KATA PENGANTAR. Jakarta, Desember Penyusun

Transkripsi

1 KATA PENGANTAR Usaha dibidang Jasa konstruksi merupakan salah satu bidang yang telah berkembang pesat di Indonesia, dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannnya. Pada kenyataanya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya masih relative masih rendah dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaan tenaga ahli / trampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi. Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perlu dilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain. Pelaksanaan konstruksi bendungan yang memerlukan biaya mahal juga mempunyai resiko yang tinggi bila terjadi kegagalan konstruksi. Untuk hal tersebut diperlukan adanya Pelaksana Bendungan yang professional, mampu mewujudkan sasaran dan tujuan tugas pekerjaan (X) sebanyak (Y) kualitas (Z) selesai tempo (T). Materi pelatihan pada jabatan pelaksana bendungan ini terdiri dari 10 (sepuluh) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam pelatihan untuk jabatan kerja pelaksana bendungan. Kami sadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangannya khususnya untuk modul System Manajemen Mutu, pekerjaan konstruksi SDA. Dengan segala kerendahan hati kami mengharapkan kritik, saran, masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, Desember 2005 Penyusun i

2 LEMBAR TUJUAN Judul Pelatihan : Pelaksana Bendungan TUJUAN PELATIHAN A. Tujuan Umum Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan pesrta diharapkan mampu : Melaksanakan konstruksi bendungan sesuai gambar pelaksanaan Rencana Mutu Kontrak (RMK) Dokumen Kontrak B.Tujuan Pelatihan Khusus Setelah mengikuti pelatihan peserta mampu : 1. Menguasai gambar pelaksanaan, Spesifikasi Teknik, Rencana Mutu, Jadwal Pelaksanaan, K3, RKL dan RPL. 2. Membuat program mingguan berdasarkan Jadwal Pelaksanaan Proyek. 3. Membuat Pekerjaan Persiapan Pelaksanaan Konstruksi. 4. Melaksanakan Pekerjaan Konstruksi sesuai Gambar Pelaksanaan, Spesifikasi Teknik, Metode Pelaksanaan, K3, RKL dan RPL 5. Membuat Laporan Harian. 6. Memantau dan mengevaluasi hasil pekerjaan MODUL NOMOR : DCE 010 TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah selesai mengikuti modul ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan dan menerapkan system manajemen mutu pelaksanaan Konstruksi sesuai ketentuan spesifikasi yang tertuang dalam dokumen Kontrak. TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS (TIK) Setelah modul ini diajarkan peserta diharapkan mampu : 1. Menjelaskan kebijakan, peraturan dan perundang-undangan. 2. Menjelaskan manfaat pada pekerjaan konstruksi Bendungan. ii

3 3. Melakukan perencanaan untuk untuk pekerjaan konstruksi bendungan. 4. Menerapkan pemeliharaan dan pengendalian pada pekerjaan Konstruksi Bendungan.. iii

4 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i LEMBAR TUJUAN...ii NOMOR MODUL... iii DAFTAR ISI... iv DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL... vi DAFTAR MODUL...vii PANDUAN PEMBELAJARAN... viii MATERI SERAHAN...xii BAB 1 PENDAHULUAN Kebijakan Jasa Konstruksi Nasional Undang-undang Jasa Konstruksi Peraturan Pemerintah Keputusan Menteri Kebijakan Mutu Dilingkungan Dept.PU Penjelasan BAB 2 MANFAAT DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Kebutuhan Sistem Jaminan Mutu bidang Sumber Daya Air Manfaat Prinsip Manajemen Mutu Fokus Pelanggan Kepemimpinan Karyawan yang Terlibat Pendekatan Proses Pendekatan Sistem pada Manajemen Perbaikan berkesinambungan Pendekatan fakta untuk membuat keputusan Hubungan pemasok yang saling menguntungkan BAB 3 PERENCANAAN PENERAPAN SISTEM MUTU Umum Penunjukan Wakil Manajemen Pembentukan Tim ISO Struktur Organisasi iv

5 3.4.1 Bagan Struktur Organisasi Wewenang dan Tanggung Membangun Pelatihan pemahaman SMM bagi manajemen dan karyawan Menyusun dokumen SMM Sosialisasi dokumen SMM Penerapan Dokumen Pengendalian rekaman Audit mutu internal SMM Pelatihan audit mutu internal Pelaksanaan audit mutu internal Tindakan koreksi audit internal Tinjauan Manajemen Sertifikasi ISO 9001: Memilih lembaga sertifikat Proses sertifikasi BAB 4 PENERAPAN SISTEM JAMINAN MUTU Umum Manual mutu Visi dan misi Kebijakan mutu Sasaran mutu Peta proses bisnis Dokumentasi berdasarkan interaksi proses bisnis Badan Usaha Pengendalian dokumen Pengendalian rekaman Tanggung jawab manajemen Manajemen Sumbe Daya Pengelolaan Sumber Daya Pengelolaan Sumber Daya Manusia dan Pelatihan Penyediaan Peralatan Pengelolaan Lingkungan Realisasi Pelaksanaan Proyek Informasi Proyek Prakualifikasi Tender dan Kontrak v

6 4.6.3 Rencana Mutu Kontrak BAB 5 PENGENDALIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Proses pengadaan Pelaksanaan proyek Pengendalian Proyek Penyerahan proyek Kalibrasi alat ukur Proses desain pengembangan Analisis dan Evaluasi Proyek Penanganan Produk Cacat Pengendalian Proses Supervisi Konstruksi, Inspeksi dan Tes Pengendalian Produk Tidak Sesuai Tindakan Koreksi BAB 6 PEMELIHARAAN SISTEM MUTU Umum Pemeliharaan Sistem Mutu Audit Mutu Internal Pelatihan (Training) Tinjauan Manajemen RANGKUMAN...` DAFTAR PUSTAKA ` vi

