RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PRODUKSI DENGAN METODE MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (STUDI KASUS: USAHA KECIL MENENGAH SEHATI)

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PRODUKSI DENGAN METODE MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (STUDI KASUS: USAHA KECIL MENENGAH SEHATI) Suroyah Agustin, Drs. Antok Supriyanto, M.MT, Yoppy Mirza Maulana, S.KOM Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STIKOM) Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya ABSTRAKSI CV. New Sehati merupakan UKM (Usaha Kecil Menengah) yang bergerak di bidang produksi keripik ketela (ungu, madu, dan selat). Produksi keripik ketela dilakukan ketika mendapatkan pemesanan dari pelanggan. Untuk memenuhi pemesanan pelanggan UKM Sehati membutuhkan waktu minimal 2 hari sampai barang dapat diterima oleh pelanggan. Proses produksi dilakukan berdasarkan jenis ketela dan mengikuti kebiasaan selama ini tanpa memperhitungkan penjadwalan produksi yang tidak memiliki perhitungan perencanaan kebutuhan bahan sehingga pemesanan barang diterima mengalami keterlambatan. Sehingga dibutuhkan perencanaan produksi dengan metode Material Requirement Planning (MRP) yang menjadwalkan aliran kebutuhan bahan baku sampai proses manufakturing selesai sesuai dengan pemesanan pelanggan. Proses kerja MRP mendapatkan masukkan dari penjadwalan induk produksi atau master production schedule (), struktur produk atau bill of material (), dan status inventori. Penjadwalan induk produksi mendapatkan masukan dari data pemesanan barang oleh pelanggan dan kumpulan pemesanan oleh pelanggan ditampung pada penjadwalan induk produksi. Dari,, dan status inventori MRP diproses dengan teknik lot for lot yang berfungsi untuk menentukan jumlah bahan baku yang harus diproduksi sesuai dengan pemesanan pelanggan. Hasil uji coba dilakukan memasukkan beberapa data pemesanan dan data bahan baku pada status inventori, selanjutnya diproses dengan MRP dan teknik lot for lot sehingga menghasilkan perhitungan perencanaan kebutuhan bahan baku, kebutuhan sumber bahan baku yang dibutuhkan dalam produksi barang, dan persediaan status inventori. Kata kunci: Perencanaan produksi, material requirement planning (MRP), dan lot for lot PENDAHULUAN CV. New Sehati merupakan UKM (Usaha Kecil Menengah) keripik yang didirikan oleh Bapak Achmad Munali dan dibantu istrinya Ibu Wahyu Nur Afiyah. Usaha yang berdiri sejak tahun 2000 ini bergerak di bidang manufaktur dan penjualan aneka macam kuliner dan oleh-oleh khas Jawa Timur. Produk unggulan UKM yang berlokasi di Jalan Sekarsari 2-3, Desa Kemiri Kecamatan Pacet, Mojokerto ini adalah keripik ketela. Diantara jenis keripik ketela yang diproduksi adalah keripik ketela ungu, keripik ketela madu dan keripik ketela selat. UKM Sehati dalam memenuhi permaan pelanggan, pada saat ini hanya melakukan produksi berdasarkan pesanan pelanggan. Pemesanan barang dibagi menjadi 2 daerah yaitu daerah dalam propinsi dan daerah luar propinsi. Untuk pemesanan di daerah Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 1

2 dalam propinsi, barang dapat dilakukan 2 hari sampai barang diterima pelanggan, selanjutnya proses produksi dilakukan 1 hari setelah pemesanan. Proses produksi dilakukan berdasarkan jenis ketela antara lain ketela ungu, ketela madu, dan ketela selat. Proses produksi dilakukan mengikuti kebiasaan selama ini yaitu melakukan kegiatan produksi tanpa memperhitungkan penjadwalan produksi sehingga pengiriman barang (finished good) sering mengalami keterlambatan. Pengiriman barang dilakukan pada hari ke 3 atau hari ke 4 dan distribusi barang ini dilakukan melalui agen-agen kota, sehingga untuk saat ini hanya dapat meng-handle permaan di dalam propinsi saja termasuk area JATIM (Jawa Timur) sedangkan untuk daerah luar propinsi belum dapat menerima pemesanan karena belum bisa mengatasi permaan tersebut. Bagian produksi melakukan pencatatan yang bertujuan agar dapat memprediksi kapan permaan meningkat atau