus ditempatkan pada tempat arsip yang dikeluarkan atau dipinjam. (14)

80 61 Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing di RSUD Kabuapten Brebes pada filing rawat inap telah menggunakan bon pinjam guna untuk mengetahui DRM yang keluar pinjam. 4. Kode Warna Kode warna adalah pemberian warna pada sampul DRM untuk mencegah terjadinya missfile dan mempermudah pencarian DRM yang salah simpan. (1) Dalam pemberian kode warna hanya dapat dilakukan dalam metode penomoran angka akhir dan angka tengah dengan cara member warna pada 2 angka terakhir untuk TDF dan MDF. Ketentuan warnanya yaitu: k. Angka 1 = Ungu l. Angka 2 = Kuning m. Angka 3 = Hijau tua n. Angka 4 = Oranye o. Angka 5 = Biru muda p. Angka 6 = Coklat q. Angka 7 = Kemerahan / Merah muda r. Angka 8 = Hijau muda s. Angka 9 = Merah t. Angka 0 = Biru tua Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabupaten Brebes belum menggunakan kode warna pada map DRM, sehingga dengan

81 62 adanya pemberian DRM baru untuk setiap pasien datang baik pasien baru atau lama akan memperbanyak jumlah DRM yang ada dirak filing dan menimbulkan terjadinya missfile. Peneliti memberi saran agar map folder pada DRM pasien rawat inap diberikan kode warna, sehingga akan mempermudah petugas dalam penyimpanan dan petugas dapat lebih cepat mengetahui letak setiap nomor yang disimpan pada saat penyimpanan DRM dan pencarian DRM saat dibutuhkan karena setiap subrak memiliki jenis warna yang sama sehingga dapat mengendalikan terjadinya missfile. 5. Tracer Tracer adalah kartu yang digunakan sebagai petunjuk keluarnya DRM dari rak filing. Fungsi tracer yaitu sebagai petunjuk keberadaan DRM, menghitung tingkat penggunaan DRM pada periode waktu dan sebagai pengganti DRM yang keluar. Sedangkan manfaat tracer yaitu mengurangi terjadinya missfile dan mengurangi dalam pencarian DRM. Setiap DRM yang diambil, pada tracer harus dicatat: a. Nomor rekam medis b. Tanggal pengambilan / peminjaman c. Nama penerima / peminjaman d. Tujuan peminjaman e. Dimana dokumen dipinjam (unit pelayanan apa) f. Digunakan oleh. g. No. surat ijin (bila diperlukan) (15)

82 63 Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di RSUD Kabupaten Brebes tidak menggunakan tracer sebagai sarana pencegahan missfile karena pasien lama tidak dicari dokumen rekam medisnya dirak filing rawat inap, jadi setiap pasien baru ataupun pasien lama akan selalu diberikan dokumen rekam medis baru dengan nomor rekam medis yang sama, sehingga tracer tidak begitu dibutuhkan. peneliti menyarankan agar defiling rawat inap supaya tetap menggunakan tracer agar dapat meminimalisir terjadinya missfile, dan dapat mempermudah petugas saat melacak DRM yang keluar pada saat dibutuhkan. G. Pengendalian Filing Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dalam pengendalian rekam medis di RSUD Kabupaten Brebes sudah diatur adanya protap tentang penyimpanan berkas rekam medis dengan cara Desentralisasi dan penomoran dokumen rekam medis dimana setiap pasien diberi satu nomor untuk kunjungan seterusya yang disahkan oleh direktur RSUD Kabupaten Brebes.