7 DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN PELAKSANA BENDUNGAN 1. Kompetensi kerja diisyaratkan untuk jabatan kerja Pelaksanan Bendungandibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kompetensi, elemen kompetensi,dan criteria unjuk kerja, sehingga dalam Pelatihan Pelaksana Bendungan, unit-unit kompetensi tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, ketrampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang menjadi bahan peng ajaran dalam pelatihan Pelaksana Bendungan DAFTAR MODUL NO KODE JUDUL 1 DCE 01 UUJK Profesi dan Etos Kerja 2. DCE 02a Manajemen Keselamatan Kerja dan Kesehatan Kerja DCE 02b Manajemen Lingkungan 3. DCE - 03 Dokumen Kontrak 4. DCE 04 Spesifikasi Teknik bidang Sumber Daya Air 5. DCE 05 Manajemen Proyek 6. DCE - 06 Tahapan dan Metode Pelaksanaan. 7. DCE 07 Pengendalian Mutu, Biaya dan Waktu 8. DCE 08 Pengetahuan dan Karakteristik Bahan. 9. DCE 09 Pengukuran Dan Perhitungan Hasil Kerja 10. DCE vii

8 P A N D U A N P E M B E L A J A R A N viii

9 NO Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 1. Ceramah Pembukaan - Menjelaskan Tujuan Instruksional (TIU & TIK ) - Penunjukan pembentukan dan membangun system Manajemen Mutu - Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif - Mengajukan pertanyaan bila perlu O.H.T 1 Waktu : 5 menit Bahan : Materi serahan Lembar tujuan 2. Ceramah : Pendahuluan - Jasa konstruksi Nasional UUJK PP Keputusan Mentri - Definisi dan Prinsip prinsip Mutu - Manfaat manajemen mutu - Prinsip Manajemen Mutu Waktu : 15 menit Bahan : Materi serahan (Bab I Pendahuluan - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Melakukan tanya jawab/diskusi berdasarkan pengalaman para peserta diperusahaan O.H.T 2 ix

10 NO Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 3. Ceramah : Pengembangan Penerapan Sistem Manajemen Mutu - Penunjukan, pembentukan dan membangun system Manajemen Mutu Waktu : Bahan : 10 menit Materi serahan Bab 3 - Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif - Melakukan tanya jawab/ diskusi berdasarkan pengalaman para peserta diperusahaan O.H.T 3 4. Kontrak dan pengendalian proses konstruksi: - Penerapan Sistem Manajemen Mutu Kebijakan Sasaran tujuan, dan pengelolaan Sistem Manajemen Mutu Waktu : 20 menit Bahan : Materi serahan Bab III dan Bab 4 - Mengikuti penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Melakukan Tanya jawab/diskusi berdasarkan pengalaman para peserta diperusahaan O.H.T 4 OHT 5 x

11 NO Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 5. Ceramah Pengendalian system Mutu : - Pengendalian proses Konstruksi - Pengertian Umum - Pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu - Audir MutuInternal - Tujuan Manajemen Waktu : 40 menit Bahan : Materi serahan Bab V,Bab VI - Mengikuti menjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Melakukan tanya jawab/diskusi berdasarkan pengalaman para peserta diperusahaannya O.H.T 5, OHT 6 6. Penutup : 5 menit Waktu : 90 menit Pesan-pesan instruktur - Mendengarkan / memberi salam xi

12 MATERI SERAHAN xii

13 xiii

14 xiv

15 BAB 1 PENDAHULUAN merupakan bagian awal keberhasilan peningkatan kinerja didalam menghadapi era globalisasi yang ditentukan oleh kemampuan dalam mengelola jasa konstruksi untuk mewujudkan kualitas produk hasil pekerjaan konstruksi sesuai harapan. 1.1 Kebijakan Jasa Konstruksi Nasional Perkembangan industri jasa pelaksana konstruksi dan konsultan konstruksi di Indonesia pada decade terakhir mengalami perubahan signifikan akibat krisis moneter, sementara itu desakan gelombang globalisasi pada jasa konstruksi tidak dapat dibendung lagi. Para pengusaha nasional harus kreatif dan proaktif menghadapi masuknya pelaku bisnis jasa konstruksi dan investor asing yang ikut dalam mengembangkan usaha tersebut. Selain proyek konstruksi yang berasal dari pemerintah dan swasta nasional, diperkirakan pihak asing akan meningkatkan investasinya dalam berbagai proyek yang membutuhkan jasa pelaksana konstruksi dan konsultan konstruksi yang memiliki keunggulan dan tenaga professional yang handal. Oleh karena itu apabila para pelaku bisnis jasa konstruksi nasional tidak segera membenahi dan memperbaiki kinerja manajemen Badan Usaha agar mampu menghasilkan hasil yang efisien, maka para pelaku jasa konstruksi nasional akan kesulitan mendapatkan proyek-proyek yang ditenderkan oleh investor asing. Investor akan menanamkan modalnya untuk membangun berbagai infrastruktur, dan proyek-proyek pendukungnya membutuhkan peran jasa pelaksana konstruksi dan konsultan konstruksi yang berkualitas dan kredibel. Kemampuan bersaing untuk mendapatkan proyek-proyek pada era pasar bebas sangat mutlak, oleh karena itu Badan Usaha jasa konstruksi nasional harus berusaha menerapkan secara konsisten, dan selalu melakukan perbaikan dan berkesinambungan secara konsisten untuk meningkatkan kinerja manajemen yang efisien serta mampu memenuhi kepuasan pengguna jasanya berdasarkan standar internasional yakni ISO 9001 : 2000 yang merupakan anonim dari Internasional Organization for Standardization yang bertanggungjawab menghimpun standarisasi di dunia. Badan ISO memiliki Komite Teknik ( Technical Committee) TC 176 yang bertanggungjawab terhadap pengembangan Standar Manajemen Mutu ISO 9000 dan pada sekarang ini Badan Usaha telah berhasil menerapkan dan melaksanakan 1-1