menurun. Pencatatan tersebut belum sepenuhnya dapat membantu sehingga bagian produksi mempunyai inisiatif lain untuk selalu memenuhi stok bahan baku. Stok bahan baku tersebut belum membantu untuk memenuhi permaan pelanggan, meskipun tidak ada kendala pada stok bahan baku, akan tetapi terdapat kendala di penjadwalan menentukan alur kebutuhan bahan baku yang mengakibatkan sering mengalami keterlambatan pengiriman barang sehingga proses produksi untuk memenuhi stok bahan baku tersebut belum optimal karena belum memenuhi kriteria perencanaan produksi yaitu penjadwalan kebutuhan bahan baku. Perencanaan yang dilakukan oleh bagian produksi tersebut belum sepenuhnya dapat membantu sehingga dari analisis permasalahan yang dilakukan, ditemukan bahwa (1) belum adanya informasi tentang kebutuhan material produksi yang akan diproses, (2) sering mengalami keterlambatan jumlah produksi karena belum adanya penjadwalan, (3) tidak ada permasalahan inventori akan tetapi dibutuhkan informasi jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory) yang digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada di gudang. Dari observasi di UKM Sehati diketahui grafik hasil penjualan dengan perbandingan 2 tahun yaitu tahun 2008 dan tahun 2009 yang ditunjukkan pada Gambar 1 adalah Grafik Data Penjualan. Gambar 1 Grafik Data Penjualan Perencanaan produksi yang sudah diterapkan pemilik kurang memberikan solusi karena sering terjadi kekurangan barang (finished good) sehingga tidak dapat memuaskan pelanggan sepenuhnya dan belum bisa mengatasi permaan pelanggan. Bagian produksi berusaha untuk dapat memuaskan pelanggan agar permaan dapat terpenuhi dengan tepat waktu. Permaan yang dinamis menyebabkan Bagian produksi harus melakukan perencanaan produksi dan mengatur semua komponen dari manufaktur yaitu persediaan bahan baku, waktu dan kebutuhan sumber daya manusia. Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 2

3 Menurut Lunn (2002: 2), Material Requirement Planning (MRP) khusus digunakan untuk penjadwalan aliran material-material hingga proses manufakturing selesai. Dengan adanya suatu rancang bangun sistem informasi perencanaan produksi dengan MRP diharapkan agar dapat tercapai solusi yang lebih baik. Di dalam sistem MRP yang akan dibuat dibutuhkan data pemesanan yang digunakan sebagai data utama yang akan diinputkan dan dilanjutkan oleh (Bill Of Material), (Master Production Schedule), dan SI (Status Inventory). Data-data ini selanjutnya diproses dengan metode MRP dan menghasilkan output berupa laporan MRP Primary (Orders Report), laporan dan laporan status inventori. Sistem MRP yang didukung beberapa komponen tersebut diatas memiliki fungsi yang saling ketergantungan. Dengan menerapkan metode MRP di UKM Sehati diharapkan dapat membantu bagian produksi dalam a) menentukan perencanaan kebutuhan material yang akan diproduksi, b) perencanaan produksi dapat dilakukan dengan baik yang tidak hanya mengandalkan perkiraan musim dan permaan konsumen, c) persediaan tidak sering mengalami keterlambatan dan permaan pelanggan dapat terpenuhi, d) dapat mengatur produksi dengan baik yang disebabkan oleh kondisi permaan dinamis. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan maka dirumuskan permasalahannya yaitu bagaimana membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan produksi kebutuhan bahan baku sehingga dapat memenuhi permaan pelanggan?. Batasan Masalah Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, ruang lingkup permasalahan hanya dibatasi pada: 1. Hal-hal yang dibahas dalam perencanaan produksi adalah penjadwalan kebutuhan bahan baku yang akan diatur dalam. 2. Jadwal produksi menggunakan akumulasi harian untuk menghindari permaan pelanggan yang tidak dapat dihandle pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan prioritas pesanan. 3. Tidak membahas proses pembelian bahan baku dan pengendalian barang. 4. Tidak ada sales forecast karena tidak meramalkan besaran order yang akan terjadi. 