83 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. RSUD Kabupaten Brebes memiliki 3 petugas filing yang tidak mengetahui isi protap dan kebijakan tentang sistem penyimpanan, sistem penomoran dan sistem penjajaran dan dari 2 orang petugas tersebut terdapat petugas yang tidak mengetahui arti dari misfile, sehingga dapat memicu terjadinya missfile pada filing rawat inap. 2. RSUD Kabupaten Brebes dalam melaksanakan fungsi dan tugas sebagai petugas filing sudah berpedoman pada kebijakan sistem penyimpanan. 3. RSUD Kabupaten Brebes dalam melaksanakan fungsi dan tugas sebagai petugas filing sudah berpedoman pada kebijakan sistem penomoran. 4. RSUD Kabupaten Brebes dalam melaksanakan fungsi dan tugas sebagai petugas filing sudah berpedoman pada kebijakan sistem penjajaran. 5. RSUD Kabupaten Brebes belum memiliki protap yang mengatur sistem penjajaran defiling rawat inap namun dalam kebijakan sudah ada dan isi protap yang digunakan sebagai pedoman masih belum sesuai dengan kenyataannya yaitu pada protap menggunakan tracer tetapi pada kenyataannya tracer tidak digunakan. 64

84 65 6. Bahan map folder terbuat dari kertas karton berwarna hijau yang disimpan kedalam rak file dengan posisi portrait dan DRM diikat dengan tali rapiah agar tidak jatuh karena melihat dari bahan map folder yang sangat tipis. Di filing RSUD Kabupaten Brebes sarana yang digunakan hanya rak, map folder dan bon pinjam, sedangkan kode warna dan tracer belum digunakan. 7. RSUD Kabupaten Brebes dalam melaksanakan pengendalian filing sudah berpedoman pada protap yang ada. B. SARAN 1. Memberikan pelatihan tentang management pengarsipan dan pengelolaan filing bagi petugas filing rawat inap. 2. Mensosialisasikan isi protap kepada seluruh petugas rekam medis khususnya petugas bagian filing. 3. Map folder diganti dengan bahan kertas yang lebih tebal atau diganti dengan bahan plastik yang lebih tahan lama dan mudah untuk disimpan. 4. Map folder pada DRM pasien rawat inap diberikan kode warna, sehingga akan mempermudah petugas dalam mengetahui letak setiap nomor yang disimpan pada saat penyimpanan DRM dan pencarian DRM saat dibutuhkan, dan dapat mengendalikan terjadinya missfile. 5. Filing rawati nap supaya tetap menggunakan tracer agar dapat meminimalisir terjadinya missfile, dan dapat mempermudah petugas saat melacak DRM yang keluar pada saat dibutuhkan. 6. Membuat protap tentang sistem penjajaran pada DRM rawat inap.

85 DAFTAR PUSTAKA 1. Huffman, E. K. Health Information Management. Iiyones : physicion record company Permenkes 269/Menkes/III/2008 mengenai Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 3. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Pedoman Catatan Medik, Jakarta, Desember, Huffman, EK. Health Information Manajement. Translation, BAB VIII, filing methods, stroge and Returntion. Physicion record Company Berwyn. Llinois, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia, Jakarta, Januari Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan Hatta, Gemala R, Editor. Jakarta, UI Press. 7. Lubis, Angita Nita. Gambaran Pengetahuan Rekam Medis FKM UI, Jakarta, Terry G.R. and Rue, R.W., Dasar-dasar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta 9. Dhamanti, Inge Analisis Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan di Rekam Medis RawatJalan di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya. Penelitian IImiah. Universitas Airlangga Surabaya. 10. Astuti, Retno Setijaningsih. Pemanfaatan Kode Warna Untuk Kemudahan Kelacakan Berkas Rekam Medis. Visikes Jurnal Kesehatan. Volume 3: Huffman, Edna K Health Information Management Physician Record Company. Browyn. Llinois Notoatmodjo, Soekidjo. Promosi Kesehatan dan Ilmu Prilaku. Jakarta :Renika Cipta, 2007.