16 ISO 9001 : Badan Usaha yang memiliki sertifikat SNI : 2001 ISO 9001 : 2000 berarti Badan Usaha bersaing secara internasional yang merencanakan untuk menerapkan dan memperoleh sertifikat SNI : 2000 ISO 9001 : 2000 sebagai pengakuan penerapan Standar Manajemen Mutu. Hal itu dapat dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu yang sudah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) Undang-Undang Jasa Konstruksi Pemerintah Republik Indonesia menyediakan perangkat peraturan dan undang-undang sebagai pedoman penyelenggaraan jasa konstruksi nasional. Hal itu diupayakan agar dapat mewadahi perkembangan globalisasi jasa konstruksi dengan undang-undang Nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi yang secara efektif diterapkan sejak 7 Mei Tujuan Undang-undang Jasa Konstruksi tersebut adalah memberikan arah pertumbuhan dan perkembangan jasa konstruksi untuk mewujudkan struktur usaha yang kokoh, andal, berdaya saing tinggi dengan hasil pekerjaan konstruksi yang bermutu tingkat internasional. Diterbitkannya Undang-undang Jasa Konstruksi menyangkut pertimbanganpertimbangan sebagai berikut : - Kebutuhan untuk mencapai tujuan pembangunan nasional dengan mewujudkan masyarakat adil dan makmur yang merata secara material maupun spiritual. - Jasa Konstruksi merupakan kegiatan yang mencakup ekonomi, sosial dan budaya yang memiliki peran penting dalam pencapaian tujuan pembangunan nasional. - Isi berbagai peraturan perundangan yang sudah ada belum berorientasi terhadap kepentingan pengembangan jasa konstruksi yang mengakibatkan iklim usaha yang lamban bagi dukungan daya saing jasa konstruksi yang optimal. Azas yang diterapkan dalam undang-undang Jasa Konstruksi (UUJK) tersebut adalah kejujuran, keadilan, manfaat, keserasian, keseimbangan, kemandirian, keterbukaan, kemitraan, keamanan dan keselamatan Peraturan Pemerintah Untuk menjabarkan pernyataan-pernyataan yang tertuang dalam pasal-pasal UU JK tersebut diterbitkan Peraturan Pemerintah PP 28/2000, PP 29/2000, 1-2

17 PP 30/2000. Keppres No. 80/2003 tentang pedoman Pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengatur tatacara pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang sumber pembiayaannya dari APBN/APBD Keputusan Menteri Untuk mensinkronisasi proses pengadaan jasa konstruksi dengan undangundang yang telah mengaturnya serta guna mewujudkan struktur usaha jasa konstruksi yang kokoh, andal, berdaya saing tinggi dan hasil pekerjaan yang berkualitas sesuai Kepmen Kimpraswil yang terkait yakni Kepmen.396/2000 tentang IUJK, Kepmen.339/2003 tentang Petunjuk Pengadaan Jasa Konstruksi, Kepmen 362/2004 tentang Standar Manajemen Mutu di lingkungan Dep Kimpraswil. Yang dimaksud dengan (SMM) sesuai KepMen No.362/KPTS/M/2004 adalah sebagai berikut : Sistem manajemen Mutu (Quality M anagement System) adalah bagian sistem manajemen organasasi yang memfokuskan perhatian `(mengarahkan dan Mengendalikan) pada pencapaian hasil berkaitan dengan sasaran mutu daalam rangka memenuhi persyaratan pelanggan/penerima manfaat Kebijakan Mutu Konstruksi di lingkungan Departemen Pemukiman dan Prasarana wilayah (Dept.Kimpraswil) atau Departemen Pekerjaan Umum (Dept.P.U.) KEPMEN. NO.362/KPTS/M/2004 Departemen Pemukiman dan Prasarana Wilayah sebagai pelaksana pemerintah di bidang pemukiman dan prasarana wilayah senantiasa secara konsisten berupaya menjamin mutu konstruksi dengan selalu mengutamakan manfaat bagi masyarakat serta pemenuhan terhadap perencanaan program pemerintah. Dalam upaya mewujudkan hal tersebut di atas, seluruh jajaran Departemen Kimpraswil harus menerapkan sistem manajemen mutu konstruksi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam pedoman ini dan senantiasa melakukan mutu konstruksi yang berkelanjutan. Untuk menerapkan kebijakan mutu konstruksi Departemen Kimpraswil secara efektif dan profesional, setiap jajaran Direktorat Jendral harus menetapkan Sasaran Mutu sesuai dengan lingkup tugasnya serta melakukan upayaupaya: 1-3

18 Peningkatan mutu konstruksi berdasarkan prioritas program dan perencanaan yang realistis, serta pelaksanaan pelaksanaan yang efektif dan efisien, diantaranya dengan menekan kegagalan konstruksi seluruh tahapan kegiatan. Peningkatan kualitas dan kompetensi sumberdaya manusia melalui pendidikan dan pelatihan serta Responsif terhadap kebutuhan / harapan masyarakat. Kebijakan mutu konstruksi disampaikan untuk dipahami oleh seluruh jajaran Departemen Kimpraswil sesuai dengan program yang direncanakan serta swcara berkala ditinjau agar senantiasa sesuai dengan visi dan misi Departemen Pemukiman dan Prasarana Wilayah. Menteri melalui Wakil Manajemen akan melakukan tinjauan atas pencapaian Sistem Mutu Konstruksi Penjelasan sebagai upaya untuk memberikan petunjuk pengembangan dan penerapannya secara mudah dan praktis bagi Badan Usaha yang memerlukann merupakan persyaratan secara konsisten terutama bagi Badan Usaha yang memiliki katagori kualifikasi besar dengan memiliki sertifikat ISO 9001 : 2000 (SNI : 2001). Penjelasan ini didasarkan atas alur pemahaman seperti berikut : - Memahami kebutuhan bagi Badan Usaha jasa konstruksi, manfaat penerapan dan memahami 8 (delapan) prinsip Manajemen Mutu. - Memberikan panduan dalam membuat perencanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu bagi Badan Usaha yang menginginkan menerapkan ISO 9001 : 2000 (SNI : 2001). Direksi Badan Usaha menunjuk wakil manajemen yang bertanggungjawab dalam upaya membangun kondisi dan penerapan sistem manajemen mutu yang diperkuat oleh Tim ISO yang membantu dalam tahapan proses membangun sistem dan menyusun dokumentasi sistem manajemen mutu sesuai kebutuhan. Selanjutnya menyiapkan perangkat audit internal dengan menunjuk audit panel yang bertanggungjawab pada semua 1-4