5. Data yang dibutuhkan sebagai inputan awal adalah purchased order (data pemesanan). Tujuan Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan tugas akhir yaitu menghasilkan sistem informasi perencanaan produksi dengan metode MRP (material requirement planning). LANDASAN TEORI MRP (Material Requirement Planning) Menurut Indrajit (2001: 51) bahwa Material Requirement Planning (MRP) adalah teknik penjadwalan yang digunakan oleh perusahaan manufaktur sebagai sarana bagaimana setiap pekerja yang terkait melakukan komunikasi perihal aliran material atau barang. Moto dari MRP adalah memperoleh material yang tepat, dari sumber yang tepat, untuk penempatan yang tepat, pada waktu yang tepat. Berdasarkan yang Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 3

4 diturunkan dari rencana produksi, suatu sistem MRP mengidentifikasi item apa yang harus dipesan, berapa banyak kuantitas item yang harus dipesan, dan bilamana waktu memesan item itu. Sebagai suatu sistem, MRP membutuhkan 5 input seperti yang ditunjukkan dalam Gambar Item Master Menurut Gaspersz (1998: 178) dalam hal ini item Master juga dapat diartikan sebagai status inventori yang merupakan suatu file yang berisi informasi status tentang material, parts, sub-assemblies, dan produk-produk yang menunjukkan kuantitas on-hand, kuantitas yang dialokasikan (allocated quantity), waktu tunggu yang direncanakan (planned lead times), ukuran (lot size), stok pengaman, kriteria lot sizing, toleransi untuk scrap atau hasil, dan berbagai informasi penting lainnya yang berkaitan dengan suatu item. Gambar 2 Proses Kerja MRP Sumber: PPIC, Gaspers (1998: 162) A. Input (Masukan) dari MRP 1. (Master Production Schedule) Menurut Gaspers (1998: 177) bahwa (Master Production Schedule) merupakan suatu pernyataan definitif tentang produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk produksi, berapa kuantitas yang dibutuhkan, pada waktu kapan dibutuhkan, dan bilamana produk itu akan diproduksi. 2. Struktur Produk (Product Structure) atau Bill of Materials () Menurut Gaspersz (1998: 148) bahwa Bill of Material merupakan daftar dari semua material, parts, dan sub-assemblies, serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu unit produk atau parent assembly. MRP menggunakan sebagai basis untuk perhitungan banyaknya setiap material yang dibutuhkan untuk setiap periode waktu. B. Proses MRP Selanjutnya sumber informasi tersebut diolah dan diproses oleh MRP. Sistem MRP memerlukan syarat pendahuluan dan asumsi-asumsi tersebut telah dipenuhi, maka MRP dapat diolah dengan Lotting (kuantitas pesanan/ kuantitas pesanan) proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan tujuannya untuk menentukan besarnya pesanan individu yang optimal berdasarkan hasil dari perhitungan kebutuhan bersih. Metoda yang umum dipakai dalam prakteknya Lot-for-Lot (L-4-L). C. Output MRP MRP Primary (Orders) Report Laporan utama MRP yang sering disebut secara singkat sebagai laporan MRP, biasanya menggunakan salah satu format horizontal dengan waktu dalam buckets (biasanya dalam periode mingguan), atau format vertical dengan waktu dalam tanggal (bucketless format). Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 4

5 PERANCANGAN SISTEM A. Hasil Identifikasi C. Sistem flow Sistem Flow Perencanaan Produksi Dalam hal ini, hasil identifikasi merupakan suatu teknik untuk mengetahui kelemahan sistem sebelumnya dengan menganalisa masalah yang terjadi di UKM Sehati sehingga dapat diterapkan sistem Membuat rekap daftar pemesanan Koor. Pemesanan Mulai Nota Pemesanan Barang Jadi Barang Data Pemesanan Barang Koor. Gudang dan Pengadaan Koor. Produksi yang sesuai kebutuhan. Identifikasi dilakukan dengan 1 Menyimpan data pemesanan Daftar Pemesanan Data cara menggunakan IFD (Information Flow Diagram) Membuat laporan data bahan baku Bahan Baku 2 Data Bahan Baku Pembuatan status inventori bahan baku Status Inventori Konversi Data Membuat penjadwalan induk produksi Status Inventori Daftar Pemesanan Bahan Baku ke Perhitungan 3 4 Gambar 3 IFD (Information Flow