86 13. Notoatmodjo, Soekidjo. Ilmu Kesehatan Masyarakat (Prinsip-prinsip Dasar). Jakarta :Renika Cipta, Basir, Barthos. Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara. Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I. Dirjen Pelayanan Medik. Jakarta.1997

87 LAMPIRAN

88 PEDOMAN OBSERVASI Ruang Rumah Sakit : Filing Rawat Inap : RSUD Kabupaten Brebes No Pertanyaan Ada Tidak 1 Adakah protap tentang sistem penyimpanan pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 2 Adakah kebijakan tentang sistem penyimpanan pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 3 Adakah protap tentang sistem penomoran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 4 Adakah kebijakan tentang sistem penomoran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 5 Adakah protap tentang sistem penjajaran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 6 Adakah kebijakan tentang sistem penjajaran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 7 Adakah tracer pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 8 Adakah kode warna pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 9 Adakah bon pinjam pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 10 Adakah buku ekspedisi pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 11 Adakah pembagian sift pada petugas filing rawat inap di

89 RSUD Kabupaten Brebes 12 Adakah Pendidikan pelatihan untuk meningkatkan ketrampilan petugas filing RSUD Kabupaten Brebes

90 PEDOMAN WAWANCARA Kepala Ruang Filing Rawat Inap Identitas Responden Nama : Jenis Kelamin : Bagian : Lama Kerja : Pendidikan Terakhir : 1. Berapa jumlah petugas rekam medis dibagian filing rawat inap? 2. Berapa usia petugas rekam medis dibagian filing rawat inap? 3. Apakah semua petugas rekam medis dibagian filing rawat inap adalah lulusan D3 RMIK? 4. Apakah ada protap untuk mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran dibagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes? 5. Jika ada, bagaimana isinya? 6. Apakah petugas filing rawat inap sudah melaksanakan protap yang ditetapkan oleh rumah sakit? 7. Apakah ada kebijakan untuk mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran dibagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes? 8. Jika ada, bagaimana isinya? 9. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan defiling rawat inap?

91 PEDOMAN WAWANCARA Petugas Filing Identitas Responden Nama : Jenis Kelamin : Bagian : Lama Kerja : Pendidikan Terakhir : 1. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di RSUD Kabupaten Brebes? 2. Sebelum bekerja dibagian filing, dimana anda bekerja / bagian apa? 3. Apa yang disebut dengan Filing? Apa fungsinya? 4. Sistem penyimpanan apakah yang digunakan defiling rawat inap? 5. Sistem penomoran apakah yang digunakan defiling rawat inap? 6. Sistem penjajaran apakah yang digunakan defiling rawat inap? 7. Apakah defiling sudah ada protap dan kebijakan yang mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran? 8. Apa yang anda ketahui tentang protap dan kebijakan? 9. Apakah pada map folder DRM filing sudah menggunakan kode warna? 10. Apakah pada filing sudah menggunakan tracer? 11. Sarana apa saja yang tersedia diruang filing rawat inap RSUD Kabupaten Brebes dalam menunjang pelayanan rekam medis? 12. Sudah cukupkah jumlah petugas rekam medis dibagian filing rawat inap? 13. Kendala apa yang dihadapi sebagai petugas filing rawat inap? 14. Apa yang anda ketahui tentang missfile?

92 15. Apakah di RSUD Brebes pernah terjadi missfile? 16. Apa akibat dari terjadinya missfile? 17. Upaya apa yang anda lakukan untuk mencegah terjadinya missfile?

93 HASIL PEDOMAN OBSERVASI Ruang Rumah Sakit : Filing Rawat Inap : RSUD Kabupaten Brebes No Pertanyaan Ada Tidak 1 Adakah protap tentang sistem penyimpanan pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 2 Adakah kebijakan tentang sistem penyimpanan pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 3 Adakah protap tentang sistem penomoran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 4 Adakah kebijakan tentang sistem penomoran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 5 Adakah protap tentang sistem penjajaran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 6 Adakah kebijakan tentang sistem penjajaran pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 7 Adakah tracer pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 8 Adakah kode warna pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 9 Adakah bon pinjam pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 10 Adakah buku ekspedisi pada filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes

94 11 Adakah pembagian sift pada petugas filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes 12 Adakah Pendidikan pelatihan untuk meningkatkan ketrampilan petugas filing RSUD Kabupaten Brebes

95 HASIL PEDOMAN WAWANCARA Kepala Ruang Filing Rawat Inap 1. Identitas Responden Nama Jenis Kelamin Bagian Usia Lama Kerja : AB : PEREMPUAN : INDEKSING : 40 TAHUN : 7 TAHUN Pendidikan Terakhir : DIII RMIK a. Berapa jumlah petugas rekam medis dibagian filing rawat inap? Jawab : ada 3 b. Apakah semua petugas rekam medis dibagian filing rawat inap adalah lulusan D3 RMIK? Jawab : ada yang dari lulusan RMIK, ada yang bukan. c. Apakah ada protap untuk mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran dibagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes? Jawab : ada, tapi untuk protap yang mengatur tentang sistem penjajaran belum ada karena dilihat dari filing masih banyak yang belum sesuai. d. Jika ada, bagaimana isinya? Jawab : (terlampir) e. Apakah petugas filing rawat inap sudah melaksanakan protap yang ditetapkan oleh rumah sakit? Jawab : petugas filing baru sedikit melaksanakan protap karena petugas bukan dari lulusan rekam medis, ada yang belum sesuai ada yang sudah sesuai. f. Apakah ada kebijakan untuk mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran dibagian filing rawat inap di RSUD Kabupaten Brebes?

96 Jawab : untuk kebijakan masing-masing belum ada, adanya keseluruhan untuk rekam medis. Untuk filing belum ada. g. Jika ada, bagaimana isinya? Jawab : (terlampir) h. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : rak filing, map, bon pinjam namun untuk AC belum ada.

97 PEDOMAN WAWANCARA Petugas Filing 2. Identitas Responden Nama Jenis Kelamin Usia Bagian Lama Kerja : A : PEREMPUAN : 49 TAHUN : FILING RI UMUM : 3 TAHUN Pendidikan Terakhir : S1 SH a. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di RSUD Kabupaten Brebes? Jawab : tidak pernah b. Sebelum bekerja dibagian filing, dimana anda bekerja / bagian apa Jawab : pendaftaran rawat inap c. Apa yang disebut dengan Filing? Apa fungsinya? Jawab : untuk menyimpanan DRM d. Sistem penyimpanan apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : sepertinya Desentralisasi e. Sistem penomoran apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : melihat dari nomor urut f. Sistem penjajaran apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : melihat dari g. Apakah difiling sudah ada protap dan kebijakan yang mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran? Jawab : belum ada

98 h. Apa yang anda ketahui tentang protap dan kebijakan? Jawab : tidak tahu i. Apakah pada map folder DRM filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : belum ada j. Apakah pada filing sudah menggunakan tracer? Jawab : tidak ada k. Sarana apa saja yang tersedia diruang filing rawat inap RSUD Kabupaten Brebes dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : rak dan bon pinjam l. Sudah cukupkah jumlah petugas rekam medis dibagina filing rawat inap? Jawab : belum cukup m. Kendala apa yang dihadapi sebagai petugas filing rawat inap? Jawab : tidak ada petugas laki-laki yang membantu di bagian filing, yang mengambil hanya wanita, sulit untuk menyimpan DRM jika rak penuh. n. Apa yang anda ketahui tentang missfile? Jawab : tidak tahu o. Apakah di RSUD Brebes pernah terjadi missfile? Jawab : pernah, namun untuk DRM hilang jarang. p. Apa akibat dari terjadinya missfile? Jawab : terkadang anak-anak yang magang salah taruh. q. Upaya apa yang anda lakukan untuk mencegah terjadinya missfile? Jawab : ada bon pinjam