19 kegiatan yang menyangkut keperluan audit onternal dan perbaikan Sistem manajemen Mutu. - Kemampuan untuk memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu terhadap kebutuhan kegiatan dan upaya untuk meningkatkan kehandalan. Kondisi sitem manajemen mutu yang terpelihara secara konsisten memerlukan komitmen manajemen yang kuat termasuk penyelenggaraan rapat tinjauan manajemen yang secara efektif oleh Direksi Badan Usaha. - Proses penerapan sistem manajemen mutu sangat terkait dengan penyediaan sumber daya terutama pengelolaan sumber daya keuangan, pengelolaan sumber daya manusia serta kebutuhan pelatihan, penyediaan peralatan dan pengelolaan lingkungan. - Menjelaskan perbedaan penerapan pada penyedia jasa konsultan perencanaan/pengawasan dan jasa pelaksana konstruksi dapat lebih berkonsentrasi sesuai jenis usahanya untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001 : Hal yang menjadi penting dalam pembuatan Prosedur dan Instruksi Kerja adalah esensi penggunaannya dapat memenuhi persyaratan standar ISO 9001 :

20 BAB 2 MANFAAT DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Untuk memberikan gambaran dan panduan para pelaku jasa konstruksi membangun SDM dan merubah sikap perilaku ke arah yang konsisten. 2.1 Kebutuhan Sistem Jaminan Mutu Bidang Sumber Daya Air Penerapan Sistem Jaminan Mutu (Quality Assurance) merupakan kebutuhan mutlak agar mampu bersaing memenangkan tender-tender di pasar bebas. Menghadapi masuknya pelaku jasa konstruksi asing. Pemerintah menetapkan kebijakan di bidang jasa konstruksi dengan demikian Badan Usaha jasa konstruksi nasional mampu dan sanggup menghadapi persaingan tender dengan skala besar, untuk itu Pemerintah menetapkan peraturan-peraturan tender pengadaan jasa dengan persyatan penerapan. Upaya untuk memahami dan menerapkan sistem manajemen mutu sangat penting, dengan semakin ketatnya tingkat persaingan di bidang jasa konstruksi, maka kebutuhan untuk menampilkan jaminan mutu kepada pengguna jasa konstruksi merupakan persyaratan mutlak disamping untuk peningkatan kinerja. Sumberdaya manusia yang kompeten dan sanggup bekerja secara profesional sangat diperlukan untuk membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif sebagai salah satu upaya menyiapkan diri memasuki era persaingan pasar bebas. Pengguna Jasa Konstruksi semakin menuntut mutu pelayanan yang tinggi, mutu produk, kecepatan dan ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan proyek, juga meminta penerapan sistem manajemen mutu secara konsisten dalam proyek yang sedang dikerjakan. Badan Usaha yang telah menerapkan sistem manajemen mutu akan mendapatkan pengakuan secara internasional berupa sertifikat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2000 sesuai ruang lingkup yang diterapkannya. Perlu dipahami bahwa penguasaan quality assurance yang berbasis ISO 9001 : 2000 harus dipunyai oleh para Penyedia Jasa Konstruksi. 2-1

21 2.2 Manfaat Badan Usaha Jasa Konstruksi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu secara baik dan benar akan mendapatkan manfaat yang sangat besar seperti berikut : a. Mempunyai perencanaan proyek yang bermutu baik. b. Mempunyai pengendalian proyek yang bermutu baik. c. Mempunyai jaminan mutu atas proyek yang dikerjakannya. d. Dapat meningkatkan mutu kinerja proyek yang dikerjakannya. e. Mempunyai standarkeja yang jelas bagi personil maupun manajemen. f. Dapat meningkatkan kepercayaan pengguna jasa atas mutu pelayanannya. g. Dapat memperluas lingkup pasar yang dikerjakannya. 2.3 Prinsip Manajemen Mutu Prinsip Manajemen Mutu yang terdiri dari 8 (delapan) merupakan metode bagaimana cara memimpin, mengatur dan mengendalikan suatu organisasi atau badan Usaha. Dengan prinsip-prinsip manajemen dapat dioperasikan secara konsisten, sistematik dan trasparan. Keberhasilan dalam meningkatkan keuntungan dan pengembangan pasar dapat dihasilkan dengan menerapkan dan memelihara suatu sistem manajemen mutu yang dirancang untuk memenuhi persyaratan dari semua pihak yang berkepentingan, dan secara terus menerus meningkatkan kinerjanya. Kedelapan prinsip manajemen dikenal dan diuraikan dalam penjelasan seri ISO, dan perlu dipahami oleh seluruh Badan Usaha. Dibawah ini akan diuraikan 8 (delapan) Prinsip Manajemen Mutu dalam seri ISO 9000:2000 sebagai berikut : Fokus Pelanggan Kehidupan Badan Usaha tergantung pada pelanggannya, oleh karena itu harus memahami harapan dan kebutuhan pelanggan. Badan Usaha harus merencanakan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat ini dan yang akan datang. Prinsip ini terkait dengan klausul-klausul ISO 9001 : 2000 dengan tujuan untuk mengatur sistem mutu, kebijakan, sasaran, perencanaan, kesadaran, produksi atau proyek dan penyediaan jasa, monitoring kepuasan pelanggan dan peningkatan yang berkelanjutan dan telah diakomodasikan dengan mempunyai klausul tersendiri. 2-2