Diagram) Setelah melakukan identifikasi permasalahan Membuat dan merencanakan kebutuhan bahan baku Status Inventori Merencanakan kebutuhan bahan baku dengan MRP MRP Primary Report MRP Pegging Report Selesai 5 dilakukan analisa permasalahan sampai ditemukan solusi permasalahan, akan tetapi dalam membuat solusi permasalahan dibutuhkan suatu perancangan sistem yang terdiri dari sistem flow, context diagram, Gambar 4 Sistem Flow Keseluruhan D. Context diagram Barang_Jadi DFD, dan ERD yang berfungsi untuk membantu dalam pembuatan sistem informasi perencanaan Koordinator_Produksi Data_Barang _Jadi Bukti_Nota_Pemesanan Pelang g an produksi. B. Analisis Permasalahan 0 Di UKM Sehati ditemui masalah salah satunya yaitu MRP_Peg g ing_report Nota_Pemesanan pelanggan yang sering kecewa karena jumlah barang jadi (finished good) yang diinginkan tidak terpenuhi dan sering mengalami keterlambatan MRP_Primary_Report Sistem_Informasi_Perencanaan _Produksi Data_Bahan_Baku Koordinator_Gudang _dan_peng adaan Status_Inventori_Bahan_Baku Gambar 5 Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 5

6 E. DFD (Data Flow Diagram) PDM (Physical Data Model) 2 Status_Inventori 1 Nota_Pemesanan Rec_Nota_Pemesanan 1 Membuat_Rekap_Nota_ Pemesanan Data_Barang _Jadi Rec_Status_Inventori_Bahan_Baku 2 Mencatat_Status_Inventori _Bahan_Baku Ambil_Informasi_Barang _Jadi Nota_Pemesanan Bukti_Nota_Pemesanan Pelang g an Data_Bahan_Baku Status_Inventori_Bahan_Baku Koordinator_Gudang _dan_peng adaan NO_PEMESANAN = NO_PEMESANAN NOTA_PEMESAN AN NO_PEMESANAN char(10) NO_NOTA char(10) NAMA_KONSUM EN varchar(50) KODE_ char(10) JM L_PEMESANAN NO_PEMESANAN char(10) TGL_PEMESANAN datetime MINGGU_KE TGL_SELESAI datetime BULAN TAHUN KODE_ = KODE_ KODE_ char(10) MENENTUKAN KODE_BAHAN char(10) SUMBER_PROD UK varchar(50) KODE_ char(10) KUANTITAS KODE_MRP char(10) IDENTIFIKASI char(2) JUM LAH i LEVEL KODE_MRP = KODE_MRP LEAD_TIM E MRP KODE_ = KODE_ KODE_MRP char(10) GR MEMERLUKAN OHI KODE_ char(10) NR KODE_MRP char(10) POR KODE_MRP = KODE_MRP JUM LAH_BAHAN POREL BARANG_JADI KODE_BARANG char(10) NAMA_BARANG varchar(50) NO_PEMESANAN = NO_PEMESANAN KODE_BARANG = KODE_BARANG PEM ESANAN KODE_BARANG char(10) NO_PEMESANAN char(10) KODE_BAHAN = KODE_BAHAN STATUS_INVENTORI KODE_BAHAN char(10) NAMA_BAHAN varchar(50) SATUAN_BAHAN varchar(50) JM LH_BAHAN Ambil_Data_Nota_Pemesanan Ambil_Data_Bahan_Baku Informasi_Data_Bahan_Baku_Ke_ 3 Informasi_ 4 Rec_ Informasi_Penjadwalan Informasi_Data_Bahan_Baku Rec_Kebutuhan_Bahan 5 MRP 3 Membuat_Penjadwalan_ Induk_Produksi 4 Merencanakan_Kebutuhan_ Bahan_Baku_dan_M elakuka n_produksi Ambil_Data_Kebutuhan_Bahan_Baku Koordinator_Produksi MRP_Primary_Report MRP_Peg g ing_report Gambar 6 Data Flow Diagram F. ERD (Entity Relation Diagram) CDM (Context Data Model) 6 Barang_Jadi Barang_Jadi Informasi_Barang _Jadi Gambar 8 PDM Sistem Informasi Perencanaan Produksi MRP HASIL DAN PEMBAHASAN A. Implementasi Sistem Kebutuhan sistem yang meliputi kebutuhan perangkat keras telah dipasang dan perangkat lunak yang dibutuhkan sudah diinstal selanjutnya instal file exsistensi *.exe. aplikasi MRP. Selanjutnya dapat dilakukan implemantasi dari sistem yaitu memasukkan user sesuai dengan hak akses masingmasing koordinator yang terlibat dalam sistem. Memiliki Kode_ Tahun Bulan Minggu_Ke Nota_Pemesanan No_Pemesanan No_Nota Nama_Konsumen Jml_Pemesanan Tgl_Pemesanan Tgl_Selesai Pemesanan Barang_Jadi Kode_Barang Nama_Barang Menentukan MRP Kode_MRP GR OHI NR POR POREL Kode_ Sumber_Produk Kuantitas Identifikasi Level Lead_Time Memerlukan Gambar 7 CDM Sistem Informasi Perencanaan Produksi MRP Mengkonversi Status_Inventori Kode_Bahan Nama_Bahan Satuan_Bahan Jmlh_Bahan Gambar 9 Form Utama atau Form MDI B. Analisa hasil Uji Coba Tahap analisa hasil uji coba sistem yaitu tahap untuk mengetahui kesesuaian perangkat lunak data yang dimasukkan, data yang diproses sampai data hasil Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 6