99 3. Identitas Responden Nama Jenis Kelamin Usia Bagian Lama Kerja : B : LAKI-LAKI : 26 TAHUN : SCAN DRM : 2 TAHUN Pendidikan Terakhir : DIII Komputer a. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di RSUD Kabupaten Brebes? Jawab : tidak pernah b. Sebelum bekerja dibagian filing, dimana anda bekerja / bagian apa? Jawab : filing rekam medis c. Apa yang disebut dengan Filing? Apa fungsinya? Jawab : berkas untuk menyimpan DRM pasien umum dan BPJS d. Sistem penyimpanan apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : Desentralisasi e. Sistem penomoran apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : tidak tahu f. Sistem penjajaran apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : tidak tahu g. Apakah difiling sudah ada protap dan kebijakan yang mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran? Jawab : tidak tahu

100 h. Apa yang anda ketahui tentang protap dan kebijakan? Jawab : tidak tahu i. Apakah pada map folder DRM filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : belum ada j. Apakah pada pada filing sudah menggunakan tracer? Jawab : tidak ada k. Sarana apa saja yang tersedia diruang filing rawat inap RSUD Kabupaten Brebes dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : rak, map l. Sudah cukupkah jumlah petugas rekam medis dibagina filing rawat inap? Jawab : kurang cukup karena berkas selalu menumpuk setiap hari. m. Kendala apa yang dihadapi sebagai petugas filing rawat inap? Jawab : petugas kurang. n. Apa yang anda ketahui tentang missfile? Jawab : tidak tahu o. Apakah di RSUD Brebes pernah terjadi missfile? Jawab : ada. p. Apa akibat dari terjadinya missfile? Jawab : kurang fokus, lupa. q. Upaya apa yang anda lakukan untuk mencegah terjadinya missfile? Jawab : petugas harus teliti.

101 4. Identitas Responden Nama Jenis Kelamin Usia Bagian Lama Kerja : C : PEREMPUAN : 22 TAHUN : FILING BPJS : 4 BULAN Pendidikan Terakhir : DIII RMIK a. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di RSUD Kabupaten Brebes? Jawab : belum pernah b. Sebelum bekerja dibagian filing, dimana anda bekerja / bagian apa? Jawab : bagian assembling c. Apa yang disebut dengan Filing? Apa fungsinya? Jawab : tempat penyimpanan DRM d. Sistem penyimpanan apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : Desentralisasi e. Sistem penomoran apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : UNS (Unit Numbering System) f. Sistem penjajaran apakah yang digunakan difiling rawat inap? Jawab : TDF (Terminal Digit Filing) g. Apakah difiling sudah ada protap dan kebijakan yang mengatur sistem penyimpanan, penomoran dan penjajaran? Jawab : mungkin sudah ada tapi saya tidak tau isinya karena protap hanya disimpan saja.

102 h. Apa yang anda ketahui tentang protap dan kebijakan? Jawab : prosedur tetap filing yaitu yang mengatur sistem yang ada difiling. i. Apakah pada map folder DRM filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : tidak ada j. Apakah pada filing sudah menggunakan tracer? Jawab : tidak ada k. Sarana apa saja yang tersedia diruang filing rawat inap RSUD Kabupaten Brebes dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : rak, buku peminjaman/bon pinjam l. Sudah cukupkah jumlah petugas rekam medis dibagina filing rawat inap? Jawab : belum cukup m. Kendala apa yang dihadapi sebagai petugas filing rawat inap? Jawab : kendalanya ada dalam proses pengembalian setelah discan karena minimnya petugas sehingga pada saat DRM discan jadi lama. n. Apa yang anda ketahui tentang missfile? Jawab : salah peletakan tempat o. Apakah di RSUD Brebes pernah terjadi missfile? Jawab : pernah. p. Apa akibat dari terjadinya missfile? Jawab : petugas kurang teliti karena banyaknya DRM yang menumpuk. q. Upaya apa yang anda lakukan untuk mencegah terjadinya missfile? Jawab : bon pinjam

103 Surat Ijin Penelitian

104 Dokumentasi

105 Data Kepegawaian