22 2.3.2 Kepemimpinan Direktur Badan Usaha harus menetapkan suatu kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk memberi arahan dan target serta harus menciptakan suatu lingkungan yang harmonis dengan melibatkan staf dan karyawan dalam mencapai sasaran mutu. Prinsip ini terkait di dalam standar ISO 9001 : 2000 klausul-klausul untuk komitmen, fokus pelanggan, kebijakan mutu, sasaran mutu, tanggung-jawab manajemen, wakil manajemen, komunikasi internal dan tinjauan manajemen Karyawan yang Terlibat Badan Usaha harus mampu melibatkan semua karyawan untuk meningkatkan kepedulian karyawan terhadap pencapaian mutu dan kepuasan pelanggan, dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mampu memenuhi persyaratan pelanggan. Orang-orang yang berada pada semua tingkat perlu dilibatkan dalam memenuhi kebutuhannya dan dapat menerapkan kemampuan yang berguna untuk kepentingan perusahaan, karyawan, rekan sekerja dan pelanggan. Komunikasi antar pihak harus dicatat, dan proses pekerjaan atau jasa harus dikerjakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Terkait dengan standar ISO 9001 : 2000 menjelaskan komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran mutu, tanggung-jawab dan wewenang, kesadaran kemampuan/wewenang dan pelatihan, komunikasi internal dan lingkungan pekerjaan Pendekatan Proses Badan Usaha harus mampu menciptakan kondisi yang akan dicapai akan lebih efisien jika aktivitas dan sumber daya yang terkait diatur sebagai sebuah proses. Yang dipusatkan pada pengendalian masukan kedalam proses dan pencegahan ketidaksesuaian atau kesalahan dalam pekerjaan. Sistem manajemen mutu diterapkan berdasarkan pendekatan proses yang diawali dengan indentifikasi dan penetapan kriteria yang akan menjadi kendali setiap tahapan proses. Keberhasilan pencapaian mutu sangat bergantung pada konsistensi menjalankan proses yang telah ditetapkan untuk menghasilkan untuk menghasilkan produk yang bermutu dan memenuhi persyaratan pelanggan. Klausul-klausul yang terkait dengan prinsip pendekatan proses diantaranya adalah Perencanaan sistem manajemen mutu, realisasi produk, perbaikan berkelanjutan, pengendalian produk yang tidak sesuai (cacat), tindakan koreksi dan tindakan pencegahan. 2-3

23 2.3.5 Pendekatan sistem pada manajemen Badan Usaha harus merencanakan cara memenuhi peryaratan pelanggan. Rencana meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan mutu dari hubungan awal pelanggan hingga serah terima pekerjaan dan monitoring kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang berhubungan sebagai sebuah sistem yang berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Klausul-klausul ISO 9001 : 2000 yang menggambarkan pendekatan sistem untuk manajemen yang diuraikan di atas terdapat pada pasal persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, manual mutu, pengendalian dokumen dan arsip, komunikasi internal, tinjauan ulang manajemen, perencanaan realisasi produk, identifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan produk dan perbaikan berkesinambungan Perbaikan berkesinambungan Badan Usaha harus mampu mengarahkan semua kayawan yang terlibat. Pemimpin dan karyawan harus belajar dari kesalahan dan permasalahan serta secara terus-menerus meningkatkan sistem yang telah dibangun. Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja Badan Usaha merupakan bagian sasaran utama. Perbaikan berkesinambungan yang telah diuraikan di atas telah dijelaskan dalam persyaratan ISO 9001 : 2000 pada pasal persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil manajemen, pengawasan intern, analisa data, tidakan pencegahan, tindakan koreksi dan tindakan perbaikan Pendekatan fakta untuk membuat keputusan Badan Usaha harus mampu membangun paradigma dalam diri karyawannya. Setiap keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi serta sistem yang dikumpulkan dalam suatu data yang tidak bias dan bermakna, sehingga jalur komunikasi yang jelas adalah penting. Klausul-klausul ISO 9001 : 2000 yang menyertai sasaran mutu, sistem manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring, kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan yang berkesinambungan. 2-4

24 2.3.8 Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan Badan Usaha harus mampu membangun lingkungan usaha yang saling menguntungkan. Hubungan Badan Usaha dan pemasok tergantung pada hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan, dan akan menghasilkan keuntungan bagi semua pihak, seperti peningkatan mutu, stabilitas dan konsistensi yang ditingkatkan. Hubungan dimulai dengan komunikasi yang jelas dan dibangun berdasarkan konsistensi tujuan dan kepercayaan. Klausul-klausul ISO 9001 : 2000 yang terkait dengan prinsip ini terdapat dalam pasal persyaratan umum, sasaran mutu, perencanaan, sistem manajemen mutu, pembelian, penyediaan produk monitoring dan dan pengukuran produk dan proses analisa data, tindakan pencegahan dan koreksi serta peningkatan yang berkesinambungan. 2-5

25 BAB 3 PERENCANAAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 3.1 Umum Dalam Perencanaan Penerapan, hal yang paling penting untuk ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan sistem manajemen mutu pada Badan Usaha. Tanpa adanya komitmen yang jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan sistem manajemen mutu akan berjalan dan tercapai baik sesuai dengan yang direncanakan. Komitmen adalah power yang utama untuk menggerakan mesin manajemen dalam menerapkan sistem manajemen mutu. Tanpa komitmen dari manajemen puncak yang didukung oleh seluruh karyawan maka sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan secara maksimal. Manajemen puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan dan keefektifannya dengan cara melakukan hal-hal seperti berikut : - Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan. - Menetapkan kebijakan mutu Badan Usaha serta menjalankannya. - Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara konsisten. - Melakukan tinjauan manajemen secara berkala. - Memastikan tersedianya sumber daya. Adapun kegiatan SMM yang termasuk dalam proses pelaksanaan antara lain : 1.Prosedur Pengadaan SDM lapangan. 2.Prosedur Pelaksana Pekerjaan. 3. Prosedur Pengendalian Pekerjaan. 4. Prosedur Penyerahan Proyek. 5. Prosedur Pengukuran dan Perhitungan volume pekerjaan. 6. Prosedur analisis dan evaluasi. 7. Prosedur penanganan produk cacat. 8. Prosedur supervisi, Inspeksi dan tes. 9. Prosedur pengendalian Produk tidak sesuai. 10. Prosedur tindakan koreksi. 11. Prosedur identifikasi penanganan penyimpangan, perlindungan, pengawasan dan pergerakan. 12. Prosedur perlindungan produk (pelayanan dan perbaikan) 3-1