7 proses. Berikut ini adalah data yang sudah dihitung manual dengan metode MRP dan form MRP yang sudah dianalisa uji coba. Tabel 1 Data MRP atau Data Hasil Perhitungan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Gambar 10 Hasil Analisa Uji Coba Sistem Perhitungan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku KESIMPULAN Dalam tugas akhir ini telah dilakukan beberapa tahap mulai dari identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, hingga ditemukan solusi permasalahan dengan pengembangan sistem menggunakan SWEBOK (software engineering body of knowledge). Beberapa tahap ini bertujuan untuk memudahkan dalam membuat rancang bangun sistem informasi perencanaan produksi dengan metode Material Requirement Planning di usaha kecil menengah Sehati. Pada tahapan akhir juga dilakukan evaluasi yang digunakan untuk mengetahui masing-masing fungsi, evaluasi dilakukan dengan dua tahap antara lain: hasil uji coba sistem dan analisa hasil uji coba. Dalam hal ini Tugas Akhir dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. UKM Sehati dapat melakukan perhitungan perencanaan produksi bahan baku dengan mudah dibantu oleh sistem informasi perencanaan produksi menggunakan metode MRP (material requirement planning). 2. Informasi yang diberikan dari sistem informasi perencanaan produksi adalah suatu hasil perhitungan dari perencanaan kebutuhan bahan baku yang mendapatkan masukan dari penjadwalan induk produksi berdasarkan pemesanan pelanggan, struktur produk bahan baku, dan persediaan status inventori bahan baku di gudang. 3. Sistem informasi perencanaan produksi dengan MRP menghasilkan tiga informasi antara lain: informasi perencanaan kebutuhan bahan baku yaitu hasil perhitungan MRP, informasi kebutuhan bahan baku yang harus diproduksi apabila mengalami kekurangan bahan baku sebelum melakukan produksi keripik ketela barang jadi, Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 7

8 dan informasi persedian status inventori bahan baku di gudang. SARAN Untuk melengkapi Tugas Akhir sistem informasi perencanaan produksi disarankan untuk pengembangan sistem selanjutnya yang dapat membantu UKM Sehati, antara lain: 1. Sistem informasi perencanaan produksi dengan MRP tidak membahas tentang pembelian bahan baku sehingga dapat dikembangkan menjadi sistem perencanaan produksi yang lebih kompleks, yang membahas tentang pembelian bahan baku dan biaya. 2. Sistem informasi perencanaan produksi dengan MRP tidak membahas tentang kapasitas produksi. Maka untuk sistem selanjutnya disarankan mengembangkan sistem informasi perencanaan kapasitas yang meliputi kapasitas SDM (sumber daya manusia), waktu dan alat doc, diakses 13 Juni wib. Firdaus, Alfa Modul 10-Perencanaan Dan Pengendalian Produksi. 8 Januari URL:pksm.mercubuana.ac.id/new/...modul/ doc, diakses 13 Juni wib. Gaspersz, Vincent Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Teregrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta. Indrajit, R. Eko dan R. Djokopranoto Perkembangan Integrasi Perencanaan, DARI MATERIALS REQUIREMENTS PLANNING (MRP) sampai ke ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP). Andi: Yogyakarta. Jogiyanto Analisis dan Desain. Penerbit Andi: Yogyakarta. Kholil, Muhammad Perencanaan dan Pengendalian Produksi, 25 Januari URL: MNSI%20BAB%202.pdf, diakses 14 Mei wib. Leman Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. PT Elex Media Komputindo: Jakarta. DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Dzulkifli Manajemen Sistem Informasi. PT Gramedia Pustaka: Jakarta. Bocis, Paul dan Andrew Greasley, dkk Business Information Systems (Technology, Development, and Management) 4th edition. Prentice Hall. Lunn, Terry dan Susan A. Neff MRP (Integrating Material Requirement Planning and Modern Business). McGraw-Hill. IEEE Guide to the Software Engineering Body of Knowledge. Computer Society-IEEE. Firdaus, Alfa Modul 8-Sistem produksi Rough cut capacity planning (RCCP). 8 Januari URL:pksm.mercubuana.ac.id/new/...modul/92053 Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Produksi dengan MRP Page 8