26 3.2 Penunjukan Wakil Manajemen Adanya komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk menerapkan sistem manajemen mutu dibuktikan dengan menunjuk seorang wakil manajemen. Direksi memberi wewenang kepada wakil manajemen untuk mengelola, memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan sistem manajemen mutu di lapangan. Dengan tujuan untuk meningkatkan operasi dan perbaikan yang efektif dan efisien penerapan sistem manajemen mutu guna target dan sasarannya tercapai. 3.3 Pembentukan Tim ISO Tahapan persiapan penerapan sistem manajemen mutu adalah pembentukan tim ISO, hal ini penting dilakukan karena sistem manajemen mutu merupakan suatu sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak seperti Direksi sampai level yang paling bawah dalam struktur organisasi. Pembentukan Tim ISO terdiri dari : a. Seorang Wakil Manajemen b. Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi pelaksanaan Audit Mutu Internal Badan Usaha. c. Seorang pusat pengendali dokumen yang bertugas mengendalikan seluruh dokumen mutu Badan Usaha dalam menerapkan sistem manajemen mutu mulai dari mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen, menghancurkan dan memastikan dokumen mutu yang beredar adalah dokumen teknisi atau paling mutakhir. d. Personil wakil dari tiap-tiap bagian yang bertugas membuat dan membangun SMM di lingkungan bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai calon auditor internal yang akan mengaudit kondisi penerapan SMM di internal Badan Usaha. 3.4 Struktur organisasi Bagan struktur organisasi Struktur organisasi merupakan salah satu dokumen utama bagi kelengkapan administrasi Badan Usaha. Struktur organisasi diperlukan sebagai pedoman untuk melakukan pembagian tugas, kewajiban dan wewenang dalam menjalankan kegiatan Badan Usaha. Struktur organisasi secara visual digambarkan dalam bentk bagan yang disusun bagi kebutuhan koordinasi penyelenggaraan kegiatan Basan Usaha dan dirancang berdasarkan kondisi operasional pembagian tugas kepada setiap personil Badan Usaha. Pemimpin Badan Usaha dapat menetapkan struktur organisasi dengan 3-2

27 fungsi-fungsi organisasi yang mengacu pada sistem instruksional atau sistem koordinasi sesuai dengan maksud dan tujuan penyelenggaraan organisasi. Menentukan besar kecilnya struktur organisasi Badan Usaha terlebih dahulu harus mengidentifikasi kebutuhan fungsi dalam organisasi dan penetapan kriteria kompetensi yang diperlukan dalam struktur organisasi tersebut. Secara umum Badan Usaha Jasa Konstruksi memiliki struktur organisasi induk Badan Usaha yang sifatnya secara permanen dan struktur organisasi proyek yang sifatnya temporer memenuhi kebutuhan pelaksanaan proyek. Bentuk bagan struktur organisasi harus dapat menjelaskan secara visual tingkat dan luasan kewenangan masing-masing unit Wewenang dan Tanggung jawab Didalam persyaratan standar, wewenang dan tanggung jawab masingmasing fungsi dalam struktur organisasi harus ditetapkan sesuai pembagian yang jelas dan diupayakan tidak terjadi penugasan yang tumpah tindih antara satu fungsi dan fungsi yang lainnya sehingga terjadi kesenjangan kewenangan atau dobel kewenangan yang dapat menimbulkan konflik kepentingan di antara fungsi-fungsi tersebut. Pemimpin Badan Usaha harus berani memberikan wewenang yang sesuai dengan tingkatan atau eselon yang diberikan kepada seseorang itu tanggung jawab setiap personil dalam organisasi harus ditetapkan sebagai panduan dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kebutuhan Badan Usaha. Uraian wewenang dan tanggung jawab harus dijelaskan secara rinci untuk memenuhi kesesuaian persyaratan SMM. 3.5 Membangun SMM Pelatihan pemahaman SMM bagi manajemen dan karyawan Pelatihan SMM ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu bagi Direksi dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatoihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai : a. Sejarah SMM 3-3

28 b. Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajeemn (WM). c. Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan karyawan, pendekatan proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan faktual dalam mengambil keputusan dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan. d. Manfaat SMM ISO 9001:2000 bagi Badan Usaha e. Pengertian umum klasul-klasul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000 f. Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 g. Penjelasan mengenai sertifikat SMM h. Metoda dan teknik pemeliharaan SMM i. Metoda evaluasi peningkatan penerapan SMM Sedangkan pelatihan pemahaman SMM ISO 9001:2000 bagi tim ISO dan personil inti Badan Usaha memberikan pemahaman mengenai : a. Sejarah SMM b. Pengertian mutu bagi penyedia jasa konstruksi (konsultan atau kontraktor), jaminan mutu bagi pengguna jasa dan biaya mutu bagi jasa konstruksi c. Pengertian sistem mutu bagi penyedia jasa, pengendalian mutu dan proses inspeksi proyek d. Penjelasan 8 prinsip manajemen mutu (lihat di atas). e. Penggambaran peta proses bisnis dan interaksinya f. Pemahaman klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000 dan keterkaitan dengan proses kerja yang ada di tiap bagian. g. Penjelasan mengenai alasan dasar mendokumentasikan SMM h. Cara dan metode serta persyaratan dalam membuat dan mendokumentasikan SMM i. Penjelasan bagaimana cara dan metode penulisan manual mutu, prosedur kerja, instruksi kerja dan rekaman sesuai dengan persyaratan SMM 3-4

29 j. Metoda pembuatan format prosedur yang sederhana, efisien dan mudah untuk digunakan dengan mengacu persyaratan SMM k. Penjelasan mengenai metode pengendalian dokumen sistem mutu yang dimulai dengan penjelasan cara membuat, mendistribusikan, menyimpan, merevisi, memelihara dan menghancurkannya. l. Penjelasan mengenai penjelasan cara mengendalikan rekaman kerja, dimulai dengan bagaimana menyimpan, memelihara dan menentukan masa simpan serta aturan penghancurannya Menyusun dokumen SMM Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih, penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk perbaikan berkelanjutan ( continual improvement) memerlukan dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Badan Usaha. Susunan dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, dimana masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatantingkatan yang diperlukan pada kegiatan Badan Usaha. Dokumen yang lebih rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan isinya tidak boleh bertentangan. Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM) dilakukan oleh Tim ISO dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian terkait meliputi : a. Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu ( SMM) level 1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Badan Usaha secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratansmm, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Direksi Badan Usaha. b. Prosedur adalah dokumen SMM level 2 yang menjelaskan langkahlangkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Badan Usaha Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Badan Usaha. 3-5

30 c. Instruksi kerja adalah dokumen SMM level 3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu (1) orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Badan Usaha. Instruksi kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan. d. Rekaman adalah bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari dokumen SMM dapat dikatakan sebagai dokumen level 4. rekaman dapat berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji coba dan test, buku laporan dan lain-lain sebagainya yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri. Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran Badan Usaha yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Badan Usaha agar efektif memenuhi persyaratan SMM dan diatur sesuai hirarki level dokumentasi SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut : Semua dokumen Badan Usaha internal maupun dokumen eksternal harus ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki lebel dokumentasi SMM. Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumentasi agar dapat dikendalikan dan pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian rekaman. Manual mutu : manajemen Badan Usaha harus menetapkan dokumentasi manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM Badan Usaha dan harus diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan persyaratan SMM. Prosedur : Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan dipelihara untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM. Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi. Tabel dokumentasi berdasarkan level dan jenis dokumen sistem mutu Level Dokumen Persyaratan Dokumen Badan Usaha 1. Kebijakan mutu Sasaran mutu Manual mutu Visi dan misi Kebijakan mutu Sasaran mutu Manual mutu 2. Prosedur Akte pendirian Badan Usaha Peraturan Badan Usaha Surat Keputusan Direksi Prosedur-prosedur kerja 3. Instruksi kerja Surat edaran direksi Petunjuk pelaksanaan 3-6

31 Spesifikasi teknis Gambar kerja Peraturan standar produk Peraturan dan perundang-undangan terkait Instruksi kerja 4. Rekaman Arsip surat menyurat Berita acara Gambar hasil kerja Daftar periksa Laporan hasil uji dan test Laporan proyek Instruksi kerja : instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis. Uraian kegiatan pengendalian dokumen seperti dijelaskan di bawah ini : a. Penerbitan dan persetujuan Prosedur pengendalian dokumen menjelaskan metodologi penerbitan semua dokumen terkendali yang berlaku di berbagai lokasi atau pengguna tergantung apakah dapat diterapkan prosedur tersebut. Daftar dokumen yang disetujui dibuatkan distribusinya. Prosedur juga menjelaskan wewenang, dimana dokumen harus disetujui sebelum diterbitkan. b. Peninjauan ulang dan persetujuan ulang Prosedur pengendalian dokumen menjelaskan wewenang peninjauan ulang sesuai dengan isi dokumen dan hanya setelah peninjauan ulang dokumen-dokumen itu disetujui. Merevisi isi dokumen perlu jika perbaikan sistem atau dalam praktek dilakukan amandemen dan pembaharuan. Versi pembaruan ini kemudian segera ditinjau ulang. Perubahan-perubahan yang terjadi disahkan ulang oleh pejabat yang berwenang. c. Identifikasi status perubahan dan revisi Semua dokumen penting untuk SMM pada Badan Usaha harus diidentifikasi dengan sistem penomoran yang unik. Dilakukan antara lain rincian dalam prosedur untuk pengendalian dokumen. Ini menjamin bahwa semua perubahan dokumen disiapkan, ditinjau ulang, diperbaharui dan kemudian disyahkan oleh otoritas yang sama dan telah diadakan persetujuan dan peninjauan ulang sesuai aslinya. Perubahanperubahan dalam dokumen yang direvisi dan dibuat sesuai dengan prosedur dokumen dan perubahan data. Semuanya direkam dalam rekaman data amandemen. 3-7

32 d. Pengendalian Semua dokumen dalam lingkup SMM dikendalikan sesuai dengan prosedur. Dan untuk pengendalian dokumen tersebut harus diterbitkan dalam format salinan terkendali. Semua salinan terkendali dari dokumen harus dapat didistribusikan ke divisi/ bagian terkait dan tercatat. Kepastian bahwa hanya dokumen terbaru yang digunakan meruakan jaminan dengan menempatkan salinan terkini dari dokumen itu dapat diterapkan dalam versi yang terbaru, dokumen itu tentunya disetujui. Untuk identifikasi status bahwa terbitan terbaru dokumen yang digunakan, maka daftar dari dokumen induk itu harus dipelihara WM. WM harus dapat menunjukkan status terbitan khusus yang terbaru lengkap dengan tanggal terbit. e. Kodifikasi Prosedur pengendalian dokumen menjelaskan bahwa dokumen yang relevan SMM mudah diidentifikasi. Semua dokumen level 1, 2, 3 dan 4 dalam lingkup SMM dicetak untuk menjamin bahwa dokumen itu jelas dan resmi. Semua dokumen level 4 dapat dicetak dengan komputer atau tulisan tangan dan harus dapat dipastikan bahwa rekaman dapat dibaca. f. Dokumen external Prosedur pengendalian dokumen menjamin bahwa semua dokumen eksternal yang diperlukan oleh Badan Usaha harus dikendalikan dan mudah diperoleh ketika akan dipakai. g. Dokumen usang (obsolete) Prosedur untuk pengendalian dokumen menjamin bahwa hanya dokumen versi terakhir yang diterbitkan dari dokumen-dokumen yang relevan dapat diperoleh di semua tempat pemakaian. Dokumen yang telah usang ditarik dan dimusnahkan untuk mencegah pemakaian yang tidak diinginkan. Wakil Manajemen harus menyimpan salinan lama dan ditandai dengan tulisan obsulete copy atau superseded untuk referensi ke depan Sosialisasi dokumen SMM Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber 3-8

33 daya yang diperlukan, tanggung jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus menyediakan suatu kerangka kemajuan yang berkelanjutan. Dengan begitu kita dapat mempertimbangkan pengembangan proyek dan kebijakan yang dapat dilakukan di area lain pada waktu-waktu selanjutnya. Implementasi penh dan perekaman semua aktivitas dalam sistem perlu direncanakan. Manajemen harus menentukan level keterlibatan para personil dalam operasi sehari-hari mulai dari tahapan penerapan sistem hingga penentuan jumlah personil manajemen yang harus didelegasikan. Juga ditentukan ukuran Badan Usaha, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang digunakan akan memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan. Setiap Badan Usaha harus mengembangkan sebuah rencana yang menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran. Mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi dokumen SMM yang telah disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus disosialisasikan ke seluruh organisasi kemajuan apakah hasilnya sesuai dengan rencana yang dilakukan sedikitnya dua minggu sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam organisasi. SMM terdiri dari suatu kerangka sebagai pedoman Badan Usaha untuk mengendalikan aktivitas bisnis dengan suatu penekanan pada pengukuran pencegahan dan peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada umumnya ini melibatkan pendekatan yang tertib mulai dari tinjauan ulang penerbitan dokumen Badan Usaha, pengembangan suatu kebijakan mutu, pencapaian sasaran hasil, rencana, strategi dan proses pekerjaan. Juga untuk memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai implementasi penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi pelanggan seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan undang-undang serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen. Direksi harus memastikan bahwa Badan Usaha mempunyai sumber daya yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi juga terlibat dalam melakukan tinjauan ulang dan peningkatan SMM untuk meningkatkan kinerja. Klausul memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap yang terkait dengan SMM Badan Usaha. Persyaratan kemampuan personil ditinjau ulang untuk memastikan apakah penempatannya tepat dan sesuai. 3-9

34 3.5.4 Penerapan Dokumen Dokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Badan Usaha harus diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal itu dilakukan untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan oleh Badan Usaha. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen yang antara lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk : a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang dokumen c. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen d. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan g. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu Pengendalian Rekaman Badan Usaha yang telah menetapkan prosedur pengendalian rekaman harus dapat memelihara semua rekaman yang terkait dengan SMM Badan Usaha. Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya SMM secara efektif. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukan dan mudah untuk diambil. Prosedur pengendalian rekaman juga berisi tentang identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghancuran rekaman. Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukan operasi yang efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikat dan perbaikan pelanggan jika perlukan. 3.6 Audit Mutu Internal SMM 3-10

35 Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Badan Usaha untuk meninjau kesesuaian dan efektivitas penerapan SMM. Direksi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses audit mutu internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses audit mutu internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena audit mutu internal menilai kefektifan dan efisiensi Badan Usaha. Penting bagi Badan Usaha untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai tanggapan hasil audit mutu internal. Perencanaan audit mutu internal hekdaknya fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relavan dari bidang yang diaudit dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan dalam pengembangan rencana audit mutu internal. Contoh subjek untuk dipertimbangkan dipertimbangkan dalam audit mutu internal mencakup : Penerapan proses secara efektif dan efisien Peluang perbaikan yang berkesinambungan Kemampuan suatu sistem proses Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien Penggunaan teknologi informasi Analisis data biaya mutu Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien Hasil dan harapan kinerja proses dan produk Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja Kegiatan perbaikan Hubungan dengan pihak yang berkepentingan Pelaporan audit mutu internal mencakup bukti kinerja yang sangat berguna untuk memberikan peluang pengakuan oleh Direksi dan memotivasi personil Badan Usaha. Badan Usaha harus melakukan audit mutu internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah SMM. a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan pada persyaratan standar dan persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi. b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif 3-11

36 Program audit mutu internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidak berpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi Pelatihan Audit Mutu Internal Pelatihan audit mutu internal ditujukan bagi tim audit mutu internal yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Pelatihan bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman mengenai : Penjelasan audit mutu internal yang sesuai dengan SMM ISO 9001:2000 dan ISO 19011:2002 Cara dan metode melakukan audit mutu internal Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit dan auditor Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan check list audit. Cara melakukan pelaporan audit mutu internal Simulasi pelaksanaan audit mutu internal Pelaksanaan audit mutu internal Sebelum melakukan audit mutu internal (AMI) dipastikan bahwa seluruh dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan audit mutu internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat sebelumnya. Setelah melakukan audit mutu internal. Tim audit harus membuat laporan hasil auditnya itu sebagai bahan kontrol penerapan SMM ISO 9001:2000 di Badan Usaha yang disampaikan kepada WM untuk dilaporkan kepada Direksi Tindakan Koreksi Audit Internal Setelah selesai melaksanakan audit mutu internal, Direksi Badan Usaha bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM) akan 3-12